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INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO

PRESUPUESTARIAS
Pensar en grande, empezar en pequeo, crecer rpido

REPBLICA DEL ECUADOR
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR
PROYECTO DE ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO

BIRF 7110-EC
INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS
RUP-DS-53
RUP-DS-53
No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisin

electrnica o mecnica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y
recuperacin de informacin, sin autorizacin escrita del Ministerio de Finanzas del Ecuador.
DERECHOS RESERVADOS
Copyright 2007 primera edicin
SIGEF y logotipo SIGEF son marcas registradas
Documento propiedad de:

Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIGEF).
Ministerio de Finanzas del Ecuador.
Repblica del Ecuador.
Edicin: Primera Actualizacin

Cubierta: Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico
Composicin y diagramacin: Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico
Estructuracin: Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico
Coordinacin General: Diego Rueda

Coordinador Componente SFOL: Elizabeth Zambrano
Autor: Patricia Lucero / Yanina Morales
Fecha: 19/05/2008
Impreso por: Proyecto de Administracin Financiera del Sector Pblico
Control Interno: Dolores Otez

15/05/2008
INDICE DE
CONTENIDO
RESUMEN ......................................................................................................... 5
1. ANTICIPO A CONTRATISTAS Y ANTICIPO A PROVEEDORES............... 6
1.1 Compromiso Presupuestario para Contratos .................................... 6
1.2 Carga Inicial de Contratos de Obras y/o Servicios de aos

anteriores. ....................................................................................................... 12
1.3 Solicitud de Anticipo a Contratistas ................................................. 17
2. ANTICIPO DE REMUNERACIONES ....................................................... 25
2.1 Anticipo de Remuneraciones de Tipo A ............................................ 25
2.2 Anticipo de Remuneraciones de Tipo B ............................................ 33
3. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES....................................................... 41
3.1 Registro de Ajustes y Reclasificaciones .......................................... 41
3.2 Registro de Ajustes y Reclasificaciones de Disponibilidad .......... 48
4. RECEPCION Y DEVOLUCION DE DEPSITOS DE TERCEROS ......... 54
4.1 Registro por Recepcin ...................................................................... 54
4.2 Devolucin de Depsitos de Terceros............................................... 59

RESUMEN
INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO

PRESUPUESTARIAS
Este Instructivo pretende mostrar todos los procesos para el Registro de Operaciones No
Presupuestarias con todas sus opciones: Anticipo a Contratistas de Obras de Infraestructura y
Provisin de Bienes y/o Servicios, Anticipo de Remuneraciones de Tipo A, Anticipo de
Remuneraciones de Tipo B, Ajustes y Reclasificaciones como opciones existentes del sistema e-
SIGEF.
Cada opcin permite registrar los hechos econmicos con impacto en las disponibilidades
monetarias y que no tienen afectaciones presupuestarias y son registradas y aprobadas por la
Unidad Ejecutora para luego solicitar su pago al Ministerio de Economa y Finanzas.
UBICACIN EN EL MENU
El registro de operaciones no presupuestarias est ubicado dentro del men de Contabilidad,
como se puede observar continuacin:
Se incluyen las siguientes opciones:

Anticipos a Contratistas
Anticipos a Proveedores
Anticipos de Remuneraciones Tipo A
Anticipos de Remuneraciones Tipo B
Ajustes y Reclasificaciones
Recepcin de Depsitos de Terceros
5
CAPITULO 1
1. ANTICIPO A CONTRATISTAS y ANTICIPO A

PROVEEDORES
Anticipo a Contratistas y Anticipo a Proveedores de Bienes y/o

Servicios
Este proceso presenta el mecanismo para el registro de anticipos de contratos de Obras de

Infraestructura y de Provisin de Bienes y/o Servicios. Garantizando la existencia de un
compromiso presupuestario previo a la entrega del anticipo. A travs de este mecanismo se
asegura que se cuente con los espacios presupuestarios para amortizar el anticipo del contrato.
1.1 Compromiso Presupuestario para Contratos
A travs de este proceso se registra el CUR presupuestario para los dos tipos de contratos,
Obras de Infraestructura y de Provisin de Bienes y/o Servicios. El proceso aplica a los
contratos celebrados en el presente ejercicio fiscal.
Para crear el compromiso presupuestario se debe seguir la siguiente ruta de acceso:
EJECUCION DE GASTOS -> REGISTRO DE EJECUCION -> COMPROBANTE DE

EJECUCION DE GASTOS
Una vez que entramos a nuestra Unidad Ejecutora, se procede a crear el Comprobante de
Registro en la pantalla siguiente:
6
En la pantalla seleccionada aparecen los botones de la barra de herramientas que los puede
visualizar de uno en uno, de los cuales a continuacin se sealan los que sern utilizados en el
proceso de registro del compromiso presupuestario:
1. Crea documento
2. Detalles documento
3. Solicitar documento
4. Aprobar compromiso
1 3 4 2
El botn 1 crea el comprobante de ejecucin de gasto y presenta la pantalla para el registro de

la siguiente informacin:
o Clase de Registro (COM)

o Clase de Modificacin (NOR)
o Clase Gasto (OGA)
o Tipo de Documento Respaldo (6) -> Comprobante Gastos Administrativos
o Clase Documento de Respaldo (3) -> Contrato de Obra
o Clase Documento de Respaldo (4) -> Contrato de Servicios
7
Una vez ingresado este Tipo y Clase de Documentos en forma automtica el sistema habilita
el botn para el ingreso de la informacin del contrato.
CONTRATOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA
CONTRATOS DE PROVISIN DE BIENES Y/O SERVICIOS
8
Se activa el botn del No. Documento de Respaldo, que se encuentra sealado en la pantalla
anterior y se ingresa la informacin en la pantalla de catlogos de contratos como se muestra
en la siguiente pantalla:
En la pantalla CATLOGO DE CONTRATOS, el usuario deber ingresar la informacin del

