Recursos organizacionales

Las organizaciones, para lograr sus objetivos, requieren una diversidad de

recursos, stos son los elementos o medios que, administrativos correctamente,
les permitirn un rendimiento organizacional eficaz y eficiente.

Entre estos medios se incluye, por ejemplo, el mtodo para poder vender
eficientemente los bienes o servicios, resolver los problemas en el menor tiempo
posible y satisfacer las demandas de personal y las salariales.

Los recursos organizacionales se clasifican como sigue:

a) Recursos humanos.
b) Recursos financieros.
c) Recursos materiales.
d) Recursos tcnicos.

Recursos humanos. Adems del esfuerzo o la actividad humana comprenden

otros elementos, como los conocimientos, experiencias, motivaciones, intereses
vocacionales, aptitudes, actividades, habilidades, etctera.
Los recursos ms importantes son los humanos (vivientes), porque son los nicos
que pueden procesar los recursos materiales y tcnicos (inertes), as como
mejorar y perfeccionar su empleo y diseo. Son tambin los recursos ms
complejos de que dispone en una organizacin.

Recursos financieros. Comprenden todos los elementos monetarios propios y

ajenos con que cuenta una empresa, indispensables para la ejecucin de sus
operaciones. Entre los recursos financieros propios se incluye el dinero en
efectivo, las acciones, las utilidades y los ingresos por ventas. Los recursos
financieros ajenos comprenden los prstamos de acreedores, los que otorgan los
proveedores y los crditos bancarios.

Recursos materiales. Son todos los bienes fsicos necesarios para el

funcionamiento de la organizacin. stos incluyen los edificios, terrenos, mquinas
y equipo (las herramientas), tambin las instalaciones, las materias primas y
sobre todo, su proceso de transformacin.

Recursos tcnicos. Son todos aquellos medios informativos que proporcionan

orientacin para desarrollar soluciones. Comprenden los sistemas de produccin,
la tecnologa que los orienta, los procesos de produccin, el mantenimiento, el
desarrollo tcnico, los sistemas y procedimientos administrativos, los sistemas de
ventas, los sistemas de promocin y frmulas de patentes.

Figura 3.1

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Efectividad del personal en sus trabajos es la clave para el xito de la
organizacin. El problema del administrador de recursos del rea de ventas, por
ejemplo, no es el de conseguir pedidos, cambiar cuotas de venta y desarrollar
nuevos productos para vender ms; sino el encontrar, desarrollar y satisfacer a
vendedores eficientes, leales y trabajadores.

Debido a la relativa escasez de personal capacitado disponible en el mercado de

trabajo y a las solicitudes de los trabajadores de aumento de salarios, nuevas
prestaciones y otros desarrollos econmicos, los recursos humanos se han
convertido en los ms importantes de todos los recursos de un solo costo que
utiliza un administrador.

Lo anterior resalta la importancia de lograr el uso ptimo de este recurso con el

mnimo desperdicio de habilidad y talento, pues el presente y el futuro de una
organizacin depende mucho de lo bien que se administren los recursos humanos.
Para este fin, y frente al enorme desarrollo econmico actual, el administrador
necesita elevar al mximo la habilidad, satisfaccin, cooperacin y entusiasmo del
personal.

Un subsistema principal de las organizaciones

El proceso de dotacin de personal, remuneracin, capacitacin y desarrollo son

aspectos integrales de cualquier esfuerzo organizado, por consiguiente, en
cualquier tipo de organismos sociales est presente la administracin de recursos
humano, exista o no un departamento de personal. La administracin de personal
constituye una parte muy importante de la actividad administrativa y tiene races y
ramificaciones que se extienden a travs y ms all de cada organizacin. Como
tal, vas ms all de la administracin de personas por supervisores, y tambin
ms all de las responsabilidades sobre el personal que se asignan a un
administrador de un departamento especfico. Por lo tanto, la administracin de
recursos humanos es uno de los ms grandes e importantes subsistemas de todas
las organizaciones.

La efectividad del subsistema de recursos humanos se puede evaluar en trminos

de su contribucin a la efectividad con que una organizacin logra sus objetivos
particulares. Por ejemplo, uno de los objetivos principales de un hospital es el
proporcionar la mayor cantidad de atencin dentro de los lmites financieros
disponibles, as que la efectividad de la administracin de personal se podr
determinar con base en cuanto contribuye a logro de dicho objetivo.

