Programas de Apoyo

Tcnico de Servicio de Apoyo de San Sebastin Coatn y

San Rafael la Independencia

OFICIO ENTREGA-TSA-
016-2016
Ref.
CPVLdF/TSA

Huehuetenango 12 de septiembre 2016

PARA: Directores de Establecimientos Educativos (OPF)

Juntas Directivas de Organizaciones de Padres de Familia
San Sebastin Coatn y San Rafael la Independencia
Huehuetenango

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LIQUIDAR LOS PROGRAMAS DE

ALIMENTACIN ESCOLAR (CUARTO DESEMBOLSO) Y GRATUIDAD DE LA
EDUCACIN (SEGUNDO DESEMBOLSO)

De manera atenta los saludamos augurando toda clase de xitos en sus

actividades diarias.

Se les recuerda lo siguiente:

COMISIN DE NUTRICIN Y ALIMENTACIN ESCOLAR
Es indispensable su conformacin dentro del establecimiento educativo, en
reuniones anteriores se les proporcion las funciones de dicha comisin. As
tambin pueden organizar las comisiones que consideren necesarias para
involucrar a la comunidad educativa para mejorar la administracin de los
programas de apoyo.

CARTA DE COMPROMISO:
Quienes necesiten de la misma se les proporcionar un modelo de este
documento para ser utilizado principalmente cuando se realicen las compras de
artculos perecederos para alimentacin escolar (frutas, verduras, huevos, pan),
posterior a la compra y entrega de la carta de compromiso, los saldos
pendientes de entrega se manejarn con vales del proveedor. (La carta de
compromiso se utiliza nicamente en el momento de la compra, despus es a
travs de vales, los cuales deben indicar los saldos que el proveedor tiene
pendientes de entregar para cuadrar con los saldos del libro de almacn)

MURAL DE TRANSPARENCIA:

En el Acuerdo Ministerial 1335-2013 est establecida la implementacin de

Murales de Transparencia y Rendicin de Cuentas, por lo tanto la OPF debe
cumplir con ello. Parte del mural es el formato PRA FOR 34 y el men de
refaccin escolar. Utilizar el modelo que con anterioridad se les proporcion.

Los padres de familia deben estar enterados tambin de lo siguiente:

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LEY DE PROBIDAD Y RESPONSABILIDADES DE FUNCIONARIOS Y
EMPLEADOS PUBLICOS DECRETO 89-2002 DEL CONGRESO DE LA
REPUBLICA:
Los padres de familia que integren juntas directivas de organizaciones de padres
de familia no deben presentar la declaracin jurada patrimonial en la contralora
general de cuentas, segn el artculo 4 de la ley de probidad y responsabilidades
de funcionarios y empleados pblicos Decreto 89-2002 del Congreso de la
Republica (los literales b, c, d y e de ese artculos fueron derogadas por
inconstitucionalidad en el ao 2003) y artculo 20 de la misma ley, es la
Direccin Departamental de Educacin de Huehuetenango la que presentar
dicha declaracin como entidad cuentadante.

INFORMES DE AVANCE FSICO Y FINANCIERO

Las OPF estn exentas de presentar dicho informe, segn las reformas
a la Ley Orgnica del Presupuesto Acuerdo Gubernativo 240-98,
artculo 32 Bis. Lo cual lo confirma el Ministro de Educacin Dr. Oscar
Hugo Lpez Rivas en la Circular No. DS-05-2016 de fecha 5 de Agosto
de 2016. SE ADJUNTA COPIA DE LOS DOCUMENTOS.

A continuacin se describen una serie de lineamientos para la entrega de

la liquidacin del cuarto desembolso de Alimentacin Escolar.

