Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos

Lineamientos para la valoracin, seleccin y baja de los documentos,

expedientes y series de trmite concluido en los Archivos del Estado de Mxico

Jornadas Archivsticas 2016

Marco Jurdico

Constitucin Poltica del Estado Libre y

1. Soberano de Mxico

Ley de Documentos Administrativos e

2. Histricos del Estado de Mxico

Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin

3. Pblica del Estado de Mxico y Municipios

Ley de Responsabilidades de los Servidores

4. Pblicos del Estado de Mxico y Municipios

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y series de trmite concluido en los Archivos del Estado de Mxico
Contenido de los Lineamientos
Captulo
Primero Disposiciones Generales

Polticas para la realizacin de la valoracin, seleccin y

Captulo baja documental de los expedientes de trmite
Segundo
concluido

Captulo Criterios para la realizacin de la seleccin

Tercero preliminar de los expedientes de trmite concluido

Captulo Criterios para la realizacin de la seleccin final de

Cuarto los expedientes de trmite concluido

Captulo Establecimiento de los Comits de Seleccin

Quinto Documental

Transitorios

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y series de trmite concluido en los Archivos del Estado de Mxico
Captulo Primero. Disposiciones Generales

Establecer las polticas y los criterios generales

para realizar la valoracin, seleccin y baja de
los documentos, expedientes y series de trmite
Objeto concluido existentes en los Archivos de las
unidades administrativas artculo 1

Sujetos Unidades administrativas y Archivos de los

Poderes del Estado de Mxico y Municipios, los
Obligados Tribunales Administrativos y los Organismos
Auxiliares y Entidades de carcter estatal y
municipal artculo 2

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Conceptos

Archivo Histrico
bsicos catlogo de Disposicin Documental
conservacin precaucional

Disposicin
Documento de archivo

documental
Baja documental Archivo de Trmite
Archivo de concentracin
Expediente de trmite concluido
artculo 4

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Captulo Segundo. Polticas para la realizacin de la valoracin,
seleccin y baja de los expedientes de trmite concluido

Valores primarios y
secundarios
Utilidad administrativa
Ejercicio de derechos
Investigacin cientfica
Transparencia
Acceso a la informacin
Rendicin de cuentas

artculo 5

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 Administracin y conservacin de documentos

a
garantizar

Integridad fsica
c
c +
i documentos informacin

Unidades o
Administrativas
n documentos electrnicos

e
Validez Autenticidad Confidencialidad
s
artculo 6

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 artculo 7

..

destruccin

determinacin

Documentos
de archivo
artculo 8

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 Conclusin de la
conservacin
precaucional

aplicacin

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Solicitudes de valoracin conservacin
y baja de documentos permanente

artculo 11

=
Valoracin y seleccin
documentos digitales documentos fsicos
artculo 12

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 Seleccin
documental
artculo 14
Archivo de Trmite desclasificacin

rgano
Deslindar
responsabilidades
Control Interno
artculo 15
Documentacin daada

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 Captulo Tercero: Criterios para la realizacin de la seleccin
preliminar de los expedientes de trmite concluido

2
Seleccin preliminar
AT aos AC
artculo 19 artculo 20

Comit de
seleccin

baja Autorizacin
documental
Acta de Titular de la UA artculo 24
Baja

artculo 24 Copia a la
CODIDEDO

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 Artculo de los
No. Tipo documental
Lineamientos

