MINUTES OF MEETING EVALUASI KINERJA MINGGUAN

Tujuan Rapat : 1. Evaluasi Kinerja Mingguan

2. Identifikasi masalah pelaksanaan rencana
2. Solusi permasalahan
3. Rencana aksi
Hari, Tanggal : Sabtu, 19 Maret 2016
Pemimpin Rapat : Bpk. Sion dan Ibu Lily
Peserta Rapat : 1. Bpk. Max Lolong
2. Youke (Gudang Grand Hardware)
3. Like (Swalayan Grand Hardware)
4. Doni (Swalayan Grand Hardware)
5. Roi (Swalayan Grand Hardware)
6. Veri (Swalayan MCT)
7. Ismail (Swalayan Grand Prima)
8. Nita (Swalayan Grand Prima)
9. Silvi (Gudang Grand Prima)
10.Krytlaan HK. (Grand Hardware)

Hasil Rapat :

1. EVALUASI KINERJA MINGGUAN 06-18 MARET 2016

1. Pembuatan daftar diskon (best buy) rampung lebih dari 2 hari,
karena kurang komunikasi antar Gudang dan Swalayan, diharapkan
lebih cepat lebih baik.
2. Brosur promosi belum dikerjakan, diperlukan tim khusus pemasaran
(marketing task force) yang direkrut dari karyawan interen.
3. Pembuatan profil pelanggan belum memadai
karena data dalam Membership Card minim dan kurang akurat,
diperlukan peningkatan dalam menggali informasi tentang
pelanggan.
4. Tenaga penjualan (sales force) perlu meningkatkan pemahaman
tentang fitur, keuntungan dan manfaat dari produk yang dijual
(product knowledge).
5. Terjadi peningkatan dalam kinerja sales force, terutama pelayanan.
Namun pengarahan tentang perilaku sopan dan persaingan yang
sehat perlu lebih galak.
6. Masih terjadi pembatalan penjualan karena ketidaktersediaan
barang pajangan, baik terlambat dari Gudang maupun kurang
permintaan dari Swalayan. Diharapkan para supervisor lebih proaktif
dan berkomunikasi dengan baik untuk antisipasi permintaan
penjualan.
7. Pengadaan 1 unit computer untuk lantai II Grand Hardware telah
direalisasikan dan dioperasikan.
2. IDENTIFIKASI MASALAH
1. Kekurangan tenaga administrasi Grand Hardware Bitung (GB),
terutama untuk input data pemindahan dan perubahan harga, yang
harus cepat diproses.
2. Profil pelanggan yang belum lengkap untuk promosi.
 3. Berdasarkan profil pelanggan yang 33% wanita, perlu
dipertimbangkan tempat istirahat (resting area) yang memadai
untuk kenyamanan pengunjung.
4. Perlu peningkatan product knowledge untuk sales force.
5. Terdapat barang pajangan yang kurang dan/atau berlebihan di
Grand Hardware (GH)
6. Terdapat sebagian barang per set yang tidak lengkap. Contoh kasus:
Gagang untuk Gunting Besi Beton.
7. Penumpukan barang di Multi Cipta Teknik (MCT)
8. Turnover barang yang lama di pajangan. Sales force belum
diarahkan untuk menjual barang yang lebih dulu dipajangkan
sebelum menjual yang baru: (FIFO = First In First Out).
9. Pelayanan berlebihan dan persaingan yang tidak sehat (rebutan)
dari sales force dapat mengganggu kenyamanan pelanggan.
10. Kurang hati-hati dalam penanganan barang, baik penerimaan
maupun pemindahan, terutama untuk barang-barang yang rentan
pecah (fragile) oleh Petugas Gudang.

