ferramenta: POKA YOKE PARA PEQUENAS
operaes e tecnologia E MDIAS EMPRESAS
INDICADO PARA reduzir o nmero de defeitos
em produtos e as falhas humanas na operao, na
administrao do negcio, na prestao de servios. estatsticas sobre a ocorrncia do defeito ou da falha.
SERVE PARA que o empreendedor adote em seu
negcio uma tcnica simples de gesto da qualidade j
consagrada e validada.
TIL PORQUE permite reduzir custos oriundos de
falhas humanas e de processos ou de problemas com
defeitos em produtos. til ainda por impedir que novas
falhas ou defeitos ocorram.
SOBRE A FERRAMENTA: Para entender o que
a tcnica Poka Yoke (pronuncia-se poc-ioqu),
preciso entender seu histrico. Em 1961, Shigeo Shingo
era engenheiro na Toyota, no Japo. Diariamente, ficava
extremamente aborrecido ao observar falhas humanas e
itens defeituosos na fbrica. Decidiu, ento, desenvolver
tcnicas Baka (idiota em japons) Yoke ( prova de)
ou, em bom portugus, tcnicas que um mesmo idiota
conseguisse executar.
O estopim para criar essa abordagem surgiu enquanto
visitava um cliente que reclamou que alguns interruptores
fabricados pela Toyota vinham sem molas, impossibilitando
seu funcionamento. Por mais que Shingo conversasse com
sua equipe, o defeito persistia. Assim, ele desenhou um
processo em que todas as peas do interruptor deveriam
ser colocadas em um prato e s depois montadas. Se
alguma pea sobrasse no prato, seria sinal de que algo
estava errado. Este processo praticamente eliminou a falha
e se tornou o primeiro exemplo da lgica do Baka Yoke.
Alguns anos depois, o termo prova de idiotas passou a
ter uma conotao ofensiva e desonrosa para quem a usava
no dia a dia e Shingo trocou-a por Poka (erro) Yoke ( prova
de) ou abordagens prova de falhas, que eram solues
implementadas para reduzir, ou mesmo zerar, o nmero
de falhas e defeitos. O Poka Yoke uma tcnica de gesto
da qualidade em processos industriais, mas sua lgica se
expandiu e hoje pode ser aplicada em qualquer situao
potencial que possa implicar falhas ou defeitos.
Como usar: Mais importante que aplicar a tcnica em
si considerar a lgica de que se h uma falha ou um
defeito ou se eles podem ocorrer, possvel tomar atitudes
para prevenir ou detectar antecipadamente a situao
indesejada.
Para aplicar a tcnica do Poka Yoke, o empreendedor pode
seguir os seguintes passos:
1) Constatao (definio da falha ou defeito):
compreenso exata do defeito no produto ou da falha na
prestao do servio ou na execuo de alguma etapa. Se
possvel, documente o defeito ou a falha por meio de fotos,
vdeos e/ou transcrio de narrativas. Tambm levante
2) Anlise (relao do defeito com o respectivo tipo
de falha): compreenso das causas dos defeitos e das
respectivas falhas humanas. Os defeitos so originados por
10 causas principais:
1 No executado, falta de processamento
2 Erro na execuo ou no processamento
3 Erro na disposio/ no posicionamento dos elementos
4 Ausncia ou excesso de elementos
5 Utilizao de elemento errado
6 Execuo ou processamento de elemento errado
7 Falha do equipamento
8 Erro de ajuste
9 Falha na preparao do equipamento
10 Ferramentas ou dispositivos inadequados
E as principais falhas humanas so:
1 Falta de concentrao ou esquecimento
2 Inrcia mental, deciso sem pensar, excesso de familiaridade
3 Anlise superficial e/ou rpida; identificao errnea
4 Falta de experincia, amadorismo
5 Imprudncia ou teimosia
6 Distrao momentnea
7 Lentido na ao, demora na deciso
8 Ausncia de padro, falta de procedimento
9 Situao inesperada, surpresa
10 M f ou intencional
3) Soluo (anlise da natureza da soluo Poka Yoke):
como a falha pode ser prevenida? Se isso no for possvel,
como o defeito pode ser detectado o quanto antes? A
falha deve ser prevenida ou o defeito deve ser detectado de
forma direta (sem interferncia humana) ou indireta (com
interferncia humana)?
4) Teste da soluo (anlise da sua eficcia): averiguao
da eficcia da soluo em pequena escala. Soluo deve
eliminar a falha ou o defeito. Deve ser simples e de baixo
custo. Deve fazer parte do processo. Deve ser executada no
local em que a falha ocorre. No deve deixar que a falha seja
passada para a prxima etapa.
5) Implementao (adoo da soluo): uso em toda a
empresa.
6) Documentao: finalizao do processo de coleta de
informaes com as situaes inicial e final, comparaes
e resultados obtidos. Ser til para o desenvolvimento de
outras solues Poka Yoke no futuro.
