Вы находитесь на странице: 1из 10

Meeting Dalam Organisasi Bisnis

Summarized and Prepared by


Ben Ibratama
benibratama10@gmail.com
Mahasiswa Master Penyuluhan dannKomunikasi Pembangunan UGM

Pendahuluan
Meeting Dalam Lingkungan Bisnis
Menurut Kant Davis bahwa meeting sangat efektif untuk memperoleh partisipasi dan sambutan
aktif. Meeting juga mejadi sarana untuk memperoleh informasi di atas meja untuk menghasilkan
umpan balik yang berguna. Meeting akan memungkinkan orang untuk memberikan kontribusi secara
pribadi dan membantu menghasilkan perasaan persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya
dalam pelaksanaan produk atau proyek baru. Meeting adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-
orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan.

1. Merencanakan Meeting
Banyak hal yang dapat diputuskan oleh individu tunggal dalam mengadakan wawancara,
membaca kebijakan organisasi, dan pedoman buku prosedur untuk memperoleh informasi yang
dapat menghapuskan kebutuhan meeting atau dengan mempraktekan kebiasaan menyimak yang baik
pada saat berinteraksi dengan orang lain. Beberapa meeting dapat dihapuskan jika manajer 1)
memilih untuk membuat keputusan secara sepihak bukan bergantung kepada orang lain utnuk
bertanggung jawab, 2) memikul tanggung jawab atas kesalahan-kesalahan yang mereka buat dan 3)
memperoleh banyak informasi yang diperlukan dengan cara menghubungkan satu informasi dengan
informasi yang lainnya. Perlu dingat bahwa merencanakan itu lebih efektif daripada menentukan
hasil rapat yang direncankan secara tidak layak atau tidak direncanakan sama sekali. Pada dasarnnya
memang terdapat hubungan antara jumlah perencanaan yang bijaksana dengan produktivitas serta
kepuasan yang muncul dari suatu rapat.

1.1. Menjelaskan Tujuan


Merencanakan suatu meeting yang efektif dimulai dengan menentukan tujuan meeting. Meeting
yang akan direncanakan mungkin untuk satu tujuan atau kombinasi tujuan yang lainnya seperti
pelatihan atau pendidikan peserta, meyebarkan informasi, memperoleh informasi, memecahkan
masalah, atau untuk membuat keputusan. Penentuan tujuan memungkinkan kita untuk mempertajam
pusat perencanaan dengan mengantisipasi hasil-hasil yang tidak kita inginkan dari meeting tersebut.
Meeting yang diselenggarakan untuk tujuan yang berbeda akan memperoleh hasil yang diinginkan
yang berbeda pula.
1.2. Mengantisipasi Hasil
Meeting juga mungkin memusatkan perhatian pada pengembangan tim, penjelasan peran,
pemberian umpan balik, dan dukungan bagi para peserta. Pada situasi lain meeting memberikan data,
kesadaran, penjelasan, atau pengendalian isu. Sebagai contoh jika kampus mengalami suatu masalah
misalnya tentang kasus pemerkosaan, akan sangat bijaksana jika diadakan meeting penyebaran
informasi sebagai upaya untuk memberikan perlindungan terhadap kejahatan seksual ini. Sebagai
tambahan, meeting pengumpulan informasi mungkin diadakan untuk menjamin fakta, pendapat,
gagasan, perspektif, dan dan perasaan. Meeting pemecahan masalah memcoba menganalisa suatu
masalah dan menganalisis, menilai, memilih, dan memilah dan melaksanakan pemecahan. Meeting
pembuatan keputusan mungkin akan menghasilkan rencana, rekomendasi, dan tindakan. Meeting
pemecahan masalah yang berhasil mungkin menghasilkan rapat pembuatan keputusan dengan wakil
rektor kemahasiswaan untuk menyelesaikan rencana-rencana dan melaksanakan serangkaian
tindakan untuk melindungi pelajar dari pemerkosaan, setelah penentuan diantisipasi langkah
berikutnya adalah pemilihan rencana untuk mencapai hasil-hasil tersebut.

