CONJUNTO RESIDENCIAL ATICOS DE LA SABANA 1

NIT: 830.122.264-2

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

2017

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El objetivo de la presente cartilla es que los asamblestas lleguen informados a la
reunin y as logar una Asamblea efectiva y rpida.
El contenido de la presente cartilla tambin puede ser consultado en:

CONTENIDO

1. Listado de integrantes: Consejo de administracin, contador, representante legal.

2. Convocatoria de Asamblea.

3. Reglamento de Asamblea.

4. Informe de gestin administrativa.

5. Proyecto ticos de la Sabana I 2020 / Cuota extraordinaria 2017.

6. Informe Consejo de Administracin.

7. Estados Financieros a diciembre 31 de 2016

8. Informe de cartera 28/02/2017

9. Presupuesto 2017.

10. Documento de poder para la Asamblea.

11. Formato nico de registro.

LISTADO DE INTEGRANTES EQUIPO ADMINISTRACION CONSEJO.

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

1. Sra. LILIANA FORERO (CASA 103)

2. Sra. VIRGELINA SUA (CASA 34)

3. Sr. EDUARDO RAMIREZ (CASA 113)

4. Sr. HUGO MARTIN (CASA 35)

5. Sr. ALVARO ARAUJO. (CASA 69)

CONTADOR

YAIR KLEIR VILLANUEVA ZAMBRANO

ADMINISTRADOR

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FRANCISCO JAVIER BLANCO MORA

2.

CONVOCATORIA A: ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE PROPIETARIOS

CONJUNTO RESIDENCIAL ATICOS DE LA SABANA 1

FECHA DE LA CONVOCATORIA: 28 de febrero de 2017

FECHA DE LA ASAMBLEA: Domingo 26 de marzo de 2017
HORA: 9: 00 Am a 1:00 PM
LUGAR: Parqueadero frente a saln social del Conjunto.

El suscrito administrador del Conjunto Residencial ATICOS DE LA SABANA 1, se permite

convocar a todos los copropietarios, con base en las facultades estatutarias y legales
consagradas en el reglamento de propiedad horizontal y el artculo 39 de la ley 675 de

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 2001; a la celebracin de la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA, de acuerdo con lo
expuesto en el encabezado.

El orden del da sometido a consideracin de la Asamblea ser:

1. Verificacin del Qurum.

2. Nombramiento del Presidente y secretario de la Asamblea.

3. Aprobacin reglamento de Asamblea.

4. Lectura y aprobacin del orden del da.

5. Eleccin de la comisin de verificadora de Acta.

6. Informe de gestin administrativa.

7. Informe Consejo de Administracin.

8. Aprobacin Estados Financieros.

9. Informe de cartera.

10.Aprobacin Presupuesto 2017.

11.Aprobacin cuota extraordinaria 2017.

12.Aprobacin manual de convivencia.

13. Proposiciones y varios.

NOTAS: El registro de Firmas de ingreso se tomar nica y exclusivamente de 8:00 am a

8:30 am. En el evento de no poder asistir se debe hacer representar a travs de un poder
especial o general en los trminos del artculo 2156 del mandato de C.C. Acorde al
Artculo 41 de la ley 675 de 2001, en caso de no poder sesionar por falta de quorum, se
realizar Asamblea el tercer da hbil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho
pasado meridiano (8:00 p.m.) (martes 28 de marzo de 2017) se sesionar y decidir
vlidamente con un nmero plural de propietarios, inclusive a los ausentes y disidentes.
La inasistencia a la Asamblea General Ordinaria generar una sancin por valor de dos
(2) cuotas de administracin, acorde al Reglamento interno de Asamblea.

Cordialmente,

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FRANCISCO JAVIER BLANCO MORA
Administrador.

3. REGLAMENTO DE ASAMBLEA.

Con el fin de hacer ms gil y productiva la Asamblea Ordinaria de Copropietarios, el

Consejo y la Administracin solicitan a los copropietarios tener en cuenta lo siguiente: 1.
La inasistencia a la Asamblea generar una multa de dos (2) cuotas de administracin Art.
5, 37 y38-6 Ley 675 de 2001. Si algn residente quiere proponer ideas en proposiciones y
varios deben presentarlos en forma escrita y darlo a conocer a la Administracin y Actual
Consejo previamente hasta la fecha de 17 de marzo de 2017, radicndolo a nombre de la
oficina de administracin del conjunto. La persona que requiera alguna aclaracin sobre
los informes presentados (Contables y Administrativos) deben solicitarlo por escrito hasta
el 17 de marzo de 2017; para esto se destinara el da 17 de marzo en el horario de 7:00
P.M a 8:30 P.M. con el fin de aclarar previamente sus inquietudes y de esta manera
agilizar el desarrollo de la Asamblea. A continuacin, damos a conocer el reglamento
interno para el desarrollo de la asamblea:
1.La hora de inicio de la Asamblea es a las 8:30am. El registro de asistencia se iniciar a
la 8:00 am; una vez iniciada la reunin se suspende la firma de planilla y se reanudar
con la clausura. Para la firma de la planilla se deben presentar la cdula de ciudadana
tanto por los propietarios del inmueble (casa) o su delegatario con respectivo poder. 2.El
orden del da ser sometido a consideracin de la Asamblea y para su discusin se
conceder la palabra solamente para proponer cambio en el orden del da, adicin o retiro
de los puntos propuestos. 3.La deliberacin se adelantar en cada uno de los temas
aprobados en el orden del da, realizndose mediante solicitud de la palabra, en riguroso
orden y en un tiempo mximo de dos (2) minutos CRONOMETRADOS; solamente se
acepta una intervencin por cada tema a tratar por casa. 4.En el uso de la palabra la
persona deber dirigirse a la Asamblea y no a determinadas personas en particular. La
intervencin no podr exceder de dos (2) minutos. 5.La intervencin se debe hacer con
respeto, de manera breve, clara y concisa, sobre el tema en cuestin y sin utilizar un
lenguaje agresivo o grosero, en tal caso el Presidente solicitar el retiro del recinto a quien
o a quienes pretendan sabotear, o impedir la realizacin de la Asamblea. 6.No se puede
interrumpir al interviniente, salvo por el Presidente de la Asamblea, cuando este lo
considere conveniente. 7.Los propietarios o delegados asistentes a la Asamblea, podrn
solicitarle al Presidente las mociones de orden que consideren pertinentes. 8.El
presidente de la Asamblea, podr solicitar la intervencin de cualquiera de los miembros
del Consejo de Administracin o las autoridades contables del conjunto, o quien considere
conveniente la Asamblea, con el fin de que aporte mayores elementos de juicio, sobre un
tema especfico y que haya mayor ilustracin. Esta intervencin no podr exceder de
cinco (5) minutos. 9.La votacin se manejar por medio de votos en donde se identifica la

