DOKUMEN SPMI

oleh : Titiek Widyastuti

Kepala Bidang Penjaminan Mutu Internal BPM UMY
Fasilitator SPMI
Anggota Majlis Dikti PP Aisyiyah
Permendikbud No. 50 tahun 2014
tentang SPM Dikti

Perguruan tinggi mempunyai tugas dan wewenang:

a. Merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan
mengembangkan SPMI;
b. Menyusun dokumen SPMI yang t erdiri atas:
1. Dokumen Kebijakan SPMI;
2. Dokumen Manual SPMI;
3. Dokumen Standar dalam SPMI;
4. Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI;
c. Membentuk unit penjaminan mutu atau
mengintegrasikan SPMI pada manajemen Perguruan
Tinggi;
d. Mengelola Pangkalan Data Pendidikan Tinggi pada
tingkat Perguruan Tinggi.
DEFINISI DOKUMEN
- Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang
disimpan sebagai bukti
"package of data structure for informational
purposes"
"the most important vehicle for the transmission
of information between people
- Dokumen merupakan suatu sarana
transformasi informasi dari satu orang ke orang
lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain.
DOKUMEN
Dokumen menuntun kita kepada pembahasan
kandungan yang ada di dalamnya, dan bukan
medianya.
Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen
meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan
bagaimana suatu dokumen dibuat,
dikendalikan, diproduksi, disimpan, digandakan,
dan didistribusikan.
betapa pentingnya peranan dokumen, baik
dalam kehidupan kita sehari-hari, dalam
berorganisasi, apalagi dalam kehidupan bisnis.
Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI)

Kegiatan sistemik penjaminan mutu

pendidikan tinggi oleh setiap
perguruan tinggi secara otonom untuk
mengendalikan dan meningkatkan
penyelenggaraan pendidikan tinggi
secara berencana dan berkelanjutan.
Prinsip SPMI
Otonom : SPMI dikembangkan dan
diimplementasikan secara otonom atau mandiri oleh
setiap PT
Terstandar : SPMI menggunakan Standar Dikti (SN
Dikti + Standar Dikti yang ditetapkan oleh PT)
Akurasi : menggunakan data dan informasi yang
akurat pada PD Dikti
Berencana dan Berkelanjutan : SPMI
dilaksanakan menggunakan 5 langkah PPEPP yang
membentuk suatu siklus
Terdokumentasi : seluruh langkah SPMI
didokumentasikan secara sistematis
5 langkah harus ada dalam SPMI : PPEPP
Berkaitan erat dengan standar di dalam SPMI
PENETAPAN STANDAR DIKTI
Standar Dikti merupakan standar (bidang akademik dan
non akademik) yang harus dimiliki oleh setiap Perguruan
Tinggi (PT)
Standar Dikti terdiri dari Standar Nasional Pendidikan
Tinggi (SN Dikti) + Standar Dikti yang ditetapkan oleh
masing-masing PT
Standar Dikti adalah sejumlah standar pada PT yang
melampaui SN Dikti. Pengertianmelampaui:
a.melebihi secarakuantitatif, dan/atau
b.melebihi secarakualitatif
PELAKSANAAN STANDAR DIKTI
EVALUASI (PELAKSANAAN)
STANDAR DIKTI
PENGENDALIAN (PELAKSANAAN)
STANDAR DIKTI
PENINGKATAN STANDAR DIKTI
DOKUMEN SPMI
Dokumen/Buku KEBIJAKAN SPMI
Dokumen/Buku MANUAL SPMI
Dokumen/Buku STANDAR SPMI
Dokumen/Buku FORMULIR SPMI
Dokumen/Buku KEBIJAKAN SPMI
Dokumen/Buku MANUAL SPMI
Dokumen/Buku STANDAR SPMI
Dokumen/Buku FORMULIR SPMI
KEBIJAKAN SPMI
Kebijakan SPMI adalah dokumentasi tertulis berisi
garis besar penjelasan tentang bagaimana suatu PT
memahami, merancang, dan melaksanakan SPMI
dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan
tinggi kepada masyarakat sehingga terwujud
budaya mutu pada PT tersebut.
Singkatnya, dalam dokumen ini ada penjelasan
mengenaiatar belakang atau alasan, tujuan,
strategi, prinsip, dan arah PT untuk menjamin dan
meningkatkan mutu dalam setiap kegiatannya.
Kebijakan SPMI dibuat dan ditetapkan oleh
pimpinan PT.
Dokumen tertulis Kebijakan SPMI
bermanfaat untuk

