Webinar

7 Recomendaciones para una planeacin y

programacin efectiva de sus Auditoras

Expositor

Luis Gmez

Preguntas y respuestas

El programa de auditoras debe de estipularse desde el manual de calidad?

o Puede mencionarse como proceso referido en el Manual del Sistema de Gestin, sin
embargo es conveniente que a otro nivel de documentacin se definan las
actividades particulares del Proceso de Auditoras Internas, como Proceso con
entradas y salidas y como Procedimiento.

Dentro de la capacitacin de los auditores internos es indispensable capacitar en la ISO

19011? o solo en la norma o estndar que nos aplique?
o S, es necesario ya que esta norma explica especficamente el proceso de
Auditoras Internas incluyendo todas sus etapas.

Es necesario que en el programa de auditoria se establezca el Criterio de la auditoria

(regulaciones, estndares, procedimientos) o con que se establezcan en el plan de
auditora es correcto?
o S, se deben de mencionar todos los documentos relacionados, cualquier norma o
estndar adicional regulatorio que deba tomarse en cuenta para la auditoria, los
auditores internos deben conocer tambin esas regulaciones para poder hacer una
evaluacin objetiva y completa.

Podran explicar la diferencia entre hallazgos y desviaciones?

o Hallazgos son todos los puntos identificados en la auditoria, son las observaciones,
las no conformidades, las reas de mejora y las oportunidades.

El software tiene formatos pre-establecidos del proceso de la auditora o los elaboramos

aparte y luego los subimos al software?, ejemplo: listas de verificacin, reportes de auditor,
informe de auditora, etc.
o Entropy cuenta con una serie de flujos configurables para sus procesos de
auditora, si nos da la oportunidad con gusto le damos una demo en sitio para
revisarlo y ver como los adaptamos a sus procesos.
 Cmo sabemos que las recomendaciones que dejamos en la auditora son de valor? Qu
caracterstica debe tener una buena recomendacin de auditora?
o Debe ser un hallazgo que provea valor al proceso, por ej. para hacerlo ms sencillo
pero mejor entendible, para mejorar la escala de valores para evaluar el
desempeo de un proceso, para mejorar el conocimiento del personal sobre sus
procesos, etc.

Con respecto a la estandarizacin, tienes tu alguna recomendacin de cmo llevarlo a

cabo de una forma para amortizar la resistencia al cambio? O qu tipo de documentacin
(Con que formato) es recomendable establecer criterios de auditoria?
o Sobre los criterios de auditoria ya lo respondimos en un punto antes. La resistencia
al cambio se logra reducir con actividades de capacitacin continuas, para que el
sentido de importancia del Sistema de Gestin se permee poco a poco. Las
capacitaciones deben ser interesantes y proactivas con el propsito de que el
personal las tome como buenas herramientas que la organizacin les est
brindando para desarrollarse en sus procesos.

En caso de que la programacin de las auditorias no se haya seguido Qu

recomendaciones dan en esos casos?
o Se redactan desviaciones y se deben tomar acciones inmediatas, que en este caso
seran las relacionadas directamente con la realizacin inmediata de las auditoras
internas y demostrar el anlisis de causas de por qu no se llevaron a cabo.

Nuestra auditora interna sali de la empresa hace das y no se le dio el correcto

seguimiento a falta de la persona, estamos trabajando para actualizar lo que se estuvo
pasando, pero me gustara saber su recomendacin
o Es importante retomar lo que se tiene, hacer una evaluacin de los puntos para los
que no hay evidencia y si es necesario rehacer la auditoria interna a los procesos
para los que faltaron evidencias.

Se pueden subir, anexar archivos?

o Si, se pueden usar referencias internas en el sistema como documentacin o
adjuntar archivos externos como imgenes, audio, video o archivos de office.

Se puede utilizar para los 3 sistemas?

o Si, Entropy permite sistemas integrados tanto ISO como no ISO.

Es necesario comprar todo el sistema o se puede adquirir en partes? por ejemplo

solamente la parte de gestin de auditoras, sin el control de documentos.
o Si Entropy, es una solucin adaptable a las necesidades de toda clase de empresas.

Podemos ligar archivos?

o Si, se pueden tanto subir archivos, referencias, adjuntarse o colocar enlaces a otros
sistemas.

