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Manual Oficial
ndice
1. Acceso a la Aplicacin y Alta de Empresas ........................................................17
1.1. Presentacin y Objetivos ............................................................................................... 17
1.2. Acceso a la Aplicacin ................................................................................................... 17
1.2.1. Panel de Gestin ..................................................................................................... 17
1.2.2. Acceso a FacturaPlus Elite ...................................................................................... 24
1.2.3. Apariencia de FacturaPlus Elite .............................................................................. 26
1.2.4. Copias de Seguridad ............................................................................................... 43
1.2.5. Organizacin de Ficheros ........................................................................................ 56
1.3. Creacin de empresas .................................................................................................. 59
1.3.1. Alta de empresas..................................................................................................... 59
1.3.2. Reg. Mercantil ......................................................................................................... 61
1.3.3. Importacin .............................................................................................................. 62
1.3.4. Gestin de Datos Babel ........................................................................................... 62
1.4. Opciones de Configuracin ........................................................................................... 63
1.4.2. Perifricos ............................................................................................................... 77
1.4.3. Correo electrnico ................................................................................................... 81
1.4.4. Configurar paquete ofimtico .................................................................................. 82
2. Personalizacin ......................................................................................................85
2.1. Contadores .................................................................................................................... 85
2.2. ContaPlus ...................................................................................................................... 86
2.3. Ventas ........................................................................................................................... 88
2.4. Compras ........................................................................................................................ 90
2.5. Valores por Defecto ....................................................................................................... 92
2.6. Envo ............................................................................................................................. 94
2.7. Modo de Trabajo ........................................................................................................... 95
2.7.1. Valores de control.................................................................................................... 96
2.7.2. Stocks...................................................................................................................... 97
2.7.3. Actualizaciones automticas ................................................................................... 98
2.8. Documentos .................................................................................................................. 99
2.9. Clculo......................................................................................................................... 101
2.9.1. Control de Ubicaciones ......................................................................................... 101
2.9.2. Control de almacn ............................................................................................... 102
2.9.3. Mtodo para el clculo de costes promedio .......................................................... 102
2.9.4. Bases para el clculo del Recargo Financiera....................................................... 103
2.9.5. Clculo de la Base Comisionable .......................................................................... 103
2.9.6. Propiedades .......................................................................................................... 104
2.10. Mscaras. .................................................................................................................... 104
2.11. Plantilla ........................................................................................................................ 104
2.12. Prctica........................................................................................................................ 105
En este caso la aplicacin que tenemos entre manos est equipada con una tecnologa
sofisticada, en lo que se refiere a seguridad, bases de datos, y manejabilidad, adecundose con
los valores que caracterizan a Sage, sencillez, agilidad, integridad, confianza e innovacin.
Consolidar las bases del rea comercial y se pueda mover con seguridad en la aplicacin
para un control completo de la gestin administrativas y comercial que demandan las
empresas en el transcurso del negocio.
Hoy por hoy los conocimientos y la aplicacin de estos sobre una herramienta de trabajo
como FacturaPlus es algo fundamental para llevar un control administrativo y comercial,
sea cual sea el tamao de dicha facturacin.
Este manual nos servir para plasmar la documentacin generada por una empresa en el
software de gestin ms vendido en Espaa, del modo ms sencillo y gil
Una vez que sabemos las funcionalidades de la aplicacin para aprovechar al 100% sus
posibilidades, podremos enmarcar el objetivo de este curso:
Plasmar en la aplicacin todos los documentos comerciales generados por una empresa:
facturas de compras, ventas, recibos de cobros, pagos, remesas de recibos, control de
comisiones, etc.
Elaborar los distintos informes pedidos por otros departamentos de la empresa, para la
toma de decisiones en cuanto a ventas, compras, gestin de inventario, previsiones de
cobros y pagos etc.
1. Acceso a la Aplicacin
y Alta de Empresas
1. Acceso a la Aplicacin y Alta de Empresas
1.1. Presentacin y Objetivos
En esta unidad veremos los pasos para acceder a la aplicacin de forma correcta, as como las
utilidades que nos ofrece el Panel de Gestin como herramienta de consulta e informacin.
Por ltimo estudiaremos las ventajas de enlace con otras aplicaciones de Sage y la
compatibilidad con Office.
Para acceder a la aplicacin, dentro del Panel de Gestin, hacemos un clic en el icono
FacturaPlus Elite.
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En la parte derecha del Panel de Gestin encontramos la Pgina Web de Sage SP por medio
de la cual estaremos informados de cualquier novedad, cambios legales, actualizaciones y
ofertas.
18 FacturaPlus 2012
En la parte izquierda encontramos los accesos para entrar al programa de FacturaPlus y las
utilidades anteriormente comentadas
Como se puede observar en la imagen anterior, aparecen los programas de Sage SP instalados
en el ordenador, si queremos acceder a otra aplicacin, simplemente hacemos clic sobre ella y
aparecen los iconos relacionados con dicha aplicacin.
1.2.1.1. Configuracin
Tambin disponemos de la opcin de configurar cierta forma de actuar del Panel de Gestin
mediante el siguiente botn:
Esta opcin nos permite desactivar temporalmente del panel de gestin aquellas aplicaciones
antiguas que ya no usemos, desmarcando el check de la aplicacin, esta desaparecer del
panel la prxima vez que accedamos al Panel.
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Si ms adelante necesitamos acceder a una aplicacin desactivada, realizaremos los mismos
pasos, accedemos a configuracin, marcamos la aplicacin, cerramos el panel de gestin y
volvemos a abrirlo, la aplicacin estar disponible de nuevo.
Conexin
Esta opcin nos permite desmarcar el check para que no aparezca la pregunta para conectar a
Internet en caso de no disponer de conexin, o bien, no quiera que se enlace con la pgina de
Sage tambin puede marcar la opcin que aparece debajo de la pantalla llamada deshabilitar
comunicacin con Sage.
20 FacturaPlus 2012
Opciones de Inicio
Detectar nuevas aplicaciones al inicio: Si tenemos marcado este check el panel de gestin
comprobar cada vez que accedamos si existe alguna aplicacin nueva.
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Suscripciones
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1.2.1.2. Otras Opciones
A continuacin veremos los accesos de los cuales disponemos en el Panel de Gestin.
Copias de Seguridad: Para realizar las copias de seguridad tenemos que acceder a travs
de este icono, esta utilidad ser objeto de estudio en posteriores temas.(Apartado 1.2.4 )
Organizacin de Ficheros: Esta opcin nos permite mantener las bases de datos del
programa depuradas de informacin innecesaria y comprobar la integridad de los datos, se
expondr en captulos posteriores (Apartado 1.2.5 )
Ayuda general: Pulsando en este botn, se nos abrir la ventana con la ayuda del
programa, pudiendo de esta manera realizar una consulta sin necesidad de abrir la
aplicacin.
Desinstalacin: Esta utilidad nos permite desinstalar la aplicacin del ordenador, en caso
de realizar esta operacin proceda con precaucin
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Aadir Aplicaciones: Sirve para forzar la bsqueda de alguna aplicacin de Sage SP que
se haya instalado, para incluirla en el Panel de Gestin
IMPORTANTE
Es importante realizar un solo clic en el icono de acceso, ya que si realizamos ms de un
clic, la aplicacin intentar entrar tantas veces como clic de ms hayamos realizado, y
mostrar ventanas informndonos de la imposibilidad de acceder ms de una vez en el
mismo ordenador, molestando bastante la operativa.
24 FacturaPlus 2012
Es obligatorio que el usuario acceda mediante una contrasea de al menos 8 caracteres,
distingue entre maysculas y minsculas, para acceder necesitamos incluir dicha contrasea,
esta contrasea debe ser definida en la gestin de usuarios.
IMPORTANTE
Si es la primera vez que se accede a la aplicacin, tenemos que aadir la contrasea al
usuario Supervisor, este usuario es el usuario especial, que se crea al instalar el programa
y va a tener todos los permisos posibles y no se puede configurar ms adelante, por tanto
debemos aadir la contrasea, repetir la contrasea para confirmar el dato, y adems
incluir una pregunta de control y una respuesta por si en un futuro no recordamos la
contrasea poder acceder respondiendo correctamente a esa pregunta.
Si queremos acceder con otro usuario hacemos clic sobre el men desplegable y
seleccionaremos el usuario deseado, indicando su clave.
En el caso de seleccionar un usuario que ya est siendo utilizado, nos aparece el siguiente
aviso para que actuemos segn lo ms conveniente.
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1.2.3. Apariencia de FacturaPlus Elite
En la siguiente ventana se muestra la apariencia de FacturaPlus Elite.
Sin embargo esta configuracin es modificable por el usuario, se pueden agregar y quitar
botones para adaptar la barra al modo de trabajo de cada usuario, para cambiar esta
disposicin accedemos al men til / Perfiles de Usuarios / Barra de Botones
26 FacturaPlus 2012
IMPORTANTE
La adaptacin de la barra de botones es modificable por cada uno de los usuarios, es
decir, cada usuario puede tener su propia barra de botones configurada.
En estos mens encontramos todas las funcionalidades de la aplicacin, estos mens no son
configurables
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IMPORTANTE
Con la introduccin del Men Vertical el acceso a las distintas opciones es ms intuitivo y
rpido, sin embargo, en este manual se explicarn las distintas funcionalidades a travs del
men y la barra de botones superior clsica.
De todos modos siempre podr acceder a las distintas opciones de la aplicacin a travs
del men horizontal, de la botonera superior o mediante el nuevo Panel de Exploracin
(Men Vertical).
28 FacturaPlus 2012
Como puede observar el desglose de men es similar al men superior u horizontal, General,
Sistema, Almacn...Navegar por el Panel de Exploracin es muy sencillo de ah que
recomendamos su uso. A continuacin pasamos a explicar su composicin y funcionalidades.
Barras de Men
Para movernos por el Panel de Exploracin debemos hacerlo a travs de las barras de men. Al
pulsar la barra, sta cambiar de color azul a amarillo, el Ttulo inicial tomar el nombre de la
barra de men y las opciones de su men se visualizarn. Las barras de men pueden
configurarse, si desea saber ms consulte la Personalizacin del Panel.
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Opciones
Dentro de cada barra de men se encuentran las opciones (acciones) separadas por
CABECERAS, podemos encontrar:
Tareas
Contiene opciones de aadir nuevos registros en la aplicacin, como nuevo cliente,
nueva promocin, nuevo artculo, etc.
Buscar
Le dar acceso directo a la opcin para localizar un registro/s determinados dentro de
la opcin. Para realizar de forma ms fcil la bsqueda dispone de un filtro situado
arriba a la derecha para ordenar los registros de la opcin.
30 FacturaPlus 2012
Utilidades
Cuando tenemos varias ventanas abiertas y deseamos visualizarlas todas a la vez podremos
hacerlo situando el ratn sobre una de las pestaas y al pulsar el botn derecho seleccionar
alguna de las siguientes opciones.
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Si pulsa la opcin de Maximizar la ventana volver a su estado normal. Para cerrar todas las
ventanas pulse Cerrar todas.
Arrastrando la barra superior formada por una lnea de puntos podr aumentar o disminuir el
tamao del Panel de Exploracin.
Al disminuir el tamao del Panel las barras de men que no quepan en el tamao elegido se
minimizarn en la parte inferior en forma de iconos. Para seleccionar el men minimizado slo
deber pulsar el icono, este se pondr sobre un fondo amarillo y pasar al ttulo inicial
visualizando las distintas opciones del men seleccionado.
Men de Control: Al pulsar este icono situado en la barra inferior del panel se desplegar
un Men de Control con las siguientes opciones:
Opciones del Panel de Exploracin: Permite subir, bajar u ocultar los iconos de men.
32 FacturaPlus 2012
Agregar o quitar botones, podr aadir, ocultar botones del Panel de Exploracin, as como
subir y bajar las opciones para obtener un orden personalizado.
Cada opcin del panel de exploracin incorpora un escritorio propio, relacionado con su
naturaleza, es decir en el escritorio de sistema tenemos herramientas relacionadas con
creacin de tablas.
Todos los paneles disponen de la opcin Comenzar Tarea, en ella aparecen aquellas acciones
ms utilizadas para tener un acceso a ellas ms rpido, este apartado no es configurable.
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Tambin disponemos de informacin tipo tabla o tipo grfico, en este ejemplo disponemos de la
opcin de ver los ltimos artculos vendidos.
En el siguiente grfico disponemos del siguiente icono que nos permite cambiar la informacin
obtenida
34 FacturaPlus 2012
Si pulsamos nos permite cambiar los datos.
Adems y como mdulos comunes podemos nombrar a los siguientes (para ambos se necesita
conexin a internet):
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Informacin y lector de noticias
El primero, Informacin, es donde se mostrarn las novedades tanto legales como tcnicas del
producto, el segundo es un blog al cual podemos suscribirnos pulsando arriba en Suscripciones
Blog Sage.
36 FacturaPlus 2012
Favoritos
Como panel interesante, disponemos de Favoritos, el cual nos permite aadir un acceso directo
de aquellas ventanas que usemos habitualmente marcando el botn Favoritos de dicha
ventana.
Adems es posible incluir archivos o documentos externos, como Excel, Word, pdf...etc.
Para poder incluir una hoja de Excel como vemos en la imagen tenemos que arrastras dicho
archivo hasta el apartado de favoritos.
Personalizar escritorio
Se mostrar la siguiente ventana la cual no permite aadir o quitar los paneles disponibles.
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En la parte inferior podemos ordenar con los botones arriba/abajo, cambiar las propiedades de
cada apartado y aadir nuevos paneles.
Se muestran los posibles paneles a aadir, en nuestro ejemplo vamos a aadir el grfico de
masas patrimoniales, nos situamos sobre l y pulsamos en Siguiente.
38 FacturaPlus 2012
Nos pide que le indiquemos un nombre y en algunos informes el periodo tiempo de la
informacin pedida, pulsamos Aceptar.
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En la parte inferior del escritorio de empresa se muestra el panel
TRUCO
Si tenemos varias ventanas abiertas dentro del programa y queremos acceder rpidamente
al escritorio Sage, podemos llamarlo pulsando F3
Esta opcin nos permite introducir el usuario y la clave para acceder a la zona de exclusivo
clientes de Sage y poder realizar esta conexin de forma ms gil.
40 FacturaPlus 2012
Si los datos son correctos se quedarn guardados para acceder desde la pestaa Zona de
Acceso Exclusiva
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Sage Responde
Esta pestaa sirve para la interlocucin del cliente con el servicio tcnico desde dentro de la
aplicacin. Su autorizacin se realiza con los datos almacenados en Datos Exclusivo Clientes.
Sage Sugerencias
Opcin donde podemos enviar sugerencias sobre la aplicacin con el objetivo de mejorar las
necesidades de nuestros clientes.
42 FacturaPlus 2012
1.2.4. Copias de Seguridad
Es muy importante la realizacin de copias de seguridad peridicas de la informacin, debido a
que en caso de incidencias no deseadas podemos perder valiosa informacin y trabajo.
La opcin para realizar o recuperar una copia de seguridad est disponible en el Panel de
Gestin.
El panel nos muestra la entrada a todas las aplicaciones de Sage SP, pulsamos en el icono de
Copias de Seguridad
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Dentro de la nueva ventana, tenemos tanto la opcin de hacer copias de seguridad como de
recuperarlas, comencemos por la copia.
44 FacturaPlus 2012
En la parte superior izquierda, tenemos la casilla de validacin "Copia completa", si la
marcamos, la copia, se realiza de todas las empresas, y lo que es ms importante, guarda en la
copia todos los ficheros maestros de la empresa, convenios, impresoras, usuarios,
personalizaciones del generador de informes, etc.
Al pulsarlo, se activan todas las empresas.
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Pulsamos ahora en el botn Destino, que aparece en la parte inferior de la
pantalla, mediante este botn podemos acceder al lugar donde queremos guardar la copia de
seguridad.
46 FacturaPlus 2012
Seleccionamos la carpeta, vamos a guardarlo dentro de la unidad C: en la carpeta Mis
documentos en la carpeta copia creamos usando el botn Crear carpeta nueva.
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Aceptamos de nuevo, y tenemos preparada la opcin para poder realizar la copia.
48 FacturaPlus 2012
Para terminar pulsamos el botn Finalizar de la ventana Comprimiendo empresas.
En la ventana de atencin, nos indica el espacio que necesitamos para guardar la copia,
pulsamos S y, a continuacin, en el botn Aceptar.
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La copia se ha realizado con xito. Pulsamos en Aceptar.
50 FacturaPlus 2012
Para finalizar pulsamos el botn Cerrar.
El panel nos muestra la entrada a todas las aplicaciones de Sage SP, pulsamos en el icono de
Copias de Seguridad
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IMPORTANTE
La opcin de recuperar copias de seguridad reemplaza informacin, por lo tanto debemos
estar seguros de los pasos que realizamos, porque podemos perder informacin si
recuperamos una copia antigua.
52 FacturaPlus 2012
Dentro de la pantalla, tenemos tanto la opcin de hacer copias de seguridad como de
recuperarlas.
El nico botn que est activo es Origen, en l localizaremos el fichero de copia de seguridad
donde lo tenemos guardado, Pulsamos en l.
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Localizamos la ruta donde est guardada la copia de seguridad y en la parte superior izquierda
de la pantalla, aparece ya el catlogo de copias de seguridad, hacemos doble clic sobre l.
54 FacturaPlus 2012
Pulsamos el botn Aceptar.
Pulsamos en Finalizar.
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1.2.5. Organizacin de Ficheros
La aplicacin dispone de la utilidad de organizacin de ficheros, esta opcin borrar toda la
informacin temporal que se genera durante la introduccin de registros, adems borrar
definitivamente registros previamente borrados, esta opcin es recomendable realizarla cada
cierto tiempo con el fin de mantener en un estado saludable las bases de datos de la aplicacin.
Para realizar esta operacin disponemos de dos vas, la primera dentro del men til/
Organizacin de Ficheros, esta va nicamente organizar ficheros de la empresa activa, la
segunda aparece en el Panel de Gestin, mediante esta segunda se puede organizar ficheros
de varias empresas a la vez.
Accedemos al Panel de Gestin a travs del acceso directo disponible en el escritorio llamado
Organizacin de Ficheros
56 FacturaPlus 2012
Nos validamos como usuario y accedemos a la aplicacin.
Para organizar ficheros marcamos las empresas que queremos organizar pulsando en el men
Marcar o en Todas si lo que queremos en organizar todas las empresas, de este modo se
observar que la/s empresa/s marcadas aparecen con un aspa azul.
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Una vez marcadas la/s empresa/s que queremos organizar ficheros pulsamos en Generar, la
aplicacin comenzar con el proceso
Este proceso puede durar varios minutos, ms tiempo cuantos ms datos tengamos en la
aplicacin, se recomienda, una vez iniciado el proceso, no cancelarlo.
Peridicamente
IMPORTANTE
Si alguna empresa est bloqueada, porque se ha quedado dentro un usuario, al intentar
marcarla para organizar ficheros la aplicacin nos mostrar el siguiente mensaje:
58 FacturaPlus 2012
1.3. Creacin de empresas
En esta unidad estudiaremos los pasos para la correcta creacin de una empresa en
FacturaPlus.
Nombre Sagetronics, SL
CIF/NIF B28525566
Poblacin Madrid
Provincia Madrid
Telfono 915558899
Fax 915558898
Email comercial@sagetronics.es
Con estos datos, vamos al men que hemos indicado anteriormente, y nos aparecer la
siguiente ventana.
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En esta pantalla deberemos aadir, aparte de todos los datos fiscales indicados, los siguientes:
Cdigo: Campo numrico, de dos posiciones de uso obligatorio y nico, es decir, no puede
estar repetido en ninguna otra empresa.
Representante legal para menores de 14 aos: Se aadirn los datos de quien representa al
menor de 14 aos, cuando sea propietario de la empresa.
IMPORTANTE
Si se aade una clave en la empresa, los usuarios que tengan que acceder a ella debern
conocer tanto su clave de usuario como la clave de empresa, en caso contrario, no podrn
entrar en la empresa.
Nivel de seguridad: Campo numrico, de una posicin podremos poner los nmeros del 1 al 9.
Este campo va asociado con la configuracin del usuario, de tal manera que si el usuario tiene
un nivel de seguridad menor que el de la empresa, no tendr acceso a esta empresa.
60 FacturaPlus 2012
Imagen del logo: Pulsando el botn , podremos seleccionar el fichero de imagen donde este
el logotipo de nuestra empresa para que aparezca en los documentos que aadamos por
pantalla.
Ajustar tamao: Con este check podemos configurar el alto y el ancho de la imagen a un
mximo predefinido en pantalla.
Fondo transparente: Al marcar este check hace, que si el fondo de la imagen, es blanco, se
ponga del mismo color que el fondo de la pantalla.
Aplicar Punto verde en ventas: Si pulsamos este check el programa nos permitir poner un
PV a aquellos artculos que se reciclen.
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Estos datos sern obligatorios en el caso de que vayamos a utilizar la opcin de facturacin
electrnica que veremos con ms detenimiento en la leccin correspondiente.
1.3.3. Importacin
Desde esta ventana, podremos seleccionar una empresa, en la que tengamos datos que
queramos pasar a la empresa que estamos creando.
De esta manera, aparte de copiar clientes, proveedores, artculos, etc., podremos seleccionar
que documentos deseamos pasar de la empresa origen a la nueva.
IMPORTANTE
Los documentos que pasen de una empresa a otra tienen que estar pendientes de recibir o
de servir, en el caso de que estn parcialmente servidos/recibidos, la aplicacin slo
pasar los artculos que estn pendientes de la accin correspondiente.
62 FacturaPlus 2012
1.4. Opciones de Configuracin
El objeto de estudio de este apartado es la configuracin de usuarios y el modo de adaptar la
aplicacin a los cada uno de ellos, segn su tipo de implicacin.
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IMPORTANTE
Solamente el supervisor puede cambiar la contrasea del supervisor.
IMPORTANTE
La contrasea tiene que contener al menos 8 caracteres y distingue entre maysculas y
minsculas.
Aadir
64 FacturaPlus 2012
Si queremos que este usuario se pueda usar dejaremos Activo, si no queremos usarlo de
momento pondremos Baja.
IMPORTANTE
Un usuario diferente al supervisor tiene tres oportunidades para escribir correctamente la
contrasea cuando intenta acceder a la aplicacin, si agota esas tres oportunidades la
aplicacin cambia automticamente el estado al usuario a Baja, impidiendo acceder de
nuevo aunque complete correctamente la contrasea, hasta que otro usuario con permisos
cambie el estado a Activo.
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El campo grupo es opcional, podemos crear un grupo de accesos, este grupo de accesos es
quien tiene la restriccin a ciertos mens, por defecto la aplicacin crea el grupo
Administradores , este grupo tiene acceso a todos los mens del programa, de momento
dejamos este campo en blanco ms adelante explicaremos como configurar los grupos.
Por ltimo el check Cambiar contrasea en prximo inicio aplicacin permite cambiar la
contrasea al usuario en el siguiente acceso a FacturaPlus, para que slo este usuario sea
quien conozca la contrasea.
1.4.1.2. Mapas
A travs del botn Mapas asignamos los mens a los cuales queremos que el usuario
tenga acceso y a cules no.
66 FacturaPlus 2012
En la siguiente ventana se muestran todos los mens del programa, por defecto como se puede
observar aparecen todos con un aspa roja, esto significa que el usuario, por defecto, no tiene
acceso a ningn men.
Para otorgar los permisos tenemos que usar los iconos que aparecen en la parte derecha.
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Los tres botones que aparecen debajo de Opcin Seleccionada sirven para dar el acceso
correspondiente al men que tenemos resaltado en azul.
Los tres botones que aparecen debajo de Men Completo sirven para dar el acceso
correspondiente a todos los mens.
En el ejemplo queremos que el usuario acceda a todos los mens, para ello pulsamos en el
botn Acceso Total que tenemos en Men Completo
68 FacturaPlus 2012
Pulsamos Continuar
1.4.1.3. Informes
Tambin tenemos que dar accesos a los informes, que listamos desde Informes/Estadsticas e
Informes, que permitimos listar o modificar a los usuarios a travs del botn Informes.
Aparece la siguiente ventana donde tenemos que dar accesos a los informes, el funcionamiento
es el mismo que el anteriormente explicado en mapas.
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Los permisos que tenemos en esta ventana son:
Todos
70 FacturaPlus 2012
Categora
Informe
Pulsamos Aceptar.
71
1.4.1.4. Listados
Igualmente tenemos que dar los permisos de accesos a los listados estndar que encontramos
en el men Informes / Estadsticas e informes Standard
Se muestra la siguiente ventana donde aparecen los listados con un aspa roja, es decir sin
Acceso, para darles acceso procedemos del mismo modo que anteriormente.
En este caso no existe la opcin total, debido a que estos listados no se pueden modificar
dentro de la aplicacin.
Todos
72 FacturaPlus 2012
Listado
En nuestro caso queremos que el usuario tenga acceso a todos los listados.
73
1.4.1.5. Creacin de Grupos de Usuarios
Un grupo de usuarios es un grupo de accesos a la aplicacin, todos los usuarios que
pertenezcan a este grupo se les asignarn los accesos que tenga el grupo.
IMPORTANTE
El grupo administradores, es el grupo especial que se crea por defecto por el programa,
este grupo no se puede eliminar ni modificar.
74 FacturaPlus 2012
Completamos el campo cdigo y opcionalmente podemos aadir una descripcin, disponemos
de las mismas opciones que permiten que caduque la contrasea de los usuarios, porque los
usuarios que pertenezcan a este grupo, heredarn los das en el que caduca su contrasea.
Pulsamos Aceptar
A continuacin tenemos que acceder al botn Mapas de Accesos para asignar a los mens
que van a tener acceso aquellos usuarios que pertenezcan a este grupo.
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En el ejemplo, los usuarios que pertenezcan al grupo Auxiliares Contables tendrn acceso total
nicamente a Clientes.
Pulsamos Continuar y la aplicacin nos pide confirmacin para aplicar los cambios a usuarios
que previamente ya pertenecieran a este grupo, pulsamos en S
76 FacturaPlus 2012
1.4.2. Perifricos
Dentro del men til / Perfiles de Usuarios / Perifricos debemos configurar las impresoras con
las que queremos trabajar en FacturaPlus Elite.
Estas impresoras se aaden por usuarios, por lo tanto este proceso debemos hacerlo por cada
usuario.
Pulsamos en el botn Aadir, que tenemos en la parte izquierda, aparecen las impresoras
instaladas en Windows.
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Hacemos doble clic sobre la impresora deseada y pulsamos Aceptar
Una vez aadida la empresa debemos configurar el tamao de la letra, para ello usamos el
botn que aparece a la izquierda llamado Opciones.
78 FacturaPlus 2012
En opciones tenemos tres tipos de letra Normal, Comprimida y Expandida, se recomienda la
siguiente configuracin.
Courier New
Normal o 11
Arial
Courier New
Comprimida o 7
Arial
Courier New
Expandida o 21
Arial
79
Pulsamos Aceptar
Este proceso debemos hacerlo con todas las impresoras que queramos usar en la aplicacin y
para cada usuario.
80 FacturaPlus 2012
1.4.3. Correo electrnico
Desde el men til podemos configurar la cuenta de correo con la que queremos trabajar en
nuestra aplicacin e indicar qu puerta de enlace desea utilizar.
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1.4.4. Configurar paquete ofimtico
Desde el men til tambin podemos configurar el paquete ofimtico con el que contamos en
nuestro ordenador, o con el que quiere que se abran los documentos que le ofrece la aplicacin.
Disponemos de dos opciones que son: Microsoft Office y Open Office.
82 FacturaPlus 2012
2. Personalizacin
83
84 FacturaPlus 2012
2. Personalizacin
Dentro de esta opcin pondremos los datos para un mejor y ms eficaz funcionamiento del
programa, ya que podemos automatizar una serie de funciones y campos que nos van a ayudar
a introducir los datos de los documentos y el control, tanto comercial como financiero de la
empresa.
Para poder entrar en esta opcin debemos seguir la ruta. til / Entorno del Sistema /
Personalizacin
2.1. Contadores
Desde la opcin de contadores, podremos inicializar la numeracin de cada uno de los
documentos que vamos a utilizar. Estos contadores son automticos de tal manera que siempre
vamos a ver el nmero siguiente al ltimo aadido en el documento.
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IMPORTANTE
La modificacin de estos contadores puede suponer la duplicidad de un documento, por
existir el nmero de dicho documento anteriormente y obligar al programa a volver a
asignar dicho nmero para un nuevo documento. Acte con precaucin.
2.2. ContaPlus
Desde esta ventana, podemos realizar el enlace con el programa de ContaPlus, para que,
cuando nos interese dar la orden realice los asientos contables.
Existen dos tipos de enlace, que son excluyentes entre s, por lo que deberemos seleccionar
cul de los dos vamos a utilizar:
ContaPlus: Desde esta opcin es obligatorio que el programa de ContaPlus est instalado en el
mismo disco duro donde est instalado el programa de FacturaPlus.
Adems este enlace crear automticamente las subcuentas de clientes y proveedores cuando
se creen dichos registros.
86 FacturaPlus 2012
Una vez seleccionado dicho fichero se activaran el campo cdigo de empresa donde
seleccionaremos la empresa de ContaPlus donde queremos realizar los asientos contables,
marcando a continuacin el tipo de documento que queremos traspasar.
