Cmo programar trabajos en Project Pgina 1 de 9

Cmo programar trabajos en

Project
Microsoft Office Project utiliza un eficaz motor de programacin para ayudar a alinear los
proyectos y tarea de su organizacin con los Recursos disponibles. Comprender cmo funcionan
las programaciones de proyectos es un factor clave en la toma de decisiones de planeamiento
inteligentes.

En este artculo
El gran concepto: cmo se programa un proyecto?
Cmo afecta la fecha de inicio del proyecto a la programacin?
Cul es la configuracin predeterminada para calcular la programacin?
Cmo afectan las delimitaciones a la programacin?
Cmo afectan las fechas lmite a la programacin?
Cmo afectan los calendarios a la programacin?
Cmo dirigen las asignaciones de recursos la programacin?
Qu informacin puede ayudarme a analizar el progreso de mi proyecto?

El gran concepto: cmo se programa un proyecto?

Project programa un proyecto a partir de la informacin que se le indica sobre lo siguiente:

El proyecto global.

Los elementos de trabajo individuales (denominados tareas) necesarios para completar el

proyecto.

Si es necesario, los recursos necesarios para llevar a cabo esas tareas.

Si algn aspecto del proyecto cambiara despus de haber creado la programacin, se podran
actualizar las tareas o los recursos y Project ajustara la programacin.

Para cada tarea, debe indicar uno o todos de los siguientes aspectos:

duracin

dependencias de tareas

restriccin

Con esta informacin, Project calcula la fecha de inicio y la fecha de finalizacin para cada tarea.

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Puede incluir recursos en el proyecto y asignarlos a las tareas para indicar qu recurso es
responsable de completar cada asignacin. Esto no slo ayuda a planear el personal del proyecto,
sino que tambin puede ayudarle a calcular el nmero de equipos necesarios o la cantidad de
material que se va a utilizar. Si incluye recursos, las programaciones de tareas son ms precisas
segn la siguiente informacin sobre recursos:

trabajo

unidades

tiempo de trabajo especificados en calendario

Otros elementos, como el plazo y el tiempo de retardo, tipo de tarea, disponibilidad de recursos y
el recurso esencial, pueden afectar a la programacin, por lo que comprender los efectos de estos
elementos puede ayudarle a mantener y ajustar la programacin segn sea necesario.

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Cmo afecta la fecha de inicio del proyecto a la

programacin?
Si escribe una fecha de inicio para el proyecto, de forma predeterminada, Project programa las
tareas para empezar en la fecha de inicio del proyecto y calcula la fecha de finalizacin del
proyecto basndose en la ltima tarea para finalizar. A medida que se introducen ms datos
acerca de las tareas, como las dependencias entre tareas, las duraciones y las delimitaciones,
Project ajusta la programacin para reflejar fechas ms precisas para las tareas.

Al crear un nuevo proyecto, primero hay que indicar la fecha de inicio del mismo. Al programar
un proyecto a partir de la fecha de inicio, todas las tareas comienzan en la fecha de inicio del
proyecto a menos que se especifique lo contrario.

Sin dependencias entre tareas ni delimitaciones aplicadas, la duracin del proyecto es igual que
la duracin de la tarea ms larga. En otras palabras, la fecha de fin del proyecto es igual que la
fecha de finalizacin de la tarea ms larga.

Las dependencias entre tareas, como la dependencia de finalizacin a comienzo entre la

primera y la segunda tareas (como se muestra aqu), puede cambiar la fecha de finalizacin del
proyecto.

Casi todos los proyectos se deben programar a partir de una fecha de inicio conocida. Incluso si
conoce la fecha en que debe realizarse un proyecto, la programacin de una fecha de inicio
proporciona la mxima flexibilidad.

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Sin embargo, quizs desee programar desde una fecha de finalizacin cuando:

Necesite determinar cundo debe comenzar un proyecto de modo que finalice en una fecha
concreta necesaria.

No est seguro de cundo comenzar el proyecto (por ejemplo, si recibe el trabajo desde
otro origen que podra retrasarse).

Su metodologa de administracin de proyectos requiera una programacin desde una fecha

de finalizacin

Mientras trabaja con el proyecto que est programado a partir de una fecha de finalizacin, tenga
en cuenta las diferencias en el modo en que Project trata algunas acciones:

Al indicar una tarea, Project asigna automticamente la delimitacin Lo ms tarde posible a

la fecha de finalizacin de la tarea. Debe establecer otras delimitaciones slo cuando sea
necesario.

