Gua para contratar la adquisicin de las Dotaciones de Vestuario II a travs del

Acuerdo Marco en la Tienda Virtual del Estado Colombiano

Tabla de contenido

I. Informacin del Acuerdo Marco .............................................................................................................. 2

II. Registro de usuario/ ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano .......................................... 6
III. Solicitud de Cotizacin de Dotaciones de Vestuario ............................................................................ 6
A. Simulador para estructurar la compra ............................................................................................... 6
Diligenciamiento simulador para estructurar la compra ..................................................................... 7
Resumen de la cotizacin Pestaa Resumen CSV ...................................................................... 12
Cmo realizar la Solicitud de Cotizacin en la TVEC ...................................................................... 13
B. Mensajes........................................................................................................................................ 20
C. Editar un Evento de Cotizacin ....................................................................................................... 21
D. Finalizar el Evento de Cotizacin .................................................................................................... 23
E. Anlisis de las cotizaciones de los Proveedores ............................................................................. 24
F. Aclaraciones a la Solicitud de Cotizacin ........................................................................................ 27
G. Seleccin del Proveedor ................................................................................................................. 28
H. Cancelar el Evento de Cotizacin ................................................................................................... 29
IV. Solicitud de compra ................................................................................................................................ 30
V. Orden de compra .................................................................................................................................... 30
VI. Facturacin y Pago ................................................................................................................................. 30
VII. Publicacin de documentos adicionales en las rdenes de compra ............................................... 31
VIII. Modificaciones, aclaraciones, cancelaciones o liquidaciones de la Orden de Compra ................. 31
IX. Reporte de Posibles Incumplimientos en las rdenes de Compra ................................................... 32

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 I. Informacin del Acuerdo Marco
El presente documento tiene como objetivo guiar a las Entidades Compradoras en el proceso de adquisicin
de Dotaciones de Vestuario, a travs de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La adquisicin de bienes y servicios al amparo de un Acuerdo Marco es un Proceso de Contratacin que inicia
con la solicitud de cotizacin. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratacin la
vinculan y la obligan por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Documentos del Proceso, las guas,
los manuales, ver los videos, utilizar los simuladores disponibles y hacer las consultas que considere
necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratacin. Las Entidades Estatales
solamente pueden revocar eventos de cotizacin y rdenes de compra excepcionalmente.

Antes de adelantar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano el Proceso de Contratacin, la Entidad
Compradora debe conocer el Acuerdo Marco al que se va a vincular, en el siguiente link encontrar el Acuerdo
Marco para la adquisicin para la adquisicin de Dotaciones de Vestuario
https://community.secop.gov.co/Public/Tendering/OpportunityDetail/Index?noticeUID=CO1.NTC.89304

Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Compradoras hacer un proceso de sensibilizacin
con los Beneficiarios de la Dotacin sobre las caractersticas del Acuerdo Marco y los cambios respecto del
modelo de entrega de la Dotacin que vena utilizando la Entidad Compradora.

Los trminos utilizados con mayscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con las definiciones incluidas
en los Documentos del Proceso del Acuerdo Marco.

Informacin general del Acuerdo Marco

(i) Nmero de Proceso: CCE-456-1-AMP-2016, Acuerdo Marco para la adquisicin de las Dotaciones
de Vestuario.

(ii) Vigencia del Acuerdo Marco: Hasta el 5 de diciembre de 2018.

(iii) Vigencia mxima de las rdenes de Compra: Hasta 4 de abril de 2019.

(iv) Tiempo de cotizacin: los Proveedores tienen diez (10) das hbiles para dar respuesta a la
Solicitud de Cotizacin.

(v) Alcance: Los Proveedores se obligan a entregar a las Entidades Compradoras las Dotaciones de
Vestuario de acuerdo con las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones y de acuerdo
con las Ofertas presentadas a Colombia Compra Eficiente en la licitacin pblica LP-AMP-118-2016.

(vi) Planeacin de los tiempos de compra: Los Proveedores deben responder a la Solicitud de
Cotizacin dentro de los diez (10) das hbiles siguientes al envo de la misma, con una Cotizacin
para la Entidad Compradora. Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad debe expedir la Orden
de Compra dentro de los cinco (5) das calendario siguiente a la fecha de la cotizacin.

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(i) Productos disponibles: a travs del Acuerdo Marco de Dotaciones de Vestuario las Entidades
pueden adquirir ropa y calzado en diferentes diseos y colores. Tambin pueden solicitar pruebas
tcnicas a los bienes que adquieren. No se incluyen uniformes institucionales.

El Acuerdo Marco de Dotaciones de Vestuario consta de cuatro (4) Segmentos: ropa de dama; ropa
de caballero; calzado de dama y calzado de caballero. Las Entidades Compradoras deben poner
rdenes de Compra diferentes para cada uno de los Segmentos.

(ii) Seleccin de los Kits de Vestuario: para la entrega de la Dotacin de Vestuario el Proveedor expide
una Orden de Entrega a favor de cada uno de los Beneficiarios sealados por la Entidad Compradora.
La Entidad Compradora debe definir un Kit en la solicitud de cotizacin o seleccionar Vestuario
individual.

