Base de datos

Tecnologa aplicada a la contabilidad y finanzas

Instituto IACC

12/01/2016
 Desarrollo

INSTRUCCIONES: De acuerdo con los contenidos estudiados esta semana y sobre la base de

una breve investigacin que usted efecte en Internet, responda lo siguiente:

1. Explique cules son las diferencias de trabajar con una base de datos versus la

utilizacin de planillas Excel cuando se trata de procesos contables.

2. Entregue ejemplos para cada caso.

Una base de datos y una planilla de Excel, es verdad que ambas almacenan informacin pero

existen muchas diferencias entre ellas, nombrare algunas de ellas:

Integridad de los datos de referencia

Supongamos que estamos utilizando una hoja de clculo EXCEL y que se necesita cambiar la

ciudad y direccin de algunas personas de esta planilla EXCEL. Para realizar esta tarea en la

planilla de clculo se tendra que repetir la operacin todas las veces que estas personas estn en

la planilla, siendo un problema si olvidamos o pasamos por alto una de estas personas, y por

tanto sus datos perdern integridad.

Adems, no hay una forma sencilla de eliminar una nica persona de la tabla, porque tiene que

borrar todas las filas relativas a esa persona.

En una base de datos esto es mucho ms sencillo, es decir podemos usar una funcin REPLACE

por ejemplo en algn lenguaje de programacin para reemplazar todo de una vez.
 Redundancia de datos

Est directamente relacionado con el problema descrito anteriormente. En los campos ciudad y

direccin se ha introducido el mismo dato varias veces dentro de la planilla de clculo. Esto

es tpico del inefectivo modo de las hojas de clculo de almacenar los datos puesto que la base de

datos crece innecesariamente, y por tanto requiere ms recursos del equipo (un tamao mayor de

los datos y un acceso ms lento).

En cambio en una base de datos podemos dividir la informacin en trozos ms pequeos creando

en este caso una tabla adicional para almacenar las ciudades, esto quiere decir que al digitar la

ciudad podemos desplegar una ventana con todas las ciudades y no tendremos que digitar

nuevamente las ciudades.

Integridad y validez de los datos

En una planilla Excel la forma en que se introducen los datos no tiene mayores validaciones, por

ejemplo si estamos ingresando un balance general, perfectamente podramos equivocarnos en

digitar el cdigo de la cuenta contable, seguramente la personar lea la informacin no entienda

porque existen diferentes cdigos de cuenta en un mismo plan de cuenta.

En cambio en una base de datos existir una tabla que almacene solo las cuentas y que al ingresar

el balance lea directamente de esta, validando la informacin.

Limitar la visualizacin de los datos

Una hoja de clculo muestra todas las lneas y las columnas de la tabla, que a veces puede ser

molesto en las hojas enormes de datos.

En cambio en una base de datos se puede extraer informes de acuerdo a lo que el usuario

necesita.

3. Cules son las caractersticas con las que debe contar una base de datos y por qu esas

caractersticas son importantes?

Conjunto exhaustivo no redundante de datos: Esto quiere decir que no hayan datos

repetidos dentro de la base de datos

Datos estructurados y organizados: Que los datos estn relacionados entre s.
Datos organizados independientemente de su utilizacin: Esto es para que puedan ser

utilizados por diferentes programas para usos especficos de cada uno.

Deben ser accesibles en tiempo real y compatible con usuarios concurrentes con

necesidad de informacin diferente: Significa que varios usuarios pueden usar la base de

datos al mismo tiempo y el sistema debe responder igualmente a cada uno de ellos.
 Bibliografa

IACC (2015) Tecnologa aplicada a la contabilidad y finanzas. BASES DE DATOS PARA

ADMINISTRACIN DE INFORMACIN ORGANIZACIONAL, Semana 3