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ESTADO YARACUY
Barquisimeto, 2010
1
Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
Decanato de Administracin y Contadura
Coordinacin de Estudios de Postgrado
ESTADO YARACUY
Barquisimeto, 2010
2
3
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso
A Dios todopoderoso por darme fuerza y voluntad, para luchar contra los
obstculos y mantener viva mi fe, por iluminar cada da mi mente, ser el gua de cada
uno de mis pasos en la vida y permitirme finalizar mis estudios con xito.
A mi hijo y esposa,
A mi hijo Jos Gabriel y esposa Vilma, porque ser la inspiracin de mi vida,
Dios los Bendiga por su solidaridad y comprensin.
A mi familia,
A mi familia, especialmente a mi abuela por sus bendiciones en todos los
momentos de mi vida.
4
Jos Pastor
AGRADECIMIENTO
A mi Tutor,
Profesor Alexis Crespo, por su valiosa colaboracin, aportes a mi trabajo, por
sus consejos, comprensin y paciencia.
A todos, gracias
Jos Pastor
5
NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA... Iv
AGRADECIMIENTO.. V
INDICE GENERAL. Vi
INDICE DE CUADROS.. Ix
INDICE DE GRFICOS Xx
RESUMEN...................................................................................................... Xi
INTRODUCCIN........................................................................................... 1
CAPTULO
I EL PROBLEMA 3
Planteamiento del problema........................................ 3
Objetivos.... ..................................................... 6
General.................................................................................... 6
Especficos.............................................................. 6
Justificacin de la investigacin.................................................. 7
Alcance y limitaciones................................................................ 8
II MARCO TERICO.......................................................................... 10
Antecedentes de la investigacin.................................................. 10
Bases Tericas.............................................................................. 16
Bases Legales............................................................................... 46
Definicin de trminos bsicos................................................... 61
Operacionalizacin de variables... 62
III MARCO METODOLGICO......................................................... 66
Naturaleza de la investigacin...................................................... 69
Poblacin y muestra.................................................................... 69
Poblacin y muestra................................................................ 67
Tcnicas de recoleccin de la informacin................................. 70
Validacin de cuestionario........................................................... 72
Confiabilidad del instrumentos. 72
Tcnica anlisis de datos........................................................... 74
IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS............ 75
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................. 106
6
Conclusiones..... 106
Recomendaciones. 111
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS............................................................. 113
ANEXOS.......................................................................................................... 120
A Curriculum Vitae del Autor.. 121
B Instrumento ... 122
C Validacin de instrumento por juicio de expertos. 125
D Clculo de la confiabilidad del instrumento. 128
E Cuadro de frecuencia de respuestas del instrumento. 129
F Cuestionario aplicado a director del rea evaluada... 131
G Programa de Auditora.. 133
H Plan operativo anual 2008... 135
I Resolucin administrativa CGEY N 055/2008 138
J Personal adscrito a la direccin ... 139
K Resolucin Administrativa CGEY N 056/2008.. 140
L Organigrama estructural de la Contralora del Estado Yaracuy 142
M-01 PT-01 Creacin, misin, visin, objetivos.... 143
M-02 PT-02 Lneas de mando, normativa legal y procedimientos. 144
M-03 PT-03 Clientes, servicios, plan operativo, presupuesto, indicadores 145
M-04 PT-04 Procesos.. 146
M-05 PT-05 Flujograma de procesos. 147
M-06 PT-06 Disposiciones legales aplicables. 152
M-07 PT-07 Normativas legales aplicables a los procesos. 153
M-08 PT-08 Presupuesto, personal adscrito, recursos fsicos. 154
M-09 PT-09 Recursos de tiempo planificados.... 155
M-10 PT-10 Recursos tiempo de ejecutados... 156
M-11 PT-11 Recursos fsicos planificados.. 157
M-12 PT-12 Recursos fsicos ejecutados ... 158
M-13 PT-13 Recursos humanos planificados.................. 159
M-14 PT-14 Recursos humanos ejecutados .. 160
M-15 PT-15 Recursos financieros planificados.. 161
7
M-16 PT-16 Recursos financieros ejecutado.................. 162
M-17 PT-17 Revisin de expedientes de auditora. 163
N Diseo y perfiles de indicadores... 164
O-01 Perfil de indicador de eficacia en cumplimiento de metas 167
O-02 Perfil de indicador de eficiencia en desempeo el RR-HH... 168
O-03 Perfil de indicador de eficiencia en la utilizacin del recurso fsico. 169
O-04 Perfil de indicador de eficiencia en el uso de tiempo 170
O-05 Perfil de indicador de eficacia en el uso del recurso financiero 171
P-01 Cdula de hallazgo manuales... 172
P-02 Cdula de hallazgos eficacia en cumplimiento de metas. 173
P-03 Cdula de hallazgo eficiencia uso de recursos humanos. 174
P-04 Cdula de hallazgos eficiencia uso de recursos fsicos.. 175
P-05 Cdula de hallazgo eficiencia en uso de recurso tiempo. 176
P-06 Cdula de hallazgo Eficiencia uso de recursos financieros. 177
INDICE DE CUADROS
Pg.
Cuadro No. 1 Operacionalizacin de las variables.. 65
Cuadro No. 2 Coeficiente de confiabilidad. 73
Cuadro No. 3 Resultados absolutos de indicador misin.... 76
Cuadro No. 4 Resultados absolutos de indicador visin. 77
8
Cuadro No. 5 Resultados absolutos de indicador objetivos y metas . 78
Cuadro No. 6 Resultados absolutos de indicador estruc. y lneas de mandos 79
Cuadro No. 7 Resultados absolutos de indicador objetivos/actividades 80
Cuadro No. 8 Resultados absolutos de indicador clientes.. 81
Cuadro No. 9 Resultados absolutos de indicador productos... 82
Cuadro No. 10 Resultados absolutos de indicador manual normas y proced.. 83
Cuadro No. 11 Resultados absolutos de Indicador polticas internas.. 85
Cuadro No. 12 Resultados absolutos de indicador evaluacin de
cumplimiento de normativas legales o sub legales.... 86
Cuadro No. 13 Resultados absolutos de indicador verificacin de
confiabilidad de la informacin.... 87
Cuadro No. 14 Resultados absolutos de indicador plan operativo...... 87
Cuadro No. 15 Resultados absolutos de Indicador Pres. de Resultados.... 89
Cuadro No. 16 Resultado absoluto de Indicador evaluacin de costos reales
versus costos estimados. 90
INDICE DE GRFICOS
Pg.
Grfico No. 1 Auditora 17
Grfico No. 2 Esquema bsico de la auditora operativa 23
9
Grfico No. 12 Resultados absolutos de indicador manual normas y proced.. 84
Grfico No. 13 Resultados absolutos de indicador polticas internas.. 85
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COORDINACIN DE POSTGRADO
DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
ESTADO YARACUY
10
cuales realizaron las modificaciones pertinentes y posteriormente validaron. El
instrumento tipo encuesta se aplic a la muestra determinada, el cual estuvo
conformado por 34 tems diseados utilizando la escala de tipo Lickert con 2
opciones de respuestas. Entre las conclusiones resalta la necesidad de asumir
cambios, teniendo presentes los puntos crticos y relevantes resultantes de este
estudio, como lo son; la inexistencia de manuales de norma y procedimientos y
funciones, ya que el personal no cuenta con estndares a seguir para realizar sus
actividades. Asimismo, falta de coordinacin, evaluacin y supervisin por parte de
la gerencia, para la determinacin de los resultados de gestin y la verificacin de
eficacia y eficiencia. En este sentido se recomienda, orientarse a la
implementacin de manuales de control interno, supervisar y evaluar
constantemente las operaciones as como la medicin de los resultados de gestin,
con la finalidad de efectuar los correctivos necesarios para lograr un control
eficiente y eficaz de las operaciones.
11
INTRODUCCIN
En este orden de ideas, las organizaciones para alcanzar sus objetivos, realizan
un conjunto de actividades, tareas y operaciones en forma coordinada e
interrelacionada, las cuales deben ser planificadas, organizadas, controladas y
dirigidas, siempre con la finalidad de salvaguardar el patrimonio de la entidad.
