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FUNCIONES DE LOS EQUIPOS

EL EQUIPO DE MARKETING Y PUBLICIDAD


El equipo de marketing y publicidad se encarga de repotenciar el nombre
y marca del evento elegido como base, as mismo el lema de esta primera
edicin 2017, se encargar de realizar el diseo de los afiches, los videos
promocionales del evento (videos que generen intriga y curiosidad) y en
caso buscar una figura pblica cristiana que aporte en el video invitando a
los jvenes al festival.

Respecto a los cuadros de fotografas y paneles de las medidas que


convengan, polos para el equipo y dems se coordinara con el equipo de
economa y logstica.

El trabajo que tiene este equipo es de suma importancia y rapidez debido


a que el equipo de redes, comunicacin y movilizacin estarn a la
expectativa del trabajo entregado para iniciar su trabajo.

EL EQUIPO DE ESCENARIO
El equipo de escenario se encargar de organizar el desenvolvimiento de
la conferencia en la maana y el evento en la tarde, en trminos
generales tiene que coordinar el orden de ingreso de los ministerios y los
tiempos.

Respecto a la coordinacin con dos conductores del evento para la


conferencia y el concierto, para esto tienen que proponer varias
alternativas de jvenes cristianos que tengan manejo de escenario.

Conjuntamente tienen que proponer y fijar las dinmicas y sorteos que se


realizaran en el concierto con el fin de tener una interaccin con el pblico
que se pondr en marcha en los entretiempos que tendr una duracin
dependiendo el desenvolvimiento general del evento, con los costos que
generara cada una de las propuestas para la aprobacin segn el equipo
de economa.

EL EQUIPO DE RECEPCIN
Los equipos de recepcin se encargarn de ser los anfitriones de los
ministerios, as mismo tendr la responsabilidad de coordinar la recepcin
de los ministros que vengan de afuera, coordinar la cantidad de ministros
para reservar el lugar de refrigerio, y el desplazamiento de los mismos a
cada uno de los lugares de presentacin.

Es necesario que se trabaje en base a un costo especifico y detallado de lo


que se generara para que el equipo de economa y logstica tenga en
conocimiento todo el presupuesto a destinar.

EL EQUIPO DE REDES SOCIALES


El equipo de redes sociales se encargar de la publicidad y marketing en
el Facebook del evento, no solo el trabajo es publicar los eventos en las
redes sino tendr como funcin especfica buscar y proponer formas de
poder llegar que la mayor cantidad de jvenes puedan tener conocimiento
del evento (buscar grupos en Facebook como de la universidad, colegios,
discotecas, etc.)

El equipo tiene el trabajo de publicar los videos promocionales del evento


que se realicen con el equipo de marketing, pero tener presente que
publicitarlo en YouTube no solo es subir el video, sino publicar contenido
referente que generen intriga y curiosidad para captar la atencin de los
jvenes.

Se tiene que coordinar la pretensin de transmitirlo (transmisin parcial)


con el objetivo de generar dinamismo e interaccin con el pblico de
redes que no hayan ido al evento.

EL EQUIPO DE COMUNICACIONES
El equipo de comunicaciones se encargar de organizar el trabajo y
difusin del evento en peridicos, televisin y radio, en este parte el
coordinador de equipo tiene que gestionar para que el evento tenga la
mayor promocin en medios locales.

As mismo tienen que coordinar con personas que apoyen con el tema de
fotografas, filmacin y proponer tambin el circuito cerrado, dependiendo
con el equipo de msica y sonido si se tendr las pantallas leds
confirmadas.

Al respecto de la logstica (equipos fotogrficos, flmicos, etc.) el equipo


tiene que trabajar en conjunto para poder tener estos equipos
confirmados para el da del evento (considerar en caso se necesite
alquiler) para avisar al equipo de economa con anticipacin el
presupuesto requerido.

EL EQUIPO DE ESTRUCTURA Y AMBIENTACIN


El equipo de estructura y ambientacin se encargar de coordinar con el
proveedor el local de las conferencias en la maana y del escenario
estelar, los mdulos de ventas (cantidad y tipo), espacio de primeros
auxilios, etc para la noche de concierto, y deber dar un alcance de los
costos para que el equipo de economa pueda tener conocimiento.

As mismo tiene la coordinacin y supervisin del armado en la ubicacin


dispuesta, y el desarmado del escenario estelar, los mdulos de ventas y
un toldo de primeros auxilios.
As mismo se generar una propuesta y acondicionamiento del espacio
externo que ser expuesta ante el equipo con el presupuesto y la logstica
a necesitar para su aprobacin.

EL EQUIPO DE SECRETARIA
El equipo de secretaria tiene como trabajo el envo y recepcin de cartas a
las autoridades respectivas para cualquier gestin que se requiera
(pastores, auspiciadores, autoridades).

Este equipo se encargar de tener un control en las reuniones, cultos, etc.


En los que recogera los apuntes que se hagan en cada una de ellas.

