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INTENDENCIA DE INFORMACIN TCNICA,

INVESTIGACIN Y CAPACITACIN

MANUAL TCNICO DE ESTRUCTURAS DE


DATOS

SISTEMA DE ACOPIO DE INFORMACIN


SOCIOS Y CLIENTES
SEGMENTOS 1, 2, 3, 4 y 5

VERSIN 1.1

ACTUALIZADO AL: 28/04/2016


MANUAL TCNICO DE ESTRUCTURAS DE
DATOS SOCIOS Y CLIENTES

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Actualizaciones
Fecha de Pgi
Actualizacin
actualizacin na
30-mar-2016 Campo: Fecha de corte 5
Campos: Identificacin del Sujeto. Fecha de Registro y Nmero de cuenta
30-mar-2016 6
del certificado de aportacin
28-abr-2016 Campo: Valor del certificado de aportacin anterior/actual 6
30-mar-2016 Campos: Tipo de persona y Primer Nombre 7
30-mar-2016 Campo: Gnero, Estado del socio o cliente y Motivo ingreso /Salida 8
30-mar-2016 Campo: Fecha de aprobacin del Consejo y Fecha de registro 9
30-mar-2016 Campo: Tipo de identificacin, Tipo persona y Clasificacin del sujeto 11
30-mar-2016 Campos: Pas de nacimiento 12
Campo: Fecha de nacimiento y Nmero de cuenta del certificado de
30-mar-2016 13
aportacin
30-mar-2016 Campo: Fecha de aprobacin del Consejo 14
30-mar-2016 Campo: Representante a la Asamblea y 15

Contenido
1 INTRODUCCIN ................................................................................................................. 3
2 ESQUEMA GRFICO........................................................................................................... 4
3 DEFINICIN DE ESTRUCTURAS ........................................................................................... 5
3.1 Reporte de socios y clientes (S01)...................................................................................... 5
Registro de cabecera............................................................................................................ 5
Registro de detalle ............................................................................................................... 5
4 CONTROLES DE VALIDACIN ........................................................................................... 10
5 FRECUENCIAS Y PLAZOS DE ENVO................................................................................... 15
6 RESPONSABLES DE SOPORTE ........................................................................................... 15

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1 INTRODUCCIN
La Superintendencia de Economa Popular y Solidaria ha diseado las estructuras de datos
a travs de las cuales las entidades de los segmentos 1, 2, 3, 4 y 5 del Sector Financiero
Popular y Solidario, reportarn peridicamente a este organismo de control la informacin
relacionada a sus socios y clientes, conforme a las normas establecidas por el Cdigo
Orgnico Monetario y Financiero.

La estructura deber ser remitida por las entidades controladas en los plazos mximos
establecidos para la entrega de acuerdo al punto 5 Frecuencia y Plazos de Envo de este
documento, mediante el Sistema de Acopio, disponible en la pgina web de la
Superintendencia de Economa Popular y Solidaria, www.seps.gob.ec.

Una vez recibida la informacin a travs del sistema automtico, se validar la estructura
remitida y se enviar el diagnstico de validacin (acuse) por correo electrnico, a las
direcciones registradas en la base de contactos de la Superintendencia.

En caso de que el diagnstico de la validacin registre errores, es obligacin de las


entidades efectuar la correccin inmediata de la misma y retransmitir la estructura para que
sea validada correctamente. Si la estructura mantiene errores en la validacin ser
considerada como informacin no recibida.

En el evento de que esta Superintendencia compruebe la falta de envo de la informacin


en los tiempos y formatos establecidos, o si est incompleta o adoleciere de errores de
forma que impida su aceptacin o validacin, se aplicarn las sanciones previstas en las
normas pertinentes.

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2 ESQUEMA GRFICO

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3 DEFINICIN DE ESTRUCTURAS

3.1 Reporte de socios y clientes (S01)


En esta estructura se reportarn los ingresos o salidas de socios o clientes, as como las
actualizaciones en los valores de certificados de aportacin de los socios, de cada una de
las entidades del Sector Financiero Popular y Solidario.
Registro de cabecera

No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD TABLA

1 Cdigo de la estructura Caracter (3) X Tabla 1

2 Nmero de RUC Numrico (13) X

3 Fecha de corte (dd/mm/aaaa) X

4 Nmero total de registros Numrico (6) X

1. Cdigo de la estructura.- Codificacin asignada a la estructura de Socios y


Clientes, la cual ser S01.

