23/2/2017 CalculandoelROIparalamejoradelproceso

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CalculandoelROIparalamejoradelproceso
Esteartculomuestracmosepuededemostrarrpidamenteunclaroretornosobrelainversin(ROI)paralas
actividadesdemejoradelosprocesosdeIT.ThiscontentispartoftheTheRationalEdge.

ColinO'Neill,consultorjefeypropietariodeOCSProcessWorks,esunasociadodenegociosdeIBMyIconATGespecializadoenla
documentacinypublicacindeprocesosorganizacionalesusandoelRationalMethodComposeryelEclipseProcessFramework
Composer.lpuedesercontactadoporelemailceoneill@ocsprocessworks.com.

15032009

Entrelosdiversoscambiosenelsectorde
softwarealolargodelosltimos40aos,
mirarlatecnologadelainformacin(IT)desde Desarrolleydesplieguesu
unaperspectivadelretornosobrelainversin prximaappenBluemix,
laplataformacloudde
(ROI)esbastantedrstico.Hacedcadas,IT IBM.
eraconsideradoungastoindirectopero
Comiencesu
necesario.Ahora,lasunidadesdenegocioquegeneranganancias pruebagratuita
consideranelsoftwarecomounapartecrticadesuinfraestructurayuna
ventajacompetitiva.Dehecho,lasempresasquenoaprovechanlatecnologadelainformacincomo
unaparteclavedesuestrategiadenegocioparareducircostosyaumentarlaproductividadpuede,en
ltimainstancia,dejardeexistir.Parasimplificarlo,elposicionamientoadecuadodeITysusprocesos
asociadosahoraesalgovitalparamanteneralascorporacionesenelmercado.

Diversosgerentesseniorhoyenfocanlareduccindecostos,elaumentodelarentabilidadylamejora
delaproductividad.DadoqueunaorganizacindeITesttradicionalmentecentradaenloscostosyno
enlasganancias,esmuydifcildiscutireldesarrollodesoftwareentrminosderentabilidad.Entonces,
porahora,nointentemosenfocarlacuestindelROIentrminospuramentedeganancias.Peropartes
delciclodevidadeldesarrollodelsoftwarepuedensercuantificadasentrminosdeahorrodecostosy
aumentodeproductividad,queson,enverdad,dosladosdelamismamonedadadoqueambospueden
reducirsealfactorROI.

LaintroduccindemejorasdeprocesodeITpuedeproducirROIdefcildemostracin.Esteartculo
presentapruebasyejemplosdecmoestoesposible.

Ahorrodecostosdefinido
Algunosexpertosenfinanzasdicenquehayunadiferenciaentreahorrodecostosyelusindecostos.
Enelcasodeestadiscusinsupongamosquesonlomismoporque:laclaveparaaumentarla
productividadesreducirlacantidaddetiempoqueunapersonallevaparahacer"algo"enunaempresa,
comparadoconellogrodelosmismosresultadosusandoelabordajeactual.Lamejoradelosprocesos
promueveahorrosdecostoscuandobienarticulados,biendocumentados,msaccesiblesymejores
prcticasestndaresllevanalareduccinenlacantidaddetiempoqueunempleadonecesitapara
alcanzarunobjetivooconcluirunaactividad.As,sillevabaunaXcantidaddetiempoantesquelos
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procesosmejoradosestuvierandisponibles,despusdeesollevaYcantidaddetiempoysepuede
calculareldeltadeXmenosYparareflejarlosahorrosdecostocomoresultantedelasmejorasenla
productividad.

Sepuedeargumentarqueenverdadnoseahorranloscostos,porquesonaplicadosatrabajoadicional,
peroesteeselpuntoexactamenteeltrabajoadicionalrealizadoporesapersonaquedeotromodono
serarealizadoescostoahorradoalnotenerquecontrataraotrospararealizardichotrabajo.As,la
productividadmejoradabasadaenlareduccindetiempodedicadoatareasysetraducedirectamente
enahorrosalnotenerquecontratarmanodeobraadicionalpararealizarelmismotrabajoquela
primerapersonayapodrahaberrealizado.

EtapasdelamejoradelosprocesosenIT
LaprimeraetapaenlacuantificacindelROIdelprocesodeITesaceptarlaimplantacindeimplantar
unprocesomejorado(internamenteolistoparausar)yhacerqueelmismoestdisponibleatodala
organizacindeIT.Lasegundaetapa,queeslaesenciadeesteartculo,consisteenidentificary
cuantificarsuficientesoportunidadesmesurablesdemejorasdeprocesosenarasdedemostrarel
beneficiorelativodeinstituirydivulgardichoproceso.Laterceraetapa,quevamsalldelalcancede
esteartculo,consisteenempleartcnicasdegestindecambioorganizacionalparasuperarla
resistencianaturaldelaspersonasacambiarsupropiocomportamientoparamejor.

Esteartculodividelasegundaetapamencionadaanteriormenteentrespasos:

Paso1:Identificaroportunidadesdondelamejoradeprocesospodrasermedidaycuantificada
eficazmente.
Paso2:Elaborarfrmulascoherentesyplausiblesparacalcularelahorrodecostosparacada
oportunidaddemejoradeprocesos.
Paso3:ReduciresosclculosaunnmeroqueseaelROIfinalparaunaactividaddemejorade
procesosalolargodeltiempo.

