AUTOMATIZACINDEPROCESOSDENEGOCIOCONBONITAOPEN

SOLUTION

Reynier Lester Claro Escalona1, Alina Suros Vicente2

1,2
Universidad de las Ciencias Informticas (UCI), Centro de Identificacin y Seguridad Digital (CISED),
Carretera a San Antonio de los Baos, km 2 , Boyeros, Ciudad de La Habana, Cuba.
1
e-mail:rlclaro@uci.cu

RESUMEN

Los sistemas de gestin de procesos de negocio (BPMS) son una suite de tecnologas BPM que incluyen
los mdulos funcionales, capacidades tcnicas y la infraestructura de apoyo en un nico entorno. Uno de
estos BPMS es Bonita Open Solution, solucin multiplataforma que se adapta al uso de estndares y que
cuenta con una amplia comunidad que provee documentacin, ejemplos y contribuciones para la
automatizacin de los procesos de negocio de las empresas. La presente investigacin describe las
caractersticas, funcionalidades y uso de este BPMS para la automatizacin de los procesos de negocio en
una empresa y as obtener una mayor produccin y capacidades de rapidez en respuesta a los cambios. Se
presenta adems un caso prctico que ejemplifica la automatizacin de procesos de negocio con el
mencionado BPMS.

PALABRAS CLAVES:BPMS, gestin de procesos de negocio, bonita open solution.

ABSTRACT

Business Process Management Systems (BPMS) is a suite of BPM technologies including the functional,
technical and support infrastructure in a single environment. One such BPMS is Bonita Open Solution,
multiplatform solution that adapts to the use of standards and has a large community that provides
documentation, examples and contributions to the automation of business processes of companies. The
present investigation describes the features, functionality and use of this BPMS for automating business
processes in a company and gets a higher production speed and capabilities in response to changes. It also
presents a case study that exemplifies the automation of business processes with BPMS said.

KEY WORDS: BPMS, business process management, bonita open solution.

INTRODUCCIN

La necesidad de cambio se ha convertido en la principal demanda de las operaciones empresariales hoy

en da. Muchas empresas fracasan porque se ven imposibilitadas ante eventos y circunstancias cambiantes
que afectan su productividad y rendimiento. Una herramienta que proporciona agilidad a los procesos al
reducir el tiempo y esfuerzo para convertir las necesidades e ideas empresariales en acciones es BPM.
Podemos entender BPM como un conjunto de mtodos, herramientas y tecnologas utilizadas para
disear, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un enfoque centrado
en los procesos de negocio que son un conjunto de tareas relacionadas de forma lgica, para lograr un
resultado definido teniendo una condicin previa (entradas) y su condicin posterior (salida), adems
cuenta con su propia notacin para modelar los procesos de negocio llama BPMN (Notacin para el
Modelado de Procesos de Negocio), notacin grafica estandarizada que evita las dificultades de
comunicacin que tiene el lenguaje comn, proporcionando un mtodo normalizado para representar los
procesos de negocio y facilitar su entendimiento entre los usuarios de negocio y los tcnicos.(Group,
2012) Su versin ms difundida entre la comunidad es la 1.2 pero por sus ventajas la versin 2.0 es
ampliamente utilizada.
Para la automatizacin de los procesos de negocio las empresas apuestan por una nueva categora de
software empresarial: los BPMS o Business Process Management Suite por sus siglas en ingls,
completo conjunto de software que facilita todos los aspectos de la gestin de procesos de negocio como
diseo de procesos, flujo de trabajo, aplicaciones, integracin y supervisin de la actividad para entornos
centrados tanto en los sistemas como en el ser humano.(Kiran Garimella, 2008) Este tipo de software le
permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas es
decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su
conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las
tareas de los procesos.(AuraPortal, 2010)

1
Dentro de los beneficios que aporta la utilizacion de este tipo de herramientas tenemos:
- Implementacin de procesos horizontales (cross functional) de una forma gil y efectiva.
- Integracin de la informacin del negocio dispersa en diferentes sistemas.
- Participacin de los usuarios en todas las etapas del ciclo de vida de los procesos (diseo,
ejecucin, seguimiento y evolucin).
- Monitoreo del cumplimiento de los factores clave del negocio.
- Medio para el mejoramiento y eficiencia continua de los procesos de negocio.
- Mayor rapidez en la incorporacin de mejoras a los procesos de negocio.
- Reduccin de tiempo a menos de la mitad en la incorporacin de nuevas funcionalidades.
(Gravitar, 2012)

