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TALENTO HUMANO / FORMACIN DEL PERSONAL Cdigo : PTH.

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Versin : 10
PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIN
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Revis: Jefe Divisin Recursos Humanos Fecha de aprobacin: Enero 24 de 2008


Aprob: Rector
Profesional Formacin Divisin Recursos Humanos Resolucin N 032

OBJETIVO ALCANCE

Establecer los lineamientos para las actividades de entrenamiento y Aplica para el desarrollo de las actividades de entrenamiento y
capacitacin del personal de la Universidad Industrial de Santander. capacitacin del personal de la Universidad Industrial de Santander

NORMATIVIDAD

Norma NTC-ISO 9001:2008 numerales 6.2.2 literales b y c


Norma NTC-GP 1000:2004 numerales 6.2.2. literales b y C
Norma NTC-OHSAS 18001:2007 numeral 4.4.2
Norma NTC-ISO 14001:2004 numeral 4.4.2

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

UAA: Unidades Acadmico Administrativas


DSI: Divisin Servicios de Informacin
DRH: Divisin de Recursos Humanos.
DCGD: Divisin de Control y Gestin Documental
APA: Asuntos Personal Administrativo
SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional
ENTRENAMIENTO Y/O CAPACITACIN: Actividades encaminadas a mejorar la competencia del personal sobre un tema determinado.
FP: Formacin de Personal
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CONSIDERACIONES
1. Identificacin de necesidades

Las principales fuentes de deteccin de necesidades de entrenamiento y capacitacin pueden ser:


Reporte de necesidades en UAA
Informes de auditoras
Informes de revisin por la direccin
Deteccin de no conformidades
Informacin de la evaluacin de Desempeo referente a capacitacin
Riesgos valorados en las UAA
Investigacin de accidentes e incidentes del Sistema de Gestin Ambiental y el Sistema de Gestin en SYSO
Impactos ambientales
Requisitos legales del Sistema de Gestin Ambiental y el Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional SYSO
Resultados de simulacros
Reporte de actos y condiciones inseguras
Resultados del desempeo del Sistema de Gestin Ambiental y el Sistema de Gestin en SYSO
Comunicaciones y solicitudes de entes gubernamentales y/o comunidad
Quejas, reclamos y sugerencias

2. Desarrollo del Plan de Entrenamiento y Capacitacin

La Divisin de Recursos Humanos atender las necesidades bsicas de entrenamiento y capacitacin transversales identificadas , y apoyar el desarrollo
de actividades de entrenamiento y capacitacin identificadas y reportadas por la UAA, las cuales en todo caso debern ser comunicadas a la Divisin de
Recursos Humanos para recibir la orientacin correspondiente al trmite a seguir establecido en este procedimiento. En todo caso todas las actividades
de entrenamiento y capacitacin debern seguir el procedimiento establecido en el presente documento.

Las UAA debern gestionar los recursos necesarios para atender las necesidades de entrenamiento y capacitacin de su personal , para el caso que no
puedan ser apoyadas en su totalidad por la Divisin de Recursos Humanos.
El documento oficial para la socializacin de las actividades de la Divisin de Recursos Humanos es el plan de entrenamiento y capacitacin, el cual
contendr los requisitos y ser actualizado durante cada semestre segn se requiera.

En coherencia con las polticas ambientales de la Universidad, los documentos que no requieran soporte fsico, sern en lo posible entregados en formato
digital a travs de correo electrnico, exceptuando los formatos de listado de asistencia, cartas de compromiso firmadas por los participantes de las
actividades de entrenamiento y capacitacin(segn se requiera), as como los soportes entregados por los proveedores, documentos que
obligatoriamente deber dejarse evidencia fsica.
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CONSIDERACIONES

3. La evaluacin

Las actividades de entrenamiento y capacitacin realizadas en la Universidad pueden estar sujetas a los siguientes (3) tipos de evaluacin : Evaluacin de
la reaccin, la cual pretende medir la satisfaccin del participante frente a tres aspectos, el expositor, el contenido de la capacitacin y los recursos
empleados; evaluacin del aprendizaje y la evaluacin INSITU, refirindose a la aplicacin de los conocimientos adquiridos en las actividades de
entrenamiento y capacitacin en el desarrollo de las funciones pertinentes al cargo. La aplicacin de estas evaluaciones se realizar acorde a la Gua de
Evaluacin de Entrenamiento y Capacitacin de Personal GTH.01. y a la planeacin de la evaluacin establecida.