Cmo manejan la privacidad de la informacin que se maneja en el Software?

o Esta se puede controlar a travs de perfiles de usuario y contextos del sistema que
discriminan entre los usuarios que pueden o no, consultar o modificar la
informacin.
 Bsicamente, se realiza las auditorias y despus se captura en el sistema, para que nos de
los resultados y desarrollo los informes?
o Se pueden realizar de manera simultnea, es decir realizar la auditora directo en el
sistema o bien a travs de un archivo de Excel que luego se puede importar al
sistema y cargue los datos automticamente.

Para la planeacin de las auditoras pueden ser remotas o presenciales?

o Dependiendo del tipo de procesos pueden ser presenciales o remotas, por ejemplo
cuando existe un sitio remoto y ese sitio remoto realiza una actividad simple y
cuenta con una serie de registros que demuestran las actividades de ah se
realizan, es posible contar con informacin suficiente para hacer una parte de la
auditoria en forma remota.

Qu tanto se puede modificar para adaptarse a la compaa?

o Es bastante configurable, pero como todo sistema tiene sus limitantes, esto lo
podemos clarificar con una demostracin en vivo del sistema.

Cmo medir la eficiencia de la comunicacin en la auditora?

o Se puede medir por ejemplo a travs del tiempo planeado predefinido para la
atencin y seguimiento a las acciones correctivas derivadas de las no
conformidades. Se pueden evaluar qu tan efectivas fueron las herramientas
utilizadas por los responsables de los procesos para llevar a cabo el anlisis de
causas de las no conformidades detectadas.

Es posible que la comunicacin solo pueda hacerse por correo electrnico o tambin por
WhatsApp?
o Utilizando Entropy, este enva notificaciones por correo electrnico y asignacin de
tareas para ayudarle con su comunicacin interna.

Qu recomendaciones sugiere en auditoras internas durante el periodo de transicin?

o En los periodos de transicin generalmente se audita por partes el plan de
transicin y sus avances de acuerdo a lo establecido, es decir, generalmente se
audita a cada proceso y cmo ha cumplido con las actividades que le corresponden
de acuerdo al plan de transicin de la empresa.

Me podran informar cul sera el tiempo ideal para resguardar la evidencia de los registros
como listas de verificacin?
o Lo ideal es resguardarlos durante 1 ao, pensando en que las auditorias de 3ra
parte son realizadas en forma anual.

Qu sugieren que se pueda hacer cuando la Direccin General toma una actitud laxa ante
las recomendaciones y observaciones emitidas por el equipo auditor?
o La capacitacin para la Alta Direccin es sumamente importante, es una de las
formas en que puede hacerse ms consiente sobre la importancia de su funcin en
el Sistema de Gestin.

Qu tipo de mantenimiento requiere el Entropy?

o BSI proporciona el mantenimiento peridico del sistema, ayudndoles con
actualizaciones y mejoras que se adaptan a las nuevas necesidades del mercado.
 Entropy podra funcionar en auditorias para mantener la calidad de un programa educativo
a nivel universidad?
o As es, Entropy se puede utilizar para todo tipo de industrias o negocios.

Entropy se puede integrar a cualquier ERP?

o Contamos con una API de integracin que puede aplicarse para diversos sistemas,
tendramos que saber a qu ERP se quiere integrar y realizar la evaluacin
necesaria.

Pueden hacernos una presentacin va webex para mostrarnos todos los campos de
Entropy?
o Con todo gusto, solo requiere ponerse en contacto con nosotros para agendar una
fecha.

Cmo se actualizan los cambios en las normas?

o Los cambios de las normas tienen un tiempo de transicin para sus cambios, por
ejemplo pueden revisarse cada 6 aos, en el caso por ej. de ISO 9000, los
primeros comentarios sobre los cambios empezaron desde el 2012, pasando por
una serie de etapas de reuniones del Comit asignado por ISO hasta llegar a su
versin 2015 en Septiembre.

Escalacin si se vencen las fechas compromiso

o S, cuando las actividades planeadas no se han completado en el tiempo
establecido, una posibilidad es escalarlas para que un grupo con autoridad en el
Sistema de Gestin, tome decisiones al respecto.

Si se adquiere este sistema tiene un costo por el mantenimiento?

o Si, tiene un costo anual opcional, que depende del licenciamiento que usted
adquiera.

Las listas de verificacin son generales para la ISO 9001:2015?

o Lo ms recomendable es que los propios auditores internos, al ser notificados de
cuales procesos van a auditar, ellos mismos generen sus listas de verificacin,
tomando como base todos los requerimientos aplicables a los procesos que va a
auditar