Administracin de Compras e

Inventarios
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ADMINISTRACIN DE COMPRAS E INVENTARIOS

Sesin No. 2

Nombre: La funcin de compras

Contextualizacin

Pareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicacin, ya que el

comprar se ha convertido en una tarea y accin tan humana como el respirar; sin
embargo a nivel profesional e institucional es sumamente indispensable contar
con conocimientos especficos, herramientas, estrategias y experiencia en el
ramo para que las empresas obtengan el mejor beneficio al mejor precio.

En estas primeras semanas nos centraremos en lo esencial de la funcin de

compras, revisando la importancia, los tipos de compras, su proceso las
estrategias de las mismas.
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Introduccin al Tema

El proceso de compras inicia con la requisicin de materiales, ste es un

documento interno que maneja la empresa u organizacin para planear las
necesidades del departamento de produccin u otros departamentos, incluso de
otras sucursales, a travs del departamento de almacn.

Se recomienda que la requisicin del material se haga con toda claridad, de

forma minuciosa y detallada, con la finalidad de evitar confusiones o errores al
momento de solicitar cotizaciones a los proveedores previamente seleccionados
y evaluados.
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Explicacin
1.3 El proceso de compras
Sabas que existen ciertos criterios para elegir a los proveedores?
Los proveedores deben ser elegidos con base en dos aspectos:
Capacidad financiera: se debe investigar la confiabilidad financiera en
caso de que se manejen anticipos; la situacin financiera desfavorable
puede limitar la probabilidad de abastecimiento por parte de una empresa
y la capacidad tcnica cuando se trata de materiales que exigen
especificaciones tcnicas o de calidad.
Capacidad instalada: nos permite saber si la empresa tiene disposicin y
capacidad de enfrentarse con la obligacin de producir materiales en
determinado tiempo. Esta capacidad se manifiesta en las caractersticas
del inmueble, en su maquinaria y equipo, su capacidad productiva real,
disponibilidad de equipos especiales, nmero de empleados y otros.

El departamento de compras deber analizar, revisar y evaluar a cada uno de

los proveedores que estn en condiciones de surtir los materiales requeridos; y
es el Jefe de compras quien decide, finalmente, quin surtir la mercanca,
considerando siempre al proveedor que proporcione mejores condiciones a la
propia empresa.

Registro de proveedores
Para tener un registro de proveedores, amplio y completo, es conveniente
considerar los siguientes puntos:
Hacer un directorio alfabtico y clasificado de los proveedores en el que
consten los datos necesarios para facilitar las compras.
Elaborar un expediente de cada proveedor, archivado en orden alfabtico.
Relacin de operaciones y negociaciones efectuadas con los
proveedores.
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Orden de compra
La orden de compra es un contrato previo utilizado por las prcticas comerciales
en toda empresa u organizacin, que pueden variar en su forma, tamao o
extensin de acuerdo con las necesidades de cada una. La orden de compra se
convierte automticamente en un contrato de compra-venta en el mismo
momento en que firman, tanto el comprador como el proveedor, por tal razn se
generan obligaciones y derechos en ambas partes.

Registro de control
En el departamento de compras, generalmente se llevan a cabo los siguientes
registros y controles.

REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE PROVEEDOR

Se lleva a cabo en tarjetas, En ste se anota el nombre de la empresa,
expedientes o archivos domicilio, telfono, giro, fabricante o
electrnicos en donde se anotan distribuidor, funciones, nombre del
los pedidos hechos a los representante, calificacin en precio,
diferentes proveedores, la condiciones de pago y de entrega, y todos
cantidad comprada, descuentos, aquellos datos o aspectos que la empresa
fallas, condiciones de pago, considere necesarios para el control
forma de entrega, calificacin de estadstico de sus procesos.
proveedor o algn otro.
REGISTRO DE CONTRATO REGISTRO DE PRECIO O COTIZACIN
Se recomienda que sea realizado Se archivan todas las listas de precios,
por proveedores, conservando cotizaciones, catlogos y circulares. Se
copias de los contratos, recomienda tambin para proveedores
convenios y circulares que se
han efectuado con los
proveedores, as como papeles
anexos involucrados.
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I.3 Compras y estrategia competitiva

