FUNDAMENTOS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS:

BASES DE DATOS Y ADMINISTRACIN DE LA

INFORMACIN

Uno de los principales objetivos de los Sistemas de Informacin es proporcionar informacin

exacta, oportuna y relevante, y para que esto suceda es necesario hacer nfasis en la importancia
de la administracin de datos.

Actualmente lo que se busca es disminuir ciertos problemas como el duplicado y no disponibilidad

de los datos, la falta de medidas de seguridad, entre otros; que pueden afectar el buen
funcionamiento de la empresa, ya que la informacin se vuelve vulnerable a que terceros puedan
acceder y manipularla, a que los datos no estn en el momento que sean solicitados o que
simplemente se encuentren inconsistencias en la informacin accedida. Esto sucede puesto que no
cuentan con sistemas de bases de datos diseados para el porvenir del negocio, por medio de un
estudio previo, que pueda mostrar cules son las necesidades reales de la empresa, adecundolos
a estos resultados; asimismo, con el debido seguimiento de que se est cumpliendo con los
objetivos del sistema y que ante cualquier falla se realizar la correspondiente correccin.
Dentro de los tipos de sistemas de administracin de bases de datos, el relacional es el ms
utilizado, esto porque es ms sencillo y comprensible por los usuarios finales y los profesionales de
tecnologas de informacin; adems puede progresar, ya que las relaciones entre los datos no
necesitan estar predefinidas.
Por otra parte, podemos encontrar que las empresas se apoyan de la elaboracin de consultas e
informes para poder tener una idea del funcionamiento de la empresa, as lograr mayor seguridad
en que sus actividades se estn realizando adecuadamente, un ejemplo de ellos es la aplicacin
del SQL (Lenguaje de Consultas Estructurado) lo cual permite mejorar el desempeo de la
empresa y tomar en la medida de lo posible las mejores decisiones.
Asimismo, dentro de la administracin de los sistemas de bases de datos, se encuentra el proceso
de normalizacin cuyo objetivo es el de simplificar la relacin entre los campos de un registro;
logrando reemplazar los datos por otros ms manejables; esto para que se cumpla con estndares
y la informacin sea recopilada adecundose al funcionamiento de la empresa. De la mano de esto
se encuentran ciertas polticas de informacin, las cuales son necesarias para poder cumplir con
las reglas de poder manipular la informacin de la empresa.
Otro punto a destacar es lo til que se ha convertido el utilizar las bases de datos en la web, las
empresas se ahorran tiempo en acceder a la informacin, puesto que lo hacen de inmediato,
logrando un manejo dinmico por parte de los funcionarios.
Son herramientas muy tiles que las organizaciones deben saber aprovechar, tomando las
medidas necesarias para lograr buenos resultados en la implementacin de un sistema de bases
de datos.

Un sistema efectivo de informacin da a los usuarios informacin exacta, oportuna y relevante. La

informacin exacta est libre de errores. La informacin es oportuna cuando est disponible en el
momento que la requieren los encargados de la toma de decisiones. La informacin es relevante
cuando es til y adecuado para los tipos de trabajo y decisiones que la necesitan.

Un sistema computacional organiza los datos en una jerarqua, la cual empieza con el bit, que
representa 0 o 1. Los bits se pueden agrupar para formar un byte que representa un carcter,
nmero o smbolo. Los bytes se pueden agrupar para formar un campo, y los campos relacionados
para constituir un registro. Los registros relacionados se pueden reunir para crear un archivo, y los
archivos relacionados se pueden organizar en una base de datos.

Un registro describe a una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o evento sobre el cual
almacenamos y mantenemos informacin. Cada caracterstica o cualidad que describe a una
entidad especfica se denomina atributo. Por ejemplo, ID_Estudiante, Curso, Fecha y Calificaciones
son atributos de la entidad CURSO. Los valores especficos que pueden tener estos atributos se
encuentran en los campos del registro que describe a la entidad CURSO.

