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GUA TCNICA GTC

COLOMBIANA 93
2007-12-12

GUA PARA LA EJECUCIN DE LA REVISIN


AMBIENTAL INICIAL (RAI) Y DEL ANLISIS DE
DIFERENCIAS (GAP ANALYSIS), COMO PARTE DE
LA IMPLEMENTACIN Y MEJORA DE UN
SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

E: GUIDE FOR PERFORMING AN INITIAL ENVIRONMENTAL


REVIEW AND A GAP ANALYSIS, AS PART OF THE
ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM IMPLEMENTATION
AND IMPROVEMENT

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES: gestin ambiental; revisin ambiental


inicial; anlisis de diferencias; sistema
de gestin ambiental.

I.C.S.: 13.020.00

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC)


Apartado 14237 Bogot, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproduccin Primera actualizacin


Editada 2007-12-21
PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo


nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.

La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica


est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo
caracterizado por la participacin del pblico en general.

La GTC 93 (Primera actualizacin) fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007-12-12.

Esta gua est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta gua a travs
de su participacin en el Comit Tcnico 14 Gestin ambiental.

ASOCIACIN NACIONAL DE EMPRESAS DE ENRIQUE GUZMN CONSULTOR


SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS Y INDEPENDIENTE
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ANDESCO ENLACE CONSULTORES EN GESTION
BAYER S.A. EMPRESARIAL LTDA.
COMPAA NACIONAL DE CHOCOLATES S.A. SIKA COLOMBIA S.A.
CONSEJO EMPRESARIAL COLOMBIANO
PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE
CECODES

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las


siguientes empresas:

AGA FANO FBRICA NACIONAL DE ASOCIACIN COLOMBIANA DE INGENIERA


OXGENO S.A. SANITARIA Y AMBIENTAL ACODAL
AJOVER S.A. ASOCIACIN NACIONAL DE
ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. INDUSTRIALES ANDI
ALUMINIO NACIONAL S.A. AZUL K S.A.
AMBIENCOL INGENIEROS BASF QUMICA COLOMBIANA S.A.
ANDINA TRIM S.A. C.I. SOCIEDAD INDUSTRIAL DE GRASAS
ASEO TCNICO DE LA SABANA S.A. E.S.P VEGETALES SIGRA S.A.
ATESA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR
ASESOR EDISON BENITEZ SALAZAR COMFENALCO
ASOCIACIN COLOMBIANA DE EXPORTADORES CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE
DE FLORES ASOCOLFLORES ANTIOQUIA COMFAMA
ASOCIACIN COLOMBIANA DE INDUSTRIAS CARTONES AMRICA S.A.
PLSTICAS ACOPLSTICOS CARULLA VIVERO S.A.
CARVAJAL S.A. MEALS DE COLOMBIA S.A.
CENTRO NACIONAL DE PRODUCCIN MS MERCK S.A.
LIMPIA Y TECNOLOGAS AMBIENTALES MINISTERIO DE AMBIENTE VIVIENDA Y
CHEVRON PETROLEUM COMPANY DESARROLLO TERRITORIAL
CIBA ESPECIALIDADES QUMICAS S.A. CIBA MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL
CIUDAD LIMPIA BOGOT S.A. E.S.P. NESTL DE COLOMBIA S.A.
CODENSA S.A. E.S.P. OWENS ILLINOIS PELDAR S.A.
COLOMBIANA DE EXTRUSION S.A. EXTRUCOL PAVCO S.A.
COLOMBIT S.A. PETCO S.A.
COMPAA DE GALLETAS NOEL S.A. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
COMPAA NACIONAL DE LEVADURAS PROACTIVA DOA JUANA E.S.P. S.A.
LEVAPAN S.A. PRODUCTORA DE PAPELES S.A.
CORPORACIN COLOMBIA INTERNACIONAL PRODUCTOS ALIMENTICIOS DORIA S.A.
CORPORACIN INSTITUTO NACIONAL DE RECUPERADORA DE PAPELES S.A.
CONSULTORA EN CALIDAD INALCEC RESPONSABILIDAD INTEGRAL COLOMBIA
COTECMAR SECRETARIA DITRITAL DE AMBIENTE
EMPRESA COLOMBIANA DE PETRLEOS SHELL COLOMBIA S.A.
ECOPETROL SIEMENS S.A.
ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERA SMURFIT CARTN KAPPA DE COLOMBIA S.A.
FRIGORFICO GUADALUPE S.A. SUCROMILES S.A.
FUNDACIN UNIVERSIDAD DE AMRICA SUIZO S.A.
GRUPO TEAM COLOMBIA S.A. TETRA PAK LTDA.
HOCOL S.A. TRIMCO S.A.
HOJALATA Y LAMINADOS S.A. UNIDAD EJECUTIVA DE SERVICIOS
HOLCIM COLOMBIA S.A. PBLICOS
HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
HOSPITAL EL TUNAL E.S.E. UNIVERSIDAD ESCUELA DE
LIMPIEZA METROPOLITANA S.A. E.S.P. ADMINISTRACIN Y FINANZAS EAFIT
LLOREDA S.A. UNIVERSIDAD LOS LIBERTADORES
LUMINEX S.A. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
MAC S.A. UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIN DE NORMALIZACIN
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

CONTENIDO

Pgina

INTRODUCCIN

1. OBJETO .......................................................................................................................1

2. REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................1

3. TERMINOLOGA ..........................................................................................................1

4. PREPARACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SGA ...................................2

4.1 MOTIVACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SGA .......................................2

4.2 PLANIFICACIN DE LA IMPLEMENTACIN ............................................................2

5. REVISIN AMBIENTAL INICIAL.................................................................................3

5.1 PROPSITO Y ENFOQUE DE LA REVISIN AMBIENTAL INICIAL (RAI)...............3

5.2 PLANIFICACIN .........................................................................................................3

5.3 TOMA DE DATOS .......................................................................................................5

5.4 PROCESAMIENTO DE DATOS...................................................................................8

5.5 ANLISIS E INFORME DE LOS RESULTADOS ........................................................8

6. ANLISIS DE DIFERENCIAS (GAP ANALYSIS) .......................................................9

6.1 IDENTIFICACIN DE LAS DIFERENCIAS .................................................................9

6.2 CUANTIFICACIN DE LAS DIFERENCIAS ...............................................................9

6.3 PLAN DE ACCIN ......................................................................................................9


GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

Pgina

ANEXO A.(Informativo)
REVISIN AMBIENTAL INICIAL ..........................................................................................10

ANEXO B. (Informativo)
ANLISIS DE DIFERENCIAS................................................................................................14

ANEXO C (Informativo)
BIBLIOGRAFA......................................................................................................................23
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

INTRODUCCIN

Cada vez ms, las organizaciones de todo tipo mejoran su desempeo ambiental mediante el
establecimiento de sistemas de gestin ambiental (SGA) basados en modelos como el de la
norma NTC-ISO 14001, que les permite hacer seguimiento al impacto de sus actividades,
productos y/o servicios sobre el medio ambiente. Esto es el resultado no solamente de una
conciencia ambiental creciente, sino tambin de una legislacin ambiental ms estricta y de un
mayor inters general sobre el desarrollo de tecnologas ambientalmente seguras.