Sin embargo, la medicin de la efectividad para lograr objetivos es un asunto muy

difcil. Para lograr no slo se deben considerar varios objetivos simultneamente,
sino tambin los objetivos a corto, mediano y largo plazos, as como las fortalezas
y debilidades de la organizacin. Por otro lado, es necesario tomar en cuenta la
amplitud del concepto de eficacia administrativa al analizar y evaluar el papel de la
administracin de personal en los organismos sociales.

La administracin de recursos humanos como sistema se compone de la unin de

varios sucesos que facilitan el proceso. Un ejemplo conocido de un proceso es el
de dotacin de personal, que es un flujo de sucesos que dan como resultado la
continua ocupacin de vacantes dentro de la organizacin. Este flujo se compone
de sucesos tales como reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin. Algunos
procesos, como el de planeacin o el de dotacin de personal, son comunes a
todas las organizaciones, aunque otros, como el proceso de remuneracin o el de
capacitacin y desarrollo, son exclusivos de algunas organizaciones.

Pero para incluir el concepto de proceso y de relacin entre sistema y proceso, e

incluir un ejemplo de la administracin de personal como sistema, es necesario
sealar que el proceso de dotacin de personal en una empresa dada se facilita
por un encadenamiento nico de personas, polticas, dispositivos y procedimientos
para controlar personal, como formas de solicitud, pruebas, entrevistas y
verificacin de referencias.

Por supuesto, el proceso de dotacin de personal constituye un subsistema del

sistema ms amplio de administracin de personal de la organizacin. Y la
organizacin total misma o cualquiera de sus subunidades, como las divisiones o
los departamentos, se pueden considerar como sistemas.

Figura 3.2

La administracin de recursos humanos como sistema abierto

Para facilitar el estudio de la administracin de recursos humanos hay que

considerar a las organizaciones, los grupos y las personas como sistemas
abiertos.
El sistema abierto describe las acciones e interacciones de un organismo social
dentro de un medio. Utilizamos el concepto de sistema abierto porque nos permite
entender de manera amplia la complejidad de las organizaciones y la
administracin de sus recursos de operacin. Este concepto es til porque no solo
nos permite visualizar los factores ambientales internos y externos como un todo
integrado, sino tambin el lugar y las funciones de los subsistemas que lo
componen. Los problemas de las organizaciones son complejos, pero el concepto
de sistema abierto nos ayuda a reconocer su naturaleza compleja y a superarlos a
pesar de esto.

En enfoque de sistemas en la administracin de personal puede dirigirse a tres

niveles de anlisis, descendiendo a categoras de sistemas ms limitados.

Chiavenato clasifica esos niveles como se muestra a continuacin:

Nivel social (macrosistema). Este nivel permite un entendimiento entre la
compleja sociedad de organizaciones y la red de interacciones entre ellas. El nivel
social puede considerarse como una categora ambiental en el estudio del
comportamiento organizacional e individual.
Nivel de comportamiento organizacional (sistema). ste permite que se vea a
la organizacin como una totalidad que interacta con su medio, compuesta por
elementos que se interrelacionan entre s y con las partes destacadas del
ambiente. Este nivel puede ser considerado como categora ambiental del
comportamiento individual.
Nivel de comportamiento individual (microsistema). Permite sintetizar la
diversidad de conceptos sobre el comportamiento, la motivacin, el aprendizaje,
etc., y comprender mejor la naturaleza humana.

Estos tres niveles pueden interceptarse en ciertos lugares, ya que comparten

aspectos comunes.

Los modelos de sistemas abiertos para el estudio de la sociedad, de los

organismos sociales y del individuo vinieron a sustituir las concepciones
convencionales de los procesos, funciones, autoridad y poder; as como los antes
rgidos y mecanicistas principios generales de la administracin.

El enfoque de sistema abierto concibe a la organizacin como un ente dinmico en

constante relacin con su con su medio ambiente, del cual recibe insumos que le
devuelven transformados en bienes o servicios. El sistema no solamente es
abierto en relacin con su ambiente, es decir, con el exterior, sino tambin en
relacin con sus componentes, o sea, con su interior. W. Bucklev seala que el
sistema abierto se adapta a su ambiente cambiando su estructura y los procesos
de sus componentes.