EL CUARTO DESEMBOLSO DE ALIMENTACION ESCOLAR VIENE PARA 35

DIAS DEL 22 DE AGOSTO AL 10 DE OCTUBRE DEL 2016

MONTO:
MUNICIPIOS PRIORIZADOS
Q. 72.92 AREA RURAL
Q. 56.39 AREA URBANA

NOTA: EN LA MODALIDAD DE TRANSFERENCIA SE LIQUIDA LA

TOTALIDAD DEL MONTO RECIBIDO.
EN EL CASO DE EXCEDENTE O FALTANTE SUSCRIBIR ACTA EN EL
LIBRO DEL CONSEJO DONDE SE JUSTIFIQUE QUE EL EXCEDENTE
SE REINVENTIRA EN EL MISMO PROGRAMA Y MISMO NIVEL,
SEGN LA CLAUSULA NUMERO 4 DEL CONVENIO DE
PROGRAMAS DE APOYO A LAS OPF. EN EL CASO DE FALTANTE
DEJAR EN PUNTO DE ACTA QUE HIZO FALTA PARA DETERMINADO
NUMERO DE NIOS.
CADA NIVEL EDUCATIVO DEBE ADMINISTRAR SU PROPIO
RECURSO FINANCIERO ASIGNADO, NO SE PERMITE TRASLADAR
EXCEDENTES DE UN NIVEL A OTRO, ASI COMO CADA NIVEL
PRESENTA SU PROPIA LIQUIDACIN ADJUNTANDO UNICAMENTE
FORMATO DE RENDICIN DE CUENTAS UNIFICADO.
SE LIQUIDARA CON LA ESTADISTICA INICIAL 2016
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El expediente de liquidacin del programa de Alimentacin debe ir conforme el

orden siguiente, tomando la fecha para cada documento:

1 Fotocopia del recibo firmado por el

RL
2 Factura (fotocopia ambos lados) 06 de Septiembre
Alimentacin Escolar 2016
3 2 cotizaciones (fotocopia) 05 de septiembre
2016
4 Formato de Alimentacin PRA-FOR 11 DE OCTUBRE DE
01 (fotocopia) 2016
5 Formato de Rendicin de Cuentas 11 DE OCTUBRE DE
PRA-FOR 04 (original) 2016
6 Mural de transparencia PRA-FOR 11 DE OCTUBRE DE
034 (original) 2016
Monto de recursos financieros
asignados: sumar los 4
desembolsos de alimentacin
Monto ejecutado acumulado:
ser el mismo de recursos
financieros asignados
Pendiente de ejecutar: 0.00
(por estar depositados a la fecha
los 180 das que dice el convenio)
Informe No. 4, Mes y Ao:
Octubre/2016
7 Fotocopia del Acta de recepcin del 07 de septiembre de
cuarto desembolso de 2016
alimentacin escolar.
Es importante que en un punto se
deje constancia del excedente o
faltante de recursos. En el caso de
excedente (sobrante) se especifica
el monto y que el mismo, se
reinvierte para mejorar el
programa de alimentacin para los
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nios y que la Clusula No. 4 del
convenio indica que las
transferencias a
Organizaciones de Padres de
Familia no son objeto de
reintegro MARCAR CON
RESALTADOR EL FALTANTE O
EXCEDENTE SEGN SU CASO.

La razn debe escribirse en la parte superior del reverso de la factura,

conforme al ejemplo siguiente:
RAZON
La presente factura ampara la compra de ALIMENTACIN
ESCOLAR para los (? Estadstica 2016) Nios y nias de la
Escuela Oficial Rural Mixta y/o Centro Oficial de Preprimaria
Bilinge anexa a Escuela Oficial rural mixta del (Casero, Aldea)
con cdigo 13-XX-XXXX-XX Correspondiente a la Cuarta
Transferencia del ao en curso del nivel PRIMARIA o
PREPRIMARIA
Haciendo constar que los suministros y/o artculos fueron
recibidos a entera satisfaccin.

Lugar y fecha: La fecha de la factura (Municipio y Fecha de

factura)

f. _____________________________
Nombre y firma del presidente
SELLO Cargo
f.
_____________________________
Nombre y firma del tesorero
Cargo
f.
_____________________________
Nombre y firma del secretario
Cargo

ARCHIVO:
Cada OPF debe mantener debidamente archivado todos los documentos
relacionados a la ejecucin de los Programas de Apoyo (convenio, Adenda
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1, Adenda 2, facturas, cotizaciones, formatos oficiales, libros,
programacin de compras, men escolar, etc.).
Los directores de los establecimientos educativos tambin deben
mantener en orden el archivo de las liquidaciones. POR FAVOR TENER EN
ORDEN SU DOCUMENTACION PARA EVITAR INCONVENIENTES CUANDO SU
ESCUELA SEA VISITADA