1.3. Memilih Rencana Tindakan


Suatu meeting pendidikan dan pelatihan mungkin meliputi presentasi, akitivitas yang tersusun,
peragaan, aplikasi, diskusi terbuka, simulasi, dan permainan peran. Sebuah meeting penyebaran
informasi meliputi presentasi dan pertanyaan. Meeting pengumpulan informasi digunakan untuk
menghadirkan persoalan dan pertanyaan untuk mejamin reaksi dan komentar. Rencana tindakan
untuk suatu pemecahan masalah dapat mencakup pendekatan berpikir secara bijaksana. Meeting
pemecahan masalah mungkin menjelaskan pilihan hasil proyek dan bekerja untuk mencapai suatu
kesepakatan bersama.
Suatu meeting dapat bergerak melalui tahap pelatihan, penyebaran informasi, pengumpulan
informasi, pemecahan masalah, dan pembuatan keputusan. Setiap tujuan menghendaki pendekatan
yang berbeda untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan
yang efektif bergantung kepada perolehan informasi yang akurat dan tepat waktu yang akan
membantu kelompok dalam mengatasi rintangan-rintangan dan memilih jalannya tindakan.

2. Mengembangkan Agenda
Meeting Management Team melaporkan bahwa setiap meeting ibarat seperti kapal, memerlukan
mekanisme kemudi dan mekanisme itu adalah agenda. Acara yang baik merupakan cetak biru bagi
setiap pertemuan yang berhasil. Sebagai sebuah mekanisme sistem kemudi dalam rapat tersebut,
sebuah agenda harus mengenali topik-topik yang harus dituju dalam rapat dan urusan topik-topik itu
harus dibahas. Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga para anggota kelompok tidak takut
menghadiri meeting.
Meeting tunggal mungkin mencapai kelima tujuan yang tercantum dalam tabel dibawah,
meskipun sebagian besar agendanya tidak dibahas secara seksama. Karena topik-topik yang
dikembangkan untuk dapat memberi tahu anggota kelompok yang akan memperoleh tanggung
jawab pelaporan merupakan hal yang penting. Menyediakan waktu yang memadai lebih disukai
misalnya, diberi waktu satu minggu sehingga orang-orang yang memiliki tanggung jawab penting
dapat merencanakan bagaimana cara terbaik untuk mengarahkan diskusi dan topik yang akan datang
dan mengatur bahan-bahan rapat.

Tabel. Rapat : Jenis dan Tujuan

Maksud Tujuan Rencana


Pelatihan& Peran penjelasan, perubahan prilaku, Presentasi, Peragaan
Pendidikan pengembangan keahlian, kohesi, aplikasi
umpan balik, teknik baru,
pengembangan tim

Penyebaran Distribusi data, peningkatan Presentasi,menjawab


Informasi kesadaran, penerangan, pengendalian pertanyaan
gosip
Mengumpulkan Mendapatkan fakta, opini, gagasan, Isu hangat, meminta
Informasi perspektif, perasaan pertanyaan,
mendapatkan suatu reaksi

Pembuatan Membuat suatu keputusan, membuat Bentuk berpikir bijaksana


Keputusan rencana, mendapatkan rekomendasi,
mengambil tindakan
Pengambil keputusan Membuat suatu keputusan, membuat Menjelaskan alternatif dari
rencana, mendapatkan rekomendasi, keuntungan proyek
mengambil tindakan
Sumber : Curtis,1996

Pengaturan pokok-pokok acara dalam agenda adalah hal yang penting. Tropman dan
Morningstar (1985) menyarankan bahwa agenda kurva lonceng untuk menyusun topik-topik dari
topik sederhana ke topik yang rumit lalu kembali pada topik yang sederhana. Meeting harus dimulai
dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan agenda, pemberitahuan yang informatif, dan
masalah-masalah yang kurang kontroversial. Masalah-masalah yang lebih sulit harus mucul selama
pertengahan meeting, ketika para anggota berada pada puncak tingkat energi mereka. Selama putaran
ketiga terakhir waktu rapat pusat perhatian dapat berada pada diskusi masalah yang lebih mudah.
Meeting berakhir dengan nada yang positif karena beberapa pokok agenda diarahkan dengan cepat.
Aturan lonceng agenda memungkinkan kelompok untuk bekerjasama dengan cepat dengan energi
psikologis dan fisiologi kelompok.
Melalui aturan pokok-pokok acara dalam urutan persengketaan yang mendaki dan kemudian
menurun sehingga lebih banyak energi kelompok yang dipusatkan pada hal-hal yang lebih kritis,
pemimpin meeting dapat menyediakan waktu untuk pengurangan dan pelepasan selama paruh ketiga
terakhir rapat untuk mencapai akhir positif yang diinginkan. Pemimpin meeting harus menyediakan
pokok-pokok acara dalam agenda dengan judul yang tepat untuk informasi, untuk keputusan, untuk
persetujuan, atau untuk pemecahan masalah, sehingga para peserta mengetahui tujuan setiap pokok
dalam agenda. Penyebaran agenda merupakan fungsi kepemimpinan yang dipikul pemimpin
meeting atau penyelenggara dalam kelompok. Agenda harus diberikan paling lambat satu hari lebih
awal lebih baik dua atau tiga hari. Jika bahan studi rumit mungkin diperlukan jangka waktu satu
minggu.