Babel: Este enlace est indicado por si tenemos el programa de ContaPlus en otro disco duro o
en otro ordenador, de tal manera que podremos llevar esta informacin a nuestra aplicacin de
contabilidad.
Configuramos la informacin a exportar, los campos que nos aparecen en esta pantalla son los
siguientes:
Desglose: Pondremos el nmero de dgitos que queremos que tengan las subcuentas que el
programa crear.
Fechas: Aadiremos las fechas del ejercicio contable en la cual vamos a contabilizar los
documentos
Datos a exportar: Pasaremos los tipos de documentos que marquemos en esta pantalla.
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2.3. Ventas
En la siguiente ventana aadiremos o modificaremos las cuentas y subcuentas pertenecientes a
los documentos de ventas y que servirn para realizar los asientos contables.
Esta ventana cambiar en caso de realizar el enlace Babel explicado anteriormente, donde
tendremos que definir adems de las subcuentas que vemos a continuacin, las subcuentas de
IVA
Definicin de cuentas
Clientes: Cdigo de tres dgitos numricos de la cuenta contable del cliente. Ese cdigo junto a
los dgitos del cdigo del cliente formar la subcuenta contable. Al enlazar con una empresa,
adoptar automticamente el nivel de desglose de la misma.
Ventas Clientes: Cdigo de tres dgitos numricos de la cuenta contable de ventas. Este
cdigo junto al cdigo del grupo de ventas de los artculos, formar la subcuenta contable de
ventas. Este cdigo se especifica en la ficha del cliente.
Abonos Clientes: Cdigo numrico de tres dgitos de la cuenta contable de Abonos. Estos tres
dgitos junto con el grupo de ventas formarn la subcuenta contable.
88 FacturaPlus 2012
Clientes Contado: Cdigo numrico de tres dgitos de la cuenta contable para Clientes de
Contado. Estos tres dgitos junto con el grupo de ventas formar la subcuenta contable.
Ventas Servicios: Cdigo numrico de tres dgitos de la cuenta de ventas de servicios. Estos
tres dgitos junto con el grupo de ventas de servicios formar la subcuenta contable.
Grupo Ventas Servicios: Cdigo numrico de los ltimos dgitos de la subcuenta de ventas,
cuando se realice una factura de servicios.
Definicin de Subcuentas
Subcta. Punto Verde: Cdigo de la subcuenta contable de P.V., en caso que el cliente lo
atribuya a sus productos debe estar incluida en su factura. Adoptar el nivel de desglose de la
empresa con la que se haya enlazado.
Subcuenta Clientes Contado: Cdigo de la subcuenta para los Clientes de Contado. Adoptar
el nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado.
Subcuenta Gastos Financieros: Cdigo de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos
financieros como descuentos pronto pago, que aparezcan en las facturas.
Subcuenta Gastos Suplidos: Cdigo de la subcuenta utilizada para contabilizar los gastos
suplidos que aparezcan en las facturas.
Otras Opciones
89
Act. Datos Clientes en Modificaciones: Si marcamos esta opcin cuando modifiquemos la
direccin fiscal de los clientes en el apartado de Sistema\Clientes carpeta de datos generales, y
tenemos la ruta a ContaPlus, dada de alta, nos actualizar automticamente en la subcuenta
del cliente correspondiente en el programa de ContaPlus, la nueva direccin.
Dto. PP incluido en la Venta / Compra: Este check aparecer marcado solo cuando elijamos
la primera empresa de enlace con el NPGC. Si no existe este enlace con la primera empresa, el
campo no aparecer.
2.4. Compras
Desde esta opcin definiremos las cuentas y subcuentas pertenecientes a los documentos de
compra que nos enven los proveedores para su posterior contabilizacin.
IMPORTANTE
Esta ventana solamente estar activa si realizamos el enlace con ContaPlus.
90 FacturaPlus 2012
Los campos que podemos ver en esta ventana son los siguientes:
Cuentas de Compras
Cuenta Compras Servicios: Cdigo de la cuenta de servicios de proveedores. Al igual que las
anteriores en el momento del enlace adoptar el nivel de desglose de la empresa con la que se
haya enlazado.
Subcuentas de compras
Contrapartida Inversin del Sujeto Pasivo: Cdigo de la subcuenta que se utilizar como
contrapartida cuando se produzca inversin del sujeto pasivo. Esta subcuenta deber contener
los datos fiscales del obligado a expedir factura para su correcta consignacin en el Libro de
Facturas Recibidas, donde se reflejarn las cuotas autorrepercutidas.
91
Subcuenta Descuento por Pronto Pago a Proveedores Nuevo PGC: Cdigo de la subcuenta
del nuevo PGC para los descuentos por pronto pago en las compras a proveedores. Adoptar el
nivel de desglose de la empresa con la que se haya enlazado. Slo se mostrar este campo si
la empresa con la que se realiza el enlace es una Empresa no adaptada al Nuevo PGC.
Desde esta ventana configuraremos todos los datos que utiliza la empresa por defecto en su
gestin comercial.
Almacn: Cdigo del almacn que aparecer por defecto en pedidos, albaranes y facturas.
Debe estar definido previamente.
92 FacturaPlus 2012
Familia para Servicios: Cdigo de la familia a la cual se llevarn las facturas de servicios.
Debe estar definido previamente.
Grupo Clientes de Contado: Cdigo del Grupo de Clientes de Contado al cual se llevarn las
facturas de Clientes de Contado. Debe estar definido previamente.
IVA Portes: Porcentaje de IVA a aplicar a los portes en las facturas. Debe estar definido
previamente.
IVA Servicios: Porcentaje de IVA a aplicar a las facturas de servicios. Debe estar definido
previamente.
Aplicar Normativa de IRPF Agrario: Si esta opcin est marcada, se aplicar el porcentaje de
IRPF de la serie A o B, segn sea la factura, y realizar un clculo de dicho porcentaje sobre el
total de la factura (Base + IVA).
Serie para Facturas: Serie que adoptar por defecto en las facturas de contado.
Forma de Pago: Cdigo de la forma de pago que adoptar por defecto en las facturas de
contado. Debe estar definido previamente.
Provincia: Cdigo de la provincia que adoptar por defecto en las facturas de contado. Debe
estar definido previamente.
Rgimen de IVA
General
UE
Exento
Exportaciones
IMPORTANTE
Estas cuatro opciones son excluyentes. La opcin marcada ser la que adopte por defecto
en las facturas de contado.
93
2.6. Envo
Esta ventana est dividida en dos partes perfectamente diferenciadas.
En el primero se configurarn los datos necesarios por parte de la empresa para poder enviar a
travs de va telemtica los ficheros para domiciliar los recibos de cobros que enviemos a
nuestros clientes.
N de Serie en Recibos: Si est marcada esta opcin, aparecer la serie de los recibos en la
remesa (A o B).
IMPORTANTE
Estos valores son los que adoptar por defecto al efectuar una remesa de recibos, aunque
podrn ser modificados al realizar dicha remesa, tanto la entidad como la agencia
receptora.
La segunda parte de esta ventana nos va a servir para poder enviar las facturas electrnicas,
siempre y cuando el cliente acepte esta forma de envo de dichos documentos.
94 FacturaPlus 2012
Los campos que aparecen en esta parte son los siguientes:
Contacto: Campo donde se introducen los datos del contacto que sirve de enlace en los
asuntos referidos a envos de documentos en XML/UBL. debe cumplimentar los campos de
Nombre, Telfono, Fax, Email y Departamento del contacto siendo stos campos obligatorios
Por ltimo dentro de esta pantalla tambin podremos controlar los cambios de precios de coste
como de venta, para tener en todo momento los precios actualizados.
95
2.7.1. Valores de control
Desde esta parte de la ventana podremos configurar la entrada de datos en las pantallas de los
documentos, as como poder visualizar los datos en las fichas de las personas que tengan una
relacin comercial y mercantil con la empresa.
Varios Agentes por Documento: Nos permite incluir ms de un agente en los documentos.
Esta es una opcin por si los agentes comerciales cobran comisiones por los productos
vendidos.
Captura de Precios con IVA Incluido: Nos permite elegir si queremos que los precios
aparezcan con o sin IVA. Esta opcin afecta a la entrada del PVP en la ficha de los artculos
Actualizar Barra de Scroll en Procesos: Si est marcada esta opcin, la barra que indica el
porcentaje en los procesos ir actualizndose automticamente hasta llegar al 100%. Si no lo
est, no aparecer la barra hasta alcanzar el 100% del proceso.
Avisar Ventas Bajo Coste + % Beneficio: Si activamos este check, en todos los documentos
de venta al actualizar las lneas te avisar que, el precio real (precio de venta - Dtos. Especiales
y Pronto Pago - comisin del agente) est por debajo de coste, siempre que el precio coste
divisas del artculo, ms el tanto por ciento marcado en personalizacin, sea mayor que el
precio de venta.
Captura por Cdigo de Barras en Documentos: Si seleccionamos este check, por defecto en
todos nuestros documentos de ventas y compras podremos capturar los artculos adems de
por la referencia por el cdigo de barras.
Generar vencimientos a partir de: La fecha de vencimiento de los recibos partir bien de la
fecha de operacin o de la fecha de expedicin de la factura
96 FacturaPlus 2012
2.7.2. Stocks
Desde el grupo de opciones de stock podemos controlar el stock de cada uno de los artculos
que tenemos en nuestro almacn, de esta manera podemos saber, por medio de alarmas que
aparecern en los distintos documentos afectados que nmero de artculos existen en el
almacn sin necesidad de sacar ningn tipo de listado ni estadstica.
97
Control de Stocks: Desde esta opcin se llevar un control de los stocks, no dejando facturar
si no hay mercanca suficiente. Si no lo est, no habr control de almacn, permitiendo facturar
libremente con independencia del stock existente. Si esta opcin se desmarca el resto de
opciones se desactivan de manera automtica, ya que en ese caso no son necesarias.
Avisar Stocks Bajo Mnimo: Al marcar esta opcin nos avisar cuando la mercanca est bajo
mnimos.
Permitir Ventas sin Stock: Al marcar esta opcin podremos facturar aunque no haya
mercanca suficiente.
Aviso en Pedidos y Presupuestos: Si marcamos esta opcin nos avisar de la situacin del
stock en pedidos y presupuestos.
Aviso de inventario de stock: Si decidimos marcar esta opcin, debemos tener en cuenta que
si realiza un inventario sobre una familia de artculos y esta tiene el estado del inventario
Pendiente, cuando aada un documento de venta (albarn y/o factura), y/o aada una
regularizacin de almacn sobre un artculo asociado a una familia a inventariar, al introducir las
unidades la aplicacin mostrar un mensaje advirtiendo que el artculo est en proceso de
inventariar. "Artculo en proceso de inventariar".
IMPORTANTE
Debemos tener en cuenta que en el caso de marcar todas las opciones, los precios de
venta se irn modificando de manera automtica para ajustarse a las modificaciones de los
precios de coste y mantener el beneficio que se establezca para cada artculo por la
empresa.
Act. Automtica PVP en Albaranes de Clientes: Al estar marcada esta opcin, el programa
ir actualizando automticamente el PVP o el Precio Mayorista de la ficha del artculo, segn se
vayan realizando los albaranes de los clientes.
98 FacturaPlus 2012
Act. Automtica PVP en Facturas de Clientes: Con esta opcin, el programa ir actualizando
automticamente el PVP o el Precio Mayorista de la ficha del artculo, segn se vayan
realizando las facturas de los clientes.
Act. Automtica de PVP en rdenes de Produccin segn Beneficio: Esta opcin solo
funcionar si utilizamos la opcin de Fabricacin, y supone que al variar el precio de coste del
artculo final de una orden de produccin, se actualizar el PVP en funcin del beneficio
marcado.
2.8. Documentos
La siguiente pestaa de esta opcin nos ofrece la posibilidad de poder introducir de manera
manual la numeracin de los documentos, o bien si queremos que nos imprima en cada uno de
los documentos que hemos ido creando los comentarios introducidos en dichos documentos.
Asimismo podremos configurar como queremos que salga en cada documento las propiedades
asociadas a cada artculo, bien en modo secuencial o bien en modo matricial, en esta ltima
modalidad el programa nos ofrecer dichas caractersticas en una matriz a modo de hoja Excel.
Si marcamos la opcin, en vez de estos campos, aparecer una pantalla con cuatro carpetas
correspondientes a las unidades, precio, comisin y descuento asociados al artculo con cada
propiedad. En esta pantalla aparecern por defecto los datos que el artculo tiene asignados en
su ficha y podremos modificarlos manualmente en ese momento.
99
De esta manera es posible hacer un documento de varios artculos de un mismo producto con
distintas propiedades y que cada artculo tenga una cantidad, precio, comisin y descuento
distintos segn sus propiedades sin tener que aadirlos lnea por lnea.
En el apartado de Porcentajes de IVA, debemos indicar qu opcin de las dos que facilita la
aplicacin queremos aplicar. Si marcamos "Utilizar configuracin existente en los artculos al
general documentos", damos por hecho que el % IVA que hayamos indicado en los artculos es
el definitivo a la hora de emitir un documento con l. En caso de que deseemos que la
aplicacin nos pregunte si queremos cambiar el % IVA del artculo, debemos marcar "Permitir
cambiar el % de IVA a utilizar en generacin de documentos".
IMPORTANTE
La captura matricial slo generar lneas con cantidad distinta de cero.
Literal de la Ubicacin: corresponde al literal que queremos que describa cada uno de los tres
tipos de ubicaciones que podemos tener para nuestros artculos (p. ej. Estantera).
101
2.9.2. Control de almacn
Esta opcin la marcaremos cuando la empresa tenga artculos de los cuales queramos controlar
tanto las unidades cmo los envases que contengan dichas unidades, de esta manera
podremos introducir en los documentos que demos de alta bien los envases que compremos,
cmo las unidades de que podamos vender, calculando el programa la parte proporcional que
queda en el almacn de la otra parte.
El clculo del coste promedio se hace en el momento de realizar una entrada en almacn
(albaranes de proveedores) y utiliza la siguiente frmula:
Este mtodo no puede ir actualizando los costes promedio conforme a las entradas, pues
depende del stock actual del artculo en los almacenes. Se calcula siempre antes de hacer
algunos de estos informes:
Coste Promedio = (Cantidad Entrada * Precio Compra)/ Stock actual del artculo
Coste Promedio = (Existencias act. * Precio Coste Med. act.)+ (Cant. entrada * Precio coste
entrada)/(Existencias act. + Cantidad entrada)
Importe Base imp. Factura: Los intereses se calcularn sobre la base imponible de la factura.
Incluir dto. Pronto pago: Al marcarlo incluir en el clculo de la Base comisionable el importe
del descuento de Pronto pago realizado al cliente
Incluir dto. Especial: Al marcarlo incluir en el clculo de la Base comisionable el importe del
descuento especial realizado al cliente
103
2.9.6. Propiedades
Desde esta ltima opcin definiremos el nmero de propiedades que vamos a utilizar, siendo
estas un mximo de dos y el literal con el que queremos que nos la presente en pantalla segn
vayamos utilizndolo en cada uno de los documentos.
2.10. Mscaras.
En esta opcin definiremos el nmero mximo de dgitos que vamos a utilizar para la
presentacin de las cantidades adquiridas, vendidas, o bien que podamos utilizar en el proceso
de produccin.
2.11. Plantilla
En esta carpeta se nos permitir rellenar los datos por defecto para clientes y proveedores que
son obligatorios en cada una de sus fichas. Adems podremos configurar los datos obligatorios
de las carpetas "General", "Comercial" o la carpeta de "Facturas" de los clientes y proveedores.
Esta plantilla le ser de gran utilidad cuando desee realizar una importacin de clientes y
proveedores, a ContaPlus en el caso de adquirir dicho programa posteriormente a la
FacturaPlus, de esta manera se crearn las subcuentas de clientes y proveedores, se rellenarn
automticamente con los campos por defecto existentes en esta carpeta y con los datos de las
subcuentas de la carpeta contabilidad de esta misma opcin.
Crearemos un almacn donde guardar los artculos que compremos como materia prima
para su utilizacin posterior en el proceso productivo.
IVA servicios: Aadiremos el 18%, ya que todos los servicios que presta la empresa estn
sujetos al 18%
Queremos que el programa nos avise cuando vendamos un artculo por debajo del 10% de
beneficio.
Venderemos artculos cuyo precio depender del tamao que tenga, por lo que daremos de
alta un propiedad, que llamaremos Tamao y que nos servir para realizar dicha
discriminacin de precios.
105
106 FacturaPlus 2012
3. Tablas generales
107
108 FacturaPlus 2012
3. Tablas Generales
Dentro del men Sistema / Tablas Generales aparecen una serie de opciones que nos van a
ayudar a completar la informacin de las tablas de artculos, clientes, proveedores y agentes
comerciales.
Estos datos, son importantes ya que sin ellos, el trabajo posterior con el mismo sera imposible.
IMPORTANTE
El enlace con ContaPlus, cambia la manera de introducir datos en las tablas generales, por
lo que tenemos que tenerlo en cuenta a la hora de aadir los datos en estas opciones.
109
3.1. Divisas
En esta opcin podremos aadir las distintas monedas con las que trabaja la empresa, que
afectarn tanto a los precios de compra como los precios de venta.
Zona Euro: Si activamos este campo, seala la divisa como moneda perteneciente a la UME
(Unin Monetaria Europea). Si al aadir, selecciona esta opcin, se activar el campo Tasa de
conversin y el usuario slo podrn introducir dicha tasa, que ser el cambio oficial fijado el 01
de enero de 1999, para las divisas que integran esta zona, que corresponde a la relacin con 1
euro.
Precios Unitarios: Este campo es configurable en el nmero de dgitos enteros y decimales del
precio unitario.
Es importante crear todas las formas de pago antes de la introduccin de los clientes y
proveedores, porque ser obligatorio cumplimentarlo en los documentos relacionados con ellos.
Todo el control de Tesorera y Vencimientos dentro del programa estar sujeto a los datos que
se introduzcan en las formas de pago.
Dependiendo de los datos que se introduzcan, las facturas generarn uno o varios recibos,
indicar cuntos vencimientos habr, en qu fechas vencern y qu porcentajes sobre el
importe total tendrn.
111
Cdigo: Cdigo alfanumrico de dos dgitos para la forma de pago.
Tipo Aplazamiento
Este campo es configurable y excluyente entre las tres opciones. El aplazamiento del pago
puede ser:
Importe Fijo: Se imputar una cantidad fija a pagar en diferentes plazos hasta la finalizacin de
la deuda.
Importe Porcentual: Se imputarn uno o varios porcentajes sobre la cantidad total a pagar en
diferentes plazos hasta llegar al 100% de la deuda.
Das Aplazamiento: A partir de este campo generaremos la fecha de vencimiento del recibo,
teniendo el programa en cuenta automticamente el/los da/s de pago del cliente y proveedor.
Cuando el tipo de aplazamiento es Pagos a plazos, nos pedir los siguientes campos:
Nmero de Plazos: Nmero de plazos en que se quiere fraccionar el pago (n de recibos que
se generarn).
Cuando la forma de pago genere recibo, podremos indicar si queremos que l/los recibos que
genere se creen como Cobrado, Emitidos o Cobro en metlico por defecto. En el caso de ser
emitidos, podremos marcar la opcin Pagado al vencimiento, es decir, cuando el recibo supere
su fecha de vencimiento se pondr automticamente como pagado, se actualizar el Riesgo del
Cliente y se generar un movimiento en el fichero de vencimientos que se utilizar para
contabilizar el pago del recibo.
Generar vencimientos a partir de: indicamos si la fecha de vencimiento del recibo se genere a
partir de la fecha de operacin o de la fecha de expedicin de la factura
Subcuenta Pago: Subcuenta de caja o banco a la que se dirigir el asiento de contado para el
pago de las facturas de proveedores.
Subcuenta Cobro: Subcuenta de caja o banco a la que se dirigir el asiento de contado para el
cobro de las facturas a clientes.
Meses Completos: Cuando se marque esta opcin y los das de aplazamiento sean mltiplos
de 30, los aplazamientos se calcularn por meses en lugar de por das.
Dto. P.P.: En este campo se introducir el descuento por pronto pago asociado a la forma de
pago.
113
3.2.1. Prctica
Por las condiciones pactadas con los clientes, daremos de alta una forma de pago a 30 y 60
das, a fecha de factura.
Solucin
Para dar de alta esta forma de pago debemos aadir un cdigo que nos d una referencia de lo
que va a calcular, as como las condiciones pertinentes para que el total de la factura se divida
en dos y cada una de estas partes aparezcan la primera a un vencimiento a 30 das y la
segunda a un vencimiento a 60 das. Esta forma de pago quedara segn aparece en la
pantalla:
Otra opcin sera, en vez de marcar la opcin de importe porcentual, marcar la opcin de pago
a plazos, dando posteriormente el nmero de plazos (2) y los das (30) que han de pasar entre
ellos.
IMPORTANTE
Estos datos pueden ir aadindose desde las fichas de clientes y proveedores, segn
vayan dndose de alta estas personas dentro del programa.
115
Entidad Bancaria: Es un campo de cuatro dgitos numricos correspondientes a la
identificacin de la entidad bancaria.
Cdigo de Provincia: Campo compuesto por cuatro dgitos. Este campo anteriormente habr
sido definido en el men de Tablas Generales, en la opcin Provincias.
OJO
No se recomienda manipular esta informacin, en principio la aplicacin contempla los
tipos de IVA vigentes y no es necesaria su manipulacin, slo en casos excepcionales, se
ruega operar con precauciones.
Pasos
4 Paso: Asignar la familia a los artculos, de este modo todos los artculos que pertenezcan a
dicha familia heredarn los datos de la propiedad.
117
Por lo tanto los pasos para implementar las propiedades seran los siguientes:
Al dar de alta una familia nueva nos encontramos con los siguientes campos:
Datos Generales
Permitir duplicados en el almacn: Al marcar esta opcin el programa activa los otros dos
checks. Esta opcin permite, si la tenemos activa, dar de alta ms de una unidad con la
caracterstica que estamos definiendo.
Propiedad con tabla asociada: Este check activa la pestaa Tabla, donde podremos aadir
las distintas propiedades que hemos propuesto en el ejercicio
Tipo Fecha: En el caso de marcar este check, el campo identificacin coger el formato dd-
mm-aa, pero la pestaa de tabla se desactivar.
Tabla
En la pestaa tabla, cuando aadimos la propiedad, nos aparecen los siguientes campos:
Descripcin: Campo alfanumrico para la identificacin de la propiedad por parte del usuario
N de Orden: Campo numrico de tres dgitos para establecer el orden en que aparecern las
clases en la ventana de capturas matriciales de lneas de productos.
Cdigo para Cdigos de Barras: Campo numrico en el que introduciremos el valor que se
insertar en los cdigos de barras cuando para identificar las propiedades cuando empleemos
el segmento Cdigo de Propiedad para Cd. Barras 1 o Cdigo de Propiedad para Cd. Barras
2 en la opcin modelos de Cdigos de Barras.
119
3.5.1. Prctica
La empresa que estamos creando por los artculos que vende, al distinguirse solamente por una
caracterstica uno de otro ha decidido crear dicha caracterstica, por la opcin de propiedades
de artculos
Esta propiedad se ha decidido que se llame tamao y va a estar definida con las siguientes
medidas:
Cdigo 27 29 32
N Orden 1 2 3
3.6. Familias
Las familias son agrupaciones de artculos que comparten unas mismas caractersticas, esta
opcin es meramente estadstica, sin embargo, es importante tenerla en cuenta para que,
posteriormente, nos calculen los costes y los ingresos agrupados por dichas caractersticas.
Cdigo familia: Es un campo de, como mximo, cinco posiciones alfanumricas, este campo
como todos los cdigos tiene que ser nico.
Perodo de Garanta: Aadiremos el nmero de meses de garanta que van a tener todos los
artculos pertenecientes a dicha familia.
Cdigo para Cdigos de Barras: Campo numrico en el que introduciremos el valor que se
insertar en los cdigos de barras cuando para identificar la familia cuando empleemos el
segmento Cdigo para Cd. Barras 1 o Cdigo para Cd. Barras 2 en la opcin modelos de
Cdigos de Barras.
IMPORTANTE
El campo propiedad estar activo en el momento en que se aadan las propiedades, en
caso contrario, no aparecern en esta ventana.
Capturar info trazabilidad: al marcar este check se activarn los otros dos campos que
aparecen abajo, y donde aadiremos como queremos que se presenten en pantalla estos dos
campos
IMPORTANTE
La opcin de capturar info trazabilidad es de uso obligatorio para empresas de
alimentacin y de cosmtica.
Literal lote: Se aadir el literal que aparecer en pantalla para pedirnos el nmero de lote.
Literal Fecha: Se aadir el literal que aparecer en pantalla para pedirnos la fecha de
caducidad.
Datos definibles
Podremos aadir hasta un mximo de diez literales para que posteriormente nos pida dichos
datos en la ficha del artculo.
IMPORTANTE
Estos datos, no son de uso obligatorio y en caso de proceder a su uso, la informacin que
nos d ser meramente informativa, no influyendo en ningn caso en el proceso de
facturacin.
121
3.6.1. Clientes
En la pestaa de clientes podremos personalizar precios o descuentos que queremos dar a un
cliente o grupo de clientes especifico, y slo para los artculos pertenecientes de esta familia.
Clientes: Desde este campo seleccionaremos el cliente al que queremos establecer el precio.
Perodo de validez
IMPORTANTE
Las fechas puede quedar en blanco, en este caso la oferta sera indefinida, hasta que se
aadan una fechas o se elimine la oferta.
Precio
Pondremos el precio de venta que vamos a poner a los artculos de la familia, nos da tres
opciones:
Porcentual: En este caso calcular el % por ciento sobre el PVP y el resultado lo sumar a
dicho PVP.
Descuento
Pondremos el descuento que vamos a incluir a los artculos de la familia, nos da tres opciones:
Fijo: Al poner en este campo un descuento sustituir al descuento establecido por defecto en el
artculo.
Lineal: Al poner en este campo un descuento se sumar al descuento establecido por defecto
en el artculo
3.6.2. Agentes
En la pestaa de proveedores podremos personalizar las comisiones que daremos a un agente
por la venta de los artculos pertenecientes a esta familia, en unas fechas determinadas.
123
Los campos que nos aparecen son los siguientes:
Perodo de validez
IMPORTANTE
Las fechas puede quedar en blanco, en este caso la oferta sera indefinida, hasta que se
aadan una fechas o se elimine la oferta.
Fijo: Al poner en este campo la comisin sustituir la comisin establecida por defecto por la
venta de los artculos de la familia.
Lineal: Al poner en este campo la comisin se sumar a la comisin establecida por defecto en
los artculos
Porcentual: En este caso calcular el % por ciento sobre la comisin establecida y el resultado
lo sumar a dicha comisin.
3.6.3. Proveedores
En la pestaa de proveedores podremos personalizar precios o descuentos que nos ofrezca el
proveedor, y slo para los artculos pendientes de esta familia.
125
Los campos que nos aparecen son los siguientes:
Proveedor: Desde este campo seleccionaremos al proveedor que nos enva la oferta.
Perodo de validez
IMPORTANTE
Las fechas puede quedar en blanco, en este caso la oferta sera indefinida, hasta que se
aadan una fechas o se elimine la oferta.
Precio
Pondremos el precio de venta que vamos a poner a los artculos de la familia, nos da tres
opciones:
Fijo: Al poner en este campo un importe sustituir al Precio de coste establecido en el artculo
Porcentual: En este caso calcular el % por ciento sobre el Precio de coste y el resultado lo
sumar a dicho Precio de coste.
Descuento
Pondremos el descuento que vamos a incluir a los artculos de la familia, nos da tres opciones:
Fijo: Al poner en este campo un descuento sustituir al descuento realizado habitualmente por
el proveedor.
Como vemos esta ventana est dividida en dos pestaas, que vamos a ver a continuacin.
Datos Generales
127
Atpicas
Los campos que nos aparecen tienen la misma utilidad que la explicada anteriormente:
3.8. Departamentos
En este apartado se tratar de los departamentos a los que pertenece cada uno de los agentes
comerciales de la empresa.
Esta opcin nos va a permitir agrupar las ventas de cada uno de los departamentos comerciales
y poder sacar las estadsticas correspondientes a cada uno de ellos
Cdigo: Campo alfanumrico de hasta tres caracteres identificativo del tipo de llamada.
Descripcin: Identificacin de cada uno de los tipos de llamada que hemos dado de alta.
3.10. Provincias
En esta opcin podemos ver el listado completo de todas las provincias de Espaa, este campo
lo asignaremos a cada uno de los agentes involucrados en la dinmica comercial de la
empresa.
La utilidad de esta pantalla es que podremos sacar las ventas realizadas en una provincia en
concreto, al igual que podemos visualizar en qu provincia, tienen ms efecto nuestros
programas de ventas o de compras, en principio no es necesario manipular esta tabla.
129
3.11. Zonas
En esta opcin podemos ver el listado completo de todas las Comunidades Autnomas de
Espaa, este campo lo asignaremos a cada uno de los agentes involucrados en la dinmica
comercial de la empresa.
La utilidad de esta pantalla es que podremos sacar las ventas realizadas en una Comunidad en
concreto, al igual que podemos visualizar en que Comunidad, tienen ms efecto nuestros
programas de ventas o de compras, en principio no es necesario manipular esta tabla.