1. menjelaskan kepada para pemangku

kepentingan PT tentang SPMI yang
bersangkutan secara ringkas padat namun
utuh dan menyeluruh;
2. menjadi dasar atau payung bagi seluruh
standar, manual, dan formulir SPMI;
3. membuktikan bahwa SPMI yang
bersangkutan terdokumentasikan.
MANUAL SPMI

Manual SPMI adalah dokumentasi tertulis

berisi petunjuk praktis mengenai cara,
langkah, atau prosedur tentang bagaimana
SPMI dilaksanakan, dievaluasi, dan
ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan,
oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab
untuk melaksanakannya pada semua aras
dalam PT.
Dokumen tertulis Manual SPMI
bermanfaat karena berfungsi, a.l.
1. sebagai pemandu bagi para pejabat struktural dan/atau
unit khusus SPMI, maupun dosen serta karyawan non-
dosen, dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan
wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan
terciptanya budaya mutu.
2. sebagai petunjuk bagaimana kriteria, standar, tujuan, atau
cita-cita PT yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu
dapat dicapai dan ditingkatkan mutunya secara
berkelanjutan.
3. sebagai bukti tertulis bahwa SPMI pada PT yang
bersangkutan memang benar dapat (telah siap)
dilaksanakan.
dalam dokumentasi tertulis Manual
SPMI akan ditemukan juga :
1. prosedur kerja, yaitu uraian tentang langkah/metode
yang harus dilalui atau dilakukan seseorang untuk
mencapai atau menghasilkan sesuatu. Urutan langkah
tersebut menggambarkan adanya suatu proses yang
berurutan, sistematis, logis, dan koheren.
2. instruksi kerja, yaitu prosedur kerja tetapi umumnya lebih
detil dan teknis.
3. prosedur (Standard Operating Procedure / SoP) atau
protocols, instructions, dan worksheets. Prosedur lazim
digunakan untuk sesuatu kegiatan yang bersifat rutin
dan berulang-ulang.
Terdapat 2 (dua) jenis Prosedur yang
dapat dibuat untuk konteks SPMI

1. Prosedur untuk kegiatan yang bersifat teknis

(technical SoP)
2. Prosedur untuk kegiatan yang bersifat
administratif (administrative SoP).
Contoh Prosedur untuk kegiatan yang
bersifat teknis (technical SoP).

a. Prosedur tentang Pembersihan dan

Perawatan Toilet,
b. Prosedur tentang Penggunaan Laboratorium
Fisika;
c. Prosedur tentang Pengecekan dan
Pengujian Peralatan Laboratorium;
d. Prosedur tentang Pengolahan dan Evaluasi
Data.
Contoh Prosedur untuk kegiatan yang
bersifat administratif (administrative
SoP)
a. Prosedur tentang Monitoring Perkuliahan,
b. Prosedur tentang Promosi PT Dalam
Menjaring Calon Mahasiswa,
c. Prosedur tentang Seleksi Calon Mahasiswa,
d. Prosedur tentang Audit Prodi,
e. Prosedur tentang Evaluasi Diri Prodi,
f. Prosedur tentang Pengadaan dan Pembelian
Barang.
 Semua contoh Manual ataupun Prosedur
dalam SPMI pada dasarnya berkaitan
dengan pentahapan SPMI pada PT, yaitu:
1. Penetapan Standar
2. Pelaksanaan standar
3. Evaluasi (pelaksanaan) standar
4. Pengendalian (pelaksanaan) standar
5. Peningkatan standar
Jadi, setiap tahap dalam SPMI di atas
dibuatkan Manualnya
STANDAR SPMI

Standar SPMI adalah dokumen tertulis berisi

berbagai kriteria, ukuran, patokan atau
spesifikasi dari seluruh kegiatan
penyelenggaraan pendidikan tinggi suatu PT
untuk mewujudkan visi dan misinya, agar
dapat dinilai bermutu sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan sehingga
memuaskan para pemangku kepentingan
internal dan eksternal PT.
Dokumen tertulis Standar
SPMI berfungsi, a.l. :
1. alat untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan
PT;
2. indikator untuk menunjukkan tingkat (level)
mutu PT;
3. tolok ukur yang harus dicapai oleh semua
pihak di dalam PT sehingga menjadi faktor
pendorong untuk bekerja dengan, atau
bahkan melebihi, standar;
Dokumen tertulis Standar
SPMI berfungsi, a.l. : (lanjt)
4. bukti otentik kepatuhan PT terhadap
peraturan perundang-undangan dan bukti
kepada publik bahwa PT yang bersangkutan
benar memiliki dan memberikan layanan
pendidikan dengan menggunakan standar.

