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CONTRIBUTION A LAMELIORATION DU
CONTROLE INTERNE AU SEIN DU SERVICE
FINANCE ET COMPTABILITE du Pavillon
Sainte Fleur CHU-JRA
Sous lencadrement de :
ENCADREUR PEDAGOGIQUE :
ENCADREUR PROFESSIONNEL :
CONTRIBUTION A LAMELIORATION DU
CONTROLE INTERNE AU SEIN DU SERVICE
FINANCE ET COMPTABILITE du Pavillon
Sainte Fleur CHU-JRA
Sous lencadrement de :
REMERCIEMENTS
Mes vifs remerciements vont maintenant ma famille, leur amour et leur soutient,
morale et financier, mont donn le courage daffronter mes problmes et de raliser mes
tudes.
Mes gratitudes sadressent enfin tous mes amis, mes collgues et tous ceux qui
ont, de loin ou de prs, contribu la ralisation du prsent mmoire.
Merci beaucoup !
ii
SOMMAIRE
REMERCIEMENTS .........................................................................................................i
SOMMAIRE ......................................................................................................................ii
LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................iv
LISTE DES FIGURES......................................................................................................iv
LISTE DES ABREVIATIONS.........................................................................................v
INTRODUCTION GENERALE......................................................................................01
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE LETUDE........................................03
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE ...........................................................04
Section 1 : Renseignements gnraux sur le Pavillon Sainte Fleur...............................04
Section 2 : Spcificits de ltablissement Sainte Fleur..................................................09
Section 3 : Environnement et taille ..................................................................................10
CHAPITRE II : STRUCTURE ORGANISATIONELLE ............................................15
Section 1 : Structure et organisation gnrale ................................................................15
Section2 : Structure et organisation de la fonction comptable et financire ...............17
CHAPITRE III : LES ASPECTS THEORIQUES.........................................................23
Section 1 : Gnralit sur le contrle interne comptable et financier...........................23
Section 2 : Contrle interne et organisation comptable.................................................29
DEUXIEME PARTIE : DIAGNOSTIC ..........................................................................32
CHAPITRE IV : ETAT DES LIEUX ..............................................................................33
Section 1 : Les processus comptables...............................................................................33
Section 2 : Le Systme dinformation ..............................................................................47
CHAPITRE V : ANALYSE CRITIQUE DE LEXISTANT ........................................50
Section 1 : Les points forts ................................................................................................50
Section 2 : Les points faibles.............................................................................................54
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DES SOLUTIONS, RESULTATS
ATTENDUS, CONDITIONS DE REUSSITE ET LIMITES DES SOLUTIONS.......60
CHAPITRE VI : PROPOSITION DES SOLUTIONS ..................................................61
Section 1 : Rnovation de la procdure comptable ........................................................61
Section 2 : Amlioration des systmes dinformations...................................................71
CHAPITRE VII : MISE EN PLACE DES SOLUTIONS .............................................76
Section 1 : Approche pour conception dun manuel de procdure...............................76
iii
BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
BR : Bon de Rception
EA : Etranger Assur
LA : Local Assur
OD : Opration Diverses
PJ : Pices Justificatives
RDV : Rendez-vous
RH : Ressources Humaines
SG : Surveillante Gnrale
SU : Surveillante de LUnit
INTRODUCTION GENERALE
A cette fin le contrle interne joue un rle primordial. Une des soucis majeurs du
contrle interne est de garantir la fiabilit de linformation. La finance-comptabilit est
donc affecte directement par le contrle interne. Disposer dun contrle interne pertinent
permet dassurer une organisation efficace du systme comptable, capable de produire
1
Charpentier (P). Organisation et Gestion, Paris, Edition Nathan, 1997, page 294.
2
Pour bien mener une tude, il faut sappuyer sur une mthode. Dans le cadre de
notre travail, nous avons utilis les mthodes suivantes :
- entretien et interview appuys par des questionnaires et des observations directes
auprs de tous les services, qui nous ont permis de bien connatre lensemble du
systme ;
- consultation des livres auprs du Centre dEtudes et de Recherches en Gestion
(GERG) ainsi que des documents recueillis auprs du Pavillon Sainte Fleur ;
- analyses documentaires et recherches sur internet.
PREMIERE PARTIE :
Toute entit a pour but d'assurer, en fonction de ses moyens, l'atteinte des objectifs
qu'elle s'est fixe. Evidement, en mettant en concession un service public quelconque,
lEtat attend des rsultats beaucoup mieux quavant. Pour accomplir ses missions, lOrdre
de Malte France doit accorder suffisamment d'importance au contrle interne de l'entit
quil opre. Mettre en place un dispositif de contrle interne est un gage de la bonne
matrise des activits et du respect des consignes tous les niveaux.
Nous aborderons donc fort logiquement au cours de cette premire partie, les
aspects thoriques du contrle interne. Cependant, le point de dpart de toute recherche ou
tout travail est irrfutablement une connaissance approfondie du domaine d'tude sur
lequel on va se pencher.
Bref, cette premire partie permettra de faire une prsentation gnrale du Pavillon
Sainte Fleur, de dcrire son organisation financire et comptable et de mieux comprendre
ce quest le systme de contrle interne travers les aspects thoriques.
4
Les renseignements gnraux sur le PSF sont prsents pour avoir une vision
globale de ltablissement. Cette premire section sera consacre lhistorique,
lidentification et la prsentation des objectifs et des ressources du PSF.
1.1-Historique
Depuis 1991, Madagascar entretient des relations diplomatiques avec lOrdre
Souverain de Malte. Lordre de Malte est une organisation catholique internationale
vocation caritative hospitalire avec des engagements dans la lutte contre la prcarit,
lexclusion et la maladie. Il se consacre exclusivement aux activits mdico-sociales et
humanitaires dans de nombreux pays dans le monde (plus de 120 pays dans le monde).
Depuis la cration de lHpital Joseph Ravoahangy Andrianavalona (HJRA), le
Pavillon Sainte Fleur a t connu comme tant une maternit au sein de lHJRA. Dsirant
perfectionner les services sanitaires, le Ministre de la Sant a confi la gestion de la
maternit une organisation prive. En effet, la cration du Pavillon Sainte Fleur a t
effective grce la collaboration du gouvernement Malgache et des uvres Hospitalires
Franaises de lOrdre de Malte (OHFOM).
Le 21 novembre 1997, le premier contrat de concession de service public
hospitalier a t conclu entre lEtat Malgache et un groupement constitu par : lANYMA
(Arovy ny marary), association malgache reconnue dutilit publique par le ministre de la
population, le SOS Enfants sans frontires , association franaise, et les uvres
Hospitalires Franaises de lOrdre de Malte , association franaise reconnue dutilit
publique. Ce contrat avait pour but de rhabiliter et dexploiter un centre de la Mre et de
5
1.2-Identification
Lidentification consiste en la prsentation de la dnomination, du sige social, de
la forme juridique et du cadre contractuel.
1.2.2-Forme juridique
Comme nous venons dindiquer ci-dessus, le Pavillon Sainte Fleur se dissimule
sous une forme de concession de service public hospitalier but non lucratif suivant le
contrat de concession rgie par les lois et rglements de la Rpublique Malgache. Ainsi la
gestion du Pavillon Sainte Fleur est sous lentire responsabilit de lOrdre de Malte
France (le concessionnaire) qui supporte tous les risques et prils lis.
6
1.2.3-Cadre contractuel2
Le pavillon Sainte Fleur est actuellement en cours de reconduction dun troisime
contrat de concession. La dure du contrat dpend des accords entre les deux parties mais
surtout, fonction des contraintes internes et environnementaux subit par le concessionnaire.
Le contrat de concession prsente le concessionnaire et le concdant, objet de la
concession d'un service public hospitalier, les lments de la concession, les droits, les
missions, les obligations et les responsabilits de chaque partie. Il fixe la dure de la
concession, actuellement reconduit tous les ans.
Le contrat prcise le mode dorganisation et de gestion comptable et dlgue le
pouvoir disciplinaire au concessionnaire. Il fixe les conditions dexploitation du service
public hospitalier en matire de qualit et permanence des soins, en matire
dapprovisionnement en mdicaments par la maternit et le recours aux prestations
mdicales extrieurs. Les droits accords au Pavillon Sainte Fleur en matire fiscal (taxes
douanires en matire dimportation) sont aussi stipuls dans le contrat de concession.
Autre dispositions sont aussi prciss pour faire rgner une bonne entente.
1.3.1-Mission
La mission principale du Pavillon Sainte Fleur est dassurer le dveloppement du
service de maternit et chirurgie infantile. Le caractre public du service fait de sa mission
une mission sociale de sant. Bref, il se consacre uniquement dans le domaine sanitaire de
la mre et de lenfant.
1.3.2-Objectifs et politiques
En adquation avec lobjectif des services publics qui est de servir et de satisfaire la
masse, les objectifs de ltablissement sont :
- de rduire le taux de mortalit et de morbidit ;
- doffrir des soins de qualit ;
2
Contrat de concession , Pavillon Sainte Fleur 2007.
7
1.3.3-Activits
Le Pavillon Sainte Fleur mne ses activits dans le respect des dispositions du
contrat de concession et des lois et rglements de la Rpublique Malgache en vigueur
rgissant le domaine sanitaire.
1.3.3.1-Activit principale
En se consacrant dans lexercice de la sant publique, les activits du Pavillon
Sainte Fleur sont spcifies pour la sant des femmes et des enfants. Selon le contrat de
concession, il assure toutes les activits de soins de gyncologie, dobsttrie et de chirurgie
infantile de lHJRA du CHU dAntananarivo. Ainsi son activit principale est
essentiellement constitue par les soins externes (consultation externe) et lhospitalisation
en gyncologie, obsttrie et chirurgie infantile.
1.4-Ressources
En vue datteindre ses objectifs, le PSF doit disposer des moyens. Ces moyens sont
constitus par diffrentes ressources : humaines, financires et matrielles.
1.4.1-Ressources Humaines
Le PSF dispose d'un important effectif de personnel qui est variable et dont les
comptences sont multiples. Cette variation est due aux dparts la retraite, aux dcs et
aux mutations des fonctionnaires. En effet, il dispose deux (2) types de personnels : les
personnels fonctionnaires et les personnels salaris.
Les personnels fonctionnaires sont constitus en majorit par les personnels
mdicaux et paramdicaux. Ils sont mis la disposition du PSF par le ministre de la
Sant, par respect des dispositifs du contrat de concession. LEtat en assure la
rmunration selon les barmes de la fonction publique des corps et grades correspondants.
Quant aux personnels contractuels ou salaris, ils sont sous lentire responsabilit
du concessionnaire (salaires, primes,..). Ce sont surtout les personnels lis
ladministration, la gestion et au soutien technique de ltablissement.
9
Le PSF est un tablissement de concession but non lucratif administr sous une
mode de gestion priv. Mais quen est-il de son environnement ?