2. Nmero de RUC.- Corresponde al Registro nico de Contribuyentes asignado a


cada entidad.

3. Fecha de corte.- Para el primer envo ser con corte al 31/03/2016, posteriormente
ser la fecha del registro de ingresos y salidas de socios y clientes, as como la
actualizacin de valores en certificados de aportacin de socios.

Al ser una estructura de envo eventual los ingresos, salidas, aumentos o


disminuciones de valores en certificados de aportacin de socios; debern ser
reportados segn los periodos establecidos en la norma (preferentemente antes del
vencimiento de los plazos establecidos).

4. Nmero total de registros.- Nmero de lneas que contiene el archivo incluido el


registro de cabecera.

Registro de detalle

No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD TABLA

1 Tipo de identificacin Carcter (1) X Tabla 2

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2 Identificacin del sujeto Carcter (15) X

3 Clasificacin del sujeto Carcter (1) X Tabla 40

4 Pas de nacimiento Carcter (3) X* Tabla 41

5 Tipo persona Carcter (1) X Tabla 31

6 Primer nombre Carcter (200) X

7 Segundo nombre Carcter (100) X*

8 Primer apellido Carcter (100) X*

9 Segundo apellido Carcter (100) X*

10 Fecha de nacimiento (dd/mm/aaaa) X*

11 Gnero Carcter (1) X* Tabla 42

Nmero de cuenta del


12 Carcter (25) X*
certificado de aportacin

13 Estado del socio o cliente Carcter (1) X Tabla 32

14 Motivo de ingreso / salida Carcter (2) X Tabla 33

Valor del certificado de


15 Numrico (15.2) X*
aportacin del periodo anterior

Valor del certificado de


16 Numrico (15.2) X*
aportacin del periodo actual

17 Fecha de ingreso o salida (dd/mm/aaaa) X*

Fecha de aprobacin del


18 (dd/mm/aaaa) X*
consejo

19 Fecha de registro (dd/mm/aaaa) X*

20 Representante a la Asamblea Carcter (2) X*

* Aplicado con condicin

1. Tipo de identificacin.- Se refiere al tipo de documento de identificacin del socio


o cliente, puede ser C, R, P o F.

2. Identificacin del sujeto.- Nmero de identificacin del socio o cliente. Para


personas naturales ser el nmero de cdula de identidad o ciudadana, para personas
jurdicas el nmero de RUC, para personas extranjeras el nmero de pasaporte y
para refugiados el nmero asignado por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

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Previ al envo del nmero de identificacin, la entidad deber verificar en los


entes de control (Registro Civil, SRI, Ministerio de Relaciones Exteriores) el
registro de los nombres y apellidos, razn social o extranjera asignado al socio o
cliente.

3. Clasificacin del sujeto.- Cdigo que identifica si el sujeto es socio S o cliente


C de la entidad.

4. Pas de nacimiento.- Corresponde al lugar de nacimiento del socio o cliente, por


lo que deber escoger una opcin de la tabla 41.

* Para personas jurdicas no deber reportar el campo.

5. Tipo persona.- Cdigo del tipo de socio o cliente, es decir, si es una persona natural
N o jurdica J.

6. Primer nombre.- Se reportar en letras maysculas y sin tildes de acuerdo al


documento de identificacin.

*Para personas jurdicas, se detallar el nombre de la razn social en letras


maysculas y se aceptarn los siguientes caracteres especiales: (,;.:/$-_).

7. Segundo nombre.- Si el socio o cliente lo posee, se reportar en letras maysculas


y sin tildes de acuerdo al documento de identificacin, caso contrario no deber
reportar el campo.

* Para personas jurdicas no deber reportar el campo.

8. Primer apellido.- Se reportar en letras maysculas y sin tildes de acuerdo al


documento de identificacin.

* Para personas jurdicas no deber reportar el campo.

9. Segundo apellido.- Si el socio o cliente lo posee, se reportar en letras maysculas


y sin tildes de acuerdo al documento de identificacin, caso contrario no deber
reportar el campo.

* Para personas jurdicas no deber reportar el campo.

10. Fecha de nacimiento.- Corresponde a la fecha de nacimiento del socio o cliente.

* Para personas jurdicas no deber reportar el campo.

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11. Gnero.- Se deber reportar el cdigo del gnero de las personas naturales
masculino M, femenino F y no aplica N. (Verificar los tipos de gnero en la
entidad rectora).