Una vez que una organizacin ha definido su intencin de implementar o mejorar su sistema de
gestin ambiental, para un alcance dado, es aconsejable establecer su situacin actual con
respecto al medio ambiente1. Esta actividad se denomina frecuentemente Revisin Ambiental
Inicial2 (RAI).

A partir de la revisin ambiental inicial, es posible emprender un anlisis de diferencias (gap


analysis, en ingles) mediante el cual se detalla, punto por punto, las diferencias entre lo
existente y lo que debera ser. Se espera que esta actividad permita definir un plan de accin
concreto para poder implementar o mejorar un SGA.

Frecuentemente, los trminos RAI y Anlisis de diferencias se aplican como sinnimos. Sin
embargo, tal como se indic anteriormente, existe una clara diferencia entre los dos.

La revisin ambiental inicial y el anlisis de diferencias no son requisitos de la norma


NTC-ISO 14001. Tampoco es necesario realizar una RAI seguida de un anlisis de diferencias.
Esta gua describe estas metodologas (RAI y GAP), y recomienda usarlas en conjunto, segn
sea prctico para cada organizacin particular.

La RAI y el anlisis de diferencias, pueden ser aplicados a partes o a la totalidad de los


componentes de SGA, de acuerdo con las necesidades de la organizacin.

1
Una circunstancia en la cual esta fase puede no ser necesaria es, por ejemplo, en un negocio o empresa
por desarrollar (nueva) o en la ampliacin del alcance de un SGA a una sucursal nueva de una
organizacin.
2
Una organizacin con SGA puede, tambin, conducir una RAI para identificar oportunidades de mejora de
un SGA.
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

GUA PARA LA EJECUCIN DE LA REVISIN AMBIENTAL INICIAL (RAI)


Y DEL ANLISIS DE DIFERENCIAS (GAP ANALYSIS), COMO PARTE DE LA
IMPLEMENTACIN Y MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

1. OBJETO

Esta gua presenta directrices para la ejecucin de una Revisin Ambiental Inicial (RAI) y de un
anlisis de diferencias (gap analysis, en ingles). Esta gua se puede aplicar en organizaciones
de cualquier tipo, tamao y localizacin geogrfica que deseen implementar o mejorar su
sistema de gestin ambiental.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

El siguiente documento normativo referenciado es indispensable para la aplicacin de ste


documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica nicamente la edicin citada. Para
referencias no fechadas, se aplica la ltima edicin del documento normativo referenciado
(incluida cualquier correccin)

NTC 14050, Gestin ambiental. Vocabulario.

3. TERMINOLOGA

Para los propsitos de esta gua, se aplican las definiciones dadas en la norma NTC 14050 y las
siguientes:

3.1 Revisin ambiental inicial. Actividad en la que se identifican los aspectos, los requisitos
legales aplicables y otros que la organizacin suscriba, as como sus prcticas de gestin
relacionadas, a fin de consolidar una base para implementar o mejorar un sistema de gestin
ambiental.

3.2 Anlisis de diferencias (Gap Analysis). Proceso para determinar las diferencias entre lo
existente y lo que es necesario cumplir. Para efectos de esta gua, se refiere a los requisitos de
un sistema de gestin ambiental.

3.3 Parte interesada. Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo
ambiental de una organizacin

[NTC-ISO 14001]

1 de 23
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

4. PREPARACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SGA

4.1 MOTIVACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SGA

Frecuentemente, las organizaciones se preguntan: Cul es la necesidad de implementar un


SGA? Para responder esta pregunta es indispensable entender que un SGA es una
herramienta con enfoque sistemtico, basado en el ciclo PHVA (Planear-hacer-verificar-actuar)
que ayuda a las organizaciones a cumplir regulaciones y propsitos ambientales de manera
coherente y efectiva.

Como base conceptual de un SGA, a continuacin se presentan algunos ejemplos de


beneficios potenciales asociados a su implementacin:

- Mejora del desempeo ambiental;

- Permite demostrar el compromiso ambiental de la organizacin a las partes interesadas;

- Mejora la imagen de la organizacin y las relaciones con las partes interesadas;

- Facilita el acceso a capital;

- Estimula una actitud ms responsable de los empleados frente al medio ambiente;

- Favorece la obtencin de seguros, a costos razonables;

- Mejora y facilita el acceso a mercados nuevos y existentes;

- Facilita el control de costos;

- Reduce los riesgos ambientales;

- Permite optimizar procesos y racionalizar el uso de los recursos;

- Ayuda a lograr y mantener el cumplimiento legal

- Permite diferenciar ambientalmente a la organizacin, con respecto a otras.

4.2 PLANIFICACIN DE LA IMPLEMENTACIN

Cuando una organizacin ha logrado comprometer a la alta direccin en el establecimiento,


implementacin, mantenimiento y mejora de un SGA, debera:

a) Definir el alcance del sistema de gestin ambiental por implementar3

b) Identificar lo que actualmente se tiene: aspectos, impactos, componentes del sistema,


controles y programas ambientales y legislacin aplicable, entre otros.

c) Comparar lo que se tiene contra lo que debera ser para determinar lo que hace falta.

3
Para mayor informacin sobre la definicin del alcance del sistema, se recomienda consultar la
NTC-ISO 14001 Anexo A y la NTC-ISO 14004.
2
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

Con esta informacin es posible establecer un plan de implementacin coherente con la


informacin recolectada y los recursos existentes. Es conveniente que los planes de
implementacin contengan, como mnimo, las actividades, los responsables, los recursos y los
plazos de implementacin. Estos planes deberan ser objeto de seguimiento y ajuste cuando
sea apropiado.