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casa representada, para cada uno de los temas a votar, dichas fichas sern entregadas
en el momento de firmar la planilla de asistencia. 10. La presidencia de la asamblea no
aceptar la discusin de temas distintos al que se est tratando en el punto
correspondiente de acuerdo al orden del da aprobado. 11. Estando presente el
propietario perder todo valor la representacin (poder) que haya otorgado a un tercero.
12. Se solicita especialmente abstenerse de ir acompaado con nios, al igual que se
restringe el ingreso de mascotas. Solo podr ingresar una persona por casa. 13.
Recuerde que la no asistencia a la Asamblea General Ordinaria de copropietarios ao
2017, causar la aplicacin de una sancin equivalente a dos cuotas de administracin,
con el llamado a lista al inicio y al final de la misma. 14.Solo podr presentar un poder
para su representacin en la asamblea el cual debe ser entregado en el momento de
registro de ingreso. La no asistencia del apoderado, dar lugar a la sancin
correspondiente.
CON EL FIN DE NO EXTENDER LA ASAMBLEA, TENER EN CUENTA QUE LAS
INTERVENCIONES DEBEN SER RESPETUOSAS, ESPECIFICAS, CLARAS, PRECISAS
Y CONCISAS, HACIENDO USO DE LA SANA CRITICA,
EN NINGUN MOMENTO SE DEBE DIRIGIR A ALGUNA PERSONA EN PARTICULAR.
LA ASAMBLEA SE DEBE DESAROLLAR SOBRE TRES PILARES FUNDAMENTALES:
RESPETO EXPOSICIN CLARA DE LAS IDEAS, EVITAR COMENTARIOS
TENDECIOSOS. LA ASAMBLEA ES EL MAXIMO ENTE ADMINISTRATIVO DE ATICOS
DE LA SABANA I

TODAS LAS IDEAS SON IMPORTANTES, SIEMPRE Y CUANDO SEAN EXPRESADAS

DE UNA MANERA CLARA, SUSTENTADA Y RESPETUOSA.

4. INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA.

No somos perfectos, pero somos capaces de concebir lo que es la perfeccin. La

accin es preferible a la inaccin y el compromiso con la vida es preferible a la
indiferencia aptica
(Delia Steinberg Guzmn)

Apreciados propietarios:

Para presentar el presente informe de gestin administrativa debemos tener en cuenta

dos aspectos; el primero inherente a que la presente administracin inici bajo
parmetros presupuestales de la administracin anterior, lo que para efectos de poder
maniobrar administrativamente acorde a las necesidades del conjunto gener complejidad
y dificultad en la ejecucin real de la necesidad presupuestal, referente a los rublos de:
mantenimientos, pago de la obra de la portera, obligaciones peridicas e implementacin
de nuevas herramientas; empero, una exitosa labor de recuperacin de cartera en el
nicho de deuda especifica con respecto al recaudo de la expensa extraordinaria y de
regulacin de cuentas con beneficios en el cobro de la cartera de expensas ordinarias que
impacto favorablemente en las deudas con promedio en mora inferior a 540 das,
permitieron no solo poder ejecutar el prospecto de la renovacin de la portera, sino a su
vez generar algunos mantenimientos preventivos y remodelaciones a las instalaciones del
conjunto, sin sobre ejecutar rublos presupustales aprobados en la Asamblea ordinaria
Anterior, y conservando inclume lo respectivo al fondo de improviso el cual se aliment
acorde a presupuesto.

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Como segundo aspecto a tener en cuenta, es el de la gestin administrativa en un
conjunto que vena manejando las cosas de una forma durante 10 aos y la dicotoma de
como incluir cambios para mejorar sin afectar o traumatizar el recaudo y mejorar las
expectativas de servicio sin romper el vnculo de comunicacin y entendimiento residente-
administracin, o lo que para su efecto sera hacer inteligible los proyectos de la
administracin frente a la comunidad, lo que a travs de una comunicacin continua por
medio de circulares, solicitudes PQR, seguimiento de los procesos de recaudo,
divulgacin de los medios implementados y comunicacin directa a travs de asamblea y
correo mail, se ha ido logrando y se han venido implementado los cambios a favor del
conjunto; como el nuevo sistema de cobro, recaudo y reportes contables. El cual sin
nimo de crtica, se vena manejando sin dejar una trazabilidad contable verificable y
precisa y pasa a la implementacin de sistemas que permiten, no solo mayor regulacin
en el gasto, sino a su vez control en el recaudo. Los cambios en el sistema de atencin al
cliente. Antes la comunidad se acostumbraba a un nico contacto en el horario de
administracin y a la expectativa de obtener solucin o no a su necesidad, la cual,
muchas veces se converta en un mero apunte suelto en la agenda del administrador,
dificultando as el seguimiento de la solicitud. Con el nuevo sistema de contacto a travs
de PQR, diligenciado y entregado en PORTERA, Facebook, Correo mail o directamente
en administracin el sistema de contacto que ms le convenga, puede hacer seguimiento
a una fecha de solicitud, a una solicitud escrita y taxativa y la cual desde la administracin
y el consejo de administracin se puede medir como una estadstica en la velocidad de
respuesta y capacidad de respuesta positiva o negativa acorde a la solucin, caso que ha
venido ocurriendo en especial con la solicitud de ajustes contables surgidos por el cambio
de sistema contable; de las 97 solicitudes PQR recibidas del 01 de junio de 2016 al 01 de
febrero de 2017, 72 eran solicitudes en referencia a ajustes contables, dudas sobre
cargues de pagos, verificacin de cuentas y dems, de las cuales el 100% ya han sido
evacuadas como parmetro de medicin de la gestin.