PROBLEMAS CON EL ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL

El uso de una metodologa tradicional para el procesamiento de archivos impulsa a cada rea
funcional en una corporacin a desarrollar aplicaciones especializadas. Cada aplicacin requiere
un archivo de datos nico que probablemente sea un subconjunto del archivo maestro. Estos
subconjuntos producen redundancia e inconsistencia en los datos, inflexibilidad en el
procesamiento y desperdicio de los recursos de almacenamiento.
Redundancia e inconsistencia de los datos
Redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en mltiples archivos de datos, de tal
manera que los mismos datos estn almacenados en ms de un lugar, desperdiciando recursos de
almacenamiento y tambin conduce a la inconsistencia de datos, en el cual el mismo atributo
podra tener valores diferentes.
Dependencia entre los programas y los datos:
La dependencia programa-datos se refiere al acoplamiento de los datos almacenados en archivos
y los programas especficos requeridos para actualizar y dar mantenimiento a esos archivos, de tal
forma que los cambios en los programas requieran cambios en los datos.
Falta de flexibilidad:
Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de rutina, despus de
extensos esfuerzos de programacin, pero no pueden transmitir informes con fines especficos o
responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de informacin.
Seguridad defectuosa:
Dado que hay poco control o administracin de datos, el acceso y difusin de la informacin
podran salirse de control. Es posible que la administracin no tenga forma de saber quin est
teniendo acceso a los datos de la organizacin, o incluso modificndolos.
Falta de comparticin y disponibilidad de los datos:
Debido a que la informacin est fragmentada en diferentes archivos y en distintas partes de la
organizacin no se pueden relacionar entre s, es prcticamente imposible que la informacin se
comparta o se acceda de manera oportuna. La informacin no puede fluir libremente a travs de
las diferentes reas funcionales o distintas partes de la organizacin.

LA METODOLOGA DE LAS BASES DE DATOS PARA LA ADMINISTRACIN DE DATOS

Un Sistema de Administracin de Bases de Datos (DBMS) es software que permite a una
organizacin centralizar los datos, administrarlos en forma eficiente y proveer acceso a los datos
almacenados mediante programas de aplicacin. El DBMS acta como una interfaz entre los
programas de aplicacin y los archivos de datos fsicos.
Cmo resuelve un DBMS los problemas del entorno de archivos tradicionales
Un DBMS reduce la redundancia e inconsistencia de los datos al minimizar los archivos aislados en
los que se repiten los mismos datos. Tal vez el DBMS no logre que la organizacin elimine la
redundancia de datos en su totalidad, pero puede ayudar a controlarla. El DBMS permite a la
organizacin administrar los datos, su uso y su seguridad en forma central.

DBMS relacional
Las Bases de datos relacionales representan los datos como tablas bidimensionales (llamadas
relaciones). Las tablas podran considerarse como archivos. Cada tabla contiene datos acerca de
una entidad y sus atributos.

El tipo ms popular de sistemas DBMS en la actualidad para las PCs, as como para computadoras
ms grandes y mainframes, es el DBMS relacional. Las bases de datos relacionales representan
los datos como tablas bidimensionales (llamadas relaciones), a las cuales se puede hacer
referencia como si fueran archivos.
Operaciones de un DBMS relacional
En una base de datos relacional se utilizan tres operaciones bsicas para generar conjuntos de
datos tiles: seleccionar, proyectar y unir.
La operacin seleccionar crea un subconjunto que consiste en todos los registros del archivo que
cumplan con criterios establecidos. En otras palabras, la seleccin crea un subconjunto de filas que
cumplen con ciertos criterios.
La operacin unir combina tablas relacionales para proveer al usuario ms informacin de la que
est disponible en las tablas individuales.
La operacin proyectar crea un subconjunto que consiste de columnas en una tabla, con lo cual el
usuario puede crear nuevas tablas que contengan slo la informacin requerida.
DBMS orientado a objetos
Un DBMS orientado a objetos almacena los datos y los procedimientos que actan sobre esos
datos como objetos que se pueden recuperar y compartir de manera automtica. Los Sistemas de
Administracin de Bases de Datos Orientados a Objetos (OODBMS) estn ganando popularidad
debido a que se pueden utilizar para manejar los diversos componentes multimedia o los applets
de Java que se utilizan en las aplicaciones Web, que por lo general integran piezas de informacin
provenientes de una variedad de orgenes
Bases de datos en la nube
Los proveedores de computacin en la nube ofrecen servicios de administracin de bases de
datos, pero por lo general estos servicios tienen menos funcionalidad que sus contrapartes dentro
de las premisas de la empresa. Por el momento, la base de clientes primordial para la
administracin de datos basados en la nube consiste en Capacidades de los sistemas de
administracin de bases de datos empresas inciales enfocadas en Web o negocios desde
pequeos hasta medianos que
buscan capacidades de bases de datos a un menor precio que el de un DBMS relacional estndar.