3
Encyclopdie Wikipdia Dlgation des services publics locaux www.google.com
11
3.1.2-Les fournisseurs
Le PSF entretient des relations avec diffrentes fournisseurs qui lui fournissent les
produits dont il a besoin pour raliser sa mission.
3.1.2.1-Achats
Pour accomplir ses activits, le PSF doit effectuer diffrents achats. Il entretient
donc des relations avec diffrents fournisseurs agrs. Par ailleurs, lEtat autorise le
Concessionnaire se fournir en mdicaments la pharmacie centrale de lHJRA ou la
centrale dachat SALAMA. A cause du changement rapide des prix mais surtout des
pnuries de mdicaments et dautres produits pharmaceutiques sur le march, le PSF
cherche toujours amliorer sa technique dachat. Il est actuellement en train de finaliser
un projet de partenariat avec un fournisseur principal afin dassurer son besoin sur une base
annuelle et viter ainsi les ruptures dapprovisionnement.
3.2-Macro environnement
La macro environnement est constitue de toutes les structures sociales et
institutionnelles qui ont des impacts directs sur le fonctionnement du PSF.
3.2.1-Lenvironnement technologique
Le PSF est abonn en connexion internet qui facilite sa relation avec lextrieur. Il
utilise le logiciel CIEL dans le traitement de la comptabilit.
3.2.2-LEtat
LEtat est reprsent par le Ministre de la Sant. Que ce soit en termes
dapplication des dispositions nonces dans le contrat de concession, de la continuit des
activits et du maintien de la qualit des services, il joue le rle de contrleur. Il dispose
des prrogatives de puissance publique pour exercer son rle. Le PSF lui communique
toutes les informations quil demande. Il a aussi ses apports pour le fonctionnement de
lEtablissement comme : les personnels fonctionnaires, le terrain et le logement ncessaire
pour lexploitation du service public et les nergies (eau et lectricit). Ces apports ont
permis dallger les charges de ltablissement, un avantage pour ce dernier de pouvoir
offrir un service meilleur et au moindre cot. LEtat contrle la qualit du service rendu,
les prix pratiqus et la qualit de gestion mise en place, ainsi que laccomplissement des
dispositifs du contrat de concession.
13
3.2.3-Lenvironnement politico-juridique
Etant un tablissement de concession vocation caritative, Le PSF a des
avantages en matire fiscale et surtout sur les taxes dimportation.
3.2.3.2-Importations
Les importations ou les dons que ce soit des matriels ou des mdicaments
destins au PSF pour laccomplissement de sa mission de service public, se feront en
franchise de tous droits et taxes jusqu leur destination finale ; ils circulent du point
dimportation jusquau PSF avec les mmes franchises. En effet, tous matriels imports
appartient ensuite lEtat en cas de rtraction de lOrdre de Malte.
3.3-Taille
Il est difficile dapprcier la taille sur la base dun critre unique. Pour nous
donner une ide sur la taille du PSF, nous allons se rfrer sur les critres suivants :
De tous ceux qui prcdent, on peut rsumer que le PSF est une maternit
publique mise en concession depuis 1999. Se situant au sein de lHJRA, il est actuellement
administr sous lentire responsabilit de lordre de Malte France dnomm le
concessionnaire. En effet, le PSF est un tablissement de concession de service public
hospitalier vocation non lucratif.
Ainsi, nous avons ci-dessus quelques renseignements nous permettant davoir une
ide gnrale sur le PSF, entrons maintenant dans une description plus approfondie.
15
On ne peut contrler que ce qui est bien organis. Pour pouvoir analyser le
contrle interne, lorganisation est un premier lment observer. Comment sorganise la
structure interne du PSF ? En effet, la premire section sera consacre la description de la
structure et de lorganisation du PSF dune manire gnrale et la seconde sera oriente sur
son organisation comptable et financire.
1.2-Description de lorganigramme
Il convient de distinguer d'une part lorgane de supervision et d'autre part lorgane
excutif.
1.2.1-Organe de supervision
Lorgane de supervision est constitu par le comit de suivi et dvaluation et
lOrdre de Malte.
Le comit de suivi est constitu pour examiner et valuer la gestion du PSF et ses
conditions gnrales de fonctionnement. Il se charge de la validation de la proposition de
budget annuel prsent par le Directeur du PSF. Sa prsidence est assure alternativement
pour une anne par le Ministre charg de la sant publique ou son reprsentant et par
l'Ambassadeur ou le charg d'affaires de l'Ordre Souverain de Malte.
De sa part, lOrdre de Malte a le devoir dassurer le bon fonctionnement et la
supervision gnrale du PSF. A cet effet, toutes les prises des dcisions importantes au sein
du PSF relvent des OHFOM.
16
1.2.2-Organe excutif
Il est compos par le Directeur de ltablissement, lensemble des services
administratifs et des services techniques. Au premier vu de lorganigramme, nous pouvons
remarquer que le PSF est sous la responsabilit dun seul Directeur.
1.2.2.1-Le Directeur
Le directeur a pour mission dassurer le fonctionnement gnral du PSF. Toutes
les dcisions importantes prises par ce dernier doivent passer par les OHFOM. Il a sous sa
responsabilit les personnels administratifs et techniques.
Dans cette section, nous allons dcrire la fonction financire et comptable au sein
du PSF travers sa structure et son organisation comptable.
2.1- Structure
La prsentation de la structure se manifestera par la description de
lorganigramme et la dfinition des attributions des personnels de la fonction comptable et
financire.
2.1.1-Organigramme
Chapot par lunique Directeur, le service comptable et financier est compos par
un Gestionnaire et un Chef Comptable, tous deux recruts par lordre de Malte France. Le
Chef Comptable est sous la supervision directe du Gestionnaire de ltablissement. Ce
dernier est le premier Responsable de ladministration et de la finance. Le Directeur reoit
son tour des directives de lOrdre de Malte France et rend compte priodiquement au
Comit de Suivi et dEvaluation. La relation entre ces intervenants est exprime dans
lorganigramme suivant :
DIRECTEUR
2.1.2.1- Directeur
Le Directeur du PSF assure la prise des dcisions. Il est la seule personne habilit
prendre des dcisions au sein du PSF notamment : en matire de recrutement,
dengagement des dpenses, dinvestissement, des oprations de financement court
terme,... Il dfinit la politique gnrale de l'tablissement, labore sa stratgie, assure la
mise en uvre et le suivi de son application pour l'atteinte des objectifs.
Il est charge de dfinir, d'impulser et de surveiller le dispositif le mieux adapt
la situation et l'activit de ltablissement. Dans ce cadre, il se tient rgulirement
inform de ses dysfonctionnements, de ses insuffisances et de ses difficults d'application,
voire de ses excs, et veille l'engagement des actions correctives ncessaires.
Il appartient la Direction de rendre compte au Comit de Suivi des
caractristiques essentielles du dispositif de contrle interne. En plus, le Directeur tabli
chaque anne, au plus tard le 1er novembre, un budget prvisionnel en Ariary et en Euros
des recettes et des dpenses ncessaires au fonctionnement du PSF. Ce budget prvisionnel
est pralablement approuv par les OHFOM-Ordre de Malte France et ensuite soumis au
Concdant qui notifie avant le 1er dcembre son avis.
2.1.2.2- Gestionnaire
Aprs le Directeur, le Gestionnaire est le premier responsable de la gestion et du
fonctionnement comptable et financier du Pavillon Sainte Fleur. Il contrle le travail du
Chef Comptable.
Le Gestionnaire soccupe entre autres :
- de la supervision de tous les personnels administratifs ;
- du bilan fiscal et de la dclaration de l'impt sur les revenus salariaux
(IRSA) ;
- du contrle des sorties et entres en caisse par un inventaire physique
hebdomadaire de la caisse ;
- de la tenue de la comptabilit matire notamment la gestion thorique
dimmobilisations et matriels ;
19
2.1.2.3-Chef Comptable
Quant au Chef Comptable, ses attributions sont :
- proposer un budget annuel au Directeur ;
- assurer les critures comptables ;
- assurer la gestion de la trsorerie du PSF ;
- assurer la gestion des rglements fournisseurs et des autres tiers ;
- assurer la gestion et le suivi des crances (particulires et entreprises) ;
- tablir les tats de synthse (le bilan et les comptes de rsultat
trimestriel) ;
- assurer le bon droulement de la mission des auditeurs externes et des
commissaires aux comptes ;
- contrler le rapprochement bancaire et faire le suivi des comptes
bancaires ;
- assurer l'analyse et le lettrage des comptes fournisseurs et clients ;
- prparer et fournir les indicateurs de pilotage la direction ;
- et proposer les rajustements budgtaires.
2.1.2.4-Assistante comptable
Lassistante comptable se charge :
- de la collecte des pices comptables ;
- de la comptabilisation mensuelle des donnes ;
- de ltablissement de ltat de rapprochement bancaire ;
- du classement des pices comptables et de son archivage ;
- de la facturation des patients hospitaliss ;
- de lencaissement des recettes journalires.
20
Etant donn que la comptabilit est une fonction cl du contrle interne, par
consquent, connatre son organisation est capital.
2.2-Organisation comptable
Toute comptabilit, pour tre rgulire, doit tre bien organise. Comment
sorganise la comptabilit du PSF ?
2.2.1-Supports de la comptabilit
Il convient de distinguer le plan comptable et les mthodes comptables utilises.
2.2.2.3-Etats de synthses
Ils sont constitus : du bilan (actif et passif), du compte de rsultat et des annexes
(notes explicatives). Les modles des tats de synthse suivent les modles prescrits dans
le PCG 2005 Malgache. Lexercice comptable du PSF concide avec lanne civile.
Avant den savoir plus sur le contrle interne comptable et financier, il savre
ncessaire de connaitre ce quon entend par systme de contrle interne.
4
- Collins, (L). Vallin, (G). Audit et contrle interne, 2 d., Dalloz, 1979, page 14.
24
5
Armand (D). Manuel de Gestion Vol. 1, 2d marketing, S.A, 2004 page 26.
25
Notons par la suite qu'elle doit comporter une sparation convenable des
fonctions. La rgle de sparation des fonctions a pour objectif d'viter que dans l'exercice
d'une activit de l'entit, un mme agent cumule des fonctions incompatibles :
- les fonctions de dcisions (ou oprationnelles) ;
- les fonctions de dtention matrielle des valeurs et des biens ;
- les fonctions d'enregistrement (saisie et traitement de l'information) ;
- les fonctions de contrle
Il est clair qu'un tel cumul favorise les erreurs, les ngligences, les fraudes et leur
dissimulation.
1.1.2.2-Principe d'indpendance
Ce principe exprime l'ide que les objectifs du contrle interne (sauvegarde du
patrimoine et amlioration des performances) sont atteindre indpendamment des
mthodes, procds et moyens utilises dans l'entit.