2.1. Pertimbangan Waktu


Mengumumkan waktu dimulai dan perkiraan waktu berakhir dalam agenda merupakan gagasan
yang baik sebagai kesopansantunan profesional terhadap orang-orang sibuk, para pemimpin harus
mengakhiri meeting pada saat kelompok telah mecapai tujuan rapat. Doyle dan Straus menyarankan
bahwa meeting sebenarnya berlangsung satu hingga dua jam. Pada meeting yang kurang dari satu
jam sebagian besar waktu dihabiskan hanya untuk memulai meeting dan membangkitkan semangat.
Meeting harus dimulai tepat waktu tanpa menghiraukan apakah seluruh peserta sudah hadir atau
belum. Bila keterlambatan yang kronis tidak dimaklumi dengan menunda waktu dimulainya agenda
atau meringkaskan apa yang telah dibahas. Pada waktu yang sama orang-orang yang datang
terlambat tidak dapat melaksanakan tugas seperti menyumbangkan gagasan

2.2. Menangani Masalah Pokok


Pemimpin meeting memiliki dua tugas utama yaitu menagani masalah pokok dan memimpin
peserta rapat. Kemampuan pemimpin menangani isi dimensi-dimensi sosial rapat merupakan hal
yang kritis untuk memenuhi misi orgnisasi. Pemimpin akan menangani masalah pokok meeting
dengan mengikuti agenda yang dikembangkan untuk memajukan tujuan, dan strategi rapat.

2.3. Peran Tugas


Beberapa peran tugas kepemimpinan harus dipikul oleh para anggota kelompok. Pemimpin
mengharapkan para individu yang memiliki keahlian khusus untuk memikul beberapa tugas berikut
ini.
1) Pemprakarsa, mengusulakan gagasan baru atau pendekatan-pendekatan terahadap pemecahan
masalah kelompok
2) Pencari informasi, meminta penjelasan atau saran-saran dan juga fakta atau informasi lain yang
akan membantu kelompok menghadapi masalah
3) Pencari gagasan, meminta menjelaskan mengenai nilai dan gagasan yang diungkapkan oleh
anggota kelompok
4) Pemberi informasi, memberikan fakta, contoh, data statistik, dan bukti lainnya yang membantu
kelompok menyelesaikan tugas
5) Pemberi pendapat, menawarkan pendapat megenai gagasan dalam diskusi
6) Pengurai, memberikan contoh-contoh untuk menunjukan bagaimana gagasan-gagasan atau
saran-saran tersebut bekerja.
7) Pengevaluasi, berusaha menilai bukti dan kesimpulan yang disarankan kelompok
8) Pemberi energi, berusaha meggairahkan kelompok untuk lebih produktif

Seluruh peran tugas kelompok ini berguna untuk mengarahkan tujuan rapat. Tidak semua peran
ini perlu diambil oleh kelompok untuk mencapai tujuannya, tetapi dalam meeting yang berhasil
sebagian besar peran tugas akan dipikul oleh kelompok. Tentu saja betapapun teliti dan siaganya
pemimpin meeting dan pertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan sebenarnya terletak pada
setiap orang dalam kelompok tersebut. Apabila peran tugas penting telah dipenuhi, pemimipin
meeting mungkin ingin berterima kasih kepada para peserta atas kontribusinya yang vital terhadap
rapat.