El nmero de personas que deben ser evaluados, independientemente del tipo de evaluacin a aplicar, debe ser mnimo la tercera parte del personal
participante de la actividad.

4. Aspectos generales

Las actividades y los programas de entrenamiento y capacitacin planeados y ejecutadas desde los diferentes subprocesos de la Divisin de Recursos
Humanos estarn bajo la responsabilidad de cada Lider de subproceso, por tanto este ser responsable de la realizacin de todas las actividades que en
este procedimiento se establecen, as como los cambios y actualizaciones que se generen en el Plan de Entrenamiento y Capacitacin del semestre.

Los proveedores externos no estn obligados a utilizar los documentos establecidos en este procedimiento, pero si debern presentar la evidencia de la
participacin del personal en las actividad y ejecutar la evaluacin establecida por la Universidad.

Todo participante de las actividades de entrenamiento y capacitacin para recibir el certificado de asistencia por parte de l a Divisin de Recursos
Humanos, deber evidenciar entre otros que se especifiquen, la asistencia de al menos el 80% de las horas programadas y la suscripcin de la carta de
compromiso.

La carta de compromiso de asistencia no es de obligatorio cumplimiento por parte del participante cuando el sea citado por au toridad acadmica
competente y cuando las actividades por su naturaleza no lo requiera.

Las comunicaciones sern enviadas en lo posible mediante correo electrnico; slo aquellas dirigidas al personal de la Universidad que por la naturaleza
de los cargos que desempeen no tienen acceso a medios electrnicos, se evaluar la opcin de enviarla por medio fsico.

Al terminar la etapa de inscripcin a las actividades de entrenamiento y capacitacin, se permitir que los cupos libres sean ocupados por el personal
interesado en asistir a algunas sesiones, siempre y cuando sea presentado por el el jefe de la UAA. Este personal no se le exigir la carta de compromiso
y por tanto no ser certificado.
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Inicio/Fin Actividad Dec isin Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de pgina
intranet

TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

INICIO

NO
Entrenamiento, capacitacin, A La DRH identifica la necesidad de entrenamiento,
induccin y re-induccin Pg 11 capacitacin, induccin y re-induccin

SI
Jefe DRH
1. Definicin de necesidades de 1. Define las formaciones a atender por la Divisin de 10 Jornadas Profesional FP-
entrenamiento y capacitacin a Recursos Humanos.
DRH
atender

Sujeto a la FTH.64 Listado


2. Contacta a empresas o personas expertas en el respuesta Profesional FP-
2. Realiza investigacin de inscripcin a
preliminar de posibles tema que realicen las propuestas respectivas que den del DRH actividades de
capacitadores o entrenadores respuesta a la necesidad de entrenamiento o capacitacin. oferente entrenamiento y
capacitacin.
Jefe DRH
3. Revisa propuesta y selecciona el o los formadores que
3. Revisa propuestas 3 Jornadas Profesional FP-
atiendan las diferentes necesidades de formacin
DRH

4. Proyecta plan de entrenamiento y capacitacin para el Profesional FP- FTH.24 Plan de


4. Elabora el Plan de 8 Jornadas
Entrenamiento y Capacitacin semestre inmediato DRH Entrenamiento y
de la UAA Capacitacin

5. Revisa y Aprueba el Plan de Entrenamiento y FTH.24 Plan de


5. Revisa y aprueba 5 Jornadas Jefe DRH Entrenamiento y
Capacitacin y anexos a publicar.
Capacitacin

1Jornada: 1 da hbil Jornada: da hbil


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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

Plan de Entrenamiento y
Capacitacin

6. Publica plan de 6. Publica el Plan de Entrenamiento y Capacitacin en la 3 Jornadas Lder FP-


entrenamiento y capacitacin DRH
intranet a travs de una solicitud enviada a la DSI.