Pero an, cuando los diferentes sistemas de operaciones de una organizacin estn
bien diseados, debe existir una evaluacin antes, durante y al final de un periodo
determinado, con el fin verificar como se est llevando a cabo la gestin
operacional y as determinar si los resultados obtenidos son los esperados, y si se
adaptan a las necesidades que presenta la organizacin para poder determinar el
cumplimiento de los objetivos.
Es por esta razn, que la presente investigacin tiene por objetivo evaluar la
eficacia y eficiencia de los procesos operativos en la direccin de control de la
administracin estadal central de la Contralora del Estado Yaracuy, para conocer
cules han sido los resultados obtenidos de sus operaciones.
1
Captulo II: Titulado Marco Terico para cuyo desarrollo se efectu la
consulta de antecedentes sobre estudios similares realizados en otras
organizaciones y una detallada las bases tericas importantes para la
investigacin. Tambin se presentan las bases legales, la definicin de trminos y
operacionalizacin de las variables.
2
CAPTULO I
EL PROBLEMA
3
Para efectos de una mayor compresin de la importancia que tiene el concepto
de auditora operacional es necesario abordar otro concepto segn Revollar
(2004)
La auditora operacional es la valoracin independiente de todas las
operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para
determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se
siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y
econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as
maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
Esto quiere decir, que se requiere de procesos cuya finalidad puedan medir y
comparar las metas alcanzadas por los entes, bien sea del sector privado como los
del sector pblico en relacin con la planificacin y objetivos previstos en
programas, proyectos u operaciones, con el fin de determinar el grado
cumplimiento de los principio de eficiencia, eficacia y economa.
4
Pero no siempre estas actividades son realizadas con estos principios de
gestin, por esta razn los rganos de control no deben limitarse al simple control
numrico de las finanzas sino orientar dichas evaluaciones al control operacional a
fin de determinar sus debilidades de control interno y realizar las
recomendaciones.
5
Cmo ejecuta los procesos administrativos en la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central en la Contralora del Estado Yaracuy?
Es posible evaluar las operaciones, sus objetivos y metas para determinar las
debilidades y fortalezas en cuanto a la eficiencia y eficacia?
Objetivos de la investigacin
Objetivo general
Objetivos especficos
6
3. Determinar el grado de eficacia y eficiencia de los procesos operativos en
la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la
Contralora del estado Yaracuy.
Justificacin de la investigacin
7
Delimitacin y alcance
8
considerarse que el indicador de economa est ntimamente relacionado al de
eficacia y de eficiencia (los 3 elementos bsicos de todo sistema de control de
gestin), se incluye dentro del marco terico.
9
CAPTULO II
MARCO TERICO
Antecedentes de la Investigacin
10
Estos permitirn evaluar, examinar, diagnosticar y medir en una escala de valores
determinada, el desempeo de las metas programadas y el logro de los objetivos
previstos por la legislacin presupuestaria y as tomar decisiones que
proporcionen soluciones a corto, mediano y largo plazo.
11
muestreo no probabilstica intencional, el cual se tom dependiendo de las
caractersticas de los individuos conformado por 10 personas.
12
de recopilacin de informacin la encuesta, observacin directa, matriz de anlisis
y Flujograma.
13
Los resultados obtenidos conllevaron a las siguientes conclusiones: a) Segn el
diagnostico del sistema de ejecucin presupuestaria existe debilidades debido al
retraso en el manejo de la informacin; b) Existen debilidades en el sistema de
control interno por falta de manuales de normas y procedimientos establecidos c)
el proceso de ejecucin presupuestaria segn los indicadores utilizados es
ineficiente e ineficaz, no existen indicadores de gestin d) existen objetivos
definidos pero el 75% del personal que labora en la direccin los desconoce por la
falta de difusin.
14
departamento de crdito y cobranza y las unidades informantes fueron todas
aquellas personas que interactan en el proceso de otorgamiento y recuperacin de
crditos.
Es por ello que se realizo la identificacin del proceso medular, el diseo de los
indicadores de gestin, y se desarrollo el programa de auditora Operacional.
15
comprensin de los aspectos relacionados con el objeto de estudio definido en
evaluar la gestin de los procedimientos y sistemas de control interno por medio
de la auditora operativa como estrategia evaluativa.
Bases Tericas
Auditora
16
Por su parte Temaguide (2002), indica que una auditora es un estudio o
inventario de los recursos, activos, requisitos, sistemas y procedimientos. Se
pueden auditar los recursos fsicos o los intelectuales (humanos), los sistemas de
gestin de la calidad, o las caractersticas organizativas. La auditora recoge datos
e informacin sobre la empresa en base a listas y cuestionarios que se pueden
disear para cada propsito especfico de la auditora.
Grfico N 1. Auditora
Fuente: O. Ray 2001.
17
Igualmente, una auditora puede ser una poderosa herramienta de diagnstico,
si se utiliza de forma constructiva. Con creatividad, se puede planificar o disear
en una variedad de formas que no provocan una carga administrativa y que
pueden ayudar a las actividades de formacin o de desarrollo de la gestin, y que
incluso pueden contribuir a facilitar y aumentar la eficiencia de las operaciones
cotidianas. Se puede designar un pequeo grupo de personas para realizar una
auditora; las cules pueden ser nombradas por un equipo o grupo de auditores
internos.
Auditora Operacional
18
sistema de control integral en las entidades auditadas. Se espera que la
gerencia ordene la implementacin del sistema de control apropiado segn
las recomendaciones de auditora. (p.12).
Entonces, las operaciones de una entidad estn dadas por las funciones que se
desempean y de acuerdo a la forma como se llegaran a un excelente
cumplimiento de los objetivos, en este sentido se puede especificar los procesos
de una auditora operacional.
19
Objetivos de una auditora operacional
20
Importancia de la auditora operativa
En el sector pblico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector
pblico y no son producidos en relacin con sus gastos de operacin. Por este
motivo la auditora operativa es importante en el gobierno, y hay creciente inters
en su aplicacin por los del organismo superior de control.
21
Funciones de la auditora operativa
22
Esquema bsico de la auditora operativa
Torres (2003, ob.cit) afirma que el mtodo general para realizar una auditora
operativa es similar al utilizado en auditora financiera. Esta dado por unas
normas, unas tcnicas, y unos procedimientos que se desarrollan mediante
programas de trabajo. No existen normas especficas de general aceptacin que
regulen todos los aspectos relativos el ejercicio de la auditora operacional.
23
esquema de la auditora. Dichas fases son: Fase I, estudio preliminar, Fase II,
comprensin de la entidad auditada, Fase III, seleccin de reas crticas o dbiles,
Fase IV, examen detallado de las reas crticas y Fase V, comunicacin de
resultados. As se refleja en el grfico No. 3.
24
Recopilacin de Informacin: Se debe recopilar en esta fase la mxima
informacin til en el tiempo ms corto posible sobre, por lo menos, sobre los
siguientes aspectos:
(a) Antecedentes
(b) Por qu y para qu se cre la empresa o entidad
(c) Cambios en los objetivos inciales
(d) Informes financieros recientes
(e) Informes tcnicos recientes
(f) Marco Legal
(g) Disposicin legal de creacin
(h) Estatutos
(i) Reglamentos
(j) Pacto o Convenio Laboral
(k) Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan
incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad,
organismo o empresa.
(l) Organigrama
(m)Asignacin de Responsabilidad
(n) Delegacin de autoridad o grado de autonoma
(o) Manual de Funciones
(p) Reglamento Interno o Manual General Administrativo
(q) Operaciones
(r) Operaciones o actividades de importancia
(s) Manuales de procedimiento
(t) Financiamiento
(u) Fuentes de Financiamiento
(v) Presupuesto
(w) Control
(x) Manual de Auditora Interna
(y) Manuales especficos de control
(z) Informacin Adicional
25
La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la
naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y
que se considere de importancia o utilidad para la Auditora Operativa.
