Actividad: Semana 7 Recibo y despacho de documentos

Tema: Recibo y despacho de documentos

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento

de los envos.

Lo primero que se debe tener en cuenta es el embalaje o acondicionamiento

que debe ser el adecuado para el producto.

1- Es importante que el funcionario este debidamente capacitado para

embalar el producto para evitar daos en la mercanca

2- Para embalar rollos de planos, mapas o proyectos, se deben utilizar

tubos triangulares y no cilndricos

3- Se debe escoger el tamao del embalaje en funcin del contenido.

Las cajas semivacas es probable que se desarmen y las demasiado
llenas que exploten.

4- Utilice cajas de cartn corrugado, con forros externos de gran

resistencia y cartn de doble capa idneo para pesos grandes

5- Los lquidos deben ser embalados en contenedores anti goteo,

acompaados de un material interno ligero y fuerte (espuma de
polietileno) y sellados con una bolsa de plstico, un embalaje
defectuoso puede daar otros objetos a su alrededor.

Recomendaciones sobre embalaje de mercadera.

1- Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frgiles, por

eso sus envos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo
de choque
2- Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando
seleccione el envoltorio
3- Colocar los bienes frgiles en el centro del embalaje, garantizando
que no toquen las esquinas
4- No considere que basta con poner etiquetas de frgil y trtelo con
cuidado para evitar un embalaje adecuado, slo sirven como fuente de
informacin
5- Los envos deben estar perfectamente empacados y sellados
6- Si se trata de sobres deben ir debidamente sellados y con una
rotulacin clara y legible
7- Si los envos son mltiples se debe indicar el nmero de caja contra el
nmero de envo en orden consecutivo.
 Establece la forma correcta de embalar: impresos; objetos pequeos;
documentos de gran tamao como planos, mapas, fotografas;
documentos que no pueden doblarse ni enrollarse; objetos frgiles;
lquidos y polvos secos.

Materiales impresos: revistas u otras publicaciones, deben ser embalados

correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchado y
daado el contenido. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o
retractilado, acolchando la caja despus en el fondo, lados y parte superior
con relleno.

Objetos pequeos: siempre se deben envolver los objetos pequeos en

volantes adecuados. Los discos de datos, cintas de audio y video se deben
proteger colocando material de almohadillado suave alrededor.

Documento de gran tamao: se debe utilizar tubos triangulares y no

cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos.

Objetos frgiles: coloque en el centro del embalaje, garantizando que no

toquen las esquinas, el objeto deber estar almohadillado por todos lados.

Objetos lquidos: asegrese que los lquidos sean embalados en

contenedores anti-goteo, acompaados de un material interno, ligero y fuerte
y sellado con una bolsa de plstico.

Polvos secos: coloque polvos y granos finos en bolsas de plstico fuertes,

selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartn
madera, utilice etiquetas de flecha hacia arriba para materiales no slidos.

Evala los procedimientos de recibo y despacho de documentos que

se efectan en tu empresa y:
Describe cada procedimiento observado y seala ventajas y
desventajas que encuentras de cada uno.
Correspondencia recibida.

1- Se revisa y radica la correspondencia, luego las comunicaciones

oficiales se registran en un software con el que cuenta la entidad,
esto trae como ventaja que se organiza el flujo de la informacin que
se transa en la entidad. No tiene ninguna desventaja.

2- Se organiza la correspondencia por dependencia, tiene como ventaja

que da mayor comodidad a la persona que distribuye la
documentacin. No tiene desventajas.

3- Se traslada la correspondencia a las dependencias, esto trae como

ventaja la organizacin y el flujo de la informacin. La desventaja en
este caso es que en la entidad una sola persona realiza todos los
procesos que se llevan a cabo en el archivo, por lo tanto no se tienen
horarios establecidos para la distribucin de la correspondencia, esto
puede ser contraproducente y es un punto crtico dentro de la entidad.

4- Al entregar la correspondencia se solicita la firma de recibo, la ventaja

es que elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas.
El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y
satisface a s mismo que ha recibido el mensaje original. No tiene
ninguna desventaja.

Correspondencia enviada.

1-En las diferentes dependencias, las asistentes administrativas

elaborarn la correspondencia teniendo en cuenta las reglas
sealadas en el manual. A la correspondencia recibida que se est
contestando en cada una de las dependencias las asistentes
administrativas anexarn la de respuesta, con el fin de que el directivo
que firma tenga mayor informacin. Se recomienda leer
cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse
de que est bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son
copias extras. La ventaja se organiza el flujo de la informacin.
Desventaja ninguna.
 2-En la unidad de correspondencia se coloca con el sello fechador la
fecha al documento y el nmero de radicado, se verifica anexos del
original y la copia del consecutivo de correspondencia, la direccin del
sobre, se clasifica la correspondencia que se entregar personalmente
y la que ser enviada por correo. Las ventajas son la organizacin,
legalidad, le da flujo a la informacin. Ninguna desventaja.

3-Para la correspondencia que ser enviada por correo se elaborar la

planilla denominada Consignacin envos con licencia de crdito, en
original y tres copias: una para la empresa de correos quien la
devuelve una recibe la correspondencia, otra copia la empresa de
correos la enva anexa a la factura y la tercera copia la archiva la
empresa de correos; en la planilla se registra fecha de envo,
destinatario, gramaje y valor estimado. Ventajas da seguridad.
Desventaja ninguna.

4-El jefe de la unidad de correspondencia, al sacar los documentos de

las carpetas que llegan de las oficinas, revisar que la
correspondencia cumpla todos los requisitos sealados en el manual
de correspondencia y tendr cuidado de trasladar correctamente los
oficios, copias informativas y documentos destinados por ellas a otras
dependencias. Luego se formarn carpetas y se legajaran, se
almacenarn y se conservarn en la estantera bajo medidas de
proteccin.

Disea una propuesta que permita solucionar los puntos crticos que
detectaste en los procesos de recibo y despacho de documentos que se
realizan en la entidad donde laboras.
Hasta hace pronto labor en una entidad pblica, se maneja una unidad de
correspondencia, en la organizacin se cuenta con un software que permite
tener un control de la informacin y eso facilita el trabajo de la persona
encargada de toda la documentacin que se manejan en todas las
dependencias. Uno de los puntos crticos es que una sola persona se
encarga de realizar todos los procedimientos del archivo eso ms que todo
traa problemas al momento de distribuir la correspondencia debido a que la
distribucin no se daba en horarios establecidos y la ventanilla de recepcin
queda sola en los momentos en que se distribuye la correspondencia.

El mayor problema radica en la falta de personal que ayude en los distintos

procesos que se llevan a cabo en la unidad de correspondencia, pero hay
que tener en cuenta que es una entidad pblica y que el presupuesto
muchas veces es limitado, mi propuesta es que a travs de un informe o
proyecto se manifieste la necesidad de contratar personal en el rea, el por
qu y los beneficios que esto traera no slo para la entidad sino tambin
para los usuarios.