KISI-KISI INSTRUMEN PENILAIAN KOGNITIF

Mata Pelajaran Kearsipan

KI Materi Tingkat Deskripsi Nomor

Kesulitan Soal
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran Mendeskripsikan pengertian dari C1 Mendeskripsikan 1
agama yang dianutnya sistem sistem abjad, tanggal,
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, nomor, subyek, dan wilayah
tanggung jawab, peduli, santun, ramah Mampu menyebutkan kelebihan C2 Menyebutkan 2
lingkungan, gotong royong, kerja sama, dan kekurangan setiap sistem
cinta damai, responsive, dan pro aktif) dan Melaksanakan langkah-langkah C3 Melaksanakan 3
menunjukkan sikap sebagai bagian dari penyimpanan dan penemuan
solusi atas berbagai permasalahan bangsa kembali arsip
dalam berinteraksi secara efektif dengan Membandingkan keempat sistem C4 Mengidentifikasi 4
lingkungan sosial dan alam serta dalam Mengkategorikan sistem yang C5 Mengkategorikan 5
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa sesuai untuk badan tertentu
dalam pergaulan dunia.
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan
faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni budaya, dan
humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban
terkait fenomena dan kejadian, serta
menerapkan pengetahuan procedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan
bakat dan minatnya untuk memecahkan
masalah.
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam
ranah konkret dan ranah abstrak terkait
 dengan pengembangan dari yang
dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah
keilmuan.
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat dan benar!

1. Deskripsikan apa yang dimaksud dengan penyimpanan arsip sistem abjad?

2. Sebutkan apa saja kelebihan dan kekurangan pada penggunaan penyimpanan arsip dalam sistem abjad!
3. Jelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penemuan kembali arsip!
4. Sistem manakah yang efektif di pakai di kearsipan sekolah!
5.

Jawaban:
1. Sistem abjad adalah suatu system penataan berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A Z yang
berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Kelebihan penyimpanan dengan sistem abjad :
a. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/ lembaga/perusahaan
b. Penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
c. Mudah untuk diterapkan
d. Perlengkapannya dapat dipergunakan untuk bermacam macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen
e. Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok menjadi satu.

Kekurangan penyimpanan menggunakan sistem abjad :

a. Memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat / warkat yang diperlukan
b. Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena jika tidak teliti bisa salah dalam
menempatkan dan menemukan arsip.
c. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan
d. Harus menggunakan peraturan mengindeks
e. Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sma lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam
penyimpanannya.
f. Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.
3. Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut :
 a. Menentukan judul surat
Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim ( jika surat masuk) atau nama yang dituju
(surat keluar)
b. Menentukan indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan/organisasi
c. Menentukan kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, ebagai pedoman atau alat bantu untuk mencari arsip.
d. Mencari arsip ditempat penyimpanan
Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat
e. Mengambil arsip
Jika arsip tesebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1).
f. Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada
peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.
g. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
Lembar pinjam arsip (disimpan pada tickler file sebagai alat control petugas arsip terhadap arsip-arsip yang dipinjam.