Para que el sistema pueda mantener sus operaciones, y tambin para que pueda
exportar los insumos transformados al medio ambiente en suficiente cantidad para
continuar el ciclo, debe recibir un flujo de recursos suficientes.

Los recursos humanos constituyen un sistema abierto a nivel micro, con objetivos
individuales, que funciona de manera diferente. En este microsistema est incluido
el personal, que tambin recibe insumos de la organizacin (en forma de
incentivos, recompensas, castigos, informaciones), percibe y procesa estos
aspectos, produce comportamientos y actitudes al desempear tareas para las
organizaciones.

Efectos del ambiente interno y externo sobre los recursos

humanos

La administracin de recursos humanos ha sido siempre influida por los cambios

que ocurren en el ambiente que rodea a los organismos sociales y los que ocurren
en el interior de stos. Por eso es de vital importancia que al estudiar la
administracin de recursos humanos se reconozca y comprendan tales influencias
del medio y su efecto en las funciones del personal.

Figura 3.3

El ambiente externo (suprasistema). El administrador de recursos humanos,

para actuar eficazmente, debe conocer el medio externo en que operan las
organizaciones, ya que slo as, comenta J. B. Webber, podra adaptarlas al medio
ambiente interno y a cualquier cambio que pudiera ocurrir en l, y ejercer algn
control sobre la organizacin por medio de una planeacin eficiente.
El medio ambiente externo se compone de suprasistemas tales como el
tecnolgico, el poltico, el social, el culturas y el econmico.

El ambiente interno (sistema). Para lograr una actuacin afectiva, el

administrador de recursos humanos deber comprender tambin el ambiente
interno en el que operan los organismos sociales. El medio interno tambin est
compuesto por sistemas, como el fsico, el tecnolgico, el social y el cultural, etc.,
los cuales influyen tanto en la satisfaccin que el personal obtiene de su trabajo
como en la eficacia con que lo realiza.

Como la sociedad cada vez le da ms importancia a la satisfaccin de sus

necesidades, las organizaciones estn presionadas para administrar mejor las
funciones de personal. Por otro lado, las prcticas de la administracin de
recursos humanos dentro de los organismos sociales influyen sobre la comunidad.
Cada organizacin tiene una filosofa y una cultura interna, y ellas determinan la
manera en que stas buscan cumplir los objetivos y planes, as como la forma en
que realizan los procesos de dotacin de personal, remuneracin, capacitacin,
etctera.

La forma en que se realizan las funciones del personal, por otra parte, afecta al
medio no de la organizacin.

Funcin de personal como sistema

Todas las organizaciones son sistemas, es decir, son unidades integradas. Los
componentes de cualquier sistema o unidad deben ser coordinados de manera
lgica y eficiente para que puedan adoptar beneficios tanto a la propia
organizacin como sus miembros individuales.

Por consiguiente, la funcin de personal no es una serie de partes sueltas en

donde cada faceta es un fragmento aislado, sino un sistema en el que cada parte
se interrelaciona con las dems para realizar acciones conjuntas.

Sin embargo, el elemento del sistema en que nos centraremos aqu es el proceso
mediante el cual una organizacin trata con las personas que la integran. Es vital
conocer cmo se realiza este proceso, pues la satisfaccin de las necesidades de
las organizaciones y de las personas que trabajan para ellas depende de la
eficacia con que ste se realice.

Las principales funciones de una organizacin estn ntimamente ligadas con el

personal. Aunque el rea del personal tradicionalmente se ha considerado como
un sistema de apoyo, est ms integrada a las funciones operacionales de las
organizaciones.

Quienes administran las actividades de produccin, por ejemplo, debern confiar

en un mayor grado en las opiniones de los directores de personal. Adems de
preguntarle al director de persona: Tendremos suficiente material para hacer esto
y aquello?, un especialista en planeacin organizacional preguntar: si
automatizamos el departamento B, necesitamos slo personal calificado?, o bien:
si computarizamos la seccin B, podremos contratar suficientes programadores y
personal especializado en informtica?, cmo tendremos que negociar con el
sindicato?, qu haremos con el personal desplazado?, cunto nos costar
contratar al nuevo personal?, qu tipo de reorganizacin se requerir?