* Para personas jurdicas este campo ser N.

12. Nmero de cuenta del certificado de aportacin.- Se refiere al nmero de cuenta


del certificado de aportacin que es otorgado por la entidad y deber ser nico para
cada socio.

* Para clientes, no deber reportar el campo.

13. Estado del socio o cliente.- Cdigo asignado que muestra la razn por la que se
reporta al socio o cliente, es decir, si es por ingreso del socio o cliente, actualizacin
del valor del certificado de aportacin del socio (mismo cdigo de ingreso I), o
por salida del socio o cliente de la entidad.

Para el primer reporte todos los socios y clientes debern ser reportados con el
cdigo I.

14. Motivo de ingreso / salida.- Razn por la que se produce el ingreso del socio o
cliente, aumento o disminucin del valor del certificado de aportacin del socio y
salida del socio o cliente de la entidad.
Ejemplo:
Para ingresos de nuevos socios o clientes I utilizar el cdigo NS.
Para aumentos del valor en los certificados de aportacin de socios I
utilizar el cdigo CA.
Para disminucin en el valor de certificados de aportacin de socios I
utilizar el cdigo CD.
Para salidas de socios o clientes S utilizar uno de los cdigos: PE, PF,
RV o PJ.

Para el primer reporte todos los socios y clientes debern ser reportados con el
cdigo NS.

15. Valor del certificado de aportacin del periodo anterior.- Se refiere al valor en
dlares que el socio mantena en la cuenta en el periodo anterior.

Para el primer envo, ser el valor de cero (0.00) y para futuros envos ser el
valor que mantena el socio a la fecha del periodo anterior.

* Para clientes, no deber reportar el campo.

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16. Valor del certificado de aportacin del periodo actual.- Se refiere al valor en
dlares que el socio mantiene en la cuenta a la fecha del registro.

Para el primer envo, ser el valor actual que mantiene el socio en la entidad y
para futuros reportes ser el saldo que mantiene el socio en la entidad cuando
reporte la estructura.

* Para clientes, no deber reportar el campo.

17. Fecha de ingreso o salida.- Se refiere a la fecha en la que el socio o cliente ingres
o sali de la entidad.
Para el caso de las actualizaciones del valor del certificado de aportacin, se
conservar la fecha de ingreso del socio.

18. Fecha de aprobacin del Consejo.- Fecha en la que el Consejo de Administracin


de la entidad se reuni y aprob el ingreso o la salida del socio. Esta fecha no podr
ser menor a la fecha de apertura del certificado de aportacin.

*Para el primer envo, este campo es obligatorio para socios.

* Para clientes, no deber reportar el campo. Y para el registro de nuevos


socios este campo es obligatorio.

19. Fecha de registro.- Fecha de envo de la estructura a la SEPS para el registro de


ingresos, salidas o actualizaciones de los valores en certificados de aportacin de
socios.

Para el primer envo se considerar la fecha de corte como referente lmite, por
lo que la Fecha de registro debe ser una fecha vlida (dd/mm/aaaa) no mayor
a la fecha de corte. A partir del segundo envo la fecha de corte corresponder a
la fecha en que se reporte la estructura al organismo de control.

*Para clientes, no deber reportar el campo.

20. Representante a la Asamblea.- Se detallar si el socio es o no representante de la


Asamblea General, por lo tanto deber escoger entre las opciones:

SI: Si representa a los dems socios a la Asamblea General


NO: No representa a los dems socios a la Asamblea General

* Para clientes, no deber reportar el campo.

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4 CONTROLES DE VALIDACIN
A continuacin se detallan los controles generales para la validacin de la estructura de
socios y clientes:

Los campos que presenten el tipo de dato: numrico se debern leer de la


siguiente manera:

Numrico (15.2)

o La extensin del campo es de 15 dgitos, de los cuales 2 son decimales y


son obligatorios.

Control de nombre del archivo


El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente
formato:

S01_RUC_dd-mm-aaaa.zip
Donde:

S01: Nombre de la estructura, es fijo


RUC: Nmero de RUC de la entidad
dd: Da de reporte
mm: Mes de reporte
aaaa: Ao de reporte
.zip: Extensin del archivo

Control de cabecera
Los campos de la cabecera deben guardar relacin con el nombre del archivo.

Control de formato
El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseado
en este caso es XML.

