FESTIVAL DE ROCK ROCK IN SUMAR

A Dinamus decidiu montar um festival de Rock

Bandas nacionais e internacionais
Evento para 50 mil pessoas
Diretrizes:
6 meses de organizao e divulgao
5 milhes de reais de oramento
Gerente de Projetos: Fred
INICIAO

Prazos
TERMO DE ABERTURA

Objetivo
Fomentar o Rock no interior
paulista
Lucratividade de 15%

Justificativa
Exposio da marca
Parcerias e Patrocnios
Contatos para novos eventos
Identificao de Stakeholders

Patrocinadores
Servios pblicos Bandas nacionais
Bandas internacionais
P
O
D
E
R
Pblico-alvo
Comunidade
Servios contratados

INTERESSE
PLANEJAMENTO

Prazos
 Escopo
O que voc vai produzir?
ESCOPO DO PRODUTO
Festival de Rock para 50 mil pessoas com
durao de 2 dias
10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais)
rea total de 10.000m2

Comrcio Diverso Servios

Lanchonetes
Parque
Segurana

Pizzarias
Bungee jump
Transporte pblico

Restaurantes
Tirolesa
Bombeiros

Cervejarias
Asa delta
Polcia

Outros interessados
Emergncia

Banheiros
ESCOPO DO PROJETO
Organizar o evento como um todo
Contratar e organizar parcerias, patrocnio,
diverses e servios (inclusive logstica)
Contratar propaganda e acompanhar a
divulgao

Escopo Negativo:
Registro de vdeo e fotogrfico do evento
 PREMISSAS RESTRIES
Estudo de mercado Zoneamento deve
assegura o pblico ser seguido risca
Patrocinadores
arcaro com a
construo dos
stands e lojas
Redes de TV faro a
cobertura do evento
ESCOPO ESTRUTURA ANALTICA DO PROJETO
Festival de
Rock

Planejamento Pr-evento Evento Ps-evento

Definies Pessoas Shows Desmontagem

Fechamento de
Planos Bandas Servios
contas

Local Infraestrutura Comrcio Avaliao geral

Parcerias /
Diverses
Patrocnios

Publicidade
ESCOPO - DICIONRIO DA EAP

Festival
de Rock
Pacote Descrio
Planejamento

Definies Definir Bandas, tema, parcerias,

Definies zoneamento etc
Planos Planejar todas as reas do PMBOK, com
Planos enfoque em Aquisies
Local Planejamento da contratao e
Local estruturao do local do festival

Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP

 AQUISIES
Aquisies Qtd Valor
R$
Aluguel do Local 1 600.000
Custos Aluguel e Montagem de estruturas 1 1.000.000
Agncia de publicidade 1 500.000
Aquisies
Empresa de Segurana 10 60.000
Transportadora 1 100.000
Parque 1 250.000
Bandas 10 1.500.000
Subtotal - 4.010.000

Mostra os produtos, servios (e terceirizaes) a serem adquiridos para execuo do projeto

C_____
USTOS

Despesas Qtd Valor R$

Transporte 50x5 7.500

O projeto
vivel?
Alimentao 50x5 5.000

Salrio (Dirias de 250 $) 50x5 62.500

Total de Aquisies -
4.010.000
Sub-total -
4.085.000
Reserva de contingncia (5%) -
204.250
Reserva de gerenciamento (3%) -
122.550
Total -
4.411.800
 O PROJETO CONTINUA VIVEL?

Plano de Custos Termo de Abertura

Despesas Qt Valor
d R$

Transporte 50x5 7.500

Alimentao 50x5 5.000

$4.411.800
Salrio (Dirias de 250 $)
Total de Aquisies

Sub-total

Reserva de contingncia (5%)

50x5
-

-
62.500

4.010.000

4.085.000
$5.000.000 =
- 204.250
Reserva de gerenciamento
(3%)
Total
-

-
122.550 Projeto
4.411.800
VIVEL!!
RECURSOS HUMANOS

Nome Papel Depto Responsabildiades

Mercury Patrocinador Financeiro Apoiar a execuo do projeto
Fazer o controle financeiro
Fred Gerente do Projetos Gerenciar toda a execuo do projeto
Projeto
Lennon Publicitrio Mkt Gerenciar a contratao da campanha
publicitria
John Comprador Compras Supervisionar a contratao de todos
os fornecedores de servios, comrcio,
diverso e bandas.
TEMPO