IMPORTANTE
La zona va siempre asociada a una o varias provincias, si queremos cambiar la
codificacin de las zonas para adaptarlas a las zonas comerciales establecidas en la
empresa, deberemos tambin reasignarlas en las provincias, para que nos da la
informacin correcta.
3.12. Pases
En esta opcin podemos ver el listado de una serie de pases, con los que podemos tener una
mayor relacin comercial. Este campo lo asignaremos a cada uno de los agentes involucrados
en la dinmica comercial de la empresa.
La utilidad de esta pantalla es que podremos sacar las ventas o compras realizadas a un pas
en concreto.
Los campos que podemos ver en esta pantalla son los siguientes:
Cdigo ISO: Cdigo de tres caracteres, segn normativa internacional. Este campo es
opcional.
Seleccin de bandera: Seleccionaremos la bandera del pas que estamos dando de alta, esta
bandera, aparecer posteriormente a la derecha del cliente o proveedor para que sepamos a
qu pas pertenece.
131
Los campos que aparecen en esta pantalla son los siguientes:
Nombre: Descripcin del banco, al pulsar la lupa que aparece a la derecha, podremos
seleccionar un banco de los que hayamos aadido en la opcin de bancos, visto en el punto 3.4
Direccin: Se aadir la direccin del banco, este campo se rellenar de manera automtica si
seleccionamos desde el campo anterior el banco.
Entidad bancaria: Cdigo numrico de cuatro dgitos, donde podremos identificar a la entidad
seleccionada.
Agencia: Cdigo numrico de cuatro dgitos, donde podremos identificar a la agencia bancaria
de la entidad seleccionada.
Subcuenta: Es un campo numrico que estar activo si hemos realizado con anterioridad el
enlace con el programa de ContaPlus, en este caso su codificacin es obligatoria, y pondremos
la subcuenta de bancos que hayamos creado en ContaPlus, para una posterior contabilizacin
de dicha remesa.
Sufijo: Campo de tres dgitos que nos tiene que suministrar la entidad bancaria para poder
realizar el cuaderno 19 de la Consejo Superior Bancario (CSB).
IMPORTANTE
En la cuenta de remesas no se indica en ningn campo los dos dgitos de control para el
banco. El programa los calcula automticamente a partir del nmero de cuenta, entidad
bancaria y agencia, y los introduce en el listado de remesas o en el fichero en formato
magntico de remesas para la entrega en el banco.
3.13.1. Prctica
Cmo vamos a domiciliar una serie de cobros de nuestros clientes por banco, ya que es una
forma de cobro muy cmoda y fcil de controlar, para ello debemos asignar la cuenta de nuestro
banco (Banco Santander) a los clientes que tenga este tipo de pago, para una automatizacin
posterior de la entrada de datos en la remesa.
133
Grupo: Descripcin que vamos a dar al grupo de ventas.
IMPORTANTE
Aunque el cdigo del grupo puede ser alfanumrico, se recomienda que la codificacin
sea numrica, ya que al pasar a ContaPlus, este slo admite cuentas numricas.
IMPORTANTE
Aunque el cdigo del grupo puede ser alfanumrico, se recomienda que la codificacin
sea numrica, ya que al pasar a ContaPlus, este slo admite cuentas numricas.
Los campos que nos aparecen cuando marcamos el botn de aadir son los siguientes:
Tipo de rappel: Cdigo alfanumrico de tres posiciones que nos va a servir para definir el tipo
de rappel. Este campo puede repetirse varias veces, ya que segn los tramos de importes
pueden ir en cadena.
Lmite inferior: Importe mnimo de la compra que tiene que realizar el cliente para poder
acceder al descuento establecido.
Lmite superior: Importe mximo de la compra que tiene que realizar el cliente para poder
acceder al descuento establecido.
% Descuento: Ser el tanto por ciento que se calcular si el importe de la compra est entre los
lmites establecidos.
135
Ejemplo
Tipo de rappel 3. A todos los clientes que su volumen de compra este comprendido entre
15.000. Hasta 19.000, les aplicaremos un 4,5%.
Todos aquellos clientes, que en su carpeta comercial tengan el tipo de rappel 3, se les
aplicarn dicho descuento.
Cada uno de los modelos est formado por segmentos que configurarn el cdigo de barras.
Desde esta pantalla podremos Aadir, modificar, eliminar, visualizar, localizar e imprimir, los
modelos de cdigos de barras dados de alta. Cuando modifiquemos un modelo no podremos
variar el tipo de cdigo del mismo y tampoco el cdigo de barras si existe al menos un
segmento en la pestaa Detalle.
IMPORTANTE
Preparacin:
En la generacin del modelo de Cdigo de Barras podr incluir segmentos tales como:
Referencia, Familia o Propiedades, o directamente un Contador Automtico.
Los modelos se usarn para generar cdigos de barras a los artculos de una determinada
familia, desde Generacin Cdigos de Barras en Sistema\Artculos, as que puede pensar
en crear modelos segn las caractersticas de cada familia: tamao y composicin de las
referencias de los artculos, propiedades, etc.
En la primera pestaa Modelos de Cdigos nos encontramos con los siguientes campos:
Cdigo: Campo de cinco caracteres alfanumricos que nos sirve para distinguir distintos
modelos de cdigos de barras. Al confirmar el cdigo se activar la pestaa Detalle.
EAN 13: Con una longitud de trece, siendo el ltimo un dgito de control.
Code 39: Hasta dieciocho caracteres alfanumricos, las letras sern siempre maysculas.
137
IMPORTANTE
Los cdigos de barras estndar (EAN) suelen tener la siguiente estructura:
Cdigo de Control
Para poder configurar el cdigo de barras con stos datos debe tener cumplimentado el
campo Cdigo para Cdigo de barras en Familias y Propiedades.
Para la generacin de cdigos tipo CODE no son obligatorias las referencias Pas y
Empresa, aunque se recomienda igualmente introducirlas en el cdigo.
En la segunda pestaa, Detalle, aadiremos los distintos campos que formarn el cdigo de
barras, aparece la siguiente pantalla:
Tipo: Permitir seleccionar el tipo de segmento, la lista variar segn el Tipo de Cdigo de
barras seleccionado:
139
segmentos dados de alta hasta completar el total de dgitos disponibles por cada cdigo de
barras. Algunos de los campos tienen una serie de limitaciones que detallamos a continuacin:
IMPORTANTE
Recuerde que dependiendo del tipo de cdigo seleccionado podr incluir dgitos numricos
(EAN8, EAN13) o Alfanumricos (CODE39, CODE128).
141
142 FacturaPlus 2012
4. Tablas maestras (Actualizacin de ficheros
de Informacin)
Desde el men Sistema encontramos las opciones llamadas tablas maestras donde daremos de
alta toda la informacin correspondiente a los almacenes que tenga la empresa, as como los
artculos, clientes, proveedores, agentes comerciales, etc.
En estas opciones veremos cmo enlazar los distintos campos que hemos aadido en las tablas
generales, y como van a influir en la creacin de los distintos documentos que vamos a realizar.
4.1. Clientes
En esta opcin podremos introducir los datos fiscales de clientes, sus datos comerciales, sus
direcciones comerciales, y otros datos de inters que necesitemos de cada uno de nuestros
clientes.
Esta opcin lleva asociado un icono de acceso directo a la ventana de Clientes. , aunque
tambin podemos entrar en la ficha de clientes desde el men Sistema / Clientes.
IMPORTANTE
Recordamos que, en el caso de tener el programa de ContaPlus, y querer pasar las
subcuentas de clientes de manera automtica, como paso previo a la creacin de los
diferentes clientes, es necesario realizar el enlace con ContaPlus, en el apartado de til /
Entorno de sistema / Personalizacin en la pestaa ContaPlus.
143
Una vez realizado este enlace la creacin de un cliente o proveedor implicar la creacin
de una subcuenta con los mismos datos en ContaPlus cuya numeracin corresponder a
la cuenta de clientes o proveedores (430 o 400) ms el cdigo del cliente o proveedor de
FacturaPlus.
En esta pantalla aparece el listado de todos los clientes que hemos ido dando de alta a lo largo
del tiempo, con lo cual siempre tendremos una relacin completa de todos nuestros clientes a la
vista.
Al aadir un cliente, aparece la siguiente pantalla con las siguientes pestaas en las que
deberemos ir aadiendo los distintos campos necesarios para una correcta gestin comercial
respecto al cliente.
145
Los campos que aparecen son los siguientes:
Cdigo Cliente: Campo numrico de seis dgitos para la identificacin del cliente. Permite
solamente la introduccin de nmeros para la codificacin. Este campo se asociar, en el caso
de tenerlo enlazado con el programa de ContaPlus, con la cuenta contable de clientes.
Si on-line: Desde este botn visualizar una ventana en la que deber introducir el Login
(nombre de usuario/ empresa registrada en el portal) y Password (clave de acceso asignada al
usuario/ empresa que solicita la informacin.)
Si desea Registrarse en ese momento, deber pulsar el botn Registrar accediendo a la pgina
de registro del servicio Si on-line. Seguidamente se mostrar una nueva ventana con
informacin concerniente al servicio que va a utilizar.
Si pulsa sobre el botn Continuar visualizar una ventana indicando que se est realizando el
proceso. Finalizado dicho proceso, los datos disponibles de este cliente quedarn actualizados
en la ficha del cliente.
Grupo de Clientes: Cdigo del grupo de clientes al que pertenece el cliente. Este campo habr
sido definido con anterioridad en la opcin Sistema/Tabla Generales/Grupo de Clientes
Direccin: Definiremos el domicilio fiscal del cliente, este domicilio debe incluir la calle, nmero
de la calle, piso y letra.
IMPORTANTE
El programa tomar la direccin fiscal del cliente como primera direccin de envo de la
mercanca solicitada por el mismo por defecto.
Pas: Elegiremos el campo del pas donde est ubicada la direccin fiscal del cliente, este
campo habr sido definido con anterioridad en el men de Tablas generales / Pases.
Cdigo Edi (EAN): Es un cdigo alfanumrico de 17 dgitos. Es obligatorio rellenar este campo
para todos los usuarios que vayan a realizar importaciones y exportaciones Edi, ya que en caso
contrario no se podr realizar dicha operacin.
E-Mail: Direccin de correo electrnico del cliente. Permitiendo enviar un email al cliente desde
esta pantalla. Permite, si pulsa el botn con forma arroba , mandar un e-mail al cliente.
TRUCO
Si en la ficha del cliente, en el campo email, escribimos varias direcciones de correo
electrnico separadas por punto y coma y espacio, en el momento de enviar la factura
electrnica o email aparecern todas esas direcciones a las cuales enviar el email.
Persona de Contacto: Pondremos el nombre de la persona con la que hablaremos cada vez
que necesitemos contactar con el cliente.
Observaciones: Anotaciones sobre cualquiera de los datos generales a los que nos hemos
referido anteriormente. Este campo tiene una longitud de cien caracteres.
Representante legal menor de 14 aos: Campos que deberemos aadir en el caso de que el
cliente sea menor de catorce aos. Estos campos son:
147
4.1.1. Comercial
Desde esta pantalla aadiremos todos los campos y condiciones que hemos contratado con el
cliente, de esta manera podremos controlar, y definir todas las opciones que posteriormente
aparecern en los documentos que generemos al cliente.
IMPORTANTE
El paso por esta pantalla es obligado, ya que en caso contrario, no nos dejar grabar los
datos fiscales, dndonos el siguiente mensaje:
Forma de Pago: Aadiremos el campo de dos dgitos alfanumricos. Ser la forma de pago
habitual de este cliente y podr modificarse en el propio documento. Este campo debera
haberse definido en el men Tablas Generales / Formas de Pago.
Das Pago: Desde este campo aadiremos los das de pago que tenga el cliente, de esta
manera forzaremos a que el da de vencimiento coincida con el da que hayamos introducido en
este campo.
IMPORTANTE
En caso de poner un da en estos campos debemos tener en cuenta que el programa va a
forzar a que el da de vencimiento sea el propuesto.
Por lo tanto, en el caso de tener una forma de pago a 30 das, y la factura la realizamos el
da 21 de Octubre y hemos indicado al programa que el primer da de pago sea el da 20,
149
el programa no empezar a contar los das hasta el 20 de Noviembre, siendo entonces la
fecha de vencimiento el da 20 de Diciembre.
Descuento Especial: Podremos aadir un descuento adicional que podremos aplicar al cliente.
Es modificable en factura.
Descuento Pronto Pago: Aadiremos un descuento adicional por un pago anticipado que nos
realice el cliente. Es modificable en la propia factura.
IMPORTANTE
Tanto el descuento especial como el descuento pronto pago se calcularn sobre el total de
la Base Imponible, no sobre un artculo en concreto.
Tipo Descuento: Campo numrico de 1 dgito. Su valor debe estar comprendido entre 1 y 6. Es
imprescindible cumplimentar este campo. Descuento por defecto que tomar entre los 6
diferentes que podemos aadir en el artculo. Es modificable en la propia factura.
Divisa (defecto): Aadiremos la moneda con la que se generarn los documentos al cliente por
defecto. Este campo se ha debido definir con anterioridad en la Tablas Generales/Divisas.
Riesgo Alcanzado: Este campo se ir calculando de manera automtica por el programa, y nos
presentar el riesgo que tiene actualmente el cliente. Este riesgo corresponde a todo lo que
dicho cliente tiene pendiente de pago, es decir todos los recibos pendientes y devueltos
Euros Impagados: al igual que el anterior este campo se ir rellenando por el programa y nos
presentar la acumulacin de euros impagados de las facturas cuyos recibos se encuentren
impagados y su fecha de vencimiento sea superior a la actual, es decir la suma de los recibos
devueltos
NOTA
En el caso de aadir el campo Riesgo mximo autorizado, el programa nos dar un aviso
cuando los campos Riesgo Alcanzado o Euros Impagados superen la cantidad el primer
campo.
Nmero Copias Factura: Pondremos el nmero de copias que deseemos que el programa
imprima de las facturas de ese cliente.
Serie de Facturas: Este es un campo alfabtico de un carcter. Su valor tendr ser A o B. Esta
ser la serie por defecto para las facturas a este cliente. Es modificable en la propia factura.
Tipo de Rappel: Aadiremos el cdigo del rappel para que le calcule al cliente el descuento
sobre volumen de compra contratado. Este campo deber introducir previamente en la opcin
Tablas Generales / Rappels.
General: Se le aplicar a este cliente los porcentajes de IVA que lleven los artculos en
la factura.
UE: Se le aplicar a este cliente el tipo de IVA de la Unin Europea (Normalmente 0%).
Exento: Independientemente del porcentaje de IVA que lleven los artculos, la factura
estar Exenta de IVA (Clientes de Andorra, Islas Canarias...).
Exportaciones: Tipo de IVA aplicable a las ventas fuera de la UE.
Transportista: Incluiremos el cdigo del Transportista si el cliente desea que le enviemos la
mercanca por uno en concreto. Este campo se deber aadir con anterioridad en la opcin
Sistema/transportistas.
Facturar con IVA Incluido: Marcaremos esta opcin si queremos complementar en la factura
el IVA incluido. Solo tendremos este campo activado cuando no tengamos activado el campo
recargo de equivalencia ya que estos dos campos son excluyentes.
IMPORTANTE
Para que las facturas electrnica tengan valor jurdico es necesario enviarlas junto con la
firma digital autorizada, tal y como veremos en la leccin correspondiente.
Aplicar Precio Mayorista: Si marcamos esta opcin el programa calcular los distintos
documentos que se realicen al cliente con el precio para mayoristas que hayamos puesto en
cada uno de los artculos.
Inicio Vacaciones: Introduciremos la fecha inicial de las vacaciones del cliente, de este modo
no se generarn recibos en esa fecha.
Fin Vacaciones: Introduciremos la fecha en que finalizan las vacaciones del cliente.
151
IMPORTANTE
Estos dos campos afectarn al da de vencimiento, ya que si los ponemos y coincide que el
pago tiene que realizarse en el perodo vacacional el programa prorroga el cobro al primer
da hbil que localice, a menos que tengamos marcado el check "Incluir vacaciones en
generacin de recibos" en personalizacin
Bloqueado: Al marcar este campo el cliente quedar bloqueado y se habilitar un campo donde
podr introducir el motivo del bloqueo. Si definitivamente marca este campo, debe saber que no
podr aadir ningn otro documento a este cliente, lo nico que podremos hacer ser consultar
lo realizados y dar como cobrados los recibos pendientes.
4.1.2. Bancos
En la pestaa de bancos aadiremos la cuenta o cuentas bancarias del cliente que estamos
dando de alta, para de esta manera poder domiciliarles los distintos recibos que le emitamos.
Los campos que aparecen en esta pantalla corresponderan a todos los datos que tengamos del
banco del cliente, estos son:
Banco: Aadiremos el nombre de la entidad bancaria del cliente, tambin este banco ha podido
ser dado de alta con anterioridad en la opcin Sistema / Tablas Generales / Bancos.
Cdigo Entidad: Aadiremos los cuatro dgitos identificativos de la entidad bancaria. Este
campo puede rellenarse de manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con
anterioridad.
Agencia: Pondremos los cuatro dgitos que identifican a la agencia bancaria. Este campo
puede rellenarse de manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.
Predeterminada: Al aadir por primera vez una cuenta bancaria, el campo Predeterminada,
estar marcado. Por defecto esta opcin se encontrar marcada s es la primera cuenta
bancaria que aade. Esta cuenta predeterminada ser la receptora por defecto de todos los
registros en cartera que generen sus documentos aunque podr ser modificada. Slo podr
existir una cuenta predeterminada para este cliente.
Direccin: Podremos aadir la calle y nmero de la entidad bancaria. Este campo puede
rellenarse de manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.
Poblacin: Localidad donde se ubica el banco del cliente. Este campo puede rellenarse de
manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.
Provincia: Este cdigo numrico de cuatro dgitos de la provincia a la que pertenece el banco.
Este campo deber estar dado de alta con anterioridad en la opcin Tablas Generales /
Provincias.
Telfono: Daremos de alta el nmero del telfono del banco, es un campo alfanumrico de 17
caracteres como mximo.
Fax: Podremos aadir el nmero de fax del banco o sucursal, es un campo alfanumrico de 17
dgitos.
Persona de Contacto: Campo destinado para introducir la persona o personas de contacto con
la que podremos contactar en el banco.
Observaciones: Este es un campo abierto para introducir cualquier anotacin sobre el banco,
tienen como mximo 100 caracteres alfanumricos, por cada uno de los campos.
4.1.3. Direcciones
Desde la pestaa de direcciones podremos aadir todas las direcciones comerciales con las
que cuente nuestro cliente, de esta manera podremos seleccionar la direccin de envo a la que
queremos enviar la mercanca.
153
IMPORTANTE
Posteriores modificaciones de la direccin fiscal del cliente en la carpeta General, suponen
la actualizacin de la misma en la carpeta de direcciones nmero 0, y viceversa, es decir,
que si realizamos alguna modificacin en la direccin 0 de esta carpeta, tambin supone la
actualizacin en la carpeta General del cliente, esta actualizacin de la direccin 0 ser en
el momento en el que se pulse la accin aceptar de la pantalla Datos generales.
No se actualiza porque nos movamos por las distintas carpetas de la tabla de clientes.
Ruta: Cdigo alfanumrico de dos dgitos, que permitir realizar el filtro de seleccin de
clientes dentro de la ruta a la que pertenecen, esta manera podremos asignar los clientes y
productos a un agente comercial que tenga que visitar.
Pas: Campo compuesto de cuatro dgitos que corresponden al pas de la direccin. Este
deber introducirse previamente en la opcin Tablas Generales/Pases.
4.1.4. Contabilidad
En esta carpeta encontraremos todos los datos contables del cliente, y asignar las cuentas de
ingresos que queramos asociar con el cliente.
nicamente estar activa esta carpeta si tenemos realizado el enlace con ContaPlus.
Como vemos en la pantalla podemos visualizar el mayor de la subcuenta del cliente, entre las
fechas que deseemos, aunque por defecto nos coger el mayor de todo el ao.
155
NOTA
Esta pestaa puede visualizarse de una manera distinta, segn hayamos realizado el
enlace, bien a travs del programa de ContaPlus directamente o bien s lo hemos realizado
a travs de la aplicacin Babel, aparecer la siguiente pantalla:
157
4.1.6. Comentarios
En esta pantalla se podr aadir un texto libre, donde podremos poner comentarios o
recordatorios asociados al cliente comercial en cuestin.
Estos comentarios los podremos visualizar posteriormente desde las ventanas de los distintos
documentos que vayamos generando, de esta manera podemos tener cualquier aclaracin en el
momento de necesitarla sin necesidad de cambiar de ventana de trabajo.
La pantalla es la siguiente:
Podemos dividir en dos grandes bloques los botones disponibles en la barra de botones y los
que aparecen en Ms Opciones.
Los primeros 6 botones son comunes a todas las ventanas y nos permiten:
Localizar un registro de forma rpida, opcin muy usada en las ventanas de Clientes,
proveedores, artculos, albaranes, facturas y recibosetc.
159
Nos muestra un grfico de las ventas realizadas al cliente seleccionado.
Activa o desactiva la solapa con la informacin del cliente al pulsar una vez sobre el
cliente.
161
TRUCO
Desde cualquier ventana si pulsamos con el botn derecho del ratn se muestra un men
contextual con todas las opciones relacionadas con dicha ventana
Si nos fijamos detalladamente cada accin tiene una letra subrayada, esta letra es la tecla
de acceso rpido a la opcin
Documentos
Nos permite consultar, aadir, imprimir,..etc., los documentos del cliente seleccionado
Disponemos de los botones de accin comunes, aadir, modificar, eliminar, zoom, consulta e
imprimir.
163
Etiquetas
Esta opcin nos permite imprimir etiquetas de nuestros clientes, tambin est disponible en
artculos, proveedores y albaranes de clientes y su funcionamiento es similar.
En ella podemos seleccionar el tipo de formato por el que queremos imprimir las etiquetas,
configurable en til / Entrono del Sistema / Documentos que estudiaremos ms adelante.
Mediante la ventana de filtro podemos realizar la seleccin mediante los siguientes parmetros
Las opciones de Sumar y Restar, nos permiten aumentar de una en una la cantidad de
etiquetas a imprimir de ese cliente, la opcin Valor nos permite escribir la cantidad directamente.
165
Gestin Documental
Nos permite aadir un archivo a un registro, en este caso a un cliente, esta opcin aparece en
muchas ventanas y su funcionamiento es idntico.
Nos situamos sobre el cliente y pulsamos el botn de Gestin Documental K, nos aparece la
siguiente pantalla, donde pulsaremos en Aadir.
OJO
Por defecto aparecen los archivos de imagen, si queremos aadir un archivo Word, Excel,
etc., debemos cambiar el tipo de archivos a visualizar indicaremos Todos.
167
Una vez asignado pulsamos en Aceptar.
Este archivo quedar guardado para este cliente si ms adelante queremos consultar este tipo
de archivo, seleccionamos el cliente y accederemos de nuevo al botn Gestin Documental y
pulsaremos el botn Ver
CIF B-056421017
Cuenta Remesas 01
4.2. Proveedores
En el men Sistema / Proveedores, daremos de alta todos los proveedores de la empresa, esta
opcin es fundamental para un correcto funcionamiento y control de los documentos y las
estadsticas comerciales que la empresa necesite para su correcta gestin y organizacin.
169
Como vemos, al pulsar el botn Aadir un nuevo proveedor la ventana tiene varias
pestaas que vamos a ir explicando una a una.
La primera pantalla que nos aparece cuando empezamos a dar de alta un proveedor es la
siguiente:
Generales
El campo Doc. Identidad, nos servir para seleccionar el documento identificativo presentado
por el proveedor, podemos seleccionarlo entre una serie de los posibles documentos.
A continuacin vemos que la pantalla que nos aparece, est dividida en dos partes, en la
primera se incorporarn todos los datos fiscales del proveedor, los cuales aparecern de
manera automtica en todos los documentos relacionados con el proveedor
Los datos del representante legal se rellenarn cuando el cliente sea menor de edad.
IMPORTANTE
Este dato es obligatorio para una correcta presentacin de los libros de IVA trimestrales.
En la segunda parte, se aadirn todos los datos comerciales que hayan negociado con el
proveedor, de esta manera cualquier persona de la empresa que entre en la ficha del proveedor
podr ver dichas condiciones comerciales.
Adems de tener una funcin consultiva, la aplicacin seleccionar estos datos en el documento
que nos est realizando el proveedor, para que el programa realice las operaciones oportunas
En estos campos, entre otros, aadiremos el descuento y la forma de pago que nos del
proveedor por defecto, en caso de que lo hubiera.
IMPORTANTE
El descuento se calcular para todos los artculos asociados a dicho proveedor.
En Das de Pago, nos permitir dar hasta tres das de pago especficos que puede tener el
proveedor.
Las fechas de Inicio y Fin de vacaciones, nos servirn para tener una referencia de si cierra el
proveedor un mes concreto, estas fecha influirn en los pagos que tengamos que realizar a los
proveedores, de tal manera que si tenemos que realizar un pago en el perodo en que el
proveedor cierra por vacaciones, el programa prorrogar el pago al primer da pasado dicho
perodo vacacional.
171
Banco
En la pestaa de bancos aadiremos la cuenta bancaria del proveedor que estamos dando de
alta, para de esta manera poder pagarles a travs de banco los distintos recibos que le
emitamos.
Los campos que aparecen en esta pantalla corresponderan a todos los datos que tengamos del
banco del cliente, estos son:
Banco: Aadiremos el nombre de la entidad bancaria del cliente, tambin este banco ha podido
ser dado de alta con anterioridad en la opcin Sistema / Tablas Generales / Bancos.
Cdigo Entidad: Aadiremos los cuatro dgitos identificativos de la entidad bancaria. Este
campo puede rellenarse de manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con
anterioridad.
Agencia: Pondremos los cuatro dgitos que identifican a la agencia bancaria. Este campo
puede rellenarse de manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.
Direccin: Podremos aadir la calle y nmero de la entidad bancaria. Este campo puede
rellenarse de manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.
Poblacin: Localidad donde se ubica el banco del cliente. Este campo puede rellenarse de
manera automtica si dado de alta la entidad bancaria con anterioridad.
IMPORTANTE
Todos los datos de esta pantalla, aparecern de manera automtica en el caso de que
hayamos introducido con anterioridad en la opcin de Bancos desde Sistema\tabla
generales.
Facturas
Desde la pestaa de comercial aadiremos los datos que se hayan pactado con el proveedor, y
que aparecern de manera automtica, o bien se irn rellenando con los distintos documentos
que se vayan realizando de dicho proveedor.
Los datos que existen en esta opcin el programa los tendr en cuenta a la hora de aadir la
factura y calcular en su caso cada uno de los porcentajes que se vayan aadiendo.
Desde este punto se podrn rellenando una serie de datos, que pasamos a describir a
continuacin.
Serie de facturas: Podemos seleccionar dos series nicamente, este campo es independiente
de la numeracin de facturas, las series seria la A o la B.
173
IVA Portes: Pondremos el IVA de los portes que nos cobra el proveedor, en caso de que los
portes no vayan con IVA incluido.
Dto. PP: Pondremos el % de descuento por pronto pago que nos realizar el proveedor
IRPF Seria a/B: Pondremos el % de IRPF que tenemos que retener al proveedor en caso de
que fuese autnomo.
IMPORTANTE
Debemos tener en cuenta que en el caso de marcar este check el programa calcular el
IRPF sobre el total de la factura, no sobre la Base Imponible.
Para poder marcar esta opcin nuestra empresa debe pertenecer al rgimen de
Agricultura, pesca y ganadera.
Contabilidad
En la pestaa Contabilidad nos aparecern los datos contables de dicho proveedor de esta
manera tendremos la informacin ms completa posible de sus datos financieros.
En esta ventana lo nico que podemos modificar o aadir, la subcuenta del proveedor, el resto
de los campos son informativos y su modificacin corresponde al programa de ContaPlus.
NOTA
Esta pestaa puede visualizarse de una manera distinta, segn hayamos realizado el
enlace, bien a travs del programa de ContaPlus directamente o bien s lo hemos realizado
a travs de la aplicacin Babel, aparecer la siguiente pantalla:
175
Situaciones Atpicas (Parmetros Comerciales)
Artculo: Desde este campo se asignar el artculo del que nos establecen el precio.
Familia: Este campo se activar en caso de no seleccionar un artculo en concreto, con lo que
la oferta se realizar sobre todo el grupo de artculos que nos enve el proveedor.
Comentarios
En esta pantalla se podr aadir un texto libre, donde podremos poner comentarios o
recordatorios asociados al proveedor.
Estos comentarios los podremos visualizar posteriormente desde las ventanas de los distintos
documentos que vayamos creando con la documentacin que nos enve el proveedor, de esta
manera podemos tener cualquier aclaracin en el momento de necesitarla sin necesidad de
cambiar de ventana de trabajo.
4.2.1. Prctica
Nos vamos a crear un proveedor con los siguientes datos:
Cdigo 000004
Nombre Italsarda, SL
CIF B55895656
Telfono 916658856
Email italsarda@gmail.es
177
4.3. Artculos (Productos y Servicios)
En el men Sistema / Artculos, daremos de alta todos los artculos con que la empresa vaya a
trabajar la empresa, para una correcta codificacin de los artculos, deberemos aadir con
antelacin las propiedades de artculos y las familias que vayamos a utilizar.
OJO
Si la empresa que nos estamos creando, es una empresa industrial o de transformacin,
deberemos codificar tanto los artculos finales que fabriquemos y vendamos como las
materias primas, en el caso de utilizar la opcin de fabricacin.