26
determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la
Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios
principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, entre otros.
Actividades mnimas para comprender la entidad o empresa auditada
Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operativa el auditor habr
adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando
como auditor operativo, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones
vlidamente con los funcionarios de la administracin.
27
FASE III Identificacin y seleccin de las reas crticas que sern
auditadas.
28
informes de auditora financiera indican que reas se consideran crticas para ser
sometidas a auditoras operacionales.
29
Para el efecto con base en la informacin acumulada en las dos fases
anteriores, se seleccionarn operaciones tpicas y representativas de todas las
actividades, examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre:
30
(b) Evaluacin del Control Interno
Para una correcta evaluacin del control interno se deben tomar en cuenta
algunos factores que se mencionan a continuacin:
i. Objetivos: conocer los objetivos del rea por auditar, los cuales deben
estar dentro de los objetivos primarios de la organizacin.
ii. Medicin de resultados: identificar los mecanismos que determina la
organizacin para medir sus resultados.
iii. Seguimiento: comprobar si se ha dado seguimiento a problemas que
surgen dentro del rea, o se tienen planes de accin para su
desactivacin.
31
La auditora administrativa ha tenido su desarrollo mediante aplicaciones en
todas las empresas y su estructura, otros la ubican solo en el examen de los
controles en general de las actividades que generan problemas, por lo que el
anlisis y evaluacin del comportamiento de los objetivos, polticas, estrategias,
tienen una singular importancia en los diferentes elementos que componen el que
hacer de la empresa.
32
administrativos y los referidos a los internos contables, tal como se definen a
continuacin:
Santillana (2003), explica que, si bien es cierto, los sistemas de control interno
son un conjunto de planes y procedimientos para asegurar sus activos, la
eficiencia y eficacia de todas sus actividades. Por ello se hacen necesario que los
mismos posean caractersticas que permitan su identificacin:
33
Las principales caractersticas del sistema de control interno son las siguientes:
34
35
FASE IV: Examen detallado de reas crticas
36
(d) Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse
(Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas
establecidas en el presupuesto programtico o en el Programa Anual de
Operaciones, estndares de desempeo, indicadores de rendimiento).
(e) Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un
especialista que no est involucrado en las operaciones examinadas.
(f) Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms
importantes o significativas y dentro de estas las ms viables, para ser
examinadas a profundidad.
(g) Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos
de auditora operativa para establecer si las operaciones seleccionadas del
rea examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro
de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad y para
establecer la economa y eficiencia en la utilizacin de los recursos
humanos, materiales y financieros involucrados en las reas crticas.
(h) Formulacin de las conclusiones e identificacin de las recomendaciones
para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas en los hallazgos de auditora operacional.
37
Igualmente, al final del trabajo debe tener una conferencia, un ciclo de
conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de
las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su
examen.
38
Puede decirse que " el criterio" es " lo que debe ser", es decir la situacin
ideal.
(c) La Causa: es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos
al comparar la condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la
condicin.
(d) El Efecto: es el resultado adverso de la comparacin de la condicin
contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero
tambin hay efectos irrescatables.
Gestin pblica
39
Funcin de la gestin pblica
De lo antes expuesto, se pude decir que la gestin cumple con tres (3)
principios bsicos que determinan su xito, los cuales se pueden establecer como
los siguientes:
40
las normas, actuar conforme con los principios acordados y cumplir los
planes institucionales, la gerencia es responsable de la supervisin
constante en cada nivel de organizacin, a efecto de cuidar que esta
funcione en la forma prescrita e implantar reajustes cuando las
condiciones y circunstancias as lo requieran. (p-12).
Estructura
41
aspectos tales como los beneficios, crecimiento, productividad,
satisfaccin de las necesidades humanas y utilidad pblica.
De lo anterior se desprende que para alcanzar los objetivos hay que establecer
lneas de mando que permitan sincronizar los pasos a seguir para la consecucin
exitosa de las metas.
42
Son los documentos que contienen la descripcin de las actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos
o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando su responsabilidad y participacin a fin de cumplir a
cabalidad con los objetivos de la empresa. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto
desarrollo de las actividades.
43
Los formularios son importantes, ya que son los documentos que quedan en la
empresa, es decir, cuando un trabajador abandona un cargo por alguna
circunstancia, el prximo que llega a ocuparlo, tendr la gua del trabajo anterior.
Bases legales
44
entidades y personas jurdicas del sector pblico, sujetos a su control,
relacionados con sus ingresos, gastos y bienes (p. 158).
45
Auditora interna
46
Metodologa segn la Contralora General de la Repblica Bolivariana de
Venezuela Fundamentada legalmente en el Cuaderno N 3 para la Auditora
de Gestin.
47
(b)Indicador: referencia numrica generada a partir de una o varias variables, que
muestra aspectos del desempeo de la unidad auditada. Esa referencia, al ser
comparada con un valor estndar, interno o externo a la organizacin, podr
indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la administracin
deber tomar acciones. Por Ejemplo:
Costo del servicio prestado en relacin con el costo estimado del servicio.
48
(e)Eficacia: relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos y
metas programadas. Ejemplo
Indicadores de gestin
Es por ello, que a partir del propio concepto anteriormente expuesto, se explica
la importancia de la utilizacin de indicadores para la evaluacin de los resultados
49
en las organizaciones pblicas, ya que permiten la evaluacin de la ejecucin de
las diferentes fases indicadas con referencia a las mismas.
Por otra parte, en las organizaciones pblicas, aunque de acuerdo con Beltrn
(1998), no existen diferencias sustanciales en cuanto al uso de indicadores en
relacin con las privadas, este autor considera que en los ltimos aos, la
administracin estatal ha reorientado en general sus funciones de control, por lo
que el uso de un sistema de indicadores de gestin apoya el ejercicio de este
proceso. Es por eso, que la Contralora General de la Repblica Bolivariana de
Venezuela (1999), ha orientado a todas las organizaciones del sector pblico: ...
el diseo y clculo de indicadores de gestin, as como el anlisis sistemtico de
los resultados de los mismos (p. 57).
50
Indicadores de eficacia
Los indicadores de eficacia son aquellos que miden la relacin entre los
servicios o productos generados y los objetivos y metas planificadas previamente,
esto es, van a expresar la relacin entre resultados y metas planificadas,
expresando porcentualmente cmo ha sido el cumplimiento de la meta prefijada,
en el plan de la dependencia, unidad, proceso u organizacin en su conjunto.
As, para Amozarran (2004), eficaz tiene que ver con hacer efectivo un
intento o propsito (p. 3), es por ello, que los indicadores de eficacia estn
relacionados con los ratios que indican capacidad o acierto en la consecucin de
tareas o trabajos, siendo especialmente tiles para medir cmo ha sido el
cumplimiento de determinada actividad.
Indicadores de eficiencia
Eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un
trabajo o una tarea con el mnimo gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia
estn relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la
consecucin de tareas y/o trabajos (p. 4).
51
Los prrafos y artculos mencionados anteriormente tienen relacin con la
presente investigacin porque establecen que los organismos del sector pblico
estn sujetos al control de gestin de sus ingresos, gastos y bienes, y de esta
manera poder evaluar el desempeo de su ejecucin fsica y financiera del
presupuesto que les ha sido asignado en un perodo determinado, as como la
evaluacin de la gestin y sus operaciones.
Son mltiples los modelos creados para ejercer las actividades de seguimiento,
control y evaluacin de la gestin. El modelo de control utilizado por Acevedo
Diofante (2004), parte de la premisa de que deben existir dos subsistemas: uno
denominado Subsistema de Gestin , que contempla los elementos de entrada,
insumo, proceso y producto y el otro Subsistema de Resultados, que contempla
los elementos de efecto e impacto, medidos en trminos de satisfaccin individual
y colectiva.
52
Fases de la metodologa
Para Llevar a cabo esta fase, se debe empezar primeramente por la redaccin
del indicador, ya que cada indicador debe contemplar un nmero determinado de
elementos que permitan su redaccin para describir diversas situaciones, de
diversas categoras con aplicacin a una unidad de anlisis.