1.1.2.5-Principe d'universalit
Ce principe signifie que le contrle interne s'applique toutes les personnes dans
l'entreprise en tout temps et en tout lieu. Autrement dit personne n'est exclu du contrle par
quelque considration que ce soit : il n'y a ni privilge, ni domaine rserv, ni
tablissement mis en dehors du contrle interne quelque soit son loignement.
1.1.2.6-Principe d'harmonie
Appel aussi principe de cohrence, on entend par ce principe : l'adquation du
contrle interne mis en place aux caractristiques de l'entreprise et de son environnement.
Le contrle interne doit tre adapt au fonctionnement de lentreprise, la scurit
recherche et aux cots de contrle.
possible, une gestion comptable et un suivi financier rigoureux de ses activits, visant
rpondre aux objectifs dfinis ci-aprs .6
Le contrle interne comptable et financier des entits est un lment majeur du
contrle interne. Il concerne lensemble des processus de production et de communication
de linformation comptable et financire des entits et concourt la production dune
information fiable et conforme aux exigences lgales et rglementaires.
Comme le contrle interne en gnral, il sappuie sur un dispositif densemble comprenant
notamment la conception et la mise en place du systme dinformation de lentit, les
politiques et procdures de pilotage, de surveillance et de contrle.
1.2.2-Objectifs
Le contrle interne comptable et financier vise assurer :
- la conformit des informations comptables et financires publies avec
les rgles applicables ;
- lapplication des instructions et orientations fixes par la Direction
Gnrale ;
- la prservation des actifs ;
- la prvention et la dtection des fraudes et irrgularits comptables et
financires, dans la mesure du possible ;
- la fiabilit des informations diffuses et utilises en interne des fins de
pilotage ou de contrle dans la mesure o elles concourent
llaboration de linformation comptable et financire publie ;
- la fiabilit des comptes publis et celle des autres informations
communiques au march.
1.2.3-Acteurs
Le contrle interne comptable et financier concerne la majeure partie des acteurs de
lentit, avec des responsabilits et des implications diffrentes selon les sujets. Toutefois,
trois acteurs du gouvernement de la socit sont particulirement concerns :
6
AMF, Le dispositif du contrle interne : cadre de rfrence, janvier 2007, page 21. (www.amf-
france.org/documents/gnral)
28
1.2.4-Environnement de contrle
Lorganisation et sa mise en uvre du contrle interne comptable et financier
reposent non seulement sur un ensemble de manuels de procdures et des documents, mais
surtout, sur la sensibilisation et limplication des personnes concerne. Lenvironnement de
contrle comprend ainsi les comportements des acteurs du contrle interne comptable et
financier.
Dans ce cadre, la considration relative lthique, lintgrit et la recherche
de comptence des acteurs, apparat essentielle dans le domaine plus spcifique du contrle
interne comptable et financier.
29
1.2.5-Processus comptable
Les processus comptables, au cur du contrle interne comptable et financier,
reprsentent un ensemble homogne dactivits permettant de transformer des oprations
conomiques (les vnements lmentaires correspondant tous les actes de la vie de
lentit) en informations comptables et financires grce au passage par la mcanique
comptable (langage et rgles du jeu comptable). Ils incluent un systme de production
comptable, darrt des comptes et des actions de communication.
7 "Comptable 2000 : Les textes de base du droit comptable", Les ditions Raouf Yach. Comptable 2000 : Les textes de
Cette premire partie nous a permis de connaitre les renseignements gnraux sur
le PSF par exemple : ses activits, sa mission, ses objectifs et ses spcificits ainsi que
lenvironnement auquel il est indissociable. En effet, notre thme de mmoire nous pousse
comprendre dune manire dtaille sa structure et son organisation. En outre, la
prsentation des aspects thoriques lis notre thme est indispensable pour nous donner
une base de connaissance permettant dapprcier la situation actuelle, de dtecter les points
forts et les points faibles et dapporter des recommandations.
DEUXIEME PARTIE :
DIAGNOSTIC
32
DEUXIEME PARTIE :
DIAGNOSTIC
Cette rponse constituera notre plan de travail dans cette partie du mmoire qui se
rsume comme suit : mise plat de ltat du contrle interne au sein du service finance et
comptabilit du PSF (tat des lieux) et analyse des points forts et des points faibles du
systme de contrle interne (partie analytique).
33
1.1-Cycle Achat
Ce cycle est dcrit par les six grands points suivants :
1.1.1-Commande
Toute commande doit tre autorise par le directeur et fait l'objet d'un bon de
commande valoris. Les bons de commande sont tablis sur Excel et imprims en un seul
exemplaire. Ils sont nots par fournisseur et les numros sont saisis par le responsable de
lachat lors de ltablissement des BC. Chaque bon est vrifi par le Gestionnaire, eu gard
aux tarifs et conditions de rglement particulires. Le bon de commande est ensuite sign
par le Directeur qui y appose son paraphe. Une fois autoris, le responsable des achats (la
Pharmacienne ou Magasinier) envoi les commandes par tlphone et les BC sont classes
au sein du service achat en attente de la livraison.
Parfois en cas de retard de livraison, le responsable des achats relance
systmatiquement (par tlphone) les fournisseurs, lorsque la date de livraison est
dpasse.
34
- la date de la facture ;
- le numro de la pice justificative ;
- le numro du compte du fournisseur mouvement ;
- l'identification du fournisseur ;
- le montant ;
- et la ventilation de la charge par nature.
Les pices comptabilises comportent les N de compte denregistrement. Les
pices sont ensuite classes provisoirement dans un classeur en attente de paiement. Elles
sont archives par ordre chronologique et par type de journal dans des classeurs rangs
lintrieur dune armoire ferme clef au sein de la comptabilit.
1.1.5-Rglement
Aprs dlivrance du bon payer , les prvisions de rglements sont
enregistres sur un chancier avec l'indication de la date d'chance, des rfrences de la
facture et du mode de rglement. Cet original est immdiatement class par ordre
numrique. La plupart des paiements sont effectus par chques. A la date dchance, le
Chef comptable prpare et envoi tous les chques. Le Directeur signe les chques de
rglement pour les fournisseurs et un reu est exig du fournisseur la rception des
chques, dfaut, un dcharge complet doit tre effectu par le reprsentant du fournisseur
sur une copie des pices de rglement.
1.2-Cycle revenus
Selon les types dactivits du PSF, le cycle revenu est constitu par les revenus de
consultation externe et dhospitalisation.
1.2.1.1-Demande
Toutes les demandes de services externes sont adresses au service secrtariat.
Les secrtaires enregistrent les RDV dans des agendas.
1.2.1.2- Paiement
Un reu est tabli en deux exemplaires pour chaque patient laide dun carnet
souche prnumrot.
Un patient prise en charge doit se munir dune attestation de prise en charge. La
tarification du client se diffrencie selon la catgorie de ce dernier (assur ou non) et
suivant le type de service demand (exemple : consultation par un mdecin spcialiste ou
mdecin gnraliste). Si le patient est pris en charge partiellement, il doit payer la part non
pris en charge et un reu lui est remis. Le rglement seffectue soit au comptant (en espce
ou par chque), soit crdit pour les patients pris en charge. Le PSF se charge de re
1.2.1.3- Facturation
Seuls les patients pris en charge ou rembourss font lobjet dtablissement dune
facture conforme. A chaque paiement, la mention paye doit figurer sur le reu ou la
facture suivi de la signature de la caissire, du client et ou du Gestionnaire.
Quant aux patients pris en charge, ils doivent se munir dune attestation de prise
en charge dlivre par son assureur. Un reu est remis au patient et la souche est envoye
au Gestionnaire pour vrification et comptabilisation. Une fois que les documents de prise
en charge sont contrls et signs par le gestionnaire le secrtariat mdical se charge de les
envoyer lentreprise assureur.
37
1.2.1.4-Comptabilisation
A chaque fin de journe, les reus tablis sont ressaisis dans le logiciel gestion
commerciale suivant les rgles suivantes :
- la saisie des reus de clients particuliers est groupe dans un compte clients
divers . Ainsi, la comptabilit est mise jour partir de GESCOM ;
- les factures des clients prise en charge sont reimputes au nom de lassureur dans le
logiciel comptable ;
- les souches des reus sont classes au sein du secrtariat aprs vrification du
Gestionnaire.
Les donnes des factures de consultation externe sont rcupres mensuellement
dans GESCOM par le chef comptable, au sein du secrtariat, laide dune cl USB. Elles
sont dverses automatiquement dans CIEL comptabilit.
Les critures sont vrifies sur cran et par rapport aux bordereaux de versement
des recettes de consultations externes tablis initialement.
1.2.2-Revenus dhospitalisation
Les revenus dhospitalisation sont constitus par lensemble des frais pays par
les patients hospitaliss par le PSF.
Nous allons donc dcrire ce cycle suivant les tapes suivantes :
1.2.2.1-Demande et admission
Toute dcision ou demande dhospitalisation doit tre notifie par le mdecin du
PSF. En effet, le mdecin notifie sur une fiche dordonnance la dcision et le diagnostic
initial pour hospitalisation du patient. Le patient doit se munir de cette note du mdecin
lors de sa prsentation au service cession pour que la demande soit accepte.
1.2.2.2-Paiement dacompte
Ds son admission, le patient doit payer un acompte que le PSF appelle
PROVISION. La provision est estime 90% du montant total payer par le patient qui
comprend : le sjour, lacte, les forfaits bloc, la restauration et la pharmacie. Il permet dans
un premier temps dallger le patient dans le paiement de sa facture et surtout de diminuer
les risques de non paiement la sortie dhpital. Lors du paiement de la provision, un reu
est tabli en deux exemplaires partir dun carnet souche prnumrot. Loriginal est
soumis au patient et la souche classe dans le dossier du patient. Et comme en
consultations externes, les patients pris en charge doivent se munir dune attestation de
prise en charge et les services qui leurs sont fournis doivent tre conformes aux conditions
fixes dans lattestation de PEC.
dun billet de sortie) sont prpars pour chaque patient, par les secrtaires, et lensemble
des dossiers sont ensuite transfrs au service de la facturation.
1.2.2.5 Facturation
Au service de la cession seffectue la facturation des patients hospitaliss. Les
lments du prix comprennent :
- le sjour ;
- lacte ;
- les forfaits blocs ;
- la restauration ;
- et la pharmacie.
La facturation dpend du type de patient (LNA, LA, ENA, EA) mais aussi de la
catgorie des chambres (1re, 2me, 3me et Hors Catgorie).
