PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad la empresa FERROMATERIALES CALA se encuentra en un

proceso de crecimiento acelerado, el abastecimiento de materias primas e
insumos no est del todo organizado de una forma adecuada que permita un alto
grado de confiabilidad, para tomar decisiones de compras acertadas y en el menor
tiempo posible.

La planeacin en los procesos que se ejecutan en la logstica de abastecimiento

presenta falencias en la estructura organizacional debido a factores como: falta de
planeacin y programacin en las compras, y falta de mtodos para la recepcin
de las materias primas proveniente de proveedores.

Los factores antes mencionados incrementan los costos en la logstica de

abastecimiento, adems originan retrasos en la produccin que a la larga generan
demoras e incumplimiento con las fechas de entrega de pedidos a los clientes
nacionales e internacionales.

Los sobrecostos en el proceso son ocasionados por las siguientes variables:

Compras inadecuadas de materias primas (cantidades incorrectas por exceso o

defecto, baja calidad).
Falta de confiabilidad en los proveedores.
Deficiencias en la comunicacin con proveedores
Falta de alianzas estratgicas.
Falta de sistematizacin de la informacin.

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 JUSTIFICACION

La organizacin y buen desempeo de una empresa puede estar afectada por

diversos factores, por eso se examinar de qu manera se estn realizando las
actividades que intervienen en el proceso de abastecimiento, con el fin de
proponer alternativas que permitan darle una nueva orientacin que mejore y
agilice la secuencia lgica de las operaciones de compras y recepcin, de
materias primas e insumos dentro de la compaa.

Para la empresa FERROMATERIALES CALA, el anlisis para la formulacin de

metodologas nuevas para ejecutar la compra recepcin y registro de materias
primas e insumos contribuir al mejoramiento en la eficiencia, y a la
retroalimentacin de la informacin, preparar a la empresa para que pueda
adaptarse a cualquier cambio y prepararse para el crecimiento permanente;
adems, esto mostrar a la administracin la situacin actual del proceso de
compras, recepcin y registro de materias primas e insumos; le dar herramientas
para mejorarlos, reduciendo costos de inventario, disminuyendo paros de
produccin ocasionados por materia prima de mala calidad o agotadas,
simplificando gastos administrativos y minimizando los materiales obsoletos o de
baja rotacin

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Analizar el proceso logstico de compras, recepcin y almacenamiento de

materias primas en la empresa Ferromateriales Cala de la ciudad de
Barrancabermeja

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar el diagnstico de la situacin actual del proceso de compras y recepcin

de materias primas e insumos comprados

Plantear alternativas de mejora para modificar la metodologa en la elaboracin de

rdenes de compra, ventanas horarias, recepcin e inspeccin por muestreo, y
clasificacin de materiales para mejorar los siguientes aspectos:

Gestin de compras.
Volmenes, confiabilidad y tiempo de rotacin de los inventarios
Sistematizacin de los procesos de informacin.
Decisiones de compras.
Metodologa para la recepcin de materias primas

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 ALCANCE

Con el desarrollo de la prctica empresarial se pretende presentar una visin de la

condicin actual del proceso logstico de la empresa, adems de plantear
alternativas de mejora si son necesarias en el proceso de abastecimiento, en la
compra y recepcin de materias primas e insumos que hacen parte de los
productos manufacturados por la empresa Ferromateriales Cala; al igual que los
materiales indirectos que son necesarios para la adecuada ejecucin de los
procesos como: material de empaque y embalaje, accesorios y otros componentes

Esta propuesta no plantea dejar la cadena de abastecimiento totalmente

normalizada, si no crear unas pautas flexibles a futuros cambios, debido a que
este es un proceso que se ve afectado de acuerdo al volumen de la demanda y a
los cambios en la tecnologa.

El tiempo estipulado para la elaboracin de este trabajo es de 3 meses, para lo

cual se elabora un cronograma de trabajo con actividades y fechas establecidas.

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 DIAGNOSTICO

Actualmente la metodologa de compras tiene algunas caractersticas propias, que

por su estructura requieren ser modificadas, ya que no permiten tener un alto
grado de confiabilidad en ella, retrasando los procesos de la cadena de valor y la
toma acertada, eficaz y oportuna de decisiones, adems porque se necesita
invertir mucho tiempo para obtener la informacin requerida.

En FERROMATERIALES CALA, actualmente las decisiones de compras de

materiales, materia prima e insumos estn bajo la responsabilidad de Gerencia
Administrativa. La herramienta utilizada para analizar qu comprar debe hacerse
para suplir las necesidades de la empresa es el sistema de informacin Ofimtica,
el cual tiene un mdulo de inventarios donde se generan informes de
transacciones de materiales (entradas y salidas). El sistema es alimentado
manualmente con los consumos de produccin diaria, con esta informacin se
calculan unos niveles mnimos y mximos de acuerdo a las transacciones
registradas, con stas se rigen las decisiones de compra; no se debe dejar de
exceder el mximo, ni permitir que lleguen al nivel mnimo. El listado de materiales
actualmente se encuentra en el sistema Ofimtica, en un maestro, donde no existe
ningn nivel de clasificacin, sea por tipo, uso, fcil consecucin, tipo de
proveedor, costo, participacin, rotacin, lnea, entre otros aspectos. Solo tiene un
cdigo numrico.

