CDIGO A-GLO-PR-005

PROCESO GESTIN LOGSTICA

VERSIN 01
PGINA 1 de 3
PROCEDIMIENTO CUENTA MENSUAL
VIGENTE DESDE 30/12/2015

1. OBJETIVO

Tener el registro fsico de los movimientos de ingreso, egreso o traslados de los bienes de propiedad, planta y equipo del
IDIPRON, que se generen dentro del mes, con el fin de informar al rea de Contabilidadlos resmenes de los saldos y los
movimientos as como la documentacin relacionada con las novedades del almacn y las subbodegas.

2. ALCANCE

Inicia con el primer movimiento que se realiza de ingreso, egreso o traslado de los bienes de propiedad, planta y equipo del
IDIPRON y finaliza cada mes en el momento en que se genera el proceso de la depreciacinen el software de inventarios; y
termina con la entrega de la cuenta mensual al rea de Contabilidad.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1 La documentacin de los movimientos de inventario debe permanecer en el archivo de acuerdo con los lineamientos de Gestin
Documental- Cuenta Mensual(Carpeta de ingresos, carpeta de egresos de bienes de consumo, carpeta de egresos de bienes
devolutivos, carpeta de traslados bienes de consumo entre bodegas y carpeta de Traslados bienes devolutivos).

4. GLOSARIO

ALMACN: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes devolutivos, elementos de consumo o mercancas, los
cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla con los objetivos propuestos.

ACCESORIOS: Elementos que dependen de lo principal, que son tiles casi en la medida en que exista la mquina. Ej. Forros
para cubrir del polvo, las herramientas, etc., es decir; elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la mquina.

ALMACENAMIENTO (Ubicacin): Labor de registro de los artculos y su distribucin fsica desde que ingresan o se
adquieren para su utilizacin, labor sujeta a una organizacin interna.

AVALO TCNICO: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para determinar el valor comercial o de reposicin
de un activo.

BIEN: Artculo inventariable o activo de cualquier clase, activos fijos, los materiales y artculos en proceso de produccin.

BIENES DEVOLUTIVOS: Definidos como aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque
perezcan con el tiempo por razn de su naturaleza.

BIENES DE CONSUMO CONTROLADO: Son aquellos bienes que no fenecen con su primer uso, tienen una vida til corta
y su costo de adquisicin es inferior a medio salario mnimo legal vigente y por sus caractersticas no forman parte del
inventario.

BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o
cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autnoma, y entran a
constituir o integrar otros bienes

ENCARGADO DE BODEGA: Persona encargada del manejo, custodia, organizacin, administracin, conservacin y
suministro de los bienes del Instituto.

DEPRECIACIN: Reconocimiento racional y sistemtico del costo de los bienes, distribuido durante su vida til estimada,
con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposicin de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa
o productiva del ente pblico.

INGRESOS: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no constituyan una entrada de efectivo;
tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios.

EGRESOS: Son de bienes (consumo, consumo controlado o devolutivo), que salen del almacn o bodega con destino a las
dependencias y servidores pblicos de la entidad para el desarrollo de sus funciones, para terceros en uso en desarrollo de los
convenios, cuando as se pacte en los mismos, estos bienes pueden ser nuevos o reutilizados.

REMISIN: Es aquel documento que se utiliza a instancias de un concepto mercantil para acreditar o dejar constancia de la
entrega de un pedido.

Vr. 04; 21/08/2014

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VIGENTE DESDE 30/12/2015

5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
*Relacin de
INICIO documentos
*Comprobante
de ingreso,
1. Recibir y egreso o
recopilar la Recibir de manera fsica de las traslado de
documentacin distintas sub bodegas y recopilar la bienes o Mx: 2 das
Auxiliar
documentacin (ingresos, egresos y elementos
rea de Almacn Administrativo
traslados) y archivarla en las (generado por Mn: 1 da
e Inventarios o Tcnico aplicativo
carpetas correspondientes para
Administrativo SiCapital),
organizar la cuenta mensual de los Prom:1.5 das
movimientos realizados en el mes. *Traslado,
salida y entrega
de elementos de
consumo y/o
devolutivos A-
GLO-FT-005
*Relacin de
Verificar que los comprobantes del documentos
mes (ingresos, egresos o *Comprobante
traslados)estn completos, sin de ingreso,
2. Los tachones, ni enmendaduras y egreso o
comprobantes SI traslado de
debidamente aprobados en el
estn bienes o Mx: 2 das
sistema con sus respectivos Auxiliar
completos? elementos
movimientos contables para el caso rea de Almacn Administrativo
(generado por Mn: 1 da
de los bienes devolutivos. e Inventarios o Tcnico aplicativo
NO
Administrativo SiCapital), Prom:1.5 das
Si los documentos estn completos, *Traslado,
debidamente diligenciados y salida y entrega
aprobados, contine con la de elementos de
actividad N 4, de lo contrario siga consumo y/o
con la siguiente actividad. devolutivos A-
GLO-FT-005
*Relacin de
documentos
*Comprobante
de ingreso,
egreso o
Devolver al encargado de bodega traslado de
los comprobantes de movimientos bienes o Mx: 2 das
Auxiliar
3. Devolver los del mes (ingresos, egresos o elementos
rea de Almacn Administrativo
comprobantes traslados) y registrar en la relacin (generado por Mn: 1 da
e Inventarios o Tcnico aplicativo
de entrega el motivo, volver a la
Administrativo SiCapital),
actividad nmero No. 1 Prom:1.5 das
*Traslado,
salida y entrega
de elementos de
consumo y/o
devolutivosA-
GLO-FT-005
Mx: 2 das
Suspender la realizacin de los
Auxiliar Resumen
4. Suspender el registros en el aplicativo de Mn: 1 da
rea de Almacn Administrativo mensual por
registro de los ingresos, egresos o traslados en las
e Inventarios o Tcnico grupos de
movimientos sub bodegas, hasta terminar el Prom:1.5 das
Administrativo Inventarios
cierre correspondiente con el mes.
Mx: 2 das
Auxiliar Informe de
Generar el proceso de depreciacin rea de Almacn Administrativo depreciacin Mn: 1 da
5. Generar el proceso de en el sistema de inventarios para los e Inventarios o Tcnico mensual
depreciacin bienes devolutivos. Administrativo generado por Prom:1.5 das
el aplicativo
SiCapital

