Presupuesto y diferentes controles para la gestin

administrativa.
El control debe servir de gua para alcanzar eficazmente los objetivos
planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (tcnicos,
humanos, financieros, entre oros.). Por ello podemos definir el control de
gestin como un proceso de retroalimentacin de informacin de uso
eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los
objetivos planteados.

Fines del Control de Gestin

El fin ltimo del control de gestin es el uso eficiente de los recursos

disponibles para la consecucin de los objetivos. Sin embargo podemos
concretar otros fines ms especficos como los siguientes:

Informar
Consiste en transmitir y comunicar la informacin necesaria para la toma
de decisiones.

Coordinar
Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecucin de
los objetivos.

Evaluar
La consecucin de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y
su valoracin es la que pone de manifiesto la satisfaccin del logro.

Motivar
El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la
consecucin de los objetivos.
Los condicionantes del control de gestin:

El primer condicionante es el Entorno. Puede ser un entorno estable o

dinmico, variable cclicamente o completamente atpico. La adaptacin al
entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. Los
Objetivos de la empresa tambin condicionan el sistema de control de
gestin, segn sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y
medioambientales, etc. La estructura de la organizacin, segn sea
funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende
objetivos y sistemas de control tambin distintos.

El Tamao de la empresa est directamente relacionado con la

centralizacin. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la
descentralizacin, pues hay ms cantidad de informacin y complejidad
creciente en la toma de decisiones.

Por ltimo, la Cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones

humanas en la organizacin, es un factor determinante del control de
gestin, sin olvidar el sistema de incentivos y motivacin del personal.

Instrumentos del Control de Gestin:

Las herramientas bsicas del control de gestin son la planificacin y

los presupuestos. La planificacin consiste en adelantarse al futuro
eliminando incertidumbres. Est relacionada con el largo plazo y con la
gestin corriente, as como con la obtencin de informacin bsicamente
externa. Los planes se materializan en programas. El presupuesto est
ms vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma ms
exacta los objetivos, concretando cuantas y responsables. El
presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificacin
operativa; se realiza para un plazo de das o semanas, con variables
totalmente cuantitativas y una implicacin directa de cada departamento.
 El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir
una mayor implicacin; no se debe imponer, porque originara desinters
en la consecucin de los objetivos. La comparacin de los datos reales,
obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede
originar desviaciones, cuando no coinciden.

Las causas pueden ser:

Errores en las previsiones del entorno: estimacin de ventas, coste de

ventas, gastos generales, etc. Errores de mtodo: poca descentralizacin,
escaso rigor temporal, falta de coordinacin entre contabilidad y
presupuestos, entre otros.

Errores en la relacin mediosfines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de

los medios, etc. Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones,
tanto estratgicas (revisin y/o cambio de plan y programas), como
tcticas u operativas (revisin y/o cambio de objetivos y presupuestos).
Se pueden citar otras herramientas operativas como: la divisin de
centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuacin y
la direccin por objetivos.

Responsabilidades del control

Facilitan la comunicacin y negociacin de objetivos.
Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de
decisin.
Estimulan la motivacin y la iniciativa.
Facilitan la evaluacin de la actuacin de cada responsable y de la
identificacin de problemas.

Una vez determinados los centros de responsabilidad se establecen

parmetros que permitan:

Establecer los objetivos iniciales de las diferentes unidades.

Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de
cumplimiento de las actividades y responsabilidades de cada
centro
 Disear el sistema de informacin que facilite la toma de
decisiones y el control.
Facilitar la definicin de los objetivos al concentrarse en sta los
indicadores.
Medir la contribucin de cada centro al resultado. Evaluar la
actuacin de cada responsable.

Fases del Control de Gestin:

Fase 0: Situacin inicial

Fase 1: Acciones simultaneadas

Fase 2: Acciones simultaneadas.

Fase 3: Puesta en marcha de previsiones a corto plazo

Fase 4: Acciones simultaneadas.

Fase 5: Extensin del proceso presupuestario a dos o tres aos.

Fase 6: Concordancia en el tiempo de los elementos.

Fase 7: Integracin formal

Fase 8: Delegacin de responsabilidades de gestin.

El Control de Gestin tiene como tema principal lograr que cada uno de
los integrantes de una organizacin tenga el uso eficiente y eficaz de los
recursos que dispone la misma para as de esta manera lograr optimizar
los objetivos planteados. Tambin Consiste en transmitir y comunicar la
informacin necesaria para la toma de decisiones.

Una organizacin debe coordinar y encaminar todas las actividades

eficazmente a la consecucin de las actividades. Para que los integrantes
de la empresa logren optimizar las metas trazadas, es importante que la
misma los motive, el impulso y la ayuda a todo responsable es de capital
importancia para la consecucin de los objetivos.