CAPACIDADES DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS

Un DBMS incluye capacidades y herramientas para organizar, administrar y acceder a los datos en
la base de datos. Las ms importantes son: su lenguaje de definicin de datos, el diccionario de
datos y el lenguaje de manipulacin de datos.

Consultas e informes
Un DBMS contiene herramientas para acceder a la informacin en las bases de datos y
manipularla. La mayora de los DBMS tienen un lenguaje especializado conocido como lenguaje de
manipulacin de datos el cual se utiliza para agregar, modificar, eliminar y recuperar los datos en la
base. Este lenguaje contiene comandos que permiten a los usuarios finales y a los especialistas de
programacin extraer los datos de la base para satisfacer las solicitudes de informacin y
desarrollar aplicaciones. El lenguaje de manipulacin de datos ms prominente en la actualidad es
el lenguaje de consulta estructurado, o SQL.

DISEO DE BASES DE DATOS

Para crear una base de datos hay que comprender las relaciones entre la informacin, el tipo de
datos que se mantendrn en la base, cmo se utilizarn y la forma en que tendr que cambiar la
organizacin para administrarlos desde una perspectiva a nivel de toda la compaa. La base de
datos requiere tanto un diseo conceptual como uno fsico.

Diagramas de normalizacin y de entidad-relacin

El diseo de bases de datos conceptual describe la forma en que se deben agrupar los elementos
de datos en la base. El proceso de diseo identifica las relaciones entre los elementos de datos y la
manera ms eficiente de agruparlos en conjunto para satisfacer los requerimientos de informacin
de la empresa.
Los diseadores de bases de datos documentan su modelo de datos con un diagrama entidad-
relacin.
Los cuadros representan las entidades, y las lneas que conectan los cuadros, las relaciones. Una
lnea que conecta dos entidades que termina en dos marcas cortas designa una relacin de uno a
uno. Una lnea que conecta dos entidades y termina con una pata de cuervo y una marca corta
encima de ella indica una relacin de uno a varios.
Distribucin de Bases de Datos

El diseo de bases de datos tambin abarca la manera en que se distribuyen los datos. Se pueden
disear sistemas de informacin con una base de datos centralizada que sea utilizada por un
procesador central nico o por mltiples procesadores en una red cliente/servidor.
Los sistemas distribuidos reducen la vulnerabilidad de un solo sitio central masivo. Incrementan el
servicio y el nivel de respuesta para los usuarios locales y con frecuencia pueden correr en
computadoras ms pequeas y menos caras. Sin embargo, las bases de datos locales en
ocasiones pueden desviarse de los estndares y definiciones centrales de datos y plantear
problemas de seguridad por la amplia distribucin del acceso a datos delicados.

USO DE BASES DE DATOS PARA MEJORAR EL DESEMPEO DE NEGOCIOS Y LA TOMA DE

DECISIONES
Las empresas utilizan sus bases de datos para dar seguimiento a las transacciones bsicas. Pero
tambin, se las necesitan para suministrar informacin que ayudar a la empresa a manejar los
negocios de manera ms eficiente, y que ayudar a los gerentes y a los empleados a tomar
mejores decisiones.

ALMACENES DE DATOS
Un almacn de datos es una base de datos que almacena la informacin actual e histrica de
inters potencial para los encargados de tomar decisiones en la compaa. Los datos se originan
en muchos sistemas de transacciones operacionales bsicos, como los sistemas de ventas, las
cuentas de clientes, la manufactura, y pueden incluir datos de transacciones de sitios Web. El
almacn de datos consolida y estandariza la informacin de distintas bases de datos
operacionales, de modo que se pueda utilizar en toda la empresa para el anlisis gerencial y la
toma de decisiones.