El modelo de administracin de personal moderno representa un avance

destacado en otro aspecto importante. Las organizaciones actuales estn ms
ntimamente relacionadas con el mbito exterior que las de hace tres dcadas. El
modelo de administracin de personal moderno es el de un sistema abierto, y
representa un esfuerzo consciente (y necesario) por relacionar las operaciones de
una organizacin con el mbito exterior, en donde lo nico seguro es la
incertidumbre. El director de personal que ve las cosas desde esta perspectiva
disea planes para hacer frente a lo inesperado y est dispuesto a hacer diseos
adecuados (ms que ideales) y a aceptar resultados satisfactorios (ms que
progresos impresionantes).

Los aspectos ms sobresalientes de un modelo de funcin de personal moderno

son los que se refieren a la forma en que visualiza las organizaciones como
sistemas integrados, y a la manera en que se propone satisfacer las demandas o
exigencias crecientes del medio en que operan.

Figura 3.4

En el diagrama anterior se observa in conjunto de factores intrnsecos que se

sometern a un proceso destinado a lograr la cantidad de produccin que el
sistema de personal se haya fijado como objetivo. Estos elementos forman un
sistema dinmico, orgnico y, si alguien ha de evaluarlo con el fin de mejorar sus
resultados y planear estratgicamente su futuro, deber examinar las relaciones
que existen entre sus principales componentes con una visin de conjunto.

Los cambios que han ocurrido en el medio que rodea a las organizaciones y, por lo
tanto, a sus actividades, junto con los cambios que se han producido en los puntos
de vista y en las expectativas de los empleados sobre la vida laboral, han
modificado la misin a cumplir por el departamento de personal. Estos cambios,
as como las nuevas necesidades de las personas determinadas por la creciente
complejidad de las organizaciones, han obligado a poner mayor atencin en las
actividades de personal. Estos cambios, as como las nuevas necesidades de las
personas determinadas por la creciente complejidad de las organizaciones, han
obligado a poner mayor atencin en las actividades de personal. El nfasis en la
funcin de personal tiene como fin que vaya ms all de retener a los empleados,
para ello se requiere una planeacin y programacin cuidadosa del empleo de los
recursos.

El papel del sistema de personal

El conjunto de empleados (sindicalizados y de confianza) es el elemento principal

de la organizacin del cual se ocupa el departamento de recursos humanos. Como
todo grupo, en este tambin existe una diversidad de subgrupos interrelacionados,
los cuales al interrelacionarse influyen de manera importante en los objetivos de
las relaciones con el personal.

Los administradores de personal pueden valerse de un gran acervo de

investigacin respecto a la conducta de la persona en grupo y a la conducta de los
grupos mismos. Antroplogos, administradores, psiclogos sociales han realizado
estudios profundos sobre los organismos sociales y los grupos que los integran, es
decir, sus componentes.

Con este conocimiento se ha ampliado el campo de accin de la administracin de

recursos humanos, en la cual interviene una gran cantidad de variables. Debido a
esta diversidad de influencias, el departamento de personal debe tener una gran
capacidad integradora dentro del marco de las mltiples influencias posibles.

La organizacin, como sistema social, es un concepto terico de singular

importancia para las relaciones con los empleados, por que proporciona uno de
los fundamentos cientficos sobre el que los investigadores construyen sus
explicaciones de la conducta humana en el interior de esta. El considerar a los
organismos sociales como un sistema ha conducido al descubrimiento de
variables clave que influyen en las actitudes, acciones y decisiones de los
administradores y empleados. Considerar a la organizacin como un sistema
social puede ayudar al administrador a tomar las decisiones y a resolver de mejor
manera los problemas. Es por esto que los investigadores han usado el concepto
de sistema al analizar las relaciones con los empleados de manera interactuante.

En el siguiente diagrama se muestran las interrelaciones de la estructura

administrativa, los procesos de grupo y las metas de relaciones de los
administradores con los empleados dentro de una organizacin.

