Investigar sobre los siguientes conceptos:

1. Concepto de Compras
2. Actividades del area de compras
3. Importancia del proceso de compras
4. Objetivos de las compras
5. Relaciones con los proveedores
6. Proceso de Negociacin
7. INCOTERM (Terminos de Comercion Internacional)

1. Concepto de Compras
Con el concepto de compra se hace referencia a la accin de obtener o
adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto o
un servicio. Pero tambin se considera compra el objeto adquirido,
una vez consumado el acto de adquisicin. Podemos decir que el
hecho de que se produzca una compra tambin presume la existencia
de otra parte, que es la que recibe el precio pactado por la prestacin,
es decir, quien realiza la venta. Resulta obvio que cada parte necesita
de la existencia de la otra para cumplir su funcin, lo que se plasma en
la conocida expresin compra-venta.

2. Actividades del area de compras

Aprovisionamiento de materiales
Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos
los materiales necesarios para la produccin o las operaciones diarias
de la empresa u organizacin gubernamental. Para una empresa de
manufacturas, esto puede involucrar materiales crudos como hierro,
acero, aluminio o plsticos, pero tambin puede incluir herramientas
como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de
oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta. En el
ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se
asegura de que siempre haya suficientes productos en las estanteras
o en los depsitos para mantener a los clientes satisfechos y al
negocio bien abastecido. Para los negocios pequeos, es
especialmente importante mantener el orden del inventario en un
nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de
stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez
de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e
investigacin y desarrollo. Compras tambin supervisa a todos los
proveedores que abastecen a una compaa con los artculos que
necesita para funcionar de manera correcta.

Evaluacin de precios
Los departamentos de compras tambin se encargan de evaluar
continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales al mejor
precio posible para maximizar las ganancias. Esto puede ser
desafiante para una empresa pequea que puede comprar en menores
cantidades que una grande y que por lo tanto, puede no recibir el
mismo tipo de descuentos por compras en cantidad. Los
departamentos de ventas en pequeas empresas, necesitan comparar
precios para encontrar a los mejores proveedores y los precios ms
razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la
compaa. El personal de los departamentos de compras puede
comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios
por compras en cantidad o investigar la posibilidad de adquirir
materiales ms econmicos de fuentes alternativas como parte de sus
actividades diarias.

Trabajo administrativo y contabilidad

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo
relativo a la compra y la entrega de suministros y materiales. Compras
se asegura de realizar la entrega de los materiales de los proveedores
a tiempo, genera y sigue rdenes de compra y trabajos conjuntamente
con el departamento de recepcin y el de contabilidad para asegurarse
de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean
abonadas a tiempo. En pequeas empresas, esto significa trabajar
estrechamente con el departamento de contabilidad para asegurarse
de que haya capital suficiente para comprar los artculos adquiridos y
que haya un flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se
realicen a tiempo.

Cumplimiento de polticas
El departamento de compras tambin debe asegurarse de que se
cumplan todas las polticas de la empresa. Por ejemplo, en una
pequea empresa, el personal puede comunicarse con el
departamento de compras por sus necesidades de adquirir cosas tales
como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar una
compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se
cumplan los protocolos adecuados para las compras y la aprobacin
del presupuesto y debe asegurarse de que todas las compras sean
realizadas de acuerdo a las polticas generales de compras de la
organizacin.

3. Importancia del proceso de compras

Una correcta gestin en la Funcin de Compras y de los stocks de
mercancas puede generar un incremento de los beneficios y de la
 rentabilidad de la empresa. En la mayora de las empresas
industriales, las compras representan, como media, un 50% del valor
de los productos vendidos (este porcentaje vara segn el tipo de
empresa que se trate).
Puede entenderse ahora, que una correcta gestin de las compras:

Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las

compras representan unas cantidades importantes para la empresa.
Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que
deben adquirirse las materias primas y auxiliares adecuadas para que
el proceso de produccin se realice con eficacia.
La calidad de los productos comprados es otro de los requisitos
necesarios para que la compra se realice de forma eficiente. Teniendo
en cuenta este ltimo aspecto, es necesario una coordinacin entre el
departamento de compras y el departamento de produccin. Sin
embargo, adems de esta lnea de coordinacin, es imprescindible
establecer cauces de coordinacin con las dems reas de la empresa
(finanzas tesorera-, almacenamiento, distribucin.) para integrar
los objetivos de la funcin de compras, dentro de la propia poltica
empresarial.

