EXPLICACION BREVE SOBRE CREACION Y FUNCIONALIDAD DEL PROYECTO

FINAL DE EXCEL AVANZADO 2013

Nuestro proyecto final del curso de Excel Avanzado 2013, impartido en la UNI, consiste en la creacin de un sistema
de facturacin automatizado.
Este sistema lleva como nombre de proyecto: Sistema de Facturacin TRUKS NICARAGUA R&A. Este sistema
servir para llevar un control exacto de facturacin, desde la creacin de un cliente en la base de datos, hasta la creacin
de la factura que se le entregar al cliente una vez realizada la venta.
Tal sistema contiene las siguientes pantallas:

Elaboracin de Factura Automatizada.

Reporte de facturas
Base de datos de Inventario
Base de Datos de Clientes
El grupo est integrado por:

Nestor Reyes Rojas

Jazmn Prez
Josu Snchez
El sistema consta de 8 pestaas:
I. SIST.FACT: En esta pestaa podremos generar y guardar la factura en la base de datos.

1. CLIENTE:
1.1. Validacin de Datos > Lista: El origen de la lista
proviene de la pestaa BD. CLIENTES, en el rango
B2:B201. No contiene mensaje de entra ni de error, por lo
que no se puede escribir manualmente en la celda, porque la
hoja est protegida, por lo tanto, el facturador solamente
1 tendr la nica opcin de seleccionar de la lista desplegable.
1.2. Funciones:
a. Celdas de datos generales del cliente: En las celdas:
2 ID Cliente; Direccin; Telfono; RUC; Fecha Emisin;
Vencimiento. Cumplen con una condicin, donde, SI el
Cliente es una celda vaca entonces que tambin esta celda
quede como celda vaca de lo contrario que Busque el
CLIENTE en la tabla de B,D CLIENTES, En el rango
B2:J201, con la funcin BUSCARV. Por ejemplo: La
Direccin cumple con la siguiente funcin lgica:
=SI($D$15="";"";BUSCARV($D$15;'BD.
CLIENTES'!$B$2:$J$201;9;FALSO))

2. DESCRIPCION:
2.1. Validacin de Datos > Lista: El origen de la lista
proviene de la pestaa INVENTARIO, en el rango
B5:B505. No contiene mensaje de entra ni de error, por lo
que no se puede escribir manualmente en la celda, porque la
hoja est protegida, por lo tanto, el facturador solamente tendr la nica opcin de seleccionar de la lista
desplegable.
2.2. Funciones:
a. Celdas de campos de detalle del producto: En las celdas: COD; DESCRIPCION; CANTIDAD; P.UNIT;
VALOR; Cumplen con una condicin, donde, SI el El producto de la Descripcin es una celda vaca entonces que
tambin esta celda quede como celda vaca de lo contrario que Busque el PRODUCTO en la tabla
INVENTARIO, En el rango B5:J505, con la funcin BUSCARV y DESREF. Por ejemplo: En los campos de
COD cumple con la siguiente funcin lgica:
=SI(C23="";"";DESREF(INVENTARIO!B4;COINCIDIR(C23;INVENTARIO!B5:B505;0);-1))
 b. Celdas de clculos: En los campos Valor; SubTotal; Descuento; IVA; Total a Pagar, son formulas predeterminadas con la
funcin lgica SI.

3. TODA LA HOJA:
3.1. Macros: Toda la hoja cumple con 2 macros:
a. Botn Imprimir Factura: Este botn tiene la funcionalidad de guardar la factura en formato PDF, elegir donde guardarla si se
desea, e imprimirla manualmente desde el archivo PDF. Nombre de la macro: Imprimir_Factura_PDF
b. Botn Guardar Factura: Este botn tiene una funcionalidad muy importante y buena, la cual permite registrar la factura en la
Base de Datos de Facturas (REPORTE FACT), una vez la guarda, procede a limpiar la factura que se haba creado y al mismo
tiempo genera un nuevo nmero de factura. El nmero de factura generado resulta de sumar de la hoja REPORTE FACT el
Mximo en el rango B2:501 + 1, y por ultima bloquea la hoja donde se generan las facturas. Nombre de la macro:
Grabar_Factura_BD
c. Botones Nuevo Cliente y Nuevo Producto: A estos botones no se les asign macro por factor tiempo. Quedan pendientes.

II. REPORTE FACT

Esta base de datos, no se puede llenar manualmente, esta base de datos se llena al grabar la factura con la macro
Grabar_Factura_BD, en la hoja SIST. FACT.

FORMATO COMO TABLA: con fila de totales, esta fila de totales nos permite ver los:

Totales de las columnas: SUB TOTAL celda I502; DESCUENTO celda J502; IVA Celda K502; TOTAL Celda L502, con la
funcin SUMA la cual ya la tiene predeterminada.
En la Columna FAC, celda B502, me permite saber cuntas facturas se han generado, esto con la funcin CONTAR NUMEROS la
cual se encuentra en la misma fila de totales del Formato como Tabla.

