GUIA RAPIDA DE ENDNOTE X7

para Windows

Rafael del Pino Casado

NDICE:

1. PERSONALIZAR LA APARIENCIA DE LA PANTALLA PRINCIPAL.................................... 1

2. REQUISITOS PREVIOS................................................................................................................. 1

3. INCORPORAR REFERENCIAS. ................................................................................................... 2

4. GESTIONAR REFERENCIAS. ...................................................................................................... 4

5. GESTIONAR ESTILOS BIBLIOGRFICOS. ............................................................................... 6

6. GESTIONAR CITAS Y BIBLIOGRAFA DESDE WORD. ......................................................... 6

1. PERSONALIZAR LA APARIENCIA DE LA PANTALLA PRINCIPAL.

Elementos de la pantalla principal: Men de opciones (arriba), panel de grupos (a la

izquierda), lista de referencias (en el centro), men de bsqueda (arriba en el centro) y panel de

referencia.

Para configurar los campos que se ven en la lista de referencias1: Edit / Preferences / Display

Fields. Aconsejo el siguiente orden: Record number, Author, Year, Title, Journal y reference

type.

Para esconder o mostrar campos vacos en cada ficha: en la esquina superior derecha,

seleccionar: Optins, Show Empty fields.

Mostrar / ocultar:

o Panel de grupos: Layout (abajo a la derecha), Groups panel.

o Ficha de la referencia seleccionada: Layout, Reference panel.

o Men de bsqueda: Show / Hide search panel (arriba a la derecha).

o Campos vacos en cada ficha: en la esquina superior derecha, seleccionar: Optins, Show

Empty fields.

2. REQUISITOS PREVIOS.

Programar el EndNote para que cada estilo utilice el nombre largo o abreviado de revista

(segn sea pertinente) con independencia de cmo est almacenado dicho nombre en la ficha de

la referencia en cuestin.

Aunque esta operacin se puede hacer en cualquier momento, es conveniente hacerla antes de

incorporar referencias, ya que se simplifica el proceso. Dicha operacin hay que hacerla en cada

archivo de EndNote, ya que afecta solo al archivo en el que se haga.

1
Referencia: datos de un determinado documento.

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 Para realizar dicha operacin, seleccionamos: Tools / Open term list / Journal term list,

seleccionamos la pestaa Lists y luego Import list, eligiendo Medical y dando a abrir. Esto

incorpora ms de 1.000 ttulos de revistas, pero hay que tener en cuenta que puede haber

revistas que no estn en este listado, por lo que hay que incorporarlas a mano: Tools / Open

term list / Journal term list, pestaa Terms y seleccionar New Term, introducimos el nombre

completo en Full Term y el abreviado en Abreviation 1. Podemos identificar las revistas que no

estn en el listado porque su nombre (Journal) aparece en rojo en la ficha de la referencia. Para

buscar el nombre abreviado de estas revistas que no estn en el listado de EndNote podemos

utilizar: la base de datos de NLM Catalog de PubMed o, en ltima instancia, Google.

3. INCORPORAR REFERENCIAS.

3.1. Opciones.

Dos opciones:

Incorporacin manual: References / New reference. En la ficha que se abre, elegir

Reference Type (arriba; elige Journal article, Book, etc.) e introducir los datos en

cada campo (Author, year, title, journal, keywords, etc.2).

Incorporacin automtica: a partir de una base de datos o a partir de un PDF (solo

funciona con PDF recientes). Dentro de las bases de datos, hay dos tipos:

o De importacin automtica (CINAHL, PsychInfo, Scopus, IME y Google

Acadmico) donde la importacin se hace automticamente al abrir o ejecutar

(doble clic) el archivo que genera la base de datos al exportar referencias; es

recomendable tener abierto el archivo de EndNote donde queremos que vaya

la referencia, ya que simplifica el proceso.

2
Tener en cuenta que los autores deben de ir uno por lnea, primero apellidos seguidos de coma y luego el nombre o la

inicial, y que las palabras clave deben de ir tambin una por lnea.

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 o De importacin manual: a travs de los mens de EndNote (PubMed).