Para hacer una correcta lectura a la gestin administrativa, es mejor generarla por rublos,
los que a continuacin se presentan:

GESTIN CONTABLE:

FLUJO DE CAJA:

Esta administracin recibi la parte de dineros con un activo de CUARENTA Y TRES

MILLONES DE PESOS ($43.000.000) Los cuales deban ser repartidos en tres rublos
principales:

CUENTA DE IMPREVISTOS: DOCE MILLONES ($12.000.000)

PASIVOS U OBLIGACIONES GENERADAS EL MES DE MAYO de 2016: TRECE
MILLONES DE PESOS ($13.000.000) (Incluyendo primer pago atrasado de la
pliza) (05/2016)
OBRA PORTERIA: CUARENTA MILLONES ($40.000.000)
PASIVOS VENCIDOS VARIOS: SEIS MILLONES DE PESOS ($6.000.000) (entre
ellos 14 meses de honorarios de la anterior contadora)

Acorde a lo anterior, se recibi con un pasivo total de VENTIOCHO MILLONES DE

PESOS ($28.000.000) Esto para poder cumplir con las obligaciones mensuales, librar el
efectivo del Fondo de imprevistos y cumplir con el proyecto de la portera lo que al
instante de la recepcin administrativa pareca inviable.

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RECAUDO:

A 01 de junio de 2016, el recaudo general conjunto se encontraba sobre el 67% esto

quiere decir que el pago de administracin lo estaban realizando de forma regular un total
de 80 a 83 casas las que estaban asumiendo el pasivo total.

En comparativa definitiva con el mes de diciembre de 2016, el recaudo subi del 67% al
82% lo que permite que el pasivo del mes se reparta en 96 o 97 casas mientras se sigue
generando la recuperacin de cartera definitiva para normalizar y rehabilitar el recaudo
en el conjunto.

CARTERA EN MORA:

La cartera REAL a 01 de junio de 2016 se encontraba sobre los CIENTO VENTI SIETE
MILLONES DE PESOS ($127.000.000) Acumulando las dos expensas ordinarias y
extraordinarias.
Adicional a ello un total de 53 inmuebles, an 15 meses despus del recaudo de la cuota
extraordinaria no haban realizado ningn pago de la misma. 27 haban realizado pago
parcial y 40 se encontraban al da con ese rublo.

Respecto del pago de las expensas ordinarias: el 07% (6) de los inmuebles ostentaban el
40% de la cartera. El 10% (12) el 30% de la cartera y el restante 23% de la cartera estaba
en cabeza de (9) inmuebles.

Con la campaa de acuerdos de pago en administracin la cual se llev acabo de 01 de

julio de 2016 a 30 de septiembre de 2016. Se logr recuperacin de cartera en acuerdos
de pago y pagos definitivos por:

Cuota extraordinaria: DOCE MILLONES DE PESOS ($12.000.000) Correspondiente a

completar el 80% del pago total de la obra.

Cuotas ordinarias en mora: NUEVE MILLONES SETECIENTOS VENTIUN MIL PESOS

($9.721.000) en pagos diferidos, abonos a cuenta, pagos definitivos y parciales.

PARA UN TOTAL DE VENTIUN MILLONES SETECIENTOS VENTIUN MIL PESOS

($21.721.000) Con lo que finalmente sobre la marcha se pudo dar va libre a la obra de la
portera.

El restante saldo de la cratera se traslad para cobro pre-jurdico y quienes no realizaron

acuerdo pre-jurdico se inici proceso ejecutivo tendiente al pago de la cartera adeudada
en mora, lo que en el periodo de 2017, haciendo el suficiente seguimiento, puede dar con
la recuperacin del 100% de la cartera.

(VER INFORME DE CARTERA)

IMPLEMENTACIN NUEVO SISTEMA DE RECAUDO:

A partir de Mayo de 2017, el recaudo de todos los pagos (Expensas ordinarias y

extraordinarias y pagos por salones) se comenz a realizar en la cuenta referenciada a

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nombre del conjunto, en la cual cada inmueble o concepto de pago cuenta con un numero
de referencia y la consignacin realizada por cada concepto queda como comprobante de
pago supliendo el recibo de caja. Paulatinamente se han venido convenios adicionales
con AVVILLAS, con el fin de facilitar el pago, el ltimo SUCURSAL VIRTUAL, permite
hacer el pago a cuenta y que esta quede referenciada, beneficio que no se obtena con el
pago PSE y para el mes de junio entrar en vigencia el convenio de pagos por cajero en
cualquier cajero del grupo AVAL a nivel nacional, lo conllevar a poder generar el pago sin
hacer filas.

Estas polticas de implementacin de un nuevo sistema de recaudo han conllevado, no

solo a mejorar el recaudo mensual, del 67% al 82% como se vio, sino a su vez a tener un
mayor control del dinero recaudado, mayor seguridad en el manejo ya que todos los
dineros van a cuenta y cada residente queda de inmediato con una copia del pago, sin
necesidad de esperar a que se le expida un recibo de caja o esperar para hacer el pago
solo en el horario de administracin.