contrato:
No de Contrato: Permite el ingreso de 4 dgitos numricos o alfanumricos
Fecha de Inicio: Seleccionar del calendario habilitado
Duracin: Ingresar el tiempo de duracin del contrato en nmero de das
Fecha Fin: El sistema calcula en forma automtica
No. COFIP: Ingresar el nmero que el Comit de la Finanzas Pblicas COFIP asigne como
autorizacin de la disponibilidad de caja para la entrega del anticipo. (Sin embargo este
mecanismo todava no est en vigencia, por lo tanto el nmero ser asignado por la Unidad
Ejecutora)
Proyecto: Si es contrato nuevo, este campo no se llena. Si el contrato ya existe, seleccionar de
la lista de valores que presenta la opcin en la pantalla
Tipo Contrato: Seleccionar si es Contrato de Obra Civil Contrato de Servicios
Monto Contrato: Ingresar el valor del contrato (No considerar el IVA en los casos que exista)
% Anticipo: Ingresar el porcentaje del anticipo del contrato
Monto Anticipo: El sistema calcula el valor en forma automtica
Descripcin: Descripcin del objeto del contrato
9
Una vez ingresada la informacin se procede activar el botn Crear, ubicado en la parte
inferior de la pantalla, que permite generar la informacin del catlogo de contratos,
seguidamente se procede a salir de la pantalla para continuar con el ingreso de la informacin.
El usuario cuenta ya con el nmero de contrato y RUC del beneficiario datos indispensables
para la solicitud del anticipo del contrato.
Ejemplo:
No. Contrato: 520-9999-0000-4001-2008
RUC del Beneficiario: 1001745999001
Seguidamente se ingresa la Fuente, Organismo y No. de Prstamo, slo para los casos que los
contratos se financien con Donaciones o Prstamos.
Adems se ingresa el Monto del Gasto que requiere ser comprometido, para esto se debe tener
en cuenta los siguientes aspectos:
o Si el contrato es Plurianual el Monto del Gasto corresponder al monto de la
ejecucin planificada del contrato para el ejercicio fiscal que est en ejecucin.
o Si el contrato se ejecuta durante el mismo ejercicio fiscal el Monto del Gasto ser
igual al Monto del Contrato.
Se contina con el ingreso de la descripcin de la ejecucin del gasto.
Se crea el comprobante y se procede a salir de la pantalla, quedando la transaccin en estado
REGISTRADO.
En este estado el sistema permite MODIFICAR RECHAZAR el comprobante.
10
Se activa el botn Detalle de Documento de la barra de herramientas de la pantalla principal y

se procede con el registro del detalle de la partida presupuestaria:
1 2
En esta pantalla se ingresa toda la estructura presupuestaria, se activa el botn crear para que
se despliegue la partida presupuestaria en la parte inferior.
En este estado el sistema puede modificar o borrar el registro de la Estructura Presupuestaria
activando los botones del recuadro 1 y 2 que se muestran en la pantalla anterior.
Se procede a salir del sistema encontrndose el documento en estado REGISTRADO.
11
A travs del botn 4 Y 5 de la barra de herramientas de la pantalla principal detallado

anteriormente se procede a SOLICITAR y APROBAR respectivamente en cada una de esta
acciones se presenta el siguiente mensaje.
Concluido este proceso el usuario cuenta con el CUR presupuestario en estado APROBADO
asociado a un Contrato de Obra de Infraestructura Contratos de Provisin de Bienes y/
Servicios.
1.2 Carga Inicial de Contratos de Obras y/o Servicios de aos anteriores.
Para registrar los contratos celebrados en aos anteriores, es necesario preparar una plantilla
en Excel con la informacin siguiente:
Contenido del Archivo
No Nombre Columna Descripcin Ejemplo

Columna
1 EJERCICIO Ao en el que se registra el 2007
catlogo
2 ENTIDAD Cdigo Presupuestario de la 419
Entidad
3 UNIDAD_EJECUTORA Cdigo Presupuestario de la 0000
Unidad Ejecutora
4 UNIDAD_DESCONCENTRADA Cdigo Presupuestario de la 0000
Unidad Desconcentrada
5 No.CONTRATO Nmero de Contrato intregrado 419-0000-0000-0064-
2007
por:
cdigo presupuestario de la
entidad, nmero del contrato y el
ejercicio fiscal en el que se
suscribi el contrato separados
por guiones
6 FEC_INICIO Fecha a partir de la cual rige el 18/12/2007

contrato
7 FEC_FIN Fecha en que finaliza el contrato 16/04/2008
8 DURACION_MESES El tiempo que dura el Contrato 120

descrito en das
9 RUC RUC del Contrstista 1791406311001
10 PORCENTAJE_ANTICIPO Porcentaje del Anticipo que 70
12
entregado al Contratista
11 MONTO_DEL CONTRATO Monto del Contrato 11.376.80
12 MONTO_ANTICIPO Monto del Anticipo Entregado 7.963.76
13 MONTO_AJUSTE Valor de Ajuste Contable aplicado 0.00

a la informacin del Contrato
14 TOTAL_EJECUTADO Total del Valor devengado del 0.00
Contrato. (Incluye el monto
original del contrato mas los
reajustes de precios y mas los
costos adicionales por costo mas
porcentajes)
15 TOTAL_AMORTIZADO Valor del anticipo amortizado 0.00
16 DESCRIPCION Breve detalle del objeto del ADQUISICION
contrato sin separacin de comas DE BIENES
MUEBLES
17 FUENTE_FINANCIAMIENTO Fuente con la que se va a 001,101,202,
financiar el contrato 303,501,701
18 ORGANISMO_FINANCIADOR Cdigo del Organismo que 3037