Mercados de datos
Un mercado de datos es un subconjunto de un almacn de datos en el que una parte resumida o
altamente enfocada de los datos de la organizacin se coloca en una base de datos separada para
una poblacin especfica de usuarios. Por lo comn, un mercado de datos se enfoca en una sola
rea objetivo o lnea de negocios, por lo que usualmente se puede construir ms rpido y a un
costo ms bajo que un almacn de datos a nivel de toda la empresa.

HERRAMIENTAS PARA LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS: ANLISIS DE DATOS

MULTIDIMENSIONAL Y MINERA DE DATOS
Las herramientas de inteligencia de negocios permiten a los usuarios analizar datos para ver
nuevos patrones, relaciones y perspectivas que son tiles para guiar la toma de decisiones. Las
principales herramientas para la inteligencia de negocios incluyen el software para consultas e
informes de bases de datos, herramientas para el anlisis de datos multidimensional
(procesamiento analtico en lnea), y herramientas para la minera de datos.

Procesamiento analtico en lnea (OLAP)

El procesamiento analtico en lnea soporta el anlisis de datos multidimensionales, el cual permite
a los usuarios ver los mismos datos en diferentes formas utilizando mltiples dimensiones. Cada
aspecto de la informacin -producto, precio, etc- representa una dimensin diferente. OLAP
permite a los usuarios obtener respuestas en lnea a preguntas especficas en un lapso de tiempo
sumamente rpido, aun cuando los datos estn almacenados en bases de datos bastante grandes,
como las cifras de ventas de varios aos.

Minera de Datos
La minera de datos est ms orientada al descubrimiento de informacin. La minera de datos
proporciona conocimientos acerca de los datos corporativos que no se podran obtener con OLAP,
al encontrar patrones y relaciones ocultas en robustas bases de datos en infiriendo reglas a partir
de ellos para predecir el comportamiento futuro. Los patrones y las reglas se utilizan para orientar
la toma de decisiones y predecir el efecto de tales decisiones. Los tipos de informacin que se
pueden obtener a partir de la minera de datos incluyen asociaciones, secuencias, clasificaciones,
agrupaciones y pronsticos.
La generacin de pronsticos emplea una serie de valores existentes para pronosticar qu otros
valores habr.
Uno de los usos populares de la minera de datos es ofrecer anlisis detallado de patrones
existentes en los datos de clientes para realizar campaas de MKT o para identificar clientes
rentables.
El anlisis predictivo utiliza tcnicas de minera de datos, datos histricos y suposiciones sobre
condiciones futuras para predecir resultados de eventos, como la probabilidad de que un cliente
responder a una oferta o comprar un producto especfico.
La minera de datos plantea riesgos para la proteccin de la privacidad individual. La tecnologa de
minera de datos puede combinar informacin de muchas fuentes diversas para crear una imagen
de datos detallada sobre cada uno de nosotros.

Minera de datos y minera Web

La principal funcin de las herramientas de inteligencia de negocios es lidiar con los datos que se
han estructurado en bases de datos y archivos. Sin embargo, se cree que los datos no
estructurados, que en su mayora estn organizados en forma de archivos de texto, representan
ms del 80 por ciento de la informacin til de una organizacin. En la actualidad hay herramientas
de minera de texto disponibles para ayudar a las empresas a analizar estos datos. Estas
herramientas pueden extraer elementos clave de los conjuntos de datos extensos no
estructurados, descubrir patrones y relaciones, as como sintetizar la informacin.
La Web es otra fuente extensa de informacin valiosa, y parte de sta se puede explotar en busca
de patrones, tendencias y perspectivas en relacin con el comportamiento de los clientes. El
descubrimiento y anlisis de los patrones tiles y la informacin proveniente de World Wide Web se
denominan minera Web. Las empresas podran recurrir a la minera Web para que les ayude a
comprender el comportamiento de los clientes, evaluar la efectividad de un sitio Web especfico o
cuantificar el xito de una campaa de marketing.
La minera Web busca patrones en los datos a travs de la minera de contenido, la minera de
estructura y la minera de uso. La minera de contenido Web es el proceso de extraer conocimiento
del contenido de pginas Web, lo cual puede incluir datos de texto, imgenes, audio y video. La
minera de estructura Web extrae informacin til de los vnculos incrustados en documentos Web.