Estimar Recursos
Estimar
Trabalho
Sequenciar

Definir
atividades
D______ ____
EFINIR LISTA DE A__ _________
TIVIDADES

Entrega ID Nome da Atividade

Festival Pessoas 1 Definir equipes
de Rock Pessoas 2 Treinar equipes
Pr-evento Bandas 3 Selecionar
Bandas 4 Definir agenda
Pessoas Bandas 5 Fechar contrato
Infra 6 Contratar estruturas de ferro
Bandas Infra 7 Contratar empresa de
montagem/desmontagem
Infraestrutra Infra 8 Contratar empresa de transporte
Infra 9 Montar
Parcerias/
Patrocnios Parcerias 10 Buscar patrocinadores
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais
Publicidade
Publicidade 12 Contratar agncia de publicidade
SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES
Entrega ID Nome da Atividade Predecessora
Pessoas 1 Definir equipes
Pessoas 2 Treinar equipes 1
Bandas 3 Selecionar
Bandas 4 Definir agenda 3
Bandas 5 Fechar contrato 4
Infra 6 Contratar estruturas de ferro
Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem
Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7
Infra 9 Montar 6,7,8
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais
Publicidade 12 Contratar agncia de publicidade 5 II
ESTIMAR RECURSOS
Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos
Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury
Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon
Bandas 3 Selecionar Lennon
Bandas 4 Definir agenda 3 Fred
Bandas 5 Fechar contrato 4 John
Infra 6 Contratar estruturas de ferro John
Infra 7 Contratar empresa de John
montagem/desmontagem
Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John
Infra 9 Montar 6,7,8 Fred
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred
Publicidade 12 Contratar agncia de publicidade 5 II John, Fred
 ESTIMAR TRABALHO
Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Durao (dias)
Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury 1
Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon 15
Bandas 3 Selecionar Lennon 15
Bandas 4 Definir agenda 3 Fred 10
Bandas 5 Fechar contrato 4 John 45
Infra 6 Contratar estruturas de ferro John 10
Infra 7 Contratar empresa de John 10
montagem/desmontagem
Infra 8 Contratar empresa de 6,7 John 10
transporte
Infra 9 Montar 6,7,8 Fred 20
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon 90
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred 90
Publicidade 11 Contratar agncia de 5 II John, Fred 20
publicidade
CRONOGRAMA Inicio
Shows
02/01
21/06
Encerramento 17/07

O projeto
continua
vivel?
QUALIDADE
Requisitos de Qualidade:
Papel revista
Impresso colorida
A5

Tolerncia:
Papel comum invs de
Revista
BANDAS CONFIRMADAS

Hotplay
BlueFloyd
Para-choques
Os Cunhados
Como mensurar:
Aquasmith Baro Verde Checklist de itens
Goldalica L Quest
Seane Ratos de
obrigatrios a cada lote
Sto
RISCOS
Risco Impacto Probabilidade Exposio
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4

Cronograma
Plano de Resposta aos
Riscos
+ ?
Plano de Custos
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentao 50x5 5.000
Salrio (Dirias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento -
(3%) 122.550
Total - 24
4.411.800
COMUNICAO
Quem O que Quando Como
Marketing e Nmero de pessoas no Nos dias do Relatrio final
Financeiro evento evento
Marketing Anlise de satisfao do Nos dias do Relatrio final
pblico evento
GP e Andamento da montagem Pr -evento E-mail
Patrocinador
Marketing e Volume de ingressos Ao longo do Relatrio final
Financeiro vendidos projeto
Financeiro Volume de negcios Ao longo do Relatrio final
projeto

Quem precisa ser

informado?
De que? Quando?
APROVAO DOS PLANOS
Cronograma

Plano de Resposta aos Plano de Custos

Riscos
Despesas Qtd Valor R$

Transporte 50x5 7.500

Alimentao 50x5 5.000
Salrio (Dirias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento (3%) -

122.550
Total - 4.411.800

Plano de
Plano de Riscos Recursos Humanos
Risco Im Pro Exp Nome Papel Depto Responsabildiades
p b
Mercury Patrocinador Financeiro Apoiar a execuo do
Haver atraso na montagem por 3 2 6 projeto
causa de chuvas
Fred Gerente do Projetos Gerenciar toda a
Equipamento de som ser 3 1 3 Projeto execuo do projeto
danificado
Lennon Publicitrio Mkt Gerenciar a contratao
Haver dificuldades para contratar 2 2 4 da campanha publicitria
as bandas
John Comprador Compras Supervisionar a
EXECUO

Prazos
PLANEJAMENTO

Definies Planos Local

PR-EVENTO
Contratao de Pessoas
Contrato com as Bandas
Parcerias
Patrocnios
Publicidade
BANDAS CONFIRMADAS

Hotplay Para-choques
BlueFloyd Os Cunhados
Aquasmith Baro Verde
Goldalica L Quest
Seane Ratos de
Sto
P__
R-______
EVENTO

Chuva atrasa
montagem

Montagem da Estrutura e Som

QUAL O IMPACTO NO PROJETO?