financia el contrato (solamente si
se va a ejecutar con recursos de
crdito interno o externo y
donaciones, caso contrario poner
0000)
19 CORELATIVO Corresponde al nmero de 3205
correlativo con el que se va a
financiar el contrato, cuando las
fuentes son crdito interno,
externo, o donaciones, caso
contrario poner 0000
20 ESTADO Estado del Contrato, siempre ser EJECUCION
EJECUCION, porque en todos los
casos ya se entreg el anticipo
21 TIPO_DOCUMENTO El cdigo 3 corresponde para 4
contratos de Obra y el Cdigo 4
corresponde para contratos de
Servicios
22 NO_SECUENCIA Corresponde al cdigo 6 para 6
Comprobante Administrativo de
Gastos
23 TIPO_CONTRATO Tipo de Contrato al que se refiere Obra Civil
sea de: Obra Civil de Servicios
24 PROYECTO Corresponde a los cdigos de 2000009
Programa, Subprograma y Programa 20
Proyecto de la Partida Subprograma 00
Presupuestaria con la que se va a Proyecto 009
ejecutar el contrato. Si no tiene
proyecto el cdigo debe incluir
Programa, Subprograma y en el
campo Proyecto debe ser 000
25 NO_COFIP Nmero que asignar el Comit 100
de Finanzas Pblicas que por el
momento ser un secuencial
asignado por la misma entidad
13
Se debe preparar un archivo para contratos de obra y otro archivo para contratos de servicio.
La plantilla en formato Excel, se debe guardar en formato TXT separado por COMAS.
Una vez preparado el archivo, se ingresa al sistema en la siguiente ruta de acceso:
CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS ->

ANTICIPOS A CONTRATISTAS -> CARGA INICIAL DE CONTRATOS DE OBRA
ANTICIPOS A PROVEEDORES -> CARGA INICIAL DE CONTRATOS DE SERVICIO
segn sea el caso
ANTICIPOS A CONTRATISTA
ANTICIPOS A PROVEEDORES
Seleccionada la opcin para la carga del archivo de contratos, se presenta la siguiente pantalla:
14
En esta pantalla seleccionamos la opcin cargar archivo, presionamos el botn examinar y

buscamos la ruta donde se encuentra el archivo con formato requerido por el sistema,
seleccionamos el archivo y presionamos el botn abrir.
Seleccionado el archivo el sistema coloca la ruta en la que se encuentra en el campo

correspondiente segn se puede observar en la pantalla, luego se presiona el icono Cargar
Archivo, para que el sistema proceda a realizar la cara del archivo a la Base de datos.
Una vez que se ha cargado el archivo la pantalla nos muestra dos recuadros, el recuadro azul
donde consta la informacin del archivo que subimos y el recuadro rojo muestra los errores
15
que contiene el archivo (en caso de existir). Si existen errores, se deber hacer las correcciones
respectivas y volver a cargar el archivo. En la figura siguiente se puede observar el listado que
el sistema presenta.
Cuando el archivo cargado no presenta errores, volvemos a seleccionar la opcin Cargar

Archivo para que el sistema presente el icono de Actualizar Contratos para proceder a guardar
los la informacin en la Base de Datos.
Seleccionado el icono Actualizar Contratos, el sistema presenta un mensaje para que el usuario
acepte el registro del catlogo en la Base de Datos.
16
Una vez que se ha confirmado la modificacin de los contratos nos muestra la pantalla que
indica que la operacin ha sido realizada con xito.
Una vez que la Entidad ha subido al sistema los contratos de aos anteriores, el Analista de la
Subsecretara de Contabilidad puede trabajar con el usuario de la Institucin, para colocar el
nmero de contrato cargado al sistema en el auxiliar 3 de las cuentas 11203 11205 segn sea
el caso, para proceder a cargar el Asiento de Apertura complementario que requiere la entidad.
1.3 Solicitud de Anticipo a Contratistas
A travs de este proceso se registra la solicitud de anticipo al Contratista de Obra de

Infraestructura Provisin de Bienes y/o Servicios, para lo que deber contar con los siguientes
requisitos:
o CUR presupuestario en estado APROBADO
o No. del Contrato de Obra de Infraestructura Provisin de Bienes y/o Servicios
o RUC del Beneficiario
CONTRATOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA
Ruta de acceso:
ANTICIPO A CONTRATISTAS -> SOLICITUD DE ANTICIPO A CONTRATISTAS
17
CONTRATOS DE PROVISIN DE BIENES Y/O SERVICIOS.
Ruta de acceso:
ANTICIPO A PROVEEDORES -> SOLICITUD DE ANTICIPO A PROVEEDORES
En la ruta de acceso ingresada, seleccionar la Unidad Ejecutora y crear el Comprobante de

Registro, conforme puede verse en la pantalla siguiente (este proceso es igual para los dos
tipos de contratos):
18
En el grfico se puede observar la siguiente barra de botones:
1 2 3 4 5 6 7 8
Funcionalidad de los botones:

1. Crea anticipo
2. Detalle del anticipo
3. Detalle de las retenciones
4. Modificar el anticipo
5. Solicitar anticipo
6. Aprobar anticipo
7. Rechazar anticipo
8. Consultar todos los registros
19
El botn 1 crea la solicitud de Anticipo de Obra o Provisin de Bienes y/o Servicios.

Ubicado en la pantalla se muestra datos pre-cargados y corresponde ingresar la siguiente
informacin:
o RUC del Beneficiario
o Nmero de Contrato (se obtiene el instante que se asigna el CUR presupuestario del
contrato).
Ejemplo: No. Contrato: 520-9999-0000-4001-2008
RUC del Beneficiario: 1001745999001
o Descripcin de la transaccin.
Una vez ingresada la informacin se procede activar el botn de accin Crear, ubicado en la
parte inferior de la pantalla anterior que permite generar la Solicitud del Anticipo de Obra la
Solicitud del Anticipo de Proveedores emitiendo el mensaje que se visualiza a continuacin:
Seguidamente se procede a presionar en el botn Aceptar encontrndose la solicitud en

estado REGISTRADO.
1 2
En estado REGISTRADO corresponde ingresar dos tipos de detalles:
o Detalle del Anticipo Recuadro 1