5. REVISIN AMBIENTAL INICIAL

5.1 PROPSITO Y ENFOQUE DE LA REVISIN AMBIENTAL INICIAL (RAI)

La revisin ambiental inicial es la actividad que permite caracterizar la operacin de una


organizacin respecto a su relacin con el medio ambiente.

Una RAI debera cubrir, al menos, los siguientes aspectos:

- Ubicacin geogrfica (reas de influencia);

- Identificacin de aspectos ambientales, asociados a todas las actividades, productos y


servicios de la organizacin sobre las cuales tenga control o influencia as como su
importancia dentro del alcance establecido;

- Determinacin de requisitos ambientales de tipo legal y otros que la organizacin haya


suscrito;

- Identificacin de prcticas y procedimientos de manejo ambiental existentes;

- Retroalimentacin de accidentes e incidentes previos;

- Conocimiento de las opiniones de las partes interesadas frente al manejo ambiental de


la organizacin.

Un posible enfoque para la realizacin de la RAI puede considerar las siguientes etapas:

- Planificacin;

- Toma de datos;

- Procesamiento de los datos;

- Anlisis e informe de los resultados.

5.2 PLANIFICACIN

5.2.1 Generalidades

Es recomendable que la alta direccin de la organizacin designe un coordinador de proyecto,


quien debera ser lo suficientemente independiente, de manera que la revisin sea objetiva e
imparcial.

La revisin debera llevarla a cabo una persona o un equipo que posea el conocimiento
requerido en los temas ambientales por examinar (incluida la legislacin), la organizacin y sus
actividades, productos y servicios y la capacidad para desarrollar una RAI.

3
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

El tiempo y recursos asignados para la revisin deberan ser apropiados con el alcance y
objetivos propuestos.

5.2.2 Definicin del propsito de la revisin

Al definir el propsito de un RAI, se deben especificar sin ambigedad los siguientes puntos:

- La aplicacin prevista;

- Las razones para realizar el estudio; y

- El pblico previsto, es decir, las personas a quienes se prev comunicar los resultados
del estudio,

5.2.3 Definicin del alcance de la revisin

El alcance de la revisin se debera establecer claramente, y debera considerar lo siguiente:

a) Las reas organizacionales y los procesos por cubrir;

b) Las inquietudes o requerimientos de las partes interesadas;

c) Los componentes ambientales por examinar (ejemplo: aire, agua, suelo, residuos, etc.)
y los programas de gestin permanente;

d) Los aspectos legales por considerar (por ejemplo: regulaciones, normas, licencias etc.)
y otros compromisos suscritos por la organizacin;

e) El perodo de tiempo cubierto por la revisin;

f) Accidentes o situaciones de emergencia que se hayan presentado;

g) Acciones correctivas y preventivas relacionadas con el SGA.

Dentro del alcance de la RAI, deberan considerarse las reas sobre la cuales la organizacin
tenga influencia, incluyendo diseo, fabricacin, uso, aprovechamiento y disposicin final del
producto o servicio.

Los recursos asignados para adelantar la RAI deberan ser coherentes con el propsito y
alcance definido por la organizacin.

5.2.4 Preparacin de la revisin

Es conveniente preparar la revisin de manera que se disponga de medios adecuados y


suficientes para su ejecucin.

Tambin se debera asegurar que todas las personas involucradas en la revisin comprenden
sus funciones y deberes, de manera que se puedan alcanzar el propsito.

Se debera preparar un plan para el desarrollo de la revisin que incluya, lugar, actividades,
responsables, personas o entidades involucradas, tiempos y fechas asignados.

A todos las personas o entidades que se vean involucrados en la revisin, se les debera
informar sobre su preparacin y se debera estimular su participacin. Se les debera informar
particularmente acerca de:
4
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

a) El propsito, alcance y metodologa de la revisin;

b) La informacin que se espera de ellos;

c) La duracin esperada de la revisin;

d) Las personas de contacto.

Igualmente, es conveniente preparar un listado de los sitios cubiertos en el alcance de la RAI


as como de las operaciones desarrolladas en estos.

Otro punto importante en la etapa de preparacin es la elaboracin de herramientas tales como


listas de verificacin o cuestionarios. Por lo general, las listas de verificacin son listas de
aspectos que deberan considerarse, mientras que los cuestionarios requieren respuestas ms
especficas.

La ventaja de utilizar listas de verificacin o cuestionarios es que adems de ser una ayuda
nemotcnica para el revisor, facilita la efectividad tanto en la recoleccin como en la
interpretacin de los datos.

El Anexo A presenta un ejemplo de lista de verificacin de un sitio especfico.

Finalmente, durante la planificacin debera determinarse las posibles tcnicas de anlisis para
el manejo posterior de los datos.

5.3 TOMA DE DATOS

5.3.1 Principios para la recoleccin de datos

La toma de datos puede adelantarse mediante la revisin de la documentacin existente, la


realizacin de entrevistas y las inspecciones directas en los sitios.

La toma de datos tambin se debera basar en los siguientes principios:

a) Integridad, exactitud, claridad (es decir, la revisin se debera llevar a cabo no


solamente mediante el examen de documentos sino tambin mediante la verificacin de
la situacin real en el sitio, cuando el propsito y alcance de la RAI as lo amerite).

b) Se debera asegurar la continuidad de la toma de datos mediante recoleccin


complementaria a intervalos definidos.

c) Los datos se deberan presentar en unidades fsicas reconocidas internacionalmente


(es decir, unidades del SI (Sistema Internacional de Unidades)); se pueden usar otras
unidades solamente cuando no se cuente con una unidad del SI apropiada.

La(s) persona(s) responsable(s) debera(n) documentar todos los mtodos de medicin o


evaluacin y debera(n) anotar el perodo de recoleccin de datos.

Se deberan considerar, adems, criterios relacionados con la identificacin, el almacenamiento


y la disposicin de los datos.

5
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

5.3.2 Cobertura de la toma de datos

5.3.2.1 Ubicacin geogrfica

La organizacin debera identificar, a travs de la RAI, la ubicacin geogrfica de la


organizacin, entendida sta como su rea de influencia.

Como herramientas, pueden emplearse planos de ubicacin, en donde adems se identifiquen


por ejemplo, las comunidades vecinas, cuerpos de agua, bosques, etc.

5.3.2.2 Aspectos e impactos ambientales

La RAI debera establecer si existe un procedimiento(s) para la identificacin de los aspectos e


impactos ambientales.

Igualmente se debe verificar si el procedimiento considera los aspectos relacionados con las
condiciones de operacin, normales, anormales y situaciones de emergencia.

