PLANEAR EN LA PEQUEA EMPRESA:

Realidad? o Sueo imposible

Hasta hace una dcada, poco ms poco menos, la gran mayora de

los escritores, expertos o estudiosos de la administracin decan que
planear permita conocer en tiempo y forma el futuro de las
empresas.

Ahora, ao 2011, ya no estoy tan seguro de muchas cosas al

respecto, porque las cosas han cambiado muy drsticamente por el
avance de la ciencia y la tecnologa, por ejemplo.

Puntualicemos algunas observaciones para entrar en materia de

estudio.

Antes, el futuro era a ms largo plazo; hoy en da, el futuro es

a plazo ms corto.
Hace no mucho tiempo, unos quince aos ms o menos, los
cambios tardaban ms en gestarse; en estos tiempos, los
cambios son ms inmediatos.
Unos aos atrs, como se mencion al principio, la planeacin
permita conocer en tiempo y forma el futuro empresarial; en
tiempos actuales, ni sabemos el tiempo ni la forma en que se
dar el cambio.

En este sentido, pareciera ser que las condiciones nos empujan a

pensar que ya no vale la pena planear porque, cuando hayamos
terminado de hacerlo, los cambios habrn modificado el escenario
para el cual habamos planeado.

Sin embargo, es precisamente esta amenaza la que nos lleva a

pensar que es la oportunidad de probar que tan capaces hemos sido
tambin de transformar nuestros modelos mentales y encontrar
nuevas formas de adaptarnos a los cambios, qu tan inteligentes
debemos ser para encontrar otras formas de planear, acordes a las
circunstancias actuales.

Es precisamente cuando esta funcin administrativa parece volverse

ms imprescindible para la empresa, debido a la creciente rapidez del
desarrollo econmico, poltico, social y tecnolgico.

La planeacin estratgica debe entenderse como el instrumento

administrativo que utiliza la empresa para detectar y anticiparse a los
retos y oportunidades que se presentan, tanto en el ambiente interno
como externo. Debe ser utilizada como una herramienta para la toma
de decisiones, partiendo de un anlisis estructurado de la empresa y
su entorno para que a continuacin se determine a dnde ir la
empresa en el futuro y cmo se llegar ah.

No importa si es comercial, industrial o de servicios; si es micro,

pequea o mediana, el xito de la empresa depende directamente de
los objetivos de la misma. L. Meter sintetiza esto en un proverbio que
dice: Si no sabes a dnde vas, acabars en otra parte. Alguna vez,
antes de conocer al autor, en mis ctedras de administracin, al tocar
el turno a la explicacin de la importancia de los objetivos,
mencionaba que: Cuando alguien no tiene un destino definido, llega
a cualquier parte, y cuando alguien llega a cualquier parte que no
esperaba, desconoce todo el escenario. Traducido al indgena,
como digo a mis alumnos, ningn negocio puede avanzar si no
cuenta con un rumbo definido.

Existe el mito de que las pequeas empresas no pueden planear.

Cul mito?, no hay realidad ms certera, pero no slo para este tipo
de empresas. Ninguna firma, sea pequea, mediana o grande, podr
planear si no cuenta con una gua adecuada para hacerlo.

Sin embargo, es ms probable que ms all de no contar con una

gua adecuada para planear, la mayora de las empresas pequeas no
utilice la planeacin, aunque tenga todas las facilidades para
aplicarla. Y por qu las pequeas empresas no utilizan una
planeacin?

Robinson y Pearce (2004) argumentan algunas razones al respecto:

Tiempo. Los administradores informan que su tiempo es escaso y es

difcil ubicar a la planeacin en el continuo da a da de los problemas
operativos.

Esta posicin me hace pensar que quienes piensan as es porque no

entienden bien la planeacin porque no conocen de planeacin.

Dificultad para empezar. Propietarios y administradores de las

pequeas empresas tienen mnimo conocimiento de los elementos de
planeacin, desconocen los componentes del proceso y su secuencia
y no cuentan con la suficiente informacin que les pueda ser de
utilidad para llevarla a cabo.

Con esto reafirmo mi juicio sobre el primer punto.

Amplia experiencia. Los administradores de las pequeas empresas

tpicamente son generalistas y les hace falta la especializacin y
experiencia, que son necesarias en un proceso de planeacin.
Y es que no es lo mismo un administrador emprico o tcnico que un
administrador profesional que, adems de la especializacin y
experiencia, tiene un alto nivel de inteligencia e imaginacin,
sumados a su capacidad visionaria.