o Detalle de las retenciones Recuadro 2
20
2 3
En esta pantalla se ingresa el monto de la solicitud del Anticipo del Contrato identificando la
Fuente que financia el contrato, una vez ingresado los datos se activa el botn del recuadro 1
que se muestra en la pantalla anterior y se detalla en la parte inferior los datos creados.
Con el botn del recuadro 2 se puede modificar el monto y con el botn del recuadro 3 se
elimina el detalle.
Luego se procede a salir de la opcin para continuar con el registro del detalle de las
retenciones para esto se activa el botn No. 3 de la barra de herramientas de la pantalla
principal conforme se muestra en la siguiente pantalla:
El detalle de las retenciones del anticipo a contratista, nicamente se aplica en los casos que
corresponda por el monto del contrato, conforme lo establece el Art. 110 de la Ley de
Contratacin Pblica, para lo cual seleccionamos el botn Detalle de Retenciones. Caso
contrario se proceder a SOLICITAR el documento.
21
2 3
Esta pantalla muestra tres secciones:

La cabecera de la Solicitud: En la que se presentan los datos de la Institucin
Retenciones: Se presentan seis etiquetas; Retencin, Fuente, Prstamo, Beneficiario,
Organismo y Valor, en donde se ingresan los datos requeridos. En la etiqueta de la
Retencin se selecciona la clase de retencin y automticamente aparece el
beneficiario de las retenciones; se elige la fuente con la que se va a financiar el anticipo
y el monto de la retencin, se activa el icono Crear que est ubicado en la parte
derecha de la segunda pantalla (ver recuadro 1), para que el registro ingresado pase
a listarse en la parte inferior de la pantalla.
Detalle de las retenciones: Todos los valores creados registro a registro incluido los modificados
se podrn visualizar en la tercera pantalla.
Las retenciones registradas pueden ser modificadas en su monto con el botn del recuadro 2.
Una vez ingresados los valores de modificacin se presiona el botn respectivo de Modificar
para que los cambios tomen efecto, caso contrario existe el botn eliminar para eliminar cada
uno de los registros creado recuadro 3.
Nota: El sistema le obliga a tener un compromiso

previo para la solicitud de anticipo a contratista.
Concluido el registro del detalle de las retenciones al salir de la operacin se presenta la

pantalla principal.
22
1 2
Para continuar con el registro se procese a solicitar y aprobar la solicitud del anticipo a
contratista con los botones de los recuadros 1 y 2 respectivamente.
El registro se encuentra en estado APROBADO, listo para solicitar el pago.
Para Solicitar el Pago, la ruta de acceso es:

CONTABILIDAD -> REGISTRO CONTABLE-> SOLICITUD DE PAGO
23
El usuario deber marcar el botn de solicitar pago para que la accin tome efecto y se
presenta el mensaje que se visualiza a continuacin, que el usuario deber aceptar.
24
CAPITULO 2
2. ANTICIPO DE REMUNERACIONES
Anticipo de Remuneraciones
Esta seccin determina los pasos a seguir para que las Unidades Ejecutoras soliciten anticipo de
remuneraciones de Tipo A y B al Ministerio de Finanzas del Ecuador.
El anticipo de remuneracin de Tipo A corresponde al 100% de la remuneracin mensual del

empleado a ser descontados dentro del mismo mes en el que fue solicitado. Mientras que el
anticipo de remuneracin de Tipo B corresponde a tres remuneraciones mensuales a ser
descontado durante el ejercicio fiscal en que fue otorgado.
Los anticipos de remuneraciones de Tipo A y B se lo realiza una sola vez en el mes para el
primer caso los primeros cinco das del mes, y para el segundo los diez primeros das.
2.1 Anticipo de Remuneraciones de Tipo A
La ruta de acceso es:

ANTICIPO DE REMUNERACIONES TIPO A
Una vez que ingresamos a nuestra Unidad Ejecutora se procede a crear la solicitud
25
En esta pantalla se presentan los siguientes botones:
1 2 3 4 5 6 7 8 9
En donde el botn:
1. Crea anticipo
2. Modifica anticipo
4. Aprobar anticipo
7. Registro de beneficiarios
8. Ver los Beneficiarios Rechazados
9. Consulta de todos los registros
El botn 1 crea la Solicitud Anticipo de Remuneracin Tipo A, en la siguiente pantalla:
Generada la pantalla se presenta los datos de la cabecera de la institucin y procede con el

registro en el campo Descripcin se utiliza el botn crear ubicado en la parte inferior de la
pantalla, con el que se genera el formulario.
26
Encontrndose en estado REGISTRADO el formulario de la solicitud del Anticipo de Tipo A

corresponde crear el monto global del formulario con la fuente de financiamiento para el efecto
se activa el botn detalle del anticipo.
Esta pantalla esta formada en tres componentes:
1. La cabecera del formulario

2. El detalle del anticipo de empleados y
3. Los montos de los anticipos por fuente de financiamiento.
1. En la cabecera del formulario: se presentan los datos de la institucin.
2. En el detalle del anticipo de empleados se muestran tres etiquetas: Cdigo, Descripcin y

Valor. Aqu ingresamos la fuente con que se va a financiar los anticipos, los mismos que se
pueden digitar seleccionar de la lista de valores, seleccionada la fuente presionamos el icono
Crear que est ubicado en la parte derecha de la pantalla.
27
3. Los montos de los anticipos por fuente de financiamiento: muestra las etiquetas Sel, Cdigo
Fuente, Nombre Fuente y el Valor, aqu encontraremos el listado de las fuentes de
financiamiento y montos que creamos en el segundo componente:
1 3
Los montos ingresados pueden ser modificados. Para esto se debe seleccionar el registro, se
activa el botn Modificar del recuadro 1 y la informacin vuelve al Detalle Anticipo Empleados
y solo se activara el valor a modificar, se ingresa los valores de modificacin se presiona el
botn Modificar del recuadro 2 para que los cambios tomen efecto, si desea cambiar la
fuente de financiamiento deber seleccionar el registro y presionar el botn eliminar detalle
del recuadro 3 para eliminar el registro y procede a crear el correcto.
Cuando se ha creado el detalle del Anticipo con los montos y fuentes de financiamiento salimos
de la pantalla, presionando el botn salir del recuadro 4.
Luego corresponde ingresar el detalle de los beneficiarios del Anticipo, seleccionamos el registro
y presionamos el botn registro de beneficiarios. Tal como se muestra en la siguiente
pantalla:
28
Al crear la nueva pantalla para el registro de beneficiarios se utiliza el botn Crear que
permitir el registro de cada uno de los beneficiarios que solicitaron el anticipo:
Ubicado en la pantalla se muestra datos precargados y corresponde ingresar la siguiente