Enloquesiguedeesteartculo,sedemostrarcmocalcularelROIdemejoradeprocesosparauna
organizacindeITgenrica,detamaomediano.Sepuedeaplicaresasmismastcnicasasu
organizacinusandounpocodecreatividadparaidentificarlasoportunidadesdeahorrodecostos.En
algunoscasos,algunospocosbeneficiosdeunmejorprocesodeITpuedensercomomuchodescritos
peronocuantificados.Alusarelabordajedescritoaqu,slolapartecuantificablepuedecontribuiral
ROI,perolosaspectosnocuantificablesdelasmejorasdeprocesosdeberanserdocumentadosenel
casodenegocio,paraquesepierdacomopartedelaestrategiademejorageneraldeprocesos.Con
esodicho,algunosexpertoscreenquelosbeneficiosnocuantificablessiemprepuedenser
cuantificablesconunpocodeimaginacin.

Paso1:Identificaroportunidadesdemejoradeprocesos
Undesafoenlaidentificacindeoportunidadesparalamejoradeprocesosestendefinirelalcance
correctoparalaactividadencuestin.Nohacefaltadefinirtodoelprocesoalprincipioyluegoempezar
amedirparadeterminarlosahorrosdecostoesonoesunrequisitorealistayraramenteesunaopcin

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factible.Loquelamayoradelasorganizacioneshacenesevaluarsuprocesoexistenteyluegohacer
lasmejorasdeformacrecienteconeltiempo.

LametodologadelROIdescritaaqusoportatotalmenteelMarcodeMejoradeCapacidadMedida
(MCIF,ensussiglaseningls)deIBM,unabordajesistemticoalamejoracrecienteenlas
organizacionesdeIT.AlusarelMCIF,lasempresaspuedenadoptarunaomsprcticasalavez
(prcticaentantounabordajedocumentadoparasolucionarunoovariosproblemascomnmente
recurrentes)ycrecerapartirdelaevaluacininicial.Lasmismasprcticasestndiseadasparatener
unimpactopositivoenunoomsobjetivosdelnegocio,talcomoeltiempodesalidaalmercado,mejor
calidad,mejorinnovacin,etc.,ypuedensermedidasdeformaeficaz.

TiposdeprocesosdeIT
LosprocesosdeITregistrandostiposbsicosdeactividades:basadasenproyectoonobasadasen
proyecto.Lasactividadesbasadasenproyectosuelenllevaraunresultadoqueesentregado(muchas
vecesunproductodesoftwareounapartedelmismo).Lasactividadesnobasadasenproyecto
representantrabajocontinuonecesarioparamanteneralossistemasoperacionalesensituacinestable.

Losprocesosbasadosenproyectosuelendescribircmolosproyectossondivididoseninstanciasy
luegollevadosacabo,demodoqueelresultadoseaunproductodesoftwaredeseado,lainstalaciny
configuracindelmismo,olaampliacinymantenimientodeproductosdesoftwareenelambientede
produccin.Losproyectos,ylosportafoliosdentrodecadagrupodeproyectos,songestionados(ej.
GestindePortafolio)ysonunaexcelenteformaparaquelasorganizacionesdeITentreguenproductos
asusclientes,seacomounidadesinternasdenegocio,clientesexternosoproveedoresdeservicio.As,
losprocesosdeITbasadosenproyectodescribenadecuadamentecmoejecutarygestionarlos.

LosprocesosdeITnobasadosenproyectosgeneralmenteregistraneinformanapersonasacercade
aspectosdemslargoplazo,deunaentregapostaplicacin,especficamenteenlasreasdesoporte
deservicioyentregadeservicio.Elloincluye(paranombraralgunos):

MesadeServicio
GestindeIncidentes
GestindeProblemas
GestindeCambios
GestindeConfiguracin
GestindeLanzamiento
GestindeDisponibilidad
GestindeCapacidad
GestindeNiveldeServicio

Oportunidadesparaahorrarcostos
Algunasoportunidadescomunesparaahorrosdecostos(basadasonoenproyectos)encontradasen
unaorganizacintpicadeITincluyen:

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Mayorcalidaddelproductodebidoalusodeestndaresdemejoresprcticasrequisitosms
apropiados,diseoyrevisionesdecdigospruebasmseficaces,etc.
Gobernanzamseficaz,gestindeportafolio,rastreodetiempo,gestindeproyectos,gestinde
costosyasignacinderecurso.
Participacinmsdirectadelosactoresclavesquepuedenofrecerunfeedbackalprincipio
Mejoresprogramacinyestimacincomopartedelagestindedemandaycapacidad
Mejorsoportedeservicioyentregadeservicioausuariosfinales
Mejorgestindeproveedores
Incorporacinmsrpidadenuevopersonal
Menortiempodedicadoareuniones
Menortrabajoendiseoyretrabajodecdigos
Menosproblemasenlosdisputasdeprocesosentrepersonalinternoyproveedoresdeterceros
Menostiempodedicadoaencontrarmodelosyeninvestigarcmohacerlascosas
Menosmalentendidosentrediferentesequipos,sitios,culturaseidiomas
Menosnecesidaddecapacitacinenmetodologayhabilidadesparaelpersonalinterno

Unamejorcalidaddelsoftwaresueleserdifcilmedir,perosilograrastrearlamsaltacalidaddeuna
aplicacindesoftwaredesplegadaparaunprocesomejorado,entonceslosfactorescomo"nmero
reducidodellamadasalaMesadeAyudadebidoamenosdefectos"o"aumentodevendasporInternet
debidoaunainterfazdeusuariomsprctica"puedensermedidosyagregadosalalistade
oportunidadesdemejoradesoftware.