La procdure mise en uvre est la suivante :
40
FICHE DE
Commande interne PRESCRIPTION
ou externe
PAVILLON SAINTE
FLEUR
TICKETS FACTURE
Cycle revenus
hospitalisation
Rception
PJ
Facturation
LIVRAISON,
FICHE DE
PETITES PJ
TRACABI
LITE
Report et
annexe PJ
1.2.2.6-Rglement
A titre dinformation, le PSF, en tant quorganisme but social, accepte parfois
doffrir une facilit de paiement pour les patients, aprs convenance entre les deux parties,
qui nont pas la possibilit de payer la totalit de sa facture sa sortie dhpital, en leur
offrant un dlai de paiement. Au cas o le montant de la facture nexcde pas la provision
collecte ladmission du patient, le PSF rembourse le patient.
Il existe deux types de procdures de rglement des factures :
- pour les clients particuliers ou non assurs ;
- et pour les clients PEC.
Les patients nayant pas rgl leur situation (au minimum la provision) nauront
pas lautorisation de sortie. Il existe deux contrles conscutifs de billet de sortie : le
42
premier effectu au niveau des chambres par les personnels technique responsables avant
tablissement de ltat des lieux et le second au niveau de la scurit, la sortie, au
moment de lmargement dans la liste des patients sortants.
1.2.2.7-Comptabilisation
A chaque fin de mois, le Chef Comptable rcupre, laide dun cl USB, auprs
de la cession les donnes des factures dans GESCOM. La comptabilit est mise jour par
le dversement systmatique des donnes.
Une vrification des critures est effectue sur cran. De mme le classeur vente
est transfr au service de la comptabilit chaque fin du mois.
Les pices comptabilises sont acquittes et archives par ordre chronologique,
par type de journal au sein du service comptabilit.
1.3-Cycle trsorerie
Les recettes de consultations externes sont collectes et encaisses dans une
caissette au sein du secrtariat et celui de lhospitalisation par les caissires la cession. La
caisse centrale est tenue par le Chef Comptable.
Le cycle trsorerie concerne la caisse et la banque.
1.3.1-Encaissements
A chaque fin de la journe, les caissires la Cession et au Secrtariat font un
arrt de caisses et versent toutes les recettes au sein de la caisse centrale.
bordereaux et billetage tablis. Si tout est OK, il fait la dcharge dans le cahier de
transmission des recettes secrtariat . Il enregistre immdiatement les recettes dans le
livre de caisse tenu sur le logiciel CIEL comptabilit.
1.3.2-Dcaissements
Tous dcaissements doivent faire lobjet de ltablissement dun Bon de Caisse
Dpenses. Le BCD est un imprim tablis sur Excel. Il est rempli par le demandeur ou le
bnficiaire puis vrifi par le Gestionnaire. Seule la signature du Directeur est valable
pour pouvoir procder au dcaissement des sommes demandes.
A la rception des pices justificatives, des rendus dargent peuvent exister car le
montant demand est fix approximativement en fonction des renseignements obtenus. Le
Chef Comptable vrifie le montant des pices justificatives par rapport au BCD tabli
initialement et tablit un BCR pour encaisser les rendus. Le BCR doit tre sign par le
demandeur. Comme le BCD, le BCR est un imprim non prnumrot.
45
1.3.5-Rapprochement bancaire
Un recoupement au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevs
bancaires, doit tre effectu au moyen d'un imprim modle.
Lassistante comptable, en possession des pices de banque effectue le pointage
par rapport au grand livre mensuel de ltablissement puis, tabli ltat de rapprochement
sur Excel. Une vrification et une validation doit tre faite par le Chef Comptable avant le
classement des documents.
1.4.1-Embauche
Le personnel de PSF se repartit en deux catgories :
- les salaris ou employs recruts et pays par ltablissement mme ;
- les fonctionnaires, pays par ladministration publique.
46
Pour les employs salaris, un contrat de travail crit est tabli quelque soit sa
dure (contrat dure dtermine ou contrat dure indtermine). Celui-ci respecte le
droit du travail Malgache en vigueur et la convention collective de ltablissement. En lien
avec la Loi sur la sant et la scurit du travail, le PSF veille la sant et la scurit de
ses employs. Tous les employs sont affilis la CNAPS et lassurance collective
ASCOMA. Chaque personnel possde une fiche individuelle ou familiale d'tat civil
correspondant sa situation maritale et une carte dassur social. Un extrait du casier
judiciaire est exig de lagent lors de son embauche.
En rsum, le processus comptable au sein du PSF dcrit les tapes suivre pour
la ralisation des activits par cycle, depuis le dclenchement de lopration jusqu
larchivage dfinitif des pices. Mais quen est-il du systme de traitement
dinformations ?
grand livre et divers tats de synthse. LExcel est plus utilis dans le traitement de salaire,
le calcul des amortissements, le montage des budgets et dautres rapports priodiques.
Par ailleurs, le systme dinformation comptable est dpendant des autres
systmes tels que le systme dinformation commerciale qui lui transmet les informations
sur les produits et les charges.
Pour atteindre lobjectif de contrle interne en matire de fiabilit dinformations,
le systme dinformation comptable doit tre en adquation avec les autres systmes
dinformation.
Liaison
De cette prsentation schmatique, nous pouvons dduire les points suivants : seul
le Gestionnaire et le Chef Comptable sont relis par un rseau intranet et mme le
Directeur nest pas en liaison avec lensemble de son tablissement. Ce qui nous permet
dj de dire que la circulation des informations ne trouve pas son efficacit au sein de cet
tablissement.
Ltat des lieux nous a dcrit les dtails des processus comptables du PSF ainsi que
ltat de son systme dinformation actuel qui assure le traitement des informations.
Nous avons maintenant en possession des donnes ncessaires pour procder
lanalyse.
50
Les points forts sont les points positifs apprcis au niveau du contrle interne
comptable et financier du PSF et qui mritent dtre maintenus ou renforcs. Voyons un
par un les points forts au niveau des processus comptables et du systme dinformation.
1.1.1-Cycle achat
Les points forts sont surtout remarquables au niveau de la passation de commande
et du contrle des achats.
1.1.1.1-Passation de commande
A chaque passation des achats, un BC est tabli. Toute commande mise doit tre
autorise par le Directeur.
Lexistence de ces rgles au sein du PSF rduit les risques de vol et de
dtournement au niveau de la pharmacie. En plus, Avant toute passation de commande,
une consultation de prix est effectue par le responsable des achats auprs du fournisseur
afin dassurer lexactitude des BC. Par ailleurs, le PSF entretient des relations avec
51
plusieurs fournisseurs, une opportunit pour lui de choisir les meilleurs fournisseurs
possibles quils soient locaux ou internationaux.
1.1.2-Cycle revenus
Concernant le cycle revenu, les points forts sont : lefficacit de la mthode de
rcapitulation avant la facturation ainsi que la technique de paiement dacompte ds
ladmission des patients. Nous allons prouver un par un que ces techniques sont trs
efficaces pour la bonne gestion de ltablissement.
Cette mthode est trs efficace et le mode de calcul des provisions doit tre
toujours amlior pour que le montant demand chaque patient soit proportionnel son
cas.
1.1.3-Cycle trsorerie
Au niveau de la trsorerie, les procdures dencaissement et de dcaissement
seront analyses pour pouvoir desceller les points forts.
Nous avons voqu des points forts du contrle interne du PSF, ce qui implique
lexistence de faiblesses.
Le contrle interne du PSF a aussi des lacunes. Nous allons les dtecter partir de
lanalyse du systme dinformation et de la procdure comptable.
Ce qui nous permet de dire que le systme de traitement des donnes actuel est
plus complexe et moins performant. Cette mauvaise organisation de traitement de donnes
prsente beaucoup des risques derreur lev et entraine une lenteur des services
concerns. Bref, le systme dinformation actuelle au sein du PSF est moins efficace.
processus, il y a trop de formalits suivre, trop dcritures inutiles qui rend la procdure
inefficace.
En effet, non seulement linventaire effectue nest pas exhaustive mais aussi
les cumuls des fonctions de gestion de stocks et de contrle par inventaire par les
personnels de la pharmacie ne permettent pas dassurer lexhaustivit des rsultats
dinventaire effectue.
2.4-Activit du contrle
Lactivit de contrle consiste voir comment sont exercs les contrles au sein
du service finance et comptabilit.
TROISIEME PARTIE :
Pour avoir un contrle performant, il sera question de renforcer les points forts
thoriques dcels prcdemment et de proposer des actions correctives afin de remdier
aux anomalies. Face aux diffrentes lacunes descelles, durant les trois mois de stage
passs au sein du PSF, il nous a fallu passer par diffrentes recherches et analyses, des
investigations auprs des personnels, des analyses successives de chaque faiblesses et par
ordre dimportance, pour arriver trouver les solutions prsentes dans cette troisime
partie. Vu tous ces mthodes entreprises, tout au long de cette partie, nous allons prsenter
des solutions que nous jugeons pertinentes pour nous aider le PSF rsoudre ses
problmes fondamentaux.
Eu gard nos observations, notre proposition se focalise sur les deux principales
solutions suivantes : la rnovation de la procdure comptable et lamlioration du systme
dinformation par lextension du rseau et lutilisation efficace des logiciels. Nous allons
essayer de dmontrer que la prise en compte de ces deux lments permettra de rsoudre
les problmes du PSF.
Pour assurer la fiabilit des informations comptables ainsi que la sincrit des
tats financiers, toutes pices comptables doivent tre contrles avant leur traitement dans
la comptabilit. Pour se faire, les rgles de gestion suivantes doivent tre respectes :
62
1.1.1.2-Comptabilisation
Lors de la comptabilisation, le comptable doit apposer sur les pices comptables
les lments suivants :
- compte gnral dbit ;
- compte gnral crdit ;
- numro dcriture dans le logiciel ;
- numro de la pice ;
- et montant comptabilis.
Chaque imputation comptable doit tre signe par la personne qui effectue la
saisie sur le logiciel. Les critures comptables doivent tre contre-vrifies par le Chef
63
Comptable et les contrles doivent tre matrialiss sur les journaux dits. De mme, si
besoin, les corrections y sont portes avant de toucher aux critures dans CIEL
comptabilit. En cas dabsence du Chef Comptable, le Gestionnaire se chargera du contrle
des travaux comptables effectus par lassistante comptable afin de ne pas retarder larrt
des comptes journaliers.
1.1.1.3-Classement et archivage
Les pices comptables doivent tre classes dans un endroit scuris : un local sec
et scuris, armoire ferm clef, accs aux pices des personnels rservs,.... Le
classement se fait de la manire suivante :
- les factures fournisseurs sont ranges par fournisseur suivant lordre chronologique
;
- les factures clients sont classes par ordre numrique et chronologique ;
- les avis de crdit et dbit et autres pices bancaires sont classs par banque et par
nature de la pice suivant lordre chronologique ;
- les autres pices par date darriv et par journal.
Le classement des pices par type de tiers (fournisseurs, clients et banques)
permet une meilleur suivi des tiers. Par ailleurs, le classement par ordre chronologique
favorise laccs rapides lors de la recherche et de traitement des documents.
