Manual de Procedimientos para Ventas de Credito y de Contado

ndice.
Introduccin. 2
Objetivo. 3
Alcance. 3
Firmas autorizadoras. 3
Polticas de Ventas al crdito. 3
Polticas de Ventas al contado. 4
Procedimiento para venta. 4
Flujograma del procedimiento. 6

Pgina 2 Manual de procedimiento para ventas de Cdigo : MP-DV-01
de 12 contado y de crdito. Fecha: 08/12/2009
Procedimientos y polticas de ventas. Versin: 1
Manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado.
INTRODUCCION.
El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del

departamento de ventas las polticas y los procedimientos de ventas al
contado y al crdito, presentndolos simplificados, mejorados y
actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que
el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el
cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa.
Este manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado, debe

servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas
especficas que se involucran en las transacciones de venta al contado y al
crdito que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo
eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo adems al
alcance de los objetivos organizacionales de la empresa TEXTICASA.
____________________________________
MSC. Helen Xochilt Escobar
Supervisora de proyectos.
___________________________ ____________________________
Lic. Valeria Vanegas Perez Lic. Mara Jos Hernndez
Auditor Senior. Auditor Senior.
Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Cargo: Auditor junior. Cargo: Auditor Senior. Cargo: Supervisora
Objetivo:
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal
manera que se cumplan las polticas administrativas y financieras de la empresa.
Alcance:
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta
del producto que ofrece la empresa TEXTICASA, teniendo en cuenta las diferentes
formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.
Firmas autorizadoras de ventas de crdito:

Gerente propietario.
Jefe del departamento de ventas.
Polticas de las ventas al crdito:

El plazo del crdito ser de 30 das de plazo sin intereses.
Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crdito son:
copia de la cdula, o en su defecto numero RUC y razn social, breve
informe sobre la situacin econmica actual de la empresa, solicitud y 2
referencias comerciales y personales, un listado de los artculos que desee
comprar a crdito.
El pago del crdito se realizara en dos abonos. El 50 % al momento de la
transaccin de venta a crdito y el restante 50 % antes de finalizado los 30
das calendario, contados a partir del da en que concedi el crdito.
El monto del crdito no debe sobrepasar los $1000 dlares, para montos
superiores es necesario la autorizacin del gerente propietario.
Si el plazo del crdito del cliente se vence, este incurrir en mora y no podr solicitar
otro crdito hasta que halla cancelado el anterior.
Los recibos de cancelacin solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo
del ltimo abono del crdito.
Para efectos del abono al crdito por parte del cliente, se emitir un recibo de abono,
del cual quedara copia en la empresa.
Por cada cliente al que se le conceda crdito, se abrir un archivo con los datos de la
venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo
custodia del jefe del departamento de ventas.
Los agentes de ventas deben proporcionar la informacin correspondiente a los
clientes para optar a un crdito.
El cliente puede delegar el pago de los abonos al crdito, a terceros. Para hacer
efectivos los pagos el representante deber traer su cedula de identidad y el ultimo
recibo de abono.

Polticas de ventas al contado:

No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido
de las instalaciones de la empresa.
Es deber del cliente revisar su mercadera al momento de la entrega para
comprobar el buen estado de la misma.
La actividad de venta solo ser realizada en el rea designada por la
empresa y bajo la supervisin del jefe de ventas.
Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una
parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la
misma.
Procedimiento para ventas:
1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a travs del agente de

ventas.
2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece
TEXTICASA, y sobre las diferentes formas de compra, al crdito o a contado.
3. El cliente especifica el pedido que realizar.
4. El cliente decide si comprara a crdito o a contado.
5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la
requisicin de mercanca de acuerdo a la orden de pedido realizado por el
cliente.
6. El agente pide la autorizacin del jefe del departamento de ventas proseguir
con la venta del producto.
7. Una vez obtenida la autorizacin, la requisicin de mercanca pasa al
encargado de bodega.
8. El encargado de bodega enva la mercanca requerida con un cargador al
departamento de venta.
9. El agente de venta elabora la factura de contado.
10. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de
la mercanca.
11. El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en
contabilidad y una copia en el departamento de venta.
12. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente.
13. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local.
14. Si el cliente decide comprar a crdito, el agente de venta comprueba que el
cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de
venta.
15. El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de
listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa.,
para que esta informacin forme parte del archivo del cliente.
16. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de pago.