2.4. Peninjauan Agenda


Pemimpin meeting harus membahas apa yang diharapkan kelompok saat pokok acara dalam
agenda yang diajukan. Apakah kelompok tersebut membuat keputusan, atau pemimpin meeting
mengharapkan kelompok menyelidiki masalah lebih lanjut setelah meeting. Pemimpin juga harus
daapt memastikan bahwa kelompok memahami masalah dan alasan mengapa masalah tersebut perlu
didiskusikan. Pemberian laporan kemajuan atau riwayat masalah merupakan hal penting karena latar
belakang seperti itu memiliki hubungan yang sangat penting mengenai bagaimana cara kelompok
mengarahkan pokok acara. Kadang-kadang informasi latar belakang diperlukan karena masalah-
masalah memiliki percabangan mengenai personel, politik, perusahaan, kebijakan, renovasi pabrik,
atau perkembangan masa depan.

3. Memimpin Orang
Mulai meeting tepat waktu merupakan hal penting. Selain itu pemimpin perlu memberikan
contoh peran dan memelihara suasana agar para anggota memenuhi kebutuhan kelompok. Suatu
studi yang menonjol menyarankan bahwa peran pemeliharaan kelompok berikut ini merupakan hal
penting bagi keberhasilan kelompok.
1) Pendorong menwarkan pengahargaan, pengertian, dan penerimaan gagasan orang lain.
2) Penyeimbang menengahi ketidaksepakatan antara anggota kelompok lain.
3) Pengkompromi berupaya untuk memecahkan konflik dengan mencoba menemukan pemecahan
masalah yang dapat diterima oleh anggota kelompok yang tidak setuju
4) Penjaga gerbang mendorong partisipasi anggota kelompok yang kurang aktif berbicara dan
berupaya membatasi besarnya partisipasi anggota kelompok lain.

Pemimpin meeting juga memudahkan fungsi-fungsi ini. Para anggota juga penting untuk ikut
serta dalam tindakan kepemimpinan sosial emosional. Antony Jay (1976) menyarankan beberapa
strategi yang membantu aspek-aspek sosial meeting seperti 1) mengendalikan keaktian berbicara
yang berlebihan, 2) mendesak orang yang pendiam untuk berbicara, 3) melindungi para anggota
baru, 4) mendorong pernyataan gagasan, 5) menekan kecederungan mematikan gagasan, 6)
meningkatkan jenjang senioritas, 7) menutup meeting dengan nada yang positif.

1) Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan. Beberapa orang membutuhkan banyak


