GUIA RAPIDA

GESTION DE PROVEEDORES
 ACCESO DE USUARIOS

1 Acceder mediante la URL

(direccin de Internet),
usuario y contrasea
suministrada

2 Registro de nuevos
proveedores (a ser
aceptados)

5 Acceso a
regeneracin de
4 contrasea
Pginas
informativas
3 Seleccin de idioma; personalizables
ser cambiado al
acceder segn
parmetros del usuario

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 DASHBOARD

1 MENU PRINCIPAL
Los elementos 3 AVISOS
dependern del tipo Centro de Mensajes
de usuario y Eventos del
Sistema
2 USUARIO
Datos y
4 ACCESOS DIRECTOS configuracin del
Dependern del usuario.
usuario y mdulos Desconexin
disponibles

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GESTION DE PROVEEDORES REGISTRADOS

2 Los proveedores
aceptados se
gestionan desde el
Directorio de
Proveedores

1 Los proveedores registrados

(pendientes de aceptar) se
gestionan en Solicitudes de
Registro

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BSQUEDAS EN LISTADOS

1 Muchos listados
(como el de
proveedores) incluyen
la herramienta de
bsqueda y filtrado

2 La visualizacin y
edicion dependen, en
todos los casos, del
rol del usuario

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 RESPONSABLES DE CATEGORIA Y DE PROVEEDOR

Hay 2 roles, a ser atribuidos a uno o a varios compradores (o autorizadores):

Responsables de categora Responsables del Proveedor

FUNCIONES FUNCIONES

Recibir notificaciones de registro de
Comprobar y mantener actualizada la

nuevos proveedores en su categora documentacin del proveedor

Aceptarlos o rechazarlos, incluso
Actuar como interlocutor bsico con el

nombrando uno o varios responsables del mismo
Centro de Mensajes
Proveedor

Determinar la documentacin de la
categora, incluso aquella a suministrar
por el proveedor, y ponerla al alcance de
los usuarios

IMPORTANTE: Aquella documentacin (o peticin de la misma) que pueda ser comn entre
categoras, debera ser creada como Grupo de Ficheros por el Admin.

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 ESQUEMA BASICO DEL REGISTRO DE PROVEEDORES

RESP. PROVEEDOR

ASIGNAR DOC CICLO

RESPONSABLE CORRECTA? DOCUMENTAC.

NO
EMPRESA CLIENTE

RESP. CATEGORIA

NO
FIN OK?
USUARIO

INVITACION
PROVEEDOR

NO
EMPRESA Y DOCUMENTACION
CAT. PROVEEDOR
AUTOREGISTRO CONTACTO/S. REQUERIDA
DOCUM? ACTIVO
CATEGORIZAC.

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 REGISTRO DEL PROVEEDOR

1 El Registro de Proveedores
se estructura en varias
pginas

2 Incorpora la
geolocalizacin del
proveedor o cuentas en
redes sociales

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REGISTRO EN CATEGORAS CON DOCUMENTACION EXIGIDA

1 Si el Proveedor se
registra en una categora
que necesite
documentacin, se le
solicitar; puede salir y
entrar del sistema para
ello

2 Los documentos a solicitar 3 Esta pantalla seguir activa

pueden estar basados en mientras el proveedor est
cumplimentar una plantilla en el sistema para
descargable actualizar la documentacin

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 GESTION DE LA CATEGORA POR EL RESPONSABLE

2 Tambin puede
marcar Grupos de
Ficheros comunes
(idem, 4 tipos)

Documentos adicionales deben adjuntar o completar, a partir

de plantillas precargadas, los proveedores durante el registro
1 Los ficheros exigidos o una vez aceptados en el sistema (Doc Obligatorios
durante el registro son 1 Registro)
registro reforzado
de los 4 tipos de fichero Documentos de tipo interno deben ser cumplimentados sobre
que el responsable puede el proveedor (Doc. Interna sobre el Proveedor)
aadir Documentos que puedan ser fcilmente adjuntados a las
negociaciones (Doc. Negociaciones)
Documentacin informativa de la categora (Doc. Categora)

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 ACEPTACION PROVEEDOR Y ASIGNACION RESPONSABLE

1 Los responsables de la
categora ven las
candidaturas al
sistema en el men
Solicitudes registro >
Registro Pendiente

2 Diferencia estado
del registro y de la
documentacin

4 El responsable de la
CATEGORA tambin
3 La aceptacin del determina el equipo
proveedor se hace responsable del
desde la pantalla PROVEEDOR (1 al menos,
Empresa que podr aadir otros)

5 ATENCION: se segrega lo que

propone el proveedor de lo
que el responsable de la
categora ACEPTA

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RESPONSAB. PROVEEDOR: CENTRO MENSAJES. CONTRASEA

1 Cuando se asigna
responsable del
proveedor, aparece
el C.Mensajes en
Contacto

2 El responsable puede
editar al proveedor, o
regenerarle la contrasea
(incluso probando
comunicacin)

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 RESPONSAB. PROVEEDOR: GESTION DE LA DOCUMENTACION

2 Gestiona el estado
del documento, si
1 El responsable del existe
proveedor gestiona
la documentacin
del mismo

3 Gestiona el ciclo de
vida del documento

4 Mantiene la
versin
precedente

5 Puede generar un
mensaje automtico
con lo que falte

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 GESTION DE LA DOCUMENTACIN DEL PROVEEDOR

CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

Falta [documento]

Vigente FICHERO

Caducado

Versin anterior

ESTADOS DEL DOCUMENTO (VIGENTE) HUECO

Por revisar

En revisin

Faltan datos (modificar)

Aceptado

Rechazado

IMPORTANTE: El proveedor NO puede QUITAR ni AADIR ficheros si la versin vigente ya tiene

un fichero, excepto que el fichero tenga un estado Faltan datos o Rechazado.
Pensar en huecos: un fichero NO cabe si no tiene hueco
el responsable del proveedor
transforma la versin actual en anterior
queda un hueco en versin vigente (Falta fichero)
Slo el Responsable del Proveedor puede transformar un fichero caducado en versin anterior

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 PAGINA DE GESTION DE LA DOCUMENTACION (POR LOTES)

2 Configurar los
filtros a aplicar

1 Menu Directorios
> Gestin
Documentacion
para gestionar por
lotes

3 Seleccionar (click) las

filas sobre las que
actuar

4 Actualizar versin,
cambiar vencimiento o
enviar mensajes de
aviso en lote

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Avda. Josep Tarradellas 8-10 Paseo de la Castellana 153 B Calle 124 No.7-35 Oficina 701
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