Vestuario
Ropa dama Ropa caballero
Clima fro (tres prendas) Clima fro (tres prendas)
Dotacin - Kit clsico, formal 1, formal 2 o sport Dotacin - Kit clsico 1, formal 1, formal 2 o sport
- Vestido formal de dos (2) piezas (saco y
- Sastre de dos (2) piezas (chaqueta, falda
pantaln) gama alta
Clsico y/o pantaln) Clsico 1
- Camisa formal
- Blusa formal manga larga
- Corbata
- Chaqueta casual - Vestido formal de dos (2) piezas (saco y
- Blusa sport o de moda, o blusa formal pantaln) gama media
Formal 1 Clsico 2
manga larga - Camisa formal
- Pantaln formal - Corbata
- Gabn o abrigo
- Blazer de moda
- Blusa sport o de moda, o blusa formal
Formal 2 Formal 1 - Camisa sport o informal, o camisa formal
manga larga
- Pantaln formal en drill
- Pantaln formal
- Chaqueta casual o chaqueta de jean
- Chaqueta drill
- Blusa sport o de moda, o blusa formal
Sport Formal 2 - Camisa sport o informal, o camisa formal
manga larga, o camiseta tipo polo
- Pantaln formal en drill
- Jean clsico o de moda
- Chaqueta de jean, o chaqueta en drill
- Camisa sport o informal, camiseta tipo polo o
Sport
camisa formal
- Jean clsico o de moda
Camiseta tipo t-shirt blanca
Camiseta tipo t-shirt estampada
Ropa
Calcetn para calzado de calle
interior
Calcetn para calzado deportivo
Bxer
Clima clido (dos prendas) Clima clido (dos prendas)
Dotacin - Kit clsico, formal o sport Dotacin - Kit clsico, formal o sport
- Pantaln o falda de sastre - Pantaln de vestido
Clsico Clsico
- Blusa formal manga corta o manga larga - Camisa formal manga corta
- Blusa sport o de moda; o blusa formal
- Camisa sport o informal
Formal manga corta o manga larga Formal
- Pantaln formal en drill
- Pantaln formal
- Blusa sport o de moda, o blusa formal
- Camisa sport o informal, o camiseta tipo polo
Sport manga corta, o camiseta tipo polo. Sport
- Jean clsico o de moda
- Jean clsico o de moda
Camiseta tipo t-shirt blanca
Camiseta tipo t-shirt estampada
Ropa
Calcetn para calzado de calle
interior
Calcetn para calzado deportivo
Bxer
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 Vestuario individual dama Vestuario individual caballero
Vestido formal de dos piezas gama alta: saco y pantaln
Vestido formal de dos piezas gama media: saco y pantaln
Camisa formal manga larga
Sastre formal de dos (2) piezas: chaqueta y falda o Camisa formal manga corta
pantaln Corbata
Blusa formal manga larga Chaqueta de jean
Blusa formal manga corta Chaqueta en drill
Blusa sport o de moda Blazer de moda
Chaqueta casual o sport Camisa sport o informal
Chaqueta de jean Camiseta tipo t-shirt blanca
Gabn o abrigo para dama Camiseta tipo t-shirt estampada
Pantaln formal Camiseta tipo polo
Jean clsico Pantaln de drill formal
Jean de moda Jean clsico
Camiseta tipo polo Jean de moda
Bata o blusa de labor Bata o blusa de labor
Pashmina Calcetn para calzado de calle
Calcetn para calzado deportivo
Bxer
Gorra
Tula
Calzado dama Calzado de caballero
- Diseo clsico y de moda
- Diseo clsico y de moda
- Deportivo
- Deportivo
- Cinturn
Accesorios dama Accesorios caballero
- Gorra
- Pashmina
- Tula

(iii) Modalidades de Entrega: El Acuerdo Marco cuenta con tres modalidades de entrega, de acuerdo a
la categora (i) Punto Virtual; (ii) Tiendas Mviles donde la Entidad lo requiere; y (iii) Establecimientos
en las principales ciudades del pas (disponible solo para la Categora 1).

Punto Virtual: es la plataforma virtual donde est el Vestuario ofrecido por el Proveedor y en la cual
los Beneficiarios o las Entidades Compradoras pueden adquirir las Dotaciones de Vestuario.

Tienda Mvil: la Tienda Mvil es un espacio destinado a la Entidad Compradora y adecuado por el
Proveedor, donde los Beneficiarios pueden hacer la redencin de las rdenes de Entrega. Los
Proveedores deben contar con Tiendas Mviles como modalidad de entrega nicamente en la
Categora 1 y 2, y solo estar disponible cuando el nmero de Beneficiarios sea mayor o igual a 500.
Las Tiendas Mviles deben cumplir con las especificaciones tcnicas sealadas en el Anexo 5 del
pliego de condiciones (ver ficha tcnica).

En el simulador la Entidad Compradora debe sealar si requiere o no de este servicio, y que slo
puede ser usado cuando el nmero de Beneficiarios es superior a 60 en cada Tienda Mvil.

Si la Entidad requiere el servicio de Tienda Mvil, debe diligenciar los siguientes campos: (i) nmero
de das que requiere la Tienda Mvil; (ii) cantidad de tiendas mviles; (iii) departamento; (iv) municipio;
(v) direccin y otras indicaciones; (vi) Beneficiarios por da aproximados.

