BAB II

ANALISA SISTEM
2.1 Analisa Sistem
Analisa Sistem merupakan Penguraian dari suatu Sistem yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Hasil dari
analisis sistem adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah
dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yag
akan dibuat atau dikembangakan.
Tujuan Analisis Sistem :

Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam
pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan

Membantu para pengambil keputusan

Mengevaluasi sistem yang telah ada

Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun
pembuatan laporan baru

Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh sistem analis :

Mempelajari permasalahan yang ada secara terinci

Menentukan pendekatan yang akan digunakan dalam memecahkan masalah

Membuat suatu pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara
komputerisasi

Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

Mengidentifikasi masalah

Mengidentifikasi penyebab masalah


Analisis sistem

Mengidentifikasi solusi dari masalah

Analisis Kebutuhan

Mengidentifikasi data apa dan proses apa yang dibutuhkan pada sistem baru.

Menentukan kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari sistem baru.

Kebutuhan Fungsional

Menunjukkan what the system should do.

Menunjukkan fasilitas apa yang dibutuhkan serta aktivitas apa saja yang terjadi
dalam sistem baru.

Kebutuhan fungsional mencakup:
 Fungsi deskripsi kebutuhan
 Laporan baik hardcopy maupun softcopy
 Updating dan query online
 Penyimpanan data, pencarian kembali dan transfer data

Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan Non Fungsional mencakup:

 Waktu respon
 Rata-rata waktu untuk kegagalan
 Kebutuhan keamanan
 Akses untuk pengguna yang tidak punya hak.

Contoh Kasus (Sistem Informasi Rawat Jalan Poliklinik ABC)

Identifikasi Masalah
 Permasalahan yang terjadi di Poliklinik ABC adalah sebagai berikut:

1. Data-data yang disimpan di poliklinik masih berjalan manual, padahal

Kebutuhan akan data-data pasien rawat jalan, rekam medis pasien serta
dokter yang menangani tiap pasien meningkat
 2. Sistem yang dijalankan belum sepenuhnya membantu pekerjaan,
karena kebutuhan akan data yang efektif dan efisien serta ada saat
dibutuhkan (availability) belum bisa terpenuhi

3. Penyediaan data yang banyak menyebabkan overload data dan

informasi kurang.

Analisa Sistem
 Penyimpanan data dalam bentuk kertas atau manual menimbulkan resiko yang
cukup besar, seperti kebakaran, rusak atau bencana alam yang bisa
mengakibatkan data-data penting itu hilang, sehingga diperlukan sistem yang
bisa menyimpan data lebih aman
 Kebutuhan akan data yang efektif dan efisien serta ada saat dibutuhkan
(availability) menjadi alasan utama untuk penyediaan informasi yang akurat
 Data yang kurang lengkap menyebabkan informasi pelayanan kesehatan juga
kurang, karena data tidak tersusun rapi dan susahnya pencarian data yang
mengurangi kurangnya informasi dari data tersebut
Dari berbagai alasan yang telah diungkapkan di atas, maka pengembangan Sistem
Informasi Rawat Jalan Poliklinik ABC ini dibuat untuk membantu menyelesaikan
permasalahan-permasalahan yang muncul.

Analisa Kebutuhan
 Data yang Dibutuhkan
Data yang dibutuhkan dalam pengembangan Sistem Informasi ini adalah :
Data Pasien : nama pasien, alamat, jenis kelamin, tanggal lahir,
agama, golongan darah.
Data Dokter : nama dokter, alamat, jenis kelamin, tanggal lahir.
Data Obat : nama obat, jenis obat, aturan pakai, harga
Data Admin/Petugas : nama petugas, alamat, jenis kelamin, tanggal
lahir.
Data Pemeriksaan : data pasien, data dokter, keluhan, diagnosa,
perlakuan/pemeriksaan, data obat
Data Biaya : data pasien, pemeriksaan, total harga obat
*) untuk nomor_id, tidak dicantumkan disini tidak apa-apa, dicantumkan
juga boleh
  Kebutuhan Fungsional
Fungsi dari sistem ini adalah :
Proses login untuk dokter dan petugas
Proses pengelolaan data pasien, meliputi input, update dan delete
Proses pengelolaan data dokter, meliputi input, update dan delete
Proses pengelolaan data petugas, meliputi input, update dan delete
proses pendaftaran pasien, baik daftar baru maupun pendaftaran untuk
periksa dilakukan oleh user petugas
proses searching/pencarian data (data pasien, data dokter, data petugas,
data pemeriksaan, data obat)
proses pemeriksaan, dilakukan oleh user dokter
proses pemberian obat, dilakukan oleh petugas untuk diberikan kepada
pasien.
2.2 Metode Pengumpulan Data
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan
requirement system. Metode tersebut adalah :
a. Interviews