53
(c) Elemento 3 (E3): Se representa en un sustantivo en plural para destacar y
cuantificar la variable econmica, fsica y cronolgica o de intangibles.
Debe representar la unidad de medida que seala dicha variable, y puede
estar complementada por una palabra en singular entre un guin, por
ejemplo: Total de horas-hombre, Total de Bolvares-costo.
54
indicador, y su estructura puede desagregarse segn las necesidades de
control que se planteen. Ejemplo: en la Regin Sur del pas, para la
Direccin de Investigaciones Penales
+
Indicadores de acumulacin +
Preposicin De en +
Verbo
Sustantivo en Participio+
Plural Pasado + +
Complemento Circunstancial
Complemento
de Tiempo
Circunstancial
Complmento
de Lugar
Circunstancial de Tiemp
1 2 3 4 5 6 7
55
(a) Elemento 1: Demandas
56
iii. Econmico: Total de bolvares invertidos en el registro de demanda de
servicios.
57
que se obtienen, lo que amerita adems la profundizacin del conocimiento a
travs de informacin de valor.
Una vez que se hayan generado los indicadores anteriores, se debe establecer
un procedimiento con el objeto de establecer el nivel de importancia a cada grupo
de ellos por cada elemento del Modelo de Gestin y Resultados; es decir, un
proceso de asignacin de valores de importancia a cada indicador generado en
cada elemento del modelo, por lo que la metodologa en estudio, utiliza una quinta
fase y la denomina Jerarquizacin de Indicadores de Segundo Nivel de Gestin y
de Resultados, lo que se convierte en criterio para elaborar los perfiles de cada
indicador, que es aplicado en la fase seis (06). La sola relacin del indicador de
segundo nivel, no es suficiente para activar decisiones diversas, se requiere de una
sistemtica descripcin de los elementos que describen tanto la manera de
utilizarlos, como la de administrarlos.
58
Fase 5: Jerarquizacin de indicadores de segundo nivel de gestin y de
resultados.
En esta fase se disea una tabla de jerarquizacin del total de los indicadores
por cada elemento del Modelo de Gestin y de Resultados. Las opciones tcnicas
de jerarquizacin de indicadores pueden ser diversas, dentro de varias alternativas
se tiene:
59
Alternativa a: Consiste en un procedimiento de votacin bajo un sistema de
puntos; cada participante asigna un valor respecto de una calificacin del (1 al
10), hasta obtener todos los valores de todos los integrantes responsables de la
elaboracin del sistema de indicadores.
60
Fase 6: Diseo de perfiles de indicadores de segundo nivel.
61
(s) Periodicidad de uso del indicador.
(t) Jerarqua de indicadores.
(u) Usuarios del indicador.
(v) Responsables del indicador.
(w) Rangos de desempeo del indicador.
Evidencias: Pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor y que
son obtenidas a travs de los diversos medios empleados en l proceso de
auditora.
62
Variable: Representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la
cual asumir distintos valores que dependern del momento de su observacin,
expresada con la unidad de medida apropiada a la respectiva caracterstica.
Por su lado Hernndez y otros (2005), la definen como una propiedad que
puede variar (adquirir diversos valores) y cuya variacin es susceptible de medir.
Se entiende entonces, que las variables son cualidades observables de algo factible
de cambio o variacin y por ende medibles.
Es por ello que segn el planteamiento del problema las variables a analizar en
esta investigacin son: la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del
Estado Yaracuy
63
considerada como el procedimiento de pasar de la variable a la dimensin y de
esta a los indicadores.
Para efecto del presente estudio se realizara las dimensiones que se encuentre
inmersa en las variables considerando los objetivos especficos de estudio.
64
Por ultimo la dimensin eficiencia y eficacia, referida a la aplicacin de un
enfoque que permita evaluar el, los criterios de usos de los recursos disponibles
(humanos, activos, financiamiento, tiempo) desde el punto de vista de la gestin y
la evaluacin del cumplimiento de las metas.
65
Cuadro No. 1 Operacionalizacin de las Variables.
66
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
Naturaleza de la Investigacin
67
la aplicacin del mtodo cientfico en el tratamiento de un sistema de variables y sus
relaciones, las cuales conducen a conclusiones y al enriquecimiento de un campo de
conocimiento o disciplina inherente a la especialidad, con la sustentacin de los
experimentos y observaciones realizadas.
A nivel de trabajo final debe contener, adems de los anteriores, un captulo central
donde se desarrollen los resultados, los cuales se describirn en forma lgica,
objetiva, exacta y que sea fcil de comprender e interpretar. Puede expresarse en
forma de cuadros, figuras, diagramas, etc., sin incluir resultados irrelevantes o datos
68
que no puedan ser interpretados. Los resultados deben ordenarse de tal modo que las
evidencias ms convincentes queden al final y aquellos cuadros o ilustraciones de
menor relevancia deben incluirse en material de referencia, en el aparte de anexos.
69
El cuestionado aplicado quedo diseado, con un total de treinta y cuatro (34)
tems, (Anexo B), que se medio a travs de una escala Likert, con dos (2)
alternativas: S = SI; N = NO;, asignndoles valores de dos (2) uno (1)
respectivamente.
Poblacin y muestra
Poblacin
Muestra
70
La muestra es poblacional y de acuerdo a lo anteriormente explicado, est
conformada por veintisiete (27) trabajadores que laboran conjuntamente con las
actuaciones de la direccin en la consecucin de los objetivos planteados.
A su vez, la muestra ser de tipo censal, definida por Tamayo (1999) como la
muestra en la cual entran todos los miembros de la poblacin.
71
misma, la elaboracin de Programas de Auditora ajustados a las necesidades
de la Organizacin y muy especialmente de la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central.
72
Validacin de cuestionario
Confiabilidad
73
Formula
K 1 Si 2
K1 St2
Donde:
K = Nmero de tems del instrumento.
Si2 = Varianza de cada tems.
St2 = Varianza del instrumento.
El valor del coeficiente representa las veces que el instrumento obtendr iguales
o similares valores de cada 100 que se aplique, por lo que en la medida que su valor
sea ms cercano a 100% el instrumento seria ms confiable.
Coeficiente Grado
1 Perfecta
0.80 0.99 Muy Alta
0.60 0.79 Alta
0.40 0.59 Media
0.20 0.39 Baja
0.01 - 0.19 Muy Baja
0 Nula
34 1 3,51
34 1 10,04
74
34 (1 0,3496)
1,03 * (0,6504)
0,6699
Este valor indica que cada vez que se aplique el instrumento a grupos de sujetos.
El 67 % de ellos responder de igual forma que esta aplicacin, reflejando la
confiabilidad alta.
75
CAPTULO IV
ANLISIS DE RESULTADOS
76
Variable: Gestin Administrativa
Dimensin: Estratgica Gerencial
De acuerdo a los resultados del instrumento se observa, para el indicador misin, que
un 100 % de la muestra encuestada opin que la misin est definida, representando una
fortaleza en su razn de ser como organizacin, Sin embargo 81,48 % expresa que la
misma no se difunde dentro de la organizacin, de igual forma un 77,78 % opina que no se
siente identificado con la misin lo que constituye una debilidad dentro de la Contralora
del estado Yaracuy, cuya misin debe ser de conocimiento e identificacin de todo el
77
personal. Sobre este particular, seala Serna, G. (2000) que la misin es la formulacin de
los propsitos de una organizacin que la distingue de otros negocios en cuanto al
cumplimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados, y el talento humano que
aporta el logro de estos propsitos.
78
De acuerdo con los resultados obtenidos, un 88,89 % considera que la visin de la
organizacin est definida, Sin embargo un 81,48 % expresa que sta no se difunde dentro
de la institucin, representando una debilidad de la institucin. En este sentido seala
Serna, G. (2002) que la visin es un Conjunto de ideas generales, algunas de ellas
abstractas que provee el marco de referencia de lo que la empresa es y quiere llegar a ser en
el futuro.