Falta de confianza y apertura. Propietarios y administradores de

las pequeas empresas son altamente sensibles y vigilantes de sus
negocios y de las decisiones que les afectan, por ello, no se atreven a
compartir su planeacin estratgica con empleados o consultores
externos.

Ms bien esconden su temor a que la gente se d cuenta de que

realmente han estado equivocados tanto tiempo, de que slo han
sido empricos y que no han sustentado sus decisiones en algn
modelo de validez cuantificable.

Ms que una serie de razones, lo asentado por Robinson y Pearce

parecen ser, en gran parte, slo una lista de pretextos para no
realizar la planeacin. Y es que slo se requiere que el pequeo
empresario organice su tiempo de tal manera que pueda ser capaz de
planificar el futuro de su empresa; es necesario puntualizar que
aunque muchos consideran que la falta de profesionalizacin de las
Pymes dificulta que realicen una planeacin estratgica, las ventajas
que poseen las mismas para su implementacin, de acuerdo con
Vzquez y Oknaian (2008), son:

Relacin directa entre el futuro de la empresa y el futuro del

propietario.
Estructura organizacional flexible e informal.
Relacin ms directa entre los integrantes, dada su estructura
horizontal que facilita la comunicacin.
Procesos simples y reducidos, lo que permite realizar cambios
inmediatos.
Alta flexibilidad para adaptarse a los cambios.

Con base en lo anterior, puede afirmarse que la misma estructura de

la Pyme facilita la actividad de planear y deben aprovecharse estas
ventajas para poner en marcha los cursos de accin que le permitan
una planeacin efectiva.

La planeacin ayuda a los empresarios a mejorar las probabilidades

de que la empresa logre sus objetivos, as como a identificar
problemas clave, oportunidades y nuevas estrategias. Por tanto, la
Pyme debe considerar la importancia de planear estratgicamente,
para lo cual puede iniciar guindose con el siguiente esquema.
 Gua para una planeacin estratgica en la Pyme
Pasos Preguntas a responder
Definicin del propsito Cul es la razn de la
original de la empresa existencia de la empresa?

Identificacin de la meta
principal de la empresa A dnde queremos llegar?

Identificacin de las necesidades actuales Qu productos o servicios

se deben ofrecer?

Identificacin de los recursos Cules son las fuerzas y

con los que se cuenta debilidades de la empresa?

Conceptualizacin del entorno Cules son las amenazas

y oportunidades?

Definicin de objetivos A dnde podemos llegar y cmo?

La definicin del propsito original de la empresa no es otra cosa

que la definicin de la misin.

La misin es el enunciado sobre el propsito original o el quehacer

que distingue a una empresa de otra similar. Es la declaracin de la
razn de ser de una empresa y responde a la pregunta cul es
nuestro negocio?.

Definir la misin es esencial para establecer objetivos y formular

estrategias con eficacia.

La misin de una empresa debe contener:

Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el

que acta.
Lo que pretende hacer.
Para quien lo va a hacer.

Y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos

como:

Historia de la organizacin.
Preferencias de la gerencia y/o de los propietarios.
Factores externos o del entorno.
Recursos disponibles.
Capacidades distintivas.
Ejemplo de misin:

Declaracin de la misin de Gas Natural

Atender las necesidades energticas de la sociedad,

proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad
respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una
rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la
posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales.

Por otro lado, la identificacin de la meta principal de la empresa es

la visin. La visin define y describe la posicin futura que desea
tener la empresa. La finalidad de la visin es guiar, controlar y
alentar al grupo social en su conjunto para alcanzar el estado
deseable de la empresa.

Ejemplo de visin:

Declaracin de la Visin de Gas Natural.

Ser un Grupo energtico y de servicios lder y en continuo

crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga por
proporcionar una calidad de servicio excelente a sus clientes, una
rentabilidad sostenida a sus accionistas, una ampliacin de
oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus
empleados y una contribucin positiva a la sociedad actuando con
un compromiso de ciudadana global.

Aunque los elementos de la planeacin estratgica generalmente

estn desarrollados para las grandes corporaciones, eso no quiere
decir que no pueda ser aplicado a la pequea empresa.

R. Moyer menciona algunos elementos o conceptos que facilitan la

aplicacin de la planeacin estratgica, estos son:

Planeacin estratgica en pequea escala. Se debe hacer uso de

planes operativos para mejorar la operacin actual, efectuando
cambios graduales que, con el paso del tiempo, se convertirn en
grandes aciertos que permitan mejorar la operacin de la empresa.
Por ejemplo, se puede aplicar una estrategia de sistema de
informacin con el fin de contar con informacin veraz, oportuna y
confiable para una correcta toma de decisiones.