Si arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de finalizacin de una tarea, Project
asigna automticamente una delimitacin Finalizar no ms tarde de (NFDD).

Si cambia el proyecto para programarlo a partir de una fecha de finalizacin y previamente

se program a partir de una fecha de inicio, se quitarn todos los retraso por
redistribucinretrasos por redistribucin y las tarea dividida de las tareas y asignaciones.

Si utiliza la redistribucin automtica para reducir las sobreasignacin de los recursos de su

proyecto, Project agregar un retraso por redistribucin despus de una tarea en lugar de
antes de una tarea.

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Cul es la configuracin predeterminada para calcular la

programacin?
Project calcula la duracin de las tareas segn las definiciones de las unidades de duracin que
aparecen en la ficha Calendario del cuadro de dilogo Opciones (men Herramientas). Al igual
que un calendario mensual normal, el ao comienza en enero y cada semana empieza en
domingo o en lunes. De forma predeterminada, cuando Project calcula las unidades de duracin,
un da es igual a 8 horas, una semana es igual a 40 horas, y un mes es igual a 20 das laborables.
Si indica las fechas de inicio y finalizacin para las tareas y no indica las horas de inicio y fin,
Project utilizar las 8: 00 A.M. como la hora de inicio predeterminada y las 5: 00 P.M. como la hora
de finalizacin predeterminada.

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Cmo afectan las delimitaciones a la programacin?

Cuando necesite controlar la fecha de inicio o finalizacin de una tarea, puede cambiar su
delimitacin. Las restriccin flexible trabajan con dependencias de tareas para hacer que una
tarea se produzca tan pronto o tan tarde como sea posible segn lo permita la dependencia de la
tarea. Por ejemplo, una tarea con una delimitacin del tipo Lo antes posible y una dependencia

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de fin a comienzo se programar tan pronto como termine la tarea predecesora. De manera
predeterminada, todas las tareas de un proyecto que est programado desde la fecha de inicio
tiene la delimitacin Lo antes posible (LAP) aplicada. En caso contrario, de manera
predeterminada todas las tareas de un proyecto programado a partir de la fecha de finalizacin
tienen una delimitacin Lo mas tarde posible aplicada.

Las delimitaciones con flexibilidad de programacin moderada restringirn una tarea desde su
comienzo o finalizacin antes o despus de una fecha que elija. Por ejemplo, una tarea con una
delimitacin No comenzar despus del (NCDD) para el 15 de junio y una dependencia de fin a
inicio a otra tarea puede empezar el 15 de junio si su predecesora ha terminado para esa fecha (o
ms tarde si su predecesora termina despus del 15 de junio) pero no se puede programar antes
del 15 de junio.

Con la relacin de tareas predeterminada de fin a inicio y una delimitacin LAP aplicada a estas
tareas, la tarea sucesora (la segunda) estar programada para comenzar tan pronto como la tarea
predecesora (la primera) est programada para finalizar.

Con una delimitacin NCAD aplicada, la tarea sucesora no puede empezar antes de la fecha de
delimitacin, incluso si (como se muestra aqu) la tarea predecesora finaliza antes de la fecha de
delimitacin.

Las restriccin inflexible anulan las dependencias de manera predeterminada y restringen una
tarea a la fecha que elija. Por ejemplo, una tarea con una delimitacin Debe comenzar el (DCE)
para el 30 de septiembre y una dependencia de fin a inicio a otra tarea, siempre se programar
para el 30 de septiembre, con independencia de que su predecesora termine antes o despus.

Si una tarea con una delimitacin de fecha tiene una predecesora que finaliza demasiado tarde
para que la sucesora comience en la fecha especificada en la delimitacin, se producir una
margen de demora negativa.

Para revisar o cambiar la delimitacin en una tarea, seleccione la tarea, haga clic en Informacin
de la tarea y a continuacin, haga clic en la ficha Avanzada. La informacin de delimitacin
est en los cuadros Tipo de delimitacin y Fecha de delimitacin.

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Cmo afectan las fechas lmite a la programacin?