Unejemplodelarealidad
Hacepocounclientesequejdequeantesdeliniciodeunproyecto,losmiembrosdesuequipo
dedicabancasiunmesalarealizacindeactividadesqueseraninnecesariassiunprocesobien
definidoyconmejoresprcticasestuvieraimplantado,talcomo:

Ladeterminacindeculesfuncioneslaspersonascumpliranylasresponsabilidadesdedichas
funciones
Ladecisindecmoelequipoabordaraesetipodeproyecto
Encontrarmodelosyejemplosdedocumentosdeotrosproyectosquepodransertilesparaestetipo
deproyectos(inclusolabsquedadelospropiosarchivosvosendiversasyamenudoobscuras
unidadescompartidas,ademsdedeterminarculversinutilizar)
Laelaboracindeunaestructuradedesglosedetrabajo(EDT)comobaseparaelcalendariodel
proyecto
Laeducacindemiembrosdelequipoacercadequsedebehacerycundo

Considerandoeseescenario,supongamosqueunproyectocondiezpersonastardetressemanasen
organizarseantesdequeselanceelproyecto.Supongamostambinque,enpromedio,el20%del

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tiempodecadapersonaduranteesastressemanassepierdeenactividadesinnecesariasdescritasen
lalistaanterior.UsarunatasaglobalporoperacionesdeUS$65lahoraparaunempleadopromediode
TI1ydadas40horaspagadasporsemanaportressemanas,lacantidadahoraaltenerunproceso
estndar,registrado,organizadoytildisponiblepodraserdeUS$15.600(10personasx3semanasx
40horas/semanax20%deahorrodetiempoxUS$65/hr).Multipliqueentoncesesacantidadporcada
proyectoadicionarqueseiniciedentrodeunperododeunao,supongamosqueseandiezproyectos
poraosparaunaorganizacinmedianadeIT,yunahorrodeUS$156.000puedeseralcanzadoslo
paraactividadesdeiniciodeproyecto.Esteproblemaenparticularesbastantetpicoenlas
organizaciones,entoncesessegurodecirqueelmontoahorradoalevitareseproblemaespecfico
pagaraporgranpartedeunaactividaddemejoradeprocesos.

Elprocesocomounorganizador
ConslologrartenerundepartamentodeITorganizadoseproducendividendosimportantes.Hayun
motivoporelcuallosprofesionalesexitososdedicantiempodiarioalaorganizacinporquelosayuda
aalcanzarsusobjetivosyreduceelestrsensusvidas.Delmismomodo,unprocesodeorganizacin
deIT(lomismoseraparacualquierotroprocesodenegocio)permitequelaspersonaslogrensus
objetivosdeformamseficazyque,adems,sediviertanunpocoenelproceso.Serorganizado
tambinresultademayorproductividadporquelaspersonastiendenasermscreativascuando
trabajanbajomenosestrs.

ConslologrartenerundepartamentodeITorganizadoseproducendividendosimportantes.Hayun
motivoporelcuallosprofesionalesexitososdedicantiempodiarioalaorganizacinporquelosayuda
aalcanzarsusobjetivosyreduceelestrsensusvidas.Delmismomodo,unprocesodeorganizacin
deIT(lomismoseraparacualquierotroprocesodenegocio)permitequelaspersonaslogrensus
objetivosdeformamseficazyque,adems,sediviertanunpocoenelproceso.Serorganizado
tambinresultaenmayorproductividadporquelaspersonastiendenasermscreativascuando
trabajanbajomenosestrs.

Paso2:Elaborarfrmulasparacalcularlosahorrosdecosto
Lamuestradelmodelopresentadaenlassiguientestablaspuedeserusadasparacalcularlosahorros
decostoparaalgunosprocesosyproyectoscomunes.Sudiseosencillomuestrafcilmentelosahorros
decostoparaunreaproblemticadeITquepuedebeneficiarsedelamejoradeprocesos.Sise
necesitamsprecisin,losnmerospuedenserajustadossegnlainflacin,descontadosparael
presentevalorneto,osepuedetenerencuentalasfluctuacionesdelmercadoquepuedansesgar
algunasvariablesdeunaformauotra.

DelalistadelasoportunidadescomunesdeahorrosdecostosenelPaso1,veamoscuatroejemplos:

Incorporacinmsrpidadenuevopersonal
Menostiempodedicadoareuniones
Gobernanzaygestindeportafoliomseficaz
Mejorsoportedeservicioyentregadeservicio

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Losejemplosabajoasumenunaactividaddemejoradelprocesorealizadaen2009conreduccionesde
costoporconcretarseenlosaossiguientes(2010hasta2012).Todosloscostospersonalesestn
basadosenelcostoglobalporoperacionesdeuntrabajadordeITpromedioenEstadosUnidosen2009
(endlaresestadounidenses)queseestima,deformaconservadora,enUS$65lahora1dentrodeuna
semanade40horasdetrabajocalculadoporaoen48semanas.