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 La Entidad Compradora debe definir en la Solicitud de Cotizacin los das en los cuales debe estar
disponible la Tienda Mvil, los cuales no podrn ser ms de seis (6) das calendario por cada Orden
de Compra y el nmero de Beneficiarios debe ser superior a 60 en cada Tienda Mvil.

Establecimientos para la Categora 1: es un punto de venta, centro de distribucin y/o

establecimiento de comercio propio o de un tercero, que debe garantizar el Proveedor de la Categora
1 para la entrega de la Dotacin de Vestuario, en las condiciones establecidas en la seccin IV.D.4.

(iv) Orden de Entrega: es el documento personalizado por medio del cual el Beneficiario reclama la
Dotacin de Vestuario y tiene menor o igual a cuatro (4) meses, el cual puede ser entregado
fsicamente o digitalmente de acuerdo como lo establezca la Entidad Compradora en la Solicitud de
Cotizacin. Este documento no es un no es nominal, es decir, representa nicamente los artculos de
Vestuario y no debe contener un valor en pesos. El Beneficiario no puede redimir los artculos de la
Orden de Entrega por elementos diferentes a los sealados en la misma.

(v) Tiempos de entrega del Vestuario: la entrega de las Dotaciones de Vestuario se efecta a travs
de rdenes de Entrega que deben ser expedidas por los Proveedores, de acuerdo con las Categoras
y modalidades de entrega definidas por Colombia Compra Eficiente. Ver clusula 8 del Acuerdo Marco.

(vi) Precio de las Dotaciones de Vestuario: el Proveedor seleccionado est obligado a entregar a las
Entidades Compradoras las Dotaciones de Vestuario al valor estipulado en la Orden de Compra
colocada, de acuerdo con la Cotizacin del Proveedor seleccionado. El Precio que el Proveedor cotiza
en la Operacin Secundaria incluye y remunera integralmente todas las condiciones solicitadas en la
Orden de Compra, incluyendo todas las especificaciones tcnicas y los requisitos para la entrega de
las Dotaciones de Vestuario.

Los Proveedores deben cotizar a un precio igual o menor a los precios techos publicados en el
Catlogo.

Las Entidades Compradoras son responsables de Incluir en la Solicitud de Cotizacin el porcentaje y

forma de clculo de los gravmenes (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que estn
sujetos sus Procesos de Contratacin. Si la Entidad Compradora no incluye los gravmenes
adicionales (estampillas) en la Solicitud de Cotizacin, debe adicionar la Orden de Compra con el
valor correspondiente. De lo contrario la Entidad Compradora estar incumpliendo el Acuerdo Marco.

(vii) Cobertura: La Entidad Compradora puede contratar las Dotaciones de Vestuario en todo el territorio
nacional.

(viii) Criterio de seleccin: La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que haya cotizado el
menor precio de la totalidad de las Dotaciones de Vestuario requeridas por la Entidad Compradora.

(ix) Facturacin y pago: El Proveedor debe facturar cada mes, contado desde el inicio de la Orden de
Compra las Dotaciones de Vestuario, presentar las facturas en la direccin indicada para el efecto
por la Entidad Compradora y publicar una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Las Entidades Compradoras deben aprobar y pagar las facturas dentro de los 30 das calendario,
siguientes a la fecha de presentacin de la factura. Si la factura no cumple con las normas aplicables

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 o la Entidad Compradora solicita correcciones a la misma, el trmino de 30 das calendario empezar
a contar a partir de la presentacin de la nueva factura. El Proveedor debe presentar como anexo a
la factura un certificado suscrito por el revisor fiscal o el contador si el Proveedor no est obligado a
tener revisor fiscal en el cual manifieste que el Proveedor est a paz y salvo con sus obligaciones
laborales frente al sistema de seguridad social integral y dems aportes relacionados con sus
obligaciones laborales. Ver clusula 11 del Acuerdo Marco.

II. Registro de usuario/ ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano

Este captulo lo encontrar en la Gua General de los Acuerdos Marco..

III. Solicitud de Cotizacin de Dotaciones de Vestuario

A. Simulador para estructurar la compra

El simulador para estructurar la compra es una plantilla en formato Excel donde la Entidad Compradora define
las especificaciones del servicio que satisfacen su necesidad.

La Entidad Compradora debe descargar el archivo Simulador para estructurar la compra que aparece en el
mini sitio del Acuerdo Marco.

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Al abrir el archivo debe hacer clic en el botn amarillo habilitar edicin y luego en habilitar contenido.

Diligenciamiento simulador para estructurar la compra

En esta seccin la Entidad Compradora debe completar la siguiente informacin:

Paso 1: Descargar el formato diligenciar (i) nombre de la Entidad Compradora; (ii) NIT; (iii) direccin de la
Entidad Compradora; (iv) correo de contacto; (v) municipio; (vi) telfono de contacto; y (vii) nombre del
funcionario comprador.

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Paso 2: establecer (i) la Categora; (ii) el Segmento; (ii) modalidad de entrega; y (iv) seleccionar si requiere
pruebas tcnicas.