El archivo XML junto con el TXT hash de seguridad ser comprimido y enviado
en formato ZIP.

Nmero de registros
Debe ser igual al nmero de lneas que contiene el archivo incluido el registro de
cabecera.

Control de registros duplicados

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El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro


duplicado cuando se repiten los siguientes campos:

Tipo de identificacin
Nmero de identificacin

O para el caso de los socios el siguiente campo:

Nmero de cuenta del certificado de aportacin

Estructura cargada
El sistema no permitir la carga de dos estructuras de la misma entidad y de la
misma fecha de registro. Solo si existiera casos excepcionales se permitir un
reproceso de la informacin

Tipo de identificacin
Cuando el tipo de identificacin sea R-RUC, el campo Tipo de persona debe
ser J jurdica. Caso contrario debe ser N.

Identificacin del sujeto

Deben ser validados de acuerdo a las siguientes caractersticas:

C = Cdula de identidad o ciudadana 10 dgitos (cdula vlida en el Registro Civil, si


no consta se rechaza el dato como error)
R = Ruc 13 dgitos (RUC vlido)
P = Pasaporte 13 caracteres alfanumricos de pasaporte
F = Refugiados 10 dgitos

Tipo persona y Clasificacin del sujeto


Si se ingresa un socio S en Clasificacin Sujeto, se deber llenar solamente los
campos obligatorios segn el siguiente detalle:

Tipo de identificacin*
Identificacin del sujeto*
Clasificacin del sujeto*
Pas de nacimientoN
Tipo persona*
Primer nombre*
Segundo nombreO
Primer apellidoN

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Segundo apellidoO
Fecha de nacimientoN
Gnero*
Nmero de cuenta del certificado de aportacin*
Estado del socio o cliente*
Motivo de ingreso / salida *
Valor del certificado de aportacin del periodo anterior*
Valor del certificado de aportacin del periodo actual*
Fecha de ingreso o salida *
Fecha de aprobacin del consejo*
Fecha de registro*
Representante a la Asamblea*
Donde los campos que tienen (N son obligatorios para personas naturales, O es
opcional para personas naturales, (N y O) deben ser nulas para personas jurdicas y
(*) son obligatorias en ambos casos.

Si se ingresa un cliente C en Clasificacin Sujeto, se deber llenar solamente


los campos obligatorios segn el siguiente detalle:

Tipo de identificacin*
Identificacin del sujeto*
Clasificacin del sujeto*
Pas de nacimientoN
Tipo persona*
Primer nombre*
Segundo nombreO
Primer apellidoN
Segundo apellidoO
Fecha de nacimientoN
Gnero*
Estado del socio o cliente*
Motivo de ingreso / salida *
Donde los campos que tienen (N son obligatorios para personas naturales, O es
opcional para personas naturales, (N y O) deben ser nulas para personas jurdicas y
(*) son obligatorias en ambos casos.

Pas de nacimiento
Debe reportarse de acuerdo a los cdigos establecidos en la tabla 41.
Para personas jurdicas no deber reportar el campo.

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Fecha de Elaboracin: Pgina 13 de 16


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Fecha de nacimiento
Debe reportarse una fecha vlida en el formato dd/mm/aaaa.

Para personas jurdicas no deber reportar el campo.

Gnero
Cdigo que se le asigna al socio o cliente si su gnero es masculino M, femenino
F y en el caso de RUC u otros casos no considerados es no aplica N.

Para los RUCs este campo no aplica debe ser N.

Nmero de cuenta del certificado de aportacin


Este nmero debe ser nico para cada socio de la entidad, y se debe verificar en la
base de datos todos los meses que no se remita el mismo nmero de cuenta con otra
identificacin. Adems, el nmero de cuenta no deber repetirse en el mismo
archivo para el primer reporte de la entidad,

Estado del socio o cliente


Cuando se utilice el cdigo I slo podr utilizar los motivos NS, CA o CD.
Y cuando se utilice el cdigo S solo podr utilizar los motivos PE, PF, RV o PJ.

Motivo de ingreso o salida


El motivo de ingreso o salida deber ser una opcin de la tabla 33 los cuales tienen
relacin con el campo del estado del socio o cliente.