79
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
80
Grfico N 08 Resultado absoluto de Indicador Estructura y Lnea de Mando
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
81
Grfico N 09 Resultado Absoluto de indicador Objetivos/Actividades
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
82
Grfico N 10 Resultado Absoluto de Dimensin clientes
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
83
Grfico N 11 Resultado absoluto de indicador Productos
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
84
Grfico N 12. Resultado Absoluto de indicador Manual de Normas y Procedimientos
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
85
Cuadro N 11 Resultado Absoluto de indicador polticas
PREGUNTA SI % NO %
19.-Existen polticas en la direccin? 5 18,52 22 81,48
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
Para confirmar tal aseveracin se realizo una indagacin con el personal y una
investigacin documental comprobndose la inexistencia de polticas internas en la
direccin. Cabe destacar que la inexistencia de manuales de normas y procedimientos, y
de polticas dentro de la organizacin trae como consecuencia que los funcionarios
adscritos a la direccin, realicen actividades de formas discrecionales.
86
legales o sub legales
PREGUNTA SI % NO %
20.-Las actuaciones de la direccin se 23 85.19 4 14,81
realizan apegadas a las normas, leyes y
reglamentos?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
Se analizo la normativa legal que los rige con el fin de verificar si las operaciones
y los objetivos de la direccin guardan relacin con dichas normativas legales,
comprobando que se ajustan de acuerdo a lo establecido en las leyes y normativas
legales correspondientes. Asimismo se constato que la direccin sujeto a control para
ejecutar sus actuaciones debe apegar sus procesos y/o procedimientos segn lo
establecido en la Norma de Auditora de Estado. (Anexo M-04,M-06,M-07).
87
PREGUNTA SI % NO %
21.-Existe procedimiento de verificacin de: 2 100 0 0,00
confiabilidad de informacin, documentacin 7
y otras evidencias?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
88
Grfico N 16 Resultado Absoluto de indicador Plan Operativo Anual y Presupuesto
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
Se comprob la existencia del plan operativo anual para el ejercicio 2008, este no
est formalmente aprobado por resolucin administrativa, sin embargo es tomado
como referencia para su cumplimiento dentro de la direccin y de la organizacin,
asimismo la evaluacin de su correspondencia econmica con las metas planificadas
ser analizado ms adelante y formara parte del ltimo objetivo del programa de
Auditora aplicado. (Anexo H).
89
Cuadro N 15 Resultado Absoluto de indicador Presentacin de Resultados
PREGUNTA SI % NO %
24.-Los resultados de la gestin son 19 70,37 8 29,63
presentados oportunamente para su
evaluacin a otras unidades competentes?
25.- Se recibe informacin de resultados 1 3,70 26 96,30
oportunamente acerca de la evaluacin que
realizan otras unidades a la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
90
Tcnica y a la Unidad de Auditora Interna en cumplimiento a su requerimiento y
estas unidades no remiten a esta direccin informe de evaluacin correspondiente.
(Anexo F).
Un 96,30 % considera que no existen instrumentos que permitan medir los costos
reales versus los costos estimados de la gestin.
91
medir la gestin, por lo que en la ltima fase de aplicacin del programa de Auditora
sern diseados indicadores para evaluar la eficacia y eficiencia de las operacin de la
direccin sujeta a control. (Anexo H y M-13).
92
De acuerdo con los resultados se reviso los perfiles del personal adscrito a la
direccin obteniendo los siguientes resultados: 11 Licenciados en Administracin y
Contadura; 3 Abogados; 6 TSU en Administracin 1 arquitecto, 1 Ingeniero
Agrnomo 1 TSU en Recurso Naturales.
Segn cuestionario de control interno aplicado al director del rea, considera que
el personal pese a ser profesional y contar con aos de experiencias, no se encuentra
actualizado en materia sobre tcnicas de auditora emanadas de la Contralora General
de la Repblica.
93
Grfico N 20 Resultado Absoluto de indicador Activos
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
Las repuestas obtenidas, sealan que el 100 % de los encuestados considera que
no se evala la utilizacin del recurso fsico, recurso financiero y del tiempo.
94
Grfico N 21 Resultado Absoluto de indicador Cumplimiento de Metas
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.
95
Diagnosticar la Situacin Estratgica y Gerencial de los Procesos Operacionales
de la Direccin de Control de la Administracin Central de la Contralora del
Estado Yaracuy. Determinndose ciertos aspectos en cuanto a su gestin:
En este sentido esta unidad est adscrita a la una Direccin General a quien le
debe reportar lo referente a la planificacin del plan operativo anual, as como los
resultados de su gestin.
96
(b) Insuficiencia recursos fsicos y tecnolgicos para el cumplimiento de las
funciones organizacionales. Esta situacin obedece a la ausencia de
planificacin en cuanto a dotacin de equipos necesarios para el cumplimiento
de las actividades propias de la organizacin y a la baja asignacin
presupuestaria aprobada en las partidas de adquisicin de activos.
(c) Inexistencia de polticas interna y de manuales de normas y procedimientos en
la direccin. Esta situacin se debe a la deficiencia en el sistema de control
interno, falta de actitud e inters de la mxima autoridad especficamente en la
responsabilidad de la elaboracin de los diferentes manuales y de polticas
internas lo que trae como consecuencia que el recurso humano que ingres o
que actualmente labora en la direccin de control, realice las actividades de la
direccin de forma discrecionales.
(d) En este sentido es importante sealar que el organigrama estructural se debe
complementar con un manual de organizacin donde se asignen
responsabilidades, acciones, relaciones jerrquicas y funcionales.
97
Evaluacin del control interno de la Direccin de Control de la Administracin
Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy.
Sobre este particular en la etapa del diagnostico se observo que el proceso medular
o rea crtica de la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central es la
ejecucin de la auditora como se describe a continuacin (Cuadro No. 20):
98
Cuadro No. 20 Proceso Medular de la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
99
(e) Planificacin de recursos financieros: 1.952.896.46 Bolvares
100
Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos de
auditora operativa
Aplicacin de indicadores
Formula:
Total de auditoras realizadas
ECM =
Total de auditoras planificadas
6
ECM = = 0,67 => 67 %
9
Anlisis:
101
31/12/2008 seis (6) y tres (3) auditoras quedaron en proceso y fueron trasladadas
para ser culminadas al ao 2009.
Formula:
10.560
ED RR HH = = 1,375 => 137,50 %
7.680
Anlisis:
102
El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 5, se considera
gestin regular, en relacin con el nmero de horas hombres utilizadas con respecto al
nmero de horas hombres planificadas en el proceso.
En este sentido, el recurso humano empleo un 137,50 % de horas hombres para la
realizacin de la auditora con respecto al estndar planificado. Esta situacin se debe
a que, en la planificacin que se realiza para el plan operativo anual, no se sigue un
estndar adecuado a la naturaleza de las actuaciones y de la complejidad de las
instituciones sujetas a control.
Formula:
Datos: 8.640 horas mquinas programadas para realizar nueve (9) auditoras
7.680 horas mquinas programadas para realizar seis (6) auditoras
5.760 horas mquinas utilizadas para realizar seis (6) auditoras
7.680
EU RR FF = = 1,3333 => 133,33 %
5.760
Anlisis:
103
El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 3, se considera
gestin buena, en relacin con el nmero de horas mquinas utilizadas con respecto al
nmero de horas mquinas utilizadas en el proceso.
Formula:
330
EU TP = = 1,375 => 137,5 %
240
Anlisis:
104
El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 4, se considera
gestin regular, en relacin con los das planificados con respecto a los das utilizados
en el proceso de ejecucin de las auditoras, ya que de 9 actuaciones planificadas para
el ao 2008 solo se culminaron 6 auditoras y se traslado las 3 restantes par ser
culminadas en el ao 2009.
La situacin ante reflejada manifiesta la ausencia de controles y supervisin de la
alta gerencia, as como una planificacin no adecuada motivada a que los estndares
planeados para cada auditora no se ajustan a las complejidades de las actuaciones.