Definicin del negocio o misin. Una definicin cuidadosa y

realista logra que la empresa establezca su posicin presente, as
como su futuro. De este modo estar en condiciones de buscar el
camino para llegar a la meta deseada.

Planeacin de horizontes. El largo plazo trata en parte con los

eventos futuros, pero ms bien con el futuro de los eventos
presentes. As, cosas como el perodo de maduracin del capital
invertido y la necesidad de un cambio de direccin estratgica, son
los que tienen influencia sobre el horizonte de planeacin. Donde los
cambios ocurren rpidamente como en la industria del juguete o de la
moda, la planeacin en pequea escala debe enfocarse a un horizonte
distinto, por lo que la empresa puede configurar los eventos en vez
de ser moldeada por ellos.

Planeacin empresarial

Surge a partir de cuatro premisas bsicas:

1. Antes de redactar un plan para lograr un objetivo, hay que

preguntarse: Qu se quiere lograr?
2. Hay que prever el futuro ante cambios rpidos en todas las
reas para anticipar transformaciones.
3. No considere a una empresa como una cantidad de
departamentos, sino como un todo (es decir, un sistema).
4. Razone todos los aspectos externos antes de elaborar
cualquier plan para su empresa.

Objetivos y metas. Se sugieren dos mtodos para la fijacin de

metas realistas:

i. Implica una recoleccin de datos sobre las operaciones de la

empresa durante los ltimos aos. Los datos pueden incluir
variables de rendimiento que el dueo o administrador
consideren importantes.
ii. La empresa recolecta datos similares de su competidor lder.

Cualquiera de los dos mtodos permite a la empresa comparar sus

metas de rendimiento proyectadas.

Evaluacin de las competencias distintivas. (Ventajas

competitivas) Realizar una autoevaluacin que permita identificar
las fuerzas y debilidades de la empresa que proporcionen una gua
para la planeacin. La empresa debe identificar cul es el factor
estratgico de xito que posee, por ejemplo, si su giro es la
fabricacin de zapatos y el propietario es dueo de una curtidura que
le fabrica y provee las pieles que necesita, representa un factor
estratgico que le pone en ventaja sobre sus competidores. Por
tanto, la empresa debe identificar cul es el factor estratgico de
xito y explotarlo.

Anlisis del medio ambiente. Provee un marco de referencia para

la operacin de la empresa. De este modo se deben identificar los
elementos del entorno que pueden afectar o beneficiar al negocio,
como:

Econmicos: Inflacin, tasa de inters, tipo de cambio,

etctera.
Polticos: Poltica fiscal, polticas de apoyo al sector, etctera.
Sociales: Narcotrfico, inseguridad, desempleo, etctera.

Estos efectos del medio ambiente pueden resultar en amenazas u

oportunidades para la Pyme.

Anlisis de la competencia. Las fuerzas y debilidades de los

competidores de la pequea empresa afectan directamente su
capacidad para llevar a cabo sus propios planes. Aunque no es fcil
obtener informacin dado que los competidores son tambin
pequeas empresas, puede ser til analizar los siguientes tpicos:

Cmo ven los clientes los productos y servicios de los

competidores?
Cul es la situacin financiera del competidor?
Los competidores venden una lnea completa de productos o
existen hoyos que se pueden llenar?
Cules son las estrategias de los competidores?
Cmo pueden compararse sus costos con los de usted?
Qu tan grande es el presupuesto de mercadotecnia de los
competidores?
Cules son sus fuerzas y sus debilidades?
El competidor cuenta con algn factor estratgico de xito?

Anlisis del cliente. Los clientes son el sustento de cualquier

negocio, por eso, el anlisis de ellos es la piedra angular de la
planeacin estratgica. Las preguntas que debemos responder son:
Dnde compran los clientes sus productos?, Qu atributos de los
productos son atractivos para los clientes?, Cmo se puede
aumentar la probabilidad de vender productos especficos?, Qu
oportunidades hay para segmentar el mercado en pequeos grupos,
con el propsito de ofrecer un producto nico?. Idealmente, el
anlisis debe incluir la cadena completa del cliente que podra tener
influencia en la empresa.

