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Agrupador: Gestin de Riesgo de los clientes

Ingreso o modific

OBJETIVO

ALCANCE

ACTIVIDAD

INICIOal asesor
El PPR define
las directrices para hacer
el plan de trabajo .

El asesor define el nuevo


plan de trabajo y remite
a PPR para aprobacin.
PPR - Asesor remite plan
de trabajo para cargue

Validar cumplimiento de
criterios

Cumple
con No
Devolver Plan de Trabajo
criterios
HISTORIA DE CAMBIOS
definidos?
(Describir los principales cambios que impacten el proceso)
FECHA (da/mes/ao)

Si
Proceso: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso o modificacin de Planes de Trabajo - Asesor Riesgos


Registrar en el sistema plan de trabajo que el Asesor en Riesgos de Consultoria, desarrollar dentro de la Empresa af
y oportunidad en el ingreso de la informacin

Aplica para todos los planes de trabajo (nuevos, Anuales y para ajustes en el tiempo), elaborados por Asesores en Riesgos

DESCRIPCIN

El profesional entrega al asesor los lineamientos ( nuevos acuerdo con el cliente, foco de
intervensin)

El asesor realiza la propuesta del plan de trabajo a desarrollar en el siguiente ao y/o semestre
(pueden cambiar condiciones de negociacin )
Se enva con copia a soporte consultora la propuesta del plan de trabajo
(Si a los 5 das no se recibe plan de trabajo aprobado por PPR se cargar en el sistema)

PPR remite plan de trabajo a rea de soporte con copia al asesor confirmando que
queda aprobado y est listo para el cargue

Una vez se recibe el Plan de Trabajo enviado por el Asesor en Riesgos o el PPR a
travs de correo electrnico, se verifica que est en el formato definido y correctamente
diligenciado:

Indicar los criterios que debe cumplir para poder ser ingresado en el SGS:
- Aprobacin del PPR - numero de horas completas para el ao de ejecucin - Temas
con Pertinencia al SGSST
Si el Plan de Trabajo no cumple con los criterios definidos, se devuelve a travs de
correo electrnico al Asesor en Riesgos, PPR, Coordinador y Auxiliar indicndole el
motivo de la devolucin y solicitando el ajuste y/o correccin del mismo.

El Asesor en Riesgos cuenta con 2 das hbiles para realizar los ajustes y/o
correcciones indicadas, gestiona su aprobacin con el PPR y enva nuevamente al
correo soporteconsultoria1@suramericana.com.co (Regional Centro)
soporteconsultoria2@suramericana.com.co ( Otras Regionales) para ingreso al
sistema en un tiempo mximo de 5 das hbiles despus de haber recibido la
devolucin del Plan de Trabajo.

El rea de soporte debe validar que el asesor se encuentre homologado y habilitado en


el sistema y asociado a la empresa cliente en donde prestar sus servicios.

Se ingresa la informacin diligenciada en el formato Plan de Trabajo al sistema, y se


notifica por correo electrnico al Asesor de Riesgos y PPR.
Para los Planes de Trabajo nuevos se cuenta con un tiempo mximo de 5 das
calendario, para los ajustes a Planes de Trabajo se cuenta con 5 das hbiles.

Cada mes se genera informes sobre el estado del ingreso de planes de trabajo y se
comparte por correo electrnico a las partes interesadas en Consultora en Gestin de
Riesgos (Directores Regionales, Gerencia Tcnica, Gerencia de Operaciones,
Coordinadores de Operaciones y Coordinadores de Riesgos) y en ARL (Gerencia
Tcnica, Coordinadores de Procesos Tcnicos Regionales y Gerentes de UEN)

DESCRIPCIN BREVE DEL CAMBIO


Versin: 1.0 Fecha: Agosto 2016

sgos
sultoria, desarrollar dentro de la Empresa afiliadas a ARL Sura , garantizando Calidad, Pertinencia

n el tiempo), elaborados por Asesores en Riesgos y aprobados por el PPR

RECURSOS
DOCUMENTOS
RESPONSABLE TECNOLGICOS REGISTRO(S)
ASOCIADOS
(APLICACIONES)

PPR Excel, Microestrategy

Macro Plan de
Asesor en Riesgos Excel Plan de trabajo
Trabajo

Asesor en Riesgos Excel y Diogenes Macro Plan de


Plan de trabajo
- PPR SGS Trabajo

- Excel Macro Plan de


Equipo Soporte CGR Plan de trabajo
- Correo electrnico Trabajo
Documento para
polticas para
- Excel registro en el
Equipo Soporte CGR
- Correo electrnico sistema de
Planes de
trabajo

Documento para
polticas para
- Excel Plan de trabajo registro en el
Asesor en Riesgos
- Correo electrnico corregido sistema de
Planes de
trabajo