1. Documentos duplicados 21
2. Copias fotostticas de documentos originales existentes en los expedientes 21
3. Borradores 21
4. Sobrantes de ejemplares mltiples de un mismo documento 21
5. Portadas de fax 21
6. Recados telefnicos 21
7. Mensajes y notas escritas en tarjetas u hojas adheribles (post-it) 21
8. Tarjetas de recordatorio 21
9. Solicitudes de audiencia 21
10. Registros de llamadas telefnicas 21
11. Registros de control de la correspondencia 21
12. Registros de control de entrada y salida de personas ajenas a las unidades administrativas 21
13. Tarjetas de presentacin 21
14. Tarjetas de felicitacin 21
15. Invitaciones a eventos 21
16. Documentos para dar a conocer actividades o sucesos temporales 21
17. Documentos cancelados 21
18. Documentos carentes de la firma autgrafa o electrnica del servidor pblico que los gener 21
19. Formas valoradas sin requisitar 22
20 Formatos en blanco 22
21 Papelera impresa obsoleta o en desuso 22

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 Captulo Cuarto: Criterios para la realizacin de la seleccin
final de los expedientes de trmite concluido

Lineamientos

Conservacin Catlogo
precaucional

Tipo documental
Dictmenes
Expediente
Serie documental AC
artculo 25

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 +
Informacin
administrativa
6
=

? 6
Informacin
fiscal y
presupuestal
contable

Plazos de conservacin
precaucional Informacin
jurdico-legal,
obra pblica y
activo fijo
12
Inventario
artculo 27

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 Sin
valor
Conclusin

Seleccin
final

Plazo de
conservacin
precaucional
Valor
secundario

artculo 30

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 Conservacin Transferencia

AC AH

20

Autorizacin
Solicitud Revisin expedicin

Oficio CODIDEDO
+
Relacin
Sin Acuerdo de
valor Autorizacin de
Baja Documental

Artculos 32-35

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 Captulo Quinto: Establecimiento de los Comits de
Seleccin Documental

Comit de Seleccin Documental

Encargado de validar que la

seleccin preliminar y final de los
expedientes de trmite concluido
se haya realizado con apego a la
normatividad expedida por la
CODIDEDO
Dependencias del Poder Ejecutivo
Poder Legislativo
Poder Judicial
Municipios
Tribunales Administrativos artculo 36
Organismos Auxiliares
Entidades de carcter estatal y municipal

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 Asesora tcnica

Autorizar la baja de
documentos en la seleccin
preliminar

Funciones
Otorgar el Vo. Bo. en el
proceso de seleccin final
Comit de Seleccin Documental

artculo 37
Tramitar la baja ante la
CODIDEDO de los
documentos producto de la
seleccin final

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 Presidente

Secretario
Vocal
Tcnico

Vocal Vocal

Com it de Seleccin
Docu mental

artculo 38
integracin

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 Convocar y presidir Evaluar las
las sesiones actividades y
determinar las
acciones para el
funcionamiento

artculo 40

Presidente

Aprobar y firmar Asignar

las Actas de Baja actividades a los
Documental integrantes

Co m i t d e S el eccin
D o cu m enta l

funciones

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 Suplir al Presidente Aprobar el proceso de
y Coordinar el seleccin realizado y
funcionamiento del tramitar ante la
Comit CODIDEDO la
aprobacin
correspondiente

artculo 41
Secretario
Tcnico

Llevar el control Elaborar y firmar

del Archivo las Actas de Baja
del Comit Documental

Co m i t d e S el eccin
D o cu m enta l

funciones

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 Recopilar la Otorgar la asesora
normatividad tcnica requerida
emitida por la
CODIDEDO

artculo 42

Vocales

Firmar
las Actas de Baja
Documental y asistir al Revisar el proceso
acto de destruccin de seleccin
de los documentos realizado

Co m i t d e S el eccin
D o cu m enta l

funciones

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 2013
DICIEMBRE

publicados
Abrogan
Lineamientos

180

establecimiento
Comit de
das Seleccin
Documental

Artculos transitorios

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Gracias
Dudas y comentarios
Direccin de Administracin y Servicios
Documentales de la Direccin General de Innovacin
Telfonos: (722) 214 41 44 y 272 86 33
Correos electrnicos:
rodolfo.alanis@edomex.gob.mx
jorge.valverde@edomex.gob.mx

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