Las cantidades que se deben comprar estn establecidas en el sistema Ofimtica

por cada cdigo que identifica la referencia, en ste se encuentran los valores en
cantidades basados en los niveles mnimos y mximos. De acuerdo a esta
informacin las compras son realizadas semanalmente, previa reunin con la
direccin Logstica y Gerencia Administrativa, all se decide las cantidades para
tener existencia para un periodo comprendido entre una semana y quince dias, sin
tener ningn tipo de diferenciacin entre los productos a comprar. Este listado de
materiales con los niveles mnimos y mximos, se elabora basado en datos
histricos de acuerdo a los consumos de los ltimos 6 meses.

En la reunin semanal de compras, se revisan una a una las referencias, se toma

nota de las que estn en el nivel mnimo o llegando a l, se elabora un listado con
estos y se procede a elaborar las respectivas rdenes de compra: Si en el
transcurso de la semana se agota alguno de ellos, o se eleva el consumo de
alguno que est controlado, no se logra detectar a tiempo y se generan paros de
produccin o sobrecostos para suplir la necesidad a tiempo. El monitoreo de los
materiales solo es responsabilidad de la direccin logstica, y la jefe de compras,
ya que son las nicas con acceso a la informacin.

En ocasiones por una necesidad de produccin, que requiere de manera

apremiante de un material que no est en el listado de compras, o que su
volumen excede los lmites, debido a una reprogramacin de la produccin es

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necesario la generacin de pedidos; o cundo un cliente determinado hace un
pedido y requiere de un material que est agotado o la existencia actual no
satisface la necesidad.

FERROMATERIALES CALA cuenta con un listado maestro de proveedores

autorizados de materias primas a los cuales se les tienen asignados una serie de
referencias, en algunos casos no existe ms de un proveedor que suministre el
mismo producto. La falta de diversificacin de proveedores hace que las compras
estn limitadas a las condiciones de uno solo, ya sea en capacidad de respuesta,
precios, servicio, condiciones de pago, calidad o volumen, originando
incertidumbre y falta de certeza en el suministro de materiales apropiados.

Para la generacin de una orden de compra la Gerencia Administrativa y/o

Direccin Logstica genera un listado de materiales y/o servicios con la referencia
y las cantidades que se requieren comprar, incluyendo el nombre del proveedor
para abastecer el inventario en los niveles mnimos y mximos sugeridos por el
sistema, posteriormente se genera las rdenes de compras a cada proveedor y se
envan por correo electrnico, por whatsapp o va telefnica. Las rdenes de
compra especifican el nombre del proveedor, cdigo y descripcin del producto,
precio por unidad y costo total, fechas de entrega y condiciones de pago.

Posteriormente el Jefe de Compras debe hacer un seguimiento a las fechas de

entregas del proveedor, de acuerdo a los requerimientos de produccin solicitados
o a la verificacin de la carpeta donde se archivan fsicamente las rdenes de
compra, omitiendo, en ocasiones por el afn en el momento de la recepcin, hacer
la inspeccin de los materiales recibidos y el cumplimiento de las condiciones de
negociacin con el proveedor. En la actualidad no existe una planeacin adecuada
para el recibo de la mercanca, ya que no se coordina el recibo de proveedores
mediante citas, ocasionando as, aglomeraciones de proveedores, falta de tiempo
para la inspeccin de la calidad del material, referencias, cantidad, identificacin,
empaque y embalaje, y la revisin del cumplimiento de las condiciones pactadas
en la negociacin con el proveedor como: la calidad de la documentacin, los
precios, previos descuentos y forma de pago. El ingreso al sistema de las compras
recibidas, no es actualizado en el sistema en tiempo real, ya que se represa la
documentacin por varios das para ser registrada y verificada fsicamente,
originando demoras en el trmite para contabilidad, actualizacin del sistema; un
inventario no confiable en la toma de decisiones.

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 METODOLOGIA

6.1 TIPO DE ESTUDIO

6.1.1 Terico. Se tendrn en cuenta los principios fundamentales de la logstica

de abastecimiento, para obtener mayor efici
encia y eficacia en los procesos de compras y recepcin de materias primas,
logrando economizar en gastos, trmites, simplificacin de procesos, y mejor
disposicin en la recepcin de los materiales comprados.

6.1.2 Prctico. Se desarrolla segn las necesidades de la empresa

FERROMATERIALES CALA.