Trplice Restrio
Que ao vai ser
tomada?
Requer alguma
mudana integrada?
AO DE CONTINGNCIA PLANEJADA
Risco Impacto Probabi- Exposio
lidade
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4

Plano de Resposta
ID do Risco Estratgia Estratgia
1 Aceitar Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve
possvel. Se as chuvas ocorrerem antes, ser preciso
replanejar o projeto.
IMPACTO NO CRONOGRAMA

Atraso total de 1 semana

Muitas horas-extras
Custo aumentou em 100.000

Despesas Qtd Valor

R$
Total de Aquisies - 4.010.000
Sub-total - 4.085.000
Reserva de contingncia -
(5%) 204.250
Reserva de gerenciamento -
(3%) 122.550
Total - 4.411.800
CHECAGEM FINAL DO PR-EVENTO

Cronograma Plano de Custos Plano de Qualidade

Despesas Qtd Valor R$

Total de Aquisies
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingncia (5%)
-

204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-

122.550
Total
-
4.411.800

Festival de
Rock

Planejamen
Pr-evento Evento Ps-evento
to

Desmontag
Definies Pessoas Shows
em

Fechament
Planos Bandas Servios
o de contas

Infraestrutu Avaliao
Local Comrcio
ra geral

Parcerias /
Diverses
Patrocnios

Publicidade
No dia do Evento!!

Milhares de pessoas entrando no Festival

Tirolesa, roda-gigante, muito chopp!
Todas as emissoras de TV cobrindo o evento
NO SEGUNDO DIA

A banda BlueFloyd faltou o evento!!

O Risco no havia sido previsto, e agora??

A Hotplay aceita aumentar
seu tempo de show pela Solicitar

bagatela de R$100.000

Implementar Analisar

Aprovar
AO DE CONTORNO

Reserva de Gerenciamento: R$122.550

Foi possvel contrat-los!!

O Pblico foi embalado ao som de sua msica

ORANGE: Look at the stars. Look how they
shine on you
Sucesso de Pblico
Negcios
Comemorao!
MONITORAMENTO E CONTROLE
Festival de
Rock

Planejamento Pr-evento Evento Ps-evento

Escopo
Definies Pessoas Shows Desmontagem
Foi 100% cumprido, com uma
Fechamento
Mudana Integrada no show
Planos Bandas Servios
de contas

do BlueFloyd e Hotplay
Local Infraestrutura Comrcio Avaliao geral

Parcerias /
Diverses
Patrocnios

Publicidade

Cronograma Tempo
Houve um atraso de 1
semana, sem impacto no
prazo final
MONITORAMENTO E CONTROLE
Plano de Custos
Despesas Qt
d
Valor
R$
Custo
A reserva de gerenciamento foi
Total de Aquisies
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingncia (5%)
-

utilizada para aumentar a durao

204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-
122.550
Total
-
4.411.800

do show da HotPlay
Plano de Qualidade

Qualidade
Sem desvios significativos

Risco
Plano de Riscos
Imp Prob Exp
Riscos
Haver atraso na montagem por causa
de chuvas
3 2 6
A reserva de gerenciamento foi
Equipamento de som ser danificado 3 1 3

Haver dificuldades para contratar as

bandas
2 2 4 utilizada para aumentar a
durao do show da HotPlay
MONITORAMENTO E CONTROLE
Plano de RH
Nome Papel Depto Responsabildiades

Mercury Patrocinador Financeiro Apoiar a execuo do

projeto
Recursos Humanos
Fred Gerente do Projetos Gerenciar toda a

Lennon
Projeto

Publicitrio Mkt
execuo do projeto

Gerenciar a contratao
Sem desvios significativos
da campanha publicitria

John Comprador Compras Supervisionar a

Plano de Comunicao
Quem O que Quando Coomo
Comunicao
Ajustes para comunicar ao pblico
GP e Patrocinador Andamento da montagem Pr -evento E-mail

Marketing e Volume de ingressos vendidos Ao longo do Relatrio final

Financeiro projeto

Financeiro Volume de negcios Ao longo do

projeto
Relatrio final

a mudana ocorrida nos shows

Plano de Aquisies
Aquisies Qtd Valor

Agncia de publicidade 1
R$

500.000
Aquisies
Empresa de Segurana 10
Transportadora 1
60.000
100.000 Ampliao de contrato
Parque 1
250.000
Bandas
Subtotal
10
-
1.500.000 Litgio
4.010.000
PS-EVENTO - ENCERRAMENTO

Desmontagem do
Evento
Pagamento de
fornecedores

Avaliao geral (lies aprendidas)

O projeto foi bem sucedido?

O que pode ser melhorado no
prximo?
DISCUSSO FINAL

Que lies aprendidas obteve com o case?

Sua percepo sobre a Gesto de Projetos
mudou?
Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria
sua pontuao?
Curso Bsico de Gesto de Projetos

Coordenao: Eli Rodrigues

www.elirodrigues.com