La importancia de la funcin de compras, estriba en su capacidad para

contribuir a los directivos comunes de la organizacin, al incorporar
sus objetivos dentro de la poltica de la empresa, y en sus propias
caractersticas internas, adems de ser la fase de arranque de toda
actividad empresarial.
Las lneas de coordinacin que se fijan entre el rea de compras y las
dems reas operativas de la empresa (produccin, almacenamiento,
distribucin y ventas) constituyen un sistema de gestin integrada que
en la empresa moderna se define como LOGSTICA.

4. Objetivos de las compras

La funcin de compras tiene como objetivo primordial adquirir

adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros,
equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus
operaciones
de forma satisfactoria.

Para alcanzar este objetivo es preciso que se cumplan las siguientes

condiciones de compra:

La calidad del producto o servicio comprado ha de ser la necesaria

para el fin que se le destina.
 El plazo de entrega del suministro por parte del proveedor debe
ser el apropiado, de modo que la mercanca se halle disponible en el
momento oportuno.
El precio justo con relacin a la calidad, a las condiciones de
pago y al plazo de entrega estipulado.

5. Relaciones con los proveedores

Una organizacin y sus proveedores se benefician mutuamente y

aumenta la capacidad de ambas partes de crear riqueza.
El proveedor sobrevive gracias al comercio que realiza con la
organizacin. Su supervivencia depende de esta, ayudndose
mutuamente y atendiendo las necesidades de la otra parte. Se logra
optimizar el beneficio mutuo de la relacin y la eficacia de las dos
organizaciones.

La empresa necesita tener confianza con los proveedores y una buena

relacin entre si para un buen funcionamiento.

Beneficios claves del principio en relacin con los proveedores.

Incrementar la capacidad para crear riquezas por todas las partes. Una
mejora en la coordinacin con los proveedores, produce mejor un
producto o servicio final al estar bien encaminado desde el principio.
Una mayor satisfaccin del cliente, se traduce en un aumento de las
ventas. Lo que es beneficioso para ambas partes.

Flexibilidad y velocidad para sumarse a las respuestas de un mercado

cambiante o a las necesidades y expectativas de los consumidores. Al
estar integrados con la organizacin los proveedores, han de
adaptarse rpidamente con las necesidades de la empresa si quiere
mantener su nivel de negocio o aumentarlo.

Si el proveedor no es capaz de satisfacer las necesidades de la

empresa, no se pudran satisfacer las necesidades de los
consumidores.
El proveedor en sus planes de futuro, debe incluir los planes de futuro
de sus clientes para determinar cul es el mejor plan de futuro que
puede llevar a cabo.
Establecer el desarrollo y mejora de las actividades.
Para adaptarse a las necesidades de la empresa lo mejor es extender
la gestin de la calidad en ambos sentidos para ahorrar costes, y
conseguir las decisiones ms adecuadas. La mejora continua en esta
faceta mejora la calidad final del servicio y la gestin de las partes. El
proveedor y la empresa con las adecuadas y buenas relaciones logran
conceder confianza a sus clientes.

6. Proceso de Negociacin

Negociar es un proceso muy parecido a vender, aunque con algunas

diferencias. Ya hemos dicho que vender es persuadir, convencer al
posible cliente para que piense y acte como el vendedor quiere que
este acte y, siempre, en beneficio de ambas partes.

En la negociacin, tambin una parte intenta persuadir a la otra. Se ha

dicho que negociar es un proceso de resolucin de un conflicto entre
dos o ms partes, pues hay siempre, bajo la negociacin, un conflicto
de intereses. Puede ser un intercambio social que implique una
relacin de fuerza, una lucha sutil por el dominio. Esa fuerza se va
desplazando de un lado a otro durante las diversas etapas, no es
conveniente en una negociacin que una de las partes se beneficie de
una relacin de fuerza desequilibrada que imponga sus condiciones a
la otra parte. Es mejor que exista un cierto equilibrio de fuerzas y que
se intercambien las presiones, finalmente las partes llegarn a un
acuerdo cuando las fuerzas estn igualadas.

Esto es as porque, si frecuentemente una parte gana a costa de que la

otra pierda, se acaba
produciendo la rotura de las relaciones comerciales. En la negociacin,
al igual que en la venta, deben beneficiarse ambas partes.

Generalmente, en la negociacin no resulta afectada la relacin total

entre los participantes, se difiere en una parte, no en el todo. Las fases
de la negociacin son muy parecidas a las de la venta; del
conocimiento y dominio de estas fases va a depender en gran medida
el xito o fracaso en la negociacin.

La preparacin
En la fase de preparacin hay que definir lo que se pretende conseguir
y cmo conseguirlo, estableciendo los objetivos propios, qu tipos de
descuentos pueden ofrecerse en caso de necesidad y hasta dnde es
posible ceder; es muy importante tratar de descubrir los objetivos del
contrario.