17. El jefe del departamento de venta enva el archivo del cliente junto con la orden
de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crdito.
18. Si el gerente propietario aprueba el crdito, enva la orden de pedido al jefe del
departamento de ventas para que este apruebe el crdito.
19. El agente de ventas realiza la factura de crdito acorde a la orden de pedido.
20. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del
valor de venta de la mercanca.
21. El cliente recibe la copia de la factura de crdito, quedando una copia en
contabilidad y el original en el departamento de venta.
22. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente.
23. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local.
24. El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el
crdito despus del tiempo pactado, segn las polticas de venta a crdito de la
empresa.
25. Se hace entrega de la factura de crdito original, junto con la copia del recibo
de abono del ltimo pago.

Contado Pasa a
Pgina 7
Se estable El cliente es
contacto con el asesorado La
INICIO compra se
cliente. par realizar realizara a
su pedido. contado o
crdito.
Crdito Pasa a
Pgina 9

Factura de
Requisicin Contado.1 2
de mercanca original, 2
copias.
Viene de Llenado de la El jefe del El encargado de Elaboracin El cliente realiza

requisicin de departamento de bodega enva la de la factura la cancelacin
pgina 6
mercanca de ventas autoriza la mercanca acorde a de contado. del monto total
acuerdo a la orden venta. la requisicin. de la mercanca.
del cliente.
Pasa a
Pgina 8
La mercanca
espera en el rea 1
de ventas para
su entrega.

2 1
Viene de El cliente recibe Se hace entrega El cliente revisa

pgina 7 la factura de de la mercanca la mercanca Fin de Venta a
contado original al cliente. antes de salir de contado.
la empresa.

Requisitos
1 segn
polticas de El agente de venta
FIN
crdito. NO le indica que
requisitos no
cumple.
Viene de El agente Cumple

pgina 6 comprueba los los
requisitos del requisitos.
cliente
El cliente es
SI remitido al jefe Pasa a
del departamento pgina 10
de ventas.

Listado
de cliente 2
1 de venta a
crdito.
Viene de El jefe de venta Se establece los El gerente de

Pasa a
pgina 9 revisa el los trminos del crdito, venta analiza el
pagina 11.
documentos y forma monto, plazo y forma archivo del
el archivo del cliente. de pago. cliente.
Orden de
Archivo del pedido del
2 cliente. cliente.

Requisicin de
2 crdito se
3 enva bodega.
Elaboracin de
Se informa al El jefe de factura de crdito
Viene jefe de ventas y departamento de
Se SI de acuerdo al
de se retorna ventas aprueba el
autoriz pedido y
pagina archivo con la crdito.
a? requisicin.
10. autorizacin.
Se informa al
NO jefe de ventas. Pasa a
FIN
pagina 12

Viene de El encargado de El cliente El cliente Se hace entrega

pagina bodega enva la paga el 50 % recibe la copia de la
11. mercanca segn del valor de de su factura mercanca.
requisicin. la venta total. de crdito.
Mercanca Factura de Recibo de El cliente

espera en el crdito. 2 abono. revisa la
rea de copias, 1 Original y mercanca
venta original copias. antes de salir
del local.
El cliente recibe la El cliente paga

factura original y el 50% restante
FIN una copia del recibo de la factura de
de abono. crdito.


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Polticas de Ventas al crdito. 3

Polticas de Ventas al contado. 4

Procedimiento para venta. 4

Flujograma del procedimiento. 6

Manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado.

El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del

Este manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado, debe

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Firmas autorizadoras de ventas de crdito:

Polticas de las ventas al crdito:

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Polticas de ventas al contado:

Procedimiento para ventas:

1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a travs del agente de

16. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de pago.

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Viene de Llenado de la El jefe del El encargado de Elaboracin El cliente realiza

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Viene de El cliente recibe Se hace entrega El cliente revisa

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Viene de El agente Cumple

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Viene de El jefe de venta Se establece los El gerente de

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

Viene de El encargado de El cliente El cliente Se hace entrega

Mercanca Factura de Recibo de El cliente

El cliente recibe la El cliente paga

Elabor: Mara Martnez. Supervis: Valeria Vanegas Aprob: Helen Escobar

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