PROCESO

Borrado de movimientos
Acceso

l Men Procesos, Borrado de movimientos.

Qu es
Esta funcin te permite borrar los movimientos del periodo en el que te
encuentras.

Manejo

Que debes verificar primero Antes de realizar el proceso

recomendamos realizar un respaldo de los
datos que se tienen en la base de datos, es
decir, las plizas, en caso que se requiera
recuperar informacin ms adelante.

Cmo funciona el proceso El sistema mostrar una ventana

donde al seleccionar el botn "Aceptar"
borrar todas las plizas registradas en el
periodo hasta el momento de efectuar el
proceso. Esto afectar los saldos finales de las
cuentas ya que slo mostrarn los montos de
los saldos iniciales.

Repercusiones Al efectuar el borrado de movimientos

debers capturar todos los movimientos del
periodo o, en su caso, realizar el Traspaso de
saldos, ya que la informacin es eliminada
completamente.

Contabilizacin

Acceso

l Men Procesos, Contabilizacin.

l Desde la barra de herramientas, con el botn

Qu es
Esta opcin permite contabilizar las plizas cuando no se tiene contabilizacin
en lnea.

Manejo

Parmetros que afectan a este proceso

Contabilizacin en lnea.- Este parmetro deber estar desactivado para que

se pueda realizar el proceso.

Cmo funciona el proceso

Debers ejecutar este proceso cuando:

1. Capturaste alguna pliza y tenas desactivado el parmetro de
Contabilizacin en lnea en tus Parmetros del sistema.
2. Cuando en algn periodo capturaste plizas sin la Contabilizacin en
lnea, a fin de contabilizarlas posteriormente.
Esta operacin leer el archivo de plizas del periodo y registrar los cargos y

abonos a las cuentas correspondientes y a

los departamentos (si hay movimientos
departamentales). Si efectas este proceso
en un periodo donde ya se haban afectado
las cuentas, los datos no se duplicarn.

Consolidacin de empresas

Acceso

l Men Procesos, Consolidacin.

l Desde la Barra de Herramientas con el botn

Qu
es

Esta funcin te permite manejar una de las empresas que tengas

autorizada por tu licencia de uso como empresa consolidadora en la cual
se reunirn todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas
departamentales de las dems empresas del corporativo.
 Manejo
Que debes verificar primero

l Es muy importante que todos tus movimientos se encuentren

contabilizados, ya que la consolidacin nicamente considera los saldos
existentes en el catlogo de cuentas y en el catlogo de cuentas
departamentales.

l Al efectuar este proceso se acumularn los saldos del catlogo de cuentas y

departamentos del periodo del ejercicio que desees consolidar, por
ejemplo: Si deseo consolidar el mes de junio, el sistema consolidar los
meses que comprenda el periodo de enero a junio del ejercicio en vigor.
Es muy importante que ejecutes esta funcin estando en la empresa
consolidadora.

l Te recomendamos que las empresas a incluir en la consolidacin manejen

los mismos catlogos de cuentas, para que el procedimiento arroje
resultados efectivos.
l Es importante que el catlogo de cuentas de la empresa consolidadora
sea el ms "general" de todos: debe estar definido de tal manera que los
catlogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estn "contenidos"
en l.
l Si efectas modificaciones en tus plizas despus de ejecutar este
proceso, al momento de consolidar nuevamente la informacin quedar
actualizada, ya sea el mes actual consolidado si deseas que quede la
informacin o al siguiente. (puedes ejecutar la Consolidacin las veces que
consideres necesario, ya que no duplica la informacin).
l Consulta el resultado de tu consolidado ingresando nuevamente a la
empresa desde la ventana de seleccin de empresa (opcin Abrir
empresa del men Archivos)

Balanza anual

Acceso

l Men Procesos, Balanza anual.

Qu es

l Este proceso emite una Balanza de comprobacin conteniendo la

informacin del Ejercicio seleccionado.

l A diferencia de una Balanza de comprobacin normal, la Balanza anual

no slo se reporta, sino que se archiva en disco.
Manejo
Cmo funciona el proceso

l Para accederla, debes indicar el periodo correspondiente.

l Una vez seleccionado los datos del filtro se ejecutar el proceso,

desplegando la consulta de la Balanza Anual.
l La Balanza anual tambin puede ser departamental, es decir, la consulta se
mostrar con las cuentas departamentales correspondientes.
l Podrs imprimir la consulta, as como exportar a un archivo externo.

Revaluacin de activos.