La Categora depende del nmero de Beneficiarios a redimir la Dotacin de Vestuario y las modalidades de
entrega dependen de cada Categora como se observa a continuacin:
Categora No. de Beneficiarios Modalidad de entrega Segmento
Punto Virtual con entrega a nivel nacional Ropa dama
1 Tienda Mvil a nivel nacional Ropa caballero
Mayor o igual a 3.000
Calzado dama
Establecimientos a nivel nacional Calzado caballero
Punto Virtual con entrega a nivel nacional Ropa dama
Mayor o igual a 500 hasta Ropa caballero
2
2.999 Tienda Mvil a nivel nacional Calzado dama
Calzado caballero
Ropa dama
Ropa caballero
3 Menor o igual a 499 Punto Virtual con entrega a nivel nacional
Calzado dama
Calzado caballero

Pruebas Tcnicas: Cuando el nmero de Dotaciones de Vestuario sea mayor a 500 en cada producto
de Vestuario, la Entidad Compradora en la Solicitud de Cotizacin puede exigir un certificado de
conformidad de uno o ms productos del Vestuario terminado, expedido por un ente certificador
acreditado por el Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia ONAC o su equivalente en
cualquier pas, donde estn evaluadas todas las especificaciones tcnicas del Anexo 1.

El costo de estas pruebas debe ser asumido por la Entidad Compradora. Dicho requerimiento slo
podr realizarse cuando la Entidad Compradora: (i) define dicho requerimiento desde el momento en
que diligencia el formato de Solicitud de Cotizacin y (ii) define un Kit diferente al Kit dotacin.

Paso 3: una vez la Entidad Compradora selecciona los puntos del paso 2, debe elegir el Vestuario que desea
comprar y la cantidad. La Entidad Compradora puede seleccionar un Kit o Vestuario individual para cada
Beneficiario, segn sus necesidades. Las fichas tcnicas de cada producto de Dotaciones de Vestuario
pueden ser consultadas aqu

Los Kits estn conformados por el Vestuario indicados en la seccin XIII.B del pliego de condiciones, a su vez
cada uno de estos productos tiene diferentes colores y diseos que varan de acuerdo al Proveedor, y que
deben cumplir como mnimo con las fichas tcnicas del Acuerdo Marco. Tenga en cuenta que el kit dotacin
permite al Beneficiario escoger entre los Kits; clsico, formal o sport.

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En la Solicitud de Cotizacin, las Entidades Compradoras no pueden requerir a los Proveedores productos
que no se encuentren dentro del Acuerdo Marco, ni pueden adjuntar fichas o especificaciones adicionales a
las que ya se encuentran definidas en el Anexo 1. No obstante, si la Entidad Compradora requiere un producto
diferente puede solicitar su inclusin a Colombia Compra Eficiente diligenciando este formato. Ver clusula
10.3 del Acuerdo Marco.

Paso 4: diligenciar (i) tipo de Orden de entrega (fsica o virtual); (ii) cantidad total de Ordenes de Entrega.

Para Ordenes de Entrega virtuales la Entidad Compradora debe diligenciar los siguientes campos: (i) Nombre;
(ii) telfono; (iii) correo electrnico; y (iv) cantidad.

Para Ordenes de Entrega fsicas debe diligenciar los siguientes campos: (i) departamento; (ii) municipio; (iii)
direccin; y (iv) cantidad. La Entidad Compradora, puede agregar filas y definir diferentes lugares de entrega.

La Orden de Entrega es el documento que expide el Proveedor a cada uno de los Beneficiarios para la entrega
de la Dotacin de Vestuario y tiene una vigencia menor o igual a cuatro (4) meses.

Por defecto, el nmero de rdenes de Entrega en el simulador es igual al nmero de Kits seleccionados por
la Entidad Compradora. No obstante, la Entidad Compradora puede cambiar este nmero de acuerdo a las
rdenes de Entrega que requiera.
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Nota: Las Entidades Compradoras pueden hacer compras consolidadas, si la Modalidad de Entrega es Punto
Virtual. Este tipo de compra permite que solo un usuario realice la redencin del total de los Beneficiarios. Si
la Entidad decide hacer este tipo de compra, en el campo de Ordenes de Entrega deber diligenciar una
sola fila de Ordenes de Entrega y en Cantidad debe indicar el total de Beneficiarios.

Paso 5: Seleccionar la modalidad de entrega

La Entidad podr seleccionar la modalidad de entrega de acuerdo a la Categora que le corresponda (definida
por el nmero de beneficiarios).

- Para la Categora 1, la Entidad podr escoger las siguientes modalidades de entrega:

Establecimiento
Punto Virtual
Tienda Mvil
Combinacin de modalidades de entrega: (i) Punto Virtual y Tienda Mvil; (ii) Punto Virtual y
Establecimiento; (iii) Tienda Mvil y Establecimiento; (iv) Punto Virtual, Tienda Mvil y Establecimiento

- Para la Categora 2, la Entidad podr escoger las siguientes modalidades de entrega:

Punto Virtual
Tienda Mvil
Combinacin de Punto Virtual y Tienda Mvil

- Para la Categora 3, la Entidad podr escoger las siguientes:

Punto Virtual

Las Entidades que compren en las Categoras 1 y 2, que cuenten con ms de 500 beneficiarios y que
seleccionen como Modalidad de Entrega Tienda Mvil, debern ir a la pestaa Tienda Mvil y diligenciar:
(i) nmero de das que requiere la Tienda Mvil, teniendo en cuenta que no pueden ser ms de 6 das hbiles;

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(ii) cantidad de Tiendas Mviles que requiera la Entidad, teniendo en cuenta que cada el nmero de
beneficiarios debe ser superior a 60 en cada una de las Tiendas Mviles; (iii) ubicacin de la(s) Tienda (s)
Mvil (es), especificando departamento, municipio, direccin y nmero aproximado de beneficiarios que el
Proveedor deber atender en cada una.

