2017

TICs Aplicadas a la
Administracin

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y

PROYECTOS
MTRO. JOSE ANTONIO ESPINO LOPEZ

IT NUEVO LAREDO | Ingeniera en Administracin

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Unidad 2: Herramientas para la administracin de recursos y

proyectos.

Contenido
Introduccin
2.1 La administracin y colaboracin de un Proyecto
2.2 El manejo de portafolios de proyectos
2.3 La administracin de recursos
2.3.1 Humanos
2.3.2 Materiales
2.3.3 Tiempo
2.4 La administracin del proyecto

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Introduccin
En los siguientes apuntes estaremos hablaremos sobre las herramientas para la
administracin de recursos y proyectos, se mencionan puntos importantes sobre la
administracin de recursos humanos, materiales y tiempo.

La administracin del tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata
de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. En los recursos humanos el proceso
administrativo aplicado al acercamiento y conservacin del esfuerzo, las experiencias, la
salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organizacin, estas
tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto (los profesionales
en Recursos Humanos). Por otro lado, en los recursos materiales es la forma cmo se
administran la materia prima, bienes en proceso o bienes terminados. El proyecto est
relacionado de acuerdo al mbito de desarrollo y la perspectiva en un determinado trabajo.

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2.1 La administracin y colaboracin de un proyecto.

Los programas de Administracin de proyectos tienen una capacidad variable, desde
sencillos programas de elaboracin de calendarios que realizan grficas de Gantt hasta
enormes aplicaciones de mainframes, que estn integradas con los sistemas de informacin
administrativa de presupuestos, mercadotecnia, fabricacin, personal y otros sistemas. De
acuerdo con la capacidad del programa se pueden ingresar secuencias de tareas, recursos,
fechas y costos, y la computadora calcula los calendarios, presupuestos o utilizacin de
recursos en lugar de uno. La mayor parte de los programas dibuja incluso las redes, o puede
convertir el formato de una red al de otra. Adems de ayudar con los calendarios y costos,
estos programas elaboran una amplia variedad de informes, desde simples hasta amplios.
Si tiene un requisito especial en el manejo de su proyecto, como un informe o una grfica
de elaboracin especial, es probable que exista un programa con la capacidad de elaborar
la salida que necesita.

El software de administracin de proyectos puede ser una gran bendicin para el gerente
de proyectos que da seguimiento a variables, calendarios, recursos, costos y tareas
interrelacionadas que entran en juego. Aunque no todos los programas hacerlo siguiente,
la mayor parte de ellos le pueden ayudar a realizarlo.

El software de administracin de proyectos es un trmino utilizado en la ingeniera de

software que cubre varios tipos de software, entre ellos el utilizado para la planificacin de
proyectos, manejo y control de presupuesto, asignacin de recursos, software para
colaboracin, software para comunicacin, manejo de la calidad y documentacin o
administracin de sistemas, los cuales son usados para manejar la complejidad que conlleva
un proyecto grande.

Principales actividades de un software para manejo de Proyectos Planificacin

Una de las tareas ms comunes en el manejo de proyectos es la planificacin de una serie

de eventos. La complejidad que puede acarrear esta tarea depende enteramente en la
manera en que la herramienta es usada. Algunas de las dificultades para la planificacin de
proyectos pueden Ser:

Eventos que dependen de la creacin de otros eventos.

Planear que las personas
Trabajen en las tareas requeridas.

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Asignar los recursos necesarios a las tareas.

Manejo de las incertidumbres con las estimaciones de duracin de ciertas tareas.
Acomodar las tareas para cumplir con ciertos hitos.
Manejar varios proyectos simultneamente para cubrir los requisitos.
Clculo del camino crtico

En la mayora de los proyectos complejos existe un camino crtico, es decir, una serie de
eventos que dependen los unos de otros, y que cuya duracin determinan directamente la
longitud de todo el proyecto. Algunas aplicaciones de software pueden resaltar estas reas
las cuales son excelentes candidatos para cualquier tarea de optimizacin.

Provisin de la informacin

Para poder justificar todo el tiempo que se emplea en utilizar el software de manejo de
proyectos, ste debe de proveer una enorme cantidad de informacin a un gran nmero de
personas. Los requisitos tpicos entre los programas ms comunes son:

Listas de tareas por persona.

Listas de planificacin de recursos.
Informacin del tiempo que las tareas requerirn para su terminacin.
Advertencias tempranas de posibles riesgos para el proyecto.
Informacin de la carga de trabajo y los das feriados o vacaciones para los
empleados.
Informacin histrica de cmo han progresado proyectos similares anteriormente
desarrollados.

Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus} datos en un archivo, aunque

algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una
base de datos central. Los primeros pueden funcionar en un ambiente heterogneo de
sistemas operativos mltiples, aunque esto no es lo normal. Muchos de estos programas
funcionan solamente en un sistema operativo, tpicamente Microsoft Windows o
GNU/Linux .