Acceso

l Men Procesos, Revaluacin de activos

Qu es

Esta opcin actualizar el valor de mercado de los activos fijos de la

empresa, de acuerdo al mtodo de revaluacin que selecciones.

Manejo

Que debes verificar primero

Activos.- Debes verificar que la informacin sea la correcta para poder

realizar la revaluacin.

Se recomienda que efectes el respaldo de los archivos que contienen la

informacin de los activos, mediante el botn Respaldo

Pliza de depreciacin de activos

Acceso

l Men Procesos, Pliza de depreciacin.

l Desde la Barra de Herramientas con el botn
Qu es

l Genera una pliza con los movimientos de depreciacin del periodo que
Especifiques en el dilogo del proceso, esta pliza se puede grabar
como modelo o contabilizarla en ese momento, si se tiene activo el
parmetro Contabilizar en lnea

l Esta pliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el

abono respectivo a la cuenta de depreciacin acumulada del activo, la
cual es una cuenta del Balance General.

Pliza de ajuste cambiario

Acceso

l Men Procesos, Pliza de ajuste cambiario

l Desde la Barra de herramientas, con el botn

Qu es
Genera una pliza con los movimientos de ajuste cambiario que Especifiques
en el dilogo del proceso.

Manejo

Que debes verificar primero

Cmo funciona el proceso

Es muy importante que antes de generar la Pliza de ajuste cambiario, te

cerciores que los tipos de cambio se encuentran actualizados en el Histrico de
tipos de cambio.

l El sistema solicita un rango de cuentas entre las cuales busca aquellas

que manejan multimoneda y que afectan a la pliza de ajuste cambiario,
caractersticas definidas en el Catlogo de cuentas.
l La pliza se genera para el ltimo da del mes, con el tipo de cambio de
ese da. En caso de que no est capturado, se propone el tipo de cambio
ms actualizado a partir de esa fecha, es decir, busca el inmediato anterior,
 si no encuentra alguno, tomar el tipo de cambio registrado en el catlogo
de monedas. Este proceso se repite por cada cuenta que se encuentra en
el rubro sealado y que cumple con las caractersticas antes
mencionadas.

l Por ltimo, el sistema cuadra la pliza generando un movimiento en la

cuenta de ajuste, la cual debes indicar al momento de ejecutar el proceso.

Pliza de cierre

Acceso

l Men Procesos, Pliza de cierre.

l Desde la Barra de Herramientas con el botn (*)

Qu es

Esta opcin te permite la elaboracin automtica de la pliza de cierre del

ao de trabajo, traspasando sus saldos a las cuentas de resultados con el fin
de determinar la utilidad o prdida del ejercicio.

Manejo

Que debes verificar primero l Es importante que antes de realizar la

pliza de cierre, emitas un reporte del Estado de
Resultados, ya que despus de contabilizar la
pliza de cierre, la utilidad neta vara
notablemente.

l La cuenta de cierre debe haber sido registrada o

dada de alta dentro del Catlogo de cuentas, y
en su caso necesario, en el Catlogo de cuentas
departamentales.

Repercusiones Cuando la pliza de cierre es contabilizada,

los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas
en las plizas se igualarn a cero y la diferencia
de cargos y abonos ser aplicada a la cuenta de
cierre sealada.
Integracin de plizas

Acceso

l Men Procesos, Integracin de plizas.

l Desde la Barra de Herramientas con el botn

Qu es

Podrs integrar las plizas previamente auditadas o todas, de un periodo de

trabajo y de una empresa diferente a la que se est trabajando.

Cmo funciona el proceso Para la proceso de integracin de plizas

debers seguir los siguientes pasos:

1.- Proporciona todos los datos en el filtro de este

proceso de acuerdo a las plizas que deseas
integrar.
2.- Oprime el botn
"Integrar" para correr el
proceso

Al terminar el proceso el sistema te mostrar una

Advertencia indicando que el Proceso de
Integracin ha terminado y desplegar una bitcora
informando los cambios que se efectuaron.

Repercusiones l El proceso de integracin ignora el

parmetro de guardar plizas no cuadradas
por lo que sin importar si existen plizas
no cuadradas estas se integrarn, sin
embargo se guardarn como pendientes y no
afectarn saldos.

l Para el caso de integracin desde archivos

de Excel se ignora el parmetro de convertir
montos en moneda extranjera en captura de
plizas por lo que el monto capturado el
sistema lo interpretar como moneda contable.

Importar desde una hoja de Excel

Selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarn las plizas a

integrar en esta empresa.