Vr. 04; 21/08/2014

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PGINA 3 de 3
PROCEDIMIENTO CUENTA MENSUAL
VIGENTE DESDE 30/12/2015

RESPONSABLE DOCUMENTO/ TIEMPO

FLUJOGRAMA DESCRIPCIN
DEPENDENCIA CARGO REGISTRO (Unid)
1 Auxiliar Resumen Mx: 2 das
Elaborar cuadro resumen mensual rea de Almacn Administrativo mensual por
por grupos de Inventarios y e Inventarios o Tcnico grupos de Mn: 1 da
6. Elaborar cuadro de verificar. Administrativo Inventarios
resumen Prom:1.5 das

Mx: 2 das
Revisar el cuadro resumen mensual rea de Almacn Responsable de Resumen
7. Revisar el
por grupos de Inventarios e Inventarios rea Almacn e mensual por Mn: 1 da
cuadro de resumen
Inventarios grupos de
Inventarios Prom:1.5 das

Si el cuadro resumen mensual por rea de Almacn Responsable de Resumen Mx: 2 das
SI grupos de Inventarios est correcto e Inventarios rea Almacn e mensual por
8. El cuadro
contine con la actividad N 10 Inventarios grupos de Mn: 1 da
resumen esta
correcto?
Inventarios
Si el cuadro resumen no est Prom:1.5 das
correcto siga con la siguiente
NO actividad.
Informar de manera verbal las rea de Almacn Tcnico Resumen Mx: 2 das
9. Informar las diferencias encontradas y devolver e Inventarios Administrativo mensual por
diferencias para que su correccin. Regresando grupos de Mn: 1 da
encontradas a la actividad N 6. Inventarios
Prom:1.5 das
6

Secretaria o *Resumen
10. Enviar el Mx: 2 das
Firmar cuadro resumen mensual rea de Almacn secretario, mensual por
resumen mensual por grupos de inventarios y remitir e Inventarios Auxiliar grupos de
por grupos de Mn: 1 da
al rea de Contabilidad a travs de Administrativo Inventarios
Inventarios memorando. o Tcnico *MemorandoA
-GDO-FT-013. Prom:1.5 das
Administrativo
Secretaria o *Resumen Mx: 2 das
Recibir y archivar la cuenta rea de Almacn secretario, mensual por
11. Archivar el mensual en el almacn de acuerdo e Inventarios Auxiliar grupos de Mn: 1 da
resumen mensual con las normas y lineamientos Administrativo Inventarios
por grupos de establecidos por el rea de Gestin o Tcnico *Organizacin Prom:1.5 das
Inventarios Documental teniendo en cuenta el Administrativo de archivo de
instructivo Organizacin de archivo de gestin A-
gestinA-GDO-IN-001. GDO-IN-001
FIN

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABOR
(DD/MM/AO)
FIRMA EN ORIGINAL
Por cambio del Mapa de Procesos del Instituto, se pasa Jean Paul Pinzn
al proceso Gestin Logstica, en versin 01; Tcnico Administrativo 367/02 (e)
anteriormente se encontraba en el proceso
01 29/12/2015
Administracin de Bienes e Infraestructura, con cdigo FIRMA EN ORIGINAL
A-ABI-PR-006 en versin 01 y vigente desde Peterson Brian Medina Wintaco
29/06/2011. Contratista Oficina Asesora de
Planeacin, CPS 1277/2015

7. REVISIN Y APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Responsable del rea FIRMA EN ORIGINAL
REVIS SILVANA CANO ARENAS
Almacn e Inventarios 30/12/2015
APROBACIN FIRMA EN ORIGINAL
SANDRA LILIANA Subdirectora
LDER DE 30/12/2015
CHAVES RODRGUEZ Administrativa
PROCESO
Vr. 04; 21/08/2014