En este cuadro nos aparecern los campos que hacen referencia a cada uno de los artculos,
para tener de un solo vistazo todos los artculos que se han ido aadiendo, desde esta ventana.
El cdigo del artculo tiene una longitud de 18 caracteres como mximo, pudiendo usar puntos,
guiones o comas.
IMPORTANTE
Si en esos 100 caracteres no nos cabe la descripcin del artculo podemos terminar de
poner el resto de la descripcin en el botn de los puntos suspensivos
El siguiente campo que nos pide es la familia, la cual la podemos aadir directamente o bien, y
a partir del botn de bsqueda seleccionaremos o aadiremos la familia que tengamos que
asignarle, en caso de que la familia presente asociada una propiedad, aparecer la siguiente
pantalla:
Al marcar este check el programa nos permitir dar un precio distinto por cada tipo de propiedad
que tenga asociada dicha familia, de este modo tendremos en un solo producto toda la lnea de
productos que hayamos definido con anterioridad, desde la opcin de propiedades.
Podemos marcar si queremos llevar el control de stock de este artculo, o no llevarlo, de esta
manera podemos tener en la misma empresa, codificados tanto artculos fsicos de los que
deseemos tener dicho control, como tener definidos servicios o artculos de los cuales no
tengamos necesidad dicho control.
Podemos marcar si es un artculo anticipo, de esta manera el programa nos controlar todos los
anticipos que pedimos a cuenta de los productos o servicios requeridos.
179
Perodo de garanta: Pondremos los meses de garanta que tenga el artculo. Este campo se
puede rellenar de manera automtica en si lo hemos aadido con anterioridad en la opcin de
Familias.
La opcin de Alta en sistema simplificado, estar marcada por defecto desde la opcin que
veremos en el captulo de almacenes
Desde la opcin de Cdigo de barras, podremos leer desde un lector ptico, el cdigo que tenga
el artculo, o bien lo podremos dar de alta de manera automtica.
Podemos, como se ve en la imagen, seleccionar uno de los cuatro tipos de cdigo de barras
que admite el programa.
Junto a este campo aparecen dos botones el primero nos permite acceder a la ventana Cdigos
de Barras. Podremos introducir cdigos de barras diferentes para el artculo segn las distintas
propiedades asignadas a la familia a la que pertenece. El segundo, generar, nos permitir
realizar el clculo automtico del dgito 8 o 13, en caso de tratarse del cdigo EAN 8 o EAN 13
respectivamente, para el resto de casos permanecer deshabilitado.
IMPORTANTE
Al generar cdigos de barras a travs de la opcin. Generacin de cdigos de barras,
stos se guardarn de la siguiente forma:
Precio Compra
En la pestaa, Precio Compra aadiremos todos los datos necesarios para una correcta
gestin de las compras.
IMPORTANTE
Al aadir un artculo el paso por esta ventana es obligatoria, en caso contrario el programa
nos dar un mensaje como el que sigue:
181
IMPORTANTE
Este cdigo nos servir para poder imprimir el cdigo del proveedor en el pedido que le
enviemos.
Coste (divisas): El precio unitario en la divisa que hayamos seleccionado anteriormente en que
nos cuesta el artculo comprado, una vez puesto este precio, el programa rellenar de manera
automtica el campo Coste (Euros).
OJO
Si aadimos el grupo de compra, no se aadir la subcuenta de compra, o viceversa, en
caso de poner los dos campos, siempre tendr preferencia el grupo de compras.
De esta manera podemos ver en cada uno de los artculos creados todos los proveedores y los
precios, as podremos realizar el pedido al proveedor que tenga el mejor precio, o bien, al
proveedor que nos sirva ms rpidamente los artculos, pudiendo de esta manera gestionar y
optimizar los plazos de entrega a nuestros clientes.
Precio Venta
En la pestaa Precio Venta aadiremos todos los datos necesarios para una correcta gestin
de las ventas.
IMPORTANTE
Al aadir un artculo el paso por esta ventana es obligatoria, en caso contrario el programa
nos dar un mensaje como el que sigue:
Desde esta opcin aadiremos todos los datos que necesitemos para tener la informacin de
las ventas que tenemos que realizar.
183
Tipo de IVA: Seleccionaremos el tipo de IVA que tenga el artculo.
El campo grupo de venta: Aadiremos el grupo de ventas que hayamos creado en el men
Sistema / Tablas generales / Grupos de venta, debemos tener en cuenta que este grupo de
venta ir enlazado con la contabilidad desde la cuenta 700, de esta manera, la aplicacin podr
realizar el asiento contable correspondiente a la compra.
IMPORTANTE
Si aadimos el grupo de venta, no se aadir la subcuenta de venta, o viceversa, en caso
de poner los dos campos, siempre tendr preferencia el grupo de ventas.
PVP: Pondremos el precio venta pblico, sin IVA, en caso de poner % Beneficio, el programa
calcular el Precio de Venta calculndolo sobre el precio de compra.
P. Mayorista: Pondremos el precio de venta para los mayoristas, sin IVA, en caso de poner %
Beneficio, el programa calcular el Precio de Mayorista calculndolo sobre el precio de compra.
% Dto. Pondremos los 6 porcentajes de descuento que puede tener el artculo, estos
descuentos estn asociados con los clientes y con las comisiones sobre los agentes.
Stocks
En la pestaa Stocks aadiremos todos los datos que necesitemos para llevar un control de la
cantidad de mercanca que tenemos en el almacn.
En los campos stock mnimo y mximo, podemos poner una cantidad estimada, de tal manera
que el programa nos avisar si el stock fsico baja del mnimo y no nos dejar pedir ms
artculos que el mximo.
Los campos pendientes de servir, de recibir, acum. entradas y acum. salidas, se irn rellenando
automticamente, segn vayamos realizando documentos de compra o de venta.
185
Unidades: Pondremos el nmero de unidades fsicas que tenemos en el almacn.
187
Campos Definibles
La pestaa Campos Definibles se activar si hemos dado de alta alguno de los campos
opcionales que vimos en la opcin de Familias, en caso contrario esta pestaa aparecer
desactivada, se dispone de hasta 10 campos definibles
Desde aqu daremos otra informacin adicional que nos puede pedir el cliente, pero que no
afecta al documento que le realicemos.
La informacin que pongamos en esta pantalla, la podremos aadir dentro de los distintos
documentos que se vayan a imprimir, para que aparezcan como informacin adicional al
producto que estamos vendiendo.
Comentarios
En esta pantalla se podr aadir un texto libre, donde podremos poner comentarios o
recordatorios asociados al artculo en cuestin.
Estos comentarios los podremos visualizar posteriormente desde las ventanas de los distintos
documentos que vayamos generando, de esta manera podemos tener cualquier aclaracin en el
momento de necesitarla sin necesidad de cambiar de ventana de trabajo.
Kits
Es un tipo de artculo que se compone de la suma de otros artculos que ya tengamos definidos,
de tal manera que este artculo no tiene un stock propio, sino que depende del stock de los
artculos que lo componen.
En la parte inferior el mismo programa nos ir indicando los kits que podemos realizar segn la
cantidad de artculos que disponemos en el almacn.
OJO
Para poder dar de alta un artculo con estas caractersticas, la familia que asociada a todos
los artculos afectados por el kit no pueden tener asociada ninguna propiedad.
Copiar: Nos sirve para duplicar un artculo, nos servir para artculos muy similares y
nos obliga a cambiar la referencia.
189
Etiquetas: Nos permite imprimir etiquetas de los artculos, el formato se
configura en el men til / Entorno del Sistema / Documentos
Precios: Esta opcin nos permite cambiar los precios, o los descuentos, de
varios artculos a la vez, es muy til cuando tenemos una variacin de precios porcentual de
una familia de artculos
OJO
Antes de realizar esta operacin es recomendable realizar una copia de seguridad, porque
no existe una opcin de deshacer.
RECORDATORIO
Los modelos de cdigos de barra se creaban desde el men Sistema / Tablas Generales /
Modelos de Cdigos de Barra
191
Trazabilidad: Nos ofrece la posibilidad de obtener un listado de trazabilidad
de entrada, interna y de salida, es decir, nos informa de cuando entr un artculo y a quien se lo
compramos (Trazabilidad de entrada), que hicimos con l en el men de Fbrica (Trazabilidad
interna, si se diera el caso) y cuando y a quien se lo vendimos (trazabilidad de salida), para que
esta informacin fuera realmente til, debemos trabajar con las propiedades de lote y fecha de
caducidad (obligatorio para el sector agroalimentario)
Referencia PRCON
Familia PROGR
IVA 18%
Proveedor 000004
Para dar de alta al agente comercial con estos datos debemos ir al men Sistema / Agentes, y
pulsamos el botn aadir, aparecindonos la siguiente pantalla:
193
Como vemos es una pantalla dividida en tres pestaas, en la primera de ellas, aparecern los
datos personales del agente comercial y las comisiones sobre los descuentos que haga.
Cdigo de Agente: Campo alfanumrico de tres dgitos como mximo, para la identificacin del
agente.
Pas: Campo compuesto de cuatro dgitos que corresponden a la nacionalidad del agente. Este
deber introducirse previamente en la opcin Pas del men Tablas Generales.
e-mail: Aadiremos el correo electrnico del agente comercial. En el caso de pulsar la arroba
que aparece a la derecha de dicho campo el programa abrir el gestor de correo electrnico
que tengamos definido para que podamos escribir al agente correspondiente el mensaje que
deseemos.
Comisin sobre Dto. 1-6: Se dispone de 6 posibles tipos de comisiones en la ficha del agente.
Estas estarn relacionadas con los 6 posibles tipos de descuento del artculo por medio del
nmero (Nmero de comisin = Nmero de descuento). En el caso de hacer una factura de
varios artculos y en ellos elegir diferentes nmeros (tipos) de descuento, el programa calcular
una media ponderada de los porcentajes de comisin sobre los nmeros (tipos) de comisin
que correspondan.
Cli. Contado: Tambin podemos establecer una comisin para clientes de contado, que ser
independiente del resto de comisiones.
195
4.4.1. Atpicas (Parmetros Comerciales)
En la pestaa de atpicas aadiremos las condiciones en las que cobrar comisiones en un
perodo determinado de tiempo y para unos artculos concretos, bien que estn fuera de
temporada, o que se vayan a dejar de fabricar en el medio-corto plazo.
La pantalla es la siguiente:
Como veremos las tablas de Artculos, Clientes y proveedores disponen de la misma opcin de
comentarios.
4.4.1. Prctica
Nuestra empresa tiene un agente comercial, que se dedica a visitar a clientes y a realizar
presupuestos y facturar, los datos de este agente comercial son los siguientes:
Poblacin Madrid
Telfono 914500555
Departamento Comercial
197
4.5. Almacenes (Sistema de gestin informtica
de almacenes)
En esta opcin se podrn introducir los diferentes almacenes que se posean.
Desde esta opcin podremos controlar el stock fsico que tenemos en cada uno de los
almacenes creados, pudiendo posteriormente, presentar informes de las entradas y salidas
realizadas en cada uno de los almacenes.
Realizaremos las gestiones sobre los almacenes creados desde el men Almacn (Movimientos
entre almacenes, regularizacin de almacenes e histrico de almacenes) que veremos ms
adelante.
IMPORTANTE
El stock de los artculos se incrementar automticamente en la creacin de albaranes de
proveedores y disminuir en la creacin de albaranes de clientes (o en su defecto en la
factura de clientes)
Cdigo AL2
Poblacin Belvis
Telfono 915556677
4.6. Transportistas
En el men Sistema / Transportistas, daremos de alta las empresas de transporte que la
empresa utilizar para realizar la entrega de la mercanca encargada por cada uno de los
clientes de la empresa.
En esta opcin, cuando pulsamos el botn de Aadir nos piden el domicilio social de la
compaa y un cdigo, que, como siempre es el nico campo obligatorio a la hora de rellenar la
ficha, siendo este un campo alfanumrico de 3 caracteres.
199
IMPORTANTE
Estos datos nos van a servir para poder asociar cada albarn de envo con el transportista
que va a realizar la entrega y para realizar las etiquetas de envo para cada paquete.
En esta opcin, cuando pulsamos el botn de Aadir nos pide una serie de datos con los que el
programa nos calcular dicho descuentos o nos ofrecer la promocin establecida dentro de la
factura al cliente que aadamos en dicho periodo.
Fecha inicial y Final: La fechas que nos pide en esta pantalla no son obligatorias, sern las
fechas en que perdure la promocin que estamos llevando a cabo, una vez pasada la fecha final
el programa no volver a realizar dicha promocin.
Tipo de Promocin
Volumen de venta: En este tipo de promocin el programa regalar una cantidad prefijada del
artculo que hayamos seleccionado en la opcin de mbito, siempre y cuando el cliente compre
entre las cantidades mnimas y mximas que hayamos establecido en las condiciones
201
X*Y: El programa realizar una promocin de todos los artculos, una familia o un artculo
solamente, con las condiciones que le demos entre la cantidad vendida por la cantidad que
cobremos.
Cantidad vendida: el programa, en este caso, regalar una cantidad o calcular un descuento
cuando la compra por parte del cliente lleguen a la cantidad establecida
mbito
Las condiciones irn cambiando dependiendo del tipo de promocin que seleccionemos .
Adems ven que existe el check "Pedir confirmacin al usuario", si lo marcamos el programa
pedir la confirmacin para realizar la promocin al cliente o no hacrsela. Esta opcin no existe
en la promocin X*Y.
IMPORTANTE
En caso de que no marquemos este check el programa calcular la promocin a todos los
clientes que realicen una venta entre las fechas establecidas.
En esta opcin, cuando pulsamos el botn de Aadir nos pide una serie de datos, que vamos a
explicar a continuacin.
Fecha: Ser la fecha de la llamada, el programa coge por defecto la fecha del ordenador.
Hora inicio: Se pondr la hora en que se ha iniciado la llamada, cogiendo la hora del
ordenador, aunque se puede modificar.
Agente: Colocaremos el cdigo del agente comercial que atiende la llamada, y que previamente
habremos dado de alta en la opcin de agentes.
Tipo llamada: Seleccionaremos el modelo de llamada de que se trata, creadas en la opcin tipo
de llamadas.
Cliente/Proveedor: Pondremos el cdigo del cliente o proveedor que llama a la empresa. Este
dato lo podremos seleccionar desde la opcin de clientes o proveedores, que tenemos en la
parte superior de la pantalla que nos aparece
IMPORTANTE
El programa pedir un cliente o un proveedor segn seleccionemos cliente o Proveedor en
la primera opcin.
Persona de Contacto.: Se aadir la persona con la que se habla de la empresa cliente, este
dato si lo hemos puesto en la ficha del proveedor o del cliente, el programa lo pondr de manera
automtica.
4.9. Terminales
Esta opcin del programa nos permite la importacin y exportacin de una serie de datos,
existentes en el programa a los dispositivos Terminales de mano, para poder realizar los
distintos pedidos, pagos, cobros con los mismos.
Desde estas opciones podemos llevar el control de las rutas que tienen que hacer nuestros
comerciales en sus viajes, a que clientes tienen que visitar en la ruta y los artculos que pueden
ofrecerles. De esta manera cuando regresan del viaje, puede, con su terminal de mano importar
los pedidos realizados por los clientes al programa de FacturaPlus.
203
4.9.1. Terminales
Desde la opcin de terminales daremos de alta los distintos terminales y los programas que
ejecutaremos a la hora de exportar e importar datos al programa de FacturaPlus, desde el
terminal de mano.
Programa Exportacin: Introducir la ruta donde exportar los ficheros, si se rellena este dato,
automticamente se dar por defecto en la opcin preventas cuando se exporten datos.
Contiene bsqueda incremental.
Programa Importacin: Introducir la ruta donde importar los ficheros, si se rellena este dato,
automticamente se dar por defecto en la opcin preventas cuando se importen datos.
Contiene bsqueda incremental.
En esta ventana vemos, que adems de los botones de aadir, modificar, eliminar, etc. que
hemos visto en otros puntos del manual aparecen dos nuevos botones que pasamos a explicar
a continuacin
Desde/ Hasta ruta: Introducir el intervalo de rutas que desea exportar, dichas rutas
estarn previamente definidas en esta opcin, no obstante podr asignarlas a travs de la
bsqueda que tiene cada uno de estos campos, no podr introducir una ruta inexistente, el
programa le mostrar un mensaje de atencin.
Por defecto estarn rellenos con el cdigo de la ruta que est seleccionada.
Directorio: estar relleno con una ruta donde se dejar el fichero de exportacin generado
del stock del almacn y las familias seleccionadas, es decir por defecto estar relleno con
la ruta de un directorio localizado en el directorio donde est instalada la aplicacin, este
dato es obligatorio rellenar.
Por defecto la primera vez que entre estar vaco, posteriormente estar relleno con la
ltima ruta dada de alta.
Ruta programa terminal: Este es un campo que permitir introducir la ruta por empresas al
ejecutable del programa de comunicacin del terminal de mano, de tal forma que si previamente
est definido, una vez generados los ficheros de exportacin, nos permitir realizar un enlace
directo al ejecutable de intercambio de informacin entre nuestra aplicacin y los distintos
terminales.
205
Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estar vaco, posteriormente
estar relleno con la ltima ruta dada de alta.
Desde/ Hasta ruta: Introducir el intervalo de rutas que desea importar, dichas rutas
estarn previamente definidas en esta opcin, no obstante podr asignarlas a travs de la
bsqueda que tiene cada uno de estos campos, no podr introducir una ruta inexistente, el
programa le mostrar un mensaje de atencin.
Por defecto estarn rellenos con el cdigo de la ruta que est seleccionada.
Directorio: estar relleno con una ruta donde se dejar el fichero de exportacin generado
del stock del almacn y las familias seleccionadas, es decir por defecto estar relleno con
la ruta de un directorio localizado en el directorio donde est instalada la aplicacin, este
dato es obligatorio rellenar.
Por defecto la primera vez que entre estar vaco, posteriormente estar relleno con la
ltima ruta dada de alta.
Ruta programa terminal: Este es un campo que permitir introducir la ruta por empresas
al ejecutable del programa de comunicacin del terminal de mano, de tal forma que si
previamente est definido, una vez generados los ficheros de exportacin, nos permitir
realizar un enlace directo al ejecutable de intercambio de informacin entre nuestra
aplicacin y los distintos terminales.
Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estar vaco,
posteriormente estar relleno con la ltima ruta dada de alta.
Importar clientes: al seleccionar este campo nos permite realizar una importacin de
clientes desde el terminal o directorio de ubicacin a la aplicacin.
En esta ventana podremos introducir todos los clientes que vamos a visitar en dicha ruta, que
estn dados de alta previamente en nuestra base de datos de clientes, en el apartado Sistema /
Clientes. Adems de introducir el cdigo del cliente y su direccin introducir el orden de visita,
por defecto el programa mostrar el siguiente al anterior, si modifica el nmero asignado deber
tener en cuenta que no est previamente asignado, en este caso saltar un mensaje de
atencin, obligndole a introducir un nmero de orden no existente.
207
Desde el botn de Reordenar podremos asignar nmeros correlativos a aquellos registros
que su nmero de orden de visita no sea el siguiente al anterior, al igual que reordenar el listado
de clientes.
De este modo, una vez aadidos los clientes para la ruta, podremos visualizarlos en la tabla de
esta carpeta, con su cdigo, nombre y orden de visita asignado.
Desde el botn Filtro nos permitir seleccionar un intervalo de clientes que cumplan las
condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro.
Artculos
Desde esta ventana al igual que la ventana de cliente, tendremos opcin de introducir todos
aquellos artculos con los cuales vamos a trabajar en la ruta y que podremos ofrecer y presentar
a nuestros clientes.
Desde la opcin de Filtro Esta opcin nos permitir seleccionar un intervalo de artculos
que cumplan las condiciones que introduzcamos en la ventana para realizar el filtro.
Pedidos
Desde esta carpeta al igual que en las anteriores ventanas, tendremos opcin de introducir
todos aquellos pedidos que se vayan a exportar.
Una vez aadidos los pedidos para la exportacin, podremos visualizarlos en la tabla de esta
carpeta, con el nmero de pedido, la fecha, cdigo del cliente, la nacionalidad y el importe del
pedido.
Inventario
Desde esta ventana se realizar el mantenimiento de exportacin para inventariar, esta opcin
mostrar los registros segn el primer campo que Estado, dichos estados sern:
209
IMPORTANTE
No se recomienda realizar ningn movimiento de stock (compras/ ventas) mientras se
realiza el proceso de inventario, dato que puede dar informacin incorrecta en su stock.
Debemos tener en cuenta que no se podr exportar al terminal un almacn si todas las familias
de dicho almacn estn en estado "Pendiente".
Cuando el estado del inventario es "Pendiente" de una Familia, para sus artculos
pertenecientes a esa familia, los avisos se realizarn en:
Al pulsar sobre este botn visualizar una ventana compuesta por los siguientes campos:
Desde/ Hasta Inventario: En ellos introducir el cdigo de ruta que pretende exportar.
Directorio: Estar relleno con una ruta donde se dejar el fichero de exportacin generado del
stock del almacn y las familias seleccionadas, es decir por defecto estar relleno con la ruta de
un directorio localizado en el directorio donde est instalado la aplicacin, este dato es
obligatorio rellenar.
Por defecto la primera vez que entre estar vaco, posteriormente estar relleno con la ltima
ruta dada de alta.
Ruta programa terminal: Este es un campo que permitir introducir la ruta por empresas al
ejecutable del programa de comunicacin del terminal de mano, de tal forma que si previamente
est definido, una vez generados los ficheros de exportacin, nos permitir realizar un enlace
directo al ejecutable de intercambio de informacin entre nuestra aplicacin y los distintos
terminales.
Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estar vaco, posteriormente
estar relleno con la ltima ruta dada de alta.
Desde/ Hasta Inventario: En ellos introducir el cdigo de ruta que pretende exportar.
Ruta programa terminal: Este es un campo que permitir introducir la ruta por empresas al
ejecutable del programa de comunicacin del terminal de mano, de tal forma que si previamente
est definido, una vez generados los ficheros de importacin, nos permitir realizar un enlace
directo al ejecutable de intercambio de informacin entre nuestra aplicacin y los distintos
terminales.
Por defecto la primera vez que acceda al programa este campo estar vaco, posteriormente
estar relleno con la ltima ruta dada de alta.
211
Cuando marcamos el botn de Aadir nos aparece una ventana con dos pestaas, la
primera de ellas es:
General
En esta primera ventana nos aparecen cuatro campos con las siguientes caractersticas:
Cdigo del Terminal: Contiene bsqueda incremental, este campo no es obligatorio, si dicho
campo no se rellena al pulsar el botn Aceptar, pasar a la tabla principal de terminales,
columna Tipo Terminal con el literal "Terminal no definido".
Cdigo Almacn: Contiene bsqueda incremental. Cdigo del almacn para su inventario, este
cdigo debe estar previamente definido en la tabla Almacenes del men Sistema.
Familias
Esta ficha solo estar habilitada si previamente ha rellenado el campo cdigo de Almacn en la
ficha General. En dicha carpeta se definirn todas las familias relacionadas con dicho almacn.
Esta ventana estar formada por una tabla donde se mostrarn los registros de familias que
entran a formar parte del inventario de dicho almacn.
Botn Aadir : Al pulsar este botn aparecer una tabla con todas las familias definidas en
su tabla, situndose sobre una de ellas y haciendo doble clic sobre la misma seleccionar la
familia para el inventario, o bien pulsando el botn seleccionar, con este botn seleccionar las
familias una a una.
Botn Filtro : Con este botn seleccionar de forma masiva las familias que desee
relacionar con el almacn para realizar el inventario, al pulsar sobre este botn visualizar una
ventana con los campos Cdigo Final, Cdigo Inicial. Ambos campos contienen bsqueda
incremental, desde la que acceder a la tabla de familias.
Estos campos estarn rellenos por defecto por el primer y ltimo cdigo de familias definidas en
su tabla.
Al realizar el proceso solo se aadirn las familias que estn relacionadas a travs de los
artculos con dicho almacn y que no estn dadas de alta en otro cdigo de inventario con el
mismo almacn.
Para confirmar el registro debe pulsar el botn Aceptar, (guardar todos los datos de la ventana,
visualizando el registro en la ventana principal de Tablas de inventarios), en caso contrario
pulsar el botn Cancelar, (no guardar ningn dato de los establecidos en la ventana).
213
214 FacturaPlus 2012
5. Almacn
215
216 FacturaPlus 2012
5. Almacn (Tramitacin administrativa de la
informacin de Proveedores)
Dentro del men Almacn se encuentran todas las opciones de documentos de compras, por
tanto accederemos a este men para la recepcin de los documentos, de este modo tendremos
la informacin organiza por fecha de documento aunque cabe la posibilidad de cambiar esta
organizacin por proveedor.
Tambin tenemos opciones para poder llevar el control de stocks de cada uno de nuestros
almacenes de una manera automtica.
Del mismo modo podremos controlar los pagos a realizar a nuestros proveedores, de este modo
podremos llevar un mayor control sobre la previsin de los pagos que tenemos que efectuar.
217
5.1. Generacin de Pedidos de proveedores
Desde esta opcin se recogen los pedidos que se realicen a los proveedores, de esta manera
tendremos por escrito todas las peticiones de materiales y servicios que realicemos a nuestros
proveedores.
Los documentos que demos de alta desde esta opcin no dan entrada de stocks en el almacn.
Su utilidad reside en que podemos controlar las cantidades pendientes de recibir. Si no se
quiere llevar este tipo de control, no es necesario efectuar los pedidos, pudindose realizar
directamente los albaranes a los proveedores directamente.
En la parte de arriba donde aparecern los datos del proveedor y en la parte central donde
aparecern los datos de los artculos que vamos a pedir.
OJO
Cuando acabemos de aadir todos los datos del pedido, para que quede grabado
deberemos pulsar el botn de Actualizar.
219
5.1.1. Cabecera Pedidos
En esta parte del pedido vemos que por defecto aparece la divisa y el almacn que dimos de
alta tanto en el proveedor como en la personalizacin.
La fecha del pedido lo coge automticamente de la fecha que tenga el sistema aunque
podemos cambiarla.
Proveedor: Al poner el cdigo del proveedor, nos pondr de manera automtica la forma de
pago asociada al proveedor.
Divisa: En la opcin de divisa pondr por defecto Euro, pero cuando seleccionemos el
proveedor, si este tiene una divisa distinta la cambiar por la que tiene asociada.
IMPORTANTE
En el caso de que se ponga una divisa distinta al Euro, el programa nos aadir en la
derecha el valor que tiene dicha divisa respecto al Euro, es importante poner el cambio del
da en que se realiza el pedido para que el programa calcule correctamente el valor en
Euros de la transaccin.
Su pedido: En el campo su pedido pondremos el nmero de pedido interno que puede darnos
el proveedor.
El resto de los campos se rellenarn segn las necesitemos, ya que son informativos y no
afectan para nada a la introduccin del pedido.
F. entrada: Pondremos la fecha prevista de la entrega de la mercanca por parte del proveedor.
Observaciones: Campo libre para poder aadir cualquier otra aclaracin que se necesite.
Desde el botn introduciendo cada uno de los artculos que vayamos a pedir a los
proveedores, la pantalla que nos aparece es la siguiente:
Producto: Pondremos o buscaremos el cdigo del producto que queremos pedir al proveedor.
221
IMPORTANTE
Este cdigo de artculo se puede buscar desde dos opciones:
Bsqueda por artculos Podremos localizar cualquier artculo que tengamos dados de
alta.
Precio divisa: Se pondr de manera automtica el precio de coste unitario asociado al artculo,
aunque podemos cambiarlo de manera automtica.
% Dto.: se pondr el tanto por ciento de descuento que nos puede hacer el proveedor, aunque
el programa pondr de manera automtica el descuento asociado al proveedor.
Dto. Lineal: Importe que descontaremos del importe a deber al proveedor. Este campo nos
servir para ajustar el precio dado por el proveedor.
A parte de todos los botones que ya hemos visto en la leccin correspondiente, nos aparece
otro botn que ponemos Comentarios , en l nos aparece una ventana en la que podremos
escribir un texto libre, con cualquier aclaracin que se necesario poner, por ejemplo, horario de
entrega.
IMPORTANTE
Estos comentarios pueden configurarse para que salgan impresos en unos documentos y
en otro no, como veremos en el captulo correspondiente a la configuracin de documentos
por impresora.
El campo Total, ir calculndose de manera automtica, con los precios de coste de cada uno
de los artculos introducidos en el documento.
Al pulsar en el botn Albarn nos aparece la siguiente ventana, la cual nos permite generar el
albarn o el albarn y la factura, en el campo Fecha documentos indicaremos la fecha del
albarn/factura.
223
5.1.4. Imprimir
Para imprimir cualquier documento nos situaremos sobre el pedido y usaremos el botn
Pero esta opcin nos sirve para ms utilidades y es idntica en el resto de documentos:
Envo por email: Nos abre un email con el documento adjunto y preparado para enviarlo a la
direccin de correo electrnico de la ficha del cliente.
5.1.5. Generar
Desde la opcin Almacn/Pedidos, existe una opcin , que nos va a permitir
realizar pedidos a los proveedores, sin necesidad de estar comprobando las faltas de stock de
cada uno de los artculos.