informacin:
Seleccionar la Fuente de Financiamiento

Digitar el nmero de cedula del beneficiario
Seleccionar la cuenta monetaria del beneficiario
Digitar el monto del prstamo
29
El botn de accin Crear, ubicado en la parte inferior de la pantalla, permite ingresar y

generar uno a uno los beneficiarios de los anticipos con los montos.
1 2 3
El total de los montos ingresados de los beneficiarios debe coincidir con el total ingresado por
cada una de las fuentes.
Los valores ingresados de cada beneficiario pueden ser modificados en su monto con el botn
del recuadro 1. Una vez ingresados los valores de modificacin se presiona el botn Modificar
para que los cambios tomen efecto, caso contrario existe el botn eliminar del recuadro 2
para eliminar el registro incorrecto. Concluido el registro de beneficiarios con el botn del
recuadro 3 permite regresar al nivel anterior.
En esta pantalla la solicitud del anticipo de remuneracin de tipo A en estado REGISTRADO,

en este estado se puede MODIFICAR RECHAZAR la solicitud.
30
En estado registrado, se selecciona el registro y se procede activar el botn solicitar,
Una vez que el registro se encuentra en estado solicitado presionamos el botn aprobar.
Aprobamos el registro tal como lo muestra la siguiente pantalla.
31
Despliega el siguiente mensaje:
Presionando el botn Aceptar, se muestra la transaccin en estado APROBADO.
SOLICITUD DE PAGO DEL ANTICIPO DE REMUNERACIONES DE TIPO A y B

CONTABILIDAD -> REGISTRO CONTABLE -> SOLICITUD DE PAGO
32
Una vez que seleccionamos la Unidad Ejecutora, se muestra la siguiente pantalla:
Se selecciona los registros a ser pagados y presionamos el botn solicitar, se presenta el

siguiente mensaje:
Se procede aceptar y por lo tanto se concluye con todo el proceso de este tipo de registro.
2.2 Anticipo de Remuneraciones de Tipo B

ANTICIPO DE REMUNERACIONES TIPO B
Una vez que seleccionados la Unidad Ejecutora se procede a crear el registro
33
En esta pantalla se presentan los siguientes botones:
1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Crea anticipo
2. Modificar anticipo
4. Aprobar anticipo
7. Registro de beneficiarios
8. Permite ver los beneficiarios rechazados
9. Consulta de todos los registros
El botn 1 crea la Solicitud Anticipo de Remuneracin Tipo B, ver pantalla siguiente:
34
Generada la pantalla se presenta los datos de la cabecera de la institucin y se procede con el

registro en el campo Descripcin utilizando el botn crear ubicado en la parte inferior de
la pantalla anterior, para luego salir de la opcin.
La solicitud se encuentra en estado registrado y se procede a utilizar el botn el detalle

anticipo
En la pantalla que se presenta muestra la cabecera del registro y procede activar el botn
Corresponde ingresar el monto global por cada una de las fuentes, como se muestra en la
pantalla y se activa el botn crear para la luego salir de la opcin.
35
1 2 3
Los valores ingresados pueden ser modificados en su monto con el botn del recuadro 1. Una
vez ingresados los valores de modificacin se presiona el botn Modificar para que los
cambios tomen efecto, caso contrario existe el botn eliminar recuadro 2 para eliminar los
registros ingresados. Concluido el registro de fuentes con el botn del recuadro 3 permite
regresar al nivel anterior.
En esta pantalla se presenta la solicitud del anticipo de remuneracin de tipo B en estado

REGISTRADO, en este estado se puede modificar o rechazar la solicitud con lo botones
respectivos, a continuacin se activa el botn registro de beneficiarios
Se genera la pantalla respectiva y se utiliza el botn crear para el ingreso de los beneficiarios
del anticipo de remuneraciones.
36
Se presenta la siguiente pantalla:
En la cabecera aparecen los datos institucionales y se procede con el registro de la siguiente

informacin:
Seleccionar la Fuente de Financiamiento

Digitar el nmero de cedula del beneficiario
Seleccionar la cuenta monetaria del beneficiario
Digitar el monto del prstamo
Concluido el registro, se muestra el detalle de los beneficiarios de los anticipos con sus
respectivos montos.
37
1 2 3
Los montos ingresados pueden ser modificados con el botn del recuadro 1. Una vez
ingresados los valores de modificacin se presiona el botn modificar para que los cambios
tomen efecto, caso contrario existe el botn eliminar detalle recuadro 2 para eliminar cada
registro.
Concluido el registro con el botn nivel anterior del recuadro 3 se retorna a la pantalla inicial.
En esta pantalla presenta la solicitud del anticipo de remuneracin de tipo B en estado

REGISTRADO, en este estado se puede modificar o rechazar la solicitud.
En estado registrado, se selecciona el registro y se procede a presionar el botn solicitar.
38
Una vez que el archivo se encuentra en estado SOLICITADO, seleccionamos el registro y

presionamos el botn Aprobar Anticipo
Seguidamente se muestra la siguiente pantalla:
39
Confirmamos la aprobacin, donde se presenta el siguiente mensaje.
Presionamos el botn Aceptar y se muestra la transaccin en estado APROBADO como se

muestra en la siguiente pantalla.
Con el que se concluye el proceso de la solicitud del Anticipo.
Para solicitar el pago de Anticipos Remuneraciones Tipo B seguir las instrucciones para el para
la solicitud de pago de anticipo Tipo A, sealado en la pgina No. 32 de este documento.
40
CAPITULO 3
3. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES
3.1 Registro de Ajustes y Reclasificaciones
Los movimientos de ajustes y reclasificaciones son el resultado de la aplicacin de mtodos

sustentados en regulaciones legales y criterios tcnicos que permitan expresar las variaciones
de los activos, pasivos, patrimonio lo ms cercano a valor actual al momento de su
determinacin y no tendrn afectacin presupuestaria.