Figura 3.5
Importancia de los grupos

La tendencia a formar grupos de varias clases debe ser explicada por una teora
de la administracin. Los grupos llevan a cabo una serie de funciones importantes
tanto para el individuo como para la organizacin. Puesto que los individuos tienen
necesidades diferentes, para satisfacerlas se requiere gran cantidad de grupos
dentro y fuera de un organismo social.

Para Churchman un grupo es: Cualquier conjunto de personas identificable en

un periodo que est integrado de modo que sus acciones y objetivos sean
identificables.

Shein agrega dos dimensiones: Las personas que integran un grupo estn
conscientes de las dems y se consideran a s mismas como parte de un grupo.

Esto permite distinguir entre un mero agregado y un grupo, y clasificar a los

grupos en una serie de categoras: formal e informal, grande y pequeo, primario y
secundario, simple y complejo, temporal y permanente.

En una organizacin los grupos proporcionan las estructuras y subestructuras

mediante las cuales se realizan los procesos organizacionales para alcanzar los
planes y objetivos. Los grupos actan como mecanismos de comunicacin y
realizan actividades de tipo complejo. El proceso de establecer y mantener grupos
dio lugar al surgimiento de varios tipos de empleados especializados y a la
diferenciacin vertical y horizontal de las responsabilidades del empleado.

Para el individuo los grupos proporcionan identidades y significados que sirven

como guas para una conducta esperada. El grupo es el contexto en el que el
individuo satisface las necesidades que nacen de su naturaleza social, el individuo
necesita tener una imagen favorable de s mismo, la cual puede formar con ayuda
del grupo. Tiene, adems, una necesidad de pertenencia, la cual tambin satisface
al formar parte de un grupo.

En el trabajo, un individuo quiere pertenecer al grupo en el que respeta a sus

semejantes, quienes a su vez lo respetan a l. Dentro del grupo suceden procesos
tan fundamentales como el aprendizaje y la formacin de opiniones, actitudes y
modelos de conducta. En el contexto de los diferentes grupos se obtienen
prestigio, posicin social y aprobacin de los dems. En los grupos, las personas
tambin pueden obtener las oportunidades y recursos con los cuales pueden
lograr objetivos personas que no podran lograr de ninguna manera. Al observar
los fenmenos propios de las relaciones con los empleados se analiza la conducta
de los individuos en grupos, as como la conducta de los individuos y de los
grupos es en un medio interno (estructuras, procesos, tareas) y en uno externo
(poltico, econmico, social tecnolgico). Un enfoque integral de los sistemas trata
de explicar todas las variables complejas y sus interrelaciones, y trata de
relacionar sus diversos estados existenciales con el medio y la accin de las
variables.

Exigencias de la administracin de personal

Antes de abordar el tema de las exigencias de recursos humanos a las que se

enfrentan los directores de persona es conveniente definir qu es un director y
hacer algunos comentarios respecto al lugar que ocupan los recursos humanos
dentro de la empresa.

Director. Es el ttulo con que se denomina a una persona que est a cargo de
otras personas y es responsable de la ejecucin correcta y oportuna de las
acciones encaminadas a la consecucin de los objetivos dentro de su unidad
orgnica.

Todos los empleados, incluidos los directores, pueden englobarse en el personal

de lnea y personal asesor. El personal de lnea participa directamente en la
produccin de bienes o en la presentacin de servicios de la empresa. Por
ejemplo, en una empresa que fabrica computadoras, se considera empleados de
lnea a las personas que trabajan en produccin, ingeniera y envos. Un director
de lnea dirige al personal de lnea.

El personal asesor es aquel que apoya la funcin de lnea. Por ejemplo, se

considera personal asesor a las personas que trabajan en una unidad orgnica
(departamento de personal) porque su trabajo consiste en proporcionar servicios
de apoyo a los trabajadores de lnea.

En la figura 3.6

En el diagrama se resumen las principales exigencias que a partir de la dcada de

los aos noventa han tenido que enfrentar los directores de personal, es decir, el
rea de funciones de personal. Las empresas que satisfacen dichas exigencias de
mejor manera tienen ms posibilidades de sobrevivir que las que no lo hacen.
stas pueden clasificarse, de acuerdo con su origen, en exigencias del: entorno, la
organizacin o el individuo.