La norma ISO 14004 presenta directrices sobre la identificacin de aspectos e impactos


ambientales y la determinacin de su importancia.

Entre las posibles actividades y aspectos ambientales por cubrir se encuentran, por ejemplo,
los relacionados con:

a) los diferentes componentes ambientales (por ejemplo: agua, suelo, aire);

b) el manejo eficiente de la energa;

c) el transporte de materias primas y productos terminados, entre otros;

d) manejo y ahorro del agua;

e) gestin integral de residuos;

f) generacin de ruido;

g) instalaciones y procesos de produccin;

h) planificacin del producto (diseo, embalaje, transporte, uso y disposicin);

i) desempeo ambiental y prcticas de contratistas y proveedores;

j) prevencin y limitacin de accidentes ambientales; procedimientos de contingencia en


caso de emergencias ambientales, equipos existentes;

k) la informacin y la formacin suministrada al personal, concerniente a problemas


ambientales;

l) informacin externa sobre problemas ambientales (por ejemplo quejas);

m) procesos de control, compra, almacenamiento y manejo de productos qumicos o


sustancias peligrosas;

n) control de emisiones fugitivas;

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GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

) equipos de respuesta y preparacin de emergencias;

o) uso de recursos;

p) actividades temporales o cambios temporales de procesos.

5.3.2.3 Determinacin de requisitos ambientales de tipo legal y otros requisitos

La RAI debera incluir la identificacin de la legislacin aplicable y otros requisitos as como su


grado de cumplimiento.

La norma ISO 14004 presenta una descripcin detallada sobre la identificacin de requisitos
legales y otros requisitos.

5.3.2.4 Identificacin de prcticas y procedimientos de manejo ambiental existentes

La toma de datos debera considerar la descripcin de la estructura, responsabilidades y


procedimientos operacionales del programa ambiental actual de la organizacin.

Algunas fuentes de informacin sobre prcticas y procedimientos de manejo ambiental


existentes, incluyen:

- documentacin de otros sistemas de gestin u otros cdigos de buenas prcticas


asociados,

- polticas y manuales de procedimientos,

- instrucciones de trabajo y descripcin de procesos,

- documentos previos de gestin (por ejemplo, datos de medicin y seguimiento de


procesos, planes de manejo ambiental),

- informes de auditoras ambientales previas,

- materiales de orientacin para empleados,

- entrevistas,

- evaluaciones de riesgos ambientales,

- estudios de ciclo de vida de producto.

Para organizaciones con un sistema de gestin en operacin (como el descrito en las normas
NTC-ISO 9001 u NTC-OHSAS 18001), vale la pena comparar los elementos comunes para
facilitar la integracin posterior de los sistemas y as evitar que se dupliquen esfuerzos.

Durante la toma de datos es importante tener en cuenta que en muchas organizaciones,


algunos procesos de gestin operan aunque no hayan sido documentados.

5.3.2.5 Retroalimentacin de accidentes y situaciones de emergencia previos

Se debera considerar como parte de la recoleccin de informacin, la retroalimentacin de las


investigaciones de accidentes y situaciones de emergencia previos de carcter ambiental y la
documentacin relacionada sobre la atencin de la emergencia, planes desarrollados como
correccin y de mejoramiento.
7
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

5.3.2.6 Determinacin de las opiniones de las partes interesadas frente al manejo


ambiental de la organizacin

La revisin debera incluir los puntos de vista de todas las partes interesadas, las cuales
incluyen, por definicin, todas aquellas persona o grupos relacionados o afectados por el
desempeo ambiental de la organizacin.

La informacin por revisar debera incluir, adems, las quejas y reclamos ambientales de las
partes interesadas.

5.4 PROCESAMIENTO DE DATOS

Los datos se deberan preparar para brindar a la organizacin una base para la evaluacin.

La preparacin de los datos debera incluir:

a) El examen de todos los datos para determinar su conformidad con las disposiciones
legales y regulaciones internas.

b) El anlisis de los datos en trminos del tipo, alcance, fuente y periodo a analizar.

c) La interrelacin entre los datos recolectados y los aspectos ambientales.

d) Se debera discutir la mejor terminologa disponible, cuando sea apropiado.

5.5 ANLISIS E INFORME DE LOS RESULTADOS

Al finalizar la revisin, el coordinador del proyecto debera preparar un reporte escrito para la
alta direccin y para los dems niveles de la organizacin que se consideren pertinentes, que
contenga todos los datos recolectados y el anlisis de estos datos.

El objetivo de este informe debera ser:

a) Documentar el alcance de la revisin;

b) Describir el sistema de gestin ambiental existente;

c) Proporcionar a la alta direccin informacin relacionada con los aspectos ambientales de


la organizacin y su impacto sobre el medio ambiente, al igual que la eficacia y
confiabilidad de los procedimientos ambientales de la organizacin;

d) Demostrar prioridades de accin, necesidades de acciones correctivas requeridas y


recomendaciones para la mejora;

e) Brindar una base para formular o mejorar la poltica y objetivos ambientales y un


concepto para establecer o mejorar en general el sistema de gestin ambiental;

f) Retroalimentar acerca de las opiniones de las partes interesadas sobre el manejo


ambiental de la organizacin;

g) De ser necesario, proponer la reevaluacin del alcance del SGA.

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GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

6. ANLISIS DE DIFERENCIAS (GAP ANALYSIS)

En algunos casos, puede ser prctico, como parte del proceso de implementacin o mejora,
desarrollar un ejercicio para determinar las diferencias existentes entre las actividades de
gestin o el sistema de gestin ambiental existente en una organizacin y los requisitos del
SGA por implementar o los propuestos para la mejora del mismo. Esta actividad, se denomina
comnmente, anlisis de diferencias (GAP analysis, en ingls).

La informacin desarrollada en la RAI debera ser empleada para la realizacin de este anlisis.

6.1 IDENTIFICACIN DE LAS DIFERENCIAS

Las diferencias pueden ser identificadas a travs de la comparacin detallada (requisito por
requisito) de la informacin sobre el SGA existente y el referencial.

Esta actividad puede desarrollarse a travs del uso de un cuestionario que permita analizar e
identificar las diferencias.

En el Anexo B se presenta un ejemplo de un cuestionario para identificacin de diferencias.

6.2 CUANTIFICACIN DE LAS DIFERENCIAS

Una vez se hayan identificado las diferencias, debera estimarse su dimensin.

Un enfoque que puede ser til consiste en preguntarse qu actividad debera realizar para
cubrir esta diferencia? Luego, se emplea un sistema de ponderacin o categorizacin,
asignando valores relativos a los esfuerzos necesarios para subsanar las diferencias.