FTH.31 Planeacin
7. Planeacin de las actividades 7. Planea la evaluacin de la actividad de entrenamiento y de la Evaluacin de
C de entrenamiento y capacitacin a realizar. 6 Jornadas Lder FP-
la actividad de
capacitacin DRH
entrenamiento y
capacitacin.

Sujeto al Profesional
8. Promocin 8. Promociona las actividades de acuerdo al cronograma
plan de las FP-DRH
de las actividades establecido en el plan.
actividades

Correo electrnico
9. Revisa los registros de inscripcin y el Compromiso, y Profesional
E 9. Recepcin de inscripciones 8 Jornadas o
analiza si la demanda cumple para dar continuidad a la FP-DRH Carta de
programacin de la actividad.
Compromiso
(segn aplique)

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN TIEMPO DOCUMENTOS DE


RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

No
El 60% del cupo esta B
Verifica si las inscripciones abarcan el 60% del total de los
inscrito? Pag 7
cupos asignados en el Plan de Entrenamiento y
Capacitacin.
Si

Si
La fecha planteada de la Verifica si la fecha planteada inicialmente para el plan de
actividad se mantiene? entrenamiento y capacitacin se mantiene.

No
10. Replantea la fecha del Plan de entrenamiento y
10. Replantea plan de 8 Jornadas Profesional
capacitacin e informa a DSI para los respectivos cambios
entrenamiento y capacitacin FP-DRH
en el plan de formacin publicado en la intranet.
Sujeto a los
ajustes del Jefe DRH
11. Convoca al personal a la 11. Realiza convocatoria ofreciendo la actividad a los
B nuevo plan Profesional FP-
actividad asistentes o a las unidades a las que pertenece el personal.
de DRH
actividades
C
Pg 6

Sujeto a la Profesional FP-


12. Enva comunicacin al fecha de DRH Comunicacin
12. Enva comunicacin al entrenador o capacitador y a los
F entrenador o capacitador y a los inicio del Personal entrenador o
participantes inscritos o citados a las actividades.
participantes plan de encargado por el capacitador
Nota: Entre los aspectos a informar en el correo se debe incluir activiades. Jefe de la UAA
los documentos que contractualmente debe entregar el formador respectiva o de la
y las evaluaciones que debe aplicar durante las actividades. sede

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN TIEMPO DOCUMENTOS DE


RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

13. Realiza las actividades de entrenamiento o Sujeto al


13. Realiza actividad de Entrenador o FTH.33 Control de
entrenamiento y capacitacin capacitacin y se controla la asistencia a la actividad en cronograma capacitador Asistencia
cada una de sus jornadas. del plan de
actividades

Control de asistencia

Dependiendo si en la planeacin de la evaluacin de la


No Se plane evaluar el actividad de entrenamiento o capacitacin se determina
aprendizaje?
evaluar aprendizaje se debe aclarar las actividades a
seguir.
Si
Sujeto al
ltimo da FTH.32 Resumen
14. Evala los conocimiento adquiridos por el participante en Instructor
14. Evala el aprendizaje de de la Evaluacin de
la actividad al final de la misma.
actividades aprendizaje
Jornada
15. Gestiona con los participantes el diligenciamiento de la Profesional FP-
Sujeto al DRH/
Evaluacin de la reaccin durante la ltima jornada de
ultimo da Personal encargado
15. Evala la reaccin cada actividad de entrenamiento y capacitacin.
de por el Jefe de la
Nota: Para el caso que la actividad tenga varios
actividades UAA respectiva o
profesores, cada uno debe ser evaluado por aparte.
Jornada de la sede

16. Consolida todos las evaluaciones de reaccin Profesional FP-


16. Consolida resultados de
realizadas por los participantes de la actividades de 5 Jornadas DRH/
evaluacin de reaccin
entrenamiento y capacitacin con la herramienta Personal encargado
establecida por el lder del subproceso. por el Jefe de la
UAA respectiva o
4
de la sede