Valor del certificado de aportacin del perodo anterior


Para el primer envo ser de cero (0.00) y cuando sean nuevos ingresos de socios
NS tambin se registrar cero.
Para los siguientes reportes deber registrar un valor mayor a cero (0.00) de los
socios que ya fueron reportados.
Cuando el cdigo del campo estado del socio o cliente sea I y el cdigo del campo
motivo ingreso/salida sea NS, este campo deber ser cero (0.00).
Este campo aplica nicamente cuando el cdigo en el campo clasificacin del sujeto
sea S.

Valor del certificado de aportacin del perodo actual


El campo debe ser mayor a cero (0.00), cuando se registran nuevos socios NS.
Luego del primer envo, cuando el cdigo del campo estado del socio o cliente
sea I y el cdigo motivo ingreso/salida sea CA el valor deber ser mayor al
valor del certificado anterior.

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Cuando el cdigo del campo estado del socio o cliente sea I y el cdigo del
campo motivo ingreso/salida sea CD el valor deber ser menor al valor del
certificado anterior.
Cuando el cdigo del campo estado del socio o cliente sea S y el cdigo del
campo motivo ingreso/salida sea PE, PF, RV o PJ, los valores de los
certificados de aportacin del perodo anterior y actual debern ser iguales.
Este campo aplica nicamente cuando el cdigo en el campo clasificacin del sujeto
sea S.

Fecha de ingreso o salida


Este campo debe tener una fecha vlida en el formato dd/mm/aaaa.
Para el primer envo de ingreso de socios o clientes, estas fechas deben ser
anteriores a la fecha del reporte.

Para cuando reporte aumentos o disminuciones de valores del certificado de


aportacin este campo mantendr la fecha de apertura reportada inicialmente, aplica
nicamente cuando el campo clasificacin del sujeto sea S.

A partir del segundo envo, si se desea ingresar nuevamente a un socio que sali sin
ser reportado previamente, y se le registra con el cdigo I en el campo estado del
socio o cliente y el cdigo NS en el campo motivo de ingreso/salida, y no fue
registrado con el cdigo S en el campo estado del socio o cliente, se rechazar la
estructura con el mensaje que el sujeto ya fue reportado anteriormente con otra
fecha de ingreso.

Si existiera una fecha de salida, el sistema dejar ingresar al nuevo socio con la
nueva fecha de ingreso (en este caso se debe guardar los dos registros reportados
en su debida oportunidad).

Fecha de aprobacin del consejo


Este campo debe tener una fecha vlida en el formato dd/mm/aaaa.
Para el primer envo estas fechas deben ser anteriores a la fecha de registro, a partir
del segundo envo estas fechas estarn en un rango no superior a 30 das de la fecha
de ingreso o salida.

Fecha de registro
Este campo debe tener una fecha vlida en el formato dd/mm/aaaa.
Para el primer envo estas fechas sern al dd/mm/aaaa, para los envos posteriores
ser la fecha del reporte al organismo de control, y no podr ser mayor a 15 das de
la fecha de aprobacin del Consejo de Administracin.

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Representante a la Asamblea
Este campo debe contener nicamente las opciones de SI o NO. Es obligatorio para
Socios.

5 FRECUENCIAS Y PLAZOS DE ENVO


Las entidades debern cumplir con la siguiente matriz de envo de informacin de acuerdo a la
periodicidad y plazos de entrega:

PLAZO DE
SEGMENTO ESTRUCTURA FRECUENCIA
ENVO

15 das plazo para el


Eventual (con un
primer envo. A
envo inicial) y
1, 2 y 3 S01 partir del segundo
cuando existan
envo de acuerdo a
novedades
la normativa

15 das plazo para el


Eventual (con un
primer envo. A
envo inicial) y
4y5 S01 partir del segundo
cuando existan
envo de acuerdo a
novedades
la normativa

6 RESPONSABLES DE SOPORTE

RESPONSABLE E-MAIL Extensiones

Ximena Quishpe dolores.quishpe@seps.gob.ec 600513

Ana Luca Heredia ana.heredia@seps.gob.ec 600514

Diego Tarapus diego.tarapues@seps.gob.ec 600509

Carlos Trvez carlos.travez@seps.gob.ec 600504

Benjamin Lombeida benjamin.lombeida@seps.gob.ec 600311

Diego Vian Diego.vian@seps.gob.ec 600503

Edward Herman Edward.herman@seps.gob.ec 600111

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Fecha de Elaboracin: Pgina 16 de 16


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Alejandra Orozco Maria.orozco@seps.gob.ec 600111

Luis Padilla luis.padilla@seps.gob.ec 600402

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