Ejemplo1:Incorporacindenuevopersonal
DadoqueprcticamentetodaslasorganizacionesdeITenfrentanunproblemadeincorporacin,
cualquiervariablepresentadaabajopuedeserajustadaparaacercarselomsposibleasusituacin.No
obstante,estenicomotivoyaessuficienteparaquelamayoradelasorganizacionesconsiganahorros
importantesalimplantarprocesosmejorados.Enesteejemplo,lamejoraescrecientealolargodel
tiempo.

Tabla1:Ahorroslogradosatravsdelaincorporacinmseficientedenuevopersonal

Monto Frmulayclculos Explicacinysupuestos

Monto Frmulayclculos Explicacinysupuestos

Objetivo:Reducirlacantidad
detiempoquellevaque
nuevoscontratados(o
transferenciasde
departamentos)entiendansu
trabajoysepancmosu
funcinserelacionaconel
restodelaorganizacin.
Calculadacomoladiferencia
entrelacantidaddetiempo
dedicadaalaincorporacinde
unapersonasinelprocesode
mejorayeltiempodedicadoa
laincorporacinconunbuen
procesoparacadanuevo
contratado,poraoparauna
organizacinmedianadeTIcon
300personas.
US$93.600 2010=(300empleadosx10%
rotacinx3semanasx40
horas/semanaxUS$65/hrx
40%ahorrodetiempo)
US$117.000 2011=(300empleadosx10%
rotacinx3semanasx40
horas/semanaxUS$65/hrx
50%ahorrodetiempo)
US$140.400 2012=(300empleadosx10%
rotacinx3semanasx40
horas/semanaxUS$65/hrx
60%ahorrodetiempo)
Estaoportunidadreducelacantidaddetiempo
dedicadoalalecturaycomprensindecmo
funcionalaorganizacin,cmoseemprendenlos
proyectos,lasdiversasfuncionesqueconforman
diferentestiposdeproyectos,lastareasespecficas
queseesperaqueunapersona(considerandouna
omsfuncionesasignadas)realiceydnde,enel
ciclodevidadelproducto,serealizarndichas
tareas,ylosestndaresquesetendrnencuenta.
Suponeunatasaanualderotacindel10%,un
plazopromediodeincorporacindetressemanas
(antesqueunapersonaempieceaserproductiva),
yunahorrodetiempodel40%al60%amedida
queelprocesomejoraconeltiempo(esdecir,enel
segundoaounnuevocontratadopuedeempezar
aserproductivoenlamitaddeltiempoconun
procesobienregistradoenmarcha).
Tiempodeincorporacinreducidoen40%enel
primerao
Tiempodeincorporacinreducidoen50%enel
primerao
Tiempodeincorporacinreducidoen60%enel
terceraoyluegoseniveleeneseumbral

Ejemplo2:Menostiempodedicadoareuniones
EsteesuneternoproblemaquetodaslasorganizacionesdeITenfrentan.Eltiempodedicadoa
reunionesfueradelaempresaestiempoquepodraseraplicadoatrabajoproductivo.Ahora,esono

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quieredecirqueel10%deahorroentiemporealmenteseconvertiraentiempodedicadoaactividades
productivas,peroalmenoshayunaposibilidaddeques.

Tabla2:Ahorroslogradosatravsdecomunicacionesoptimizadasenreuniones

Cantidad Frmulayclculos Explicacinysupuestos

Cantidad Frmulayclculos Explicacinysupuestos

Objetivo:Reducirla Estaoportunidadreducelacantidaddetiempoquelos
cantidaddetiempoque miembrosdelequipodedicanareunionesporqueel
losmiembrosdel procesodeentregaparasutipodeproyectoofreceun
equipollevanpara lenguajeyunmarcocomndentrodelcualelproyectose
comunicarsedeforma realiza.Sereducenlosmalentendidosylasmalas
eficazenreunionesdel comunicacionesporqueelprocesoofreceunapauta
proyecto. sobrelacualsemideelprogresoylasdecisionesquese
toman.
Calculadacomoun Suponeunahorrodetiempodel10%(seisminutospor
porcentajedetiempo hora)conunpromediodemiembrosdelequipogastando
ahorradoencadareunin seishorasporsemanaenreuniones(algunosmiembros
paracadapersonaenla delequipogastarnmsqueeso,otrosquizsmenos,
organizacin(nadie,alo peroelpromedioesbastanteconservador,deseishoras
queparece,estlibrede porsemana).
reuniones,seacualsea
sufuncin)
poraoparauna
organizacinmediadade
ITcon300personas
US$561.600 2010=(300empleadosx
6horas/semanax48
semanasxUS$65/hrx
10%ahorrodetiempo)
US$561.600 2011=(300empleadosx
6horas/semanax48
semanasxUS$65/hrx
10%ahorrodetiempo)
US$561.600 2012=(300empleadosx
6horas/semanax48
semanasxUS$65/hrx
10%ahorrodetiempo)

Ejemplo3:Governanceygestindeportafoliomseficaz
Ahora,cambiemoselenfoquedeahorroanivelindividualparaunahorroalniveldelaorganizacin.

