Etapele analizei diagnostic

Pentru utilizarea corecta a metodei diagnosticarii este necesara parcurgerea

urmatoarelor etape:

a). Stabilirea domeniului de investigat, care este de regula rezultatul

deciziei managementului de vrf al organizatiei. Pericolele principale care
trebuie evitate aici sunt supradimensionarea domeniului supus investigarii, ceea
ce are ca rezultat irosirea de resurse umane, financiare si de timp - sau
subdimensionarea lui - situatie n care diagnosticul nu poate fi concludent. Tot
n aceasta etapa se stabileste componenta echipei de diagnosticare, n functie de
problemele abordate.

b). Documentarea preliminara asupra domeniului supus diagnosticarii, are

ca scop cunoasterea principalelor elemente care-l caracterizeaza.

Dupa ce colectivul de diagnosticare cunoaste principalele elemente privind

domeniul abordat, va trece la identificarea simptomelor semnificative. Prin
simptome semnificative desemnam acele situatii care reprezinta diferente
importante fata de prevederile planurilor, normelor si situatiilor comparabile
considerate normale. n acest sens se ntocmeste o lista, cu simptomele
semnificative-pozitive si negative - privind domeniul respectiv.

Nr.crt. Simptome Simptome Observatii

pozitive negative

0 1 2 3

c). Stabilirea principalelor puncte slabe si a cauzelor care le

genereaza. Prima parte a analizei diagnostic este axata asupra cauzelor
deficientelor activitatilor investigate, cu accent asupra fortelor care le genereaza
si a efectelor acestora asupra activitatii de management si de executie,
ntocmindu-se un tabel de forma celui din tabel:

Nr.crt Punct Termenul Cauze Efect Observat

. e de principal
 slabe comparati e e ii
e

0 1 2 3 4 5

Punctele slabe se stabilesc n raport cu prevederile planurilor, programelor,

normelor de consum, claselor de calitate a produselor etc.

d). Stabilirea principalelor puncte forte si a cauzelor care le

genereaza este rezultatul partii a doua a analizei care se desfasoara similar cu
cea din etapa anterioara:

Nr.crt Punct Termenul Cauze Efect Observat

. e de principal e ii
forte comparati e
e

0 1 2 3 4 5

e).Formularea recomandarilor axate asupra eliminarii cauzelor ce

determina punctele slabe si asupra intensificarii celor care genereaza punctele
forte se realizeaza de catre membrii echipei de diagnosticare. Pentru a cuprinde
toate elementele importante necesare valorificarii recomandarilor, acestea se
centralizeaza de asemenea ntr-un tabel:

Nr.cr Recomanda Cauz Resurse Efect Observa

t. re e suplimenta e tii
avute re
n necesare
veder
e

0 1 2 3 4 5
 Calitatea recomandarilor si implicit, a diagnosticului depinde decisiv de
masura n care acestea sunt centrate asupra cauzelor ce determina punctele slabe
si punctele forte.

Tehnici de investigare utilizate n diagnostic

1. Metoda directa - impune contactul direct, nemijlocit al celor ce

realizeaza diagnosticul cu fenomenele analizate si presupune existenta
aptitudinilor si cunostintelor necesare privind culegerea, nregistrarea si
prelucrarea datelor.

2. Metoda analizei economice - foloseste evidentele tehnico-operative,

contabile si statistice si analizeaza fenomenele sub raport cantitativ -
niveluri de realizare si calitativ - cauzalitatea si interactiunea
fenomenelor studiate.

3. Metoda mixta - combina metoda directa cu metoda analizei

economice.

Metoda directa de investigare presupune folosirea unor instrumente

dupa cum urmeaza:

- observarea directa

- interviul

- chestionarul

- consultarea documentelor

- observarile instantanee

Observarea directa

Este o metoda usoara, simpla si eficienta dar necesita anumite aptitudini, chiar
"native" pentru observator.

Dupa o prima vizita consultantul si poate forma o "imagine" asupra domeniului

investigat si poate face o serie de observatii "critice" care, chiar daca sunt
subiective ele pot totusi deveni puncte de plecare n investigatii mai
aprofundate.
Specialistul trebuie sa aiba cunostinte solide n domeniul organizarii productiei,
organizarii muncii si al conducerii, precum si o bogata experienta.

Reguli impuse ntr-o observare directa

- observarea sa fie activa, atentia sa fie concentrata asupra obiectivelor

prestabilite;

- specialistul sa-si autoimpuna o stare de "perceptie" pentru a atinge o

receptivitate maxima, de aceea observarea se face la nceputul zilei de lucru;

- specialistul va antrena si alte persoane implicate n problema investigata;

- observatiile facute trebuie ierarhizate dupa niste legaturi logice.