Standar SPMI di setiap PT harus memenuhi

dan dapat melampaui Standar Nasional
Pendidikan (SNP)
CONTOH STANDAR
Dekan dan Ketua Jurusan melakukan rekrutasi,
pembinaan dan pengembangan dosen tetap) agar
tercapai rasio dosen-mahasiswa sebesar 1:20 paling
lambat akhir tahun 2015.
Setiap Dosen harus hadir memberi kuliah untuk
matakuliah yang diasuhnya minimal 12x dalam setiap
semester
Setiap fakultas paling lambat tahun 2020 harus memiliki
dosen tetap dengan kualifikasi akademik minimal Doktor
dan berjabatan fungsional Lektor, minimal 80% dari
jumlah total dosen tetap
Dalam merancang setiap standar,
sebuah PT hendaknya:
1. menjadikan Visi, Misi, dan Tujuan institusi sebagai
sumber inspirasi;
2. menjadikan peraturan perundang-undangan (mulai dari
UU hingga Kepmendiknas) sebagai rambu-rambu dan
batasan-batasan yang tidak boleh diabaikan atau
bahkan disimpangi;
3. menjadikan masukan dan saran dari pemangku
kepentingan eksternal PT yaitu pengguna lulusan,
asosiasi profesi, almuni, orang tua/wali mahasiswa, dan
masyarakat luas, sebagai bahan pertimbangan;
Dalam merancang setiap standar,
sebuah PT hendaknya: (lanjt)
4. melibatkan sedapat mungkin semua pemangku
kepentingan internal PT seperti dosen, karyawan bukan
dosen, dan mahasiswa;
5. menggunakan berbagai standar dalam SPMI dari PT
ternama, lembaga akreditasi PT yang kredibel, atau
asosiasi beberapa PT, baik dari dalam maupun luar
negeri, dan publikasi tentang SPM-PT yang diterbitkan
oleh DitJen Dikti Kemendiknas RI, hanya sebagai
contoh atau sumber inspirasi.
FORMULIR / BORANG / PROFORMA
SPMI

Formulir/Borang/Proforma SPMI adalah

dokumen tertulis yang berfungsi untuk
mencatat/merekam hal atau informasi atau
kegiatan tertentu sebagai bagian tak
terpisahkan dari Standar Mutu, Manual Mutu,
Prosedur Mutu.
Dokumen tertulis
Formulir/Borang/Proforma SPMI
berfungsi a.l. :

1. alat untuk encapai/memenuhi/mewujudkan

isi standar mutu;
2. alat untuk memantau, mengontrol,
mengendalikan, mengkoreksi, mengevaluasi
pelaksanaan SPMI;
3. bukti otentik untuk mencatat/merekam
pelaksanaan SPMI secara periodik.
Jumlah Formulir SPMI

Terdapat berbagai macam formulir SPMI

dengan peruntukan yang berbeda-beda
sesuai dengan berbagai macam standar
dalam SPMI.
Tentu saja, setiap standar pasti
membutuhkan sekurangnya satu macam
formulir.
LATIHAN
Dengan memperhatikan uraian I atas serta
kekhasan PT, buatlah Dokumen/Buku :
Dokumen/Buku KEBIJAKAN SPMI

Dokumen/Buku MANUAL SPMI

Apabila waktu yang tersedia tidak mencukupi,

dapat dilanjutkan setelah Pelatihan ini.
LATIHAN
Pilihlah salah satu standar, dan buatlah :
Standar

Prosedur untuk melengkapi standar tersebut

Formulir untuk memenuhi standar tersebut

Bergantung standar yang dipilih, maka

Prosedur dan Formulir yang dibutuhkan
dapatlebih dari satu.
Apabila waktu yang tersedia tidak mencukupi,
dapat dilanjutkan setelah Pelatihan ini.
SEMOGA
BERMANFAAT