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ferramenta: POKA YOKE PARA PEQUENAS
operaes e tecnologia E MDIAS EMPRESAS

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operaes e tecnologia E MDIAS EMPRESAS
.:DICAS DE UTILIZAO DA FERRAMENTA
Sobre erros e falhas: Encare os erros e as falhas da
mesma forma. Erros so mais grosseiros e tendem a ser
mais danosos. Falhas podem ser mais sutis, mas podem
trazer danos. Pense em como eliminar erros e falhas no
s dos seus colaboradores, mas tambm de fornecedores,
parceiros e clientes. Reflita se o seu produto ou servio
induz a algum potencial erro ou falha por parte do cliente
ou do fornecedor, por exemplo.
Qual o verdadeiro problema? Com
frequncia, o verdadeiro problema no o que foi definido.
A falha de concentrao de um colaborador a que foi
identificada e deve ser resolvida, mas preciso fazer uma
anlise mais ampla sobre os reais motivos da falha. A
origem pode ser um problema pessoal, a interao com
os colegas ou mesmo o perfil comportamental da pessoa,
entre vrias outras razes que levam ocorrncia da falha.
Para encontrar o verdadeiro problema, use a tcnica dos
5 porqus. Nem sempre necessrio perguntar o porqu
do porqu anterior cinco vezes seguidas para encontrar
o verdadeiro problema, mas pergunte mais vezes se
achar necessrio.
Qual o tipo de falha humana e a causa do
defeito? Fique atento para detectar se a soluo de
uma relao falha/defeito no ter impactos negativos
antes ou depois da etapa que est sendo atacada. O Poka
Yoke muito til em situaes de processos padronizados
e como tal, uma modificao em alguma etapa pode
influenciar outras.
Gerao de solues: O Brainstorming a tcnica
de gerao de ideias mais sugerida pelos especialistas
em Poka Yoke. Mas o Design Thinking , uma tcnica mais
recente que tambm inclui o brainstorming como uma
das suas etapas, pode ser o ideal no seu caso.
Soluo um artefato: Os especialistas apontam
que uma soluo Poka Yoke um artefato, algo (device
em ingls) criado e fisicamente percebido para evitar
a falha e/ou eliminar o defeito. Os artefatos mais usados
para isso so: Checklists (lista de verificao),
alarmes (sonoros, visuais, luminosos), identificadores,
contadores de peas, restries em softwares,
1 Veja ferramenta de Design Thinking no site do Movimento Empreenda (www.
movimentoempreenda.com.br)
Elaborado por Realizao
Marcelo Nakagawa
(Professor de
Empreendedorismo
do Insper)
formatos com combinao nica, artefatos com cores
e formatos diferentes, linguagem visual, uso de barreiras/
restries intencionais.
Voc no percebe... Mas o Poka Yoke est em
todos os lugares. O pino da tomada em vrios pases foi
pensado para ser conectado rede eltrica de um nico
jeito, h um sinal sonoro em muitos carros que avisa que
o motorista no colocou o cinto de segurana, um sensor
de presena na porta do elevador que evita a prensagem
perigosa no momento do fechamento etc.
O Poka Yoke que voc no v... Imagine um
operador que, ao controlar uma prensa, corre riscos
de perder sua mo por um descuido no processo. Uma
forma de evitar esse acidente seria acionar a prensa
usado sempre as duas mos, evitando assim, qualquer
possibilidade de acidente.
Poka Yoke em servios e comrcio: Mesmo
sendo inicialmente desenvolvido para a indstria, o
Poka Yoke tem sido cada vez mais usado nos setores de
servios e comrcio. Imagine a venda de sapatos com os
pares trocados na caixa? E pior, o impacto de um remdio
aplicado erroneamente em paciente de um hospital?
Mesmo que a sua empresa no seja um hospital, h muito
o que aprender com um a respeito de Poka Yoke.
Analgsico para empreendedores: Vrios
empreendedores aplicaram conceitos do Poka Yoke muito
antes da tcnica se difundir. Ray Kroc, empreendedor
do McDonalds, foi um dos mais fanticos. Para oferecer
o servio sempre igual, ele era obcecado em criar artefatos
e procedimentos que zerassem os defeitos dos produtos e
do atendimento e assim, evitava uma enxurrada de dores
de cabea que cada pequena falha ou defeito provoca.
Seja grande! Eleanor Roosevelt, esposa do presidente
norte-americano Franklin Roosevelt, nem devia saber
o que Poka Yoke, mas sua frase deve ser refletida por
quem aplica a tcnica: Grandes pessoas discutem ideias;
pessoas mdias discutem o ocorrido; pessoas pequenas
discutem com as pessoas. No discuta com a pessoa em
funo da sua falha, mas discuta a importncia da falha
para a empresa e como ela pode ser resolvida.
Material adicional recomendado:
- BERRY, L.L.;SELTMAN, K. D. Lies de Gesto da Clnica Mayo: por dentro de uma das mais
admiradas organizaes de servios do mundo. Porto Alegre: editora Bookman, 2010.
- SHINGO, S., O Sistema Toyota de Produo do ponto de vista da Engenharia de
Produo. Porto Alegre: Bookman, 1996
com o comprometimento de
parceiro educacional parceiros institucionais