SGS
Equipo Soporte CGR
GIROP

Documento para
polticas para
SGS Plan de Trabajo registro en el
Equipo Soporte CGR
Excel y Correo en el sistema sistema de
Planes de
trabajo

Informe estado
Lider Nacional Asesores en de avance de
SGS
Riesgo y Equipo Soporte ingresos de
Excel y Correo
CGR operaciones Planes de
Trabajo

N BREVE DEL CAMBIO VERSIN


Agrupador:
1. Gestin de Riesgos de los clientes - CGR
2. Atencin Integral de la gestin de riesgos ocupacionales - ARL

OBJETIVO

ALCANCE

ACTIVIDAD

INICIO

Entregar lineamientos para


elaborar planes de trabajo

1
Elaborar Plan de Trabajo
Plan de No
Aprobar / Rechazar Plan de Devolver plan de trabajo
Trabajo
Trabajo A.R
Aprobado?

Si

Comunicar aprobacin del


Plan de Trabajo

Validar cumplimiento de
criterios estructurales

Cumple con No
criterios Devolver Plan de Trabajo
definidos?

Si

Si

Corregir Plan de Trabajo 1

Asesor
Validar homologacin del homologado y No Logs
Asesor habilitado en los Ser
sistemas?

Si
Registrar Plan de Trabajo en
el sistema

Se requiere Si
Realizar ajustes
ajustar O.C?

No

Generar informe

NO
FIN

HISTORIA DE CAMBIOS (Describir los principales cambios que impacten el proceso)


FECHA (da/mes/ao)
Proceso:
1. Gestin de Riesgos de los clientes - CGR
2. Gestin de los riesgos de higiene, seguridad y ambiente / Prevencin de riesgos - ARL

PROCEDIMIENTO

Ingreso o modificacin de Planes de Trabajo - Asesor Riesgos


Definir y registrar en el sistema el plan de trabajo que el Asesor en Riesgos de Consultoria desarrollar dentro de la Empresa
informacin

Aplica para todos los planes de trabajo (nuevos, anuales y para ajustes en el tiempo), elaborados por Asesores en Riesgos de

DESCRIPCIN

Empresa afiliada a ARL Sura

De acuerdo a la estrategia de intervencin que el Profesional en Prevencin de


Riesgos (PPR) haya acordado con el cliente, le define al Asesor en Riesgos (A.R) los
lineamientos que debe tener en cuenta para elaborar el plan de trabajo.

Teniendo en cuenta los lineamientos dados por el PPR, el contexto del cliente
(siniestralidad, conocicmiento de la empresa y sector); el Asesor en Riesgos realiza la
propuesta del Plan de Trabajo a desarrollar en la empresa asiganda durante el
siguiente ao y/o semestre (pueden cambiar condiciones de negociacin) y la enva por
correo electrnico al PPR para su aprobacin, con copia al equipo soporte de
Consultora en Gestin de Riesgos (CGR).

Nota 1: los correos habilitados para el equipo soporte de CGR son:


- Regional Centro: soporteconsultoria1@suramericana.com.co
- Otras Regionales: soporteconsultoria2@suramericana.com.co

Nota 2: El plan de trabajo elaborado por el Asesor en Riesgo hace parte del Plan de
Trabajo macro definido por el PPR para la empresa

Nota 3: Si se trata de un cliente nacional, se sigue las directrices defindas para este
segmento y especificadas en el Acuerdo de Servicio Consultora - ARL Sura.
El PPR evala la propuesta de Plan de Trabajo elaborado por el Asesor en Riesgos y la
aprueba o rechaza segn cumpla con los lineamientos indicados (acuerdo con el
cliente, foco de intervencin):
- Si el Plan de Trabajo no es aprobado, por correo electrnico se indica los motivos y
se solicita al Asesor en Riesgos ajustar la propuesta. El correo se enva con copia al
equipo soporte de CGR.
- Si el Plan de Trabajo es aprobado se da respuesta por correo electrnico al Asesor
en Riesgos con copia al equipo soporte de CGR confirmando que queda aprobado y
est listo para el cargue en el sistema.

Notas:
1. Si en 5 das hbiles el PPR no emite ningn juicio acerca de la propuesta del Plan
de Trabajo elaborada por el Asesor, se considerar aprobada y se contina con el
proceso.
2. Si el plan de trabajo es devuelto, el Asesor en Riesgos cuenta con 5 das hbiles
para realizar los ajustes y enviarlo de nuevo al PPR

El equipo soporte de CGR verifica que el Plan de Trabajo enviado por el Asesor en
Riesgos y/o PPR cumpla con los criterios definidos para el cargue al sistema:

- Aprobacin del PPR


- Formato definido (Excel: Macro Plan de Trabajo)
- Nmero de horas completas para el ao de ejecucin

Si el Plan de Trabajo no cumple con los criterios definidos, se devuelve a travs de


correo electrnico al Asesor en Riesgos indicando el motivo de la devolucin y
solicitando la correccin. El correo se enva con copia al PPR.