Este ejercicio permite obtener la informacin necesaria para desarrollar un plan de accin para
implementar o mejorar un SGA y las necesidades de la organizacin.

6.3 PLAN DE ACCIN

El desarrollo de un plan o programa de implementacin debera considerar:

- priorizacin de las diferencias encontradas,

- los pasos necesarios para la implementacin del SGA y el orden adecuado,

- las decisiones que deberan tomarse para la ejecucin de los pasos identificados,

- los recursos necesarios, responsables y plazos.

9
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ANEXO A.
(Informativo)

REVISIN AMBIENTAL INICIAL

EJEMPLO DE LISTA DE VERIFICACIN PARA INSPECCIN DE UNA OFICINA

A continuacin se presenta un ejemplo de lista de verificacin preparada para ser aplicada en


una oficina. Las preguntas corresponden a una preparacin previa realizada por el revisor y no
debera interpretarse como una lista exhaustiva o genrica aplicable a cualquier tipo de oficina.

DEPARTAMENTO X
REVISIN AMBIENTAL INICIAL INSPECCIN DEL SITIO
Fecha:

Revisin realizada por/cargo:

Persona y cargo de quien atiende la revisin:

Persona o cargo a quien va dirigido el informe de la RAI

Propsito de la RAI

Alcance de la RAI (incluye perodo que cubre la RAI)

Detalles de la localizacin del sitio:

Identificacin de riesgos externos:

TEMA POR TENER EN CUENTA


EQUIPOS Verificar para cada equipo: condicin, consumo energtico. Tienen partes reciclables? el
equipo puede emplear papel reciclable? Tiene opciones de ahorro de energa?

Fotocopiadoras (puede programarse impresin por ambas caras?)

Computadores

Faxes

Impresoras

Otros

Existe algn material sobre toma de conciencia respecto al uso de energa?

El equipo es apagado despus de la jornada laboral o cuando no est en uso?

Ubicacin del equipo (Existe un saln dedicado a l, existe ventilacin)?

Cul es la relacin del equipo con el personal?

Existe un procedimiento para su uso?, Es conocido por el usuario?


CONSUMO Existe algn material sobre toma de conciencia respecto al uso de papel reciclado y otros
DE materiales de la oficina?
PRODUCTOS Qu productos de oficina se emplean (por ejemplo cartuchos de impresora, esferos
DE PAPEL Y recargables, etc.) (cantidades, frecuencias de uso)?
OTROS Se emplea papel reciclado? para que propsito? (porcentaje de producto empleado, material
MATERIALES de fabricacin, blanqueo).
DE OFICINA Disposicin del papel y otros materiales. Existe un programa de separacin y recoleccin?
como se maneja? (frecuencia, responsables, costos).
Contina . . .

10
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Continuacin

TEMA POR TENER EN CUENTA


ILUMINACIN Describa el sistema de iluminacin
NOTA nmero de lmparas controladas por interruptor, tipo de iluminacin -tubos
fluorescentes, bombillas incandescentes, bombillos ahorradores de energa-, La iluminacin
est zonificada? En qu grado?.
Cmo se disponen los tubos fluorescentes descartados?

Existen accesorios o muebles que bloqueen la luz natural? Existen persianas que controlen
el brillo y el calor radiante?
Se ha realizado estudio de iluminacin en puesto de trabajo?

Se tiene definido un programa de limpieza y mantenimiento peridico del sistema de


iluminacin?
CALIDAD DEL Existen sistemas de ventilacin? En dnde (cuartos de impresin, garajes subterrneos)?
AIRE Caractersticas de estos sistemas de ventilacin? (como gua, vase el proyecto de
INTERNO NTC 5183)
Descripcin del sistema para control de temperatura.

ENERGA Se han establecido directrices o procedimientos para la gestin de energa? Si existen, se ha


implementado?
Existe un programa de gestin de energa? Se ha implementado?

El plan incluye iniciativas tales como:

- despliegue de informacin relacionada sobre uso racional de energa,


- Auditoras energticas,
- Anlisis de las facturas de energa,
- Instalacin de equipos ahorradores de energa,
- Uso de temporizadores.
SEGURIDAD Se han establecido directrices o procedimientos que aborden el tema de seguridad contra
CONTRA incendios? Si existen, se han implementado?
INCENDIOS Existe un programa de seguridad contra incendios? Se ha implementado?

Incluye el plan iniciativas tales como:

- Procedimientos de emergencia
- Listas de telfonos para casos de emergencia?
COMPRAS Se han establecido directrices o procedimientos relacionados con las compras? Se ha
implementado?

Existen definidos los requisitos ambientales de los productos o servicios que se adquieren?

Existe clasificacin o calificacin de proveedores desde el punto de vista ambiental?

Tiene definidos los requisitos ambientales que deben cumplir sus proveedores?

Hay procedimientos definidos para la realizacin de estos procesos?

COCINAS Y Se han establecido directrices o procedimientos relacionados con la conservacin de agua?


BAOS Se han implementado?
Existe un programa de conservacin de agua? Se ha implementado?

Puede el plan incluir iniciativas como:

- Despliegue de informacin sobre uso racional del agua


- Instalacin de equipos y artefactos ahorradores de agua
- Monitoreo del consumo de agua
- Identificacin de reas con alta demanda de agua
- Estrategias de reduccin
- Investigacin de descargas
- lavado de vehculos?

11
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

Continuacin

TEMA POR TENER EN CUENTA


COCINAS Y Existen trampas de grasas en cocinas?
BAOS
Hay equipo de secado en baos (elctrico, toallas de tela o papel)?

Hay consumo de productos de papel en baos y cocinas? Tipos y materia prima de


fabricacin.

Hay productos de limpieza (jabones, detergentes y su biodegradabilidad)? Dosificadores de


jabones y detergentes?

Existe listado de equipos de cocina (consumos energticos, refrigeradores libres de CFC)?

REQUISITOS Se tiene identificados los requisitos legales asociados a sus aspectos ambientales que debe
LEGALES Y cumplir (locales, nacionales e internacionales)?
OTROS
Se tiene identificados otros requisitos ambientales que la organizacin ha suscrito?

Al personal involucrado se les ha notificado de los requisitos legales aplicables?

Evala peridicamente el cumplimiento de los requisitos legales y otros?

Se tiene definido el proceso para identificar y mantener actualizados la requisitos legales y


otros que debe cumplir?