Las condiciones que nos ofrece esta pantalla son las siguientes:
225
Desde / Hasta Proveedor: Pondremos los proveedores inicial y final a los cuales queremos
realizar los pedidos que vamos a realizar.
Desde / Hasta Artculo: Aadiremos los artculos correlativos de los cuales queremos realizar
los pedidos.
Almacn destino: Seleccionaremos el cdigo del almacn donde haremos la entrada del stock.
Proveedor
Mejor fecha de reposicin: Marcaremos el proveedor que tenga el menor nmero de das para
servirnos la mercanca.
Podremos igualar el stock segn las seis condiciones que aparecen a continuacin y que vamos
a explicar a continuacin:
Menor que cero: Lo cual crear pedidos como mnimo hasta cero.
Menor que stock mnimo: En este caso generar pedidos hasta completar el stock mnimo.
Igualar Stock a
Stock segn disponible: Nos pedir Stock hasta iguala al stock disponible
IMPORTANTE
Stock disponible = Stock real + stock pendiente de recibir (pedidos de proveedores)
Stock pendiente de servir (pedidos de clientes)
IMPORTANTE
Al confirmar el alta del albarn es cuando se aadir en el almacn el stock que hayamos
recibido de los proveedores.
Al abrir esta opcin nos aparecer una pantalla con las siguientes opciones:
227
Pulsando el botn de Cambio de Estado , podremos
indicar al programa si el albarn se ha facturado o no, debemos tener en cuenta que este botn
no altera ni influye en el documento de facturas, es decir, si el albarn est marcado como no
facturado y marcamos esta opcin el albarn aparecer como facturado, pero no crear la
factura, y viceversa, en el caso de estar creada la factura y marcar este botn el programa
pondr el albarn como no facturado, pero no borrar la factura.
En el caso de que no queramos realizar un albarn directo, sino que el albarn venga precedido
de un documento de pedido previo, deberemos indicar en el campo pedido, que aparece debajo
de la fecha el nmero de pedido que hemos recibido.
La fecha del albarn lo recoge automticamente de la fecha que tenga el sistema aunque
podemos cambiarla.
Al poner el Cdigo del proveedor, nos pondr de manera automtica la forma de pago asociada
al proveedor.
En la opcin de Divisa pondr por defecto Euro, pero cuando seleccionemos el proveedor, si
este tiene una divisa distinta la cambiar por la que tiene asociada.
En este caso al realizar el albarn desde un pedido que hemos realizado previamente, nos
aparecern todos los artculos de este pedido.
El botn Aadir en este caso esta desactivado, ya que el programa no nos permite
introducir ms artculos de los que vengan en el pedido, aunque si podemos modificarlos y
cambiar bien la cantidad recibida o el precio que nos haya dado el proveedor.
229
Producto: Pondremos o buscaremos el cdigo del producto que hemos recibido del proveedor.
Cantidad: Pondremos las unidades que queremos hemos recibido del proveedor.
Precio divisa: Se pondr de manera automtica el precio de coste unitario asociado al artculo,
aunque podemos cambiarlo de manera automtica.
% Dto.: se pondr el tanto por ciento de descuento que nos puede hacer el proveedor, aunque
el programa pondr de manera automtica el descuento asociado al proveedor.
Dto. Lineal: Importe que descontaremos del importe a deber al proveedor. Este campo nos
servir para ajustar el precio dado por el proveedor.
El campo Total, ir calculndose de manera automtica, con los precios de coste de cada uno
de los artculos introducidos en el documento.
Serie A partir del cual podemos cambiar la numeracin del albarn, poniendo la
numeracin en la serie A o en la B.
F. entrada: Pondremos la fecha prevista de la entrega de la mercanca por parte del proveedor.
Todos los datos que nos aparecen en esta pantalla, se refieren a datos que nos da el proveedor
y son informativos a excepcin del campo portes, que nos sumar dicho importe al total del
albarn.
231
5.2.3. Generar un albarn de parte de un pedido
Para generar un albarn de parte de un pedido accederemos al men de Albaranes y
pulsaremos el botn Aadir, y en el campo n de pedido buscamos el pedido
Seleccionamos el pedido que hemos recibido parcialmente con doble clic y a el contenido del
mismo aparecer en el albarn, el siguiente paso ser modificar aquello que ha entrado para
dejar en el albarn la cantidad de artculos que nos ha llegado
Como vemos en la imagen el pedido era de 240 unidades, hemos modificado y cambiado las
unidades entradas por 120 unidades el resto quedarn pendientes en el pedido.
Una vez creado el Albarn, nos situaremos sobre l y pulsamos el botn Factura
5.2.5. Agrupar
Desde el botn agrupar podemos, si nos es necesario, bien por circunstancias de la produccin,
o por cualquier otro motivo, recibir en el mismo albarn dos o ms pedidos que hayamos
realizado en un determinado perodo de tiempo.
233
Esta opcin se la ha llamado Agrupar , y al pulsarla, aparece una ventana donde
daremos las condiciones para que nos coja todos los pedidos que estn pendientes de recibir
en un perodo de tiempo determinado de tiempo.
Fecha inicial/ Fecha final: Seleccionaremos las fechas de los pedidos que hemos recibido
Fecha Albarn: La coge por defecto del ordenador, ser la fecha que asignar al albarn que
recibamos:
Fecha ltimo pedido en fecha albarn: Si marcamos este check, asignar la fecha del ltimo
pedido de cada proveedor al albarn que recibamos.
Generar un albarn por cada pedido: Si marcamos este check el programa generar tantos
albaranes como pedidos hayamos seleccionado
Agrupar por forma de pago: A partir de este check el programa generar albaranes segn la
forma de pago que hayamos contratado por cada uno de los pedidos.
Realizar la agrupacin ordenada por nmero de pedido o por las fechas de los pedidos.
Una vez seleccionadas las condiciones de bsqueda nos aparecer otra ventana a partir de la
cual podremos manualmente, seleccionar los pedidos que haya encontrado el programa.
Para ello deberemos ir posicionndonos en cada uno de los pedidos y hacer bien un doble clic
sobre el pedido para quitarle el aspa azul que aparece a su izquierda o bien pulsar el botn de
IMPORTANTE
Cuando pulsemos el botn de actualizar el programa generar un albarn incluyendo todos
los pedidos realizados a un proveedor en el perodo que hayamos seleccionado.
235
5.3. Generacin de Facturas de proveedores
En el men Almacn / Facturas se registrarn las facturas que nos enven los proveedores junto
de la mercanca recibida, tal y cmo hemos visto en el apartado anterior.
Al abrir esta opcin nos aparecer una pantalla con las siguientes opciones:
Cambiar estado: Esta opcin nos permite marcar el documento como contabilizado o no
contabilizado, y tambin marcar la factura como impresa o no impresa.
IMPORTANTE
Si cambiamos el estado de una factura ya contabilizada, no se borrar el asiento contable
de ContaPlus, y viceversa, s cambiamos el estado de una factura no contabilizada no
crear el asiento contable dentro de la aplicacin de contabilidad.
Proyecto/Segmento: Esta opcin nos permitir asignar esta factura a un proyecto que est
realizando la empresa, con lo cual desde ContaPlus podremos saber los gastos e ingresos
imputados a dicho proyecto, y a la zona geogrfica donde se est realizando dicha
transaccin.
Gestin documental: Desde esta opcin podremos enlazar la factura que hemos creado
con cualquier documento relacionado con ella, por ejemplo, el escaneado de la factura
original que nos haya enviado el proveedor.
IMPORTANTE
Las facturas de proveedores son opcionales, sin embargo, si nos sern tiles registrarlas
en el programa para un control de los pagos que deberemos realizar, as como para poder
realizar el asiento contable de manera automtica, siempre y cuando tengamos el
programa enlazado con ContaPlus.
IMPORTANTE
La generacin de facturas implica la creacin automtica de sus recibos en funcin de la
forma de pago incluida en la factura.
La fecha que vamos a poner al documento que tenemos que aadir lo coge de manera
automtica de la fecha que tenga el sistema aunque podemos cambiarla.
IMPORTANTE
Si el nmero de albarn lo dejamos a cero, haremos una factura directa, sin necesidad de
haber realizado ni pedido ni albarn de los proveedores, en este caso al poner el cdigo
del proveedor, nos pondr de manera automtica la forma de pago asociada al proveedor.
Tambin podemos generar la factura desde el albarn, usando el botn Factura explicado
anteriormente
En el campo su factura pondremos el nmero de factura que nos del proveedor, que ser la
que tenga de referencia por si surgiera cualquier reclamacin o problema con ella.
En el campo fecha su factura aadiremos la fecha que tenga la factura enviada por el
proveedor, que no tiene por qu coincidir con la fecha en que aadimos la factura, una
fecha ser la fecha de emisin y otra de recepcin.
IMPORTANTE
Estas fechas son importantes tenerlas correctamente puestas ya posteriormente servirn
de referencia en la presentacin de los libros de IVA a la Hacienda Pblica.
237
Proveedor: Aadiremos el cdigo del proveedor que nos enva la factura, este campos es
obligatorio rellenarlo en el caso de realizar la factura directamente sin pasar por albaranes
de proveedores.
Almacn: Nos pondr por defecto el almacn donde se habr ingresado el stock recibido,
debemos recordar que este cdigo de almacn lo coge de los datos que pusimos en la
opcin de Personalizacin del men til / Entorno del Sistema.
F. Pago: Al aadir el cdigo del proveedor coger por defecto la forma de pago que
hayamos seleccionado para dicho proveedor a la hora de aadirlo en la opcin Sistema-
Proveedores, en el caso de que venga de un albarn coger la forma de pago asociado al
albarn.
Divisa: Pondr por defecto al divisa asignada al proveedor, por defecto coger la divisa
Euro.
Al seleccionar el proveedor o el albarn nos aparecen de manera automtica otros dos campos
que deberemos marcar, en el caso que sea necesario, para que aparezca la informacin
correcta de cara a la Hacienda Pblica, estos campos son:
Inversin del sujeto pasivo. Seleccionaremos este campo cuando en la operacin indicada
en la factura se produzca como inversin del sujeto pasivo, siendo el obligado a repercutir
el IVA el receptor de la misma.
IMPORTANTE
Cualquiera de las dos validaciones, si tenemos configurado correctamente el enlace con
ContaPlus, permitir que al generar el asiento se realicen las correspondientes
anotaciones en el libro de Facturas Recibidas. Slo se podr seleccionar esta opcin para
proveedores con Rgimen de IVA General.
Datos Adicionales , al pulsar este botn nos aparece una pantalla en la que
podremos aadir una serie de datos que nos pueden ser tiles para el control y
localizacin de la mercanca, as como el coste de los portes. As como terminar de
rellenar los datos contables para un correcto registro en la contabilidad de la empresa.
239
Desde el botn Identidad podremos modificar o aadir algn dato adicional a la
direccin del proveedor. Estos datos debera coincidir con los datos fiscales del
proveedor.
Precio divisa: Se pondr de manera automtica el precio de coste unitario asociado al artculo,
aunque podemos cambiarlo de manera automtica.
% Dto.: se pondr el tanto por ciento de descuento que nos puede hacer el proveedor, aunque
el programa pondr de manera automtica el descuento asociado al proveedor.
Dto. Lineal: Importe que descontaremos del importe a deber al proveedor. Este campo nos
servir para ajustar el precio dado por el proveedor.
241
IMPORTANTE
El campo envases que aparece en la pantalla, puede ser que si realizamos otro ejemplo
con distintos artculos no aparezca esto es debido a que ese campo pertenece a las
propiedades y cmo hemos visto en puntos anteriores de este manual, estas propiedades
se pueden asignar o no a los distintos artculos que se aadan.
5.3.4. Recapitular
Dentro de la opcin de facturas, adems de existir la opcin por la que podemos registrar la
entrada de una factura en concreto que nos mande el proveedor, tambin podemos recibir en
misma factura dos o ms albaranes que hayamos recibido en un determinado perodo de
tiempo, es igual a lo que en albaranes llambamos Agrupar.
Fecha Factura: La coge por defecto del ordenador, ser la fecha que asignar a la factura que
recibamos.
Fecha ltimo pedido en fecha factura: Si marcamos este check, asignar la fecha del ltimo
albarn de cada proveedor a la factura que recibamos.
Generar una factura por cada albarn: Si marcamos este check el programa generar tantas
facturas como albaranes hayamos seleccionado.
Agrupar por forma de pago: A partir de este check el programa generar facturas segn la
forma de pago que hayamos contratado por cada uno de los albaranes.
Agrupar albaranes por meses: Es un opcin que viene marcada por defecto, si seleccionamos
fechas de dos meses distintos el programa, lo que har se realizar dos facturas, agrupando los
albaranes de cada uno de los meses en cada factura.
Orden de presentacin
Realizar la agrupacin ordenada por nmero de albarn o por las fechas de los albaranes.
Una vez seleccionadas las condiciones de bsqueda nos aparecer otra ventana a partir de la
cual podremos manualmente, seleccionar los albaranes que haya encontrado el programa, bien
realizando un doble clic sobre el albarn que deseemos o bien pulsando sobre el botn de
Una vez seleccionados los albaranes a facturar deberemos pulsar el botn Actualizar
para que nos grabe dicha factura.
243
En el caso de generar facturas de proveedores de esta manera la informacin que aparece en
estos documentos nos diferenciar por nmero de albarn y su fecha los artculos recibidos en
cada uno de ellos para un mejor control del stock.
Al abrir esta opcin nos aparecer una pantalla con las siguientes opciones:
IMPORTANTE
Si cambiamos el estado de una factura ya
contabilizada, no se borrar el asiento contable de
ContaPlus, y viceversa, s cambiamos el estado de
una factura no contabilizada no crear el asiento
contable dentro de la aplicacin de contabilidad.
Proyecto: Esta opcin nos permitir asignar esta factura a un proyecto que est realizando
la empresa, con lo cual desde ContaPlus podremos saber los gastos e ingresos imputados
a dicho proyecto, y a la zona geogrfica donde se est realizando dicha transaccin.
Gestin documental: Desde esta opcin podremos enlazar la factura que hemos creado
con cualquier documento relacionado con ella, por ejemplo, el escaneado de la factura
original que nos haya enviado el proveedor.
245
Por defecto este tipo de facturas se crearn con la serie "R" y contador correspondiente segn
configuracin de personalizacin, marcando la factura del proveedor con dicha letra para que de
un vistazo se sepa la factura rectificada.
Esta opcin la utilizaremos en el caso de que haya cualquier tipo de error en la factura del
proveedor y nos tenga que emitir una nueva corrigiendo la original.
IMPORTANTE
No se podr modificar las cantidades provenientes de una factura original, solamente
podrn modificarse los importes unitarios y descuentos.
En la siguiente pantalla vemos que aparecen todos los datos asociados a la factura que
estamos rectificando.
IMPORTANTE
Todas las facturas rectificativas se asignan a la serie "R", llevando una numeracin
independiente de la numeracin de facturas.
247
En el campo su factura pondremos el nmero de factura que nos del proveedor, que ser la que
tenga de referencia por si surgiera cualquier reclamacin o problema con ella.
IMPORTANTE
Cualquiera de las dos validaciones, si tenemos configurado correctamente el enlace con
ContaPlus, permitir que al generar el asiento se realicen las correspondientes
anotaciones en el libro de Facturas Recibidas. Slo se podr seleccionar esta opcin para
proveedores con Rgimen de IVA General.
Es importante tener en cuenta que estos recibos se generan de manera automtica cuando se
realizan las facturas, y en ningn otro caso, por lo que si queremos llevar este control
obligatoriamente tendremos que realizar las facturas.
De esta manera podremos llevar un control exhaustivo de todas las obligaciones de pago que
tiene la empresa para con los proveedores y las previsiones de pago de las mismas.
5.5.1. Recibos
En el men Almacn / Gestin de Pagos / Recibos tendremos un listado de todos los recibos
generados por las facturas enviadas por los proveedores.
Aparecen una serie de columnas en el listado de recibos que vamos a ver a continuacin:
249
Emitido: En que el recibido se ha emitido pero no ha llegado la fecha de
vencimiento.
Pagado: El recibo se ha pagado al proveedor
Devuelto: El recibo se ha devuelto al proveedor
N Recibo: Este nmero consta de dos partes: la primera coincide con el nmero de
factura, la segunda parte es el contador del recibo propiamente dicha
Su n recibo: Ser el nmero de recibo del proveedor, coincidir con el campo su nmero
de factura.
F.Vcto.: Aparecer la fecha del vencimiento que coger de la forma de Pago que se haya
seleccionado en la factura.
Gestin documental: Desde esta opcin podremos enlazar la factura que hemos creado
con cualquier documento relacionado con ella, por ejemplo, el escaneado de la factura
original que nos haya enviado el proveedor.
Documentos asociados: Al pulsar en este botn nos aparecern las facturas de
proveedores asociadas a la factura rectificativa en la que estamos situados en este
momento, de esta manera, podremos visualizarla sin necesidad de realizar otro tipo de
consulta.
La subcuenta de Pago, estar activa siempre y cuando tengamos activado el enlace con
ContaPlus y es donde pondremos la subcuenta de banco o caja para que el programa realice el
asiento contable de manera correcta.
Una vez que pulsemos el botn de Aceptar el programa cambiar el estado del recibo al estado
pagado o devuelto, segn estuviese originalmente dicho recibo.
En la parte inferior de la pantalla podemos incluir gastos por el pago del recibo y si estos gastos
los soportamos nosotros, Cargo empresa, o los soporta el proveedor.
Con esta opcin agruparemos varios recibos de un mismo proveedor, con igual
estado y que no sea pagado, en un nico recibo llamado Matriz. Nos situaremos en el recibo
que deseemos que sea el Matriz y al pulsar el botn de Compensacin visualizaremos la
pantalla de introduccin de datos.
251
Si la empresa trabaja con la divisa euro, al compensar un recibo cuya divisa sea euro o de la
zona euro, tendremos visible un nuevo campo de seleccin: "Compensacin de recibos", al
seleccionar este campo nos permitir filtrar y aadir recibos para compensar
El paso contable del pago o devolucin de un recibo compensado, se llevar con cargo o abono
a la subcuenta de proveedor.
N de Recibo: En este campo aparecer el nmero de recibo que queramos ligar al recibo
matriz. De esta manera ligaremos tantos recibos como deseemos.
F. Vcto: Nos pone la fecha de vencimiento del recibo, esta fecha la calcula el programa a
partir de la forma de pago que hayamos utilizado en la factura.
Al pulsar el botn Aadir nos aparece una pantalla para que aadamos al recibo
seleccionado otro del mismo proveedor.
Disponemos tambin de un botn denominado Filtrar , con el cual podremos ligar varios
recibos.
Fecha de Vencimiento Inicial: Pondremos la fecha del vencimiento inicial que queremos
seleccionar.
Fecha de Vencimiento Final: Aadiremos la fecha del vencimiento final que seleccionaremos.
253
Una vez cumplimentados estos campos, se acceder a la pantalla donde aparecern los recibos
que cumplan los requisitos solicitados y se podrn seleccionar aquellos que se desee mediante
el botn Seleccin o haciendo doble clic, estando posicionados encima de los mismos. En los
recibos seleccionados aparecer una equis de color azul en el campo izquierdo.
Una vez seleccionados todos los recibos deseados, se pulsar el botn Actualizar y
automticamente quedarn ligados al recibo Matriz.
IMPORTANTE
Si quisiramos realizar cualquier operacin sobre un recibo ligado, lo haramos sobre el
recibo matriz al que pertenece. Adems, si un recibo matriz tiene algn movimiento, no
podramos eliminar ningn recibo ligado hasta que no borrramos todos los movimientos
del recibo matriz.
Datos Generales
En la pantalla de datos generales, aparecen todos los datos del recibo, as como los datos del
proveedor. Los campos que se puede modificar son:
Importe: Podemos cambiar dicho importe siempre a un importe menor, nunca mayor.
IMPORTANTE
Cuando cambiamos el importe siempre ser a un importe menor, por lo que se generar un
recibo por el importe que hayamos cambiado en el original.
Pagos y Devoluciones
En esta pantalla aparecer un listado con todos los movimientos del recibo de pagos y
devoluciones que se hayan generado a lo largo de la vida del recibo.
Desde aqu adems podremos ir aadiendo otros movimientos que afecten a este recibo, como
por ejemplo, devoluciones de dicho recibo, bien por no aceptacin por nuestra parte, bien por
falta de algn dato a la hora del envo por parte del proveedor.
255
Al modificar o aadir un pago o devolucin aparece la pantalla que vemos en la que solo nos
permite modificar la fecha del movimiento, y el programa lo nico que cambia es la opcin de
movimiento de manera automtica cambiando la opcin de pago a devolucin o viceversa, de
esta manera nos irn apareciendo los pagos y devoluciones que afecten a dicho recibo.
Esta opcin es la misma que el botn que aparece en la ventana de recibos y llamado
Cta. Entidad Emisora: Cdigo de cuatro dgitos correspondiente al banco del proveedor
El check Pasar n doc. a contab.: estar activo si tenemos el programa enlazado con el
programa de ContaPlus, y pondr en el concepto del asiento contable dicho nmero de
documento.
257
Como se puede observar se diferencian dos partes importantes. La primera situada en la zona
superior ser la encargada de contener la informacin referente a los almacenes implicados en
el movimiento de mercanca. Para ello el programa pone a nuestra disposicin los siguientes
campos que pasaremos a explicar en el orden que el programa nos permite su edicin.
Almacn Origen: Cdigo del almacn del que se extraer la mercanca. Deber estar
previamente definido en la opcin Almacenes del men Sistema.
Una vez rellenados estos campos, con el botn Recuperar podemos recuperar
movimientos de almacn realizados con anterioridad.
Accederemos a una pantalla donde se introducir un rango de fechas y referencias para que
aparezcan por pantalla los movimientos entre los almacenes especificados con anterioridad. En
el caso de que no haya stock del producto en el almacn origen, no se recuperar el
movimiento. Si el stock del almacn origen es menor que la cantidad que se movi, en la
operacin recuperada aparecer la cantidad de artculo que queda en el almacn.
Producto: Cdigo de los artculos que sern traspasados. Una vez introducido aparecer la
descripcin a su derecha. Cuando la familia a la que pertenece el artculo tiene asociadas
propiedades, stas son los siguientes campos que aparecen automticamente al introducir el
artculo. Stock: Unidades de stock fsico del artculo en el almacn origen. No es accesible por
el usuario, siendo un campo meramente informativo.
IMPORTANTE
Estas cantidades por sentido comn, no pueden ser nunca mayores que el stock del
producto, pues nunca se podr mover ms mercanca de la que en realidad se posea.
Si el artculo tiene propiedades asociadas, accederemos a una ventana con una matriz con
todas las posibles combinaciones de estas propiedades. La matriz contiene distintas carpetas:
Unidades, Envases (en caso de haber seleccionado la captura de unidades por envases) y
259
Ubicacin. As podremos rellenar los artculos que cumplan las propiedades deseadas para la
operacin de traslado de almacn y aadir la cantidad y ubicacin para cada uno de ellos.
Debemos tener en cuenta que estas dos ltimas opciones pueden aparecer en esta pantalla o
no, dependiendo si hemos activado dichas partes del programa.
IMPORTANTE
Cualquier modificacin de los stocks realizada en esta opcin quedar reflejada en el
Histrico de Movimientos del men Almacn.
Los motivos para utilizar esta opcin son mltiples, pues se sabe que los nicos agentes que
controlan los stocks son las entradas y las salidas de mercanca. Pero existen ms motivos de
los que depende el stock de un almacn, por ejemplo, mercanca caducada, defectuosa,
devuelta. De ah la existencia de esta opcin.
Los campos que nos aparecen en esta opcin son los siguientes:
Causa: Es una lnea de texto libre donde pondremos la explicacin del movimiento entre los
almacenes.
IMPORTANTE
Todo movimiento que se haga en esta opcin har que dichos movimientos aparezcan en
la opcin de movimientos entre almacenes.
El funcionamiento de esta opcin es gestionar con unos pocos datos, tales como cdigos de
barras, referencia del artculo, unidades que entran o salen y cuantos se estimen necesarios,
para una introduccin rpida de artculos.
Esta opcin nos va a servir para dar de alta artculos de una manera fcil para poder empezar a
gestionar los distintos documentos en caso de alguna urgencia o cuando cambian una serie de
propiedades de los artculos de una temporada a otra.
261
Cmo vemos est dividido en cuatro pestaas que vamos a ir explicar a continuacin.
IMPORTANTE
Antes de comenzar a trabajar en esta opcin debemos de tener en cuenta que datos son
necesarios para dar de alta los artculos. Esta opcin tiene como propsito agilizar la
entrada de datos en la opcin de Artculos, por lo que deberemos configurar esta opcin
con el mnimo de campos para una mayor eficiencia.
5.8.1. Captura
En esta pestaa se pedirn los datos que tenga configurados como capturables en la carpeta
Configuracin, y al dar a Aceptar, se aadirn a la tabla de la pestaa Artculos. Al Aceptar, se
borrarn los datos de la captura y se volver a dejar el foco en el campo Referencia para seguir
capturando artculos de manera rpida.
Los campos que aparecen sern configurables, es decir, podr cambiarlos adaptndolos a sus
necesidades en cada momento, ocultarlos, aadir nuevos, etc.
S pulsamos el botn de Aceptar, los datos que hayamos puesto en esta pantalla pasarn a la
venta de Artculo y se borrarn de ella para poder aadir los datos del siguiente artculo.
263
Como campos obligatorios, figuran la Familia, y el Almacn, ya que tienen la opcin de
bsqueda a su derecha, no obstante, estos datos podrn cogerse por defecto desde la pestaa
de Captura.
IMPORTANTE
En el caso de que en la captura se haya rellenado el campo Cantidad, se aadirn
automticamente registros en el histrico de movimientos de Almacn.
Si tiene configurado "captura por envases", cuando tenga como capturable el campo Cantidad,
se mostrar junto a este campo, el campo "Envases", recalculando en funcin del n de
unidades por envase configurado, pidindonos en este caso los campos que hayamos
configuracin en la opcin de Personalizacin del Sistema.
Desde esta opcin se podrn capturar tambin los Datos de Trazabilidad del movimiento de
stock, en el caso de tener activa dicha opcin.
El campo que es obligatorio rellenar y que en esta pantalla no nos deja modificar es la
referencia, en el resto de campos podemos marcarlos para que los rellenemos o no, ya que
cuando demos de alta el artculo, no tengamos la informacin que tenemos que poner o no nos
haga falta para poder aadir dicho artculo.
Desde la opcin marcar/desmarcar todos podremos desmarcar todos los campos a la vez, con
lo cual nos pedir rellenarlos desde la pestaa de captura.
Al desmarcar cualquier campo, nos lo pedir en la pantalla anterior, debemos tener en cuenta
que s ponemos un dato en uno de los campos habilitados, este dato aparecer en todos los
artculos que vayamos creando a continuacin, por lo que debemos tener muy claro los datos
que vamos a utilizar o no para un correcto funcionamiento y mayor eficacia.
Todos los valores que pongamos en esta ventana aparecern de manera automtica en todos
los artculos que creemos.
265
IMPORTANTE
Para poder establecer valores por defecto relacionados con propiedades, previamente
debe tener marcado los campos de personalizacin para trabajar con propiedades, para
establecer valores por defecto de la configuracin de envases, previamente debe tener
configurada su empresa para la captura de envases.
Los campos grupos de venta y de compra estarn activados si tenemos hecho el enlace desde
Personalizacin- Enlace ContaPlus, esto ser obligatorio rellenarlos si queremos que nos
genere posteriormente los asientos contables en el programa de ContaPlus.
Desde las opciones %beneficio, podremos aadir el tanto por ciento de beneficio que
necesitemos que calcule el programa sobre el precio de compra que asignemos a cada uno de
los artculos.
Dentro del grupo stocks, podremos aadir la cantidad de stock mnimo y mximo que por
defecto aparecern en todos los artculos que aadamos.
En la opcin de Perodo de garanta, aadiremos los meses que estn en garanta los artculos.
IMPORTANTE
Debemos tener en cuenta que todos estos datos aparecern en todos los artculos que
vayamos aadiendo por esta opcin.
Para que nos grabe todos estos artculos dentro de la opcin correspondiente deberemos pulsar
el botn de Terminar, salindose de esta opcin y creando todos los artculos definidos dentro la
opcin de Artculos
267
5.9. Histrico de movimientos
Desde la opcin Almacn-Histrico de Movimientos, podremos consultar todos los movimientos
que hemos realizado desde las opciones de regularizacin de almacenes y movimientos de
almacenes, adems de cualquier otra modificacin de stock que se realice sin pasar por ningn
documento de entrada o de salida.
Desde este listado podremos visualizar en un listado todo lo relacionado con el stock de los
artculos, que no pasen por los documentos de compra y de venta.
269
Los campos son los siguientes:
Almacn: Pondremos el cdigo de almacn que queremos consultar, sino ponemos ningn
cdigo de almacn el programa sacar un informe de todos los almacenes que tengamos
definidos.
Desde/Hasta artculo: Pondremos los cdigos inicial y final de los artculos que queremos
consultar.
Fecha E/S inicial- E/S final: Aadiremos las fechas en que queremos ver los movimientos de
los artculos
Usuario: Se pondr el cdigo del usuario que ha realizado los movimientos a consultar. En el
caso de no poner ningn cdigo de usuario pondr los movimientos de todos los usuarios que
hayan realizado todos los usuarios que tengan permiso para realizar dichos movimientos.