Paso 6: ingresar la informacin de los gravmenes adicionales a los que est sujeta la Entidad.

Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la Solicitud de Cotizacin los gravmenes
adicionales (estampillas) distintos a los impuestos nacionales a los que estn sujetos sus Procesos de
Contratacin. Si la Entidad Compradora no incluye los gravmenes (estampillas) en la Solicitud de Cotizacin,
debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, de lo contrario la Entidad Compradora
estar incumpliendo el Acuerdo Marco.

Si la Entidad Compradora no incluye el porcentaje y forma de clculo de los gravmenes adicionales

(estampillas) en la Solicitud de Cotizacin y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra
Eficiente est autorizada a suspender el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado
Colombiano hasta que modifique la Orden de Compra y pague el valor correspondiente.

Si la Entidad Compradora debe ingresar ms de un gravamen adicional hacer clic en agregar filas e ingresar
el gravamen adicional.

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Paso 7: una vez verificada la informacin diligenciada, la Entidad Compradora debe oprimir el botn Generar
Solicitud. El archivo de Excel generar un resumen de la Solicitud de Cotizacin de la Entidad Compradora
con unos precios base que calcula el simulador, tomando la combinacin de tems el Proveedor con el Precio
Techo ms bajo.

Tenga en cuenta que los precios que arroja el simulador son valores de referencia. El valor definitivo slo lo
podr conocer la Entidad Compradora cuando reciba formalmente las cotizaciones por parte de los
Proveedores.

Resumen de la cotizacin Pestaa Resumen CSV

Una vez la Entidad Compradora ha terminado de diligenciar la pestaa de Solicitud de Cotizacin y ha

verificado la informacin de las pestaas anteriores, debe ingresar a la pestaa de Resumen de la Cotizacin
y generar el archivo CSV, con el cual debe cargar los tems o componentes del servicio requeridos en la
plantilla de cotizacin.

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Excel generar el archivo plano o archivo CSV que guardar en el mismo lugar en el que se encuentra el
archivo que la Entidad ha venido trabajando. Excel emitir un aviso indicado que gener el documento y su
ruta de acceso.

Cmo realizar la Solicitud de Cotizacin en la TVEC

Paso 1: Para contratar la adquisicin de las Dotaciones de Vestuario, la Entidad Compradora debe generar
una Solicitud de Cotizacin a los Proveedores de la Categora y Segmento en la cual requiere el Vestuario.

Paso 2: La Solicitud de Cotizacin se genera a partir de una plantilla de cotizacin, la cual es nica para cada
Categora y Segmento. La Entidad Compradora debe identificar el nmero de plantilla de cotizacin que debe
utilizar segn la Categora y Segmento como se indica a continuacin:

Plantillas Dotaciones de Vestuario

Categora Segmento # de Plantilla
1 1 - Ropa Dama 25762
2 1 - Ropa Dama 27910
3 1 - Ropa Dama 25766
1 2 - Ropa Caballero 27915
2 2 - Ropa Caballero 25771
3 2 - Ropa Caballero 25772
1 3 - Calzado Dama 25773
2 3 - Calzado Dama 25774
3 3 - Calzado Dama 25775
1 4- Calzado Caballero 25776
2 4- Calzado Caballero 25777
3 4 - Calzado Caballero 25778

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Paso 3: Una vez identificado el nmero de la plantilla de cotizacin, la Entidad Compradora debe ingresar a
la pestaa cotizacin. Luego debe ingresar a Crear un Evento.

En la columna Crear a partir de una plantilla, la Entidad Compradora debe buscar el nmero de la plantilla
de cotizacin que identific en el paso 2. Si la plantilla no es visible, la Entidad Compradora debe buscarla
ingresando en el campo Encontrar una plantilla el nmero de la plantilla de cotizacin requerida. Ejemplo:
25762 para encontrar la plantilla de la Categora 1 Segmento 1. El siguiente paso es elegir Crear.

Al crear la Solicitud de Cotizacin, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener
en cuenta para identificar su proceso.

La Entidad Compradora debe diligenciar nicamente los siguientes campos en la Solicitud de Cotizacin, los
dems estn predefinidos y no deben ser modificados:

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 Logo de la Entidad Compradora
Socios de negocios
Plazo del Evento
Anexos
Artculos y lotes

Paso 4: Adjuntar el logo de la Entidad Compradora en alta resolucin.

Este logo ser usado para la Orden de Compra.

Paso 5: Socios de negocios

Es posible incluir como Responsable de cotizacin o Consultar cotizacin a usuarios adicionales de la

Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Cuando hace clic en Responsable de cotizacin, se habilita el siguiente campo, en el cual debe incluir el
nombre del usuario.

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Seleccionar el usuario correspondiente y hacer clic en Agregar.

Esta opcin puede ser til en el caso en que la Entidad Compradora requiera que otros usuarios de la Entidad
aprueben o revisen la Solicitud.