Las fecha lmite normalmente no afectan a la programacin de tareas. Las fechas lmites se
utilizan para indicar una fecha clave que no desea olvidar, sin tener que establecer una
delimitacin de tareas que pudiera afectar a la programacin si las tareas predecesor cambian.
Una tarea con una fecha lmite se programa simplemente como otra tarea, pero cuando finaliza
una tarea despus de la fecha lmite, Microsoft Project muestra un indicadores de tareas en el que
se le notifica que la tarea no ha cumplido la fecha lmite.

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Las fechas lmite pueden afectar al margen de demora total de las tareas. Si introduce una fecha
lmite antes del final del margen de demora total de la tarea, se volver a calcular dicho margen
utilizando la fecha lmite en vez de la ltima fecha de fin de la tarea. La tarea se convertir en
crtica si el margen de demora total de la tarea alcanza cero.

Puede establecer fechas lmite para las tarea de resumen adems de las tareas individuales. Si la
fecha lmite de la tarea de resumen es incompatible con cualquiera de las subtarea, el indicador
de fechas lmite muestra una fecha lmite no cumplida entre las subtareas.

Sin embargo, las fechas lmites pueden afectar al modo de programacin de las tareas, si
establece una fecha lmite en una tarea con una delimitacin del tipo Lo ms tarde posible. La
tarea se programa para que finalice en la fecha lmite, aunque podra finalizar ms tarde de lo que
indique su fecha lmite si las predecesoras se demoran.

Para revisar o cambiar una fecha lmite de tareas, seleccione la tarea, haga clic en Informacin de
la tarea y, a continuacin, haga clic en la ficha Avanzada. Use el cuadro Fecha lmite.

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Cmo afectan los calendarios a la programacin?

Los calendarios determinan los tiempo de trabajo y perodo no laborable estndar, como fines de
semana y vacaciones, del proyecto. Los calendarios sirven para determinar la disponibilidad de
recursos, cmo se programan los recursos asignados a tareas y cmo se programan las propias
tareas. Para programar tareas se utilizan calendarios de proyecto y tareas y, si hay recursos
asignados a tareas, tambin se usan calendarios de recursos.

Los calendarios a los que se hace referencia en Project son:

Calendarios baseSon la base para los otros tipos de calendarios. Tambin se puede
utilizar un calendario base como calendario del proyecto o aplicar un calendario base a
tareas como calendario de tareas o como el horario predeterminado para un calendario de
recursos. Project proporciona tres calendarios base: el estndar, el de 24 horas y el de turno
de noche. Puede personalizar su propio calendario base utilizando cualquiera de los
calendarios base disponibles.

Calendarios de proyectoEn ellos se definen las horas laborables y no laborables estndar

para el proyecto en su conjunto. Si no se utilizan calendarios de recursos o de tareas, las
tareas se programan durante las horas laborables del calendario del proyecto, de forma
predeterminada.

Calendarios de recursosSe basan en el calendario estndar, de forma predeterminada. Se

pueden cambiar las horas laborables y no laborables para recursos especficos o para un
conjunto de recursos, a fin de asegurarse de que los recursos slo se programarn cuando
estn disponibles para trabajar. Si ha cambiado horas laborables o no laborables en un
calendario de recursos y el recurso est asignado a una tarea, la tarea se programar durante
las horas laborables del calendario de recursos.

Calendarios de tareasSe pueden utilizar para definir horas laborables para tareas fuera
del horario laboral del calendario del proyecto. Si se asigna un calendario de tareas a una
tarea y el recurso asignado a la tarea tiene horas laborables diferentes en el calendario de

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recursos, la tarea se programa para el perodo laborable superpuesto de los dos calendarios.
Pero, puede definir una opcin de tarea para omitir los calendarios de recursos y programar
la tarea a lo largo de las horas no laborables del recurso.

Para trabajar con calendarios, en el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario
laboral.

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Cmo dirigen las asignaciones de recursos la programacin?

Si no asigna recursos a las tareas del proyecto, Project calcula la programacin con la informacin
sobre la duracin de tareas, la dependencia entre las mismas, la delimitacin y el calendario del
proyecto y de tareas. Si asigna recursos, las tareas tambin se programarn de acuerdo con los
calendarios de recursos y las unidades de asignacin, proporcionando una programacin ms
precisa.