MATERIALES Y MTODOS

Bonita Open Solution

BonitaSoft es una empresa dedicada a brindar soluciones de gestin de procesos de negocio en software
libre, fue fundada en el 2009 por los fundadores del proyecto bonita, Miguel Valds Faura, Charles
Charles Souillard y Rodrigue Le Gall, con sede en Grenoble, Francia. Su solucin fcil e intuitiva con
coste de implantacin mnimo es utilizada por empresas de todo tipo para proyectos simples o complejos.
Las visitas a su pgina web desde donde se puede descargar la herramienta y documentacin asociada a la
misma demuestran la confianza de empresas de varios pases en el uso de este BPMS.
Con la herramienta Bonita Open Solution podemos modelar procesos de negocio complejos conformes a
la especificacin BPMN 2.0, la integracin de los procesos con reglas de negocio, una personalizacin a
medida de las aplicaciones BPM as como la importacin de procesos existentes en los formatos BPMN
2.0, XPDL y JPDL para facilitar la migracin de procesos desde otras soluciones de BPM como Tibco,
Lombardi / IBM, Oracle, SoftwareAG, RedHat / JBoss o Mega. La interoperabilidad con otras
plataformas y sistemas tambin forma parte de las nuevas funcionalidades de su ltima versin 5.7. En
total, la solucin cuenta con ms de 100 conectores nativos, a los cuales hay que aadir ms de 40
contribuidos por la comunidad de software libre de BonitaSoft. (SomosLibres.org, 2011)

Dentro de sus principales caractersticas se encuentran:

- Open Source y ligera.
- Compatibilidad con BPMN 2.0.
- Interfaz intuitiva y potente herramienta.
- Personalizacin de las herramientas.
- Integracin de los procesos con reglas de negocio.
- Fcil importacin de procesos desde otras herramientas.
- Conectores nativos (+ de 100): SAP, Microsoft Exchange, entre otros.
- Conectores propios (realizados por la comunidad de BonitaSoft).

Bonita Open Solution integra tres herramientas BPM en una:

1. Bonita Studio: herramienta que permite modelar los procesos de negocio, conectar los procesos
a otras fuentes de informacin externas o internas y el diseo de los formularios para la
aplicacin web final.
2. Bonita User XP: proveedor de una interfaz visual para interactuar con los procesos, permitiendo
al administrador gestionar los mismos, as como la gestin de usuarios del sistema. BonitaSoft
proporciona versiones de servidores de aplicaciones como el JBOSS o el Apache Tomcat pre
configurado con el Bonita Execution Engine y el User XP.
3. Bonita Execution Engine: encargado de interpretar los modelos creados en el Bonita Studio, es
el motor de BPM que conecta los procesos existentes en el sistema, as como el despliegue y
ejecucin de los mismos. Este motor es genrico y extensible con lo que se puede aadir nuevos
estndares o servicios que aparezcan en el mundo BPM.
4. Bonita Form Builder: encargado de mostrar los formularios a los usuarios de la aplicacin.

Funcionalidades de Bonita Open Solution

La automatizacin de procesos de negocio con tecnologas BPM, est creciendo de manera acelerada, las
empresas invierten en estas tecnologas pero sin un adecuado proceso metdico a corto o mediano plazo

2
significara un gasto para las empresas y no la ganancia esperada. Por esta razn desde que es seleccionada
una herramienta BPMS se debe ser metdico para no volver a cometer los errores del pasado cuando los
sistemas que se desarrollaban no seguan un mtodo, ni tcnicas de anlisis y diseo. Bonita Open
Solution como herramienta BPMS suministra varias funcionalidades para cada etapa de desarrollo de un
proyecto segn BonitaSoft, estas funcionalidades permiten modelizar, desarrollar, ejecutar y controlar los
procesos de negocio. A continuacin se abordan algunas de estas funcionalidades las cuales se deben
tener en cuenta en cada una de las etapas de desarrollo propuestas por BonitaSoft.