Paso 6: Plazo del Evento

El Acuerdo Marco establece que la Entidad Compradora debe determinar un plazo de 10 das calendario para
cotizar la adquisicin de las Dotaciones de Vestuario. El plazo cuenta a partir del da hbil siguiente a la
realizacin de la Solicitud de Cotizacin hasta el da en el que se cumplen los 10 das calendario a las 6:00
p.m.

Paso 7: Cargar el archivo del Simulador para estructurar la compra

La Entidad Compradora debe diligenciar completamente el simulador, siguiendo los pasos de la Seccin I.1
de esta Gua. Una vez diligenciado debe guardarlo en su computador para luego cargarlo en la Tienda Virtual
del Estado Colombiano.

Para cargar el archivo creado en Excel, la Entidad Compradora debe hacer clic en Seleccionar archivo y
proceder a seleccionar el archivo diligenciado con toda la informacin de los requerimientos de la Entidad.
Luego debe hacer clic en guardar al final de la plantilla de cotizacin.

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Paso 8: Artculos y lotes: carga de los tems o componentes del servicio requerido

Una vez cargado el simulador, la Entidad Compradora debe confirmar y cargar los componentes o tems del
servicio que requiere utilizando el archivo CSV que gener en el Paso 28 de la seccin A. Para realizar la
carga la Entidad Compradora debe ubicarse en la seccin Artculos y lotes y luego en el botn Agregar
nuevo seleccionar la opcin Agregar desde CSV.

Una vez seleccionada esta opcin, la plataforma desplegar la siguiente ventana:

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En el botn Seleccionar archivo la Entidad debe seleccionar el archivo CSV guardado en la Seccin A y
luego oprimir el botn Comenzar carga. Una vez hecho esto, la plataforma desplegar la siguiente ventana:

En esta ventana la Entidad debe oprimir el botn Finalizar carga. Luego debe esperar 1 o 2 minutos, tiempo
despus del cual debe visualizar el siguiente mensaje:

La Entidad debe oprimir el botn Listo. Una vez terminado este proceso los tems o componentes del servicio
deben aparecer en la plantilla de cotizacin. La Entidad debe verificar que los componentes, cantidades y
vigencia corresponden a los requeridos en su Solicitud de Cotizacin.

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Paso 9: Envo de la Solicitud de Cotizacin

La Entidad debe hacer clic en Enviar el Evento de produccin.

Para finalizar, la Entidad debe revisar el plazo y oprimir el botn Enviar el Evento con lo cual se enviar la
Solicitud de Cotizacin a los Proveedores.

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 B. Mensajes

Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los Proveedores acerca de la Solicitud de
Cotizacin. La recepcin de las consultas se har a travs de la funcionalidad Mensajes y ser notificada
por correo electrnico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a travs de Mensajes a todos los
Proveedores, sin importar el remitente original. Es importante que toda la comunicacin del Evento de
Cotizacin se realice nicamente a travs de Mensajes de la Tienda Virtual del Estado Colombiano,
cualquier comunicacin por fuera no es vlida.

En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulacin o retracto del proceso de cotizacin debe
manifestarlo a travs de Mensajes justificando el porqu de la situacin.

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Los Proveedores envan las cotizaciones durante el tiempo establecido y cada vez que un Proveedor enva
una respuesta de cotizacin, le llega un mensaje al Usuario Comprador de dicha accin. Sin embargo, la
Entidad Compradora solo podr ver las respuestas de cotizacin una vez el Evento haya concluido. Las
Entidades Estatales pueden ajustar los Eventos de cotizacin cuando han cometido errores enviando un
mensaje a los Proveedores, a travs de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Compradora
debe editar el Evento conforme a lo descrito en la seccin H de esta Gua.

C. Editar un Evento de Cotizacin

Si despus de enviar el Evento a produccin la Entidad Compradora requiere hacer cambios por errores o
cualquier otra razn, la Entidad debe editar el Evento antes de la finalizacin del plazo para recibir respuestas
as:

Paso 1: Busque el nmero del Evento de Cotizacin.

Paso 2: Seleccione el Evento de Cotizacin a ser editado.

Paso 3: De clic en el botn

Paso 4: El sistema generar una nueva versin al nmero de la cotizacin adicionando una letra en orden
alfabtico (ejemplo 12057a) y este ser el Evento de Cotizacin que se tendr en cuenta para consultas y
para culminar el proceso de compra.

21
Paso 5: Realice los cambios que requiera, teniendo en cuenta que si se trata de cambio de archivos anexos
debe eliminar las versiones anteriores haciendo clic en de cada archivo y cargar el (los) nuevo(s).

Paso 6: Si se trata de los tems que se cargaron a travs del CSV debe seleccionar todas las lneas y hacer
clic en el botn y volver a cargar desde el CSV corregido.

Paso 7: La Entidad debe reiniciar los plazos de respuesta, para ello modifique la fecha y hora en fin del Evento
ampliando el plazo en 10 das calendario a partir del da que enve el Evento editado.

22
Paso 8: Despus de hacer los cambios hacer clic en Enviar el Evento de produccin.

Paso 9: Para finalizar, la Entidad debe hacer clic en Enviar el Evento con lo cual se enviar la Solicitud de
Cotizacin a los Proveedores.