Selecciona dicho campo si lo que quieres es integrar las plizas por medio de
la importacin de una hoja en Excel.

Integracin de plizas desde Excel

Acceso

l Men Procesos, Integracin de plizas con el campo Importar desde una

hoja de Excel.

l Men Archivos, Plizas, Plizas modelo, al dar de alta una pliza con el
botn .

l Men Archivos, Plizas, Plizas, dentro de la ventana de alta con el

botn .

Qu es

Este proceso permite importar las plizas que se crearon desde una hoja de
Excel. Estas plizas pueden tener informacin bancaria o informacin de
CFDI.

Manejo

Las plizas pueden contener informacin bancaria o

informacin de CFDI y para importarlas primero debes
realizar en una hoja de Excel .
Cmo funciona el proceso

Para realizar la integracin de plizas:

1. Crear las plizas desde Excel, ests pueden ser una por una, o varias
dentro de una hoja de
Excel, siempre y cuando hagas la separacin de una pliza a otra.

2. Desde el sistema Aspel-COI dirgete al proceso Integracin de plizas

y desde la opcin del campo Importar desde una hoja en Excel.
3. Enseguida de la integracin aparecer una Bitcora donde se
mostrar el detalle de la integracin o errores en caso que no se
realiz la integracin correctamente.

4. Dirgete al Catlogo de plizas para verificar que se hayan integrado las

plizas que importaste desde la hoja de clculo.
Para cargar como pliza modelo:

1. Crear las plizas desde Excel, se recomienda que se cree solo una
pliza en la hoja ya que las dems se van a ignorar.
2. Desde el sistema Aspel-COI dirgete al proceso de Alta de la pliza y
desde la opcin Cargar pliza modelo indica el archivo .xls
correspondiente a la pliza creada en Excel.
3. Graba la pliza para que se guarde en el catlogo de plizas en el
sistema.

Asignacin de cuentas departamentales

Acceso

l Men Proceso, Asignacin de cuentas departamentales.

l Desde la barra de herramientas, con el botn

Qu es
El mdulo de asignacin de cuentas departamentales permite asociar en un
departamento varias cuentas de tu catlogo.

Manejo

Que debes verificar primero

Cmo funciona el proceso

Debes verificar que en tengas dados de alta departamentos, as como las

cuentas para que se pueda asociar.

La ventana tendr dos listados de cuentas: Del lado izquierdo

estarn las cuentas departamentales agrupadas por los departamentos a los
que estn asociadas y del lado derecho estarn todas las cuentas del sistema.

Para asociar cuentas a departamentos simplemente selecciona las cuentas

que desea asociar, despus selecciona el departamento al que desea
asociar las cuentas y presione el botn
o arrstralas al
mismo.

Para desasociar una cuenta seleccinala en el listado de

cuentas departamentales y presiona el botn o
arrstrala hacia el listado de todas las cuentas.
 Para que se apliquen los cambios realizados se debe
presionar el botn . Si deseas cancelar los
cambios presiona el botn .

UTILERIAS
Traduccin de archivos
ACCESO
l Men Utileras, Traduccin de archivos.

l Desde la Barra de herramientas, con el botn

l Men Archivos, Administrador de periodos, botn .

QUE ES
El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la informacin contable
definida en versiones anteriores (Aspel - COI 5.0,
5.5, 5.6, 5.7 y 6.0) para que esta pueda ser leda por la versin 7.0. Te
recomendamos que ejecutes este proceso antes de capturar movimientos,
para que no se sobrescriba la informacin anteriormente capturada.
Podrs traducir los archivos de datos, los parmetros del sistema y los
perfiles del usuario.

Manejo

Cmo funciona este proceso

Antes de iniciar con el proceso de traduccin, verifica que el sistema de

la versin anterior est cerrado para que la traduccin se realice con xito.
Sigue los siguientes pasos:

l Introduce la informacin en los campos de la ventana.

l Oprime el botn "Aceptar", para que lleve a cabo la traduccin de
archivos.
Nota
En este momento se verifica que en la ruta de datos destino o alias
de la base de dato seleccionado no existan datos, de lo contrario el
sistema lo informar mediante el mensaj "Algunas o todas las
tablas ya existen en la base destino Desea continuar
sobreescribirlas?", al seleccionar "Si" el proceso de traduccin
comenzar.