A part les rgles et instructions de base, chaque cycle dactivit a ses propres
spcificits, do pour assurer leur efficacit en matire de contrle interne, il est
ncessaire de fixer des rgles spcifiques.
1.1.2.1-Cycle REVENUS
Ce cycle va concerner toutes les oprations de vente en partant de laccueil des
patients jusqu la comptabilisation des pices de ventes.
64
b. Facturation
La Cession doit : vrifier les lments facturables dans la fiche de traabilit (Cf.
fiche de traabilit annexe N5), tablir, imprimer et envoyer la facture avec la fiche de
traabilit au Gestionnaire pour contrle et visa.
Toutes les factures doivent tre vrifies et valides par le Gestionnaire avant
dtre soumises au client.
c. Rglement
Le systme de la caisse unique permet un meilleur suivi de la trsorerie. La caisse
unique est au sein de la Cession.
La Cession doit :
- vrifier les acomptes clients ;
- procder lencaissement ;
- acquitter la facture et soumettre loriginale au patient ;
- classer dans les dossiers clients et envoyer un double de la facture au service
comptable.
De sa part, le Gestionnaire doit :
- vrifier laffectation du rglement client au compte client ;
- contrler ces comptes, le bordereau de remise de chque ;
- analyser les impays, contrler les carts de rglement ;
65
- faire le suivi des acomptes, le contrle de la sortie des clients douteux du compte
411 ;
- contrler le calcul de la provision pour clients douteux et justifier les passages en
pertes sur crances irrcouvrables ;
- faire le suivi des dossiers contentieux.
d. Comptabilisation
Lors de la rception de la facture envoye par le service facturation, le Chef
Comptable doit :
- vrifier si les informations mentionnes dans la facture sont compltes et prcises,
(le nom du client, le code, son adresse, le prix,.) ;
- classer les factures par ordre chronologique et par ordre numrique et collecter ou
rclamer les pices manquantes ;
- faire un rapprochement entre les donnes sur CIEL et les enregistrements des
numros des factures effectus par les mdecins pendant la consultation en signant
les pices contrles (consultation externe uniquement) ;
- basculer les donnes comptables sur CIEL COMPTA ;
- faire un rapprochement entre les factures dhospitalisation comptabilises et les
donnes sur CIEL en signant les pices contrles.
- classer et scuriser les pices comptables en respectant les rgles de classement
fixes.
Remarque : le systme de comptabilisation de la facture de vente actuelle se fait
automatiquement en exportant les donnes commerciales sur GESCOM vers CIEL
COMPTA.
A chaque consultation effectue, chaque mdecin doit enregistrer dans un
imprim prdat et prnumrot, les numros de reus de consultations des clients et
appose son signature sur les reus.
Cet imprim sera contrl journalirement par le Chef Comptable en faisant un
rapprochement avec les donnes des factures enregistres dans GESCOM, dans le but de
sassurer de lexhaustivit des recettes collectes. Mais en plus ce document constituera la
base de calcul des primes mensuelles des mdecins.
66
1.1.2.2-Cycle ACHAT
Les rgles spcifiques ce cycle vont concerner six grandes oprations.
a. Commandes
Toute commande doit tre autorise par le Directeur et fait l'objet d'un bon de
commande valoris et tabli en deux exemplaires. Chaque bon de commande est vrifi par
le Gestionnaire eu gard aux tarifs, aux conditions de rglement particulires et la
situation de stock auprs de la pharmacie ou du magasin. Le bon de commande est ensuite
sign par le Directeur qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Chaque commande
est suivie quant aux dlais d'excution par le responsable des achats qui relance
systmatiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dpasse.
A chaque validation ou autorisation de commande, le responsable doit tre en
mesure de connatre la situation des stocks existants le jour de la commande.
d. Comptabilisation
Les factures doivent tre comptabilises ds leur rception par le service
comptable aprs vrification des prix et des conditions de rglement.
Aprs comptabilisation, l'original de la facture reoit un visa d'enregistrement. Le
service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre
chronologique les factures classes par numro. Chaque criture doit indiquer :
- la date de la facture ;
- le numro ou la rfrence de la pice justificative ;
- le numro du compte fournisseur mouvement ;
- l'identification du fournisseur ;
- le montant TTC.
e. Rglement
Aprs vrification de l'original de la facture avec le bon de rception et le bon de
commande (vrification des quantits reues, des prix unitaires, des conditions de
rglement, des remises accordes), le Gestionnaire appose le timbre bon payer .
Aprs dlivrance du bon payer , les prvisions de rglement sont enregistres
par le Chef Comptable sur un chancier avec l'indication de la date d'chance, des
rfrences de la facture et du mode de rglement. Et avant mission des chques, les
factures sont prsentes au Directeur qui peut signer le chque de paiement. Loriginal est
immdiatement class par ordre numrique.
1.1.2.3-Cycle TRESORERIE
Il s'agira des rgles relatives aux oprations de caisse et de banque.
b. Contrle de caisse :
Le contrle de caisse comprend les activits :
darrt de caisse journalier et ;
d'inventaire physique de la caisse (du contrle priodique et
inopin).
A une date et heure donne, le solde comptable de la caisse doit correspondre au
solde physique des espces dtenues. Les contrles de caisse priodiques (mensuels voire
hebdomadaires) permettent de s'assurer de cette galit. Le contrle doit tre matrialis
par un procs-verbal de caisse sign par le Gestionnaire et le Responsable de caisse.
Tout cart doit faire lobjet dune note dexplication rgulariser, si lerreur
demeure introuvable, seul le Directeur peut donner lordre deffectuer toutes les
rgularisations qui simposent.
Pour effectuer ce contrle, il est ncessaire de compter journalirement les
espces dtenues dans la caisse et tablir chaque fois un PV darrt de caisse. En plus la
mthode de la pratique dinventaire hebdomadaire ainsi que le contre-inventaire avant tout
versement la banque doivent tre renforc. Cette procdure permet de suivre en
permanence l'volution du solde de la caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde
69
crditeur. L'existence d'un tel solde constituerait une grave prsomption d'irrgularit de la
comptabilit.
e. Rapprochement bancaire
Un recoupement au minimum mensuel, au mieux hebdomadaire, entre le journal
de banque et les relevs bancaires, doit tre effectu au moyen d'un tableau de concordance
bancaire qui permet de :
de savoir les chques et virement mis mais non encore dbits par la banque ;
de connaitre les espces et chques verss mais non encore crdits par la banque ;
de dceler les erreurs et omissions commises par la banque, labsence des avis
bancaire et la diffrence de comptabilisation.
de dbiter les irrgularits au niveau de ltablissement.
1.2-Formalisation de la procdure
Avant tout, il est important pour nous de rappeler la dfinition de la procdure.
Selon le dictionnaire LAROUSSE COMPACT (2008 page 1186), une procdures est la
manire de procder, la marche suivre pour obtenir un rsultat. Le manuel de procdures
peut tre dfini comme tant un rfrentiel approuv par la direction gnrale qui dcrit de
manire prcise et dtaille les circuits de flux des documents et d'informations, les
70
Un manuel de procdures doit donc tre pens, conu et ralis en cohrence avec
ces objectifs. Par ailleurs, les objectifs viss lors de llaboration dun manuel de procdure
salignent avec les objectifs du contrle interne. Pennons comme illustration de cette
dduction lexemple suivant : un des objectifs du contrle interne est lefficacit dans
lexercice des activits, or la formation rapide et fiable du personnel le rend responsable de
ses actes et conditionne son efficacit.
Par ailleurs, ltablissement dun support crit dcrivant lorganisation gnrale et
comptable est indispensable pour rsoudre les irrgularits lies au traitement des
informations. En effet, la conception dun manuel de procdure sera lune des solutions
que nous avons jug la plus pertinente conduisant ce systme la rgularit.
Nous tenons prciser que cette solution de rnovation de la procdure comptable
nous a permis dans un premier temps damliorer la procdure comptable actuelle par la
71
proposition des solutions pour remdier les lacunes de la procdure et dans un second
temps de renforcer les corrections apportes dans la procdure par sa formalisation dans un
manuel de procdure.
sous-exploit par le service commercial car actuellement il est seulement utilis pour la
gestion des ventes. En effet, le GESCOM peut traiter les oprations suivantes :
- les oprations de vente ;
- les oprations dachat ;
- la gestion de stock ;
- les encaissements et dcaissements ;
- la gestion des immobilisations ;
-
Lexploitation de ce logiciel ncessite une nouvelle organisation des tches
au niveau de chaque service. Ci-aprs quelques exemples de rorganisation compte tenu du
nouveau systme mettre en place.
2.1.1-Vente
Toutes les ventes sont traites sur GESCOM depuis laccueil des patient jusqu
la comptabilisation. Les rorganisations suivantes sont donc entreprendre.
2.1.2-Achat
Concernant les oprations dachats, de lutilisation optimale des fonctions de
GESCOM permettent dautomatiser la gestion des approvisionnements et des stocks.
73
Serveur
A souligner que, pour arriver proposer ce schma nous avons pris en compte les
possibilits financire du PSF. Pour avoir un contrle interne comptable et financier
efficace, au moins les diffrentes postes schmatises ci-dessus devraient tre relis.
75
Dans ce prsent chapitre, lobjet de notre tude est de suggrer une proposition de
mise en place des solutions proposes ci-dessus. La mise en place concerne lapproche
pour conception dun manuel de procdure et le renforcement du systme dinformation.
Pour plus de prcision, lapproche pour conception dcrit les tapes suivre pour
llaboration et la mise en place dun manuel de procdure comptable pour le PSF. Quant
la procdure de renforcement du systme dinformation, il concerne la mise en place du
rseau et quelques guides pour le paramtrage du logiciel.
PREPARATION
-Analyses
REALISATION documentaires
-Observations
-Interview
Description des procdures -DCD
SYNTHESE
Diffusion du manuel
Recommandations
SUIVI-EVALUATION
Vrification de lapplication
des procdures
1.1.1-Phase de prparation
Afin dassurer le bon droulement de ltude, il est ncessaire de bien comprendre
le fonctionnement de l'entit : cest la mise plat de la situation existante. Les travaux
prliminaires consistent faire un inventaire des procdures comptables existantes. Pour
cela lutilisation des outils danalyse est indispensable.
1.1.1.1-Analyses documentaires
Les tudes documentaires externes et internes permettent de recueillir les
informations pour avoir des prcisions et des axes dorientation servant de guide de travail.
supports utiliss et les liaisons entre les diffrentes phases. Cette mthode de
schmatisation remplace une longue description dont lutilisation permet une vision
gnrale et rapide de lensemble du fonctionnement de tout le systme.
a. Description
La procdure peut tre dcrite de la manire suivante : la premire tape est de
dcrire les missions, bien dfinir quel procdure on veut laborer et quels sont les rsultats
attendus. Une fois que les missions sont clarifies, on doit dfinir quel est le chemin
suivre ou le processus pour obtenir les rsultats souhaits. Aprs avoir dtermin les
processus, ltape suivante est de dcrire dans ce processus qui fait quoi et comment. Pour
plus de prcision les procdures seront dcrites par plusieurs tches, les tches en
oprations et si ncessaire on dcrit aussi les gestes entreprendre lors de la ralisation des
oprations.