Evita tambin la complejidad y poca seguridad del manejo de grandes sumas de dinero en
la oficina de administracin as como la brevedad y verificabilidad de los pagos realizados
a proveedores.
Con el anterior sistema se generaba un pago en cuenta y adicional a ello, al no ser
referenciado, se deba generar el traslado a administracin para que esta expidiera el
recibo de caja. En caso de hacer el pago en administracin muchas veces tambin se
tardaba la expedicin del recibo de caja, lo que dificultaba identificar el pago de cada uno
en el extracto bancario, hacia ms engorroso el recaudo, menos seguro y dificultaba su
medicin.

Actualmente el nuevo sistema de recaudo est a totalidad en funcionamiento entre los

propietarios con cartera sana en el conjunto.

IMPLEMENTACIN NUEVO SISTEMA CONTABLE:

De la mano con el nuevo sistema de recaudo referenciado, se implement el sistema

contable DAYTONA INTERCLOUD el cual ha permitido que el conjunto tenga su
contabilidad propia y que esta no dependa de sistemas contables pertenecientes a
terceros o sin posibilidad de verificacin inmediata.

Acorde a los parmetros establecidos en el sistema contable del conjunto el mapa de

procesos se inicia con la expedicin mensual de una CUENTA DE COBRO, la cual se
viene radicando en la primera semana del mes y contiene el total adeudado por inmueble,
con ello el propietario puede verificar que los pagos realizados con antelacin se le han
descargado y cuanto es el monto a pagar por el nuevo mes. Con la implementacin del
nuevo sistema contable y la radicacin de las cuentas de cobro, en los meses de junio,
julio y agosto, surgieron discrepancias en especial con los pagos realizados bajo el
sistema anterior. Dichas diferencias se han venido subsanando aunque eso le
corresponda a la anterior administracin, empero, en pro de dejar al da las 120 cuentas
se ha dado solucin a estas solicitudes, siempre con copia del pago realizado. Otras
discrepancias surgidas se han dado a raz de que al ser nuevo el sistema, algunas
personas no han realizado bien las consignaciones, pagando con una referencia diferente
a la asignada (el nmero de la casa) Por lo que en estos casos se han acercado a la
administracin y con la copia de la consignacin se han realizado los ajustes. Empero

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cabe recordar que para cualquier ajuste se debe contar con dichas copias, tanto de las
consignaciones a AVVILLAS, como los pagos realizados en la administracin anterior, la
portera o Bancolombia.

Una vez generada y radicada la cuenta de cobro, el propietario del inmueble genera el
pago exclusivamente en banco, donde su pago queda referenciado con el nmero de la
casa. Banco reporta estos pagos a diario y de forma semanal el contador del conjunto
sube los pagos al DAYTONA, lo que permite tener una medicin de cmo va el recaudo
del mes y al siguiente mes poder hacer una radicacin de cuantas de cobro con nmeros
reales.

Adicional a ello, el sistema DAYTONA INTERCLOUD, permite hacer el envi de cuentas

de cobro va mail y su respectiva consulta de cuanta por inmueble va internet, sin
embargo la alimentacin de la base de datos del conjunto es parcial, solo 70 de las 120
casas han aportado de forma efectiva, a travs del FUR (Formulario nico de Registro)
los datos necesarios para la informacin, lo que ha demorado la implementacin de estos
beneficios ya que DAYTONA genera un cobro por cada alimentacin de la base de datos y
es mejor hacer una o dos actualizaciones mximo al ao.

Con respecto a los balances y Estados financieros, el sistema genera informes mensuales
los cuales son expuestos mes a mes con el Consejo de Administracin, facilitando as la
medicin peridica del ingreso, gasto, ejecucin de presupuesto, cobro de cartera y
dems tems a los cuales se les quiera hacer seguimiento de una forma verificable y
precisa.

Finalmente, a 01 de marzo de 2017, se ha podido no solo mejorar el recaudo, sino a su

vez con nuevos sistemas que permiten una mayor precisin, seguridad y manejo. Se logr
llevar acabo la obra de la portera. No hay pasivos para la presente administracin. Se ha
logrado darle curso a la recuperacin de cartera que en algunos casos se adeuda desde
2005. Se ha mantenido inclume el fondo de imprevistos.

OBRA PORTERIA:

Acorde a lo explicado en la gestin contable del conjunto, la obra de la portera era un

proyecto de revalorizacin que la copropiedad tena desde 2015, proyecto que se llev
acabo de agosto de 2016 a enero de 2017 y que vio la luz gracias al pago de la cartera
vencida y al compromiso de la administracin y el Consejo de administracin de llevarlo a
cabo.

Al inicio de esta nueva administracin, faltaba casi el 50% del recaudo necesario para
llevar a cabo el proyecto, empero, se consider en reunin de Asamblea, que a la par de
renovar el sistema de recaudo y contabilidad, era importante dar continuidad a la obra de
la portera. Gracias a la reaccin favorable de los propietarios al cobro de cartera vencida
para este rublo, se pudo realizar la obra.

Otro de los aspectos a tener en cuenta en la obra era el de su realizacin sin que los
costos fueran a aumentar y as perder la capacidad de pago en el conjunto, cuestin muy
riesgosa ya que el equilibrio econmico del conjunto era mnimo. Por ello se gestionaron
varias reuniones con los contratistas en las que estos nos actualizaron los valores a 2016
y aparte de ello, se firm un contrato a todo costo y nico costo, por medio del cual la

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copropiedad no debiera incurrir en ms gastos de los estipulados en la propuesta inicial,
ya que todos sabemos que una obra siempre requiere de sobre costos para terminarla a
conformidad, empero, el conjunto no tena la capacidad de estos sobrecostos por ello se
pact un nico valor actualizado a 2016 de $40.000.000 CUARENTA MILLONES DE
PESOS, todo costo y nico costo y finalmente eso fue lo que se pag por la obra sin
contar los adicionales que se pidieron para mejorar cosas que no haban quedado en la
propuesta inicial.