Tabla3:Ahorroslogradosatravsdelagovernancemseficaz

Cantidad Frmulayclculos Explicacinysupuestos

Cantidad Frmulayclculos Explicacinysupuestos

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Cantidad Frmulayclculos Explicacinysupuestos

Objetivo:Reducirel
nmerodeproyectosmal
asesoradosyderecursos
malapropiados.
Estaoportunidadreducelacantidaddetiempo
dedicadoaproyectosquenodeberannunca
haberseemprendidosporque:
Nodabansoportealosobjetivostcticosy
estratgicosdelaorganizacin.

Consumanrecursosdesproporcionadamente
grandesencomparacinalasventajasque
ofrecan.

Losrequisitoserandemasiadoinciertososu
necesidadpercibidaporelnegociosedisminua
coneltiempo.

Eranmuymalgestionadosocondemasiados
desperdicios.

Calculadocomoelmontode SuponequeunagovernancedeITbien
dlaresbrutosahorradospor documentadaeimplantadayunprocesode
aoparaunaorganizacin compuertassucesivasreducirneldesperdiciode
medianadeTIcon300 dineroen5%anual.Eldineronodesperdiciadoser
personasconun invertidoenbuenusoparafinanciarotrosproyectos
presupuestoanualdeUS$50 queofrecenvalormensurablealaorganizacin.
millones
US$2.500.000 2010=(US$50.000.000x
5%)
US$2.500.000 2011=(US$50.000.000x
5%)
US$2.500.000 2012=(US$50.000.000x
5%)

Ejemplo4:MejorSoportedeServicioyEntregadeServicio
Haydoscomponentesdeestaoportunidadquepuedenresultardelahorroahorrosdecostos:

Reduccindetiempodesperdiciadopormiembrosdelequipeeninformesyesperaporresolucinde
incidentes,problemas,llamadasdeservicio,yotrosfactoresrelacionadosaservicios
MenornmeronecesariodepersonalenelCentrodeSoporteparaproveeresosservicios

Comosepuedeverenlosnmerosabajo,elsegundocomponentegenerarahorrodecostosmucho
msgrandes.

Tabla4:AhorrodecostosmediantemejorasdelosprocesosdeSoportedeServicioyEntregade
Servio

Componente1:AhorrosenMiembrosdelEquipo

Monto Frmulayclculos Explicacinysupuestos

Monto Frmulayclculos Explicacinysupuestos

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Monto Frmulayclculos
Objetivo:Reducirlacantidadde
tiempoquelosmiembrosdel
equipodedicanareportar
incidentes,problemas,tems
vinculadosaserviciosdelaMesa
deServicios,ascomo
incertidumbresreferentesaqu
respuestaslaMesadeAyudair
odeberaproveermientraslos
miembrosdelequipoesperanuna
resolucin.
Calculadocomoelporcentajede
tiempodedicadoalaidentificaciny
monitoreodecuestionesinformadas
porusuariosfinalesporaopara
unaorganizacinmedianadeITde
300personas.
US$7.800 2010=(300empleadosx1
hora/cuestinx2semanas/aox
US$65/hrx20%ahorrodetiempo)
US$7.800 2011=(300empleadosx1
hora/cuestinx2semanas/aox
US$65/hrx20%ahorrodetiempo)
US$7.800 2012=(300empleadosx1
hora/cuestinx2semanas/aox
US$65/hrx20%ahorrodetiempo)
Componente2:AhorroenManodeObradelSoportedeServicio
Monto Frmulayclculos
Monto Frmulayclculos
Objetivo:Reducirlacantidad
detiempoqueunespecialista
desoportedeserviciodedica
aregistrarse,investigar,
derivar,solucionareinformar
cuestionesrelacionadasa
servicios.
Calculadocomoelporcentajede
tiempoahorradoenlagestinde
cuestionesdesoportede
servicioporaoparauna
organizacinmedianadeTIde
300personas.
US$149.760 2010=(6empleadosx40
horas/cuestinx48
semanas/aoxUS$65/hrx20%
ahorrodetiempo)
US$149.760 2011=(6empleadosx40
horas/cuestinx48
semanas/aoxUS$65/hrx20%
ahorrodetiempo)
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CalculandoelROIparalamejoradelproceso
Explicacinysupuestos
Estaoportunidadreducelacantidaddetiempo
queelpersonaldedicaadescubriraquin
reportardiversascuestionesyquprocedimientos
necesitanseguirparaabrirtiquetesdeservicio.
Tambinofrecealusuariofinalmejorcomprensin
sobrecuntotiempoelpersonaldelaMesade
Ayudayotrossoportestienepararespondery
solucionarunacuestin,loquepermitequeel
usuariofinalplaneemejorsutiempomientras
esperalaresolucindeunproblema.
Suponeunareduccindel20%eneltiempoque
cadamiembrodelaorganizacindeITsededica
ainformarymonitorearcuestionesrelacionadasa
servicios.Suponedosproblemasrelacionadosa
serviciosporpersonaporao,cadaunodeellos
llevaunahoratotaldeinformeymonitoreo,en
promedio,hastalaresolucindelacuestin.
Explicacinysupuestos
Explicacinysupuestos
Estaoportunidadreducelacantidaddetiempoque
elpersonaldesoportedeITdedicaraofrecer
pasosclarosybiendocumentadosy
procedimientosderesolucindeproblemas,
inclusolafuncindeinformeyderivacin,
responsabilidadesyentregafinalnecesariapara
solucionarcuestiones.
Suponeunamesadeservicioconseispersonas,
24horasporda,los7dasdelasemana.Supone
unareduccindel20%detiempodesdeelinforme
delacuestininicialhastareconciliacindelapost
resolucin.
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Monto Frmulayclculos Explicacinysupuestos