La opcin desglosado por propiedades, que agrupar los movimientos de los artculos por las
propiedades establecidas, en el caso de que las tengamos asociadas a los diferentes artculos.
Al marcar la opcin "Salto de pgina por producto", har que cuando se vayan imprimiendo los
movimientos el programa saltar a una nueva pgina cada vez que termine con todos los
movimientos que afecten a un artculo y empiecen con los de un nuevo artculo.
271
272 FacturaPlus 2012
6. Fbrica
En este men encontraremos todos los procesos necesarios para cualquier produccin que se
desee, en el caso de que la empresa se dedique a un proceso de fabricacin o montaje,
entendiendo por produccin la composicin de un producto final por sus respectivos
componentes.
Estas tablas son el medio a partir de los cuales el usuario va a incluir los todos datos necesarios
para llevar a cabo una correcta ejecucin de las rdenes de produccin que posteriormente
habr que ejecutar.
6.1.1. Secciones
Son los departamentos en que se ha dividido se ocupa de la gestin de los distintos equipos de
trabajo en que se han dividido el personal de la empresa.
Es importante dividir por departamentos a los empleados de forma que pueda obtenerse un
desglose final de coste por cada una de las secciones.
273
Ejemplo
Nuestra empresa dispone de dos secciones para su departamento de fabricacin, que son
las siguientes:
Cdigo Descripcin
MAN Manipulado
002 Grabacin
003 Empaquetado
Para crear dichas secciones marcaremos el botn de Aadir , apareciendo una pantalla
en la que se tendrn que aadir dos campos:
6.1.2. Operaciones
Mediante la opcin Operaciones, el programa permite definir las operaciones habituales que nos
llevan al producto final. Para realizar este proceso, deberemos ir a la secuencia de mens
Fbrica / Tablas de produccin/ Operaciones.
Se trata de las tareas concretas realizadas por los empleados dentro de cada seccin.
Al dar de alta una operacin, podremos seleccionar el tipo de operacin que estamos
realizando. Estos tipos pueden ser:
Ejemplo
Para saber que operaciones se estn realizando en cada momento y el coste a sumar al
proceso productivo debemos crear cada operacin y tipo de la misma, por lo que vamos a
crear cinco de ellas.
275
Los campos que nos aparecen en esta pantalla son:
Tipo de operacin: Son tres opciones excluyentes entre s, sirven para obtener listados de
productividad
Ejemplo
Cdigo Nombre Seccin Coste
001 Rodolfo Ares Manipulado 26,50
002 Jernimo Picapiedra Grabacin 15,80
003 Antonia Atapuerca Empaquetado 18,30
IMPORTANTE
Estos datos, no son obligatorios, para realizar la orden de produccin con el programa,
pero si son necesarios, para realizar correctamente el clculo del precio de coste del
producto fabricado.
El proceso de alta es similar al que hemos visto en las opciones de operaciones y secciones.
Como vemos nos aparecen cuatro campos que vamos a explicar a continuacin.
277
Cdigo de empleado: Campo alfanumrico de tres posiciones, identificativo del operario que
estamos dando de alta.
TRUCO
En el caso de no acordarnos del cdigo de la seccin podemos pulsar el botn con la lupa
dibujada , bien pulsar la tecla del smbolo +
Coste / hora: En este campo se aadir el precio por hora que le vamos a pagar al operario.
Este importe se reflejar posteriormente en los ratios de produccin.
IMPORTANTE
Este dato, no es obligatorio, para realizar la orden de produccin con el programa, pero si
son necesarios para realizar correctamente el clculo del precio de coste del producto
fabricado.
6.1.4. Componentes
Desde la secuencia de mens Fabrica/ Tablas de produccin / Componentes, introduciremos el
artculo final desglosado en sus componentes.
IMPORTANTE
Tanto los componentes como los artculos finales debern ser previamente definidos en la
opcin Artculos del men Sistema.
Si los componentes de un artculo son muy similares a los de otro ya creado, podemos utilizar la
casilla de "Producto Base" para que tome el nuevo artculo los mismos componentes que el
producto base.
Una vez creados los artculos finales realizaremos la modificacin de cada uno de ellos, con el
fin de desglosarlos en sus respectivos componentes.
Una vez introducido el producto a crear y aceptado, pulsaremos el botn de modificar para
introducir las materias primas y las cantidades que se utilizaran para la fabricacin del producto
elegido.
279
IMPORTANTE
En caso de que uno de los componentes necesitase decimales, deberemos haberlo
sealado anteriormente en la secuencia de mens de til / Entorno del Sistema /
Personalizacin y el la pestaa Mascara.
En esta opcin, se podr encontrar todas las operaciones necesarias para el control de la
produccin de artculos finales.
Escribiremos la Fecha con la que se proceder a dar de alta la orden de produccin. Por
defecto, aparecer la del da.
Introduciremos el Cdigo del Producto final, es decir, el artculo que queremos fabricar. Si el
producto pertenece a una familia con propiedades asociadas, aparecer una ventana con una
matriz que contendr todas las combinaciones posibles de propiedades para el artculo final. En
esta tabla, introduciremos las cantidades que se desea producir de cada posible combinacin.
Si el artculo est dado de alta, el programa visualizar a su derecha la descripcin del mismo y
pasar al siguiente campo. Si el artculo pertenece a una familia con propiedades asociadas,
aparecer una ventana con una matriz que contendr todas las combinaciones posibles de
propiedades para el artculo final. En esta tabla, introduciremos las cantidades que se desea
producir de cada posible combinacin
En el campo Alm. MP deber introducir la referencia del almacn del que se extraern las
materias primas para la composicin del artculo, y en Alm. Final deber introducir la referencia
del almacn en el que se depositarn los artculos producidos, es decir, los artculos finales
fabricados.
281
IMPORTANTE
Deberemos tener todos los productos en el mismo almacn, ya que el programa no nos
permite seleccionar un almacn por cada uno de los artculos que utilicemos como materia
prima.
Por ltimo deber introducir en el campo Unidades la cantidad que desea producir del artculo.
Al hacer esto el programa pondr todos los componentes que conforman este artculo, y la
cantidad necesaria para poder fabricar la totalidad del producto a fabricar.
En caso de que no se pudiese fabricar, porque no hubiese cantidad suficiente de alguna materia
prima, el programa nos dar un aviso.
IMPORTANTE
Este aviso se podr dar en el caso de disponer de suficiente stock de los componentes
incluidos en el artculo a producir. El stock se encontrar disponible en otro u otros
almacenes que no sea el indicado para la produccin.
Tambin disponemos del botn Pendientes , que nos mostrar una pantalla con todos los
artculos pendientes de fabricar (producto final, de la tabla de componentes, que tenga faltas de
stock teniendo en cuenta su stock disponible).
283
Esta ventana, es meramente informativa y en ella se encuentran reflejados los siguientes
campos:
Materiales: en el que se visualiza el gasto de material que nos cuesta el fabricar un solo
producto.
Mano de Obra: informa de los gastos de mano de obra que cuesta realizar un solo
producto; para ello, deber realizarse previamente uno o varios partes de personal
asociados a la orden de produccin.
Subtotal: La suma de los dos campos anteriores
Estructura: Es un tanto por ciento que representa el coste de aquellos departamentos
que intervienen en la fabricacin del producto y que, sin embargo, no son productivos, al
menos directamente. Estos departamentos tambin producen unos gastos a la empresa
que habrn de incorporarse al coste unitario del producto.
IMPORTANTE
La introduccin de este tanto por ciento por defecto se introducir en la secuencia de
mens til / Entorno del sistema / Personalizacin de la pestaa Valores por Defecto en
el campo % Coste Infraestructura.
El cuadro inferior se rellena automticamente con los datos que introduzcamos en la carpeta de
partes de personal o en la opcin Partes de Personal del men Fbrica.
Esta ventana es meramente informativa, y nos ir informa de las horas trabajadas por el
trabajador, la seccin en donde est asignado, el coste/hora, y el coste total.
285
Cmo vemos en la pantalla que nos aparece, podemos ver el da, la hora inicial y final en que
ha estado trabajando, el trabajo realizado, as como el nmero de orden asignado en la orden
de trabajo, dndonos al final un porcentaje del tiempo en que ha realizado cada tarea, de este
modo tenemos un control total sobre el tiempo trabajado y los tiempos ociosos realizados por el
trabajador.
Mediante el botn Aadir accederemos a la pantalla que nos permite introducir partes de
personal.
Horas Trabajadas, que se calcula sumando las horas empleadas en todos los partes de
personal y corresponder al tiempo empleado en la orden de produccin.
Mano de Obra: que se calcula sumando los resultados de multiplicar para cada empleado las
horas trabajadas por el coste por hora del empleado.
287
288 FacturaPlus 2012
7. Facturacin
289
290 FacturaPlus 2012
7. Facturacin (Tramitacin administrativa de
la informacin de clientes)
Dentro del men de Facturacin llevaremos los documentos de ventas y cobros, as el control
de salidas de material de los almacenes de la empresa, as como otras utilidades y controles
que la empresa necesite llevar, bien internamente, como la gestin de garantas o bien por
exigencias legislativas, tales como el control de la trazabilidad.
291
Desde este men daremos de alta todos los documentos de clientes que tengamos que enviar.
De esta manera, y a partir de ellos y de manera automtica llevaremos la salida de la mercanca
en el almacn.
Dentro de todos los documentos que podemos realizar, tenemos dos opciones para realizar
todo el proceso comercial de la empresa, estos dos caminos consisten en:
Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos ms generales de los
presupuestos:
293
IMPORTANTE
Cuando acabemos de aadir todos los datos del presupuesto, para que quede grabado
deberemos pulsar el botn de Actualizar, en caso contrario no guardar ningn documento.
Facturar . Esta opcin permite al usuario realizar una factura, en vez del pedido, a
partir de un presupuesto. Se podr acceder a esta opcin cuando el presupuesto no est ni
aprobado ni facturado. Si seleccionamos un presupuesto y a continuacin pulsamos el
botn Factura accederemos a la siguiente ventana, donde nos pide tres campos:
Fecha factura. Donde por defecto aparece la fecha que tenga el sistema establecido, esta
fecha podremos cambiarla.
Permitir Ventas sin stock. Esta opcin es visible si en el men Personalizacin General
hemos configurado que queremos llevar el Control de stock. Si se activa se permitir la
venta aunque el stock disponible no sea suficiente para cubrir la venta.
IMPORTANTE
En el caso de marcar esta opcin debemos tener en cuenta que si no existe suficiente
stock para hacer frente a lo pedido por el cliente el programa pondr el stock fsico en
negativo.
Bsqueda
295
IMPORTANTE
Si cambiamos el estado de un presupuesto ya aprobado, no se borrar el pedido generado
por dicho presupuesto.
Botn Imprimir . Desde este botn, adems, de poder ver el documento por
pantalla antes de su impresin, tambin podremos enviar el documento por e-mail. Para
ello marcaremos la opcin Envo por e-mail, pudiendo entonces seleccionar el formato del
fichero en el que vamos a enviar dicho presupuesto, pulsando Aceptar, seguidamente se
abrir una nueva ventana "Seleccin de impresin de documentos", con los documentos
que haya seleccionado en el filtro de impresin, por defecto estos documentos estn
seleccionados, pudiendo deseleccionar con los botones Seleccin Todos/ Seleccin.
Por defecto, la direccin de e-mail estar rellena con la direccin de e-mail asignada al
cliente en la ficha de dicho cliente, si este campo est vaco, podr aadir una nueva
direccin o modificar la existente, situndose sobre el documento del que quiere aadir o
modificar la direccin, sobre la columna destinada a la direccin de e-mail, y pulsando clic
con el ratn se editar la columna pudiendo introducir la nueva direccin.
Adems tendr un apartado donde introducir el asunto y un apartado para aadir un texto
en el caso que lo necesitara.
Ejemplo
Una empresa llama a nuestra empresa, pidindonos que le enviemos un presupuesto de lo
que les costara las aplicaciones que vendemos de gestin comercial y empresarial, para
informatizar toda la empresa y coordinar todos los departamentos de su empresa. Los
datos de la empresa son los siguientes:
Nombre Caranju, SA
NIF A25011052
Poblacin Lrida
Provincia Lrida
Pas Espaa
297
7.1.2. Cabecera Presupuestos
Cuando marcamos el botn para aadir el presupuesto vemos que la pantalla que nos presenta
est dividida en dos partes diferenciadas.
En la parte superior pondremos los datos del cliente y las condiciones comerciales que hemos
acordado.
Los campos que aparecen en esta parte de la pantalla son los siguientes:
La fecha del presupuesto lo coge automticamente de la fecha que tenga el sistema aunque
podemos modificarla y poner la que deseemos.
Al poner el cdigo del cliente, el programa pondr de manera automtica el resto de datos
asociados al cliente, en caso de que el cliente sea nuevo, no es necesario crearlo en la base de
datos de clientes, sino que si pulsamos el botn de Identidad, de tal manera que
aadiremos los datos del cliente en ese presupuesto, que en este caso sern los datos que
hemos propuesto en el ejemplo.
A continuacin aparece otra serie de campos que podremos ir rellenando y que son los
siguientes:
Almacn: Donde pondremos el cdigo del almacn de donde va a salir la mercanca, por
defecto aparecer el cdigo de almacn que hayamos puesto en la opcin de Personalizacin,
aunque en el caso de tener otro almacn donde tengamos el stock disponible, podremos
cambiarlo.
F. Pago: Desde esta opcin deberemos aadir la forma en que vamos a cobrar al cliente, si
este est dado de alta, el programa pondr la forma de pago que tenga el cliente en su ficha, en
este caso, al ser un cliente de contado (no estar registrado) el programa pondr por defecto la
forma de pago que hayamos puesto en la opcin de Personalizacin.
Agente: Se aadir el cdigo del agente comercial, en el caso de que exista esta figura en la
empresa, que realice el presupuesto, en el caso de que el cliente tenga asignado en su ficha un
agente comercial, el programa lo pondr de manera automtica.
IMPORTANTE
Las comisiones de los agentes solamente se tienen en cuenta cuando se genera la factura,
no antes.
299
En la parte central del presupuesto iremos, desde el botn Aadir introduciendo cada uno
de los artculos que necesite el cliente.
Producto: Donde seleccionaremos el cdigo del artculo que vamos a presupuestar, en caso de
no recordar dicho cdigo pulsaremos el botn Localizar , para seleccionar dicho artculo.
Aparecindonos esta pantalla:
IVA: Aparecer de manera automtica el tanto por ciento de IVA que tenga asignado el artculo,
debemos tener en cuenta que si desde el men Personalizacin, podemos configurar este
campo para que nos permita modificar dicho porcentaje.
Envases: Este campo puede aparecer o no, dependiendo si hemos marcado en la opcin de
Personalizacin capturar unidades por envase, en caso contrario este campo no aparecer.
Precio de venta: Al poner el cdigo del artculo el programa de manera automtica el precio
unitario que hayamos puesto en la ficha del artculo.
%Dto.: Pondremos el descuento que vayamos a realizar al cliente, este campo podr aparecer
de manera automtica si hemos utilizado la opcin de atpicas, bien en clientes o en artculos.
Dto. lineal: En este campo se podr aadir un importe fijo que se descontar del precio del
artculo.
% Com.: Podremos aadir el tanto por ciento de comisin que se calcular al agente comercial,
por la venta de dicho artculo.
de Aprobar .
301
Al confirmar esta pantalla el programa dar como aprobado el presupuesto, con lo cual ya no
podremos modificarlo, en el caso de tener que modificar algn dato de dicho presupuesto
deberemos realizarlo sobre el pedido ya realizado.
Cmo en este caso el presupuesto se ha realizado sobre un cliente nuevo y que no estaba
incluido en nuestra base de datos de clientes, el programa, una vez confirmado el proceso de
aprobacin, abrir una ficha de clientes para terminar de rellenar los datos que nos falten de
este cliente.
Esto har que dicho cliente pase a nuestro fichero de clientes habituales, y de manera
simultnea generar el pedido del cliente.
IMPORTANTE
En el caso de dar de alta un cliente de esta manera, en el caso de cambiar la forma de
pago, debemos de tener en cuenta que el primer pedido ir por defecto con la forma de
pago Contado, en el caso de querer cambiarla debemos ir directamente al pedido para
poder modificarlo.
Existe un botn de acceso directo , que al pulsarlos nos dar la siguiente pantalla:
IMPORTANTE
Cuando acabemos de aadir todos los datos del pedido, para que quede grabado
deberemos pulsar el botn de Actualizar, en caso contrario no guardar ningn documento.
303
Edi . Es un medio por l nos va permitir el intercambio de ficheros con el interfaz Edi,
para su transmisin a travs de medios telemticos (EDI). Podemos importar pedidos,
traspasar albaranes y facturas, (nunca si son IVA incluido, ni si llevan IRPF).
Dentro de esta pantalla introduciremos la ruta donde queremos que nos genere el fichero
generado.
IMPORTANTE
Debemos tener en cuenta que si generamos la factura, la aplicacin generar por defecto
el albarn y la factura, realizando todo el proceso completo.
Fecha documento. Donde por defecto aparece la fecha que tenga el sistema establecido, esta
fecha podremos cambiarla.
Aplicar promociones vigentes. Si marcamos esta opcin, tendr en cuenta la promocin que
realicemos en el perodo indicado. Debemos tener en cuenta que solo aplicar promociones de
volumen de ventas sobre la factura.
Permitir Ventas sin stock. Esta opcin es visible si en el men Personalizacin General hemos
configurado que queremos llevar el Control de stock. Si se activa se permitir la venta aunque el
stock disponible no sea suficiente para cubrir la venta.
IMPORTANTE
En el caso de marcar esta opcin debemos tener en cuenta que si no existe suficiente
stock para hacer frente a lo pedido por el cliente el programa pondr el stock fsico en
negativo.
IMPORTANTE
Si cambiamos el estado de un pedido enviado a EDI, no se borrar el fichero generado,
pudiendo duplicarlo.
Generar : Esta una opcin que nos va a permitir realizar pedidos a los proveedores, sin
necesidad de estar comprobando las faltas de stock de cada uno de los artculos, ya que va
a ser el mismo programa el que se encargue de comprobar dicho stock y realizar el pedido
de manera automtica.
305
Desde / Hasta Proveedor: Pondremos los proveedores inicial y final a los cuales queremos
realizar los pedidos que vamos a realizar.
Desde / Hasta Artculo: Aadiremos los artculos correlativos de los cuales queremos realizar
los pedidos.
Almacn destino: Seleccionaremos el cdigo del almacn donde haremos la entrada del stock
Proveedor
Igualar Stock a
Podremos igualar el stock segn las seis condiciones que aparecen a continuacin y que vamos
a explicar a continuacin:
Menor que cero, lo cual crear pedidos como mnimo hasta cero.
Menor igual que cero, generar pedidos como mnimo a uno.
Menor que stock mnimo, en este caso generar pedidos hasta completar el stock
mnimo.
Todos los artculos del pedido: Tendr en cuenta todos los artculos que nos pida el
cliente haya o no stock.
Menor que cero, crear los pedidos de los artculos que tengan un stock menor que
cero hasta llegar al stock mnimo.
Menor igual que cero, se crearn los pedidos a proveedores de los artculos cuyo
stock sea menor o igual a cero hasta llegar al stock mnimo.
Menor que stock mnimo, en este caso generar pedidos de los artculos cuyo stock
sea menor que el stock mnimo, hasta llegar al stock mnimo.
Menor que cero, generar pedidos de los artculos que tengan stock menor que cero
hasta llegar al stock mximo.
Menor igual que cero, generar pedidos de los artculos cuyo stock sea menor o
igual a cero hasta llegar al stock mximo.
Menor que stock mnimo, en este caso se crearn los pedidos de los artculos cuyo
stock sea menor que el stock mnimo, hasta llegar al stock mximo.
Cantidad pedida por el cliente: El programa har el pedido a los proveedores por
solamente la cantidad pedida por el cliente.
Botn Imprimir : Desde este botn, adems, de poder ver el documento por
pantalla antes de su impresin, tambin podremos enviar el documento por e-mail. Para
ello marcaremos la opcin Envo por e-mail, pudiendo entonces seleccionar el formato del
fichero en el que vamos a enviar dicho pedido, pulsando Aceptar.
307
Ejemplo
Una empresa llama a nuestra empresa, realizando un pedido con una aplicacin de
relacin de clientes y la formacin para que los empleados sepan manejar dicha aplicacin.
NIF A28565656
Poblacin Madrid
Provincia Madrid
Pas Espaa
En la parte superior pondremos los datos del cliente y las condiciones comerciales que hemos
acordado.
La fecha del pedido lo coge automticamente de la fecha que tenga el sistema aunque
podemos modificarla y poner la que deseemos.
Al poner el cdigo del cliente, el programa pondr de manera automtica el resto de datos
asociados al cliente. En este caso, y a diferencia del presupuesto el cliente tiene que estar dado
de alta en la Base de Datos de clientes, en caso contrario, no se podr realizar dicho pedido.
A continuacin aparece otra serie de campos que podremos ir rellenando y que son los
siguientes:
Almacn: Donde pondremos el cdigo del almacn de donde va a salir la mercanca, por
defecto aparecer el cdigo de almacn que hayamos puesto en la opcin de Personalizacin,
aunque en el caso de tener otro almacn donde tengamos el stock disponible, podremos
cambiarlo.
F. Pago: Desde esta opcin deberemos aadir la forma en que vamos a cobrar al cliente. En el
caso de que la forma de pago no se haya puesto en la ficha del cliente, obligatoriamente
deberemos de ponerla en el pedido que estamos realizando.
Agente: Se aadir el cdigo del agente comercial, en el caso de que exista esta figura en la
empresa, que realice el pedido, en el caso de que el cliente tenga asignado en su ficha un
agente comercial, el programa lo pondr de manera automtica.
IMPORTANTE
Las comisiones de los agentes solamente se tienen en cuenta cuando se genera la factura,
no antes.
309
7.2.3. Cuerpo Pedido
A parte de todos los botones que ya hemos visto en la leccin correspondiente, nos aparece
otro botn que ponemos Comentarios , en el cual podremos aadir una explicacin o
direccin adicional, este campo se podr imprimir o no dependiendo de lo que deseemos en
cada uno de los documentos que vayamos realizando.
Descuentos: Podemos seleccionar dos tipos de descuentos, que hemos podido establecer en
la ficha del cliente, o bien concedrselos en el momento de realizar el documento.
El campo Total, ir calculndose de manera automtica, con los precios de coste de cada uno
de los artculos introducidos en el documento.
En la parte central del pedido iremos, desde el botn Aadir introduciendo cada uno de los
artculos que pida el cliente.
Producto: Donde seleccionaremos el cdigo del artculo que vamos a reflejar en el pedido.
IVA: Aparecer de manera automtica el tanto por ciento de IVA que tenga asignado el artculo,
debemos tener en cuenta que si desde el men Personalizacin, podemos configurar este
campo para que nos permita modificar dicho porcentaje.
Envases: Este campo puede aparecer o no, dependiendo si hemos marcado en la opcin de
Personalizacin capturar unidades por envase, en caso contrario este campo no aparecer.
Precio de venta: Al poner el cdigo del artculo el programa de manera automtica el precio
unitario que hayamos puesto en la ficha del artculo.
%Dto.: Pondremos el descuento que vayamos a realizar al cliente, este campo podr aparecer
de manera automtica si hemos utilizado la opcin de Atpicas, bien en clientes o en artculos.
Dto. lineal: En este campo se podr aadir un importe fijo que se descontar del precio del
artculo.
% Com.: Podremos aadir el tanto por ciento de comisin que se calcular al agente comercial,
por la venta de dicho artculo.
311
7.2.4. Artculo Anticipo
Cuando aadimos tanto un pedido como en un albarn a clientes, podemos comprobar que nos
aparece a la derecha de los botones de trabajo de artculos un botn con una cruz en rojo .
Este botn nos va a servir para poder llevar el control de los anticipos que podremos pedir a
nuestros clientes, para ello previamente habremos dado de alta un artculo anticipo en el fichero
de artculos. Al pulsar el botn aparecer la siguiente pantalla:
Producto: indicaremos la referencia del producto que hemos creado como artculo para
anticipos,
Importe anticipo: Pondremos el importe que vamos a cobrar al cliente, este importe puede ir
con IVA o sin el impuesto, en este ltimo caso, al realizar la factura el programa lo calcular en
ese momento.
IMPORTANTE
La cantidad en la lnea del anticipo tiene que ser siempre negativa, para que el importe del
anticipo se reste al total del documento.
Existe un botn de Acceso directo , que al pulsarlo nos dar la siguiente pantalla:
Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos ms generales de los pedidos:
La Columna F: Nos indica si el albarn esta facturado o no, en este caso si aparece el
punto verde, estar pendiente de facturar, en caso de que aparezca en rojo, nos
indicar que esta facturado.
IMPORTANTE
Un albarn facturado no puede modificarse, solo podrn visualizarse y consultarlo.
313
B.: Pondr la bandera de la divisa que estamos utilizando a la hora de realizar dicho
albarn.
Total: Importe del total del albarn.
IMPORTANTE
Cuando acabemos de aadir todos los datos del albarn, para que quede grabado
deberemos pulsar el botn de Actualizar, en caso contrario no guardar ningn
documento.
Generar Factura . Esta opcin permite al usuario realizar la factura que enviemos
al cliente, a partir del albarn. Se podr acceder a esta opcin cuando el albarn no est
ya facturado. Si seleccionamos un albarn y a continuacin pulsamos este botn
accederemos a la siguiente ventana, donde nos pide estos campos:
Fecha documento: Donde por defecto aparece la fecha que tenga el sistema establecido,
esta fecha podremos cambiarla.
IMPORTANTE
Si cambiamos el estado de un albarn enviado a EDI, no se borrar el fichero generado,
pudiendo duplicarlo. As mismo, en el caso de que marquemos el albarn como no
facturado, el programa no borrar la factura anterior.
Agrupar : Esta opcin que nos va a permitir servir en el mismo albarn dos o ms
pedidos que nos hayan realizado en un determinado perodo de tiempo, al pulsar este
botn nos aparecer la siguiente pantalla.
315
Desde Grupo/Hasta Grupo: Podremos seleccionar un grupo de clientes para enviarles la
factura a todo aquel cliente que pertenezca solamente al grupo seleccionado.
Desde/ Hasta cliente: Seleccionaremos el cliente o los clientes de los cuales hemos recibido la
mercanca.
Fecha inicial/ Fecha final: Seleccionaremos las fechas de los pedidos que hemos servido
Fecha Albarn: La coge por defecto del ordenador, ser la fecha que asignar al albarn que
sirvamos.
Fecha ltimo pedido en fecha albarn: Si marcamos este check, asignar la fecha del ltimo
pedido de cada cliente al albarn que sirvamos.
Generar un albarn por cada pedido: Si marcamos este check el programa generar tantos
albaranes como pedidos hayamos seleccionado.
Tipos de agrupacin
Agrupar por agente: Al marcar este check el programa genera un albarn por cada agente que
le ha realizado un pedido al cliente.
Agrupar por forma de pago: A partir de este check el programa generar albaranes segn la
forma de pago que hayamos contratado para cada uno de los pedidos.
Agrupar por transportista: Si marcamos el check se crear un albarn por cada transportista
que debe entregar la mercanca.
Agrupar por direccin comercial: La mercanca se enviar a cada direccin distinta que nos
haya dado el cliente, generando el albarn correspondiente a dicha direccin.
Orden de presentacin
Realizar la agrupacin ordenada por nmero de pedido o por las fechas de los pedidos.
Una vez seleccionadas las condiciones de bsqueda nos aparecer otra ventana a partir de la
cual podremos manualmente, seleccionar los pedidos que haya encontrado el programa.
En el caso de que haya algn pedido que no queramos servir todava lo nico que tenemos que
hacer es desmarcarlo, bien pulsando en el botn de Seleccin o bien realizando un doble clic
sobre el pedido, para quitarle el aspa azul que aparece a la izquierda.
Etiquetas : Desde este botn el programa nos permitir realizar etiquetas de envo, en el
caso de que tengamos que mandar por mensajera una serie de cajas o paquetes a
nuestros clientes. Al pulsar este botn nos aparece la siguiente pantalla:
317
Desde esta opcin podremos imprimir las etiquetas desde los albaranes que vamos a enviar,
para ello debemos pulsar el botn de Filtro, donde aparecer la siguiente ventana.
Una vez introducidas las condiciones de bsqueda, pulsaremos el botn Filtro y quedarn
marcados con una X azul en la columna izquierda todos aquellos registros que cumplan las
condiciones marcadas.
319
Bultos : Con este botn hacemos que el nmero de etiquetas a imprimir coincida
con el nmero de bultos de nuestro albarn.
Una vez establecidas las condiciones de impresin de etiquetas de albaranes, pulsaramos el
botn de salir y regresaramos a la pantalla de impresin para finalizar el proceso.
En la parte superior pondremos los datos del cliente y las condiciones comerciales que hemos
acordado.
Los campos que aparecen en esta parte de la pantalla son los siguientes:
La fecha del albarn lo coge automticamente de la fecha que tenga el sistema aunque
podemos modificarla y poner la que deseemos.
Al poner el cdigo del cliente, el programa pondr de manera automtica el resto de datos
asociados al cliente. En este caso, y a diferencia de los presupuestos el cliente tiene que estar
dado de alta en la Base de Datos de clientes, en caso contrario, no se podr realizar dicho
albarn.