1. Etapa de Modelizacin
- Actualizacin en directo de procesos: Cambio en cualquier momento de la definicin de los
procesos y aplicacin al vuelo de estos cambios en su entorno de produccin.
- Aportacin de nuevos conectores: Acceso en un clic a numerosos conectores aportados por la
comunidad Bonita.
- Modelizacin de procesos BPMN2: Creacin de sus propios procesos empresariales segn el
formato Business Process Modeling Notation (BPMN) versin 2.0.
- Resolucin avanzada de roles y del filtrado: Definicin y resolucin de roles de forma
dinmica y utilizacin de filtros para una atribucin eficaz de las tareas a todos los miembros de
un grupo.
- Simulacin de procesos: Simulacin del procesamiento de los indicadores establecidos como
costes, duracin, consumo de recursos, calendario, etc. e identificacin de cuellos de botella.
2. Etapa de Desarrollo
- Editor de formularios: Edicin avanzada de formularios web con dependencias de campos,
rellenado dinmico de campos, reglas de validacin preconstruidas.
- Editor de gestin de datos: Escritura sencilla de scripts Groovy con el editor de gestin de
datos, que facilita su desarrollo y permite probarlos.
- Personalizacin de la interfaz: Para una adaptacin de su aplicacin de BPM al logotipo y los
colores de su empresa.
- Interfaz de desarrollo de conectores: Desarrollo y prueba de sus conectores en Bonita Studio.
- Reglas de negocio: Integra tablas de decisin que permiten a los usuarios definir sus reglas de
negocio sin depender de un sistema externo o tener que codificarlas.
3. Etapa de Ejecucin
- Ejecucin sincrnica/asincrnica: Ejecucin asincrnica para evitar el bloqueo de instancias de
procesos por tareas en espera.
- Gestin de tareas humanas: Atribucin de tareas a los usuarios en funcin de su rol.
- Herramienta de migracin: Actualizacin sencilla de Bonita Open Solution gracias a su
herramienta de migracin integrada.
- Motor transaccional: Bonita Execution Engine es un motor totalmente transaccional que
permite llamadas agrupadas, definiciones de equipos, etc. para la gestin de averas.
- Procesamiento de eventos: Correlacin de eventos entre s y activacin de un proceso a partir
de la ejecucin de otro.
4. Etapa de Experiencia del Usuario
- Etiquetas y categoras: Gestin fcil y rpida de tareas, organizacin del trabajo y seguimiento
de tareas y casos.
- Integracin sencilla: Bonita UserXP es una aplicacin liviana y de autenticacin nica, para una
integracin rpida y fiable en los portales existentes y en las inter, intra y extranets.
- Seguimiento y alertas en tiempo real: Seguimiento en tiempo real de procesos y casos y
recepcin de alertas.
- Una interfaz del usuario final innovadora: Bonita Open Solution reinventa la experiencia del
usuario gracias a una interfaz intuitiva de tipo "bandeja de entrada".
- Parmetros de usuario: Definicin de los cuadros de mando predeterminados y/o segn los
roles atribuidos a los usuarios finales.
5. Etapa de Monitoreo
- BAM y BI: Informes y estadsticas: Implementacin de informes personalizados, para una visin
estadstica de su proceso y caso.
- Control en tiempo real de la actividad: Fotograma instantneo de su proyecto y caso con las
funcionalidades de Bonita User XP BAM.
- Gestin de usuarios: Gestin de usuarios y grupos, y/o sincronizacin con anuarios existentes
(LDAP).
- Indicadores claves de rendimiento (KPI): Definicin de indicadores claves en cada etapa de su
proceso, y de su seguimiento en los cuadros de mando.