l Al finalizar la traduccin el sistema te desplegar un archivo llamado

TraductorLog, ste s mostrar cuando el sistema termine de traducir los
datos. Este archivo es una bitcora en que se registran los datos que
se tradujeron y si la traduccin de esos datos fue exitosa, e caso de
que haya un error en la traduccin de datos en esta bitcora tambin se
informar e que archivo est el error.
Conversin de cuentas a activos
Acceso

l Men Utileras, De cuentas a activos

l Desde la Barra de herramientas, con el botn

QUE ES
Esta opcin est diseada para aquellos usuarios que llenan en su Catlogo
de cuentas informacin de sus activos como podra ser el valor de los activos
y la depreciacin de los mismos. La opcin traslada estas subcuentas a un
activo. Con este proceso se trasladan estas cuentas a un catlogo de
activos con informacin ms completa. Las subcuentas desaparecen y el
saldo queda integrado en la cuenta de mayor de tu catlogo y los nuevos
activos forman parte de un catlogo del sistema.

Importacin de archivos

Acceso

l Men Utileras, Importacin de informacin, De otras aplicaciones.

l Desde la Barra de herramientas, con el botn

Qu es

Esta opcin te permite traer (importar) mediante un asistente la informacin

de los archivos de otra aplicacin de contabilidad, que se encuentra en otra
aplicacin hacia el sistema.

Importacin de cuentas desde Excel

Acceso

l Men Utileras, Importacin de informacin, Desde Excel, Cuentas

Qu es
Esta opcin permite importar la informacin de las cuentas mediante un
archivo de Excel.

Importacin de cuentas departamentales desde Excel

Acceso

l Men Utileras, Importacin de informacin, Desde Excel, Cuentas

departamentales.

Qu es
Esta opcin permite importar la informacin de las cuentas departamentales
mediante un archivo de Excel.

Importacin de Activos desde Excel

Acceso

l Men Utileras, Importacin de la informacin, Desde Excel, Activos

Qu es
Para importar los activos desde Excel, el sistema presenta un asistente
donde te guiar paso a paso para realizar el proceso.

Manejo

Cmo funciona el proceso El asistente se aplica

para el formato Excel y es el siguiente:
1. Bienvenido
2. Archivo de importacin de la consulta de Activos
3. Asociacin de la informacin
4. Vista preliminar
5. Finalizar

Importacin de RFC de terceros desde Excel

Acceso

l Men Utileras, Importacin de la informacin, Desde Excel, RFC de

terceros.

Qu es
Para importar los RFC de terceros desde Excel, el sistema presenta un
asistente donde te guiar paso a paso para realizar el proceso.

Control de archivos

Acceso

l Men Utileras, Control de archivos.

l Desde la barra de herramientas principal, botn

l Desde la barra de herramientas del Administrador de periodos, botn

.

Qu es
Esta opcin te permite revisar el estado de los archivos de datos. Utilzala
cuando el sistema seale alguna anomala; as
podrs verificar que los archivos de datos no estn daados y, si lo estn,
incluso podras corregir el problema. Estas anomalas se podran originar
por algn problema en la energa elctrica.

Diagnstico y reparacin

Acceso

l Men Utileras, Control de archivos, Botn .

l Desde la barra de herramientas del Administrador de

perodos, con el botn , botn .

Qu es
Esta ventana te permite diagnosticar, verificar y reparar las tablas de una
base de datos.

Crear tablas

Acceso
l Men Utileras, Control de archivos, botn .

l Desde la barra de herramientas del Administrador de perodos, con el

botn , botn .

Qu es
Esta ventana te permite crear una tabla de tu base de datos.

Exportar tablas

Acceso
l Men Utileras, Control de archivos, botn .

l Desde la barra de herramientas del Administrador de

perodos, con el botn , botn .

Qu es
Este proceso te permite exportar las tablas de una base de datos a otra ya
existente.

Instalacin Automtica
Acceso

l Men Utileras, Control de archivos, con el botn .

l Desde la barra de herramientas del Administrador de perodos, con el

botn , botn .
Qu es

Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el
sistema de manera automtica y rpida, nicamente suministrando algunos
parmetros necesarios.

Recuperacin de informacin

Acceso
l Men Utileras, Control de archivos, botn .
l Desde la barra de herramientas del Administrador de
perodos, con el botn , botn .

Qu es
Este proceso corrige daos en los archivos de plizas, movimientos,
cuentas y cuentas departamentales principalmente,
adems de aquellos archivos que el sistema utiliza para controlar la
afectacin en los mismos.

Asignacin de naturaleza de las cuentas

Acceso

l Men Utileras, Asignacin de naturaleza.

Qu es
Esta ventana servir para asignar la naturaleza a un cuenta que ha sido
traducida de una versin anterior de Aspel - COI 7.0.