LAS BASES DE DATOS Y WEB

Muchas empresas utilizan ahora la Web para poner parte de la informacin de sus bases de datos
internas a disposicin de sus clientes y socios de negocios.
El usuario accede al sitio Web del detallista por medio de Internet, utilizando un navegador Web
instalado en su Pc del cliente. El navegador Web del usuario solicita datos a la base de la
organizacin, utilizando comandos HTML para comunicarse con el servidor Web.
El servidor Web pasa las solicitudes de datos a software que traduce los comandos HTML a SQL
para que los pueda procesar el DBMS que trabaja con la base de datos. En un entorno
cliente/servidor, el DBMS reside en una computadora dedicada denominada servidor de base de
datos. El DBMS recibe las solicitudes de SQL y suministra los datos requeridos. El middleware
transfiere informacin desde la base de datos interna de la organizacin de regreso al servidor
Web para que se entregue en forma de pgina Web al usuario.

Las ventajas de utilizar la Web para acceder a las bases de datos internas de una organizacin:
1. Un navegador es ms sencillo de utilizar que las herramientas de consulta propietarias.
2. La interfaz Web requiere pocos cambios o ninguno a la base de datos interna. Cuesta mucho
menos agregar una interfaz Web a un sistema heredado que redisear y volver a construir el
sistema para mejorar el acceso a los usuarios.
El acceso a bases de datos corporativas a travs de la Web est creando nuevas eficiencias,
oportunidades y modelos de negocios.

ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS DE DATOS

Toda empresa, ya sea grande o pequea, necesita una poltica de informacin. Los datos de su
empresa son un recurso importante, por lo que no es conveniente que las personas hagan lo que
quieran con ellos. Necesita tener reglas sobre la forma en que se van a organizar y mantener los
datos, y quin tiene permitido verlos o modificarlos

ESTABLECIMIENTO DE UNA POLTICA DE INFORMACIN

Una poltica de informacin especfica las reglas de la organizacin para compartir, distribuir,
adquirir, estandarizar, clasificar e inventariar la informacin. Esta establece procedimiento y
responsabilidades especficos, que identifican cules usuarios y unidades de la organizacin
pueden compartir informacin, dnde se puede distribuir la informacin y quin es responsable de
actualizar y mantener la informacin.
La administracin de datos es responsable de las polticas y procedimientos especficos por medio
de los cuales se pueden manejar los datos como un recurso organizacional. Estas
responsabilidades incluyen desarrollar la poltica de informacin, planificar los datos, supervisar el
diseo lgico de la base de datos y el desarrollo del diccionario de datos, y vigilar la manera en que
los especialistas en sistemas de informacin y los grupos de usuarios finales utilizan los datos.
Una organizacin grande tendr un grupo de diseo y administracin de bases de datos dentro de
la divisin de sistemas de informacin corporativa, responsable de definir y organizar la estructura
y contenido de la base de datos, as como su mantenimiento.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS DATOS

Una base de datos y una poltica de informacin bien diseadas contribuirn a garantizar que la
empresa tenga la informacin que necesita. Sin embargo, se deben emprender acciones
adicionales para asegurar que la informacin de las bases de datos de la organizacin sea exacta
y confiable.
Antes de implementar una nueva base de datos, las organizaciones necesitan identificar y corregir
sus datos incorrectos y establecer mejores rutinas para editar los datos una vez que su base est
en operacin. Con frecuencia, el anlisis de la calidad de los datos empieza con una auditora de
calidad de los datos, la cual es una encuesta estructurada de la precisin y el nivel de su
integridad en un sistema de informacin.
Las auditoras de calidad de los datos se pueden realizar mediante la inspeccin de los archivos de
datos completos, la inspeccin de muestras provenientes de los archivos de datos, o mediante
encuestas a los usuarios finales sobre sus percepciones en cuanto a la calidad de los datos.

La limpieza de datos, (data scrubbing), consiste en actividades para detectar y corregir datos en
una base que sean incorrectos, incompletos, que tengan un formato inapropiado o que sean
redundantes. La limpieza de datos tambin impone la consistencia entre los distintos conjuntos de
datos que se originan en sistemas de informacin separados.