Formula:
1.396.021,94
105
Anlisis:
106
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
107
estado Yaracuy posee Misin, Visin, los Objetivos, Metas y Estructura
Organizativa; permitiendo a esta organizacin contar con fundamentacin de sus
propsitos distinguindola de otras organizaciones, sin embargo, estos componentes
gerenciales no son difundidos en la organizacin, lo que trae como consecuencia, la falta
de identidad y pertenencia de los funcionarios que la laboran en la misma.
Asimismo, la Direccin sujeta de control, cuenta con el Plan Operativo Anual para
el ejercicio fiscal 2008 vinculado al presupuesto de ingresos y gastos del ente, el
hecho de poseer estos instrumentos de planificacin donde se establecen las metas
fsicas, presupuestarias y financieras para el ejercicio fiscal correspondiente, permiten
a la organizacin disponer con las bases de orientacin de la gestin para un perodo
determinado, por otra parte, cabe considerar, que las actuaciones fiscales realizadas
por la direccin se realizan apegadas a las normativas legales correspondientes, no
obstante, existen debilidades que imposibilitan la consecucin de la metas
planificadas, tales como:
108
de establecer los sistemas de organizacin, control interno, as como de indicadores
de gestin; estas debilidades afectan la ejecucin eficiente y eficaz de la
planificacin, as como la ausencia de indicadores no permite realizar las
evaluaciones respectivas.
109
(b) Inexistencia de flujogramas de procesos y de Indicadores de gestin
110
materia de control fiscal a los funcionarios adscritos a la Direccin de
Control Fiscal.
111
(e) Falta de un programa o proyecto para actualizacin y capacitacin en
materia de control fiscal a los funcionarios adscritos a la Direccin de
Control Fiscal.
Recomendaciones
112
gestin en los funcionarios de control fiscal y de la administracin activa del
estado.
113
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Arens, (2003): Auditora: un enfoque integral; Prentice-Hall, 1996. 6a. ed. Mxico.
114
Contralora General de la Repblica (1999): Curso Auditora de Gestin, Centro de
Estudios Superiores de Auditora de Estado. Fundacin Gumersindo Torres.
Caracas.
115
Auditora Operacional en la Alcalda del Municipio Baralt Durante el
Ejercicio Fiscal 2005. Trabajo especial de grado Especialista. En Contadura,
mencin Auditora. Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA).
Barquisimeto- Lara -Venezuela.
116
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal. (2001): Gaceta Oficial N 3482 y 37347. Caracas.
117
Normas de Auditora de Estado (1.997): Gaceta Oficial N 36.229
118
Rob Reider (2007): Financial Audits: Taking an Operational View. The Journal of
Corporate Accounting & Finance, 18(4), 19-25. Retrieved January 9, 2009,
from ABI/INFORM Global database. (Document ID: 1263297831).
119
mencin Auditora. Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA).
Barquisimeto- Lara -Venezuela.
120
ANEXOS
121
Anexo A
Curriculum vitae
122
Anexo B
INSTRUMENTO
TIPO DE AUDITORA
Operacional
AUDITOR RESPONSABLE:
Lcdo. Jos Prez Tovar
PREGUNTAS S NO OBSERVACIONES
123
TIPO DE AUDITORA
Operacional
AUDITOR RESPONSABLE:
Lcdo. Jos Prez Tovar
PREGUNTAS S NO OBSERVACIONES
124
TIPO DE AUDITORA
Operacional
AUDITOR RESPONSABLE:
Lcdo. Jos Prez Tovar
PREGUNTAS S NO OBSERVACIONES
estimados de gestin?
27.-La direccin cuenta con recursos humanos
debidamente capacitados?
28.- Las actividades asignadas al personal de la
direccin se corresponden con sus conocimientos
y capacidades?
29.- Se aplica evaluacin de desempeo al
personal adscrito a la direccin?
30.-La direccin cuenta con recursos fsicos
suficientes para ejecutar sus trabajos?
31.- Se evalan en la direccin la utilizacin
efectiva de los recursos fsicos?
32.- Se evalan en la direccin la utilizacin
efectiva de los recursos financieros?
33.- Se evalan en la direccin la utilizacin
efectiva del tiempo?
34.- Se cumple a cabalidad la programacin de
metas de acuerdo a la programacin?
Fecha:_________
125
Anexo C
Ciudadano:
Presente
126
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
POSTGRADO DE AUDITORA
Por medio del presente documento se pretende validar el instrumento que se aplicar
para el trabajo de investigacin:
Experto: ______________________________________________________
Ttulo: ________________________________________________________
Mencin: ______________________________________________________
Ao de egreso: _________________________________________________
Egresado de la Universidad: ______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________________
Cargo que desempea: __________________________________________
127
VALIDACIN DEL INSTRUMENTO
CRITERIO
Escala Claridad Precisin Pertinencia Coherencia
tem A B C D A B C D A B C D A B C D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
128
Anexo D
Confiabilidad del Instrumento
Calculo de Confiabilidad
129
Anexo E
CUADRO DE FRECUENCIA DE REPUESTAS DE INSTRUMENTO
TIPO DE AUDITORA Direccin de Control de la
Operacional Administracin Estadal Central
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORA:
Lcdo. Jos Prez Tovar Evaluacin de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE
PREGUNTAS RESPUESTAS
S % NO %
1.-Se encuentra definida la misin de la organizacin? 27 100 0 0,00
2.- Se difunde al personal la misin de la organizacin? 5 18,52 22 81,48
3.- Se siente identificado con la misin de la organizacin? 6 22,22 21 77,78
4.-Se encuentra definida la visin de la organizacin? 24 88,89 3 11,11
5.- Se difunde al personal la visin de la organizacin? 5 18,52 22 81,48
6.-Estn claramente definidos los objetivos de la direccin? 14 51,85 13 48,15
7.-Estn claramente definidas los metas de la direccin? 14 51,85 13 48,15
8.-Las metas establecidas por la direccin son factibles de realizar? 2 7,41 25 92,59
9.-Las metas establecidas por la direccin son medibles en el tiempo? 25 92,59 2 7,41
10.-Estn claramente definidos la estructura organizacional de 27 100 0 0,00
la organizacin?
11-Se encuentra formalmente establecida las lneas de mando de la 24 88,89 3 11,11
organizacin?
12- Se respetan las lneas de mando de la organizacin? 24 88,89 3 11,11
13.-Existe relacin entre los objetivos de la organizacin con las 27 100 0 0,00
actividades que se desarrollan en la direccin?
14.-Se encuentra definido los clientes internos de la direccin? 24 88,89 3 11,11
15.-Se encuentra definido los clientes externos de la direccin? 25 92,59 2 7,41
16.-Se encuentra definida los productos de la direccin? 26 96,30 1 3,70
17.-Existen manuales de normas y procedimientos en la direccin? 3 11,11 24 88,89
18.-Se revisan y actualizan de manera oportuna los manuales de 2 7,41 25 92,59
normas y procedimientos de la direccin?
19.-Existen polticas en la direccin? 5 18,52 22 81,48
20.-Las actuaciones de la direccin se realizan apegadas a las 4 14,81 23 85,19
normas, leyes y reglamentos?
21.-Existe procedimiento de verificacin de: confiabilidad de 27 100 0 0,00
informacin, documentacin y otras evidencias?
22.-La direccin tiene establecido formalmente un plan operativo 17 62,96 10 37,04
anual?
23.-Se encuentra con un presupuesto asignado que se corresponda 12 44,44 15 55,56
con el plan operativo de la direccin?
24.-Los resultados de la gestin son presentados oportunamente para 19 70,37 8 29,63
su evaluacin a otras unidades competentes?
25.- Se recibe informacin de resultados oportunamente acerca de la 1 3,70 26 96,30
evaluacin que realizan otras unidades a la direccin?
26.-La direccin cuenta con instrumentos para medir los costos reales 2 7,41 25 92,59
versus los costos estimados de gestin?
27.-La direccin cuenta con recursos humanos debidamente 9 33,33 18 66,67
capacitados?
130
TIPO DE AUDITORA Direccin de Control de la
Operacional Administracin Estadal Central
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORA:
Lcdo. Jos Prez Tovar Evaluacin de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE
PREGUNTAS RESPUESTAS
S % NO %
28.- Las actividades asignadas al personal de la direccin se 14 51,85 13 48,15
corresponden con sus conocimientos y capacidades?
