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Las cuentas por cobrar incluyen no slo las reclamaciones contra los clientes
provenientes de la venta de bienes o servicios, sino tambin muchas otras: prstamos a
funcionarios o empleados, prstamos a subsidiarias, reclamaciones contra compaas,
reclamacin de reembolsos de impuestos y anticipos a proveedores.
Los documentos comerciales y las cuentas por cobrar suelen ser relativamente
numerosas y deberan aparecer como partidas separadas en la seccin del activo circulante
del estado de situacin financiera, a su valor neto realizable. A los auditores les preocupa
mucho la presentacin y la revelacin de prstamos a funcionarios, directores y a filiales.
Estas transacciones se efectan para facilitarle las cosas al prestatario ms que en beneficio
del prestamista. En consecuencia, son prstamos que se cobran atendiendo principalmente
la comodidad del prestatario. Un principio bsico de la presentacin de los estados
financieros es el siguiente: deben revelarse plenamente las transacciones que no se
caractericen por una negociacin de gran alcance.
Para entender este tipo de control los auditores necesitan tener en cuenta varios
componentes: ambiente de control, evaluacin de riesgo, monitoreo, sistema (contable) de
informacin y de comunicacin, actividades de control.
Ambiente de control
Dado un error intencional en las cuentas por cobrar, este entorno es muy importante
para ejercer un control interno efectivo. Adems de una eficaz funcin de auditora, es muy
importante un comit independiente de auditora del consejo de administracin que vigile
los que los ejecutivos opinan de los principios y estimaciones del reconocimiento de
ingresos. Ellos deberan reflejar el inters de la alta gerencia por estimular la integridad e
informes financieros ticos. Debern comunicarlas y observarlas en toda la empresa.
Conviene que eliminen los incentivos que reciben los informes deshonestos; por ejemplo,
conceder excesiva importancia al cumplimiento de las cuotas u objetivos irrealistas de
ventas o de ganancias. El control interno mejora tambin cuando a quienes llevan los
registros contables o manejan efectivo se les pide que tomen sus vacaciones y cuando se
rotan peridicamente sus obligaciones.
Evaluacin del riesgo
La evaluacin del riesgo requiere identificar, analizar y manejar los que influyen en
la preparacin de los estados financieros. En el ciclo de ingresos, los ejecutivos deberan
disear un proceso formal para monitorear los factores externos: cambios de las
condiciones econmicas, competencia, demanda de los clientes y regulaciones que pueden
afectar al cumplimiento de los objetivos de ventas de las empresas. Adems, deberan
efectos de factores internos como las modificaciones de los principios contables, la
introduccin de nuevos productos y servicios, el uso de otros tipos de transacciones de
ventas. Son factores que pueden crear nuevos riesgos pues indican la necesidad de
implementar nuevas clases de control para enviar errores en los ingresos.
Monitoreo
Los auditores internos participan en el proceso de monitoreo. En sus actividades
pueden encargarse de enviar peridicamente a los clientes los estados mensuales o
confirmaciones e investigar discrepancias. Tambin revisan exhaustivamente los informes
de embarque, las facturas, los ingresos de efectivo, los memorando de crditos y los anlisis
de antigedad de los saldos de las cuentas por cobrar para determinar si las actividades de
control establecidas se realizan en forma constante. Estas evaluaciones peridicas
contribuyen aumentar la eficacia operativa de las actividades de control.
Ciclo de ingresos: Sistema contable y actividades de control
Para muchas compaas la fuente primaria de ingresos es la venta de bienes y
servicios a crditos. Pueden resultarles costosos los controles ineficaces de esas ventas y de
las cuentas por cobrar. Las grandes prdidas por crditos son inevitables, cuando el control
de las actividades sobre las ventas a cuenta es inadecuado. Por ejemplo, a veces se enva
mercancas a clientes cuya posicin crediticia no ha sido aprobada. Tambin puede hacerse
a clientes sin que se notifique al departamento de facturacin y por lo mismo no se prepara
una factura de venta. Las facturas pueden contener errores de precio y de importes; cuando
no se controlan mediante nmeros seriales, algunos se pierden o nunca se registran como
cuentas por cobrar. Para evitar esta clase de problemas se requieren fuertes controles de las
ventas a crdito. El control interno se fortalece dividiendo las funciones de modo que
diferentes departamentos o individuos se encarguen de 1) preparar la orden de pago, 2)
aprobar el crdito, 3) enviar la mercanca a la bodega, 4) embarcarla, 5) facturar, 6)
verificar las facturas, 7) mantener las cuentas de control, 8) llevar los mayores del cliente,
9) aprobar las devoluciones y los descuentos, 10) autorizar la cancelacin de cuentas
incobrables. Si este grado de subdivisin de funciones es posible, seguramente se
descubrirn pronto los errores accidentales comparando los documentos y las cantidades
que surgen de las unidades independientes de la compaa. Adems, la oportunidad de
fraude disminuye al minino, la explicacin del sistema contable y de las actividades de
control girar en torno a los procesos de venta de las compaas manufacturadas; pero
tambin se aplica a las empresas de servicios.