Cmo establecer un sistema de cuentas por

pagar para constructores

Un software de contabilidad que vale la pena considerar es SimplyAccounting.com

que est disponible en espaol.

Una buena administracin financiera es crucial para el xito de su negocio.

Parte esencial de una buena administracin financiera consiste en tener control

de las facturas pendientes: sus cuentas por pagar. El elemento de cuentas por

pagar abarca todas las compras que su compaa hace, entre estas, las de

materiales, equipos, suministros de oficina, servicios pblicos, telfonos,

prstamos y costos de transporte.

Establecer un sistema de cuentas por pagar para constructores le ayudar a

estar al tanto de estos gastos, a verificar que usted pague la cantidad correcta

y a simplificar el pago de las cuentas. Mientras que los negocios ms pequeos

pueden subsistir usando un sistema manual sencillo, muchos propietarios de

negocios encuentran que un software contable es la mejor forma de llevar

control de su negocio de construccin.

A la hora de establecer un sistema de cuentas por pagar para constructores, un

software de contabilidad que vale la pena considerar es

SimplyAccounting.com, disponible en espaol. Esta empresa ofrece diversos

productos con precios desde $69.99. Antes de comprar un paquete de

software, usted debe comparar las caractersticas de cada paquete con las

necesidades de su compaa. Si decide comprar un software contable, deber

contar con alguien que sea responsable de ingresar los datos con regularidad.

Para las cuentas por pagar, debern ingresarse el nombre, la direccin y los

plazos de pago de cada proveedor.

Los plazos de pago son las condiciones bajo las cuales un vendedor har una

venta. Por lo general, estos plazos especificarn el perodo que se concede a

un comprador para liquidar la cantidad adeudada. El trmino dinero en

efectivo es el ms frecuente. Si usted hace una compra con una tarjeta de

crdito empresarial, sus plazos de pago son determinados por la compaa de

dicha tarjeta.

Los proveedores a los que usted les compre con regularidad pueden crear una

cuenta de crdito, y enviar facturas de todas las compras hechas durante el

mes con el pago adeudado, conforme a los plazos. Pregunte siempre si hay

algn descuento por pago rpido de las cuentas por pagar. Algunos

proveedores reducirn el monto adeudado si usted paga dentro de una cierta

cantidad de das.

Ejemplo de descuento por pago rpido es un 2% 10 neto 30, lo que significa

que la factura deber pagarse en un plazo de 30 das, pero si el pago se

efecta en un plazo de 10 das, se podr hacer un descuento del 2%. Si el

plazo que aparece en la factura es de un 1% 15 neto 30, se podr hacer un

descuento del 1% si el pago se efecta en un plazo de 15 das, debiendo

pagarse por completo en 30 das. Un plazo de pago de neto 30 significa que la

factura deber pagarse en 30 das, y no se ofrece descuento alguno.

Del mismo modo que a veces se ofrecen descuentos de efectivo por pago

rpido de las facturas, es posible que se le impongan multas y cargos por mora
 si las paga con posterioridad a los plazos establecidos por el proveedor. Estos

cargos por pago tardo pueden crecer con rapidez y daar su calificacin de

crdito. Pague siempre sus cuentas antes de la fecha de vencimiento para

evitarse los cargos por mora y mantener una buena relacin con sus

proveedores.

Ya sea que usted lleve el control de las cuentas por pagar manualmente o

mediante computadora, un buen sistema de cuentas por pagar para

constructores requiere estos pasos esenciales para evitar errores comunes

de contabilidad:
Emitir una orden de compra y hacer la compra. Las rdenes de compra
son el primer paso en un sistema de cuentas por pagar. Cuando decida
comprar equipos o suministros, deber crear una orden de compra en la que se
autorice la compra y que incluya los precios. Aunque no todos los proveedores
exigen rdenes de compra, estas son una forma excelente de asegurar los
precios especiales o negociados, as como de detallar lo que est comprando.
Registrar los gastos y pagos subsiguientes en un diario de desembolso
en efectivo. El siguiente elemento de un sistema de cuentas por pagar es el
diario de desembolso en efectivo. En ste, usted registra todas las compras,
todos los cheques extendidos y otros pagos.
Coteje la factura con la orden de compra y registre la compra en cuentas
por pagar. Mantenga un libro mayor aparte por cada proveedor, y registre todas
las compras de manera que pueda determinar fcilmente el monto adeudado a
un proveedor en particular.

Independientemente de cmo maneje sus cuentas por pagar, conserve sus

rdenes de compra, facturas y recibos por si surgieran disputas o auditoras

fiscales. Mantener un buen control de sus cuentas por pagar le permitir

apreciar mejor la situacin financiera de su compaa, y le ayudar a manejar

su flujo de caja ms eficientemente.

Por Kay Petermeyer