FORMATO CONDICIONAL:

En la columna de Descuento, rango J2:J501 resalta en amarillo a todos los montos a los cuales el descuento > 0.
En la columna Cliente, rango H2:H501 resalta en verde el Cliente con el mayor monto de facturacin. Se utiliz funcin anidada entre las
funciones SI y MAX.

TABLA DINAMICA: La tabla dinmica de este reporte se encuentra en la pestaa RESUMEN DE FACTURACION.

La tabla dinmica se encuentra con un diseo de FORMATO TABULAR.

Totales en columnas y filas.
Subtotales por fechas y departamentos.
Filtros de Clientes y Tipos de facturas, lo que se quiera visualizar de ambas opciones.
Cuenta con una segmentacin de datos de: FECHA; DEPARTAMENTO; CLIENTE
 III. INVENTARIO

Esta es la base de datos de Inventario (Productos disponibles para la venta), en la cual se lleva un control de Cdigos del
producto; Nombre del Producto; Marca (Puede que no tenga marca S/M); Control de precios; Clasificacin del
producto; Tambin permite conocer a cuanto equivale la cantidad de todos los productos en la bodega en trminos
monetarios.
En cuanto al cdigo del producto se lleva un orden Ascendente, el cual no se debe repetir.
Esta tabla est protegida, no se puede agregar un nuevo producto directamente en esta hoja, solamente se puede ingresar
manualmente la Existencia.
Para agregar un nuevo producto hay que hacer Click en el botn: INGRESAR PRODUCTO. Y este botn nos llevara
a una nueva ventana en la que podremos ingresar todos los valores del nuevo producto de una manera vertical.
En esta ventana se ingresan
manualmente las
especificaciones del producto;
en cuanto al cdigo, este ya
est automatizado (este no se
registra manualmente), ya nos
muestra el cdigo del
producto a registrar (este no
se debe repetir en la base de
datos de Inventario; y tambin
no puede ser mayor 2 veces o
ms que el Mximo cdigo
actual).
Para registrar los datos ingresados, se cre un botn llamado: Registrar Producto, el cual contiene una macro y esta
hace que todos los datos ingresados se copien en la base de datos de Inventario, luego Limpia las celdas de la ventana y
genera el cdigo para el siguiente producto.
Esta ventana contiene:

un botn llamado Bodega que nos permite simplemente ir a la Base de datos de Inventario, este botn contiene
hipervnculo.
Validacin de Datos > Lista: en los campos de UNIDAD; TIPO; FAMILIA, el origen de estas listas es de la base
de datos de Inventario.
 IV. BD. CLIENTES

Esta es la base de datos de Clientes, en esta se lleva un control de datos generales de cada uno de nuestros clientes.
En cuanto al ID del cliente se lleva un orden Ascendente, el cual no se debe repetir.
Esta tabla est protegida, no se puede agregar un nuevo cliente directamente en esta hoja.
Para agregar un nuevo cliente hay que hacer Click en el botn: INGRESAR CLIENTE. Y este botn nos llevara a
una nueva ventana en la que podremos ingresar todos los valores del nuevo cliente de una manera vertical.
En esta ventana se ingresan manualmente los
datos generales del cliente; en cuanto al N
Cliente, este ya est automatizado (este no se
registra manualmente), ya nos muestra el
cdigo del cliente a registrar (este no se debe
repetir en la base de datos de Clientes; y
tambin no puede ser mayor 2 veces o ms
que el Mximo cdigo actual).
Para registrar los datos ingresados en la
ventana de Ingresar Nuevo Cliente a la base
de datos de Clientes, se cre un botn
llamado: Grabar Cliente, el cual contiene
una macro y esta hace que todos los datos ingresados se copien en la base de datos de Clientes, luego Limpia las celdas de
la ventana y genera un nuevo cdigo para el siguiente cliente a ingresar, el cual no se repite en la base de datos.
Esta ventana tambin contiene un botn llamado BD. Clientes que nos permite simplemente ir a la Base de datos de --
Clientes, este botn contiene hipervnculo.
VALIDACION DE DATOS > LISTAS: Esta ventana contiene una validacin de datos en los campos de
DEPARTAMENTO y MUNICIPIO; de los cuales los orgenes de estos se encentran en la pestaa LISTAS.

El campo Departamento: Tiene una validacin de datos > Lista, sencilla.

El campo Municipio: Cuenta con una validacin de datos > Lista, ms completa, en la cual permite seleccionar
solamente los municipios del departamento seleccionado, es decir, Por Ejemplo: Si selecciono el Departamento
de Masaya, en el campo municipio solamente me debern aparecer los municipios de Masaya.
 V. ANEXOS
Esta es la visualizacin de la Hoja LISTAS. Esta hoja contiene listados, cada una en Formato como tabla, las cuales
sirven como orgenes para las Listas realizadas en las validaciones de datos de las otras Hojas. Cada listado de cada
departamento cuenta con un Nombre de rango, esto puede verificarse en Formulas > Administrador de nombres.