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN TIEMPO DOCUMENTOS DE


RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

17. Entrega informacin de la 17. Entrega al Profesional de Recursos Humanos Sujeto al


actividad de entrenamiento o Instructor/
responsable de las actividades de entrenamiento y ultimo da
capacitacin
capacitacin, el control de asistencia y la evaluacin de de Profesional DRH
aprendizaje si es requerido. actividades
5 Jornadas

18. Consolida la informacin y


18. Consolida la informacin sobre asistencia y proyecta
los certificados de las actividades del plan de 8 Jornadas Profesional FP-
proyecta certificados
entrenamiento y capacitacin. DRH

19. Remite para revisin y 19. Remite para la revisin y aprobacin al lder el
aprobacin. Jornada Profesional FP-
resumen de asistencia y los certificados a enviar.
DRH

20. Revisa y remite a los participantes los certificados que 5 Jornadas Lder FP-DRH
20. Revisa y remite a participantes.
corresponden.

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN TIEMPO DOCUMENTOS DE


RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

No
Se plane el desarrollo de la D Dependiendo si en la planeacin de la evaluacin de la
evaluacin in situ? Pg 10 actividad de entrenamiento o capacitacin se determina
evaluar in situ se debe aclarar las actividades a seguir.
Si
FTH.28
21. Elabora comunicacin 4 a 5 meses Profesional FP- Evaluacin in situ
informando la necesidad de 21. Elabora y enva comunicacin solicitando el desarrollo despus de DRH/
evaluar in situ a la actividad de la formacin
de la evaluacin in situ. Adjunta documentacin a utilizar finalizado el Personal (participante)
y relacin de personas a participar en la Evaluacin. plan de encargado por el FTH.29
actividades. Jefe de la UAA Evaluacin in
Comunicacin respectiva o de la situ de la
sede formacin (Jefe)
Evaluacin insitu

22. Realiza la evaluacin in situ de la actividad de


22. Realiza evaluacin in situ de la Jefe inmediato y
actividad entrenamiento o capacitacin aplicando un cuestionario
al participante y otro al jefe inmediato. Posteriormente 20 Jornadas Participante
se enva comunicacin a la Divisin de Recursos elegido a evaluar
Humanos adjuntado las evaluaciones registradas. in situ de la
actividad
Comunicacin

Evaluacin insitu

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN TIEMPO


RESPONSABLE DOCUMENTOS
ESTIMADO DE REFERENCIA

6 FTH.30
Resultados de la
evaluacin in situ
23. Consolida la Informacin de evaluacin de cada Profesional FP-
23. Consolida informacin de FTH.32 Resumen
D evaluacin de la actividad de formacin segn la planeacin prevista para ella en el 5 Jornadas DRH/Personal
de la Evaluacin de
entrenamiento y capacitacin formato informe plan de entrenamiento y capacitacin . encargado por el
aprendizaje
Jefe de la UAA
FTH.147 Informe
plan de
Informe
entrenamiento y
capacitacin

24. Comunica al formador los resultados obtenidos en la Profesional FP-


24. Comunica al Instructor Evaluacin de la reaccin.
resultado de la evaluacin de la
DRH/
Nota: El tiempo establecido para realizar esta actividad son 5 Jornadas Personal
reaccin
5 jornadas despus de consolidados los resultado de la encargado por el
evaluacin de que trata el numeral 16 Jefe de la UAA

Comunicacin

Sujeto a la FTH.147 Informe


25. Elabora informe plan de 25. Revisa el informe del plan de entrenamiento y finalizacin
formacin del semestre Lder FP-DRH Plan de
capacitacin del semestre del Entrenamiento y
semestre. Capacitacin

Informe

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RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

FTH.24 Plan de
26. Revisa y aprueba informe 26. Revisa y aprueba el informe del plan consolidado por 3 Jornadas Jefe DRH
plan de entrenamiento y entrenamiento y
semestre.
capacitacin capacitacin

FIN

27. Identifica fuentes de necesidades de entrenamiento y Segn la


A
27. Identifica necesidades de
capacitacin y define las actividades necesarias para suplir la respuesta de Jefe de la UAA
entrenamiento y capacitacin los Jefes de
necesidad encontrada al interior de la UAA. respectiva
UAA

28. Enva comunicacin FTH.147 Informe


28. Enva comunicacin informando la necesidad de Segn los Jefe de la UAA
informando la necesidad de Plan de
entrenamiento y capacitacin entrenamiento y capacitacin identificada al interior de la Jefes de respectiva Entrenamiento y
identificada Unidad. UAA Capacitacin

Comunicacin

Si
DRH atendi la necesidad de E
entrenamiento o capacitacin Pg 5
reportada?