AJUSTES Y RECLASIFICACIONES -> AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CORRIENTE ->
INVERSIN
Una vez que seleccionados la Unidad Ejecutora, se procede a crear el registro
En esta pantalla se presenta la siguiente barra de botones:
41
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Funcionalidad de la barra de botones:
1. Crea formulario
2. Modificar formulario
3. Consulta
4. Eliminar formulario
5. Rechazar formulario
6. Detalle del formulario
7. Generar detalle
8. Solicitar formulario
9. Aprobar formulario
10. Reversar formulario
11. Consultar todos los formularios
El botn 1 crea el Formulario de Ajustes y Reclasificaciones como se observa en la siguiente

pantalla:
42
En esta pantalla a travs de la lista de valores se selecciona el tipo de transaccin, clase de

registro, tipo de documento, documento de respaldo, nmero de documento, identificacin RUC
nmero de cdula, monto de la transaccin, y la descripcin.
Adems dependiendo del tipo de transaccin que se va ejecutar como los casos de cuentas por
cobrar y pagar se activar el campo fuente, para que el usuario elija la fuente con la que va a
cancelar este tipo de obligaciones.
Ingresada la informacin en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botn crear
ubicado en la parte inferior de la pantalla y se procede a salir del registro del formulario.
El sistema en la opcin tipo de transaccin presenta las diferentes posibilidades para que las
Unidades Ejecutoras puedan realizar ajuste o reclasificaciones como se observa en la pantalla
siguiente:
Luego de ingresada la informacin se procede a salir del sistema y se presenta la transaccin

en estado REGISTRADO. Al igual que las otras opciones de registro del sistema, en este
estado se puede rechazar modificar el formulario.
43
Se activa el botn del recuadro 1 detalle de formulario del registro contable del ajuste
reclasificacin.
En esta pantalla se presenta el asiento contable en la que se observa las cuentas deudoras y
acreedoras con el monto respectivo de la transaccin, y corresponde al monto que fue
ingresado en el formulario del ajuste reclasificacin.
De igual forma en estado registrado se tiene la opcin de modificar el monto del registro para
esto de utiliza el botn modificar y se procede con la modificacin con cada una de las
cuentas deudoras y acreedoras.
44
Concluida la modificacin se activa el botn modificar para que surta efecto y la operacin ha
sido realizada con xito.
En la pantalla se muestra el asiento contable modificado en sus montos
El asiento contable de ajuste o reclasificacin que ha sido modificado en el detalle de las

cuentas deudoras y acreedoras es necesario modificar en el formulario de creacin se procede
activado el botn modificar del recuadro 1
45
Como se observa en el formulario se activa slo el casillero del Monto en el que se registra el
valor del formulario a ser corregido y se procede a salir de la aplicacin
La transaccin se encuentra en estado registrado, en este estado se puede MODIFICAR

RECHARZAR como en todas las aplicaciones del sistema.
En estado registrado, seleccionamos el archivo y se procede a solicitar el formulario con el

botn solicitar formulario.
46
El registro de presenta en estado SOLICITADO, el mismo que lo seleccionamos y presionamos

el botn Aprobar Formulario
El registro se presenta en estado APROBADO, el mismo que puede ser revertido con el botn
del recuadro 1
Al presionar dicho botn se presenta el mismo mensaje siguiente:
Quedando el registro de ajuste o reclasificacin en estado REVERTIDO.
47
3.2 Registro de Ajustes y Reclasificaciones de Disponibilidad
Esta opcin debe ser utilizada por las UDAF en las que se centraliza el registro de los Ingresos
de Autogestin en la Planta Central, los mismos que se deben distribuir a sus Unidades
Ejecutoras, para que puedan realizar gastos de autogestin de acuerdo a su presupuesto
aprobado.
La distribucin de los recursos de autogestin a sus Unidades Ejecutoras se realizar en base de

la recaudacin efectiva registrada en la cuenta del Banco Central, a travs del registro de
ingresos de autogestin. La distribucin interna es responsabilidad de la UDAF.

AJUSTES Y RECLASIFICACIONES -> AJUSTES Y RECLASIFICACIONES DE
DISPONIBILIDAD
Una vez que en seleccionamos la Unidad Ejecutora se presenta la siguiente pantalla:
A continuacin sealamos los botones que vamos a utilizar en este proceso:
1 2 3 4 5 6 7 8
48

1.- Crea el formulario
2.- Modifica el formulario
3.- Consulta el formulario
4.- Rechaza el formulario
5.- Solicita el formulario
6.- Aprueba el Formulario
7.- Reversar el formulario
1.- El botn 1 crea el formulario y nos muestra la siguiente pantalla:
En esta pantalla a travs de la lista de valores se selecciona el tipo de transaccin, clase de

registro y tipo de documento.
Y se llena los siguientes campos documento de respaldo, nmero de documento, monto de la
transaccin, descripcin y cdigo de la entidad de destino, es decir a la unidad ejecutora que
se va a transferir los recursos.
Ingresada la informacin en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botn crear
ubicado en la parte inferior de la pantalla.
49
Luego de ingresada la informacin se procede a salir del sistema y se presenta la transaccin

en estado REGISTRADO. Al igual que las otras opciones de registro del sistema, en este
estado se puede rechazar modificar el formulario.
Se activa el botn del recuadro 5 detalle de formulario y se presenta el asiento contable en la