29.- Se aplica evaluacin de desempeo al personal adscrito a la 4 14,81 23 85,19
direccin?
30.-La direccin cuenta con recursos fsicos suficientes para ejecutar 0 0 27 100
sus trabajos?
31.- Se evalan en la direccin la utilizacin efectiva de los recursos 0 0 27 100
fsicos?
32.- Se evalan en la direccin la utilizacin efectiva de los recursos 0 0 27 100
financieros?
33.- Se evalan en la direccin la utilizacin efectiva del tiempo? 0 0 27 100
34.- Se cumple a cabalidad la programacin de metas de acuerdo a la 13 48,15 14 51,85
programacin?
FUENTE: PEREZ (2009)
131
Anexo F
Cuestionario
Aplicado a Director de la Direccin de Control de la Administracin Estadal
Central de la Contralora del Estado Yaracuy
5. Indique los recursos fsicos con los que cuenta la direccin para la ejecucin
de las actuaciones fiscales (escritorios, mesones, computadoras, otros).
6. Son suficientes estos recursos fsicos y humanos para realizar las actividades
planificadas de la direccin? Explique
132
9. Existi y se ejecuto plan de capacitacin para el personal que labora en la
direccin para el ao 2008? Explique
12. Describa los procesos que considere ms importantes o los que consuman ms
recursos en los procesos realizados por la direccin.
13. Cuales son los resultados o productos internos o externos que genera la
direccin?
133
18. La direccin presentan informe de gestin a otras unidades para su
evaluacin? Explique
20. La direccin cuenta con instrumentos para evaluar los costos reales versus los
costos estimados de las actuaciones para un periodo determinado (en caso
positivo explique si es aplicado y cuando fue la ltima vez que se utilizo).
21. Cules son los requerimientos realizados por otras unidades a esta direccin?
Anexo G
134
PROGRAMA DE AUDITORA
135
PROGRAMA: AUDITORA OPERACIONAL
Unidad de Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Anlisis
Alcance Evaluacin del control interno, proceso medular, eficacia y eficiencia.
organismo y a la unidad sujeto de control.
4.- Revisar documentos que contengan disposiciones generales con
respecto a las operaciones y procesos relacionados con la entidad
evaluada.
FASE III
Identificacin y seleccin de reas crticas que sern auditadas
Procedimientos: Fecha Verificado
Evaluacin y anlisis del control interno y seleccin de reas crticas
que sern objeto de estudio.
1.- Observar cmo se realizan las operaciones de la unidad y realizar
flujograma de procesos
2.- Evaluar el cumplimiento de polticas internas y normativas
legales o sub legales aplicables a la unidad evaluada
3.- Analizar los procesos y seleccionar las reas crticas objeto de
estudio
FACE IV
Examen detallado de las reas crticas
Procedimientos:
Evaluar la reas crticas a travs de indicadores Fecha Verificado
Procedimientos:
Lcdo. Jos Prez Tovar Esp. Alexis Crespo Esp. Alexis Crespo
136
Anexo H- 01
137
Anexo H 02
138
Anexo H03
139
Anexo I
RESOLUCIN N CGEY-2008-055
AOS: 198 y 149
LUIS FRANCISCO PREZ MORA
CONTRALOR INTERVENTOR
DEL ESTADO YARACUY
SECCIN DECIMA
DIRECCIN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIN ESTADAL
CENTRAL
140
Anexo J
Resumen
141
Anexo K
RESOLUCIN N CGEY-2008-056
AOS: 198 y 149
LUIS FRANCISCO PREZ MORA
CONTRALOR INTERVENTOR
DEL ESTADO YARACUY
En ejercicio de la autonoma orgnica y funcional que le otorga el Artculo 163 de la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela a las Contraloras de los Estados, en
uso de la atribucin que le confiere el artculo 176 de la Constitucin del Estado y artculo 13
de la Ley de Contralora General del Estado.
CAPTULO I
SECCIN PRIMERA
De la competencia de las Direcciones de Control de la Administracin Estadal Central
y Direccin de la Administracin Estadal Descentralizada
142
7. Practicar el examen o auditar las cuentas de gastos, ingresos y bienes en forma
exhaustiva o selectiva, segn el caso, calificarlas, declarar el fenecimiento de las
mismas de conformidad con la resolucin que a tal efecto dicte la Contralora
General de la Repblica y cuando sea procedente otorgar finiquitos.
8. Velar por la correcta inversin de los aportes, subsidios y otras transferencias.
9. Evaluar, orientar, coordinar, recomendar y promover el mejoramiento de los sistemas
de control interno y los procedimientos utilizados por los rganos sujetos a su
control, a objeto de lograr una mayor eficiencia en la gestin de los mismos.
10. Preparar el programa de trabajo y de intervenciones de los rganos a su cargo y
someterlo a la revisin del Director o Directora General, para su posterior aprobacin
por el Contralor o Contralora.
11. En general ejercer el control previsto en la Ley de la Contralora General del Estado
y en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
12. Emitir los informes de resultados, preliminares y definitivos con motivo de las
actuaciones fiscales practicadas.
13. Ejercer la potestad de investigacin, prevista en la Ley Orgnica de la Contralora
General de Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
14. Firmar los autos, actas y dems documentos derivados del ejercicio de las
potestades de investigacin previstas en la Ley Orgnica de la Contralora General
de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal
15. Remitir a la Direccin de Determinacin de Responsabilidades Administrativas el
informe de resultados junto a los recaudos que evidencien la existencia de los
supuestos establecidos en el artculo 91 de la Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
16. Firmar las Credenciales para el ejercicio de las funciones de control de los
funcionarios adscritos a su direccin.
17. Las dems que le asigne el respectivo manual.
143
Anexo L
ORGANIGRAMA CONTRALORIA ESTADO YARACUY
144
Anexo M-01
PT- 01 Creacin, Misin, Visin, Objetivos
Entidad Auditada: Direccin de Control de la Administracin Estadal
Fase de estudio: Central
Tcnica utilizada: Fase 1 Estudio Preliminar
Objetivo: Investigacin Documental
Verificar la creacin y estructura organizativa y
gerencial del ente
Disposicin legal de creacin:
La Contralora General del estado Yaracuy fue creada en fecha 29 de enero de 1962 publicada en
Gaceta Oficial del estado Yaracuy de fecha 29/01/1962, posteriormente esta ley de creacin fue
modificada en fecha 30/12/1992 publicada en Gaceta Oficial del estado Yaracuy N 1.872, actualmente
vigente.
En este orden de ideas, luego de un proceso de intervencin por parte de la Contralora General de
la Repblica, se reestructur la organizacin y la Direccin de Control de la Administracin Estadal
Central, fue creada mediante Resolucin Administrativa Nro. CGEY-055/2008 de fecha 29 de agosto
de 2008 publicada en Gaceta Oficial del estado Yaracuy N 3.108 de fecha 27 de octubre de 2008.
Estructura organizativa
La estructura administrativa de la Contralora del estado Yaracuy est conformada por el Despacho
del Contralor, una Direccin General, tres (3) Direcciones de Control y ocho (8) oficinas de apoyo
Misin
Consolidarse como fuerza y referencia tica del Estado e instrumento eficaz de la sociedad
Yaracuyana, en el ejercicio de su derecho a controlar la administracin pblica activa, contribuyendo
efectivamente a la revitalizacin y reordenamiento del poder pblico estatal
Objetivos
Fuente: Gaceta Oficial del estado Yaracuy de fecha 29/12/1962 y 30/12/1992, Resolucin administrativa N
055/2008 y 058/2008, Plan Operativo 2008 y Resolucin Administrativa CGEY N 056/2008
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo
145
Anexo M-02
PT- 02 Lneas de mando, normativas legal y procedimientos
Entidad Auditada: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar lneas de mando, normas y procedimientos
competidores, y normativa legal que los rige.
Lnea de mando
Las lneas de mando no estn definidas en un manual, sin embargo existe la jerarqua establecida en el
organigrama estructural.