D. Finalizar el Evento de Cotizacin

La Entidad Compradora puede concluir el Evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Marco, solamente
si se cumplen las siguientes condiciones:

(i) Todos los Proveedores han enviado cotizacin, y

(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a todos los Proveedores a travs de la Tienda Virtual
del Estado Colombiano solicitando confirmacin de que estas cotizaciones son definitivas y ha
recibido respuesta afirmativa de todos los Proveedores.

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Una vez finalizado el Evento de Cotizacin, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para
analizarlas y compararlas.

Recuerde que una vez finalizado el proceso de cotizacin es obligatorio continuar en los trminos establecidos
en el Acuerdo Marco hasta la adjudicacin del mismo.

E. Anlisis de las cotizaciones de los Proveedores

Una vez recibidas las cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad
Compradora puede consultar las cotizaciones en su correo electrnico o a travs de la Tienda Virtual del
Estado Colombiano en el men superior en la pestaa de cotizacin.

Paso 1: La Entidad Compradora debe hacer clic en la Solicitud de Cotizacin correspondiente. Luego hacer
clic en la pestaa Respuestas y finalmente, en el Nombre de la respuesta de cada Proveedor.

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Paso 2: En la respuesta de cada Proveedor, la Entidad Compradora debe:

a. Verificar el valor total de la cotizacin.

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 b. Descargar el archivo adjunto en Excel que corresponde al formato de Solicitud de Cotizacin,
en el cual el Proveedor diligenci la hoja cotizacin.

En este archivo la Entidad debe verificar que los Precios cotizados por el Proveedor en la pestaa cotizacin
correspondan a los Precios cotizados en la seccin de Artculos y lotes de la Tienda Virtual del Estado
Colombiano.

Paso 3: Al realizar las comparaciones de las cotizaciones, la Entidad Compradora debe verificar que el
Proveedor haya cotizado por debajo de sus precios techo publicados en el Catlogo.

Paso 4: Adicionalmente, la Entidad Compradora puede Exportar todas las respuestas para generar un
archivo en Excel con las mismas.

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Paso 5: La Entidad Compradora debe elegir la cotizacin que haya cotizado el menor valor total relacionado
en la Solicitud de Cotizacin y agregarla al Carrito.

Paso 6: La Entidad Compradora puede verificar si el Proveedor ha cotizado todo el Vestuario requerido por
la Entidad Compradora consultando la pestaa cotizacin del archivo de Excel diligenciado por el Proveedor.

Al momento de comparar las cotizaciones recibidas, es importante verificar que la cotizacin que ha
presentado el Proveedor en la plataforma coincida en todos sus componentes (tems) con la informacin que
anexa el Proveedor en el archivo de Excel.

El Proveedor debe indicar en su cotizacin el descuento al precio del Vestuario, en la cotizacin los valores
unitarios del Vestuario deben ser iguales o inferiores a los publicados en el Catlogo.

F. Aclaraciones a la Solicitud de Cotizacin

El xito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los
Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los Instrumentos de Agregacin de
Demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables de sus actuaciones en la
Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las Solicitudes de cotizacin de forma responsable y
diligente.

Despus de revisadas las cotizaciones, la Entidad Compradora establece cul es la de menor precio. En caso
de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaracin por medio del correo electrnico
al Proveedor o Proveedores, como cuando la cotizacin no abarque todos los tems o abarque tems
adicionales a los que la Entidad Compradora solicit cotizar.

La Entidad Comprador puede consultar el correo electrnico de los Proveedores en el Evento de Cotizacin:

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Cuando el Proveedor no responde la aclaracin en el tiempo que establece la Entidad Compradora en el
correo electrnico, la Entidad Compradora no debe tener en consideracin esa cotizacin para la colocacin
de la Orden de Compra, y pasar a colocarla con la siguiente cotizacin que tenga el menor precio.

G. Seleccin del Proveedor

La Entidad Compradora debe elegir la cotizacin que cumple con las caractersticas solicitadas, y que haya
cotizado el menor precio relacionado en la Solicitud de Cotizacin y agregarla al Carrito.

En caso de que haya sido necesario solicitar aclaracin a la cotizacin, la Entidad Compradora debe verificar
que una vez aclarada la cotizacin, esta siga siendo la de menor valor, o en caso contrario, seleccionar la de
menor valor. En el procedimiento de colocacin de la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe incluir
los nuevos precios de la cotizacin aclarada, y adjuntar la aclaracin, para efectos de justificar los cambios
presentados.

Para agregar la cotizacin al Carrito debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del Proveedor
seleccionado, luego en Adjudicar todos los artculos.

Y finalmente en Acciones la Entidad Compradora debe seleccionar Agregar a una nueva Solicitud.

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 H. Cancelar el Evento de Cotizacin

Las Entidades Compradoras son responsables de sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado
Colombiano, por lo cual los errores en las Solicitudes de cotizacin deben ser ajustados a travs de la
herramienta de edicin del Evento.

Las Solicitudes de cotizacin implican responsabilidad de quien las efecta, en caso de que la Entidad
Compradora requiera cancelar la Solicitud de Cotizacin deben tener en cuenta el momento en el que se vaya
a realizar. Si la cancelacin es durante el plazo de cotizacin pueden realizarlo justificando el motivo a travs
del chat de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, pero si por el contrario la cancelacin se produce
despus del tiempo establecido para las cotizaciones, la Entidad Compradora debe cancelarlo a travs de
acto administrativo informando a todos los Proveedores el motivo de la cancelacin. Para cualquiera de los
dos momentos en caso de que la Entidad Compradora hubiere recibido cotizaciones dentro del plazo previsto
en el Instrumento de Agregacin de Demanda, la Entidad Compradora deber sustentar la razn por la cual
debe cancelar el Evento y desestimar las cotizaciones recibidas. Las Entidades compradoras sern
responsables directas por la cancelacin de los Eventos independientemente de que estn debidamente
justificadas.