US$149.760 2012=(6empleadosx40
horas/cuestinx48
semanas/aoxUS$65/hrx20%
ahorrodetiempo)

Paso3:DeterminarloscostosdelesfuerzoycalcularelROI
Supongamosquelascuatrooportunidadesantedichasfueranlasnicasnecesariasparasucasode
negocio.Aunqueestosejemplosseanbastantesencillos,elloscompruebanqueunesfuerzodemejora
delosprocesospuedesercuantificadoentrminosdeahorrosdecostos.Algunosahorrossonms
visiblesqueotros,yalgunasoportunidadesofrecenmayorahorroqueotras.Cuantasmsprovisiones
seannecesariasparafinanciarunproyectodemejoradeprocesos,msoportunidadessedeberan
identificarydetallarenuncasodenegocio.

Enestaetapa,primerodetermineelcostodelesfuerzodemejoradeprocesos.Enelejemploabajo,se
esperauncostodeUS$1.112.300en2009paratodoslosaspectosdelamejoradeprocesos,
incluyendo:

ExpertoenconsultoradeIngenieradeProcesos
Algntiempoexclusivodelpersonalinterno
Capacitacinderecursosytiempofueradelaoficiaparalostrainees
Idearyentrenarelproyectopiloto
Gastosdeviajeyotrosrelacionados
Herramientasdemejoradeprocesos

CostosdeMejoradeProcesos
Latabla5calculaloscostosenmejoradeprocesosparaelejemplodeesfuerzodemejorade
procesos.

Tabla5:Estimacindecostosenmejoradeprocesos

Monto tem Frmulay Explicacinysupuestos

clculos

US$230.400 Consultora 2009=2 DosconsultoresdeIngenierade

consultoresx40 Procesostrabajandomenosqueel
horas/semanax tiempointegral(75%)porseismeses
24semanasx paraayudaraevaluarlosprocesos
75%detiempox actuales,instalarherramientas,ayudar
US$160/hr elpersonaladesarrollarcomponentes
delproceso,documentarprocesosen
herramientas,realizarsesionesy
reuniones,entregarprocesosdemanera
incremental,ypresentarresultadosala
gerenciasenior.

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Monto tem Frmulay Explicacinysupuestos

clculos

US$374.400 PersonalInterno 2009=300 10%delpersonalparadedicarel20%

consultoresx desutiempoporseismesespara
10%delpersonal desarrollar,documentaryrevisar
x40 materialesdeprocesos,incluyendo
horas/semanax sesionesyreuniones.
24semanasx
20%detiempox
US$65/hr
US$100.000 Capacitacin 2009=2 Doscapacitadoresparadesarrollary
capacitadoresx ofrecercapacitacinporunperodode
500 tresmesesantesdeldesplieguedel
horas/capacitador proceso.
xUS$100/hr
US$300.000 Asesora/entrenamiento 2009=2 Dosproyectospilotoparavalidary
asesoresx1.000 mejorarlosprocesosdeTI,conun
horas/asesorx asesorparacadaseismeses.
US$150/hr
US$67.500 Viajes 2009=300 10%delpersonalnecesitarhacer1,5
trabajadoresx viajesgastandoUS$1.500porviajeypor
10%delpersonal persona.
x1,5viajesx
US$1.500por
viaje
US$74.880 Mantenimientode Cadaao=300 10%delpersonalparadedicarel2%de
porao Proceso trabajadoresx sutiempoalarevisin,actualizaciny
10%delpersonal mejoradelosmaterialesdeprocesos,
x40 incluyendodiscusionesyreuniones.
horas/semanax
49semanasx2%
deltiempox
US$65/hr
2010=
US$74.880
2011=
US$74.880
2012=
US$74.880
US$40.000 Herramientas 2009= Unproyectopromediodemejorade
acadaao US$40.000 procesospuedeUnproyectopromedio
2010= demejoradeprocesospuederequerir
US$40.000 US$40.000entasasdelicenciasde
2011= herramientasporao.
US$40.000
2012=
US$40.000

Latabla6resumetantoloscostosdemejoradeprocesos(delaTabla5arriba)ylosahorrosdecostos
(delPaso2arriba)paracalcularelbeneficionetofinal.Sisepuedemostrarunahorrodecostosen2009
(elmismoaoquelaactividaddemejoradeprocesos),sealeentonceslosahorroscomounafila
dentrodecadaoportunidaddetalladaenelPaso2.
Determinarelbeneficioneto