que se observa en la columna auxiliar01 la cuenta del banco que tendr movimientos en el
dbito y en el crdito, y en la columna auxiliar02 el cdigo presupuestario de la Unidad
Ejecutora de Origen (que sali los recursos) y la Entidad Ejecutora de Destino (quin recibi los
recursos), con el monto respectivo de la transaccin.
De igual forma en estado registrado se tiene la opcin de modificar el monto del registro y la
descripcin, para lo cual se utiliza el botn modificar y se procede con la modificacin con
cada una de las cuentas deudoras y acreedoras.
50
Concluida la modificacin se activa el botn modificar para que surta efecto y la operacin ha
sido realizada con xito.
En la pantalla siguiente se muestra el asiento contable modificado en sus montos
51
Presionamos el botn nivel anterior y regresamos a la transaccin, que se encuentra

en estado registrado, en este estado se puede MODIFICAR RECHAZAR como en todas las
aplicaciones del sistema.
En estado registrado, seleccionamos el archivo y se procede a solicitar el formulario con el

botn solicitar formulario
Presentndose el registro en estado SOLICITADO, seleccionamos el registro y presionamos el

botn Aprobar Formulario
Encontrndose el registro en estado APROBADO. Este registro de reclasificacin puede

revertirse con el botn del recuadro 7, en cuyo caso el registro queda eliminado.
52
Y se presenta el mismo mensaje anterior.
Quedando el registro de reclasificacin en estado revertido.
53
CAPITULO 4
4. RECEPCION Y DEVOLUCION DE DEPSITOS DE

TERCEROS
Depsitos y Fondos de Terceros
Esta opcin permite el registro de todas las operaciones que afectan a disponibilidades a travs
de un depsito. Con esta opcin se puede registrar la recepcin de todas las cuentas de Mayor
igual a 212 de acuerdo a la necesidad de la entidad, todas las cuentas por cobrar de aos
anteriores una vez realizada la reclasificacin correspondiente, y el registro de las otras cuentas
por cobrar cuyos valores hayan sido depositados en las Cuentas Rotativas de ingreso de la
Entidad.
Para un grupo especfico de entidades, la opcin tambin ser utilizada para el registro de los
Fondos de Terceros depositados como resultado de un proceso judicial, como es el caso del
Ministerio de Trabajo, El Consejo Nacional de Trnsito y Transporte Terrestre, entre otros. Para
este caso en el sistema se encuentran debidamente parametrizadas estas entidades pues la
cuenta bancaria a donde se realizan estos depsitos es una especfica para cada entidad en el
Banco Central.
4.1 Registro por Recepcin
Previo a la devolucin del Fondo, es necesario el registro del ingreso a bancos del mismo.

RECEPCION DE DEPOSITOS DE TERCEROS -> REGISTRO POR RECEPCION
54
Seguidamente el sistema presenta un formulario con los iconos que permiten realizar la
funcionalidad de Creacin. Modificacin, Consulta, Solicitud de la Aprobacin, Aprobacin y
Reversin del CUR Generado.
En esta pantalla se presenta los siguientes botones:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1. Crea el formulario de recepcin.
2. Modifica el formulario.
3. Consulta los registros
4. Elimina el formulario en estado Registrado
5. Rechaza el formulario en estado Solicitado
6. Detalle del formulario.
7. Genera detalle.
8. Solicita el formulario.
9. Aprueba el formulario.
10. Reversa el formulario en estado Aprobado
11. Consulta todos los registros.
El botn 1 crea la Solicitud del Registro por Recepcin.
55
Generada la pantalla corresponde ingresar la siguiente informacin:

Tipo de Transaccin.
Clase de Registro
Tipo de Documento
Documento de Respaldo
Nmero de Documento
RUC o Cdula del Depositante
El valor Depositado
Fuente de Financiamiento, en este caso son de Autogestin (fuente 101) y para los
fondos de Litigio fuente (999),
Descripcin (Breve descripcin con la que se genera el CUR contable)
Una vez ingresado los datos en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botn crear
ubicado en la parte inferior de la pantalla, con el que se genera el formulario.
Una vez generado el detalle del formulario, ste queda en estado REGISTRADO, de la misma
forma que otras transacciones que se registran en el sistema, en este estado se puede rechazar
o modificar el formulario.
56
Se activa el botn del recuadro 6 Detalle Formulario, en esta pantalla se presenta el asiento
contable en el que se observa las cuentas con el movimiento deudor o acreedor, y el monto que
fue ingresado en la cabecera del formulario de recepcin de depsitos y fondos de terceros.
Revisada la transaccin contable generada, se procede a presionar el icono nivel

anterior para ir a la pgina anterior.
Si la transaccin generada es la que la entidad deseaba registrar, puede proceder a solicitar su

aprobacin utilizando el icono de Solicitar (recuadro 8).
El registro cambia de estado Registrado a estado SOLICITADO, como se puede observar en la

siguiente pantalla:
57
Luego se presiona el botn 9 aprobar formulario encontrndose el registro en estado

APROBADO.
9 10
Si de ser el caso, la institucin quiere anular el registro de la recepcin del depsito o fondo de
tercero que se encuentra en estado APROBADO, se selecciona el icono del recuadro 10
Reversar Formulario y se presenta el siguiente mensaje:
Encontrndose el registro de recepcin de depsito o fondo de tercero en estado REVERTIDO,

como puede observarse en la siguiente pantalla:
58
4.2 Devolucin de Depsitos de Terceros.
Una vez que se ha realizado el registro de la recepcin de Depsitos de Terceros, procedemos a

la Devolucin de estos Fondos.