Otro aspecto que se tuvo siempre en cuenta tanto de parte del Consejo como de la
administracin, fue el de conservar la fidelidad de la obra a los diseos aprobados por la
Asamblea y a criterio de esta.
Finalmente nos fue entregada la obra, la cual revalorizar las reas comunes del
conjunto, traer una imagen moderna y agradable a la entrada del mismo y se convierte
en icono del deseo de renovacin general del resto de las instalaciones.

Sabemos que es complicado el lograr el consenso general en gustos y acabados, pero lo

cierto es que ticos de la Sabana 1, ahora cuenta con la mejor portera de la zona, tras
un largo camino que se anduvo.

SISTEMA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Como parte de las labores inherentes al cargo de administracin, aparte de los aspectos
contables, de recuperacin de cartera, mantenimiento de zonas comunes y manejo de la
convivencia; se encuentra la gestin administrativa en referencia a el tratamiento de las
solicitudes PQR y su manejo asi como la generacin de sistemas que permitan que estos
procesos sean efectivos y de mejoramiento continuo.

Como parte de la mejora a la atencin de la gestin administrativa, al iniciar labores en el

conjunto, se enfrent la necesidad de un equipamiento administrativo adecuado a las
necesidades del conjunto, empero el presupuesto no permita repotenciar la oficina de
administracin, por lo que se solicit ayuda de SINAT LTDA (empresa de vigilancia) para
lograr la renovacin en la administracin no solo de equipos apropiados para la
administracin, sino a su vez de un mobiliario apropiado para reuniones y atencin al
residente. Con el apoyo de la empresa de vigilancia logramos tener los equipos y el
mobiliario base para que la oficina de administracin se convirtiera en el centro desde el
cual se generar la renovacin total del conjunto y en compaa del consejo de
administracin se puso en marcha el proyecto el cual llevo a que hoy el conjunto tenga
unas mejores instalaciones administrativas y un orden el aspecto de manejo del
documento y archivo.

Con referencia al contacto con el residente, se estableci un formato de peticin PQR

para que a travs de este, se pueda solicitar cualquier necesidad ya sea con respecto a
estados de cuenta, solicitud de mantenimiento, queja de convivencia, peticiones y
reclamos. Se establecieron 2 puntos de contacto activos 365 das al ao 24 horas al da,
los cuales son dejar radicacin de la solicitud en portera o enviarla va mail y un punto de
contacto en el horario de administracin.
Cuadro de recepcin solicitudes y respuesta

TIEMPO DE CANTIDAD TIEMPO TIPO DE CANAL EVACUADOS

MEDICION DE PQR PROMEDIO PETICION A 01 DE

12
 RADICADOS DE MARZO DE
RESPUESTA 2017
76 por Ajustes 35 VIA
contables. MAIL.
01 DE JUNIO 12 por quejas
DE 2016 A 01 vecinos.
101 7 por solicitud 42 RAD 99
DE MARZO
2017
12 DAS alquiler PORTERIA.
salones.
4 por solicitud
de copias
24 RAD
2 por otros. ADMON

Es de recordar que el sistema PQR permite una trazabilidad de la solicitud y as mismo un

formato general para su manejo y poder medir la velocidad de respuesta de
administracin. Empero se debe utilizar de una forma adecuada ya que en algunos casos
se enviaban peticiones reiterativas sobre respuestas ya pronunciadas por administracin
o se radicaban PQR por cuestiones de mantenimiento al correo del abogado o con alguna
solicitud sin aportar por lo menos el nmero de casa o el nombre del solicitante. Cuestin
que a medida que el sistema de solicitudes vaya tomando acogida, irn mejorando.

Otro punto importante en el contacto administracin y propietarios es del de tener una

base de datos completa para as tener el conocimiento de quienes son propietarios,
quienes arrendatarios, cuntos nios hay en el conjunto, cuantas personas adultas
mayores, los nmeros de contacto y los correos mail. Datos que le brindan a la
administracin una estadstica ideal a tener en cuenta en el momento de realizar eventos,
de radicar estados de cuenta, de enviar notificaciones y de saber que personas estn o no
autorizadas para salidas de trasteos, mostrar casas en arriendo o venta y dems tems
que mejoran la seguridad y contacto con los propietarios. A la fecha faltan 49 casas por
aportar esta informacin, en su mayora donde el arrendatario no aporta la informacin del
propietario. Esperamos que la Asamblea ordinaria, nos permita disminuir esta falta de
informacin.

MANTENIMIENTO:

Desde el inicio de la nueva administracin se realiz una inspeccin visual al total de las
instalaciones y se evidenci falta de mantenimiento en bastantes reas que van desde
necesidad de mantenimiento baja a necesidad de mantenimiento crtico.

Debido a que en presupuesto de 2016, no se gener un rublo apropiado para

mantenimientos, se ha generado solo mantenimientos preventivos o correctivos, sin poder
llegar a reparaciones locativas definitivas.
Se realizaron mantenimientos de:

ZONA TIPO DE MANTENIMIENTO

SALONES PARED NORTE PAETADO, APLICACIN DE
GRANIPLAST
DESAGUES PARQUEADEROS LIMPIEZA, MANTENIMIENTO TAPAS
ALCANTARILLAS.
DESAGUES ZONA OCCIDENTE DESTAPADO, LIMPIEZA.
ADMINISTRACIN TECHO LIMPIEZA, APLICACIN DE
IMPERMEABILIZADO.
ADMINISTRACIN CREACIN DE CAJA DE DESAGUE

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SALONES TERRAZA DEMOLICION Y POSTERIOR
LEVANTAMIENTO DE MUROS
REFORZADOS.
SALONES FACHADA LIMPIEZA, MANTENIMIENTO Y PINTADO.
SALONES ILUMINACIN CONVERSIN A LUZ LED.
ILUMINACION EXTERIOR MANTENIMIENTOS VARIOS,
ADECUACIN, LIMPIEZA INTERNA.
CERCA ELECTRIFICADA CAMBIO TOTAL DEL ALAMBRADO.
INSTALACION DE ALAMBRADO
FALTANTE EN LA ZONA MURO
ORIENTAL CONJUNTO.
CAMARAS MANTENIMIENTO GENERAL DE
CIRCUITO CERRADO.
CANALES Y BAJANTES MANTENIMIENTO DE 8 CANALES Y
BAJANTES.
TEJAS MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE 4
TEJAS.