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Cantidad Frmulay Explicacin

clculos y
supuestos

Oportunidad 2009 2010 2011 2012 Total

Mejoradeprocesos (1.112.300) (114.880) (114.880) (114.880) (1.456.940)
Incorporacindenuevopersonal 93.600 117.000 140.400 351.000
Menostiempodedicadoa 561.600 561.600 561.600 1.684.800
reuniones
Governanceygestindeportafolio 2.500.000 2.500.000 2.500.000 7.500.000
mseficaz
MejorSoportedeServicioy 7.800 7.800 7.800 23.400
EntregadeServicio:ahorroen
miembrosdelequipo
MejorSoportedeServicioy 149.760 149.760 149.760 449.280
EntregadeServicio:ahorroen
manodeobradelSoportede
Servicio
BeneficioNeto US$8.551.540

Composicindebuenosprocesos
HemosexplicadocmodemostrarelROIdeprocesosmejoradosdeIT,ahoravamosadefinirququiere
decirunproceso"bueno"o"mejorado".DeacuerdoconelSoftwareProcessEngineeringMetamodel
(SPEM)demejorprcticadelObjectManagementGroup(OMG),unbuenprocesodeberaestar
articuladoendosreasbsicas:contenidoyprocesos.

Sedescribeelcontenidoentrminosdeelementosfundamentalesencuatrocategoras:funciones,
tareas,productosdetrabajoyorientacin.Lasdefinicionesdefuncionesayudanalaspersonasa
entenderlasresponsabilidadesyhabilidadesquenecesitanpararealizarlastareasquelesson
asignadas.Lastareas,definidascomounaseriedepasosconunobjetivoypropsitoespecficos,se
desarrollanporfuncionesyusanproductosdetrabajo(avecesdenominadosartefactos)comoinputs.
Duranteunatarea,losinputssontransformadosenoutputsoresultados(tambinentrminosde
productosdetrabajo)convaloragregadoatodoelprocesoporlaconclusindelamismatarea.Los
productosdetrabajosonlosresultadosintermediosyfinalesdelproceso,cadaunodeloscualeshace
unacontribucinespecficaaldesarrollodelproductooservicioentregado.Laorientacinsirveparadar
soportealasfunciones,tareasyproductosdetrabajoenlasdiversasformas,ypuedeincluirpolticas,
modelos,ejemplos,estndares,listasdeverificacin,conceptos,notastcnicas,materialesdesoporte,
etc.

Losprocesosrepresentanunaconcatenacindeelementosdecontenidoparaproducirunasecuencia
depuntaapuntaconactividadesenmltiplesetapasparalograrelresultadodeseado,generalmente
unaaplicacindesoftware,configuracineinstalacindesoftwareoactividaddemantenimientoy
actualizacindesoftware.DentrodeunaorganizacinespecficadeTI,puedenhabermltiples
"procesosdeentrega"unoparacadatipoprincipaldeproyectoejecutado,concadaprocesodeentrega
mencionandosloelcontenido(entrminosdefunciones,tareas,productosdetrabajoyorientacin)
queseaapropiadoparaaqultipoespecficodeproyecto.

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Herramientasdepunta
Considerandoelbeneficionetopresentadoenelejemplodemltiplespartesarriba,estclaroquedebe
serdegranintersparaunaorganizacinmejorarsusprocesosdeIT.Haymuchasformasde
documentaryviabilizarlosprocesosparaunaorganizacindeIT.Paraalgunosnegocios,especialmente
losmspequeos,editaryorganizarsusprocesosactualesenunaWikicompartidaessuficientepara
obtenerbeneficiosdiscernibles.Paraorganizacionesmsgrandes,gestionarsusbienesdeprocesosen
unabibliotecaautomatizadaesunabordajemseficazquepermitequevariaspartesdelaorganizacin
aceptenycontrolensusprocesosamedidaqueelnegocioevolucionaconeltiempo.Parastas,tiene
mssentidousarunaherramientaautomatizadaparadarsoportealaactividadencuestin.

IBMRationalMethodComposeresunaplataformadegestindeprocesosflexiblequepermiteque
unaorganizacinpersonalice,configureydivulguerpidamenteunprocesocompletodeITenformato
HTMLparaserusadoportodalaorganizacin.Consistedeunabibliotecadebienesdeprocesosricay
ampliaconlasmejoresprcticasdelsectordesarrollodesistemasysoftware,gestindeciclodeviday
ygovernancedeIT.ComoelRationalMethodComposerofreceunaestructurayexperienciacomnpara
todoelcontenidodelproceso,aportatambincontenidodelamsaltacalidadyconsistenciaatodala
organizacin.Presentaunaprocesoconfiableaserseguidoportodoslosequipos,ascomouna
descripcincompletadelosciclosdevidaintegrales(ej.:procesosdeentrega)resumiendo,ayudaalos
miembrosdelequipoaentenderquhacer,cundohacerloycmohacerlo.

ElRationalMethodComposerestconstruidosobrelainfraestructuradelEclipse,laplataformaprctica
dedesarrollodesoftware,queusaelconceptode"plugins"paraampliarsusposibilidades.ElRational
MethodComposerescompatibleconelestndarSPEMdelOMG,queincluyelosbloquesfuncionales
delprocesollamadopatronesdecapacidadquerepresentanlasmejoresprcticasparadisciplinas,
prcticas,tecnologasyestilosdedesarrolloespecficos.Esosbloquesreutilizablesformanpartedeun
kitdeherramientasparaorganizarprocesosdeentregadeformarpidabasadosenlasnecesidades
especficasdelproyecto.