Conditii impuse specialistului

- capacitatea de observare, ce depinde de aptitudini native, specializare,

profilare, de auz, vaz etc.;

- atitudine interogativa;

- cunostinte n domeniul analizat;

- exersarea unor tehnici de marire a capacitatii de observare si a

aptitudinilor selective, utilizarea aparatului de filmat, sau alte aparate de
nregistrare.

Materialele filmate vor putea fi analizate apoi colectiv.

Interviul

Definitie. Interviul este o ntrevedere ntre doua persoane din care una -
cercetatorul - doreste sa obtina anumite informatii iar ce-a de-a doua,
intervievatul, se presupune ca detine informatiile respective nsa trebuie ghidat
pentru a le oferi.

Interviul este un exercitiu forte personal care solicita pe lnga cunostinte

teoretice si practice si o vasta experienta si talent n relatiile umane.
Ca metoda de diagnosticare a unitatii industriale, interviul este un mijloc practic
si usor de aplicat care poate confirma sau infirma datele detinute prin alte
mijloace.

Dialogul permite:

- realizarea unui contact direct cu persoanele ce lucreaza n domeniul

analizat;

- obtinerea de informatii de la persoane competente;

- obtinerea de opinii si uneori a unor solutii de remediu;

- confirmarea sau infirmarea unor aspecte.

Interviul se desfasoara dupa anumite reguli precise si necesita o pregatire

anterioara a ntrebarilor.

Etapele sunt:

- pregatirea interviului;

- etapa de ntrebari si raspunsuri;

- etapa discutiilor neoficiale.

Chestionarul

Definitie. Chestionarul este o succesiune logica si psihologica de ntrebari

scrise sau imagini grafice care au rolul de stimuli si care sunt administrate de
catre operatorul de ancheta sau sunt autoadministrate determinnd din partea
celui anchetat un comportament verbal sau nonverbal ce urmeaza a fi
nregistrat n scris.

Este utilizat pentru sondarea opiniei mai multor persoane. Daca sunt
respectate anumite reguli n ntocmirea chestionarului, el poate deveni un
instrument eficace si util n diagnosticare. Aceste reguli sunt:

- sa fie ntocmit n asa fel nct sa trezeasca interesul celor chestionati;

- ntrebarile sa fie clare, concise si la subiect, care sa permita raspunsuri
exacte;

- ntrebarile sa nu ghideze raspunsurile; si sa evite asemanarile;

- evitarea ntrebarilor complexe sau a celor ce fac apel la memoria celor

chestionati;

- ntrebarile sa aiba o succesiune logica, sa nu fie monotone, sa nu se refere

la dorintele celor chestionati si sa nu le afecteze prestigiul sau orgoliul;

- chestionarul sa nu fie lung.

ntrebarile utilizate ntr-un chestionar pot fi:

- ntrebari filtru (de informatie) - sunt ntrebari prin care se testeaza daca
cel chestionat este calificat si stapneste problemele abordate;

- ntrebari deschise (permit aprecieri calitative asupra opiniei formulate);

- ntrebari nchise - conduc la raspunsuri nete prin da sau nu;

- ntrebari de tipul "de ce" sau "pentru ce" (interogative) care ncearca sa
conduca la descoperirea motivelor, provoaca anumite explicatii;

- ntrebari de control - verifica fidelitatea, constanta opiniilor;

- ntrebari "cu clasament" ce masoara intensitatea (da posibilitatea

ierarhizarii raspunsurilor si masurarii gradului de intensitate al unei opinii).

Consultarea documentelor

Este tot o metoda directa de diagnosticare ce permite completarea imaginii

asupra domeniului analizat.

Informatiile obtinute se refera la:

- evolutia societatii comerciale (dinamica productiei, ritmicitate, rebuturi,

deseuri, calitate, profit etc.);
- calitatea ntocmirii unor documente de baza pentru programare, onorare
contracte, documentatie, tehnica si control, norme de consum etc.;

- lipsa unor informatii specificate pe documente;

- existenta unui numar excesiv de mare de documente ce ngreuneaza

munca de evidenta;

- cauzele unor pierderi de timp nregistrate n productie prin nefunctionarea

utilajelor din lipsa de comenzi, a fortei de munca, materialelor sau SDV-
urilor specifice;

- lipsa unor evidente;

- posibilitatea aplicarii unor metode mecanizate de culegere si prelucrare a

datelor etc.

Observarile instantanee Sunt instrumente de investigare directa ce

prezinta interes pentru analiza diagnostic.

Observarile instantanee pot fi:

- ntmplatoare;

- sistematice.

Observarile instantanee ntmplatoare reprezinta efectuarea, la diferite

momente, a unui numar dat de observari, asupra unor fenomene ce trebuie
analizate.

Momentele si numarul observarilor se calculeaza prin formule probabilistice.

Conditiile de desfasurare

- fiecare observatie sa fie instantanee si sa se faca fara modificari din

partea observatorului;

- perioadele de observare sa fie neegale dar suficient de lungi pentru a

cuprinde toate aspectele ce caracterizeaza fenomenul;