3
 - Gestin del ciclo de vida de los procesos: Gestin del ciclo de vida de sus procesos:
des/activacin, archivo.(BonitaSoft, 2011)

RESULTADOS Y DISCUCIN

El Centro de Identificacin y Seguridad Digital (CISED) perteneciente a la Universidad de las Ciencias

Informticas (UCI), es un centro de desarrollo de soluciones integrales, productos y servicios en el campo
de la identificacin y la seguridad digital. El centro est formado por 5 departamentos: tarjetas
inteligentes, biometra, seguridad digital, identificacin y soluciones integrales, adems cuenta con varias
subdirecciones y un grupo de asesores. Dentro del centro se han identificado varios procesos de negocio,
uno de estos procesos es solicitud de un trabajador al centro en el que se crea una solicitud para la
incorporacin de un nuevo trabajador al centro, as como la asignacin de un recurso de red para el acceso
a los servicios del centro. En la Tabla 1 Especificacin de proceso de negocio se detalla dicho proceso,
esta tabla de elaboracin propia aborda los elementos principales para la modelacin de dicho proceso.
Tabla 1 Especificacin de proceso de negocio
Nombre Solicitud de un trabajador al centro.
Crear la Boleta de solicitud que ser impresa y archivada si es aprobada as como la
Objetivos
asignacin de un recurso de red.
El envo de una solicitud de un trabajador por parte de un jefe de departamento o el
Evento(s) que director del centro al encargado de planificacin y control y la planilla de solicitud de
lo generan recurso de red para un trabajador por un jefe de departamento o directivo del centro al
Subdirector de tecnologa.
Se requiere captar el nombre, apellidos, solapn, plaza y rea donde labora el
Precondiciones
trabajador. Datos del personal especificados correctamente en la solicitud.
Se confecciona la boleta que corresponde con los datos del trabajador solicitado.
Poscondiciones La solicitud tiene que ser firmada por el jefe de departamento y por el subdirector de
tecnologa para ser vlida legalmente.
Responsable(s) Planificacin y Control. Jefe de departamento o directivo y subdirector de tecnologa.
Cliente(s) Los jefes de departamento y el director. Profesores.
Rol Funcin.
-Envan una solicitud la cual puede ser verbal o mediante
una va alterna como el correo electrnico, al encargado
de Planificacin y Control con el nombre, apellidos,
Jefes de departamento y el
solapn, plaza y rea donde trabaja.
director del CISED.
-Llenan un formulario de solicitud de servicio y lo firma
digitalmente, luego es enviado al subdirector de
Rol(es) tecnologa.
Planificacin y Control del -Crea una boleta con estos datos la cual es impresa y si es
CISED. aprobada se archiva en recursos humanos.
-Firma la planilla en caso de que no existan errores en la
solicitud y asigna los recursos al personal solicitado.
Subdirector de tecnologa. -Rechaza la solicitud si esta contiene errores en su
contenido, envindola de vuelta al jefe de departamento
para su correccin.
Solicitud con el nombre, apellidos, solapn, plaza y rea donde laborara el trabajador.
Entradas
Datos para la solicitud de recursos de red.
Boleta de solicitud de un trabajador impresa. Planilla de solicitud de servicio de red
Salidas
firmada.

En la Figura 1 Diagrama de flujo del proceso se expone el proceso Solicitud de un trabajador al centro
modelado con la notacin BPMN 2.0 utilizando la herramienta Bonita Open Solution versin 5.7.

4
 Figura 1 Diagrama de flujo del proceso

La solucin fue diseada mediante una arquitectura en capas donde los usuarios interactan directamente
con una versin personalizada del Bonita User XP, siendo la interfaz principal una aplicacin web
dividida en dos vistas fundamentales la de usuario y administrativa. La vista administrativa tiene como
objetivo facilitar la gestin de procesos, usuarios y reportes de los procesos alojados en el servidor de
aplicaciones, permitiendo adems el control sobre las etiquetas de los usuarios, opciones de
sincronizacin y preferencias generales del sistema. La vista de usuario est encaminada a los usuarios
finales de la solucin, est diseada para llamar a ejecucin los procesos alojados en el servidor con un
alto grado de personalizacin.
De los conectores que brinda Bonita Open Solution se utilizaron para la automatizacin del proceso
Solitud de un trabajador al centro los siguientes:
- LDAP: Permite realizar consultas a un servidor de LDAP (Protocolo Ligero de Acceso a
Directorios).
- SMTP: Permite el envo de mensajes por correo electrnico. Para notificar a los usuarios que
deben realizar una accin en el sistema.