DESECHOS Y Se han establecido directrices o procedimientos para el manejo de los residuos? Se han
RECICLAJE implementado?

Existe un programa de manejo de residuos? Se ha implementado?

Existe un procedimiento para la disposicin de los residuos? Desechos de papel de oficina,


desechos de empaques, papel mezclado, papel peridico, aceites lubricantes, desechos
metlicos, equipo de oficina innecesario, latas de aluminio, vidrio, cartones de bebidas,
plsticos, cartuchos impresoras, pilas-bateras, llantas, cartones, etc.

Se tiene definida una disposicin de equipos electrnicos descartados (fotocopiadoras,


impresoras, computadores) (venden o van al relleno)?

Se tiene un plan de manejo para el reciclaje o reuso de envases y empaques?

Se han evaluado los costos de la disposicin?

RESIDUOS Existen residuos peligrosos? Se tiene identificados?


PELIGROSOS
Se encuentran dentro de un inventario? Cantidades y lugar?

Se han clasificado segn riesgo, proceso o actividad? PCB (transformadores),


Sustancias agotadoras de la capa de ozono, Productos qumicos inflamables, Txicos,
corrosivos, metales pesados y otros de ley
Estn disponibles las hojas de seguridad? Donde? Quin las mantiene?

Se ha realizado caracterizaciones de los residuos peligrosos?

PAISAJE, Existen esquemas de compostaje?


REAS
EXTERNAS Existe vegetacin nativa presente?

Detalles del sistema de irrigacin.

Detallar uso de herbicidas y pesticidas.

Afectacin a la comunidad cercana (ruido por trafico, flora fauna...).

12
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

Final

TEMA POR TENER EN CUENTA


TRANSPORTE Cuntas personas de la compaa emplean transporte pblico?

Facilidades de transporte pblico

Estado de los vehculos de la compaa (Cantidad y tipo)

Tipo de mercancas que se entregan, existen problemas ambientales potenciales? (por


ejemplo, derrames).

Mantenimiento de vehculos (responsables, manejo de registros).

Tipo de combustibles consumido. Se hace seguimiento?

Otros vehculos de transporte empleados por la compaa. Se ha verificado su impacto?

SISTEMAS DE Existen otros controles adicionales?


CONTROL DE LA
CONTAMINACIN
ADICIONALES

13
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

ANEXO B
(Informativo)

ANLISIS DE DIFERENCIAS

A continuacin, se presenta un ejemplo de un cuestionario empleado para identificar las


diferencias de un SGA existente, los requisitos de la norma ISO 14001:2004.4

Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* Tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.1 Requisitos generales
1 La organizacin ha establecido,
documentado, implementado, mantenido y
mejorado un sistema de gestin ambiental,
de acuerdo con la norma ISO 14001?
2. La organizacin ha definido y
documentado el alcance de su sistema de
gestin ambiental?
2 Existe suficiente evidencia para concluir
que el sistema est completamente
implementado y que se hace seguimiento
a su eficiencia? (verificar por lo menos un
periodo de 3 meses de evidencia objetiva).
4.2 Poltica ambiental
3 Existe una poltica ambiental definida y
documentada? Esta poltica, esta
enmarcada en el alcance dado al sistema?
incluye el compromiso con:

- Mejoramiento continuo del SGA y la


prevencin de la contaminacin.

- Cumplimiento con la legislacin


ambiental aplicable y otros requisitos
ambientales suscritos por la
organizacin y relacionados con sus
aspectos ambientales?
4 La poltica es apropiada a la naturaleza,
escala e impacto ambiental de sus
actividades, productos y servicios?
5 Esta poltica proporciona el marco de
referencia para establecer y revisar los
objetivos y metas ambientales?
6. Esta poltica esta documentada, se ha
implementado y se mantiene?
7 Existe una prctica o procedimiento para
comunicar sta a todos las personas que
trabajan para la organizacin o en nombre
de ella, sean estos ? Se sigue
consistentemente?
8 Existe una prctica o procedimiento para
tener esta poltica disponible al pblico?
Se sigue consistentemente?
9 La poltica es revisada peridicamente?
Se actualiza cuando es necesario?
Contina . . .

4
Adaptado del proyecto de Aimee McNally, desarrollado en la Universidad de Bakersfield - California. Junio 2002
14
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Continuacin)

Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.3 Planificacin
4.3.1 Aspectos ambientales
10 Existe un procedimiento para identificar los
aspectos ambientales de las actividades,
productos o servicios de la organizacin
sobre los cuales sta tenga control e
influencia?
11 ste procedimiento esta enmarcado dentro
del alcance definido para el sistema de
gestin ambienta?
12 Este procedimiento permite determinar la
significancia de los impactos ambientales,
asociados a los aspectos identificados?
13 Se han identificado los aspectos
ambientales de la organizacin y se ha
determinado su importancia (significancia)?
14 Se ha documentado la informacin anterior
y se mantiene actualizada?
15 Se han considerado los aspectos
ambientales relacionados con los impactos
significativos para establecer, implementar y
mantener el sistema de gestin?
16 El procedimiento es revisado
peridicamente? Se actualiza cuando es
necesario?
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
17 Existe un procedimiento para identificar y
tener acceso a:

- Requisitos legales aplicables, y

- Otros requisitos que la organizacin


suscriba (por ejemplo: requisitos
corporativos, iniciativas voluntarias,
requisitos de los clientes) los cuales
estn relacionados a los aspectos
ambientales de sus actividades
productos y servicios?
18 El procedimiento permite determinar como
se aplican los requisitos a sus aspectos
ambientales?
19. El procedimiento ha sido aplicado
efectivamente?
20. Los requisitos legales y otros requisitos
identificados se han tenido en cuenta en el
establecimiento, implementacin y
mantenimiento de su sistema de gestin
ambiental?
21 El procedimiento es peridicamente
revisado? Se actualiza cuando es
necesario?
4.3.3 Objetivos, metas y programas
22 Se han establecido, implementado y
mantenido objetivos y metas ambientales
documentadas en los niveles y funciones
pertinentes de la organizacin?
23. Los objetivos y metas ambientales
definidos son medibles (cuando sea
factible)?