waktu hanya untuk inti pembicaraan yang pendek. Pemimpin meeting bertanggung jawab
untuk mengendalikan orang-orang sepeti ini, sekaligus harus bersikap tegas dalam menahan
orang yang suka berbicara adalah hal penting
2) Mendesak orang yang diam untuk berbicara. Beberapa orang jarang sekali bicara dalam rapat.
Sikap seperti ini mungkin lebih dihargai oleh kelompok lain. Jika orang tersebut diam karena
tidak setuju dengan sesuatu hal dalam diskusi, tidak memiliki kontribusi untuk diberikan atau
menanti berbagai posisi dan persoalan untuk dikemukakan keapada pemimpin meeting
sebaiknya tidak campur tangan. Bagaimanapun mengundang masukan (input) merupakan hal
yang sangat penting, jika seseorang memiliki gagasan yang penting yang harus dikemukakan
atau orang tersebut kecewa karena beberapa dimensi proses seperti prilaku pemimpin rapat,
prosedur-prosedur yang sedang diikuti.
3) Melindungi anggota baru dan junior, Para anggota kelompok yang baru atau junior terkadang
enggan mengikuti diskusi, karena rasa hormat atau segan terhadap tewan sejawat mereka.
Kadang-kadang dengan cara yang halus dan terang-terangan anggota senior memadamkan
kontribusi anggota yang tingkatannya lebih rendah. Prilaku seperti ini dapat melemahkan
proses meeting. Mengenali kontribusi anggota kelompok yang baru dan lebih muda dapat
merupakan sumber pendorong bagi orang-orang ini dan juga pernyataan bagi panjaga tua
bahwa ketua menghargai masukan yang berarti tanpa memperhatikan status.
4) Mendorong pernyataan gagasan. Seorang pemimpin harus mendorong pernyataan gagasan
tidak hanya diantara para peserta. Debat menjernihkan masalah-masalah dan dari argumen yang
baik, pokok-pokok yang memaksakan biasanya muncul. Disamping itu, jika para anggota
kelompok ditantang untuk mencari kekurangan dalam berpikir, mereka mungkin membuat
keputusan yang menyedihkan. Para pengamat, para ahli, atau orang-orang yang kritis memiliki
sudut pandang yang bertentangan, dapat menantang kelompok pada taraf berpikir sehingga
muncul gagasan yang baik. Akan tetapi, ingatlah bahwa pemimpin mendorong anggota untuk
tidak sependapat dengan masalah-masalah pokok.
5) Menekan kecenderungan mematikan gagasan. Jay (1976) menyatakan bahwa pada hampir
setiap organisasi modern terdapat saran yang mengandung benih-benih keberhasilan masa
depan. Saran-saran dan gagasan mungkin lebih mudah diremehkan dibandingkan dengan fakta
atau pendapat. Jika anggota kelompok tidak memiliki keyakinan yang besar dan merasa tidak
aman mungkin orang tersebut akan menghindari pengungkapan sesuatu yang mungkin
merupakan gagasan-gagasan yang sangat baik. Menambahkan tekanan perbedaan status dan
iklim merupakan hal yang tepat bagi penundaan gagasan.
6) Meningkatkan jenjang senioritas. Memulai dengan menanyakan ide, gagasan dari anggota
kelompok yang kurang senior sering merupakan hal yang cukup berguna. Berhati-hatilah,
bagaimanapun jangan menempatkan seorang anggota kelompok yang belum berpengalaman
dalam kedudukan yang sulit dengan memintanya untuk memulai diskusi suatu pokok acara
yang mudah berubah. Para anggota junior harus selalu diminta masukan dalam hal pengalaman
dan pengetahuan mereka.
7) Menutup meeting dengan nada positif. Pemimpin harus selalu menutup meeting dengan nada
yang positif dengan memusatkan perhatian pada prestasi bukan pada kegagalan, kelompok
memperoleh daya angkat dan kemungkinan akan lebih giat pada rapat yang akan datang. Jika
pokok acara dalam agenda nanti tidak terpecahkan atau berakhir dengan nada yang tidak enak,
pemimpin dapat mengacu pada masalah sebelumnya yang terpecahkan. Dalam menutup
meeting pemimpin harus meringkas berbagai keputusan yang dicapai dan tanggung jawab yang
diberikan. Akhirnya pemimpin meeting harus berterima kasih kepada semua yang hadir dan
harus menetapkan waktu dan tempat pada pertemuan selanjutnya.