ASPECTOS A OBSERVAR EN LOS ARTCULOS PARA LA

ALIMENTACIN ESCOLAR:

Los artculos deben ser almacenados en un lugar adecuado (limpio,

libre de roedores y bichos, con la adecuada ventilacin e
iluminacin)
Debe verificarse que la fecha de vencimiento sea lo ms
prolongado posible.
En el caso de los productos perecederos (huevos, frutas, verduras),
las entregas deben realizarse con vales y una carta compromiso del
proveedor. (modelo se les puede proporcionar)
Mantener en un lugar visible el men.

OBSERVACIN:
En muchos establecimientos se tiene el caso que de la tercera transferencia an
tienen en bodega suficientes productos para hacer el ATOL por lo que se les
recomienda que para este Cuarto Desembolso puedan complementar la
refaccin de los nios y nias con comida y evitar darles nicamente un vaso de
atol.

El complemento de la misma puede realizarse con la compra de:

1. Arroz
2. Frijol
3. Pastas (fideos en todas sus formas, as como Choamen)
4. Corn Flakes
5. Pan (que est autorizado en este nico desembolso con el uso
correspondiente y los vales necesarios para la distribucin)
6. Huevos
7. Verduras y Frutas
8. Legumbres
9. Protems
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Los dems productos que estn autorizados tambin pueden comprarlos pero
por favor ser consientes en la buena distribucin y ejecucin de los fondos,
adjunto listado de alimentos autorizados.

A continuacin se describen una serie de lineamientos para la entrega de

la liquidacin del segundo desembolso de Gratuidad de la Educacin.

1 Fotocopia del recibo firmado por el RL

2 Factura (fotocopia ambos lados) 06 de Septiembre del
2016
3 2 cotizaciones (fotocopia) 05 de Septiembre del
2016
4 Constancia de satisfaccin de 07 de Septiembre del
servicio. (fotocopia) Donde solo 2016
registramos los servicios
adquiridos, es decir fotocopias de
exmenes, alguna reparacin
mnima en la escuela,
impresiones.
5 Constancia de recepcin de 07 de Septiembre del
Materiales. (fotocopia) aqu van los 2016
mismos productos descritos en
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factura SIN COLOCAR ALGUN
SERVICIO ADQUIRIDO.
6 Formato de Rendicin de Cuentas 07 de Septiembre del
PRA-FOR 04 (original) 2016
7 Mural de transparencia PRA-FOR 034 07 de Septiembre del
(original) en caso de las OPF que 2016
no tuvieron completo el deposito
debe tener un saldo pendiente de
ejecutar al valor que les hace
falta
Informe No. 2, Mes y Ao:
septiembre/2016
Ahora bien en el monto anual
asignado SE SUMAN LAS DOS
TRANSFERENCIAS y se coloca ah,
y si recibieron las dos
transferencias el monto
pendiente a ejecutar debe quedar
en 0. Ahora si les falt
dinero en el depsito eso se
coloca en pendiente a ejecutar.
8 Fotocopia del Acta de recepcin del 07 de Septiembre del
segundo desembolso de Gratuidad de 2016
la Educacin
Es importante que en un punto se
deje constancia del excedente o
faltante de recursos. En el caso de
excedente (sobrante) se especifica el
monto y que el mismo, se reinvierte
para mejorar el programa de
Gratuidad de la Educacin y que la
Clusula No. 4 del convenio
indica que las transferencias a
Organizaciones de Padres de
Familia no son objeto de
reintegro MARCAR CON RESALTADOR
EL FALTANTE O EXCEDENTE SEGN SU
CASO.

Presentar expediente original y una copia

La razn debe escribirse en la parte superior del reverso de la factura,

conforme al ejemplo siguiente:

RAZON
La presente factura ampara la compra de Gratuidad de la
Educacin para los (? Estadstica 2016) nios y nias de la Escuela
Oficial Rural Mixta o Centro Oficial de Preprimaria Bilinge anexa a
Escuela Oficial Rural Mixta de (casero, Aldea) con cdigo 13-XX-XXXX-
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XX correspondiente a la Segunda Transferencia del ao en curso del
nivel de Preprimaria o Primaria.
LIBROS CONTABLES:

Haciendo constar que los suministros y/o artculos fueron recibidos a

entera satisfaccin.