As mismo se encargar de recepcionar las solicitudes o reclamos que no


hayan sido atendidos y conseguir solucionarlos, realizara los informes de
cada avance que harn llegar al equipo de direccin y control para
verificar que se avance segn lo programado.

El equipo tiene la responsabilidad de trabajar en conjunto con los equipos


que lo soliciten de manera coordinada y rpida.

EL EQUIPO DE ECONOMIA Y LOGISTICA

El equipo de economa y logstica tiene como trabajo la coordinacin y


organizacin de todas las fuentes de ingreso (ofrendas, siembras,
auspiciadores, actividades) que nos permitan suplir las necesidades en la
organizacin solicitadas por los equipos.

El equipo manejara la administracin de las ofrendas, siembras, etc. de


cada congregacin, por eso es fundamental que puedan estar en contacto
permanente con los pastores y representantes de todas las
congregaciones.

La administracin de las ventas del evento se llevar a cabo por el equipo


de ventas bajo en coordinacin con el equipo de economa ante cualquier
eventualidad, y al final del evento se rendir el balance de todo lo
vendido.

Este equipo tiene el trabajo de coordinar y suplir de logstica y dinero a los


equipos en lo que soliciten, tambin manejara las boletas de compras y
cuaderno de control para al final del evento tener un balance de todo los
ingresos y egresos.

EL EQUIPO DE ANIMACION Y MOVILIZACION

El equipo de animacin y movilizacin tiene como trabajo el recorrer los


diferentes lugares de la ciudad publicitando mediante afiches,
volanteando, perifoneando, as como visitar las congregaciones con los
coordinadores para la informacin del evento.
Este equipo tiene que organizarse y desplazarse el da del evento tanto en
el lugar a realizarse como en los alrededores, en este caso los lugares ms
ptimos son la plaza de armas, y plaza del sol en la antesala del evento,
es fundamental que se muevan en grupos y trabajen de manera
coordinada para que las personas que estn en estos lugares sepan del
evento y puedan acudir.

La animacin en los cuadros y paneles publicitarios estar a cargo de este


equipo, pero esto depender de la aprobacin del equipo de economa.
EL EQUIPO DE VENTAS
El equipo de ventas se encargar de organizar el tipo de venta, (sndwich,
panchos, gaseosas, etc) as como cantidad del producto que se tendr que
vender, el dinero a invertir y rentabilidad que hay de retorno en el
producto elegido.

Se organizar y definir las personas a vender el da del evento, en este


caso se puede pedir la colaboracin de hermanos de congregaciones para
las ventas.

La recaudacin del dinero de las ventas estar a cargo de este equipo en


coordinacin con el equipo de economa, y luego del evento tendr que
hacer un balance informando de todo lo recaudado.

EL EQUIPO DE STAFF
El equipo de Staff se encargar de mantener el orden del pblico en el
evento, en cualquier eventualidad, situacin adversa de emergencia y/o
violencia que se suscite.

Se encargar de la coordinacin con un personal mdico que pueda


apoyarnos para los primeros auxilios (medico, enfermero, tcnico) el da
del evento, as mismo se encargara de recepcionarlo, manejar
disponibilidad de un botiqun, extintor, los nmeros de telfonos de la
polica, bomberos y ambulancia, etc.

En este equipo se conformar un grupo de limpieza que se encargar de


velar por la limpieza antes, durante y despus de la conferencia y
concierto tanto en el local de la plaza 2 de mayo y la plaza Andrs Reyes,
en este sentido tendr que gestionar los equipos de limpieza.

Este equipo dar soporte al equipo que lo requiera por eso es necesario
que tengan comunicacin constante durante el transcurso del evento.

EL EQUIPO DE MUSICA, SONIDO Y EQUIPOS

El equipo de msica, sonido y equipos se encargar de organizar y


supervisar el orden de los ministerios, la msica, etc. para el correcto
desenvolvimiento del evento.
Este equipo se organizar para coordinar y gestionar todo lo concerniente
a los instrumentos, equipos de sonido, etc. Que se necesiten con
anticipacin manejar opciones con presupuesto de cada requerimiento y
hacerlo llegar al equipo de economa.

As mismo las pruebas de los equipos (sonido, visuales, etc.) estar a


cargo de este equipo, quienes supervisaran todo antes del inicio del
evento con todos los ministerios, en caso de presentarse un contratiempo
que se suscite hacerlo llegar al equipo que lo requiera.

EL EQUIPO DE DIRECCION Y CONTROL

El equipo de direccin y control se encargar de la coordinacin de las


asambleas, visitas a las congregaciones con las fechas y el lugar donde se
realizarn, asi tambin la organizacin de las pautas de cada una de ellas,
trabajando en conjunto con la secretaria que realizar los envos de las
cartas y solicitudes.

As mismo se encargar de manejar el control en el desarrollo de todos los


trabajos desarrollados que se delegaran a los equipos y los que falten o
estn pendientes.

Este grupo tiene como parte fundamental tener la direccin de todos los
equipos y la coordinacin con todos, recibir todos los informes del equipo
de secretaria ante cualquier eventualidad que se presente en das que no
haya reunin ni asambleas.