A continuacin aparece otra serie de campos que podremos ir rellenando y que son los
siguientes:
Almacn: Donde pondremos el cdigo del almacn de donde va a salir la mercanca, por
defecto aparecer el cdigo de almacn que hayamos puesto en la opcin de Personalizacin,
aunque en el caso de tener otro almacn donde tengamos el stock disponible, podremos
cambiarlo.
F. Pago: Desde esta opcin deberemos aadir la forma en que vamos a cobrar al cliente. En el
caso de que la forma de pago no se haya puesto en la ficha del cliente, obligatoriamente
deberemos de ponerla en el albarn que estamos realizando.
IMPORTANTE
Las comisiones de los agentes solamente se tienen en cuenta cuando se genera la factura,
no antes.
A parte de todos los botones que ya hemos visto en la leccin correspondiente, nos aparece
otro botn que ponemos Comentarios , en el cual podremos aadir una explicacin o
direccin adicional, este campo se podr imprimir o no dependiendo de lo que deseemos en
cada uno de los documentos que vayamos realizando.
El campo Total, ir calculndose de manera automtica, con los precios de coste de cada uno
de los artculos introducidos en el documento.
321
En la parte central del albarn iremos, desde el botn Aadir introduciendo cada uno de los
artculos que pida el cliente.
Producto: Donde seleccionaremos el cdigo del artculo que vamos a reflejar en el albarn, en
caso de no recordar dicho cdigo pulsaremos el botn Localizar , para seleccionar dicho
artculo. Aparecindonos esta pantalla:
IVA: Aparecer de manera automtica el tanto por ciento de IVA que tenga asignado el artculo,
debemos tener en cuenta que si desde el men Personalizacin, podemos configurar este
campo para que nos permita modificar dicho porcentaje.
Envases: Este campo puede aparecer o no, dependiendo si hemos marcado en la opcin de
Personalizacin capturar unidades por envase, en caso contrario este campo no aparecer.
Precio de venta: Al poner el cdigo del artculo el programa de manera automtica pondr el
precio unitario que hayamos puesto en la ficha del artculo.
%Dto.: Pondremos el descuento que vayamos a realizar al cliente, este campo podr aparecer
de manera automtica si hemos utilizado la opcin de Atpicas, bien en clientes o en artculos.
Dto. lineal: En este campo se podr aadir un importe fijo que se descontar del precio del
artculo.
% Com.: Podremos aadir el tanto por ciento de comisin que se calcular al agente comercial,
por la venta de dicho artculo.
aparece a la derecha de los botones de trabajo de artculos un botn con una cruz en rojo .
Este botn nos va a servir para poder llevar el control de los anticipos que podremos pedir a
nuestros clientes, para ello previamente habremos dado de alta un artculo anticipo en el fichero
de artculos. Al pulsar el botn aparecer la siguiente pantalla:
323
Los campos que aparecen en esta pantalla son los siguientes:
Producto indicaremos la referencia del producto que hemos creado como artculo para
anticipos.
Importe anticipo: Pondremos el importe que vamos a cobrar al cliente, este importe puede ir
con IVA o sin el impuesto, en este ltimo caso, al realizar la factura el programa lo calcular en
ese momento.
IMPORTANTE
La cantidad en la lnea del anticipo tiene que ser siempre negativa, para que el importe del
anticipo se reste al total del documento.
Este artculo, cuando actualicemos el pedido nos generar una factura con el importe del
anticipo, que posteriormente se restar del importe de la factura, cuando la generemos con los
artculos del pedido.
Existe un botn de acceso directo , que al pulsarlo nos dar la siguiente pantalla:
Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos ms generales de los pedidos:
IMPORTANTE
Una factura que este contabilizada o tenga algn recibo asociado marcado como pagado,
no se podrn ni modificar ni eliminar, solo podrn visualizarse y consultarse.
325
IMPORTANTE
La generacin de facturas implica la creacin automtica de sus recibos en funcin de la
forma de pago incluida en la factura.
IMPORTANTE
Cuando acabemos de aadir todos los datos de la factura, para que quede grabado
deberemos pulsar el botn de Actualizar, en caso contrario no guardar ningn documento.
Los campos que aparecen en esta parte de la pantalla son los siguientes:
Al poner el cdigo del cliente, el programa pondr de manera automtica el resto de datos
asociados al cliente. En caso, de que el cliente no est dado de alta en la Base de Datos de
clientes, se nos abrir una pantalla donde podremos aadir los datos fiscales de dicho cliente
para que aparezcan exclusivamente en la factura.
327
A continuacin aparece otra serie de campos que podremos ir rellenando y que son los
siguientes:
IMPORTANTE
En caso de que la direccin que pongamos no coincida con la direccin fiscal, el programa
imprimir la direccin fiscal que hayamos puesto en el cliente.
Almacn: Donde pondremos el cdigo del almacn de donde va a salir la mercanca, por
defecto aparecer el cdigo de almacn que hayamos puesto en la opcin de Personalizacin,
aunque en el caso de tener otro almacn donde tengamos el stock disponible, podremos
cambiarlo.
F. Pago: Desde esta opcin deberemos aadir la forma en que vamos a cobrar al cliente. En el
caso de que la forma de pago no se haya puesto en la ficha del cliente, obligatoriamente
deberemos de ponerla en la factura que estamos realizando.
Agente: Se aadir el cdigo del agente comercial, en el caso de que exista esta figura en la
empresa, que realice la factura, en el caso de que el cliente tenga asignado en su ficha un
agente comercial, el programa lo pondr de manera automtica.
Los campos nuevos aparecen en la parte inferior donde podemos ver el desglose de la factura,
con los impuestos, bases imponibles, descuentos y totales.
7.4.3. Servicio
En el caso de que en vez de facturar un artculo fsico queramos facturar una prestacin de
servicio, la introduccin de los datos de dicho servicios se har en la misma pantalla que si
aadisemos un artculo fsico, pero cuando nos pida el cdigo del artculo pulsaremos el botn
de INTRO, nos aparece la siguiente pantalla:
329
Donde aadiremos la descripcin del servicio, este campo no tiene lmite en cuanto a su
longitud.
En el caso de que el servicio que se vaya a factura sea un gasto suplido marcaremos el check
correspondiente.
El resto de los campos funcionan de la misma manera que al aadir un artculo fsico.
Recapitular : Esta opcin que nos va a permitir servir en la misma factura dos o
ms albaranes que hayamos servido en un determinado perodo de tiempo, al pulsar este
botn nos aparecer la siguiente pantalla.
Desde/ Hasta cliente: Seleccionaremos el cliente o los clientes a los cuales hemos enviado la
mercanca.
Fecha inicial/ Fecha final: Seleccionaremos las fechas de los albaranes que hemos servido
Fecha Factura: La coge por defecto del ordenador, ser la fecha que asignar a la factura que
enviemos.
Fecha ltimo albarn en fecha factura: Si marcamos este check, asignar la fecha del ltimo
albarn de cada cliente a la factura que sirvamos.
Generar una factura por cada albarn: Si marcamos este check el programa generar tantos
albaranes como pedidos hayamos seleccionado.
Orden de presentacin
Realizar la agrupacin ordenada por nmero de albarn o por las fechas de los albaranes.
Tipo de recapitulacin
Agrupar por agente: Al marcar este check el programa genera una factura por cada agente
que le ha realizado un albarn al cliente.
Agrupar por forma de pago: A partir de este check el programa generar facturas segn la
forma de pago que hayamos contratado para cada uno de los albaranes.
Agrupar por transportista: Si marcamos el check se crear una factura por cada transportista
que haya entregado la mercanca.
Agrupar por direccin comercial: Se crear una factura por cada direccin comercial en la
que se haya entregado la mercanca anteriormente.
Una vez seleccionadas las condiciones de bsqueda nos aparecer otra ventana a partir de la
cual podremos manualmente, seleccionar los albaranes que haya encontrado el programa.
En el caso de que haya algn albarn que no queramos servir todava lo nico que tenemos
que hacer es desmarcarlo, bien pulsando en el botn de Seleccin o bien realizando un doble
clic sobre dicho albarn, para quitarle el aspa azul que aparece a la izquierda, y de esta manera
dicho albarn no se facturar.
331
Botn Imprimir : Desde este botn, adems, de poder ver el documento por
pantalla antes de su impresin, tambin podremos enviar el documento por e-mail. Esta
opcin es igual que la explicada en temas anteriores.
UBL/Facturae : Al elegir esta opcin puede generar los XML con dos formatos
estndares: UBL 1.0 y Facturae (XML 3.1) dependiendo el que elijamos en el desplegable:
Desde Factura / Hasta Factura N: Introduciremos el nmero de factura inicial y final que
queremos exportar a dicho formato.
Permite firmar las facturas por el sistema de firma digital desarrollado por la AEAT. Para
llevar a cabo este proceso es necesario disponer de un Certificado Digital emitido por una
entidad autorizada (por ejemplo la Fbrica de Nacional de Moneda y Timbre) y compatible
con este sistema de Firma digital. La aplicacin, a la hora de firmar buscar en el almacn
de certificados de Microsoft un certificado vlido, perteneciente al mismo NIF que el
indicado en la empresa que emite de la factura.
Adems podr enviar documentos en formato XML, Factura 3.1 o PDF a la direccin del
cliente.
Dependiendo del formato de envo ser necesario tener configurado diferentes campos en
el cliente (ej. NIF/CIF.)
IMPORTANTE
Una vez que el cliente reciba la factura telemtica, podr observarla y verificarla a travs
de la aplicacin e-Visor.
Al pulsar el botn Enviar Documento, se realizar un filtro donde puede seleccionar los
documentos que se desean firmar. Se mostrar la siguiente ventana:
333
Desde esta ventana se podr seleccionar el formato o la plataforma de salida del documento
electrnico, podr ser CECA, MANUAL, PDF, XML / UBL o XAdES, en funcin de lo que tenga
asociado en til / Efactura / Formatos envo electrnico. Para el formato PDF se utilizar el
formato de impresin por defecto del tipo de documento correspondiente.
Adems, podr "Editar correo antes de envo", es decir, podr modificar cada uno de los correos
electrnicos de cada documento antes de enviarlo, por si fuera necesario incluir algn
comentario, enviar el documento con copia a ms destinatarios o realizar cualquier otro cambio
que permite su herramienta de correo electrnico.
IMPORTANTE
Un documento firmado electrnicamente y que haya sido enviado tiene validez legal y su
modificacin, tanto su informacin interna o el estado del mismo, invalidara el documento,
opere con precaucin.
En asunto del envo aparecer por defecto "Envo de copia de factura electrnica".
335
aplicacin eVisor. Si se detecta que no tiene instalada la aplicacin se mostrar un mensaje
de aviso que le permitir descargar la aplicacin por Internet. Tambin puede instalar
eVisor desde el CD Instalacin de su programa.
7.5. Abonos
Desde la opcin de abonos realizaremos los documentos de devolucin de mercancas, en caso
de que este defectuosa o por incumplimientos en el plazo de entrega, por ejemplo.
Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos ms generales de los pedidos:
IMPORTANTE
Un abono que este contabilizado o tenga algn recibo asociado marcado como pagado, no
se podrn ni modificar ni eliminar, solo podrn visualizarse y consultarse.
IMPORTANTE
Cuando acabemos de aadir todos los datos de la factura, para que quede grabado
deberemos pulsar el botn de Actualizar, en caso contrario no guardar ningn documento.
Las opciones sobre abonos son las mismas que las explicadas en facturas.
En la parte superior pondremos los datos del cliente y las condiciones comerciales que hemos
acordado.
La fecha del abono la coge automticamente de la fecha que tenga el sistema aunque podemos
modificarla y poner la que deseemos.
337
N Factura: Aadiremos o buscaremos el nmero de la factura que vamos a abonar, aunque
podemos dejar este campo en blanco y aadir el resto de los datos, es lo ms usado a la hora
de realizar un abono si buscamos en este campo, por medio de la lupa la factura que queremos
abonar, la aplicacin nos capturar la informacin de la factura original y slo debemos eliminar
o modificar los datos que queremos dejar en el abono.
A continuacin aparece otra serie de campos que podremos ir rellenando y que son los
siguientes:
IMPORTANTE
En los abonos NO pondremos ni los importes ni las cantidades en negativo.
Agente: Se aadir el cdigo del agente comercial, en el caso de que exista esta figura en la
empresa, que realice el abono, en el caso de que el cliente tenga asignado en su ficha un
agente comercial, el programa lo pondr de manera automtica.
En dicho RD se dan unas normas sobre la facturacin, que vienen a aclarar y solucionar
diversos problemas que, en la prctica, se venan planteando desde que se implantaron las
facturas o documentos sustitutivos rectificativos. El RD 87/2005, elimina esos difciles sistemas
de resolver la cuestin al regular las facturas rectificativas ms ampliamente y, sobre todo,
admitir las facturas por Importes de signo negativo.
339
La nueva norma establece, modificando el Reglamento por el que se regulan las obligaciones
de facturacin y se modifica el Reglamento del IVA (RD 1496/2003, de 28 de noviembre), lo
siguiente en forma resumida:
La factura o documento sustitutivo rectificativo deber de efectuarse tan pronto como se tenga
constancia de que se dan las circunstancias para hacerlo y siempre que no hayan transcurrido
cuatro aos desde el momento del devengo del impuesto del IVA.
A efectos del IVA, la base imponible ser el importe de la rectificacin que se hace, cualquiera
que sea su signo.
Por defecto este tipo de facturas se crearn con la serie "R" y contador correspondiente segn
configuracin de personalizacin.
Como podemos ver en la pantalla el programa nos da los datos ms generales de los pedidos:
IMPORTANTE
Cuando acabemos de aadir todos los datos de la factura, para que quede grabado
deberemos pulsar el botn de Actualizar, en caso contrario no guardar ningn documento.
341
7.5.4. Cabecera factura rectificativa
Para realizar la factura rectificativa, deberemos, primero seleccionar el cdigo del cliente y a
continuacin el tipo de documento que queremos rectificar, podemos elegir entre una de las
facturas del cliente o bien una factura rectificativa anterior que nos hayamos mandado al cliente.
Si el cliente no est dado de alta como cliente habitual, al pulsar el botn de INTRO en el cdigo
del cliente nos aparecer una pantalla donde podremos aadir los datos fiscales de dicho
cliente.
A continuacin aparecen dos opciones que deberemos rellenar de manera obligatoria para
poder continuar con la entrada de la factura.
Una vez aadidas estos dos campos aparecen dos checks que podremos marcar para que nos
realicen la accin que indican:
Traer Lneas de Facturas a Rectificativas: Al marcar este check, el programa nos permitir
visualizar los artculos de la factura que vamos a rectificar.
IMPORTANTE
No se podr modificar las cantidades provenientes de una factura original, solamente
pueden modificarse los importes o descuentos que tengan estos artculos.
En el caso de que la factura que hayamos seleccionado tenga abonos asociados, podremos
adjuntarlos a la factura rectificativa para que nos realice un resumen de todos los documentos.
343
El nmero de la factura siempre aparece desactivado ya que, como explicamos en la opcin de
contadores, los nmeros de factura siempre los da el programa, no pudiendo ponerse de
manera manual en ningn caso.
IMPORTANTE
Todas las facturas rectificativas se asignan a la serie "R", llevando una numeracin
independiente de la numeracin de facturas.
F. Pago: Desde esta opcin deberemos aadir la forma en que vamos a cobrar o a pagar al
cliente. En el caso de que la forma de pago no se haya puesto en la ficha del cliente,
obligatoriamente deberemos de ponerla en la factura rectificativa que estamos realizando.
IMPORTANTE
Cualquiera de las dos validaciones, si tenemos configurado correctamente el enlace con
ContaPlus, permitir que al generar el asiento se realicen las correspondientes
anotaciones en el libro de Facturas Expedidas. Slo se podr seleccionar esta opcin para
clientes con Rgimen de IVA General.
345
7.6. Gestin de Cobros
En el men Facturacin / Gestin de cobros tendremos el control de todos los cobros y posibles
devoluciones que nos realcen los clientes.
Es importante tener en cuenta que estos recibos se generan de manera automtica cuando se
realizan las facturas, y en ningn otro caso, por lo que si queremos llevar este control
obligatoriamente tendremos que realizar las facturas.
De esta manera podremos llevar un control exhaustivo de todos los derechos de cobro que
tiene la empresa con los clientes y las previsiones de cobro de las mismas, as como el control
de los impagados que se puedan producir.
7.6.1. Recibos
En el men Facturacin / Gestin de Cobros / Recibos tendremos un listado de todos los
recibos generados por las facturas enviadas a los clientes.
347
En la pantalla que aparece, todos los campos estn desactivados a excepcin de la fecha de
movimiento, que nos coger la fecha que tenga la factura, y que podremos modificar a la fecha
en que se haga el movimiento de cobro.
La subcuenta de Cobro, estar activa siempre y cuando tengamos activado el enlace con
ContaPlus y es donde pondremos la subcuenta de banco o caja para que el programa realice el
asiento contable de manera correcta.
Una vez que pulsemos el botn de Aceptar el programa cambiar el estado del recibo pasar a
cobrado o devuelto, segn estuviese originalmente dicho recibo.
Adems podemos aadir gastos de tramitacin del cobro, y que estos sean cargados al cliente
o corran por nuestra cuenta (Cargo empresa), en caso de elegir esta ltima opcin debemos
aadir la subcuenta de gasto.
, al seleccionar este icono nos permitir filtrar y aadir recibos para compensar, cuya
divisa de origen sea el euro o cualquier divisa de la zona euro.
El paso contable del cobro o devolucin de un recibo compensado en euros, se llevar con
cargo o abono a la subcuenta de clientes.
El recibo matriz aparecer sealado con un cuadrado Azul y los recibos compensados en l
aparecern con un cuadrado amarillo.
349
Los datos que aparecen en esta pantalla son los siguientes:
Al pulsar el botn Aadir nos aparece una pantalla para que aadamos al recibo
seleccionado otro del mismo proveedor.
De esta manera podremos unir en un solo recibo varios del mismo cliente que debamos cobrar
en una misma fecha.
Disponemos tambin de un botn denominado Filtrar , con el cual podremos ligar varios
recibos.
Fecha de Vencimiento Final: Aadiremos la fecha del vencimiento final que seleccionaremos.
Una vez cumplimentados estos campos, se acceder a la pantalla donde aparecern los recibos
que cumplan los requisitos solicitados y se podrn seleccionar aquellos que se desee mediante
el botn Seleccin o haciendo doble click, estando posicionados encima de los mismos. En los
recibos seleccionados aparecer una equis de color azul en el campo izquierdo.
Una vez seleccionados todos los recibos deseados, se pulsar el botn Actualizar y
automticamente quedarn ligados al recibo Matriz.
IMPORTANTE
Si quisiramos realizar cualquier operacin sobre un recibo ligado, lo haramos sobre el
recibo matriz al que pertenece. Adems, si un recibo matriz tiene algn movimiento, no
podramos eliminar ningn recibo ligado hasta que no borrramos todos los movimientos
del recibo matriz.
351
Datos Generales
En la pantalla de datos generales, aparecen todos los datos del recibo, as como los datos del
cliente. Los campos que se puede modificar son:
Importe: Podemos cambiar dicho importe siempre a un importe menor, nunca mayor.
IMPORTANTE
Cuando cambiamos el importe siempre ser a un importe menor, por lo que se generar un
recibo por el importe que hayamos cambiado en el original.
Fecha vto.: Podremos cambiar la fecha de vencimiento a una nueva que hayamos negociado
con el cliente.
Cobros y Devoluciones
Desde aqu adems podremos ir aadiendo otros movimientos que afecten a este recibo, como
por ejemplo, devoluciones de dicho recibo, bien por no aceptacin por parte del cliente, bien
por falta de algn dato a la hora del envo nuestra parte al banco del cliente.
Al modificar o aadir un cobro o devolucin aparece la pantalla que vemos en la que nos
permite modificar la fecha del movimiento, e indicar el importe en metlico que nos paga el
cliente, en caso de realizarse de esta manera, una vez realizada la modificacin
correspondiente el programa lo nico que cambia es la opcin de movimiento de cobro a
devolucin o viceversa, de esta manera nos irn apareciendo los cobros y devoluciones que
afecten a dicho recibo.
353
7.6.5. Documento asociado
En la pantalla de documento asociado, aparecen una serie de datos para tener informacin del
documento que nos han girado los proveedores:
Cta. Rem. / CCC: Cuenta bancaria correspondiente al banco del cliente a donde vamos a girar
el recibo al cliente.
El check Pasar n doc. a contab.: Estar activo si tenemos el programa enlazado con el
programa de ContaPlus, y pondr en el concepto del asiento contable dicho nmero de
documento.
Esta opcin se utilizar en el caso de que domiciliemos los recibos de los clientes a su cuenta
bancaria, para enviar las rdenes de cobro directamente al banco del cliente.
Aadir remesa
Cta. Remesas: Aadiremos el cdigo de la cuenta de remesas que hemos aadido en la opcin
correspondiente.
355
Divisas: Seleccionaremos la divisa en que queremos realizar la remesa.
IMPORTANTE
El sistema no admite recibos provenientes de abonos, ni de recibos que estn en moneda
extranjera.
Tipo de remesa: Donde por defecto aparece la serie A, podremos modificarlo para crear una
remesa serie B.
Cta. Asociada: Aparecer la cuenta de remesa asociada que hemos asignado al cliente, y
donde enviaremos la remesa para su gestin.
Por ltimo podremos incluir, si dejamos marcados los recibos de facturas rectificativas e
incluimos los gastos de devoluciones.
Pudiendo entonces, aadir los recibos manualmente, o s aparece una serie de recibos
eliminar los que no necesitemos.
357
En esta pantalla, lo primero que haremos ser seleccionar la norma bancaria para poder
generar correctamente el fichero que vamos a enviar, estas son:
Entidad receptora y agencia: Sern el cdigo de entidad y sucursal de nuestro banco, por
defecto, coger estos datos de la opcin de Personalizacin, en la pestaa de envo.
Fecha de cargo: Ser la fecha que el banco pase el cargo al cliente para su cobro.
El check "Pasar remesa a banca electrnica", har que se genere el fichero para su cargo a
travs de internet al banco.
La opcin Fichero crear un archivo que llevaremos en un diskette al banco para su lectura.
Check Agrupar por fecha de vencimiento de recibos. Agrupar los recibos dentro de la
remesa por sus fechas de vencimientos. Los recibos se cargarn en el banco cada uno en su
fecha de vencimiento. En este caso no tendr ningn efecto la fecha de cargo, puesto que
habr ms de una, tantas como vencimientos distintos en los recibos.
Check Marcar fin de fichero: Al transmitir el conjunto de remesas a su banco, ste le debe
indicar si debe o no marcar fin de fichero, en el caso que el banco le indique que debe marcarla,
la aplicacin generar un fichero con las marcas fin y retorno de carro, de este modo el banco
leer correctamente y sin incidencias el fichero.
IMPORTANTE
Si cambiamos el estado de una remesa ya contabilizada, no se borrar el asiento contable
de ContaPlus, ni tampoco los movimientos de pago de recibos generados al remesar.
Desde esta pantalla, para crear el fichero anteriormente mencionado pulsaremos el botn de
359
Marcar/Desmarcar Remesas: Marcamos una a una las remesas que queremos enviar a
Banca electrnica.
Generar: Pulsando este botn enviamos a Banca electrnica todas las remesas que
hayamos marcado.
Exportar: Si pulsamos este botn, el programa crear un fichero para que lo enviemos en
un diskette a la entidad financiera, en caso de no disponer del servicio de banca
electrnica.
7.7. Plantillas
Desde el men Facturacin / Plantillas, podremos crear documentos tipo que tendremos que
generar Albaranes o Facturas de clientes que utilicemos peridicamente
Las plantillas sern tiles para empresas que deben realizar facturaciones peridicas de unos
determinados artculos o servicios a sus clientes, por ejemplo, cuotas de afiliacin a una
organizacin, recibos de comunidades, etc.
Al acceder a esta opcin se visualizar una pantalla como la que se muestra a continuacin.
Al pulsar el botn de Aadir nos aparecer una pantalla, que a su vez se divide en 3
pestaas, que vamos a ir explicando a continuacin.
Cdigo de Plantilla: Es un campo numrico de tres posiciones y que servir como referencia
de la platilla que estamos realizando, este campo es obligatorio rellenarlo.
Descripcin: Ser la referencia que tendr el usuario para saber que artculos o servicios se
van a facturar desde esta plantilla.
Almacn: Se pondr el cdigo de almacn desde donde saldr la mercanca a cada cliente.
Forma de Pago: Se aadir el cdigo de la forma de pago que se asignar a todos los
documentos que se emitan.
Agente: Se asignar el cdigo del agente comercial, en el caso de que lo hubiese, para cada
uno de los documentos, calculndose posteriormente la comisin correspondiente.
361
IMPORTANTE
En el caso de que estos campos se queden en blanco, el programa, coger estos datos de
los datos que por defecto hayamos asignado a cada cliente y a cada artculo en su ficha o
bien en la opcin de Personalizacin.
En la parte inferior de la pantalla iremos aadiendo los productos o servicios que vamos a servir
a cada cliente, con los mismos datos que en la opcin de los documentos.
7.7.2. Clientes
Desde esta opcin aadiremos el cliente o los clientes a los cuales realizaremos los
documentos que seleccionaremos.
Desde esta pantalla pondremos o buscaremos, pulsando sobre la tecla "+" el cdigo del cliente,
y el cdigo de la direccin de envo de la mercanca.
En el caso de querer seleccionar varios clientes a la vez, podemos pulsar sobre el botn Indicar
363
En esta pantalla pondremos las condiciones de bsqueda de los clientes que queremos
localizar y seleccionar, para posteriormente enviarles los documentos.
Una vez aceptadas las condiciones el programa nos presentar en la pantalla anterior el listado
con los clientes a los que realizaremos bien las facturas o proveedores, este listado puede
modificarse, bien aadiendo clientes nuevos o bien eliminando los clientes que se hayan
seleccionado y no deseemos generar dichos documentos.
7.7.3. Atpicas
Dentro de la carpeta atpicas, podremos introducir las cantidades que se desean servir a un
determinado cliente de un artculo. Esta cantidad se especificar cuando sea distinta de la que
se ha introducido para ese mismo artculo en la lnea correspondiente de la primera carpeta de
plantillas.
Cliente: Cdigo del cliente que debe estar dado de alta en la pantalla anterior de clientes.
Referencia: Referencia del producto que debe estar en las lneas de la primera carpeta de
plantillas.
Generar : Al ejecutar esta opcin el programa nos presenta una pantalla a partir de
la cual y poniendo las condiciones necesarias generar el documento correspondiente, esta
pantalla es la siguiente:
Lo primero que vemos en esta pantalla es que nos pide desde la plantilla inicial hasta la
plantilla final que queremos generar.
365
Al marcar el check Aplicar promociones vigentes, el programa tendr en cuenta si la fecha
del documento entra en un perodo de rebajas, para realizar dicha rebaja.
El check Permitir ventas sin stock, permitir facturar artculos que tengamos en nuestro
almacn sin stock, en caso de tenerlo marcado, en este caso el stock fsico puede aparecer
en negativo.
7.8. Liquidaciones
Desde el men Facturacin / Liquidaciones, se utilizar, para calcular las liquidaciones de las
comisiones de los agentes comerciales que tenga contratados la empresa.
Estas liquidaciones, se calcularn dependiendo de los importes de las facturas, y las comisiones
asociadas a cada una de ellas.
Desde donde aadiremos el cdigo del proveedor y la fecha en que realizamos la liquidacin,
para que de manera automtica nos aparezca una segunda pantalla, donde podremos aadir
una serie de condiciones para, que de esta manera seleccione las facturas que cumplan las
condiciones, estas son las siguientes:
Fecha doc. inicial y final: Aadiremos las fechas de las facturas que queremos liquidar
Solo documentos no liquidados: Al dejar marcada esta opcin slo tendr en cuenta facturas
que no se hayan tenido en cuenta en liquidaciones anteriores
Seria A, B o ambas: Podremos seleccionar solo las facturas de la serie A, de la serie B o de las
dos series.
En el caso de que hubiese facturas que cumpliesen la condicin apareceran en la parte inferior
de la primera pantalla, desde donde podremos aadir facturas que deseemos introducir en la
liquidacin de manera manual. Eliminar facturas que no deseemos que aparezcan en esta
liquidacin.
Tambin podremos modificar el importe de la base imponible o el tanto por ciento de comisin,
si no cuadra lo calculado por el programa con lo calculado por el agente comercial.
367
7.9. Gestin de garantas
Desde el men Facturacin / Gestin de garantas, podemos gestionar las incidencias sobre las
ventas con garantas. Podr realizar una consulta de las condiciones de garanta e imprimir el
listado.
Cmo vimos desde la opcin de familias y artculos podemos asignar un perodo de garanta,
para que el programa gestione desde esta opcin el artculo en garanta en caso de defecto de
fabricacin.
Una forma rpida de asignar el perodo de garantas a sus artculos es a travs de las familias,
introduzca el perodo de garanta correspondiente a las familias y automticamente todos los
artculos asociados a la misma, llevarn asignados este perodo.
IMPORTANTE
Si necesita cambiar el perodo de garanta de un artculo respecto al periodo de garanta
inicial, puede aadir en este momento la gestin de garanta y modificar el perodo para
gestionar en un futuro las incidencias.
Desde Fecha/ Hasta Fecha: Pondremos el rango de fechas en la que queremos buscar el
artculo que est en garanta.