Los anteriores son mantenimiento que se llevaron a cabo entre el periodo comprendido 01
de junio de 2016 a 01 de febrero de 2017 con el presupuesto disponible, empero es de
anotar que el conjunto necesita con urgencia reparaciones locativas y mantenimientos
correctivos con urgencia, tema del que se tratar en el captulo al respecto del proyecto
2020.

Adicional a ello, con respecto del mantenimiento de zonas comunes jardines y prados, en
junio de 2016 se intent una iniciativa propuesta por la administracin para unificar los
servicios de aseador, todero y jardinero con una sola compaa y su tiempo de medicin y
efectividad se estipulo en 3 meses. Esto con el fin de economizar un rublo de cerca de
cinco millones de pesos al ao en mantenimiento de jardines. Se contrat una nueva
compaa de aseo para el proyecto, y se prescindi de los servicios del jardinero de
confianza Oscar Balvuena. Finalmente al cabo de los 3 meses se evidenciaron carencias
en el aspecto de aseo y mantenimiento de jardines y se evidencio que un jardinero
capacitado no hara labores de aseador y viceversa, por lo que de forma sana y en
beneficio del conjunto se decidi volver al manejo de una sola persona en aseo y un
servicio de jardinera por prestacin de servicios, recontratando al personal de confianza.

CONVIVENCIA:

En referencia al manejo de convivencia cabe anotar que el conjunto necesita con urgencia
un manual que regule vlidamente los diferentes aspectos internos del mismo. Existe el
reglamento de propiedad horizontal, el cual funciona parcialmente pero al que le falta la
parte coercitiva de la norma para poder hacerla valer. La gran mayora de quejas por el
aspecto de convivencia son por la deficiente responsabilidad de algunos de los
propietarios de mascotas, el segundo rengln lo ocupa el ruido que trasciende los muros
de las casas y el tercero el manejo de los antejardines. Empero a la fecha no existe una
regulacin definida que permita una gestin sana de estas necesidades por parte del
comit de convivencia o de la administracin, por lo que en la Asamblea anterior se dio
anuncio de que se redactara un manual de convivencia adaptado a las necesidades del
conjunto. Dicho manual se ha enviado en CD a cada una de las viviendas con el fin de
que el 100% de los propietarios aporten a l y sea un documento construido por todos y
aprobado por todos en la asamblea ordinaria.

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Finalmente quiero expresarles agradecimiento a los copropietarios por el apoyo a los
nuevos sistemas de recaudo, contables y de gestin administrativa. Asi como a las
campaas de recuperacin de cartera. Tambin por la paciencia en los cambios y en esta
renovacin administrativa y por la paciencia hacia los errores cometidos. El primer ao en
un conjunto es difcil por la adaptacin de la comunidad a la nueva direccin y de la nueva
direccin a la comunidad, empero espero haber reflejado mi inters por dar celeridad a
temas neurlgicos de este conjunto en cuanto temas de cartera, mantenimiento,
renovacin en sistemas, manual de convivencia, realizacin de proyectos y organizacin
general. Han sido 10 meses de muchos proyectos llevados a cabo y los importantes estn
por hacerse realidad. El objetivo general siempre ser que el residente de ticos de la
Sabana se sienta viviendo en el mejor conjunto residencial del sector, en todos los
aspectos, es un camino a empezado y que se puede lograr.

Gracias.

FRANCISCO JAVIER BLANCO

Administrador

5. PROYECTO ATICOS DE LA SABANA I 2020

El siguiente proyecto se presentar a consideracin de la Asamblea para su aprobacin.

El proyecto aqu presentado cuenta con x fases definidas de la siguiente forma.

FASE I. Explorativa

A. Identificacin de necesidades del conjunto ya sea si estas son en

MANTENIMIENTO o en RENOVACIN.
B. Clasificacin de las necesidades de acuerdo a su prioridad en: Baja, Media y Alta.

FASE II. Explorativa

A. Presentacin de estas necesidades a Consejo de Administracin para su

valoracin.
B. Presentacin de estas necesidades a Asamblea General para su valoracin.
C. Solicitud de viabilidad Asamblea General para puesta en marcha.

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 D. Solicitud de aprobacin de fondos por Asamblea para la FASE III. (cuota
extraordinaria 2017.

FASE III. De ejecucin

A. Inicio de licitacin para ejecutar los rublos aprobados por Asamblea para 2017.
B. Seleccin de contratistas para ejecucin de las obras.
C. Entrega de obras aprobadas mximo a 15 de febrero de 2018.

FASE IV De ejecucin

E. Presentacin de estas necesidades a Consejo de Administracin para su

valoracin.
F. Presentacin de estas necesidades a Asamblea General para su valoracin.
G. Solicitud de viabilidad Asamblea General para su puesta en marcha.
H. Solicitud de aprobacin de fondos por Asamblea para la FASE III. (cuota
extraordinaria 2018.)

FASE V De ejecucin

D. Inicio de licitacin para ejecutar los rublos aprobados por Asamblea para 2017.
E. Seleccin de contratistas para ejecucin de las obras.
F. Entrega de obras aprobadas mximo a 15 de febrero de 2019.

FASE VI De ejecucin

I. Presentacin de estas necesidades a Consejo de Administracin para su

valoracin.
J. Presentacin de estas necesidades a Asamblea General para su valoracin.
K. Solicitud de viabilidad Asamblea General para su puesta en marcha.
L. Solicitud de aprobacin de fondos por Asamblea para la FASE III. (cuota
extraordinaria 2019.)