La planeacin estratgica permite a la Pyme considerar con que

cuenta a niveles internos y externos para, de este modo, plantearse
objetivos realistas; por consiguiente, no tomar en cuenta la
planeacin estratgica en una organizacin conllevar serios
problemas, como:

La empresa no tendr claramente establecidas sus estrategias

y, por ende, no podr lograr su misin y objetivos
organizacionales, as como subestimar las debilidades y
amenazas que pueden daar a la empresa o, por el contrario,
sobreestimar las fortalezas y oportunidades del entorno.

Al carecer de planes alternos de accin, el empresario slo

tendr una forma de hacer las cosas derivndose dentro de
esta problemtica que no se encuentren establecidos metas y
objetivos apegados a la realidad de la empresa, por tanto, esto
conllevar a un estrs del dueo a ver que no cumple lo
pronosticado, provocando un cambio de enfoque al pasar de
una inversin productiva a un gasto en un mal negocio.

No contar con un plan de negocios que pueda hacer una

revisin y retroalimentacin de lo sucedido en la empresa, con
el producto, el mercado, la competencia y del manejo del
recurso financiero. Lo que conlleva a un crecimiento no
controlado, lo que significar un mal clculo en el suministro de
recursos humanos, tecnolgicos y financieros, ya que en
ocasiones habr exceso o escasez de estos recursos.

Desarrollo de la misin y objetivos

La misin y los objetivos se definen cuando se consideran preguntas como:

En que negocio estamos?, Cul es nuestro compromiso?, y Qu
resultados deseamos?. Los objetivos generan el rumbo en la toma de
decisiones y tal vez no cambien de un ao a otro. La misin y los objetivos
no se conciben por separado, se ven influidos por las evaluaciones de las
amenazas y oportunidades del entorno y de las fortalezas y debilidades.

Diagnstico de amenazas y oportunidades

Las fuerzas del entorno internas y externas (nacionales e internacionales)

representan oportunidades y amenazas para una organizacin. La planeacin
ayuda a identificarlas y a considerarlas al crear la misin, objetivos, planes y
estrategias de una organizacin. Las fuerzas polticas y los participantes
internos y externos de una organizacin desempean una funcin medular al
determinar su misin y objetivos y ejerciendo presin para que se
modifiquen.

Competidores, clientes, proveedores, nuevos participantes y bienes y

servicios sustitutos, influyen en las posibilidades de ganancia a largo plazo,
esto repercute en las perspectivas de crecimiento y hasta de supervivencia
de cada empresa en particular.
 La problemtica de enfoque que se tiene del negocio significa
visualizar siempre a una empresa como pequea fuente de
ingresos slo para subsistir, y no como un negocio que permita
al dueo sentirse como un empresario responsable y capaz de
generar riqueza.

Es imperioso precisar que la planeacin estratgica no es la solucin

a todos los problemas por los que atraviesa una empresa; sin
embargo, es una herramienta til que puede brindar mltiples
beneficios si se utiliza en el momento y en la forma requerida.

Cada empresa debe formular planes, se debe comprometer a

cumplirlos y, despus, llevar a cabo las acciones que tal cumplimiento
implica. Por ejemplo, puede lograr la mxima efectividad en la
utilizacin de recursos. Asimismo, puede ser la forma por medio de la
cual una organizacin enfoca sus esfuerzos para diferenciarse
positivamente de sus competidores, utilizando sus ventajas relativas
para satisfacer mejor las necesidades de sus clientes.

La planeacin estratgica efectiva no slo contribuye al

fortalecimiento de la estructura econmica nacional, sino tambin a
mejorar el desempeo de este tipo de empresas en donde se originan
los verdaderos proyectos de negocios de cada pas.

Toda empresa debe evitar convertirse en prisionera de su propia

estrategia, porque no hay estrategias que sean eternas, caducan
tarde o temprano. La evaluacin constante de las estrategias ayuda a
la gerencia a evitar la conformidad; los objetivos y las estrategias se
deben establecer y coordinar de manera consciente y no surgir
simplemente de las decisiones operativas diarias.

Bibliografa

Moyer, R. Strategic Planning for the small firm, Journal of Small Business
Management, 20 (3)8 14, 1982.
Rpbinson, R. y Pearce, J., Research Thrusts in Small Firm Strategic Planning,
Academy of Management Review, 9 (1)128 137, 1984.
Vzquez, E. y Oknaian, E. (2008), Planeamiento para Pymes argentinas: El arte de
la supervivencia. Orientar el desarrollo empresario, en:
www.orientaronline.com.ar, 2009.