3. AGENDA
1. Peningkatan dan perbaikan kinerja karyawan, mulai dari front
(Swalayan) sampai back office (Gudang) yang menjadi tanggung
jawab Supervisor masing-masing. Harus zero (0%) cancelled
2. Memperbaiki dan meningkatkan etos dan semangat kerja karyawan
secara terpadu.
3. Program seragam baru : Merah dan Batik oleh Ibu Lily.
4. Mengadakan pertemuan evaluasi mingguan. Para supervisor
diharapkan memberikan presentasi pencapaian kinerja selama
seminggu dan kendala-kendalanya, terutama tentang product
knowledge.

4. OPEN ACTIONS

No Actions Who When

01 Menambah 1 unit komputer dan personil Youke, Segera
bantuan dari GP atau GH (sesuai tempat Silvi
asal pemindahan) untuk proses data
secara online by viewer.
02 1. Memindahkan proses pembuatan Max, Segera
Membership Card (MC) dan Krytlaan
menyiapkan (memberi pembekalan)
personil di front office sebagai
operator.
Krytlaan
2. Merapihkan koneksivitas penggunaan
MC untuk semua unit usaha (MCT, GH,
GP, dan GB) agar seragam.
03 Supervisor Lantai melihat kemungkinan luas Doni, Disesuaik
bidang (space) untuk tempat istirahat Roy, an
pengunjung yang cukup nyaman. Like,
Ismail,
Nita,
Very
04 1. Meminta supplier untuk memberikan Max, Disesuaik
pelatihan singkat tentang produknya Bpk. an
(product knowledge). Sion

2. Semua supervisor diharapkan untuk 1 Produk/

mengisi waktu mempelajari tentang seluk- Yuke, Minggu
beluk barang Silvi,
Doni,
Roi,
Like,
Ismail,
Nita,
Very.
05 1. Peningkatan komunikasi antara Yuke, Segera
Supervisor Lantai dan Gudang, Silvi,
terutama untuk klarifikasi permintaan Doni,
barang: Untuk pajangan, perlu waktu. Roi,
Untuk urgent ditunggu Pelanggan, Like,
dapat dibantu/ambil langsung oleh Ismail,
sales force. Nita,
Very.
2. Supervisor Gudang aktif memonitor
kedatangan barang baru, agar segera Yuke,
diturunkan paling lambat H+2, lebih Silvi,
cepat lebih baik. Ramli,
Bamban
g
06 Stok opname untuk barang per set oleh Yuke, Segera
Supervisor Gudang berdasarkan informasi Silvi,
dari Supervisor Lantai. Doni,
Roi,
Like,
Ismail,
Nita,
Very.
07 Stok opname dan evaluasi keberadaan Very, Segera
barang di MCT untuk menghitung Krytlaan
perbandingan nilai stok dan barang yang
terjual, agar tidak terjadi penumpukan.
08 Supervisor Lantai aktif memonitor kondisi Doni, Segera
barang pajangan dan mengarahkan Roy,
anggotanya untuk menjual barang yang Like,
telah lama dipajang. Untuk barang yang Ismail,
lama dan kusam, agar dibersihkan. Nita,
Very
09 1. Supervisor Lantai menjaga keamanan Doni, Segera
dan kenyamanan pelanggan Roy,
2. Supervisor Lantai mengarahkan Like,
anggotanya agar tidak boleh Ismail,
menjawab TIDAK TAHU/BARANG Nita,
TIDAK ADA dengan kasar, tapi tetap Very
menjaga kesantunan.
3. SPG dari pihak luar turut diarahkan
agar bekerja dengan serius, sebab
pelayanan mereka juga
mempengaruhi citra pelayanan kita.
10 Supervisor Gudang aktif monitor pemindahan Youke, Segera
barang yang rentan pecah, terutama untuk Silvi,
Driver agar lebih hati-hati membawa
Ramli
kendaraan melewati jalanan yang
buruk/rusak.
Dibuat di : Grand Prima

Pada tanggal : 19 Maret 2016

Notulis, Pemimpin Rapat,

Krytlaan HK. Sion Tjitrosantoso

Peserta Rapat

1. Max Lolong 2. Youke 3. Doni

5. Very 5. Roi 6. Like

7. Ismail 8. Silvi 9. Nita