Una asignacin es la asociacin de una tarea especfica a un recurso especfico encargado de

realizar la tarea. Se puede asignar ms de un recurso a una tarea. Los recurso de trabajo, recurso
material y recursos de costo se pueden asignar a las tareas. A diferencia de los recursos de
trabajo, la asignacin de los recursos materiales o los recursos de costo a una tarea no afectan a
la programacin de las tareas.

Por ejemplo, en el proyecto tiene una tarea denominada Desarrollar especificaciones.Tambin

tiene un recurso de ingeniera, Juan. Si se asigna a Juan a la tarea Desarrollar especificaciones, la
programacin de esta tarea depende del calendario de recursos y las unidades de asignacin de
Juan, adems de la informacin de tareas como duracin, dependencias entre tareas,
delimitaciones y calendarios.

Adems de programar de acuerdo con la informacin de tareas, despus de asignar recursos a las
tareas en el proyecto, Project dispone de informacin de recursos y de asignaciones que utiliza
para calcular la informacin de la programacin, que incluye:

La cantidad de trabajo o de horas extras que se le asigna al recurso y la forma en que se

distribuye ese trabajo en funcin del tiempo. La distribucin del trabajo en el tiempo
tambin puede verse afectada por los perfil.

El nmero de unidades de asignacin para el recurso, es decir, a tiempo parcial, a tiempo

completo, o mltiple, en la tarea.

El tipo de tarea, lo que afecta al modo en que cambia una programacin si revisa la
asignacin existente. Los tres tipos de tareas son tarea de unidad fija, tarea de duracin fija y
tarea de trabajo fijo.

Si la tarea est condicionada o no por elprogramacin condicionada por el esfuerzo. Si una

tarea es del tipo condicionada por el esfuerzo, a medida que agrega recursos o los quita en
la asignacin, el trabajo para la tarea permanece constante y se redistribuye entre los
recursos. Para las tareas de unidad fija, por ejemplo, un resultado es que si se asignan ms
recursos, se requiere una duracin ms corta para completar la tarea.

Calendarios de recursos. Project programa los recursos asignados basndose en los perodos
laborables y los no laborables que se indican en los calendarios de recursos.

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Para asignar recursos a las tareas, haga clic en Asignar recursos .

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Qu informacin puede ayudarme a analizar el progreso de

mi proyecto?
Cinco elementos de la informacin de tareas ayudarn a analizar el progreso a medida que realiza
un seguimiento de las tareas de su proyecto: duracin, trabajo, fecha de inicio, fecha de
finalizacin y costo.

Las variaciones de cada uno de estos tipos de campos le ayudarn a comparar y evaluar su
progreso: plan, programado, real y trabajo restante.

Por ejemplo, para una tarea, puede haber campos de informacin que contienen trabajo
planeado, trabajo programado, trabajo real y trabajo restante. El contenido de estos campos
podra coincidir entre s, o bien podran todos ser diferentes. Las varianza entre determinados
campos tambin se pueden examinar para obtener informacin til de seguimiento. Por este
motivo, estos campos se conocen como campos de seguimiento.

Tipo de Descripcin
campo

Informacin La informacin planificada se conoce tambin como informacin de plan

planificada o previsto. Algunos ejemplos de campos que contienen informacin de lnea de
de lnea de base son Trabajo de lnea de base, Comienzo de lnea de base, Costo de lnea
base de base, etc.

Cuando crea y define el proyecto hasta el punto donde est seguro de que
puede iniciar el proyecto, cuenta con un buen punto de comienzo o lnea de
base. Si guarda informacin de tareas de lnea de base en ese momento, en
posteriores puntos a lo largo del proyecto podr comparar el progreso actual
frente a su plan inicial. Guardar la lnea de base es esencial para el
seguimiento y el anlisis significativo de proyectos.

Para guardar la informacin de lnea de base, haga clic en Herramientas,

seleccione Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Guardar lnea de
base. Cuando se guarda una lnea de base, las cinco piezas clave de
informacin (trabajo, costo, duracin, fecha de comienzo y fecha de
finalizacin) se guardan para cada tarea del proyecto. Ms adelante, cuando
est realizando el seguimiento de una tarea determinada, podr ver
rpidamente si est empleando ms o menos trabajo o costo del que tena
originalmente planeado, o si la tarea est comenzando o finalizando antes o
despus de lo planeado.