Serie: Podremos introducir la serie de la factura donde podemos buscar el artculo en garanta.
Al pulsar el botn de filtrar, se visualizar en la parte inferior de la ventana los documentos que
cumplan las condiciones establecidas en la parte superior.
botn Gestionar .
Donde aparecern todas las condiciones de la garanta, de las cuales, slo se podr modificar
el perodo de garanta, en esta pantalla podremos marcar el botn de aadir para que nos
aparezcan las distintas condiciones para gestionar la incidencia.
369
7.9.3. Operaciones de garanta
Una vez que hemos pulsado el botn de aadir aparecer la siguiente imagen:
Las cuales podemos combinar para una gestin optima, y controlar todas las incidencias que se
puedan producir en la gestin de los artculos, estos son:
Aadir una sustitucin directa: Se gestionan unidades que no hayan tenido incidencias
previas. En la ventana que se muestra detallamos los campos que se muestran activos y son
los siguientes
Aadir una reparacin directa: Se gestionan unidades que no hayan tenido incidencias. En la
ventana que se muestra detallamos los campos que se muestran activos y son los siguientes:
Adems deberemos asignar subcuentas a los clientes y proveedores, tanto en euros como en
moneda extranjera, grupos de venta y compra o subcuentas de venta y compra a los artculos y
subcuentas de cobro y pago en las formas de pago.
371
ContaPlus
Empresas
En este campo aparecern la empresa o empresas de ContaPlus con las que se haya enlazado.
No ser accesible al usuario.
Serie A y B, Abonos, F. Rect: Aparecern marcadas las series de facturas y los abonos que se
hayan elegido para cada empresa en la carpeta Enlace ContaPlus del apartado Personalizacin
de la opcin Entorno del Sistema del men til. No sern accesibles al usuario.
IMPORTANTE
La contabilizacin de las facturas rectificativas se realizar por la diferencia existente en la
contabilizacin de la factura rectificativa y la factura rectificada.
Clientes
Paso de Facturas: Primer campo accesible al usuario. Si se marca realizar el traspaso de las
facturas anteriores a la fecha tope de paso y que no estn ya contabilizadas.
IMPORTANTE
nicamente, y una vez realizado el proceso de enlace, slo se podrn invertir con los
botones de Cambio de Estado en las distintas pantallas del programa que lo contienen,
facturas, albaranes, recibos, etc.
Proveedores
El mismo funcionamiento que para Clientes, podemos pasar facturas de compras, pagos y
devoluciones
Clientes
Subcuenta del cliente en la pestaa contabilidad de la ficha del cliente
Proveedores
Subcuenta del proveedor, pestaa contabilidad de la ficha de proveedores
Artculo
Grupo de Compra como terminacin de la cuenta de Compras (600), pestaa Precio
de compra de la ficha del artculo o subcuenta de compra en la misma pestaa
Grupo de Venta como terminacin de la cuenta de Ventas (700) pestaa de Precio de
Venta de la ficha del artculo o subcuenta de venta en la misma pestaa
Forma de Pago
Indicamos la subcuenta de pago y la subcuenta de cobro de los recibo
Cuenta de Remesas
Completamos la subcuenta de cobro de las remesas
373
374 FacturaPlus 2012
8. Informes
375
376 FacturaPlus 2012
8. Informes
8.1. Estadsticas e Informes
Para generar los distintos informes y estadsticas que la empresa necesita, en su gestin
administrativa, comercial y contable peridica o puntual que necesitemos accedemos al men
Informes / Estadsticas e Informes, a partir de la cual nos aparecer una pantalla nueva en la
que podremos obtener cualquier tipo de informe y estadstica personalizada, seleccionando
datos de cualquier fichero de la aplicacin. De esta manera nos permitir controlar en todo
momento la situacin de nuestra empresa.
Para ir al informe que necesitemos ser necesario realizar un doble clic sobre la carpeta
correspondiente y a continuacin ejecutar el listado correspondiente.
Al acceder a esta opcin visualizaremos una pantalla en la que el programa mostrar una serie
de Informes y Estadsticas maestros.
Al realizar dicha ejecucin nos aparecer una pantalla en la cual una vez puestas las
condiciones que deseemos para la visualizacin de los datos, nos pide una serie de opciones
de destino de dicho listado:
377
As, si pulsamos en el botn de Aceptar el programa nos imprimir el listado con los datos
pedidos,
Disponemos de una serie de informes ya creados, pero son totalmente manipulables por el
usuario.
IMPORTANTE
Aunque parezcan listados similares, son totalmente distintos a los vistos anteriormente y si
modificamos cualquier composicin de un listado aqu no afecta a los listados obtenidos
desde men ya que aquellos son listados estndar no se pueden modificar.
En este men disponemos de dos botones importantes que son, modificar y columnas, para
poder utilizarlos debemos seleccionar un informe, aquel que queramos configurar:
Modificar Informes
379
Datos Iniciales
Datos Impresin
En esta pestaa podemos realizar cambios que afectan a la apariencia del listado como son:
Cambiar el modelo de cabecera, Aadir textos para subtotales y totales de pgina, aadir ms
espacio en el margen izquierdo, indicar cuantos datos por columnas de datos queremos en el
informe y, por ltimo en la parte inferior podemos modificar el tipo y tamao de la letra.
381
Presentacin
En esta opcin podemos establecer un criterio de presentacin para que nos ordene los datos
por una de las columnas del informe a elegir, si pulsamos en la lupa de Orden de Presentacin
nos aparece la siguiente ventana.
383
Ejemplo
Queremos que nos aparezcan las facturas separados por fechas.
Pulsamos Aceptar.
Imprimir Informe Detallado Si no marcamos "Imprimir Informe detallado", slo nos aparecern
los totales de las columnas.
385
Establecer Filtros
IMPORTANTE
Estos filtros quedarn guardados en el informe hasta que no los eliminemos.
Pulsamos en la lupa que aparece a la derecha del texto Imprimir todos aquellos registros
que cumplan. y pulsamos Aadir.
387
TRUCO
Se pueden enlazar ms de una condicin, con los enlaces Y adems (que se cumplen
ambas condiciones) o con o bien (que se cumpla una u otra condicin).
8.2.1.1. Columnas
La segunda gran opcin que disponemos en los informes es columnas, esta utilidad nos permite
Para poder utilizarlo tenemos que situarnos sobre un informe y a continuacin pulsar el icono
columnas que disponemos en la ventana de informes.
Nos aparece la siguiente ventana la cual nos permite configurar las columnas del informe
seleccionado.
Si nos centramos en la parte derecha, en las columnas que forman el informe, observamos que
podemos editar cualquier columna, bien con doble clic o usando el botn editar, las opciones
disponibles al editar una columna son las siguientes:
389
Estos campos estarn o no disponibles dependiendo del tipo de columna, por ejemplo la opcin
de totalizar columna slo estar disponible si el campo contiene datos numricos.
Totalizar Columna: Al final de cada columna nos mostrar la suma total de lo visto.
A veces es interesante incluir una columna en el informe para calcular sobre ella otra o para
ordenar por dicha columna y que adems esa columna no se muestre.
Aplicar puntuacin numrica: Si queremos que aparezcan los puntos de los miles, tenemos
que activar el check.
Inicializar por Grupo: Si el informe esta agrupado el total lo inicia por grupo.
Tipo de Letra y Colores: Por ltimo podemos modificar el tipo y tamao de la letra de la
columna en este apartado.
Columna Calculada: Esta opcin nos permite crear una columna partiendo de otras ya
aadidas, por ejemplo podemos crear una columna que sea la columna Base Imponible mas
columna IVA mas columna Recargo.
391
Buscamos columnas seleccionables la columna deseada y pulsamos Aadir, posteriormente
pulsamos en el operador menos y buscamos en columnas seleccionables el haber, pulsamos
aadir y obtenemos la nueva columna.
Pulsamos Aceptar.
La misma operativa usaremos cuando queramos crear una columna acumulada, la diferencia es
que en esa columna nos acumula el importe la lnea anterior.
Para ver cmo nos estn quedando las columnas disponemos del botn Previsualizar
TRUCO
Si al usar la opcin de previsualizar aparecen espacios entre las columnas o columnas
montadas sobre otras, existe una manera rpida de ordenar este desbarajuste, es el
siguiente:
Pinchamos una vez sobre la primera columna, a continuacin, pulsamos en el botn bajar
hasta colocar la primera columna en la ltima, posteriormente pulsamos en subir para
colocar la columna de nuevo en la primera posicin, este movimiento reajusta las
posiciones iniciales con respecto a los anchos de cada columna dejando correctamente las
posiciones de las columnas.
Tablas: Son bases de datos, no se puede aadir una base de datos como columna, se aade
un dato de una base de datos.
Campos: Son datos de la base de datos arriba sealadas, se pueden aadir como columna.
Expresiones: algunas tablas disponen de expresiones que se pueden aadir como columnas.
Dependiendo que tabla seleccionemos la ventana de campos nos muestra aquellos datos de
esa tabla, es decir que si queremos aadir un dato que aparece en la base de datos de
subcuentas, primero seleccionamos arriba la tabla de subcuentas y posteriormente buscamos
en campos dicho dato.
393
Aadir Informe: creamos un informe desde cero, tenemos que aadir en la siguiente ventana
los datos generales del informe.
Tabla Maestra: Sin duda lo ms importante, es la base de datos de la cual vamos a escoger las
columnas que componen el informe, por tanto si escogemos una base de datos errnea no
podremos aadir las columnas deseadas, para escoger la tabla maestra pulsaremos en la lupa
y con doble clic seleccionamos la tabla.
Pulsamos Aceptar y a continuacin tendremos que acceder a columnas para aadir las
columnas deseadas para el informe.
Duplicar: Esta opcin nos permite crear un informe nuevo partiendo de otro ya creado.
IMPORTANTE
Para crear un informe nuevo se recomienda primero la opcin de duplicar sobre uno ya
existente.
Como ltima opcin optaremos por la creacin de un informe nuevo desde cero.
Para duplicar un informe debemos situarnos sobre el informe y pulsar el icono duplicar, se
mostrar la siguiente ventana donde tenemos que cambiar el Nombre del listado, si queremos
cambiarlo de carpeta, indicaremos la carpeta en el campo categora.
395
Podemos cambiarle el nombre y pulsamos Aceptar, el informe se crear en la carpeta
designada, ahora es el momento de acceder a l para realizar las modificaciones necesarias.
Para obtener un listado estndar simplemente hacemos doble clic sobre el informe.
397
En la ventana de Destino de impresin seleccionamos como queremos obtener los datos.
Elegimos Pantalla
Y recibimos los datos, si hubiera ms clientes en la parte superior pulsaramos en siguiente para
ver el resto.
399
Realizamos el filtrado de datos y en la parte inferior podemos obtener el listado por Excel o en
grfico.
Pulsamos Grfico.
En la parte superior podemos cambiar el tipo de grfico por los ms comunes, barras, tartas,
lneas, etc.
401
402 FacturaPlus 2012
9. Configuracin de documentos
El usuario, conociendo las herramientas del programa que le permiten realizar los documentos
de compra y de venta, perfectamente puede empezar a facturar.
Pero es normal que todos esos documentos que genera la aplicacin sean impresos en algn
momento dado, por lo que ser imprescindible determinar el aspecto que tendrn esos
documentos que genera el programa, tales como pedidos, albaranes, facturas, etc.
No existe una norma que unifique los modelos utilizados en la compraventa, por lo que las
empresas tienen libertad absoluta para definir la forma, tamao y aspecto de sus impresos,
respetando, eso s, los contenidos mnimos que marcan las leyes y las costumbres, tales como:
Denominacin completa, NIF o CIF y domicilio del expedidor del documento y del
destinatario.
Otra serie de datos que variarn segn el documento que se utilice en cada momento.
Existen dos posibles situaciones en cuanto a los impresos que se utilizan en la facturacin:
403
Esta ventana est compuesta por diez columnas en las que se representa la siguiente
informacin:
D. (Defecto). Si el smbolo que aparece es un Visto de color verde significa que ste
ser el formato que se imprimir por defecto; si no es as, el smbolo ser un aspa de
color roja.
Esta columna resulta muy til cuando se hayan definido varios formatos del mismo
documento y se desea mostrar por defecto un formato determinado.
Tipo. Modelo de documento.
Cd. (Cdigo). Campo alfanumrico de tres caracteres con el que se distinguen los
distintos tipos de documentos que se pueden crear.
Descripcin. Denominacin que se da al documento.
AltoP (Alto de pgina). Altura del papel, expresada en milmetros, que se utilizar.
AnchoP (Ancho de pgina). Anchura, en milmetros, del papel que se utilizar para
imprimir el documento.
AltoD (Alto del documento). Altura del documento en milmetros.
AnchoD (Ancho del documento). Anchura del documento en milmetros.
MargenS (Margen superior). Espacio que se deja en blanco respecto al borde superior
del documento, expresado en milmetros.
MargenI (Margen izquierdo). Espacio que se deja en blanco respecto al borde izquierdo
del documento, expresado en milmetros.
A continuacin se muestra una representacin grfica de las medidas existentes en un
documento utilizando la opcin de Configuracin Visual.
405
Aadir : El usuario ya conoce el cometido que tiene este icono, y no es otro que el
de agregar nuevos formatos personalizados de documentos a los ya existentes,
especializando de esta forma el uso de la aplicacin.
Al hacer clic sobre este icono se abre el cuadro de dilogo siguiente desde el que se
establecern las medidas bsicas del documento.
Una vez que se haya terminado la introduccin de los distintos valores en los campos
existentes, ser necesario pulsar sobre el botn Grabar; pulsando sobre el botn Salir si
no se desea guardar ninguna de las configuraciones que se hayan incluido en los campos.
407
Esta ventana est formada por seis columnas que muestran los siguientes datos:
L. (Literal). Puede aparecer un crculo de color rojo que distingue los textos definidos
por el usuario; y un crculo de color verde, que representa los datos que estn incluidos
en el programa.
Campo a Imprimir. Datos que se imprimir en el documento.
Descripcin. Puede contener dos valores distintos: la misma denominacin de la
columna Campo a imprimir o el texto introducido por el usuario cuando se haya elegido
la opcin Texto definido por el usuario.
Lnea. Posicin vertical, expresada en milmetros, en la que se imprimir el campo
desde el borde superior del documento.
Columna. Posicin horizontal, expresada en milmetros, en la que se imprimir el campo
desde el borde izquierdo del documento.
Ajuste. Alineacin que tomar el texto y que podr ser: a la izquierda, a la derecha o en
el centro.
IMPORTANTE
Si se ha creado un documento nuevo, en esta ventana no aparecer ningn dato, ya que el
programa asume que el usuario desea establecer todos los parmetros necesarios para la
configuracin del documento.
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Campo a imprimir: Cuadro de lista desplegable con todos los datos que se pueden incluir en el
documento.
IMPORTANTE
Segn el valor seleccionado en el recuadro anterior, aparecern diferentes campos de
toma de datos.
Fuentes: En este recuadro existen tres botones de comando que facilitan la inclusin,
modificacin o eliminacin de diferentes tipos de letras a utilizar en cada campo del documento.
Ajuste y Color: A travs de los dos cuadros de lista desplegable se seleccionar el color de las
letras y la alineacin del texto a imprimir.
Formato de impresin de fechas: Este recuadro ser solamente visible cuando se seleccione
un dato que contenga una fecha. El cuadro de lista desplegable contiene las distintas formas de
presentar la fecha solicitada.
Ya se ha indicado anteriormente que los datos que se pueden insertar en un documento son los
que se encuentran relacionados dentro del cuadro de lista Campo a imprimir, y stos son:
Trazado de lneas
Inclusin de grficos
El cuadro de texto Mxima longitud del literal permite establecer una extensin mxima para el
texto. En principio aparece el valor cero que no limita la longitud, por lo que las descripciones
muy largas pueden solaparse con otros datos. Cualquier valor distinto de cero determina la
dimensin total del campo y activa la casilla Literal en varias lneas que, marcada, imprimir el
texto en tantas lneas como sea necesario hasta completar la expresin, habilitando asimismo el
campo Interlineado, donde se fija la distancia entre las lneas que salgan impresas.
En los recuadros Fuentes y Ajuste y Color se establecern los parmetros deseados; todos los
datos seleccionados se almacenarn al hacer clic sobre el botn Grabar.
La visualizacin de este tipo de campos es muy rpida, ya que aparece un punto de color rojo
en la primera columna de la ventana.
9.1.2. Datos
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Las informaciones que se incluyan en los documentos, elegidas de entre las existentes en el
programa, reciben el nombre genrico de Datos.
Estos datos no son otras cosa que cada uno de los campos que hemos ido rellenando en cada
uno de los documentos, imprimindose posteriormente en el documento cada uno de sus
campos.
La entrada escogida volver a aparecer repetida en el cuadro de texto inferior para que, si es el
usuario lo desea, modifique el literal o lo deje tal y como viene configurado por el programa.
Las opciones disponibles que se muestran al seleccionar stos campos del documento se
titulan y funcionan exactamente igual que los explicados en el apartado anterior por lo que no es
necesario repetir su funcionamiento.
Grosor del Trazo de la Pluma: Dimensin del contorno del trazo que ser ms grueso cuanto
mayor sea la cantidad introducida (el menor es el 1).
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IMPORTANTE
En funcin de los valores que se introduzcan en los campos anteriores la lnea dibujada
aparecer de una forma u otra, de tal forma que:
Si los valores son iguales en todas las esquinas, se estar dibujando un punto del
grosor prefijado en el campo Grosor del Trazo de la Pluma (1 es el ms fino posible).
La caja puede ser un rectngulo o un cuadrado y su tamao es establecido segn las medidas
introducidas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha.
Una vez que se ha seleccionado esta opcin, en el recuadro inferior, ser preciso introducir la
trayectoria completa y nombre del archivo, con extensin .bmp, que contenga la imagen o el
dibujo. La siguiente ventana muestra los cuadros de texto que se activan al seleccionar este tipo
de informacin.
Si no se sabe con exactitud el lugar donde est situado el fichero de la imagen, se puede hacer
clic sobre el botn de puntos suspensivos situado a la derecha del campo para localizar el
fichero deseado.
IMPORTANTE
A la derecha del recuadro coordenadas se mostrar la imagen o el dibujo seleccionado.
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El recuadro Coordenadas presente, en este caso, cuatro campos que permiten definir los
siguientes aspectos:
Coordenada Vertical: Distancia, expresada en milmetros, contada desde el borde superior del
papel.
Alto y Ancho de la imagen: Permite cambiar el tamao de la figura que se muestra en la zona
derecha.
Para delimitar la extensin de esa parte del documento e insertar los datos que se estimen
convenientes, se dispone de la opcin CUERPO DEL DOCUMENTO.
En los campos Posicin Vertical Inicio / Fin de Impresin, se expresarn, en milmetros, las
lneas o filas donde comenzar y finalizar la impresin del cuerpo del documento.
IMPORTANTE
Si el cuerpo del documento necesita ms espacio del marcado en las posiciones inicial y
final, salta a otra pgina nueva donde vuelve a imprimir la cabecera y el resto del cuerpo
hasta su finalizacin.
Interlineado. En este campo se introducir la altura, en milmetros, que habr entre las
diferentes lneas del cuerpo del documento.
Desglose de documentos. Al marcar esta casilla de verificacin se imprimir con detalle todos
los documentos que hayan sido agrupados en el momento de su generacin, como sucede con
los albaranes que incluyen varios pedidos, o con las facturas que incluyen varios albaranes.
Esta casilla solamente aparece en los albaranes y facturas de proveedores y clientes.
Comentarios. Recuadro que contiene tres botones de opcin que permiten no imprimir los
comentarios asociados al documento o hacerlo antes del cuerpo o despus del mismo.
El campo Columna se activa al seleccionar los botones Antes o Despus para que se
introduzca la distancia, en milmetros, desde el borde izquierdo del papel donde comenzar a
imprimirse el comentario.
Fuentes
En este recuadro se dispone de tres botones de comando para Aadir, Modificar o Eliminar
tipos de letras a utilizar en la impresin del cuerpo del documento.
Ajuste y Color
Recuadros que contienen un cuadro de lista desplegable en el que se podr seleccionar el color
de la letra y el ajuste de la misma (izquierda, derecha o centro).
Cuerpo de documento
Es la zona ms importante de la pantalla, pues en ella se definirn los campos que figurarn
impresos en el cuerpo del documento.
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Para conseguir este resultado se dispone de los botones de comando Aadir, Modificar y
Eliminar. El cuadro de dilogo que aparece al agregar un nuevo elemento al cuerpo es el que se
muestra a continuacin las siguientes opciones:
Campo a imprimir
Cuadro de lista desplegable que contiene todos los datos posibles que se pueden incluir en el
cuerpo del documento.
Coordenadas
Es posible imprimir el campo seleccionado en la lnea que se desee del cuerpo del documento,
segn el valor introducido en el campo Lnea de comienzo.
El cuadro de texto Longitud mxima del literal permite establecer una extensin mxima para el
texto. En principio aparece el valor cero que no limita la longitud, por lo que las descripciones
muy largas pueden solaparse con otros datos. Cualquier valor distinto de cero determina la
dimensin total del campo y activa la casilla Literal en varias lneas que, marcada, imprimir el
texto en tantas lneas como sea necesario hasta completar la expresin.
Funcionan exactamente igual que en otros cuadros de dilogo del programa, siendo su finalidad
la de elegir el tipo de letra, el color y la alineacin de los textos que aparecen en los impresos.
Al hacer clic sobre este icono se abre una ventana titulada Informes ms el nombre del
documento que se va a configurar. Esta ventana contiene su propia barra de men y barra de
herramientas, ya que se trata de una aplicacin independiente.
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420 FacturaPlus 2012
9.2.1. Barra de Mens
Cuatro son las opciones contenidas en la barra de mens:
Archivos. Este men contiene tres opciones, realizando cada una de ellas lo siguiente:
Salvar (con el teclado <CTRL + S>). Se utiliza para guardar los elementos
introducidos o modificados, tanto si son imgenes como si son campos de
informacin.
IMPORTANTE
Conviene utilizar con bastante frecuencia esta opcin para ir guardando pequeas
porciones de trabajo y no arriesgarnos as a perder grandes cantidades de trabajo
realizado.
Configuracin pgina (con el teclado <CTRL + P>). Desde el cuadro de dilogo que
se abre, se introducir los mrgenes del documento, la orientacin del papel, las
medidas de la pgina y las medidas de las bandas en las que est dividido el
documento: Cabecera de pgina, Cuerpo y Pie de pgina.
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Antes de realizar la configuracin de las medidas del documento, habr que seleccionar el
men Bandas y elegir la opcin Todas para, a continuacin, confirmar un mensaje de aviso en
el que informa de la existencia de la cabecera de pgina y que divide el documento en tres
bandas o partes claramente diferenciadas: cabecera, cuerpo y pie.
Las tres bandas asignadas por el programa disponen de unas medidas que no podrn ser
utilizadas y obliga al usuario a establecer las medidas personas que sean necesarias para el
impreso. Las opciones disponibles en el cuadro de dilogo anterior son los siguientes:
Mrgenes. Recuadro en donde se establecern los cuatro mrgenes del documento con
respecto a la pgina entera.
Bandas. Recuadro donde se introducirn las medidas de cada una de las tres bandas del
documento: cabecera de pgina, Cuerpo y Pie de pgina. Las bandas se distinguen
grficamente porque tienen el fondo de distinto color.
Orientacin. Desde este recuadro se podr seleccionar, por medio de dos botones de opcin,
el sentido de la pgina: Vertical u Horizontal.
IMPORTANTE
Los datos solicitados en este cuadro de dilogo se deben introducir en milmetros, aunque
al visualizar el documento todas las medidas se formulan en centmetros.
Ver. Este men contiene nueve opciones, desde las cuales se podrn seleccionar las
partes del documento que se quieran visualizar en pantalla.
Bandas. Dispone de cuatro opciones que permiten gestionar la utilizacin de las zonas en
que queda dividido el documento y los datos que pueden contener:
Los iconos existentes en la barra de herramientas que se pueden ejecutar desde la barra de
mens son los siguientes:
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Bloquear lneas y cajas . Impide que las lneas y cajas dibujadas puedan ser
seleccionadas y, por lo tanto, modificadas o eliminadas. Al hacer clic sobre el botn,
ste se queda en bajorrelieve para indicar que no se tiene acceso a estos campos por
estar bloqueados.
La misin de los puntos de control consiste en situar el ratn sobre cualquiera de ellos
hasta que cambie el aspecto del mismo a una flecha negra de doble punta. En ese
momento, se hace clic sobre el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, se desplaza
hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, comprobando que el tamao de la seleccin
aumenta o disminuye segn la direccin que se haya seguido en el desplazamiento del
puntero.
Al situar el ratn sobre cualquiera de las esquinas observar que la doble flecha negra
es oblicua y que el aumento o disminucin del tamao se efecta al mismo tiempo
sobre los dos lados adyacentes a ese vrtice.
TRUCO
Para saber qu campo es el seleccionado, tenemos que fijarnos en la parte superior de la
pantalla donde nos indica el tipo de campo seleccionado
Los elementos que aparecen en el men son todos los que se pueden agregar en cualquiera de
las bandas del documento, aunque es importante tener en cuenta que en el Cuerpo del
documento slo es posible introducir Campos. Las funciones que realizan los cinco elementos
del men desplegable son los siguientes:
Campos. Se trata de los datos que contendr el documento y que en cada impreso
variarn. Al hacer clic sobre la opcin se abre el cuadro de dilogo Seleccin de
campos, que contiene todos los campos existentes en la base de datos del
documento seleccionado. Con un doble clic o seleccionando el campo y haciendo
clic sobre el botn Aceptar se habr incluido el dato en el documento. Si el apunte
seleccionado contiene texto queda representado con equis, si es numrico con
nueves y si se trata de fechas con el formato dd-mm-aa.
Texto. Palabras o frases no incluidas en el cuadro de dilogo Seleccin de campos
que el usuario necesita insertar en el documento. Para introducir el texto habr que
seleccionar la opcin Texto del men que presenta un recuadro con la frase TEXTO
DEFINIDO POR EL USUARIO. Se activa el botn Seleccionar y con un clic sobre la
zona de texto aparecern los cuadros de control a su alrededor. Se hace doble clic
dentro del campo de texto para que se active la zona de escritura y se introduce el
literal deseado. Para salir del rea de escritura y validar lo escrito habr que hacer
clic con el ratn en cualquier parte de la ventana o pulsar la tecla Intro.
Rectngulo. Con esta opcin se dibuja automticamente un rectngulo del tamao
definido por el usuario.
Imagen. Al seleccionar esta opcin el programa muestra el cuadro de dilogo Elija
una imagen para que se establezca la ruta de acceso y nombre del archivo de
dibujo que se quiera incluir en el documento (hay que acordarse de que debe tener
extensin .bmp).
Lnea. Permite introducir lneas que, una vez seleccionadas, se podrn modificar
tanto en su tamao como en su posicin.
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9.2.3. Trabajo con los Campos
Una vez introducidos cualquiera de los elementos comentados en el apartado anterior (campos,
textos, rectngulos, imgenes o lneas), se podrn eliminar o modificar hasta alcanzar el
documento final que se tenga planteado.
Para modificar los campos, textos e imgenes es preciso seleccionarlos previamente con un clic
de ratn para que queden resaltados y rodeados de los puntos de control. Sin embargo, para
escoger rectngulos o lneas, ser necesario previamente hacer clic sobre el botn Bloquear /
Desbloquear lneas y cajas y, a continuacin, se seleccionarn como los dems elementos
haciendo clic sobre ellos.
Para desplazar o mover los campos con sus correspondientes textos asociados, se puede
utilizar tanto el ratn como el teclado, siendo mucho ms rpido hacerlo a travs de la primera
opcin, haciendo clic sobre el campo y sin soltar el botn se mueve hasta el lugar deseado.
IMPORTANTE
Se pueden seleccionar varios elementos al mismo tiempo si se mantiene pulsada la tecla
Maysculas o Ctrl mientras se hace clic sobre los diferentes elementos del documento.
Una vez activado el campo que se desee modificar y haciendo clic sobre el botn derecho del
ratn, aparecer un men contextual con las diferentes opciones, segn el dato sobre el que se
est situado y el tipo de documento que est seleccionado. Este men contextual es similar al
mostrado la siguiente ventana.
Descripcin campo. Muestra el nombre del campo seleccionado. Esta opcin es muy
prctica para aquellos campos en los que, por lo reducido de su tamao, no se ve a simple
vista el texto que lleva asociado.
Color. Permite fijar el color de las cajas, lneas y textos de entre una gama de tonalidades.
Tipo de letra. A travs de esta opcin se podrn seleccionar diferente tipos de letras,
estilos, tamaos y efectos.
Alinear. Con esta opcin es posible desplazar los campos seleccionados con sus textos
incluidos, hacia Arriba, Abajo, Izquierda o Derecha. Con respecto a la banda (cabecera,
cuerpo o pie) en la que se encuentre situado el campo seleccionado se podr ajustar ste
dentro de la banda al seleccionar Centrar horizontal / vertical en la seccin.
Bloquear. Fija el campo seleccionado al lugar en el que est situado, impidiendo que se
puedan hacer modificaciones sobre el mismo.
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IMPORTANTE
Una vez realizado todos los cambios al formato del documento usar la opcin Guardar,
porque si salimos no nos preguntar si queremos guardar antes de salir, perdiendo as
todo el trabajo realizado.
v.1.30012012