RECEPCION DE DEPOSITOS DE TERCEROS -> DEVOLUCION FONDOS
Seleccionando la opcin, el sistema presenta un formulario con los iconos que permiten realizar
la devolucin de los Fondos que es el siguiente:
59
A continuacin se sealan los botones de la barra de herramientas, que sern utilizados en el

proceso de devolucin de los fondos:
1 2 3 4

1. Crea el formulario
2. Modificar el formulario
3. Solicitar el formulario
4. Aprobar el formulario
El botn 1 crea el formulario y se presenta la siguiente pantalla:
Generada la pantalla corresponde ingresar la siguiente informacin:

Tipo de Transaccin.
Clase de Registro
Tipo de Documento
Documento de Respaldo
Nmero de Documento
60
RUC o Cdula del Depositante (al momento de ingresar la cedula o RUC del depositante
automticamente se genera en un cuadro el saldo disponible del depositante)
RUC o Cedula del beneficiario
Monto
Fuente de Financiamiento, en este caso son de Autogestin (fuente 101) y para los
fondos de Litigio fuente (999),
Descripcin (Breve descripcin con la que se genera el CUR contable)
Una vez ingresados los datos en cada uno de los campos requeridos, se utiliza el botn crear
ubicado en la parte inferior de la pantalla, con lo que se genera el formulario.
El formulario se presenta en estado REGISTRADO. De la misma forma que otras transacciones

que se registran en el sistema, en este estado se puede MODIFICAR RECHAZAR el formulario.
En estado registrado, se procede a seleccionar el registro y presionar el botn solicitar

formulario quedando el archivo en estado SOLICITADO como se puede observar en la
siguiente pantalla:
Luego se presiona el botn aprobar formulario encontrndose el registro en estado

APROBADO.
61
Una vez aprobado el registro, solicitamos el pago en la siguiente ruta de acceso:
CONTABILIDAD -> REGISTRO CONTABLE -> SOLICITUD DE PAGO
Al ingresar en esta opcin, el sistema muestra el listado de los registros a ser solicitados
Seleccionamos el registro a ser pagado y presionamos el botn solicitar pago y se no presenta

el siguiente mensaje:
Con esta opcin concluye el proceso de Devolucin de Fondos.
62

Vale

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INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO

Pensar en grande, empezar en pequeo, crecer rpido

MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR

PROYECTO DE ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL SECTOR PBLICO

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS

No est permitida la reproduccin total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisin

SIGEF y logotipo SIGEF son marcas registradas

Documento propiedad de:

Edicin: Primera Actualizacin

Coordinacin General: Diego Rueda

Control Interno: Dolores Otez

1. ANTICIPO A CONTRATISTAS Y ANTICIPO A PROVEEDORES............... 6

1.1 Compromiso Presupuestario para Contratos .................................... 6

1.2 Carga Inicial de Contratos de Obras y/o Servicios de aos

1.3 Solicitud de Anticipo a Contratistas ................................................. 17

2. ANTICIPO DE REMUNERACIONES ....................................................... 25

2.1 Anticipo de Remuneraciones de Tipo A ............................................ 25

2.2 Anticipo de Remuneraciones de Tipo B ............................................ 33

3.1 Registro de Ajustes y Reclasificaciones .......................................... 41

3.2 Registro de Ajustes y Reclasificaciones de Disponibilidad .......... 48

4. RECEPCION Y DEVOLUCION DE DEPSITOS DE TERCEROS ......... 54

4.1 Registro por Recepcin ...................................................................... 54

4.2 Devolucin de Depsitos de Terceros............................................... 59

INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES NO

Se incluyen las siguientes opciones:

1. ANTICIPO A CONTRATISTAS y ANTICIPO A

Anticipo a Contratistas y Anticipo a Proveedores de Bienes y/o

Este proceso presenta el mecanismo para el registro de anticipos de contratos de Obras de

1.1 Compromiso Presupuestario para Contratos

Para crear el compromiso presupuestario se debe seguir la siguiente ruta de acceso:

EJECUCION DE GASTOS -> REGISTRO DE EJECUCION -> COMPROBANTE DE

El botn 1 crea el comprobante de ejecucin de gasto y presenta la pantalla para el registro de

o Clase de Registro (COM)

CONTRATOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA

CONTRATOS DE PROVISIN DE BIENES Y/O SERVICIOS

En la pantalla CATLOGO DE CONTRATOS, el usuario deber ingresar la informacin del

Se activa el botn Detalle de Documento de la barra de herramientas de la pantalla principal y

A travs del botn 4 Y 5 de la barra de herramientas de la pantalla principal detallado

1.2 Carga Inicial de Contratos de Obras y/o Servicios de aos anteriores.

Contenido del Archivo

No Nombre Columna Descripcin Ejemplo

6 FEC_INICIO Fecha a partir de la cual rige el 18/12/2007

8 DURACION_MESES El tiempo que dura el Contrato 120

10 PORCENTAJE_ANTICIPO Porcentaje del Anticipo que 70

12 MONTO_ANTICIPO Monto del Anticipo Entregado 7.963.76

13 MONTO_AJUSTE Valor de Ajuste Contable aplicado 0.00

18 ORGANISMO_FINANCIADOR Cdigo del Organismo que 3037

Una vez preparado el archivo, se ingresa al sistema en la siguiente ruta de acceso:

CONTABILIDAD -> REGISTRO DE OPERACIONES NO PRESUPUESTARIAS ->

En esta pantalla seleccionamos la opcin cargar archivo, presionamos el botn examinar y

Seleccionado el archivo el sistema coloca la ruta en la que se encuentra en el campo

Cuando el archivo cargado no presenta errores, volvemos a seleccionar la opcin Cargar

1.3 Solicitud de Anticipo a Contratistas

A travs de este proceso se registra la solicitud de anticipo al Contratista de Obra de

CONTRATOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA

CONTRATOS DE PROVISIN DE BIENES Y/O SERVICIOS.

En la ruta de acceso ingresada, seleccionar la Unidad Ejecutora y crear el Comprobante de

En el grfico se puede observar la siguiente barra de botones:

Funcionalidad de los botones:

El botn 1 crea la solicitud de Anticipo de Obra o Provisin de Bienes y/o Servicios.

Seguidamente se procede a presionar en el botn Aceptar encontrndose la solicitud en

En estado REGISTRADO corresponde ingresar dos tipos de detalles:

o Detalle del Anticipo Recuadro 1