Bref, le manuel de procdure doit tre dcrit le plus dtaill possible.
et une lecture simple et facile comprendre par tout utilisateur pour favoriser son
utilisation.
La structure du manuel de procdure doit tre dfinie en accord avec le Directeur
de lentit afin d'entamer la rdaction des procdures.
1.1.3-Phase de synthse
Cette phase comporte la rdaction dfinitive, la validation et la diffusion du
manuel de procdure.
1.1.3.1-Rdaction du manuel
Avant une rdaction dfinitive, le manuel de procdure doit passer par plusieurs
tests. Ces tests facilitent la correction et ladaptation du manuel aux limites du systme
dinformation utilis par lentit. La rdaction doit respecter le fond et la forme dfinis en
accord avec le Directeur de lentit.
b. Par le Directeur
Avant son application, le Manuel de Procdure doit tre valid par le Directeur. Il
est le seul habilit valider le Manuel. Le Directeur marque son accord et partir de ce
moment, le manuel de procdures sera mis en uvre.
Mais avant toute validation, le Directeur doit sassurer de lexhaustivit du
contenu de manuel. En effet, toute omission ou absence de lignes est suppose absente.
Ainsi, il faut que toutes les ventualits de la procdure concernant un cycle quelconque
soient prvues dans le manuel de procdure. Le caractre exhaustif du manuel de
procdure peut sobtenir par divers exprimentation.
82
a. Formation
La lecture du manuel par les personnels du PSF, utilisateurs, doit tre appuye par
une formation intense. Pendant les runions de formation, le manuel doit tre expliqu le
plus en dtail possible. Un PV de runion de formation (comme attestation de formation)
est tabli, puis sign par tous les personnels ayant assist la formation afin dviter la
fuite de responsabilit.
b. Sensibilisation :
Cest laffaire du Manager ou du Directeur. La sensibilisation a pour but de
convaincre les individus de limportance du manuel de procdure. On leur fait comprendre
que le Directeur offre une nouvelle mthode de gestion efficace. Ici, le rle du Manager est
de rassurer, surmonter les obstacles et les rsistances au changement.
c. Rodage
La priode de rodage permet ladaptation du personnel au nouveau manuel.
Divers erreurs peuvent subvenir pendant la priode de rodage.
La forme est choisie par son avantage dtre simple, facile lire et comprendre
par chaque employ quelque soit son niveau. La fixation des objectifs chaque description
dun type dactivit permet au personnel de bien comprendre ce quon attend de lui lors de
la mise en uvre de la procdure.
(Cf. annexe N 3)
La mise en place dun bon systme dinformation, passe par une structuration trs
profonde des activits et une prsentation dtaille des enchainements entre les diffrents
acteurs de lorganisation concerne. A cette fin, la reprsentation des processus s'impose
comme un outil performant qui nous permettra danalyser, de structurer les oprations
dune manire transverse ainsi que davoir une vision densemble des activits de
ltablissement.
Cette reprsentation facilite la dtection des points de contrle et permet de
mesurer lefficacit de ce dernier.
Il faut pour cela, procder en trois tapes :
2.2 Le paramtrage
Le paramtrage du logiciel dcoule de la description des procdures quon veut
mettre en place. Il doit tre conu en fonction des besoins de ltablissement et de chaque
poste concern. Chaque service concern doit tablir le cahier de charge et affirmer la
conformit du paramtrage ses besoins.
Des rsultats sont attendus de la mise en uvre des solutions proposes ci-dessus.
Cest ce qui nous amne dans le chapitre suivant.
85
Ce prsent chapitre mettra en exergue les rsultats attendus des solutions mises en
place. Des conditions doivent tre respectes pour les obtenir. Cependant, malgr
lefficacit des recommandations, ils ont des limites.
Ainsi, il nexiste pas des solutions miraculeuses, la russite dune solution dpend
de la capacit de lentit respecter les conditions et les points de russite et grer les
limites affrentes.
Ils sagissent des rsultats que nous voulons obtenir par la mise en place dun
manuel de procdure comptable et dun systme dinformation efficace.
Les rsultats que nous souhaitons obtenir, ont des conditions de russite.
87
Pour que le systme de contrle interne soit performant, le PSF doit prvoir une
valuation permanente du systme de contrle interne comptable et financier ainsi que le
manuel de procdure. En plus, il faut une forte adhsion du Dirigeant et une bonne quipe
non seulement comptent mais surtout ayant des bons caractres personnels.
En parlant de cot, nous ne serrions pas satisfait sans prsenter quelque dtail sur
les cots de la mise en place dun rseau local.
d- La formation du personnel.
Formation du personnel Cots en Ariary
Formation de masse 1.500.000
Formation informaticien 1.200.000
Total 2.700.000
Tableau N5 : Devis formation du personnel
Les cots prsents ci-dessus sont le fruit de nos enqutes auprs dune socit
appele SWIFT CREA qui a pour activit la vente et le paramtrage du logiciel de gestion,
la maintenance et le dpannage informatique ainsi que la conception des sites web et
91
design. Compte tenu de limportance de ces chiffres, lentit doit faire une analyse de
rapport cots/avantages et prendre en compte la disponibilit du budget.
Nous avons propos quelques guides pour donner une ide au PSF de la mise en
place des solutions proposes : ils sagissent de la dmarche faire pour llaboration dun
manuel de procdure et de la proposition dun schma du circuit de base pour la
reconfiguration du systme dinformation. Mais au dessus de tous cela, pour avoir un
systme de contrle interne efficace, le PSF doit prioriser les conditions de russite de la
mise en place des solutions proposes.
92
CONCLUSION GENERALE
Nous voici maintenant au terme de notre tude. Rappelons que notre objectif tant
de contribuer lamlioration du contrle interne au sein du service finance et comptabilit
du PSF. Le contrle interne vise amliorer la performance dune entit par la protection
du patrimoine, la fiabilisation des informations financires et le respect de lapplication des
instructions des dirigeants. Les informations comptables et financires produites
permettent de donner une image fidle de la situation financire, de la performance et de
lvolution de la situation dune entit un moment donn9. La fiabilit des informations
constitue, en effet, un lment capital dans la prise de dcision et de gestion.
9
Plan Comptable Gnral malgache 2005.
93
De tous ce qui prcde, nous affirmons que les solutions que nous avons apportes
contribuent lamlioration du systme de contrle interne comptable et financier du PSF.
Cependant, des obstacles peuvent chapper du contrle interne comme par exemple la
mauvaise foi du personnel de dtourner les informations. Et selon le principe de cohrence,
le contrle interne, pour tre efficace, doit sadapter en permanence avec son
environnement. En plus, afin dviter que les solutions, au lieu de rsoudre les problmes
vont ruiner lentit, il est conseill de faire une analyse du rapport cot-avantage.
ANNEXE N 1
TOTAL 79 dont :
- 1 expatri
- 42 fonctionnaires
- 33 contractuels
- 2 pdiatres vacataires
- 1 anesthsiste vacataire
viii
ANNEXE N 2 : Organigramme du Pavillon Sainte Fleur
CSE
DIRECTEUR
MEDECIN CHEF
ADMINISTRATION TECHNIQUE
MEDECINS SPECIALISTES
SURVEILLANTE
COMPTABLE DES UNITES
AIDE
PHARMACIENNE
CHAUFFEUR
LINGERES -
JARDINIER SERVANTES
ANNEXE N3
CYCLE ACHAT
Mise jour :
PROCEDURES
Commande
Rception des achats
Comptabilisation
Paiement
Traitement de retour de marchandises
x
1. OBJET DE LA PROCEDURE
4. REGLES DE GESTION
DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
Procdure
NON
Saisie informations Soins et consultation
Installe le client dans la
client dans CIEL Etablissement reu
(commande)
H CESSION chambre
Heure / jours OUI
Impression des fiches - Facturation Remplissage de la fiche de
client, billet dhpital, ouvrable -Encaissements : traa pharmacie ou autres
CE PHARMACIE
fiche de traabilit OUI provisions, Frais de suivant la prescription.
consultation Saisie des commandes
ENCAISSEMENT Signature
dans CIEL (BL).
Contrle dossier
Saisie au fur et Remise des fiches de traa Impression des BL
sortants *(repas)
meure des bons de au client pour signature Echange de signature et
Remise des dossiers
sortie dans la facture livraison
la Cession
en utilisant le dpt S Etablissement des bons
Ajout dans la fiche de de commande suivant
Saisie du nombre de
traabilit des autres ltat de
jour dans la facture
services fournis (analyses rapprovisionnement
SECURITE Vrification de la
et actes) du logiciel
conformit de la fiche
Remise des dossiers
Enregistrement des de traabilit et des
sortants au secrtariat* Etablissement dun Bon
noms des visiteurs, SORTIE lignes de la facture
de rception dans CIEL
date, heures dentre issues des bons et
et sortie tickets reus.
COMPTABILITE
FOURNISSEURS
PATIENTS Saisie comptable
Traitement paie Livraison des
Edition des tats commandes
DIRECTEUR GESTIONNAIRE Etablissement des Facturation
calendriers de
Supervision Contrle
paiement
Validation Supervision
Contrle
ANNEXE N5
PAVILLON SAINTE FLEUR
Complexe Mre-Enfant
CHU-JRA
Date Actes Produits utiliss Pr.* Qtt Prescripteur Responsable Pharmacie Client
La SU : Le Gestionnaire :
La SU : Le Gestionnaire :
ANNEXE N6
CYCLE ACHATS
COMMANDE
- Existe-t-il des demandes dachat tabli par les
utilisateurs ?
- Ces demandes sont-elles signes par des personnes
habilites ?
- Les commandes sont-elles sur des imprims
prnumrotes ?
- Les Bons de commandes sont-ils signs par la personne
habilite avant mission ?
- Un double BC est-il systmatiquement transmis la
comptabilit ?
RECEPTION
- Des bons de rception ou bon dentr sont-ils tablis
systmatiquement chaque rception ? Sont-ils
prnumrots ?
- Un double du bon de rception est-il systmatiquement
adress la comptabilit ?
- Une vrification des qualits et des quantits est-elle
faite par un rapprochement entre le BC et le BR ? Ces
vrifications sont-elles matrialises ?
- La marchandise reue est-elle enregistre en inventaire
permanent ?
COMPTABILISATION
- La comptabilit classe-t-elle un double du BC, du BR et
BL en attente de la facture ?
- Les factures sont-elles immdiatement
xv
Numrotes ?
Dates ?
Classes en attentes ?
- La mention duplicata est-elle appose sur les
doubles des factures ?