Asignacin de cdigo agrupador

Acceso

l Men Utileras, Asignacin del cdigo agrupador.

Qu es
Esta ventana servir para asignar el cdigo agrupador a una o varias cuentas
al mismo tiempo.

Bitcora del sistema

Acceso

l Men Utileras, Bitcora del sistema.

Qu es
Esta opcin registra los movimientos de los usuarios que realicen en el
sistema.

Filtrar bitcora

Acceso

l Men Utileras, Bitcora del sistema, Desde la

Barra de herramientas, con el botn .
Qu es
En este ventana de filtro podrs mostrarla informacin de acuerdo a un
rango de fechas seleccionada para mostrar en la
consulta de la bitcora.

Imprimir bitcora

Acceso
l Men Utileras, Bitcora del sistema, Desde la Barra de herramientas,
con el botn .

Qu es

Mediante este botn se despliega una Vista previa del reporte, la cual te
permite dar formato a la presentacin de la informacin e Imprimir

Exportar bitcora
Acceso
l Men Utileras, Bitcora del sistema, Desde la Barra de
herramientas, con el botn .
 Qu es
Esta funcin permitir exportar datos de la bitcora del sistema en archivos
de diferentes formatos.

Eliminar bitcoras

Acceso
l Men Utileras, Bitcora del sistema,
botn .

Qu es
Esta opcin permite eliminar los archivos anteriores a la fecha indicada.

Generacin de respaldo

Acceso

l Men Utileras, Respaldo de archivos, Generacin de respaldo.

l Desde el administrador de periodos, con el botn .

l Desde la Barra de herramientas, con el botn

Qu es
Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos,
como en una unidad virtual, disco extrable, CD, disquete, en el disco duro
de tu equipo o en otro directorio.

Restauracin de respaldo

Acceso

l Men Utileras, Respaldo de archivos, Restauracin de respaldo.

l Administrador de periodos, con el botn .

l Desde la Barra de herramientas, con el botn

Qu es
Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con
anterioridad.
La informacin proviene del respaldo que hayas realizado, ya
sea de disco, de otro equipo o de otro directorio. Utiliza esta
opcin si tu base de datos se dao, utiliza tu respaldo para
reinstalar y/o recuperar tu informacin.

Asistente de respaldos automticos

Acceso

l Men Utileras, Respaldo de archivos, Respaldos automticos.

Qu es
Es un asistente con la utilidad para generar respaldos de
forma automtica mediante la creacin de tareas en
Windows .

CONFIGURACIONES
Parmetros del sistema

Acceso
Men Configuracin, Parmetros del sistema
Desde la barra de herramientas con el botn.
Qu es
Los parmetros del sistema son las modalidades de operacin con las que
trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una operacin ms
adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas
modalidades de operacin bsicas, las cuales se adaptan al manejo comn de
las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas).

Datos de la empresa

Acceso
Men Configuracin, Datos de la empresa
Qu es

Cuando instalas un sistema Aspel, por omisin viene registrada una empresa
denominada "EMPRESA INVALIDA". sta es una empresa ficticia en la cual
puedes trabajar durante los 30 das que Aspel te otorga como periodo de
evaluacin, posterior al vencimiento de dicho periodo se solicitar la activacin
del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta seccin podrs
agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas informacin
fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre de
la razn social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con Aspel-COI
7.0.

VENTANAS
CASCADA
ACCESO
MENU VENTANA, CASCADA
HORIZONTAL
ACCESO
MENU VENTANA, HORIZONTAL
VERTICAL
ACCESO
MENU VENTANA, VERTICAL
CERRAR TODAS
ACCESO
MENU VENTANA, CERRAR TODAS
ORGANIZAR
ACCESO
MENU VENTANA, ORGANIZAR
AYUDA
ES UNA GUIA DONDE TE AXUILIA CON CUALQUIER PROBLEMA Y
SITUACION QUE SE PRESETE. QUE FACILITA UNA BUSQUEDA EN SU
BASE DE DATOS Y SE CLASIFICAN POR:
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ACCESO: MENU AYUDA
BARRA DE ACCESO DIRECTO
EN ESTA OPCION TE PERMITE TENER ACCESO INMEDIATO A ALGUNAS
CARACTERITICAS DEL MENU (ARCHIVO, EDICION, VER, REPORTES,
GRAFICAS, FISCALES, PROCESO, UTILERIAS, CONFIGURACIONES,
VENTANA Y AYUDA). Y CON ELLO TAMBIEN SE PUEDE PERSONALISAR: