Los libros contables

Los libros contables, conocidos tambin como libros de contabilidad, son

registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los
comerciantes y en los cules se registran en forma sinttica las operaciones
mercantiles que realizan durante un perodo de tiempo determinado.

Libros de Diario
Libros principales
o mayores
Libro Mayor

Mayor Auxiliar de Bancos

Mayor Auxiliar de Almacn

Principales Mayores
Auxiliares Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar
(clientes, Doc.x cob., deudores diversos)
Mayor Auxiliar de Cuentas por pagar

Mayor Auxiliar de Clientes

Libro de Inventarios y balances.- En la actualidad el libro de

inventarios y balances ya no es considerado como uno de los libros de
contabilidad principales, ya que al reformarse el Cdigo de Comercio se
elimin la obligatoriedad de llevarlo, por lo que ahora se consideran
nicamente libros principales los libros diario y mayor.
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario
y un balance general que le permitan conocer de manera clara y
completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse
todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

La informacin que debe contener este libro es: La cantidad de

artculos inventariados al inicio del periodo contable.
(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).

El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que

conforman los rubros anteriormente descritos.

El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo.

El valor parcial de las operaciones.

El valor total correspondiente a cada cuenta.

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se

registra el Balance General correspondiente.

Registro manual o mecnico.- Cuando los contribuyentes adopten el

sistema manual o mecnico, debern llevar cuando menos el libro Diario
y el Mayor, adems de los libros que establezcan otras disposiciones
fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados.

Registro electrnico.- Cuando los contribuyentes adopten el sistema

de registro electrnico llevarn como mnimo el libro Mayor.

La ventaja del sistema de registro electrnico es la reduccin de tiempos

y costos, se logra la obtencin de informacin de manera rpida y
precisa de reportes y estados financieros los cuales son de gran utilidad
para la toma de decisiones y para el cumplimiento de las obligaciones
fiscales.

Libro Diario.- Es un libro principal, denominado tambin como el libro

de primera anotacin, en l se registran por orden progresivo de fechas
cada una de las operaciones que se van efectuando durante el mes.
En este libro se encuentra informacin como:

La fecha de operacin.

Nmero de orden de la operacin.

Nombre de las personas que intervienen en la operacin.

Nombre y nmero de los documentos que amparan la operacin

(facturas, recibos, notas, letras de cambio, pagars, etc.)

Vencimiento de los documentos.

Condiciones bajo las cuales se contrat la operacin (en efectivo, a

crdito, parte en efectivo y el resto a crdito).

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y

registros contables de acuerdo con la normatividad del cdigo del comercio
y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances.- Es un libro principal que deben llevar los

comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en
forma sinttica. La informacin que en l se encuentra se toma del libro
Diario y se detalla analticamente en los libros auxiliares. En este libro se
abre una cuenta especial para concepto (activo, pasivo y capital). Al
libro Mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas los
asientos del libro Diario, este libro tambin es conocido con el nombre
de segunda anotacin, pues los datos que aparecen en l provienen del
libro Diario, del cual se copian las cuentas, los valores y las fechas.

Los saldos de las cuentas del libro Mayor sirven de base para la
formacin de los estados finales tales como la Balanza de comprobacin,
el Balance general, y el Estado de prdidas y ganancias, adems para
comprobar el movimiento de los Mayores auxiliares.
Libros auxiliares.- Son los libros de contabilidad donde se registran en
forma analtica y detallada los valores e informacin registrada en los
libros principales. Cada empresa determina el nmero de auxiliares que
necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que
realizar.
En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y
sus aspectos ms importantes son:

Registro de las operaciones cronolgicamente.

Detalle de la actividad realizada.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Principales Mayores Auxiliares.- De acuerdo con las

disposiciones legales los comerciantes deben llevar los
siguientes libros:
Mayor Auxiliar de Bancos.- Se lleva con objeto de ejercer control
sobre las operaciones efectuadas con cada uno de los Bancos, las
subcuentas que forman el Mayor Auxiliar de Bancos, por lo regular se
lleva en hojas sueltas o en tarjetas.

Mayor Auxiliar de Almacn.- Como la cuenta de Almacn es colectiva,

por controlar mercancas de diferente clase, peso, medida, etc. Hace
necesario llevar un Mayor Auxiliar para poder ejercer control particular
sobre cada tipo de mercanca, por lo referente a entradas, salidas,
existencias y dems detalles de cada especie de las unidades
manejadas.

Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar (clientes, Doc.x cob.,

deudores diversos).- Este libro se lleva con el objeto de ejercer
control sobre cada uno de los documentos que se reciben para su cobro,
en este auxiliar no se usa tarjeta para cada uno de los documentos, sino
que se emplea un libro, del cual se utiliza un rengln para cada
documento.
En este libro debe contener por lo menos las siguientes columnas:
Fecha, Mes y da en que se recibe el documento para su cobro.
Folio, para anotar el nmero del asiento del Diario en que aparece
el documento.
Nmero de orden, en esta columna se debe anotar el nmero de
orden que le corresponde al documento, en el momento de
registrarlo.
Nmero de documento, en esta columna se anota el nmero
que ha puesto el girador en el documento, en el momento de
expedirlo.
Clase de documento.- En ella se anota si se trata de letra de
cambio o pagar.
A cargo de.- En esta se anota el nombre de la persona a cuyo
cargo est el documento.
Plaza de cobro.- En este espacio se anota el lugar donde va a
ser liquidado el documento.
Valor nominal.- En esta columna se anota el valor que trae
escrito el documento.
Fecha de cobro.- En esta columna se anota el da mes y ao en
que se cobra el documento.
 Vencimiento.- Este espacio est subdividido en doce columnas,
para anotar en ellas cada uno de los meses del ao, en la columna
que corresponda se anota el da en que vence el documento.
Obsevaciones.- En este espacio se anota si el documento ha sido
endosado, protestado, cancelado, etc.

Mayor Auxiliar de Cuentas por pagar.- El registro de documentos

por pagar se lleva con el propsito de ejercer control sobre cada uno de
los documentos que se suscriben, as como los girados por terceras
persona y aceptados por el negocio. El nmero de columnas es igual
al de cuentas por cobrar, solo cambia la expresin a cargo de
por la de a favor de y la de fecha de cobro por la de fecha
de pago.

Mayor Auxiliar de Clientes.- En este se lleva el control de los cargos

y abonos de cada uno de ellos, de tal manera, que en cualquier
momento se puedan conocer los saldos respectivos. Las subcuentas que
forman el Mayor Auxiliar de Clientes, por lo regular se llevan en hojas
intercambiables o en tarjetas.

Nota: Legalidad contable, Los libros de contabilidad deben conservarse

por lo menos diez aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha
del ltimo asiento o comprobante.