No

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RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

29. Asesora a la UAA del 29. Asesora a la UAA sobre el procedimiento a seguir si la Profesional FP-
procedimiento a seguir. 5 Jornadas
formacin debe ser atendida por la Unidad. DRH

30. Prepara comunicacin


30. Prepara y enva comunicacin informando a DRH los
informando a DRH la siguientes aspectos para introducir en el plan de Personal
formacin a atender entrenamiento y capacitacin de la Universidad: nombre de 5 Jornadas encargado en por
la actividad, objetivo, contenido, N de horas, poblacin el Jefe de la UAA
objetivo, fecha de inicio y finalizacin y hora.
31. Actualiza el plan de Jefe DRH
entrenamiento y 31. Recibe informacin y actualiza el plan de entrenamiento FTH.24 Plan de
5 Jornadas Profesional Entrenamiento y
capacitacin y capacitacin.
FP-DRH Capacitacin

32. Informa al Jefe de UAA la forma como debe ser evaluada Jefe DRH
32. Informa mecanismos de F 1 Jornadas Profesional
la actividad, segn los mecanismos definidos por la
evaluacin de la actividad Pg 6 FP-DRH
Universidad.

1Jornada: 1 da hbil Jornada: da hbil


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DEFINICIONES
CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN

01 Enero 24 de 2008 Creacin del Documento

02 Abril 14 de 2008 Modificacin de consideraciones, Inclusin y eliminacin de documentos de referencia,


modificacin de actividades.

03 Octubre 31 de 2008 Modificacin de consideraciones y modificacin de actividades.

04 Noviembre 19 de Modificacin de documentos de referencia.


2008
Modificacin de forma de las consideraciones. Resumen de las actividades 1 y 2 de identificacin
de necesidades de formacin en una. Modificacin de la actividad 4; Incluyen las actividades 16 y
05 Abril 21 de 2009 17. Fusin de las actividades 19 y 22 ya que se repite la misma actividad. Eliminacin de la sigla
APA del Auxiliar Administrativo que colabora en la formacin. Eliminar la Actividad 30 e
Inclusin de la Actividad 34.

Modificacin en las consideraciones. Inclusin de las cartas de compromiso en la actividad 12 y


06 Octubre 23 de 2009 en su documento de referencia. Modificacin de los responsables de las actividades 31, 45, 49,
51, 54, 56 y 57 e inclusin de las actividades 23 y 60.

Cambio en el nombre del procedimiento, objetivo, alcance, y ajustes de las consideraciones y


07 Octubre 20 de 2011
actividades de acuerdo a los nuevos lineamientos.

Cambio en el nombre del procedimiento. Modificacin del objetivo, alcance,


08 Mayo 29 de 2014 consideraciones y actividades de acuerdo con los nuevos lineamientos institucionales sobre
capacitacin y entrenamiento.
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DEFINICIONES
CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN

Modificacin de las consideraciones y de las actividades N 4, 6, 7, 11, 13, 18 y 28.


09 Abril 08 de 2015
Eliminacin de la actividad N12 y de la nota de la actividad N15.

Modificacin en la consideracin No. 2, 3 y 4; de los aspectos generales; en la redaccin de


la primera decisin; en la actividad 8, 22 y 25; del responsable en la actividad 11 y 21.
Inclusin columna Tiempo Estimado; de los documentos de referencia FTH.64 y FTH.24
10 Febrero 29 de 2016 (actividades 2,4,5) y el FTH.147 (actividad 28); de la abreviatura FP; del responsable
Profesional FP-DRH; de la Nota en la actividad 12; de las actividades 18, 19, 20 y 26.
Eliminacin de actividades 7, 12, 13, 16, 24 y 29; del FTH.64 de los documentos de
referencia (actividad 9). Fusin de las actividades 20 y 21.