La discusin

Como se ha dicho, las personas negocian porque tienen o creen tener

un conflicto de derechos o intereses. En esta fase que normalmente se
llama de conversacin, intercambio o presentacin, tratando de quitar
agresividad al vocablo discusin, se exploran los temas que separan a
las partes para conocer sus actitudes e intereses. Es muy parecida a la
etapa de determinacin de necesidades que se practica en la venta.

Las seales

Como se ha dicho, en la negociacin las posiciones van movindose,

unas veces acercndose y otras, por el contrario, distancindose. La
seal es un medio que utilizan los negociadores para indicar su
disposicin a negociar sobre algo, es un mensaje que ha de ser
interpretado por el que lo recibe; frecuentemente las afirmaciones que
se hacen en las primeras fases de la negociacin son de naturaleza
absoluta, del tipo de: no concederemos nunca el descuento que nos
pide, es absolutamente imposible aceptar esa forma de pago, no
podemos considerar esa propuesta.

Las propuestas

Las propuestas son aquello sobre lo que se negocia, no se negocian las

discusiones, aunque las
propuestas puedan ser objeto de discusin. Se sale de la discusin por
una seal que conduce a una propuesta, es decir, a una oferta o
peticin diferente de la posicin inicial; deben evitarse en las primeras
propuestas las ofertas arriesgadas, debiendo ser estas cautelosas y
exploratorias pues, en todo caso, se desarrollarn ms adelante y es
probable que sean aceptadas.

El intercambio

Esta fase es la ms intensa de todo el proceso de negociacin y exige

una gran atencin por ambas partes, ya que en ella se trata de
obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa. Cualquier propuesta o
concesin debe ser condicional, es decir, por todo lo que se concede
debe obtenerse algo a cambio.

El cierre y el acuerdo
 Como es lgico, la finalidad del cierre es llegar a un acuerdo. Al igual
que cuando hablbamos del cierre en la venta, tambin en la
negociacin debe hacerse en forma segura y con firmeza, y para que
sea aceptado debe satisfacer un nmero suficiente de las necesidades
de la otra parte. En cualquier caso y al igual que en la venta, existen
dos tipos de cierre:

Cierre por concesin. Es la forma ms frecuente en las

negociaciones; equivale a terminar la fase de intercambio ofreciendo
una concesin para conseguir un acuerdo.
Cierre con resumen. Despus del cierre con concesin, es el tipo
de cierre de negociacin ms utilizado. Al terminar la fase de
intercambio se hace un resumen de todos los acuerdos alcanzados
hasta el momento, destacando las concesiones que hemos hecho por
nuestra parte y subrayando lo ventajoso de llegar a un acuerdo sobre
los puntos pendientes.

En la negociacin adquieren una gran importancia los movimientos

estratgicos, la forma en que hagamos estos y respondamos a los de
nuestro opositor determinar nuestro xito o fracaso. Tengamos en
cuenta que el objetivo en una negociacin no es nicamente llegar a
un acuerdo satisfactorio, sino conseguir el mejor de los acuerdos
posibles.

7. INCOTERM (Terminos de Comercion Internacional)

Los Incoterms o Terminos Internacionales de Comercio son un conjunto

de reglas internacionales que se usan para aclarar los costos de las
transacciones comerciales, y para definir claramente cules son las
obligaciones entre vendedores y compradores, todo esto dentro de un
contrato internacional.

Los incoterms se dividen en cuatro categoras: E, F, C, D.

Trmino en E: EXW
El vendedor pone las mercancas a disposicin del comprador en los
propios locales del vendedor; esto es, una entrega directa a la salida.

Trminos en F: FCA, FAS y FOB

Al vendedor se le encarga que entregue la mercanca a un medio de
transporte elegido y pagado por el comprador; Esto es, una entrega
indirecta sin pago del transporte principal por el vendedor.
 Trminos en C: CFR, CIF, CPT y CIP
El vendedor contrata el transporte, pero sin asumir el riesgo de
prdida o dao de la mercanca o de costes adicionales por los hechos
acaecidos despus de la carga y despacho; esto es, una entrega
indirecta con pago del transporte principal por el Vendedor.

Trminos en D: DAT, DAP y DDP

El vendedor soporta todos los gastos y riesgos necesarios para llevar
la mercanca al pas de destino; esto es una entrega directa a la
llegada. Los costes y los riesgos se transmiten en el mismo punto,
como los trminos en E y los trminos en F.
Los trminos en D no se proponen cuando el pago de la transaccin se
realiza a travs de un crdito documentario, bsicamente porque
las entidades financieras no lo aceptan.
DAP es un Incoterm polivalente "flexible" y se puede usar en cualquier
medio de transporte y en la combinacin de todos ellos.