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2.2 EL MANEJO DE PORTAFOLIOS DE PROYECTOS.

La Administracin del Portafolio de Proyectos, tambin conocido en Ingls como Project

Portfolio Management (PPM) es un proceso administrativo designado a ayudar a un
organizacin a adquirir y ver informacin acerca de todos sus proyectos y programas, luego
priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratgico, impacto
en recursos, costos etc. Los objetivos son variados: 1) identificar, priorizar autorizar,
administrar y controlar para lograr los estratgicos objetivos de negocios. 2) Ser consciente
de todos los proyectos listados en el portafolio, 3) desarrollar una visin general y un
conocimiento profundo de la coleccin de proyectos como un todo. Los portafolios pueden
contener proyectos y programas. Estos proyectos y programas no necesariamente deben
estar interrelacionados o directamente relacionados. La importancia de lograr la excelencia
de una apropiada Administracin del portafolio de proyectos en la organizacin donde se
est implementando radica en la directa comunicacin de la oficina estratgica, y la oficina
de proyectos (PMO).

La clave para implementar un portafolio de proyectos efectivamente radica bsicamente en

asegurar el mandato. Muchas organizaciones son culturalmente inmaduras e informales
para implementar un portafolio de proyectos. Esa inmadurez de las empresas ha hecho
aparecer comercialmente muchas herramientas de software para facilitar ese proceso.

SoftExpert PPM Suite es una solucin robusta, funcional y fcil que ayuda en la priorizacin,
planeamiento, gestin y ejecucin de proyectos, portafolios y programas. La solucin
SoftExpert PPM es una suite integrada que permite que las organizaciones administren
perfectamente sus servicios, procesos, productos y recursos. Priorice y evale
efectivamente sus diversas inversiones: SE PPM Suite posibilita a los gestores o ejecutivos
una visin en tiempo real de las inversiones, iniciativas y recursos de su organizacin, y
capacita a los tomadores de decisiones para priorizar su inversin de acuerdo con criterios
crticos, como beneficios, tiempo, costo y riesgos, con la finalidad de garantizar un mejor
alineamiento con las estrategias de negocio y las polticas de direccin de la organizacin.
Desarrolle el proceso de gestin de proyecto: Prepare con rapidez y facilidad programas de
proyectos completos, profesionales y detallados, con descripciones de tarifas, duraciones,
atributos de recursos y dependencias de tarifas directamente en un diagrama de Gantt.
Gestione un plan completo de la capacidad de la organizacin y la planificacin de recursos,
el inventario de competencias, la carga de trabajo total y la demanda de recursos.
Identifique, controle y planifique la forma de mitigar los riesgos.

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Ejecute y controle los trabajos definidos en el plan de gestin de proyectos para satisfacer
sus requisitos: Reduzca el tiempo del ciclo de proyecto con el motor de flujo de trabajo.
Integrado que automatiza y controla el flujo de todos los trabajos del proyecto, incluidos
los informes y la aprobacin de los apuntes, tareas y asignacin de recursos y la expedicin
y la aprobacin de los documentos. Comunique eficazmente la informacin del proyecto a
travs de grficos y dashboard. Obtenga la aceptacin formal del proyecto, el archivo de
todos los documentos relacionados y guarde las lecciones aprendidas: Un flujo de trabajo
totalmente adaptable inicia el cierre del proyecto para obtener la aprobacin de todas las
partes interesadas necesarias y contratar representantes.

2.3 LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS.

La administracin est vinculada al rendimiento y funcionamiento de las organizaciones.

Un recurso es un medio de cualquier clase que permite conseguir aquello que se pretende
o que est destinado. La administracin de recursos, por lo tanto, consiste en el manejo
eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles o Intangibles.

El objetivo de la administracin de recursos es que stos permitan la satisfaccin de los

intereses. Las personas, el dinero, la tecnologa y hasta el tiempo pueden ser considerados,
segn el contexto, como recursos susceptibles de ser administrados.

La correcta asignacin de funciones y tareas de cada uno de estos recursos contribuir a

que la operatoria de un conjunto sea ms eficiente cada da. El xito de las organizaciones
depende de la correcta gestin de todos estos recursos.

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2.3.1 HUMANOS.

Es el proceso administrativo aplicado al acercamiento y conservacin del esfuerzo, las

experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la
organizacin, en beneficio del individuo, de la propia organizacin y del pas en general.

Estas tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto (los
profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organizacin.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

El objetivo general de la administracin de Recursos Humanos es el mejoramiento del

desempeo y de las aportaciones del personal a la organizacin, en el marco de una
actividad tica y socialmente responsable. Este objetivo gua el estudio de la Administracin
de Recursos Humanos, el cual describe las acciones que pueden y deben llevar a cabo los
administradores de esta rea. De aqu se derivan los siguientes objetivos especficos:

OBJETIVOS SOCIALES: La contribucin de la Administracin de Recursos Humanos a la

sociedad se basa en principios ticos y socialmente responsables. Cuando las
organizaciones pierden de vista su relacin fundamental con la sociedad, no slo faltan
gravemente a su compromiso tico, sino que generan tambin tendencias que repercuten
en su contra en forma inevitable. Una de sus responsabilidades es el hecho de brindar
fuentes de empleo a la sociedad, donde las personas se puedan desarrollar y contribuir al
crecimiento de la organizacin.