La informacin de lnea de base se utiliza para calcular las variaciones con la

informacin programada. Tambin se utiliza en muchos clculos de valor
acumulado. Puede guardar hasta 11 lneas de base diferentes. Tambin

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Tipo de Descripcin
campo

puede guardar 11 planes provisionales, lo que le permite guardar 11 fechas

de inicio y fin para las tareas.

Informacin La informacin programada es la informacin de tareas ms actualizada. Los

programada campos que contienen informacin programada son Duracin, Trabajo, Inicio,
Fin y Costo. Los campos programados Duracin, Trabajo y Costo representan
la cantidad total para esa tarea.

Cuando comienza el proyecto por primera vez, la informacin programada es

similar, si no idntica, a la informacin de lnea de base planeada. Sin
embargo, a medida que se completan las tareas, se van realizando ajustes e
indicando informacin real. Ver que una tarea necesita tres das ms de lo
inicialmente esperado. Otra tarea pudo empezar un da antes. Otra tarea
supone un costo inesperado. Se da cuenta de que necesita cambiar una
delimitacin en una tarea y agregar una dependencia entre tareas en otra.
Con estos ajustes, la informacin programada se vuelve a calcular para
proporcionarle la imagen ms actualizada del proyecto.

Cuando comienza a especificar informacin real en las tareas en curso, la

informacin programada lo tiene en cuenta y vuelve a calcular en
consecuencia. Por ejemplo, el trabajo programado se calcula como Trabajo
real + Trabajo restante. Para las tareas completadas, la informacin
programada es lo mismo que informacin real.

Informacin La informacin real refleja cmo se realiz finalmente la tarea. Comenz con
real la proyeccin planificada de duracin, trabajo, costo y fechas de inicio y fin.
Sigui indicando la informacin de progreso, o datos reales, para las tareas y
finaliz con la imagen real de la finalizacin de la tarea. Los datos reales
indican cunto cuesta realmente la tarea, cuntos das de trabajo se llevan
realmente, la duracin real y las fechas reales de inicio y finalizacin.

La informacin real se indica en campos como Trabajo real, Duracin real,

Inicio real, Finalizacin real y Costo real. Si escribe informacin real en uno o
dos campos, el resto de la informacin real se puede calcular tambin. Por
ejemplo, si escribe la Fecha de finalizacin real, la Duracin real, el Inicio real
y otros campos se pueden calcular. Lo mismo sucede si escribe otra
informacin de seguimiento, como el porcentaje completado.

Informacin Para las tareas an no iniciadas o las tareas en curso, existe trabajo restante,
restante costo restante y duracin restante. Estos campos calculan la cantidad de
tiempo y costo que faltan antes de completar la tarea. Los campos restantes
son una proyeccin del futuro.

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Tipo de Descripcin
campo

Para las tareas an no iniciadas, el contenido del campo Trabajo restante es

igual al del campo Trabajo programado. Para las tareas en curso, el Trabajo
restante se calcula como Trabajo programado - Trabajo real. Lo mismo
sucede para los campos Costo restante y Duracin restante. Sin embargo, se
puede modificar el campo Trabajo restante, al igual que los campos Trabajo
real y Trabajo programado.

Informacin de Si ha guardado una lnea de base, puede aprovechar los clculos realizados
variacin en los campos Variacin. Algunos ejemplos son Variacin de trabajo,
Variacin de costo, Variacin de duracin, Variacin de comienzo y Variacin
de fin.

La informacin programada actual se compara con la informacin original

planificada. El campo Variacin muestra la diferencia calculada entre la
informacin planificada y la programada. Por ejemplo, el campo Variacin de
trabajo muestra la diferencia entre los campos Trabajo de lnea de base y
Trabajo programado.

Revisar los Puede agregar cualquier campo a cualquier vista de hoja. Por ejemplo, puede
campos de insertar la columna Duracin de lnea de base junto al campo Duracin
seguimiento programada en el Grfico de Gantt. En el men Insertar, haga clic en
Columna y, a continuacin, elija el campo que desee mostrar en la vista.

Tambin puede aplicar una tabla que ya est diseada con varios campos de
seguimiento. Algunos ejemplos son las tablas de Seguimiento, Trabajo, Costo
y Variacin. Del mismo modo puede crear su propia tabla que contenga los
campos de seguimiento que necesite.

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Se aplica a: Project 2007, Project 2007 Standard

Le ha sido til esta informacin? S NO

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