Bagaimana metode itu digunakan
 Pemilihan potential interviewees (user)
 Membuat perjanjian terhadap potential interviewees
 Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas
 Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

Keuntungan metode
 Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan
menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi.
 Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda
berpikir hal ini dapat terjadi ?.
 Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
 Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

Kerugian metode
 Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit
 Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara
  Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas
alamiah

Kapan metode tersebut baik digunakan
 Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci
 Test kredibilitas dari interviewees
 Mencari interview yang unsureness atau contradictions
 Memantapkan kredibilitas team.
b. Questionnaires

Bagaimana metode itu digunakan.
 Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner
 Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users
 Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

Keuntungan metode.
 Murah dan cepat dari pada interviews
 Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang
dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih
 Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner
 Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user

Kerugian metode
 Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user
 Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi
end-user
 Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk
mengembalikan kuesioner
 Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik

Kapan metode tersebut baik digunakan
 Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua
 Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user
 Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
c. Observation

Bagaimana metode itu digunakan
 Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan
 Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume
dan pengolahan lembar kerja

Keuntungan metode
 Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion)
 Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan
 Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak
mengetahui bahwa mereka sedang diamati)
 Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users

Kerugian metode
 Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa
diamati)
 Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi
mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau
mingguan
 Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis

Kapan metode tersebut baik digunakan
 Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan
sebagainya
 Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang
sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat).

Tips Praktis Observasi
 Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
Dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang
diamati,
Akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
 Buat catatan yang ringkas.
 Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang
terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan,
sehingga akan mengurangi gangguan.
 Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan
bersama.
 Jangan melakukan observasi tanpa rencana
d. Sampling Document

Mengumpulkan contoh koleksi dokumen, form dan record yang dapat
merepresentasikan sistem
 Dokumentasi sistem yang sudah ada
 Contoh form-form yang sudah ada
 Contoh screen dan laporan
 Contoh SOP, job outline
 Strategi bisnis perusahaan
 Dsb.

Dokumen Kebutuhan Analisis
 Arahan (conduct) analisis
Hubungan dengan pemakai akhir (end-users)
Menganalisa records, forms dan laporan
Pengamatan proses
Menganalisa metode yang digunakan
Permasalahan dalam pengumpulan data
 Kebutuhan pemakai
Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya
Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya)
Kebutuhan pelatihan
 Pengaruh sistem baru
Kendala sistem
Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor
ekternal
Realistik sistem
 Dokumentasi
Functional & Non-functional requirement
Instrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview)
2.3 Pemilihan Sistem

Taktik membandingkan (comparison tactics)
 Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif.
 Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem
informasi.
 Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi
sistem informasi.
 Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).
Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai
keuntungan sama.
Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai
keuntungan yang lebih banyak dibanding B.
A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang
lebih banyak.

Faktor-faktor yang berpengaruh
 Faktor sistem informasi
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah pada kinerja sistem informasi yang
baik
Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan
Mengurangi waktu tanggap (response time) dari workstation interaktif
Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi)
Meningkatkan keamanan sistem
Memperbanyak update sumber record aktif
Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur,
tetapi tidak dalam uang.
 Faktor strategi perusahaan
Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat
menyebabkan kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien
konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan
meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga
sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif.
 Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS)
membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap
penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan
penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi
dalam uang.
Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).
Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan
konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci
(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia
(senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit
untuk diprediksi.
Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat
dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan
sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan
mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem
pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga
menjadi produk yang menguntungkan.