Colombia Compra Eficiente recuerda que el xito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en
buena medida de la confianza de los Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los
Instrumentos de Agregacin de Demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser
responsables de sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las Solicitudes de
cotizacin de forma responsable y diligente. Adicionalmente, las Entidades Compradoras deben responder
las Solicitudes de aclaracin formuladas por los Proveedores en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. En
caso de que dichas aclaraciones modifiquen los bienes y servicios que estn cotizando, la Entidad
Compradora debe modificarlo, editando la Solicitud de Cotizacin.

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 IV. Solicitud de compra
Este captulo lo encontrar en la Gua General de los Acuerdos Marco.

V. Orden de compra
Este captulo lo encontrar en la Gua General de los Acuerdos Marco.

VI. Facturacin y Pago

El Proveedor debe facturar cada mes, contado desde el inicio de la Orden de Compra las Dotaciones de
Vestuario, presentar las facturas en la direccin indicada para el efecto por la Entidad Compradora y publicar
una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Las Entidades Compradoras deben aprobar y pagar las facturas dentro de los 30 das calendario, siguientes
a la fecha de presentacin de la factura. Si la factura no cumple con las normas aplicables o la Entidad
Compradora solicita correcciones a la misma, el trmino de 30 das calendario empezar a contar a partir de
la presentacin de la nueva factura. El Proveedor debe presentar como anexo a la factura un certificado
suscrito por el revisor fiscal o el contador si el Proveedor no est obligado a tener revisor fiscal en el cual
manifieste que el Proveedor est a paz y salvo con sus obligaciones laborales frente al sistema de seguridad
social integral y dems aportes relacionados con sus obligaciones laborales. Ver clusula 11 del Acuerdo
Marco.

El usuario comprador de la Entidad Compradora puede consultar las facturas enviadas por el Proveedor a
travs de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ingresando a Facturas en el men superior, o consultando
las Solicitudes de aprobacin de facturas en Tareas Pendientes. La recepcin de las facturas tambin es
notificada por correo electrnico.

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 VII. Publicacin de documentos adicionales en las rdenes de compra

Este captulo lo encontrar en la Gua General de los Acuerdos Marco.

VIII. Modificaciones, aclaraciones, cancelaciones o liquidaciones de la Orden de

Compra

Las modificaciones, adiciones o terminacin de la Orden de Compra son la modificacin, adicin o terminacin
de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, econmicos,
disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el
valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra, acordar la terminacin anticipada o aclarar datos
de la Orden de Compra.

Para el efecto, antes de la fecha de vencimiento de la Orden de Compra la Entidad Compradora debe llegar
a un acuerdo con el Proveedor y realizar los siguientes pasos para publicar el cambio:

(i) Descargue el formato de modificacin, aclaracin, cancelacin o liquidacin de Orden de Compra

(haciendo clic aqu) y siga las instrucciones anexas en el formato para su diligenciamiento. Este
documento lo debe firmar el ordenador del gasto de la Entidad y en los casos en que se requiera el
Proveedor. La modificacin, aclaracin o cancelacin de la Orden de Compra se entiende realizada
cuando las partes la firman.

(ii) Solicite el link de acceso al formulario de publicacin (haciendo clic aqu). Para ello debe diligenciar el
nombre de la Entidad y el nmero de identidad del usuario de la Tienda Virtual del Estado Colombiano
y al hacer clic en aceptar le llegar el acceso al correo electrnico del usuario.

(iii) Publique el cambio de la Orden de Compra ingresando al link que aparece en el correo electrnico.
Diligencie los datos de la Orden de Compra y adjunte los documentos solicitados.

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Nota: En los casos en los que aplique la liquidacin, la Entidad Compradora debe diligenciar el formato de
modificacin, aclaracin, cancelacin o liquidacin de Orden de Compra una vez ejecutada la Orden de
Compra.

En cada caso, deber seleccionar segn corresponda el Tipo de accin que desea realizar:

IX. Reporte de Posibles Incumplimientos en las rdenes de Compra

Para reportar posibles incumplimientos en las rdenes de Compra, la Entidad Compradora debe enviar a
Colombia Compra Eficiente la siguiente informacin: (i) la evidencia expresa y detallada de los hechos que
soportan el posible incumplimiento; y (ii) el formato Word y Excel para reportar posibles incumplimientos en
las rdenes de Compra diligenciado con sus respectivos soportes. Descargue el formato para reportar
posibles incumplimientos (haciendo clic aqu). La Entidad Compradora debe incluir como anexos, todos los
soportes de la informacin que consigne en el formato.

La informacin completa debe reportarse a travs del siguiente enlace: http://www.colombiacompra.gov.co/soporte

Colombia Compra Eficiente una vez recibida la informacin analizar el posible incumplimiento en la Orden
de Compra para iniciar el procedimiento administrativo.

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