La trayectoria es la misma para la incorporacin desde un pdf o desde una base de

datos de importacin manual: File / Import / File, seleccionar el filtro

correspondiente (Import Option: PDF o el que corresponda a la base de datos en

cuestin) y el archivo (clicando en Choose) y clicar en Import.

El programa tambin permite importar una carpeta con archivos pdf de una sola vez.

Para ello hay que seleccionar: File / Import / Folder, seleccionar la carpeta (clicando

en Choose) y clicar en Import.

3.2. Importar desde distintas bases de datos.

3.2.1. PubMed: En Pumed, marcar las referencias que nos interesan o no marcar ninguna si nos

interesan todas. Seleccionar: Send to, File, MEDLINE (crea un archivo de texto txt- que

hay que guarda donde se estime oportuno, por ej., en el escritorio). En EndNote: File /

Import / File; seleccionar el archivo txt (Choose) y poner el Filtro (Import Option) de

PubMed: Pubmed (NLM). Si dicho filtro no est visible en el men, buscarlo en Other

Filters. No hay lmite de referencias al exportar de PubMed e importar en EndNote.

3.2.2. CINAHL y PsychInfo: hay dos limitaciones: hay que marcar las referencias de inters y los

servicios ofrecidos por la Universidad de Jan tienen un lmite de 50 referencias en cada

exportacin / importacin. Por ello, se recomienda activar el formato de 50 referencias por

pgina (page options, results per page: 50). Una vez activado, procedemos de la siguiente

manera: aadir referencias a la carpeta Folder (Share, Add to Folder, Results 1-50); vamos a

Folder (men principal de opciones), seleccionamos todas las referencias (Select All), y

damos a Export (a la derecha); en el men de exportacin, dejamos las opciones de la

derecha tal cual 8Direct export in RIS format), clicamos Remove this tems (para limpiar

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 la carpeta Folder al exportar) y luego Save. Y repetimos este proceso tantas veces como sea

necesario con el resto de referencias.

3.2.3. Scopus: marcar referencias de inters (All para todas), seleccionar Export, y en el men

de exportacin seleccionar RIS format, citation and abstarct information y export.

3.2.4. IME: solo posible en la versin de pago, que es accesible desde la biblioteca de la Uja. En

la pantalla de la lista de resultados de bsqueda (no en la ficha de cada resultado): marcar las

referencias de inters (Todos cuando queremos esportar todas las referencias), seleccionar

Descargar resultados (arriba, derecha), elegir RIS Reference Manager (abajo) en la nueva

pantalla que sale y seleccionar Descargar.

3.2.5. Google Acadmico: recomendado para aquellas referencias que no podemos importar desde

una base de datos. Tiene el inconveniente de que hay que importar de una en una. Antes de

ello, hay que configurar el Google Acadmico: Configuracin, Mostrar enlaces para

importar citas a: EndNote. Luego buscamos el documento en cuestin (por ejemplo,

introduciendo su ttulo en la caja de bsqueda) y pinchamos en importar al EndNote.

4. GESTIONAR REFERENCIAS.

Eliminar duplicados. Para encontrar duplicados: References / Find Duplicates, y seleccionar el

que se quiere conservar (Keep this record); el que no se selecciona se enva a la papelera.

Conviene siempre revisar la ficha de cada registro duplicado, por si tuviramos que unificar

anotaciones. Para configurar duplicados: Edit / Preferences / Duplicates (se recomienda: autor,

ao y ttulo).

Borrar referencias: sealarlas en la lista de referencias y borrar con la tecla suprimir. La

referencia se enviar a la papelera. Cuando la eliminamos de la papelera se suprime

definitivamente. Podemos borrar varias referencias a la vez marcando un bloque con la tecla

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 Shift y las flechas de direccin del teclado o seleccionando varias referencias no contiguas con

el ratn y la tecla Ctrl pulsada.

Ordenar las referencias en la lista de referencias: pinchando en la cabecera de la columna por

la que se quiere ordenar.

Editar una referencia: en el panel de referencia (Reference panel) de la derecha o entrando a la

ficha a pantalla completa haciendo doble clic en la referencia, en la lista de referencias.