ElproductodelRationalMethodComposeresunwebsiteestticoenHTMLcondiversoshipervnculos
organizadadelaformaqueustedquiereyquedocumentasuprocesodeITenlatotalidad.ElWebsite
publicadopuedeserimplantadoencualquierservidorweboservidordearchivos,demododedara
todosensuorganizacinquetienenunexploradoryaccesoasuintranetlahabilidaddevisualizaren
cualquiermomentolosprocesosmsactualesdeentrega,modelos,estndares,polticas,etc.,sin
miedodeaccederamaterialesobsoletos.LaherramientatambinproducemodelosdeMicrosoftProject
quepermitenquelosgerentesdeproyectoinicienrpidamenteuntipoespecficodeproyecto.

ElRationalMethodComposersoportalainiciacinrpidadeproyectoalpermitirquelosingenierosde
procesosygerentesdeproyectoseleccionen,personalicenyorganicenprocesosdeformagilpara
proyectosespecficosdedesarrollo.Esunaformaexcelentedehacerunprototipodeunproceso,
divulgarloalaorganizacinyobtenerunfeedbackcasiinstantneoacercadesuposibleutilizacin.

Siempreactivaenlacomunidaddecdigoabierto,IBMeslaprincipalcolaboradoradelproyectoEclipse
ProcessFramework.LaherramientaEclipseProcessFrameworkComposer(EPFC)formaelkerneldel
RationalMethodComposer.AdemsdecontenidocomoelIBMRationalUnifiedProcess(RUP)yel
IBMPractices,elRationalMethodComposersediferenciadelEPFCatravsdediversasposibilidades
deherramientasadicionales,talcomolahabilidaddepublicarunprocesonosloenunwebsite,sino
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tambinenlosformatosPDFyMicrosoftWord.ElRationalMethodComposervieneenunpaquetecon
elRUP,unagrandebibliotecabasadaencasosprcticosyotrosquinceplugins.LospluginsEPFC
incluyenelOpenUP(elgilderivadodelUnifiedProcess),prcticasEPF,Scrum,ProgramacinExtrema
(XP),MtododeDesarrollodeSistemasDinmicos(DSDM),yDesarrollogildeReglasdelNegocio
(ABRD).

ElRationalMethodComposeryelEPFCsontotalmentecompatiblesconlasactividadesdemejorade
procesosysondosdelasmejoresherramientasdisponibleshoyda.

Resumen
Esteartculopresentapruebasyejemplosdecmoelcostodeintroduccindemejorasenlosprocesos
deITpuedenresultarunclaroretornosobrelainversin.Alseguiresostrespasos,esposibledemostrar
enuncasodenegociocomolamejoradelosprocesospuedereducirsignificativamenteloscostosy
mejorarlaproductividadenunaorganizacindeIT:

Identificaroportunidadesdemejoradeprocesos
Elaborarfrmulasparacalcularlosahorrosdecosto
DeterminarloscostosdelesfuerzoycalcularelROI

Hayunestndardemejoresprcticasdelsector(SPEM)queestipulaquconstituyeunbuenproceso,y
elRationalMethodComposersebasaenelSPEM.TantoelRationalMethodComposercomoelEPFC
ofrecenalasorganizacionespotenciaypracticidadparadocumentar,gestionarypublicarprocesosde
IT.Engeneral,esasherramientasofrecenunexcelenteyrpidoinicioparalasorganizacionesque
quierendocumentarprocesosdeimplantacindesusiniciativasdeahorrodecostos.

Eplogo
Siaalgnlectorlegustaracompartirunaomsoportunidadesdeahorrodecostoquehanvistoo
experimentado,enveunemailalautorenceoneill@ocsprocessworks.comparaqueseaincluido
posiblementeenunprximoartculo.Loscolaboradoressernagradecidos,entonces,incluyasu
nombre,ttulo,empresaydireccindeemail.Gracias.

Observaciones
1.DeacuerdoconlaOficinadeEstadsticasLaboralesdeEstadosUnidos,unempleadopromediodeTI
ganUS$39,85/hren2007.Unatarifaglobalporoperacionesgeneralmenteeselmltiploentre1,5y
2,5vecesmsaltoqueelcomponentesalarialporhora.Porlotanto,unmontodeUS$40lahora,
multiplicadopor1,65(queeselnmeromsconservadordelmultiplicadorestndar)generauna
montoglobaldeUS$65lahora,apartirdeloscualessepuedecalcularelROIconprecisin.

Recursos ComienzaautilizarIBM
Bluemix
Participarenelforodedebate. Guasrpidasdeinicioydemosde
laplataformaabiertaenlaNubede
UnnuevoforohasidocreadoespecficamenteparalosartculosdeRational IBM.
Edge,entonces,ustedpuedecompartirsusideasacercadeesteuotros
SbetealaNubedeIBM
artculosenlaedicinactualoennuestrosarchivos.Lealoquesuscolegas Abreelpotencialdelcmputoenla
nubeconproductosyserviciosde
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detodoelmundotienenparadecir,creesupropiadiscusinoparticipede IBM.

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