15
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Continuacin)

Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.3.3 Objetivos, metas y programas
24 En su definicin y revisiones posteriores,
se han considerado:

- requisitos legales aplicables y otros


requisitos sucritos por la organizacin,
- impactos ambientales significativos,
- opciones tecnolgicas,
- requisitos financieros,
- requisitos operacionales,
- requisitos comerciales,
- opiniones de las parte interesadas?
25 Son consistentes con la poltica ambiental,
incluido el compromiso con la prevencin de
la contaminacin, el cumplimiento de los
requisitos legales aplicables y los dems
requisitos que la organizacin suscriba, sus
aspectos ambientales significativos?
26 Los objetivos y metas ambientales son
revisados peridicamente? Son
actualizados cuando es necesario?
27 Se ha establecido, implementado y
mantenido uno o varios programas para
alcanzar los objetivos y metas?
28 Cada programa incluye o proporciona
apropiadamente medios para su logro?
Designa responsabilidades en las funciones
y niveles pertinentes de la organizacin?
Establece plazos consistentes a los
objetivos y metas?
4.4 Implementacin y operacin
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
29 La direccin de la organizacin se ha
asegurado de la disponibilidad de recursos
esenciales para establecer, implementar,
mantener y mejorar el sistema de gestin
ambiental? Estos, consideran:

- recursos humanos y las habilidades


especializadas,
- infraestructura de la organizacin, y
- recursos financieros y tecnolgicos?.
30. Se han definido, documentado y
comunicado las funciones, las
responsabilidades y la autoridad para
facilitar la gestin eficaz.?
31. La alta direccin ha designado uno o varios
representantes de la direccin quien
independientemente de otras responsabilidades,
tenga definidas sus funciones y
responsabilidades para:

- asegurar que el sistema de gestin


ambiental se establece, implementa y
mantiene de acuerdo con los requisitos
de la norma 14001,
- Informar sobre el desempeo del SGA
a la alta direccin para su revisin
incluyendo las recomendaciones para
la mejora.

16
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Continuacin)

Lo Lo Impacto
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo Comentarios
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.4.2 Competencia, Formacin y toma de conciencia
33 Se han identificado que personas (las
cuales realicen tareas para la organizacin o
en su nombre) pueden, potencialmente
causar uno o varios impactos ambientales
significativos identificados?
34. Es este personal competente (tomado
como base su educacin, formacin o
experiencia adecuados)? Se mantienen los
registros asociados?
35 Se han identificado las necesidades de
formacin relacionadas con los Aspectos
ambientales y el SGA?
36 se ha impartido la formacin o se han
emprendido las acciones necesarias para
satisfacer las necesidades identificadas?
Se mantienen los registros asociados?
37 Se ha establecido uno o varios
procedimientos que haga que sus
empleados o las personas que trabajn en su
normbre sean conscientes de:

- La importancia de la conformidad con


su poltica, procedimientos y requisitos
de su SGA;
- Los aspectos ambientales significativos,
reales y potenciales de su trabajo y los
beneficios ambientales del
mejoramiento en el desempeo del
personal;
- Sus funciones y responsabilidades para
alcanzar el cumplimiento con los
requisitos de su SGA,
- Las consecuencias potenciales de
desviarse de los procedimientos
especificados?
4.4.3 Comunicaciones
38 La organizacin ha establecido un
procedimiento para:

- Adelantar la Comunicacin interna


entre los diferentes niveles y funciones
de la organizacin;
- La recepcin, documentacin y
respuesta a las comunicaciones
pertinentes de partes interesadas
externas?
39 El procedimiento est implementado
consistentemente?
40 El procedimiento es revisado
peridicamente? Se actualiza cuando es
necesario?
41 La organizacin ha documentado su
decisin de comunicar o no externamente la
informacin acerca de sus aspectos
ambientales?
42 Si la decisin ha sido comunicarla, se han
definido e implementado mtodos para su
realizacin?

17
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Continuacin)

Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.4.4 Documentacin
43 La documentacin del SGA incluye:

- La poltica, objetivos y metas


ambientales,
- Una descripcin del alcance del SGA,
- Una descripcin de los elementos
principales del SGA,
- Una descripcin de la interaccin entre
estos elementos,
- Una referencia clara a toda la
documentacin relacionada con el
sistema?,
- Los documentos, incluyendo los
registros requeridos por la norma,
- Los documentos, incluyendo los
registros determinados como
necesarios para asegurar la eficacia de
la planificacin, operacin y control de
los procesos relacionados con los
aspectos ambientales significativos.

4.4.5 Control de documentos


44 Existen procedimientos para controlar los
documentos del SGA?
45 Los documentos son/estn:

- Aprobados con relacin a su


adecuacin antes de su emisin.
- Revisados y actualizados cuando es
necesario y aprobados nuevamente.
- Identificados con su estado de revisin
actual y se les han identificado los
cambios realizados.
- Disponibles en las versiones
pertinentes en los puntos de uso.
- Identificados, cuando son de origen
externo y cuando son necesarios para
la planificacin y operacin del SGA y
se controla su distribucin.
46 Los documentos obsoletos son removidos
oportunamente de todos los puntos de uso
o se asegura que no sean usados para
propsitos no previstos?

Aquellos retenidos son identificados


adecuadamente?
4.4.6 Control operacional
47 La organizacin ha identificado y
planificado aquellas operaciones que estn
asociadas a los aspectos ambientales
significativos identificados, en lnea con la
poltica, los objetivos y las metas?
48 - La organizacin ha establecido,
implementado y mantenido uno o varios
procedimientos documentados para
controlar situaciones en las que su
ausencia podra llevar a desviaciones
de la

18
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Continuacin)

Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.4.6 Control operacional
49 La organizacin ha establecido criterios
operacionales en los procedimientos?
50 - La organizacin ha establecido,
implementado y mantenido
procedimientos relacionados con los
aspectos ambientales significativos
identificados de los bienes y servicios
utilizados por la organizacin?
51 Se han comunicado adecuadamente los
procedimientos y requisitos aplicables a los
proveedores, incluyendo a los contratistas?.
4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias
52 La organizacin ha establecido
procedimientos para:

- Identificar situaciones potenciales de


accidentes o emergencias que puedan
impactar el medio ambiente y cmo
responder a estos;
- Responder a situaciones de emergencia
y accidentes reales;
- Prevenir y mitigar impactos ambientales
asociados a stas?
53 Los procedimientos son:

- Implementados,
- Revisados peridicamente y
actualizados cuando sea necesario
(especialmente despus de que ocurran
accidentes o situaciones de
emergencia),
- Ensayados peridicamente, cuando sea
factible,
4.5 Verificacin
4.5.1 Seguimiento y medicin
54 La organizacin ha establecido
procedimientos para hacer seguimiento y
medicin regularmente a las caractersticas
fundamentales de las operaciones que
pueden tener un impacto significativo en el
medio ambiente?
55 Los procedimientos incluyen requisitos
relacionados con el registro de la informacin
sobre:

- Desempeo,
- Controles operacionales aplicables,
- Conformidad con los objetivos y metas
definidos?
56 Los procedimientos son:

- Revisados peridicamente y
actualizados cuando es necesario,
- Implementados consistentemente?
57 Los equipos de seguimiento y medicin han
sido y se mantienen calibrados o verificados.
Existen registros sobre su estado de
calibracin y mantenimiento?