FASE VII De ejecucin

G. Inicio de licitacin para ejecutar los rublos aprobados por Asamblea para 2017.
H. Seleccin de contratistas para ejecucin de las obras.
I. Entrega de obras aprobadas mximo a 15 de febrero de 2020.

Este proyecto emanado de la administracin, presupone un esfuerzo mancomunado del

conjunto en renovar de forma viable sus instalaciones y revalorizar directamente las reas
comunes e indirectamente los bienes privados, empero su necesidad o no ser
determinada por la Asamblea general y ejecutada acorde a su aprobacin.

Este proyecto se realiza teniendo en cuenta 3 parmetros.

1. Urgencia del desarrollo.

2. Capacidad econmica de la comunidad de llevarlo a cabo.
3. Tiempo prudencial de desarrollo.

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DESARROLLO DE LA FASE I

NECESIDADES IDENTIFICADAS EN MANTENIMIENTO

PROYECTO PRIORIDAD
Mantenimiento y cambio (segn necesidad) de Tejas. ALTA
Pintado de Techos ALTA
Mantenimiento y cambio (segn necesidad) de canales y bajantes. ALTA
Impermeabilizacin fachadas ALTA
Pintura fachada, prticos y puertas. ALTA
Mantenimiento adoquinado zona occidental ALTA
Mantenimiento adoquinado zona parqueadero de visitantes ALTA
Mantenimiento de adoquinado parqueadero central MEDIA
Mantenimiento de adoquinado zona sur MEDIA
Mantenimiento enrejado perimetral MEDIA
Mantenimiento de cajas de desage casas. ALTA
Mantenimiento de cajas de acometida servicios de MEDIA
comunicaciones.

NECESIDADES IDENTIFICADAS EN RENOVACION

ADQUISICIN DE 4 NUEVAS CAMARAS (circuito cerrado) ALTA

Cambio de 6 cmaras de anlogas a HD. MEDIA
Cambio del DVR grabacin monitoreo ALTA
Adquisicin de monitor circuito cerrado ALTA
Automatizacin puerta vehicular MEDIA
Automatizacin puerta peatonal MEDIA
Modernizacin sistema de alumbrado interno MEDIA
Modernizacin salones y Barbecue MEDIA
Readaptacin bicicletero ALTA
Demarcacin zona de motocicletas ALTA

FASE II.

Por desarrollar en Asamblea.

6. INFORME DE CONSEJO DE ADMINISTRACION

Seores propietarios:

Como Consejo de administracin nombrado en la Asamblea de abril del 2016, nuestro

compromiso fue la de buscar mejorar los servicios de administracin y poder conseguir
que el conjunto obtuviera no solo cuentas claras y mejores procedimientos en el manejo
de los recursos, sino lograr decisiones puntuales sobre problemticas de cartera y
convivencia que se convirtieron en crnicos.

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Con el cambio de administracin y el ingreso del seor FRANCISCO BLANCO, hemos
establecido unos parmetros de medicin mensuales, trimestrales y semestrales sobre el
desarrollo de los objetivos para realizar dichas mejoras.

Para el periodo 2016, el consejo de administracin estuvo supervisando muy de cerca y

con facilidad, gracias a la apertura en la informacin contable de la administracin, todos
los procesos de manejo de recursos y el desarrollo de objetivos, los que principalmente
fueron:

1. CLARIDAD EN LOS MANEJOS CONTABLES: Como parte primordial del cambio

de administracin, fue el poder tener informacin precisa sobre el manejo de los
recursos del conjunto, la ejecucin presupuestal e informes peridicos de cartera y
la informacin contable mes a mes de estos aspectos, lo que con los nuevos
sistemas se ha podido realizar para conformidad de los copropietarios.
2. RECUPERACION DE CARTERA: Como parte importante de la nueva
administracin est el recuperar toda la cartera adeudada al conjunto y la que
consideramos es la que ha mantenido al conjunto carente de desarrollo de
proyectos y de poder contar con unas mejores instalaciones, labor que se est
llevando acabo al igual con acompaamiento de los miembros del consejo.
3. CONTROL DEL GASTO: Con el fin de controlar los recursos del conjunto y
gastarlos de la mejor forma, se han tomado decisiones puntuales para ahorrar y
poner el dinero donde se necesite.
4. CONTROL DE PERSONAL EN SERVICIO: Con el fin de obtener un buen servicio
por parte de nuestros proveedores, al interior del consejo sean valorado
continuamente los servicios prestados por los contratistas como la empresa de
Vigilancia SINAT LTDA, los servicios de aseo INTEGRAL SERVICE, el servicio de
jardinera con el seor OSCAR BALVUENA, los servicios de administracin con el
seor FRANCISCO BLANCO y de contabilidad con el seor YAIR KLEIR.
Generando as control y mejor aprovechamiento de estos servicios a travs de
mediciones continas de ellos.
5. OBRA EN LA PORTERIA: Como parte neurlgica de este periodo, estuvo el llevar
acabo y a buen trmino la obra de la portera. Desde afuera la mayora de
residentes no vern nunca el trabajo enorme que realiz el consejo y la
administracin al respecto, largas jornadas de deliberacin al respecto, mantener
por encima de todo las decisiones en los diseos aprobados por la Asamblea,
estar pendiente de la eficiencia y calidad del trabajo de los contratistas, de los
materiales seleccionados, de su aplicacin y de la fidelidad acorde a las
propuestas. Solucionar la problemtica de recaudo de la cuota extraordinaria para
poder cumplirle a los contratistas a tiempo. Lidiar con el sinnmero de conceptos
que cada residente tena con referencia a como se deba o no hacer el trabajo en
la portera. Y en general una labor dispendiosa y que ocup bastante tiempo en el
desarrollo de las labores del consejo en este periodo. Finalmente el proyecto se
logr y en medio de todo muy agradecido con el administrador FRANCISCO
BLANCO quien logr la firma de un contrato ideal para el desarrollo del proyecto,
la consecucin de los recursos a travs del cobro de cartera y el manejo de los
contratistas. Finalmente un proyecto se convierte en realidad y se logra as
revaluar la imagen de nuestro conjunto y lograr un punto fuerte y positivo en el
avalu de cada casa.
Finalmente queremos agradecerles a todos por la confianza depositada en nosotros y
pedirles paciencia en cuanto a las decisiones que generan cambios, que siempre
sern en busca de un bienestar colectivo, pero que algunas veces incomodan. Este es

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 el primer periodo con esta administracin y en el camino del ajuste se irn mejorando
todos esos aspectos que quiz les causen molestia.