6.2 MTODOS USADOS

6.2.1 Mtodo explorativo. Este nos permite a travs de la informacin obtenida

realizar un diagnstico de la situacin actual.

6.2.2 Mtodo descriptivo. Este nos da un parmetro de comparacin para

evaluar los resultados obtenidos con la propuesta planteada.

6.3 POBLACIN El proyecto se realizar en la empresa FERROMATERIALES

CALA dedicada a la fabricacin de puertas, ventanas, rejillas y accesorios para
aire acondicionado a nivel industrial y comprende la logstica en las compras y la
recepcin de los materiales comprados, teniendo en cuenta todos los aspectos
que intervienen en el proceso.

6.3.1 rea de compras de materias primas. Comprende toda el rea donde se

planean, programan y ejecutan las compras.

6.3.2 rea de sistemas. Comprende el rea de trabajo de las personas que

desarrollan software en la empresa.

6.4 MUESTRA El estudio se realizar en las reas de compras y de produccin.

6.5 FUENTES DE INFORMACIN

6.5.1 Fuentes de informacin primaria. La informacin primaria para este

proyecto es tomada de las personas involucradas en el proceso de logstica como
son: Auxiliar de bodega, Auxiliar de almacn, Personal Operativo, Jefe de
Logstica de Abastecimiento, Gerencia Administrativa y por medio de la
observacin directa del proceso logstico en la planta de produccin de
FERROMATERIALES CALA

10
6.5.2 Fuentes de informacin secundaria. Para la investigacin se obtiene
informacin de los registros y procedimientos existentes en la compaa sobre
datos histricos referentes a volmenes de compras, metodologas para las
compras, la recepcin de materias primas y sistema de informacin (software).

La informacin secundaria para el desarrollo de la prctica empresarial tambin se

obtiene a partir de libros y documentos de logstica para el abastecimiento y en
documentos de Internet.

6.6 TCNICAS PARA LA RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

Se hace un diagnstico de la logstica actual para el abastecimiento y la recepcin

de materias primas tomando nota de todas las acciones utilizadas para el
desarrollo de las actividades.

Se hace un listado de los procesos ejecutados

Se hace muestreo a los diferentes pasos con los cuales se tramita una compra y la
recepcin de esta.

Se recopilan cuadros y formatos de la situacin actual.

Se hacen entrevistas al personal involucrado en la logstica de abastecimiento

como: personal operativo, Auxiliar de logstica, jefe de logstica de abastecimiento,
sistemas, gerencia administrativa.

Se consulta la informacin de la empresa.

Se hace una propuesta para mejorar la logstica de abastecimiento.

6.7 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN

Se hacen tablas de control para evaluar los resultados del diagnstico.

En las tablas de control se registran los resultados obtenidos.

Se generan datos estadsticos de la situacin actual de la logstica de

abastecimiento.

Se hace un comparativo de la situacin actual con la propuesta realizada para

evidenciar las diferencias.

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 PRESUSPUESTO

V/R
ITEM CANTIDAD V/R TOTAL
UNITARIO

INTERNET 30 HORAS $ 2.000 $ 60.000

RESMA PAPEL CARTA 2 RESMAS $ 9.000 $ 18.000

TINTA 4 $ 20.000 $ 80.000

ALQUILER SALA DE
SUSTENTACION 1 $ 70.000 $ 70.000

ALIMENTACION 30 8.000 $ 240.000

SUBTOTAL $ 468.000

TRANSPORTE 30 $ 2.000 $ 60.000

SUBTOTAL $ 60.000

ASESORIA PROFESIONAL 20 $ 25.000 $ 500.000

SUBTOTAL $ 500.000

TOTAL $ 1.028.000

IMPREVISTOS 10%

VALOR REAL 1.156.000

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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 ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3

Investigacin bibliogrfica
preliminar sobre el tema de
logstica.

Diagnstico de la situacin
actual de la logstica de
abastecimiento, en
compras y recepcin para
evidenciar mtodos
innecesarios que no
agregan ningn valor al
proceso, lo cual permite
realizar modificaciones en
el proceso, teniendo como
referencia la secuencia
lgica de la logstica para
las compras y la recepcin
de los materiales.

Analizar una propuesta

para metodologa de
compras de materia prima.

Analizar una propuesta

para metodologa de
recepcin de materia
prima.

Elaboracin informe final de

prctica empresarial.

BIBLIOGRAFIA

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VASQUEZ MARIN, Rafael. Almacn de clase mundial. Propuesta para una
operacin logstica rentable. Evaluacin de elementos claves. Primera edicin.
2000.

CARRANZA, Octavio. Logstica, mejores prcticas en Latinoamrica. Segunda

edicin. 2005.

AQULANO, Jacobs Chase. Administracin de produccin y operaciones.

Manufactura y servicios. Octava edicin. 2000.

BOWERSOX, Donald. Administracin y logstica en la cadena de suministros.

Segunda edicin. 2007.

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