Los principales requisitos para comprar son los siguientes:
Precio. El jefe de compras debe lograr el mejor precio para su empresa,
atendiendo los dems requisitos de compra. Esto puede variar por
polticas de venta del proveedor, como por ejemplo: precios por
introduccin de nuevos productos.
Calidad. La determina el departamento de produccin, quien produce los
artculos que colocan a la empresa en posicin competitiva.
Cantidad. Es el volumen o nmero de objetos que se solicita para que la
produccin sea continua y de acuerdo con la orden de compra.
Condiciones de entrega. Es la forma en donde se establecen los
elementos a considerar para la recepcin de la materia prima en una
empresa, por ejemplo: el lugar en que se entrega el material, tiempo de
entrega, garanta del material, tipo de embalaje para su entrega, entre
otros.
Condiciones de pago. Es una clusula en la orden de compra de la que
depende la ejecucin del contrato. Las condiciones pueden ser: de
contrato riguroso contra entrega (ce), cobrar o devolver (cod), cobrar al
entregar (cae), de contado comercial a 30, 60 o 90 das despus de
entregada la mercanca y previa presentacin de factura y documentos,
con anticipo.
Garanta. Responsabilidad adquirida por un proveedor que responde al
valor de calidad de lo que vende. La garanta puede ser total, parcial o por
cierto tiempo.
Servicio de posventa. Se refiere a los convenios que se celebran con los
proveedores, a fin de proporcionar a los compradores refacciones,
servicio de mantenimiento, capacitacin a personal, etc., cuando as se
requiera.
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Conclusin

Para finalizar con la sesin recordemos: ser de mucha ayuda si elegimos a

nuestros proveedores sabiamente, recordando estos dos aspectos, capacidad
financiera y capacidad instalada. Se deben analizar muy detalladamente estos
dos para tener mayor seguridad en nuestras decisiones.

De igual forma es importante mantener un directorio de nuestros proveedores

para tener un mejor control, adems de tenerlos a la mano cuando as se
requiera.

No debemos quitar de nuestra vista los requisitos que nos ayudarn a tener
compras inteligentes: recordar que el precio es algo importante, no descuidando
la calidad del producto y teniendo muy en mente la cantidad que se requerir;
finalmente fijar las condiciones de entrega y de pago, confirmando la garants y/o
servicios de posventa.
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Para aprender ms
Qu es y para qu sirve el outsourcing?

La competencia, nuevos enfoques

Hoy en da est en boga contratar en las empresas el outsourcing

(subcontratacin), haciendo que del almacenamiento y la distribucin est
presente en actividades relacionadas con los sistemas de investigacin,
informacin e incluso marketing, hasta llegar a lo que conocemos como la
competencia.

Desde hace muy poco tiempo las empresas estn sufriendo un proceso
cambiante que las lleva a la bsqueda de la competitividad en su estructura
administrativa. Los empresarios estn conformando alianzas que los harn
colaborar estrechamente con sus competidores, como la nica frmula
trascendental que los ubicar en un mejoramiento constante, progresivo y actual
de la competitividad. Las empresas estn descubriendo que con estos acuerdos
y negociaciones es posible y muy probable que las dos partes ganen en un
determinado segmento del mercado, aunque en otras actividades o rubros sigan
siendo competidoras.

Esta nueva situacin presupone un complejo, pero no difcil cambio de cultura,

por lo que debern desarrollar los mejores acuerdos con los proveedores y
fabricantes, as como con los clientes a los que atentamente debern escuchar
para conocer sus necesidades.
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Actividad de Aprendizaje

Al realizar esta actividad el alumno podr demostrar el nivel de apropiacin del

conocimiento obtenido a travs de esta sesin, para esto elaborar un reporte,
en Word, de dos cuartillas, sobre los temas tratados en est, tomando en cuenta
que se evaluarn las siguientes caractersticas:

Objetivo: describe de manera clara el propsito de su reporte.

Procedimiento
Resultado
Conclusin
Bibliografa
Bibliografa, ortografa y redaccin

Al finalizar el desarrollo de este tendrs que subirlo a la plataforma.

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Referencias

Calimeri, M. (1979). Las Compras: cmo programarlas, organizarlas y

controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe.

Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. Mxico: Compaa

Editorial Continental.

Martnez, E. (1999). Gestin de compras. Madrid: Fundacin Confemetal