AFECTUOSO SALUDO:

VIRGELINA SUA (casa 35)

LILIANA FORERO (casa 103)
EDUARDO RAMIREZ (casa 113)
HUGO MARTIN (casa 34)
ALVARO ARAUJO (casa 69)

7 ESTADOS FINANCIEROS 2016

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8 INFORME DE CARTERA

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ESTADO COBRO DE CARTERA

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9 PRESUPUESTO 2017

CONJUNTO RESIDENCIAL ATICOS DE LA SABANA 1

NIT: 830.122.264-2

Proyeccin de presupuesto 2017

INGRESOS Mensual Anual

Ingresos operacionales
Cuotas de administracin $14.880.000 $178.560.000
Descuento pronto pago - $600.000 -$7.200.000
Fondo de imprevistos - $148800 -$1.785.600
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES $14.131.200 $169.574.400
Ingresos no operacionales
Alquiler saln $100.000 $1.200.000
Total ingresos no operacionales $14.231.200 $170.774.400
TOTAL INGRESOS

GASTOS
Gastos operacionales de administracin
SERVICIOS
VIGILANCIA $7.400.000 $88.800
ASEO $1.445.083 $17.340.996
JARDINERIA Y TODERO $508.250 $6.099.000
ENERGIA ELECTRICA $624.000 $7.488.000
ACUEDUCTO $190.000 $2.280.000
TELEFONIA INTERNET $94.000 $1.128.000
CELULAR $20.000 $240.000
TRANSPORTE $60.000 $720.000
DAYTONA $140.000 $1.680.000
GASTOS BANCARIOS $120.000 $1.440.000

TOTAL SERVICIOS $10.601.333 $127.215.996

HONORARIOS
ADMINISTRADOR $1.100.000 $13.200.000
CONTADOR $430.000 $5.160.000
Implementacin NIF $167.000 $2.000.000

TOTAL HONORARIOS $1.697.000 $20.364.000

SEGUROS
POLIZA AREAS COMUNES $1.125.000 $13.500.000

TOTAL POLIZAS $1.125.000 $13.500.000

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GASTOS VARIOS

Elementos de aseo $120.000 1.440.000

Celebraciones $325.000 $3.900.000
Cafetera $80.000 $960.000
Papelera $100.000 $1.200.000
Asamblea $83.333 $1.000.000

TOTAL GASTOS VARIOS $708.333 $8.499.996

MANTENIMIENTO

Reparaciones locativas y proyectos de $500.000 $6.000.000

pequea escala.
Recarga extintores $54.200 $650.000

TOTAL MANTENIMIENTO $554.200 $6.650.400

TOTAL GASTOS $14.685.866 $176.230.392

Explicacin presupuesto:

Acorde a la proyeccin real del presupuesto 2017. La cuota de administracin

perca pita quedara en $124.000 con un aumento del 9.5%. Empero el aumento
real con el descuento de pronto pago quedar en $119.000 , lo que significa un
aumento real del 5.5% en comparativa con la anterior por $113.000. Lo que
ajustar el gasto hacindolo proporcionado y dejando una mayor parte del gasto
a quienes pagan con mora. Adicional a ello se ajustarn las fechas para el
beneficio del pronto pago, las cuales quedaran del 01 al 16 de cada mes,
beneficiando de nuevo a quienes pagan de forma oportuna.

NOTA 1: Se propone una mocin por parte de Administracin al respecto del

uso del fondo de imprevistos para generar el pago de la pliza de reas
comunes de 2017, con el fin de disminuir cerca de DOS MILLONES DE PESOS
en intereses por el crdito de la poliza.

NOTA 2: En pro de generar las correcciones a el recaudo mensual, si este no se

presenta por el 100%. Se propone mocin por parte de administracin para
iniciar el cobro de parqueadero de visitantes quedando de la siguiente manera:

USO PARQUEADERO DE VISITANTES

1 HORA A 3 HORAS $0
3 HORAS EN ADELANTE VALOR HORA $200 PESOS
Control a travs de planilla de ingreso.

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 PODER ASAMBLEA

YO, ____________________________________________ identificado (a) con

cdula de ciudadana nmero _______________________ de _________________
en mi calidad de propietario de la casa _________, me permito otorgar poder
amplio y suficiente a ________________________________, identificado con la
cdula de ciudadana ____________________ de _____________, para que en mi
nombre y representacin actu con voz y voto en la asamblea ordinara del 26
de marzo de 2016.

_________________ ___________________
Otorgante Representante
Nombre Nombre
Cdula Cedula
mail: Celular

FORMULARIO UNICO DE REGISTRO FUR

Nombre del
CASA Propietario:_______________________________________________
______________
Cdula: Telfonos de Contacto:
__________________ __________________________________________________________
Correo mail:
________________________________________________________
Arrendatarios. Segundo Contacto Autorizados:

Telfonos:
__________________________________________________________
________
Cedula: Correo mail:
__________________ __________________________________________________________
___ ________
Nmero de personas Nombre:
que conviven: _____________________________________________CC:__________
_______ _______
Nombre:
_____________________________________________CC:__________
_______
Nombre:
_____________________________________________CC:__________
_______
Nombre:
_____________________________________________CC:__________
_______
Nombre:
_____________________________________________CC:__________
_______

Registro de Placa:___________ Marca:_______________ Color:_____________

vehculos:

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38