19
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Continuacin)

Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.5.2 Evaluacin y cumplimiento legal
58 La organizacin ha establecido
implementado y mantiene procedimientos
documentados para la evaluacin peridica
del cumplimiento de la legislacin aplicable?
59 Se mantienen registros de sta verificacin?

60 La organizacin ha establecido
implementado y mantiene procedimientos
documentados para la evaluacin peridica
del cumplimiento con otros requisitos que la
organizacin haya suscrito?
61 Se mantienen registros de sta verificacin?

4.5.3 No conformidad, accin correctiva y accin preventiva


62 Existen procedimientos para tratar las no
conformidades reales y potenciales y tomar
acciones correctivas y preventivas?
63 Estos procedimientos definen:

- La identificacin y correccin de las no


conformidades y la forma para tomar
acciones para mitigar los impactos
ambientales.
- La investigacin de las no-
conformidades, determinando sus
causas y tomando las acciones que
eviten que vuelvan a ocurrir.
- La evaluacin de la necesidad de
acciones para prevenir las no
conformidades y la implementacin de
las acciones apropiadas definidas para
prevenir su ocurrencia
- El registro de los resultados de las
acciones preventivas y correctivas
tomadas, y
- La revisin de las eficacia de las
acciones preventivas y correctivas
tomadas.
64 El procedimiento ha sido:

- Revisado peridicamente y actualizado


cuando es necesario,
- Implementado consistentemente?
65 Las acciones correctivas y preventivas han
sido consistentes con la magnitud de los
problemas y adecuadas para los impactos
ambientales encontrados?
66 Se incorporan los cambios en la
documentacin del SGC, derivados de las
acciones correctivas y preventivas tomadas?
4.5.4 Control de registros
67 Existen procedimientos definidos para la
identificacin, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, tiempo de retencin y
disposicin de los registros?

20
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Continuacin)

Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.5.4 Control de registros

68 El procedimiento ha sido:

- Implementado,
- Revisado peridicamente y actualizado
cuando es necesario,
- Implementado consistentemente?
69 Los registros son:

- Legibles,
- Identificables y trazables
70 Los registros son suficientes para demostrar
conformidad con los requisitos de la
ISO 14001?
4.5.5 Auditora interna
71 Se realizan auditorias internas del SGA a
intervalos planificados?
72 Las auditorias permiten determinar si el
SGA:

- es conforme con las disposiciones


planificadas para la gestin ambiental
incluidos los requisitos de la NTC-ISO 14001

- se ha implementado adecuadamente?
73 Se informa de manera completa a la
direccin sobre los resultados de la auditoras
internas?
74 Los programas y procedimientos de
auditora han sido:

- Establecidos
- Implementados,
- Peridicamente revisados y, cuando es
necesario, actualizados,
- Ejecutados consistentemente?

4.5.5 Auditora interna


75 Los programas de auditoras y las auditorias
permiten:

- Considerar la importancia ambiental de


las operaciones implicadas, as como
los resultados de auditoras previas?
76 El proceso de auditora cubre de manera
suficiente:

- La determinacin de los criterios y el


alcance de cada ,auditora,
- La frecuencia planificada y mtodos a
emplear,
- Los requisitos para planificar y realizar
las auditoras,
- Responsabilidades del auditor y de
todas las partes involucradas Informe de
resultados de la auditora,
- mantenimiento de registros asociados?

21
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

(Final)

Lo Lo Impacto Comentarios
Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo
No.
14001 tengo me personal***
falta
4.5.5 Auditora interna
77 La seleccin de auditores y la realizacin de
las auditoras asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditoria?
4.6 Revisin por la gerencia
78 La alta direccin revisa a intervalos
definidos el SGA para asegurar que haya
conveniencia, adecuacin y eficacia
continuas.
79 Se conservan registros de las revisiones por
la direccin?
80 - Las revisiones se han dirigido hacia la
evaluacin de oportunidades de mejora y
la necesidad de efectuar cambios en el
SGA?
81 En las revisiones por la direccin se han
considerado como entradas:

- Resultados de auditoras internas y


evaluaciones de cumplimiento con
requisito legales y otros que la
organizacin suscriba
- Las comunicaciones de las partes
interesadas externas (incluyendo las
quejas)
- El desempeo ambiental de la
organizacin
- El grado de cumplimiento de los objetivos
y metas
- El estado de las acciones correctivas y
preventivas
- El seguimiento de las acciones resultantes
de las revisiones previas llevadas a cabo
por la direccin
- Los cambios en las circunstancias,
incluyendo la evolucin de los requisitos
legales y otros requisitos relacionados con
sus aspectos ambientales; y
- Las recomendaciones para la mejora?
82 Los resultados de las revisiones incluyen
decisiones y acciones tomadas relacionadas
con posible cambios en la poltica ambiental,
objetivos, metas y otros elementos del SGA,
coherentes con el compromiso de mejora
continua?
* Costo: se refiere a costos externos que involucran el item tratado. Puede aplicarse como B (bajo o
ninguno), M (medio), A (alto)

** Tiempo: se refiere al tiempo para implementar y evaluar efectividad. Puede calificarse como B (esfuerzos
bajos o ninguno), L (menores de 1 mes), M (entre uno y tres meses), A (ms de tres meses).

*** Esfuerzo personal: adaptacin a cambios necesarios. Puede calificarse como B (bajo esfuerzo, adaptacin
fcil), L (adaptacin sin tropiezos solo se requiere cambios en mtodos actuales), M (adaptacin a cambios
en actividades rutinarias), A (adaptacin a cambios radicales).

22
GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacin)

ANEXO C
(Informativo)

BIBLIOGRAFA

CASCIO Joseph. The ISO 14000 Handbook. Baltimore: CEEM Information Services, 1996. il: 764 p.

DEUTSCHES INSTITUTE FR NORMUNG. Guidelines for Performing an Environmental Review


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UNEP/ICC/FIDIC (Traducido por la Cmara de Comercio de Bogot). Manual de Capacitacin


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23