- Le traitement comptable de la facture comprend-t-il :
le rapprochement avec le BC et BR/BL ?
la vrification arithmtique ?
lindication de limputation comptable ?
lapprobation de la facture par une personne ?
Ces vrifications sont-elles matrialises ?
- Les factures comptabilises portent-elles les rfrences
de lenregistrement ?
-Les factures comptabilises sont-elles classes dans un
chancier jusqu son paiement ?
CONSULTATION EXTERNE
Demande
- Toute commande fait-elle lobjet de ltablissement des
reus ?
- Toutes les commandes sont-elles passes au niveau du
secrtariat ?
- Toute les demandes sont-elles correctement
enregistres ?
- Un pice justificative est-elle exige systmatiquement
des clients prise en charge ? Cette pice est elle
correctement vrifie et classe en attente du
recouvrement ?
Comptabilisation
- Les factures saisies sur GESCOM sont-elles vrifis par
le chef comptable ?
- Ces contrles sont-ils matrialiss ?
- Larchivage des factures ou reus est-il scuris ?
xvii
HOSPITALISATION
Demande dadmission
- La demande dadmission est-elle pralablement signe
et cachete par les mdecins du PSF ?
- Une pice justificative est-elle exige systmatiquement
des clients prise en charge ?
- Cette pice est elle correctement vrifie et classe en
attente du recouvrement ?
- Un tat des lieux est-il systmatiquement tabli ds
ladmission dun patient dans sa chambre ?
- Cette contrle est-il fait en prsence du patient ? est-elle
matrialise ?
- Une fiche de traabilit est elle tabli pour le patient
admis ?
- Le code du client est-il appos systmatiquement sur
toutes ses fiches individuelles ds son admission ?
- Les renseignements remplis dans le billet dhpital du
patient (fournis par lui et remplis par le secrtaire) sont-
ils correctes ?
- Dans les dossiers billet dhpital du patient sont-ils
classs :
une photocopie de son CIN ?
un certificat de rsidence moins de 15 jours ?
une copie de la facture JIRAMA ?
- Un contrle systmatique est-il fait entre le certificat de
rsidence et la facture JIRAMA concernant la conformit
de ladresse du client ?
Paiement dacompte
- Une copie de la facture dacompte (prnumrot) est-
elle classe dans le dossier du patient ?
- Une lettre de rappel est-elle envoye systmatiquement
dans chambre des patients qui nont pas encore pay leur
provision ?
Facturation
- Un contrle de lexhaustivit, de lexactitude et de la
fiabilit des fiches de traabilit est-elle faite avant la
facturation ?
- Les caractres de confidentialit des dossiers mdicaux
sont-elles respectes ?
- Les repas consomms par les patients sont-elles
comptes en fonction de lheure et de la date
dadmission ? sont-ils supports par des tickets repas ?
sont-ils annexs au fiche de traabilit ?
- Existe-t-il une rgle fixe sur la mthode de calcul du
nombre de sjour ? Est-elle approuve par le Directeur ?
- Un rapprochement entre les tickets pharmacie ou les
tickets de commande, les fiches de prescription et la fiche
xviii
Comptabilisation
- Les enregistrements sur GESCOM sont-ils vrifis
avant dtre basculs la comptabilit ?
- Les factures sont-elles classes correctement ?
CYCLE TRESORERIE
ENCAISSEMENTS
- Les recettes journalires collectes sont-elles
contrles ?
- La caisse est-elle quotidiennement arrte et le billetage
fait-il lobjet dun PV sign par les caissires ?
- Les recettes verses la caisse centrale sont-elles
munies dun bordereau de versement, dun billetage ?
Sont-ils signs par les caissires ?
- Un rapprochement du bordereau avec les factures ou
reus tablis est-il fait au moment de lencaissement des
recettes ?
- Une vrification arithmtique est-elle systmatiquement
effectue ?
- Les bordereaux sont-ils signs par : les caissires, le
vrificateur et le trsorier ?
- Un double de bordereau de versement est-il class par
le service de la caisse journalire ?
DECAISSEMENTS
- Un BCD est-il tabli lors de la sortie dargent ?
- Le BCD est-il un imprim prnumrot ?
- Est-il sign et justifi par le bnficiaire lors de son
tablissement ?
- Le BCD est-il sign par le directeur avant la sortie de
fonds ?
- La sortie de fonds est-il justifi de la mme faon que
dans la procdure ACHAT ?
- Les dpenses de caisse sont-ils limits un certain
montant ?
CHEQUES
- Les carnets de chque sont-ils conservs dan un coffre
fort ?
- Les chquiers utiliss sont-ils conservs pendant
plusieurs annes ?
- Les chques annuls sont-ils dcoups puis accrochs
aux talons du chquier ?
- Lors de lmission des chques, les dcharges
xx
RAPPROCHEMENT BANCAIRE
-Un rapprochement bancaire est-il tabli au moins
mensuellement ? Est-il vrifi par le chef comptable ?
CYCLE PAIE
PAIEMENT
- Les tats des primes sont-ils vrifis et sign par le
Directeur avant la distribution des primes ?
- A la rception des primes, les employs margent-ils les
tats des primes ?
- Les virements des salaires sont-ils vrifis partir des
fiches de paie de chaque employ avant son
autorisation ?
BIBLIOGRAPHIE
- COLLINS, (L). VALLIN, (G). Audit et contrle interne, 2me dition, Paris, Dalloz,
1979. ;
WEBOGRAPHIE
- "Comptable 2000 : Les textes de base du droit comptable", Les ditions Raouf
Yach. http ://www.procomptable.com(consult le 14/07/2011) ;
- IFACI, laudit interne vers une collaboration renforce avec ses partenaires
externes, Septembre 2009, site Internet de lIFACI, www.ifaci.com, (consult le
30/07/2011). ;
- Mise en place du contrle interne, 2me dition octobre 2007, impression contrle
fdrale de finance, Monbijoustrasse 45 3003 Berne Suisse, www.efk.admin.ch
(consult le 14/07/2011) ;
- Rsultats des travaux du groupe de place tabli sous lgide de lAMF, le dispositif
de contrle interne : cadre de rfrence, janvier 2007, 49p. http ://www.dispoci.org
(consult le 08/08/2011) ;
REMERCIEMENTS .........................................................................................................i
SOMMAIRE ......................................................................................................................ii
LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................iv
LISTE DES FIGURES......................................................................................................iv
LISTE DES ABREVIATIONS.........................................................................................v
INTRODUCTION GENERALE......................................................................................01
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE LETUDE........................................03
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE ...........................................................04
Section 1 : Renseignements gnraux sur le Pavillon Sainte Fleur...............................04
1.1-Historique.....................................................................................................................04
1.2-Identification................................................................................................................05
1.2.1. Dnomination et sige social .....................................................................................05
1.2.2. Forme juridique .........................................................................................................05
1.2.3. Cadre contractuel.......................................................................................................06
1.3-Mission, objectifs, politiques et activits du PSF......................................................06
1.3.1. Mission ......................................................................................................................06
1.3.2. Objectifs et politiques................................................................................................06
1.3.3. Activits.....................................................................................................................07
1.3.3.1-Activit principale ...................................................................................................07
1.3.3.2-Activits connexes lactivit principale................................................................07
1.3.3.3- Autres activits .......................................................................................................08
1.4-Ressources ....................................................................................................................08
1.4.1-Ressources Humaines.................................................................................................08
1.4.2-Ressources financires ...............................................................................................09
1.4.3-Ressources matrielles et quipements ......................................................................09
Section 2 : Spcificits de ltablissement Sainte Fleur..................................................09
2.1-Un tablissement de concession..................................................................................09
2.2-Un tablissement but non lucratif...........................................................................10
2.3-Lautonomie financire et mode de gestion prive...................................................10
Section 3 : Environnement et taille ..................................................................................10
3.1- Micro environnement.................................................................................................11
3.1.1-Les principaux clients ou bnficiaires ......................................................................11
3.1.2-Les fournisseurs .........................................................................................................11
3.1.2.1- Achats .....................................................................................................................11
3.1.2.2-Prestations mdicales extrieures...........................................................................11
3.1.3-La relation avec les OHFOM .....................................................................................12
3.2- Macro environnement................................................................................................12
3.2.1-Lenvironnement technologique ................................................................................12
3.2.2-LEtat..........................................................................................................................12
3.2.3-Lenvironnement politico-juridique ...........................................................................13
3.2.3.1-Fiscalit : TVA, IRSA, impts et taxes ....................................................................13
3.2.3.2-Importations ............................................................................................................13
3.3-Taille .............................................................................................................................13
3.3.1-Du point de vue nombre du personnel .......................................................................13
3.3.2-Du point de vue tendu gographique........................................................................13
3.3.3-Du point de vue nombre dactivits ...........................................................................13
CHAPITRE II : STRUCTURE ORGANISATIONELLE ............................................15
Section 1 : Structure et organisation gnrale ................................................................15
1.1-Prsentation de lorganigramme ...............................................................................15
1.2-Description de lorganigramme .................................................................................15
1.2.1-Organe de supervision................................................................................................15
1.2.2-Organe excutif ..........................................................................................................16
1.2.2.1-Le Directeur ............................................................................................................16
1.2.2.2-La partie administrative ..........................................................................................16
1.2.2.3-La partie technique..................................................................................................16
Section 2 : Structure et organisation de la fonction comptable et financire ..............17
2.1- Structure .....................................................................................................................17
2.1.1-Organigramme............................................................................................................17
2.1.2-Description des attributions........................................................................................18
2.1.2.1- Directeur ................................................................................................................18
2.1.2.2-Gestionnaire ............................................................................................................18
2.1.2.3-Chef comptable........................................................................................................19
1.1.2.4-Assistante comptable ...............................................................................................19
2.2-Organisation comptable..............................................................................................20
2.2. Supports de la comptabilit ..........................................................................................20
2.2.1.1- Plan comptable : PCG malgache 2005..................................................................20
2.2.1.2-Mthodes utilises ...................................................................................................20
2.2.2-Systme comptable.....................................................................................................20
2.2.2.1-Pices justificatives .................................................................................................21
2.2.2.2-Registres comptables...............................................................................................21
2.2.2.3-Etats de synthses....................................................................................................22
CHAPITRE III : LES ASPECTS THEORIQUES.........................................................23
Section 1 : Gnralit sur le contrle interne comptable et financier...........................23
1.1-Systme de contrle interne........................................................................................23
1.1.1-Dfinition ...................................................................................................................23
1.1.1.1-Aspects comptable et financier du contrle interne ................................................23
1.1.1.2-Aspects administratifs ou oprationnels du contrle interne..................................24
1.1.2-Principes du contrle interne......................................................................................24
1.1.2.1-Principe d'organisation et sparation de fonctions ................................................24
1.1.2.2- Principe d'indpendance ........................................................................................25
1.1.2.3-Principe d'information et qualit du personnel.......................................................25
1.1.2.4-Principe de permanence..........................................................................................26
1.1.2.5-Principe d'universalit ............................................................................................26
1.1.2.6-Principe d'harmonie................................................................................................26
1.1.2.7-Principe d'intgration ou d'autocontrle ................................................................26
1.2-Le contrle interne comptable et financier ...............................................................26
1.2.1-Dfinition ...................................................................................................................26
1.2.2-Objectifs .....................................................................................................................27
1.2.3-Acteurs .......................................................................................................................27
1.2.4-Environnement de contrle ........................................................................................28
1.2.5-Processus comptable ..................................................................................................29
Section 2 : Contrle interne et organisation comptable .................................................29
2.1-La comptabilit, un lment important du contrle interne et de lorganisation de
lentit ...............................................................................................................................29
2.2-La Comptabilit, un lment directement affect par le contrle interne et
lorganisation de lentit ...................................................................................................29
2.3-Responsabilit de lorganisation et de la tenue de la comptabilit .........................30
2.4-Le chemin de rvision .................................................................................................30
Section 3. Documentation de la fonction comptable : le manuel de procdure
comptable ..........................................................................................................................30
DEUXIEME PARTIE : DIAGNOSTIC ..........................................................................32