OBJETIVOS CORPORATIVOS: El administrador de Recursos Humanos debe reconocer que

su actividad no es un fin en s mismo; solamente un instrumento para que la organizacin
logre sus metas fundamentales. El departamento de Recursos Humanos existe para servir a
la organizacin proporcionndole y administrando el personal que apoye a la organizacin
para cumplir con sus objetivos.

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OBJETIVOS FUNCIONALES: Mantener la contribucin de los Recursos Humanos en un nivel

adecuado a las necesidades de la compaa es otro de los objetivos fundamentales de la
Administracin de Recursos Humanos. Cuando las necesidades de la organizacin se cubren
insuficientemente o cuando se cubren en exceso, se incurre en dispendio de recursos.

OBJETIVOS PERSONALES: La Administracin de Recursos Humanos es un poderoso medio

para permitir a cada integrante lograr sus objetivos personales en la medida en que son
compatibles y coinciden con los de la organizacin. Para que la fuerza de trabajo se pueda
mantener, retener y motivar es necesario satisfacer las necesidades individuales de sus
integrantes. De otra manera es posible que la organizacin empiece a perderlos o que se
reduzcan los niveles de desempeo y satisfaccin.

2.3.2 ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES.

1. Concepto de recursos materiales. Es la forma como se administran la materia prima,

bienes en proceso o bienes terminados (no el dinero): cuanto necesito de ese bien, cuando
lo voy a utilizar, en que cantidades se va a usar, en que cantidades lo debo comprar, donde
lo voy a almacenar, quien lo va a suplir, a que precios, cuanto debo tener en stock, cual son
las cantidades mnimas y mximas que debo tener etc.

2. Objetivos de recursos materiales. El objetivo de la administracin de los recursos

materiales es abastecer, en cantidad y calidad los recursos que el sistema productivo
requiere, lo ms pronto posible y con el menor costo.

3. Funcin de los recursos materiales. Sus funciones son planear, coordinar, controlar y
evaluar las actividades relacionadas con la administracin de los recursos materiales, as
como la prestacin de los servicios generales de la institucin conforme a las normas y
lineamientos establecidos por dicha institucin.

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4. Elementos que integran los recursos materiales. Aqu quedan comprendidos el dinero,
las instalaciones fsicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.

2.3.3 TIEMPO

La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de
los administradores.

Algunas de las caractersticas del tiempo son:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se
les asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se
planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo
grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene todo el
tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Principios bsicos para administrar con eficiencia el tiempo:

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15
minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.

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Est comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora
empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce
mejores resultados.

Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20
minutos de labores, en planear el da siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como l lo planea. Pero se debe
procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que

por la pura casualidad.

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los
emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades. El
tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las
necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a
resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

2.4 LA ADMINISTRACIN DEL PROYECTO.

Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a

corto plazo.

Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una

atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un
conjunto de metas.

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Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como
agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos
existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa.

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una
gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de
sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria
petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las

cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan
el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los mtodos de
administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de
proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organizacin.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en
cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y
efectivas para obtener el mximo beneficio.

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea
de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de un proyecto especfico. Esta
persona enfrenta un conjunto de circunstancias nico en cada proyecto. El administrador
de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la
organizacin. Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e implementar
polticas de administracin de proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto mediante
compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

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Conclusin
Despus de haber analizado todo los aspectos importantes de la administracin y recursos
de proyecto , cabe mencionar que el controlar y aprender cmo darle al tiempo buen uso
es facultad de los que desean entrar en la historia de los triunfadores si los humanos nos
concentramos de una manera organizada a establecer e ingeniar programas para la
administracin del tiempo no existira tanto incumplimiento, en recursos humanos el
reclutamiento interno y externo tiene sus ventajas y desventajas por lo que una buena
poltica de contratacin en relacin a la ocupacin de las vacantes de carcter
administrativo y direccional depender en gran manera del anlisis de las caractersticas del
centro de trabajo, Las organizaciones sin un proceso efectivo para la administracin de su
portafolio de nuevos productos y seleccin de proyectos, enfrentan comnmente
desviaciones y problemas para la ejecucin de su estrategia , todos estos puntos que
mencionamos en el desarrollo del tema son herramientas indispensables para una
organizacin.

Bibliografa
Administracin, teora y aplicaciones. Ed. Alfa Omega, Mxico, D.F. 1994, 544pp. Gerencia
de Proyectos Aarn J. Shenhar, Dov Dvir 2007

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