Lugar y fecha: La fecha de la factura (Municipio y Fecha de

factura)

f. _____________________________
Nombre y firma del presidente
SELLO Cargo
f.
_____________________________
Nombre y firma del tesorero
Cargo
f.
_____________________________
Nombre y firma del secretario
Cargo
LOS LIBROS DEBEN ESTAR DEBIDAMENTE TRABAJADOS Y AL DIA, SIN
TACHONES NI BORRONES.

OPF:
Deben manejarse 6 libros.
Libro de actas
Libro de caja
Libro de bancos
Libro de registro de padres de familia
Libro de almacn de Alimentos
Libro de almacn de gratuidad

Favor llevar toda su documentacin ordenada y llena todas las casillas

de los formatos para evitar rechazos. Prestar atencin a las
descripciones de los productos en las facturas as mismo a los clculos
matemticos.

Tambin se hace de conocimiento a los establecimientos que necesitan realizar

su actualizacin, de informar si la realizarn por va escrita,
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A los niveles de preprimaria que ya tienen Consejo de Padres de Familia ahora
pueden anexarse al nivel Primaria para evitar los gastos de cada ao y facilitar
el hecho de que el establecimiento contara con un Consejo de Padres de Familia
para los dos niveles, sin embargo pueden hacerse comisiones de trabajo para
ambos niveles para poder trabajar mejor. Los establecimientos prontos a vencer
son los siguientes:

SAN SEBASTIN COATN

13-25-1081-41 COPB anexo a EORM Aldea Calhuitz

13-25-1082-41 COPB anexo a EORM Aldea Hiss
13-25-1083-41 COPB anexo a EORM Aldea Yoxacl
Se pueden anexar al
13-25-1084-41 COPB anexo a EORM Aldea Ixtenam
nivel primaria.
13-25-1090-41 COPB anexo a EORM Aldea Jucup
13-25-1095-41 COPB anexo a EORM Aldea Lolbatzam
13-25-1101-43 EORM Aldea Hiss
13-25-1103-43 EORM Aldea Yolhuitzn
13-25-1104-43 EORM Aldea Ixtenam
13-25-1105-43 EORM Aldea Ixquebaj
13-25-1114-43 EORM Aldea Quiquilum
13-25-1116-43 EORM Aldea Jolomtenam I
13-25-1487-43 EORM Aldea Bolontaj (puede anexar la
Preprimaria)
13-25-1574-43 EORM Aldea Tiajail
13-25-1707-43 EORM Aldea Julutz

SAN RAFAEL LA INDEPENDENCIA:

13-14-0002-43 EORM Aldea Yulaj Ontetaj

13-14-0003-43 EORM Aldea Canmox
13-14-0004-41 COPB anexa a EORM Aldea Tataj
13-14-0711-43 EOUM San Rafael La Independencia
13-14-0713-43 EORM Aldea Istinajap
13-14-0714-43 EORM Aldea Ixcanac I
13-14-0715-43 EORM Aldea Los Molinos
13-14-0717-43 EORM Aldea Ach
13-14-0721-43 EORM Aldea Inconop
13-14-0722-43 EORM Aldea Lajcholaj
13-14-0723-43 EORM Aldea Inc
13-14-0724-43 EORM Aldea Pucpal
13-14-0725-43 EORM Aldea Sticultaj

Nota: al momento de realizar la actualizacin tomar en cuenta que los formatos

han cambiado por lo que yo puedo proporcionarles los actualizados.
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Dichas actualizaciones deben entregarse en el mes de septiembre ya

que el proceso que conlleva el enviar dicha papelera a DIGEPSA
Guatemala es un tanto largo (tomar en cuenta que llegan expedientes
de todo el pas) y para evitar problemas con su opf agilizar dicho
proceso.

La fecha y hora de liquidacin se les har saber posteriormente por lo

que ruego puedan estar pendientes y toda la colaboracin para el
requerimiento,
Dios les bendiga

Sin otro particular.

Atentamente

Claudia Patricia Villatoro Lpez

TSA San Sebastin Coatn y
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