CHAPITRE IV : ETAT DES LIEUX ..............................................................................33
Section 1 : Les processus comptables...............................................................................33
1.1-Cycle Achat ..................................................................................................................33
1.1.1-Commande .................................................................................................................33
1.1.2- Rception des commandes ........................................................................................34
1.1.3-Rception des factures................................................................................................34
1.1.4-Comptabilisation des factures dachat........................................................................34
1.1.5-Rglement ..................................................................................................................35
1.1.6-Traitement de retour des marchandises......................................................................35
1.2-Cycle revenus ...............................................................................................................36
1.2.1-Revenus de consultations externes.............................................................................36
1.2.1.1-Demande .................................................................................................................36
1.2.1.2-Paiement..................................................................................................................36
1.2.1.3-Facturation..............................................................................................................36
1.2.1.4-Comptabilisation .....................................................................................................37
1.2.1.5-Retour ou changement de commande......................................................................37
1.2.2-Revenus dhospitalisation ..........................................................................................38
1.2.2.1-Demande et admission ............................................................................................38
1.2.2.2-Paiement dacompte................................................................................................38
1.2.2.3-Collecte des pices facturer .................................................................................38
1.2.2.4-Rcapitulation sur la fiche de traabilit................................................................39
1.2.2.5-Facturation..............................................................................................................39
1.2.2.6-Rglement ................................................................................................................41
1.2.2.7-Comptabilisation .....................................................................................................42
1.2.2.8-Suivi des impays ....................................................................................................42
1.3-Cycle trsorerie............................................................................................................43
1.3.1- Encaissements ...........................................................................................................43
1.3.1.1- Au niveau du secrtariat ........................................................................................43
1.3.1.2-Au niveau de la cession ...........................................................................................44
1.3.1.3-Versement des recettes la banque ........................................................................44
1.3.2 -Dcaissements ...........................................................................................................44
1.3.3-Inventaire physique de la caisse .................................................................................45
1.3.4-Emission des chques.................................................................................................45
1.3.5-Rapprochement bancaire ............................................................................................45
1.4-Cycle personnel et paie ...............................................................................................45
1.4.1-Embauche ...................................................................................................................45
1.4.1.1-Embauche dun personnel salari ...........................................................................46
1.4.1.2-Embauche dun personnel fonctionnaire ................................................................46
1.4.2-Traitement des salaires et primes ...............................................................................47
Section 2 : Le Systme dinformation ..............................................................................47
2.1-Systme dinformation comptable .............................................................................47
2.2-Systme dinformation commerciale .........................................................................48
2.2.1-Au niveau des achats ..................................................................................................48
2.2.2-Au niveau des ventes..................................................................................................48
CHAPITRE V : ANALYSE CRITIQUE DE LEXISTANT ........................................50
Section 1 : Les points forts ................................................................................................50
1.1-Au niveau de lorganisation et du processus comptable..........................................50
1.1.1-Cycle achat .................................................................................................................50
1.1.1.1-Passation de commande ..........................................................................................50
1.1.1.2-Contrle des achats.................................................................................................51
1.1.2-Cycle revenus .............................................................................................................51
1.1.2.1-Rcapitulation avant la facturation ........................................................................51
1.1.2.2-Systme de paiement dacompte .............................................................................51
1.1.3- Cycle trsorerie .........................................................................................................52
1.1.3.1- Au niveau des Encaissements.................................................................................52
1.1.3.2-Au niveau des Dcaissements..................................................................................52
1.1.4-Cycle personnel et paie ..............................................................................................52
1.1.4.1-Au niveau du personnel ...........................................................................................52
1.1.4.2-Au niveau de la paie ................................................................................................53
1.2-Au niveau Systme dinformation .............................................................................53
1.2.1-Les ressources matrielles..........................................................................................53
1.2.2-Les ressources humaines ............................................................................................53
Section 2 : Les points faibles.............................................................................................54
2.1-Systme de traitement et dinformation....................................................................54
2.1.1 Au niveau du traitement et de la circulation des informations ...................................54
2.1.1.1-Traitement manuel des donnes ..............................................................................54
2.1.1.2-Transfert des donnes entre les diffrents services.................................................55
2.1.2-Au niveau de la scurisation des donnes .................................................................55
2.2-La procdure comptable.............................................................................................55
2.2.1-Absence dun manuel de procdure comptable..........................................................55
2.2.2-Lourdeur de la procdure en place .............................................................................56
2.3-Mthodes et organisation comptable .........................................................................57
2.3.1-Comptabilisation mensuelle des donnes...................................................................57
2.3.2-Absence de matrialisation du contrle des donnes comptables .............................57
2.3.3-Archivage des documents non scuris......................................................................57
2.3.4-La mthode dinventaire appliqu nest pas efficace. ................................................57
2.3.5-Manque de formation des personnels comptable .......................................................58
2.3.6-Cumul des fonctions et sparation des tches non respecte .....................................58
2.4-Activit du contrle .....................................................................................................58
2.4.1-Au niveau du service achat ........................................................................................58
2.4.2-Au niveau du service finance et comptabilit ............................................................58
2.4.3 Au niveau de la Direction...........................................................................................59
TROISIEME PARTIE : PROPOSITION DES SOLUTIONS, RESULTATS
ATTENDUS, CONDITIONS DE REUSSITE ET LIMITES DES SOLUTIONS.......60
CHAPITRE VI : PROPOSITION DES SOLUTIONS ..................................................61
Section 1 : Rnovation de la procdure comptable ........................................................61
1.1-Amlioration de la procdure comptable..................................................................61
1.1.1-Rgles, mthodes et instructions de bases communes toutes les activits ..............62
1.1.1.1-Collecte et vrification des pices comptables........................................................62
1.1.1.2-Comptabilisation .....................................................................................................62
1.1.1.3-Classement et archivage .........................................................................................63
1.1.2-Rgles, mthodes et instructions spcifiques chaque catgorie doprations .........63
1.1.2.1-Cycle REVENUS .....................................................................................................63
1.1.2.2-Cycle ACHAT ..........................................................................................................66
1.1.2.3-Cycle TRESORERIE................................................................................................68
1.2-Formalisation de la procdure ...................................................................................69
Section 2 : Amlioration des systmes dinformations...................................................71
2. 1-Amlioration des traitements automatiss de donnes ...........................................71
2.1.1-Vente ..........................................................................................................................72
2.1.1.1-Au niveau du secrtariat .........................................................................................72
2.1.1.3-Au niveau de la Cession ..........................................................................................72
2.1.1.4-Au niveau de la comptabilit...................................................................................72
2.1.2-Achat ..........................................................................................................................72
2.1.2.1-Au niveau de la pharmacie.....................................................................................73
2.1.2.2-Au niveau de la comptabilit...................................................................................73
2.1.2.3-Au niveau de la Direction........................................................................................73
2.2- La mise en place dun rseau local : intranet ....................................................73
CHAPITRE VII : MISE EN PLACE DES SOLUTIONS .............................................76
Section 1 : Approche pour conception dun manuel de procdure...............................76
1.1-Dmarches dlaboration dun manuel de procdure ............................................76
1.1.1-Phase de prparation...................................................................................................78
1.1.1.1-Analyses documentaires ..........................................................................................78
1.1.1.2-Observations directes des mthodes de travail .......................................................78
1.1.1.3-Interview auprs des personnels .............................................................................78
1.1.1.4-DCD ou Flow-chart ................................................................................................78
1.1.2-Phase de ralisation ....................................................................................................79
1.1.2.1-Description des procdures.....................................................................................79
1.1.2.2-Identification et valuation des risques...................................................................80
1.1.2.3-Identification des dispositifs spcifiques .................................................................80
1.1.2.4-Dfinition du fond et de la forme du manuel...........................................................80
1.1.3-Phase de synthse .......................................................................................................81
1.1.3.1-Rdaction du manuel...............................................................................................81
1.1.3.2-Validation des procdures.......................................................................................81
1.1.3.3-Diffusion du manuel ................................................................................................82
1.1.4-Phase de suivi et valuation .......................................................................................82
1.2-Cas pratique : exemple dune partie du manuel de procdure...............................82
Section 2 : Procdure de renforcement des systmes dinformations : systme
informatis-hirarchis ..................................................................................................83
2.1 Description des processus ...........................................................................................83
2.2 Le paramtrage............................................................................................................84
2.3 Mise en place du rseau : intranet .......................................................................84
CHAPITRE VIII : RESULTATS ATTENDUS, CONDITIONS DE REUSSITE ET
LIMITES ............................................................................................................................85
Section 1 : Rsultats attendus ...........................................................................................85
1.1 Rsultats lis aux RH...................................................................................................85
1.2 Informations financires fiables et en temps rel .....................................................85
1.3 Minimisation des erreurs ............................................................................................86
1.4 Bon fonctionnement des processus interne notamment ceux concourant la
sauvegarde des patrimoines .............................................................................................86
Section 2 : Conditions de russite des solutions ..............................................................87
2.1 Evaluation permanente du systme de contrle interne comptable et financier...87
2.2 Adhsion des dirigeants ..............................................................................................87
2.3 Qualit du personnel : comptence et honntet ......................................................87
2.4 Evaluation permanente du manuel de procdure ....................................................88
Section 3 : Limites des solutions.......................................................................................88
3.1-Les facteurs humains ..................................................................................................88
3.2-Outil non exhaustif pour couvrir tous les risques ....................................................88
3.3-Ne garantie pas la ralisation des objectifs ...............................................................89
3.4-Contrainte des cots....................................................................................................89
3.5-Etude des cots ............................................................................................................89
CONCLUSION GENERALE...........................................................................................92
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
TABLE DES MATIERES