4. Manajemen Diri
Pemimpin dalam meeting dapat melakukan sejumlah kesalahan yang mengurangi efektivitas
pribadinya dan pencapaian tujuan rapat. Auger (1972) mengemukakan ada beberapa kesalahan yang
dilakukan dalam sebuah meeting diantaranya adalah
1) Mendominasi dalam meeting. Jika kita mendominasi dalam rapat dengan pikiran kita dalam
setiap masalah, kebencian mungkin akan timbul. Dalam pandangan para peserta kita adalah
orang yang otokrasi dan mengetahui segalanya. Prilaku merusak harga diri anggota dan
mengahancurkan keterpaduan kelompok
2) Mempersiapkan meeting dengan buruk. Jika kita datang kesuatu meeting dengan persiapan
yang buruk, kelompok akan mengetahui kita membolak-balik dokumen, mencari slogan,
dan membuat referensi yang tidak jelas untuk pokok permasalahan. Meeting akan berjalan
terseok-seok ibarat kapal laut tanpa kemudi ketika kita membuang waktu para peserta.
3) Membiarkan meeting menyimpang. Sebuah meeting akan memperoleh jalan simpang,
seperti kereta tanpa masinis. Jangan biarkan peserta melantur, turut campur ketika
komentar-komentar tidak berhubungan erat dengan masalah yang diarahkan. Meeting yang
berakhir sejam lebih lambat tanpa menghasilkan hasil yang nyata atau berakhit tidak tepat
waktu dengan sedikit penyelesaian adalah membuang-buang waktu
4) Membenci pertanyaan-pertanyaan. Apakah kita membenci pertanyaan-pertanyaan yang
secara tidak langsung bertentangan dengan pendapat pribadi kita. Jika hal ini terjadi tentu
akan menimbulkan kebencian dalam suatu kelompok,dan juga menghancurkan inisiatif para
anggota untuk menjadi pemain yang produktif
5) Membiarkan selingan yang bersifat humor. Para pemimpin kelompok yang merasa bahwa
mereka harus menceritakan cerita lucu atau lelucon yang tidak pantas mngkin menerima
peran yang paling merusak. Cerita yang baik berhubungan erat dengan diskusi kadang-
kadang mungkin mengurangi ketegangan dan mencapai sasaran. Akan tetapi, terlalu banyak
hal yang baik dapat merusak sifat meeting bisnis
6) Melecehkan anggota kelompok. Jika anda menghukum anggota kelompok di depan umum,
anda tidak bersikap bijaksana. Memilih individu-individu khusus dan merendahkan mereka
untuk mengejek dan mengganggu memberikan kesan bahwa anda memiliki masalah yang
serius dengan rasa aman dan harga diri anda sendiri. Pada umumnya, kritik seharusnya
diberikan hanya pada temuan pribadi sehingga tercapai disiplin atau umpan balik (feedback)
yang membangun.
7) Mentoleransi Interupsi. Jika kita membiarkan interupsi dalam meeting, kita dapat memicu
kemarahan anggota, menerima telepon pada saat rapat bisnis akan menghabiskan waktu para
peserta lain yang berharga. Memberi izin kepada skeretaris untuk membawa masuk surat-
surat, memo, atau dokumen lain pada saat rapat sedang berlangsung.

5. Memenuhi Tindak Lanjut


1) Mengevaluasi meeting. Evaluasilah selalu keberhasilan, cara lain untuk menilai meeting adalah
menugasi seseorang untuk menjadi pengevaluasi yang kritis. Orang tersebut dapat dibebani
dengan tugas dan tanggung jawab mengkritik rapat atas dasar subjektif.
2) Mendistribusikan laporan. Laporan harus diberikan segera setelah rapat, ketika pengalaman baru
saja diterima. Laporan harus singkat dan meliputi waktu, tanggal, nama pemimpin meeting,
nama seluruh peserta, pokok acara yang didiskusikan, serta keputusan, nama-nama yang akan
menyelesaikan tugas-tugas, waktu selesai meeting, dan tanggal serta tempat selanjutnya.
3) Melaporkan rekomendasi kelompok. Kelompok-kelompok pemecah masalah dan pembuat
keputusan harus melaporkan hasil-hasil diskusi mereka kepada atasan. Bentuk laporan bisa
lisan, tulisan, atau gabungan dari keduanya. Bentuk standar untuk melaporkan pertimbangan
dan rekomendasi kelompok adalah laporan tertulis.
5.1. Laporan MeetingTertulis
Laporan tertulis harus meringkas masalah-masalah kunci yang diarahkan oleh kelompok dengan
penekanan pada rekomendasi akhir. Suatu cara mengorganisasikan laporan adalah dengan mengikuti
langkah dan cara berpikir bijaksana. Laporan dapat dimulai dengan merasakan kesulitan atau
mendeskripsikan masalah. Laporan ini meliputi analisis masalah, identifikasi, pemecahan yang aktif.
Panjang laporan bervariasi bergantung pada kerumitan masalah dan lamanya waktu yang dihabiskan
dalam pertimbangan yang mendalam.