5
 - Base de datos PostgreSQL: Permite realizar consultas a una base de datos de PostgreSQL.
- Script de Groovy: Permite la creacin de scripts usando el lenguaje de programacin Groovy.
Para validaciones de los formularios y generacin de PDF.(S.A, 2011)

Para comprobar la eficiencia del proceso automatizado se compararon los tiempos de ejecucin, estos se
obtuvieron mediante el mtodo de entrevista al personal involucrado en los mismos y con los resultados
obtenidos del KPI promedio de duracin de los casos mediante un reporte que brinda los tiempos medios
de ejecucin de varias iteraciones de ejecucin de un proceso. El tiempo de ejecucin sin automatizar el
proceso es de 2 a 6 horas segn los entrevistados, mientras que el de ejecucin usando el sistema despus
de tres iteraciones fue 7:32 min, logrndose de esta forma una agilidad en la ejecucin del proceso
automatizado.

CONCLUSIONES

En esta investigacin se han descrito de forma general las principales caractersticas y funciones del
sistema de gestin de procesos de negocio Bonita Open Solution, enfocndose en las herramientas que
conforman dicho software, las funciones que proporciona en cada una de las etapas de desarrollo de un
sistema utilizando la tecnologa BPM, as como la modelacin de un proceso de negocio en la notacin
BPMN 2.0 con Bonita Open Solution. Se abordaron los principales conectores utilizados para la
automatizacin de un proceso de negocio, la arquitectura de la solucin as como una pequea prueba
realizada para verificar la eficiencia del proceso automatizado con la herramienta abordada en el trabajo.

REFERENCIAS

1. Group, Object Management. 2012. Home. [En lnea] Object Management Group, 2012. [Citado el:
20 de julio de 2012.] http://www.bpmn.org.
2. Kiran Garimella, Michael Lees, Bruce Williams. 2008. Introduccin a BPM para Dummies, edicin
especial de Software AG. s.l. : Wiley Publishing, Inc, 2008.
3. AuraPortal. 2010. What-is-BPMS. [En lnea] 2010. [Citado el: 20 de Julio de 2012.]
http://www.auraportal.com/ES/ES0-AP-What-is-BPMS.aspx.
4. Gravitar. 2012. bpm-business-process-management. Gravitar. [En lnea] 2012. [Citado el: 20 de Julio
de 2012.] http://www.gravitar.biz/index.php/tecnologia_negocios/bpm-business-process-
management.
5. SomosLibres.org. 2011. Noticias. Somos Libres. [En lnea] SurNoticias.com, 2011. [Citado el: 20 de
julio de 2012.] http://www.somoslibres.org/modules.php?name=News&file=article&sid=3541.
6. BonitaSoft. 2011. Funcionalidades. BonitaSoft. [En lnea] BonitaSoft, 2011. [Citado el: 20 de julio de
2012.] http://es.bonitasoft.com/productos/funcionalidades.
7. S.A, BonitaSoft. 2011. Bonita Open Solution 5.5 Connectors Reference Guide. s.l. : BonitaSoft S.A,
2011.

SOBRE LOS AUTORES

Alina Suros Vicente: Graduada de Ingeniera Informtica, en la Universidad de Holgun ao 2004.

Profesor Asistente perteneciente al Centro de Identificacin y Seguridad Digital. Vinculado a la
produccin de software por ms de 8 aos obteniendo varios reconocimientos por su participacin en el
proyecto Sistema Nacional de Identificacin, Migracin y Extranjera de la Repblica Bolivariana de
Venezuela. Ha publicado varios artculos cientficos en revistas y eventos de la Universidad de las
Ciencias Informticas y en eventos nacionales.

Reynier Lester Claro Escalona: Graduado de Ingeniero en Ciencias Informticas, en la Universidad de

Ciencias Informticas ao 2008. Profesor Instructor perteneciente al Centro de Identificacin y Seguridad
Digital. Vinculado a la produccin de software por ms de 6 aos obteniendo varios reconocimientos por
su participacin en el proyecto Sistema Nacional de Identificacin, Migracin y Extranjera de la
Repblica Bolivariana de Venezuela. Ha publicado varios artculos cientficos en revistas y eventos de la
universidad de las ciencias informticas y en eventos nacionales.