Adems de editar todos los campos, se puede incorporar el archivo PDF del documento en

cuestin (clicando en el smbolo del clip en la ficha de la referencia). Cuando la referencia se

incorpora a partir de un PDF, la incorporacin de dicho PDF a la ficha es automtica.

Un aspecto muy importante es trabajar con palabras clave (Keywords) para luego poder hacer

bsquedas en nuestras propias referencias. Para ello podemos respetar las que ya trae cada

referencia en su ficha (si procede de bases de datos internacionales, con lo que suele estar en

ingls), pero puede ser ms prctico incluir nuestras propias palabras clave (con o sin borrar las

que trae cada referencia, segn se estime). En este caso, aconsejo que se vaya construyendo un

listado de palabras clave a medida que se vayan utilizando, para as evitar inconsistencias, bien

en un documento aparte o bien a travs de la herramienta que a tal efecto tiene EndNote (Tools /

Open term list / Keywords term list), borrando las palabras clave que no nos interesen. Esta lista

elaborada en EndNote puede guardarse en un documento de texto (txt) que puede ser editado

por Microsoft Word. Dicha lista afecta solo al archivo de EndNote donde se haga, pero se puede

exportar de un archivo a otro (Tools / Open term list / Keywords term list, pestaa Lists y

Export List / import List).

Nuestras palabras clave pueden introducirse a mano o aprovechando de dos herramientas que

nos ofrece EndNote: el reconocimiento automtico de texto (est activo siempre) y el men con

la lista de palabras clave, que se activa con Ctrl + 1 desde el campo de Keywords de la ficha de

la referencia. En cualquier caso, debe haber una palabra clave por lnea y hemos de tener en

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 cuenta que cuando la palabra clave no est en el listado de palabras clave de EndNote aparecer

en rojo.

Por ltimo, comentar una funcionalidad bastante interesante del panel de referencia: mostrar una

vista previa de cmo quedara la referencia bibliogrfica en el apartado de bibliografa de un

documento. Para ello, en el panel de referencia, seleccionamos la pestaa Preview.

5. GESTIONAR ESTILOS BIBLIOGRFICOS.

Elegir un estilo: en la caja de estilos (arriba a la izquierda) o en Edit / Output styles. Hay que

tener en cuenta que si no est el estilo que queremos en los elementos anteriores, hay que

seleccionarlo en: Edit / Output styles / Open style manager, seleccionar y cerrar la ventana en el

botn cerrar (el de la x) de dicha ventana. Tambin hay que tener en cuenta que en Microsoft

Word solo estarn disponibles los estilos que aparezcan en la caja de estilos o el men de

Output styles de EndNote.

Editar un estilo: Edit / Output styles / Edit , entramos a la ficha de cada estilo y

modificamos la forma de citar en el texto (Citations / Templates) o la forma de hacer la

referencia (Bibliography / Templates). Solo puede editarse el estilo que tengamos seleccionado

y el anteriormente seleccionado.

6. GESTIONAR CITAS Y BIBLIOGRAFA DESDE WORD.

Para insertar una cita en el texto y su correspondiente referencia bibliogrfica en un documento

de Word: en el archivo de EndNote, seleccionar la referencia en cuestin; en Word, situar el

cursor donde se quiere la cita en el texto, luego pinchar en la pestaa EndNote X7 del men de

opciones de Word, despus en Insert Citation y por ltimo en Insert Selected Citation(s).

Adems de la cita en el texto, se incluye la referencia bibliogrfica al final del texto que haya

escrito en el documento.

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 Para modificar el ttulo y el formato del apartado de bibliografa: en la pestaa EndNote X7,

abrir el grupo Bibliography y seleccionar la pestaa Layout.

Para garantizar que las citas en el texto en Word aparezcan en formato definitivo: EndNote X7 /

Instant formationg is On.

Los cambios hechos en la ficha de una referencia de un archivo de EndNote se actualizan en el

archivo de Word donde se est utilizando dicha referencia al abrir dicho archivo de Word o bien

al seleccionar: EndNote X7 / Update citations and bibliography.

Recomiendo no trabajar con ms de un archivo de EndNote vinculado a un mismo documento

de Word, ya que enlentece el proceso de insertar citas y bibliografa y actualizarlas.

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