Se comprob que no existe este manual, por lo que se recomend su elaboracin a la mayor
brevedad posible debido a la importancia de este documento.
Competidores
No existe competidor, sin embargo existe jerarqua en cuanto a actuaciones se refiere, dado que el
rgano de control fiscal rector de la contralora de estados es la Contralora General de la Repblica y en
la LCGR y SNCF establece esta jerarquizacin.
Actuaciones Fiscales
146
Anexo M-03
PT- 03 Clientes, Plan Operativo, servicios, presupuesto
Entidad Auditada: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar clientes, bienes y servicios que provee, plan
operativo, presupuesto e indicadores e gestin
Indicadores de gestin
Presupuesto Institucional
147
Anexo M-04
PT- 04 Procesos
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar los procesos
Procesos
Fuente: observacin directa, Credenciales, Plan Operativo Anual, cuestionario de control interno, flujograma
elaborado por autor
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo
148
Anexo M-05
PT-05 Flujograma de procesos
149
Fuente: Prez (2009)
150
Fuente: Prez (2009)
151
Fuente: Prez (2009)
152
Fuente: Prez (2009)
153
Anexo M-06
PT- 06 Disposiciones legales aplicables
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar la actividades de importancia, regulacin legal y
disposiciones de operacin del ente
Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los
objetivos principales
Esta unidad cumple con las funciones de control posterior entre ellas auditoras,
fiscalizaciones, revisiones, inspecciones, y otras. Adems del control de gestin y
potestades investigativas, aplicadas en el mbito de la administracin central del estado
Yaracuy.
154
Anexo M-07
PT- 07 Normativas legales aplicables a los procesos
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Procesos relacionados con normativa legal
PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
ARTICULO 14. Previo a la ejecucin de la auditora deber efectuarse una programacin que incluya
actividades idneas dirigidas a conocer la misin, normativa legal del ente sujeto a control.
ARTICULO 15. Para realizar labores de auditora externa o interna el auditor deber estar formalmente
acreditado ante el organismo o dependencia
ARTICULO 23. El auditor deber organizar un registro completo y detallado en forma de papeles e
trabajo, debidamente agrupados y referenciados, con evidencias de la auditora practicada.
INFORME DE AUDITORA
ARTICULO 27. El informe de auditora deber ser presentado oportunamente, a objeto de que la
informacin en el contenida, tenga actualidad, utilidad y valor para autoridades a quienes corresponda,
adoptar medidas inmediatas, tendentes a corregir las dependencias sealadas.
155
Anexo M-08
PT- 08 Presupuesto asignado, personal adscrito, recursos fsicos
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Recurso Presupuestarios financieros, recursos humanos,
recursos fsicos.
Presupuesto de la Direccin
Personal adscrito
El personal adscrito a la Direccin est conformado por un (1) Director, una (1) Secretaria y de 25
funcionarios entre auditores, auxiliares de auditoras y revisores.
Se comprob a travs de revisin de expedientes que el personal de la Direccin est conformado de
11 Licenciados en las areas de Contadura y Administracin 3 abogados, 6 Tcnicos Superiores en
administrativos y/o carrera afn; un Arquitecto, un ingeniero agrnomo, un TSU en Recursos Naturales y
4 bachilleres. Este personal carece de actualizacin y/o capacitacin en materia de control fiscal.
Recursos Fsicos
Se observo que los recursos fsicos disponibles estn representados en nueve (9) escritorios, tres (3)
computadores con impresoras y 20 sillas secretariales.
Fuente: Plan Operativo Anual, Asignacin Presupuestaria 2008, Expedientes de personal, Cuestionario de
control interno, Inventario de Bienes Muebles.
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo
156
Anexo M-09
PT- 09 Recursos de tiempo planificado
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Clculo uso del tiempo planificado
157
Anexo M-10
PT- 10 Recursos de tiempo ejecutado
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Anlisis comparativo de consumo de recursos tiempo versus planificado
158
Anexo M-11
PT- 11 Recursos fsicos planificado
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Calculo de uso de recursos fsicos planificado
159
Anexo M-12
PT- 12 Recursos fsicos ejecutados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Anlisis del consumo de recursos fsicos versus el planificado
160
Anexo M-13
PT- 13 Recursos humanos planificados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Calculo de uso de recursos humanos planificado
161
Anexo M-14
PT- 14 Recursos humanos ejecutados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Anlisis del uso de recursos humanos versus el planificado
Nota: las horas hombres de descargo no se contabilizan ya que los auditores realizan actividades preliminares de otras auditoras
162
Anexo M-15
PT- 15 Recursos Financieros planificados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Clculo de uso de recursos financieros planificado
163
Anexo M-16
PT- 16 Recursos financieros ejecutados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Anlisis del uso de recursos financieros versus el planificado
164
Anexo M-17
REVISION DE EXPEDIENTES DE AUDITORA
Fuente: Cuadro de control de Auditoras. Expedientes de Auditoras. Contralora del estado Yaracuy
165
Anexo N
DISEO DE INDICADORES
Uso de Recursos
Bolvares Utilizados
Financieros
Prez (2009)
166
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA LA FORMULACION DE INDICADORES
Prez (2009)
167
Diseo de perfiles de Indicadores
168
Anexo O-01
INDICADOR N 1
Titulo Eficacia en el Cumplimiento de las metas
Cumplimiento de objetivos y
Cdigo ECM Tipo PRODUCTO
metas
Comparacin con
Eficiencia en el uso de los recursos financieros
otros Indicadores
Ubicacin Fsica
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
de los datos
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)
Anexo O-02
169
INDICADOR N 2
Titulo Eficiencia en el desempeo del recurso humano
Ubicacin Fsica
de los datos Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)
Anexo O-03
INDICADOR N 3
170
Titulo Eficiencia en la utilizacin de los recursos fsicos
Horas Maquinas en la
Cdigo EUHH-MM Tipo Insumo
realizacin de la auditoras
X= Total de Horas Mquinas utilizadas en las actuaciones fiscales
FORMULA
Total de Horas Mquinas programadas para las actuaciones fiscales
Comparacin con
Eficiencia en el uso del tiempo
otros Indicadores
Ubicacin Fsica
de los datos Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)
Anexo O-04
INDICADOR N 4
171
Titulo Eficiencia en el uso del tiempo
Das utilizados en la realizacin
Cdigo EU TP Tipo Insumo
de las auditoras
X= Total de das utilizados para la realizacin de las auditoras
FORMULA
Total de das programados para la realizacin de las auditoras
Comparacin con
Eficiencia en el desempeo del recurso humano
otros Indicadores
Ubicacin Fsica
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
de los datos
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual.
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)
Anexo O-05
INDICADOR N 5
172
Titulo Eficiencia en el uso de los recursos financieros
Horas hombres en el
Cdigo EURRFF Tipo Insumo
cumplimiento de la actuacin
Comparacin con
Eficiencia en el uso del tiempo
otros Indicadores
Ubicacin Fsica
de los datos Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)
173
Anexo P-01
Cedula de Hallazgos Manuales
Prez (2009)
174
Anexo P-02
Cedula de Hallazgos Eficacia en cumplimiento de metas
Prez (2009)
175
Anexo P-03
Cedula de Hallazgos Uso de Recursos Humanos
UNIDAD: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)
HALLAZGO: Horas hombres invertido en la ejecucin de actuaciones
INDICADOR: Eficiencia del Recurso Humano
Anexo P-04
176
Cedula de Hallazgos Eficiencia en Uso de Recursos Fsicos
Anexo P-05
Cedula de Hallazgos Eficiencia en Uso del Tiempo
177
UNIDAD: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)
HALLAZGO: Das invertido en el proceso de ejecucin de actuaciones
INDICADOR: Eficiencia en el tiempo
Anexo P-06
Cedula de Hallazgos eficiencia en Uso Recurso Financiero
178
UNIDAD: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)
HALLAZGO: Das invertido en el proceso de ejecucin de actuaciones
INDICADOR: Eficiencia en el uso del recurso financiero
Prez (2009)
179