5.2. Format Meeting Khusus


Beberapa prosedur pemecahan masalah khusus dapat bertindak sebagai sarana penyusunan
tulisan pada saat meeting diperpanjang atau sebagai alat pemecah masalah-masalah diluar jangkauan
meeting biasa. Prosedur pemecahan masalah khusus terdiri dari kelompok dengungan, teknik
kelompok nominal, metode delphi, dan lingkaran kualitas.
1) Kelompok dengungan
Kelompok dengungan atau kelompok yang membicarakan desas-desus adalah kelompok kecil
yang dipilih dari unit yang lebih besar. Kelompok dengungan bertemu untuk mendiskusikan
masalah atau pertanyaan yang ditetapakan pada periode waktu tertentu dan melaporkannya
kepada kelompok yang lebih besar. Kelompok dengungan merupakan cara terbaik untuk
menghidupkan meeting yang membosankan. Kelompok dengungan dapat menghasilkan
pertanyaan untuk panel, mengenali masalah-masalah atau pokok persoalan yang timbul dalam
situasi dan mengilhami daftar pemecahan masalah.
2) Teknik Kelompok Nominal
Pada nominal group technique (NGT) atau teknik kelompok nominal, sekelompok kecil yang
memberikan ilham secara diam dalam kehadiran orang lain untuk memberikan gagasan, memilih
gagasan melaui interaksi, menjelaskan gagasan, lalu mengevaluasi gagasan. Kerja NGT adalah
sebagai berikut : 1) para peserta secara diam mendaftarkan gagasan-gagasan, 2) orang-orang
berinteraksi sebagai kelompok, 3) kelompok memilih pencatat, 4) setiap orang membaca
daftarnya, 5) pencatat mendaftar gagasan-gagasan pada grafik, 6) para anggota mengevaluasi
gagasan secara kritis, 7) dan mengurangi daftar sampai timbul pemecahan yang memuaskan
3) Metode Delphi
Metode delphi membatasi interkasi antara anggota kelompok untuk memperkecil tanggung
jawab pada satu sudut pandang, dominasi oleh anggota yang vokal, dan tekanan opini mayoritas.
Metode delphi dapat didefenisikan sebagai metode pengumpulan dan pemeriksaan penilaian
yang sistematis terhadap topik-topik khusus melalui serangkaian kuesioner berurutan yang
dirancang secara cermat, yang diselingi oleh informasi yang diringkas dan umpan balik opini
yang diperoleh dari reaksi orang lain.

4) Lingkaran Kualitas
Lingkaran Kualitas merupakan sekelompok kecil pegawai perusahaan yang bertemu secara
teratur pada waktu kerja untuk mendiskusikan masalah-masalah yang berhubungan dengan
pekerjaan. Lingkaran kualitas telah menjadi alat manajemen yang sangat populer untuk
meningkatkan produktivitas, moral, keterlibatan pekerja, serta kualitas produk dan jasa.
Lingkaran kualitas terdiri dari orang-orang dari departemen atau penunjukan unit lain yang
memecahkan masalah yang dikenali oleh mereka atau manajemen. Agar kelompok efektif
semua perubahan yang diussulkan oleh lingkaran kualitas harus dipertimbangkan secara serius
oleh para manajer, yang harus memberikan reaksi secara cepat.

Kesimpulan
Meeting merupakan bagian dari hari kerja dalam badan-badan bisnis, industri sosial,
pemerintah, dan pendidikan. Setiap badan memiliki sejumlah meeting. Beberapa meeting
tersebut dapat efektif, tetapi banyak pertemuan yang direncanakan, dipimpin, dilaksanakan
dengan buruk.
Merencanakan meeting melibatkan penjelasan tujuan, pengembangan agenda, pengaturan
masalah-masalah diskusi secara strategis, pengalokasian waktu secara layak, persiapan
lembar bahasan, penyiagaan para anggota yang akan bertanggung jawab untuk melapor,
menyusun ruangan meeting.
Memimpin meeting melibatkan manajemen masalah pokok dan memimpin orang-orang.
Manajemen masalah pokok atau manajemen tugas memusatkan penempatan beragam peran
tugas kepemimpinan seperti pemrakarsa, pemberi informasi, pemberi pendapat, pengurai,
pengevaluasi, dan pemberi energi.
Tindak lanjut meeting meliputi pengevaluasi rapat, pendistribusian laporan, dan pelaporan
rekomendasi kelompok. Format standar untuk melaporkan hasil rapat kepada atasan adalah
dengan laporan tertulis. Selain itu terdapat beberapa prosedur pemecahan masalah khusus
yang dapat bertindak sebagai alat di luar rapat pemecahan masalah yang biasa terutama
ketika diperlukan waktu yang lama. Prosedur ini meliputi kelompok dengungan, teknik
kelompok nominal, dan lingkaran kualitas.
Reference, Curtis,etc.(1996). Komunikasi Bisnis dan Profesional. Jakarta : Rosda Jayaputra