El Asesor en Riesgos realiza las correcciones indicadas, gestiona su aprobacin con el


PPR y enva nuevamenteal equipo soporte de CGR para ingreso al sistema

Nota: El Asesor en Riesgos tiene un tiempo mximo de 2 das hbiles despus de


haber recibido la devolucin del Plan de Trabajo para enviarlo nuevamente al equipo
soporte con previa aprobacin del PPR.

El equipo de soporte de CGR valida que el asesor se encuentre homologado,


habilitado en el Sistema de Gestin de Servicios (SGS) y GIROP, y asosciado a la
empresa cliente en donde prestar sus servicios; si no es as se debe coordinar con el
proceso Logstica del Servicio de CGR la habilitacin del asesor en los sistemas y
matricula de las empresas que tiene asignadas para la atencin, y la homologacin del
Asesor a travs del rea Gestin Procesos de ARL.
El equipo de soporte de CGR ingresa al SGS la informacin diligenciada en el formato
Plan de Trabajo, y se notifica por correo electrnico al Asesor de Riesgos y PPR.

Notas:
1. Para los Planes de Trabajo nuevos se cuenta con un tiempo mximo de 5 das
calendario
2. Una vez se registren los planes de trabajo en el SGS, las rdenes de compra (O.C)
se generan automaticamente para el Asesor en Riesgos

Si se idetifica alguna inconsistencia o novedad en la O.C que se genera


automaticamente, se realizan los ajustes correspondientes en los sietmas (SGS y
Girop); para los ajustes a Planes de Trabajo se cuenta con 2 das hbiles.

Cada mes se genera informe sobre el estado del ingreso de planes de trabajo y se
comparte por correo electrnico a las partes interesadas en Consultora en Gestin de
Riesgos (Directores Regionales, Gerencia Tcnica, Gerencia de Operaciones,
Coordinadores de Operaciones y Coordinadores de Gestin de Riesgos) y en ARL
(Gerencia Tcnica, Coordinadores de Procesos Tcnicos Regionales y Gerentes de
UEN)

DESCRIPCIN BREVE DEL CAMBIO


Versin: 1.0
ARL

de Consultoria desarrollar dentro de la Empresa afiliada a ARL Sura, garantizando Calidad, Pertinencia y oportunidad en el ingreso de la

el tiempo), elaborados por Asesores en Riesgos de Consultora en Gestin de Riesgos asignados a empresas afiliadas a ARL Sura.

RECURSOS
RESPONSABLE TECNOLGICOS REGISTRO(S)
(APLICACIONES)

- Excel
PPR -ARL
- Microestrategy

- Excel (Macro Plan de


Trabajo)
A.R - CGR Plan de Trabajo
- Microestrategy
- Correo electrnico
- Excel (Macro Plan de
Plan de Trabajo Aprobado /
PPR - ARL Trabajo)
- Correo electrnico Rechazado

- Excel (Macro Plan


Equipo Soporte - CGR de Trabajo)
- Correo electrnico

Correo electrnico indicando


- Excel (Macro Plan
devolucin del Plan de
Equipo Soporte - CGR de Trabajo)
Trabajo por incumplimiento
- Correo electrnico
en los criterios definidos

- Excel
A.R - CGR Plan de trabajo corregido
- Correo electrnico

- SGS
- GIROP
Equipo Soporte - CGR - Excel (con
prodcutos a
homologar)
- Equipo Soporte - CGR: Ingreso de
- SGS
planes de Trabajo
- Girop - Plan de Trabajo en el
- Auxiliar de Opereaciones - CGR:
- Excel (Macro Plan sistema
Modificaciones en Girop
de Trabajo) - Orden de Compra
- Auxiliar de Prevencin - ARL:
- Correo electrnico
Modificaciones en el SGS

- SGS
- Lider Nacional Asesores en Informe estado de avance
- Girop
Riesgo - CGR de ingresos de Planes de
- Excel
- Equipo Soporte - CGR Trabajo
- Correo electrnico

DESCRIPCIN BREVE DEL CAMBIO


Fecha: Agosto 2016

encia y oportunidad en el ingreso de la

empresas afiliadas a ARL Sura.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

- Propuesta comercial
- Planes de trabajo anteriores

Acuerdo nivel de servicio


Consultora - ARL Sura
Acuerdo nivel de servicio
Consultora - ARL Sura

Acuerdo nivel de servicio


Consultora - ARL Sura

Acuerdo nivel de servicio


Consultora - ARL Sura

Acuerdo nivel de servicio


Consultora - ARL Sura

Acuerdo nivel de servicio


Consultora - ARL Sura
Acuerdo nivel de servicio
Consultora - ARL Sura

VERSIN
Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Agrupador: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

OBJETIVO

ALCANCE

ACTIVIDAD

INICIO

Validar cumplimiento de
criterios

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 27 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Agrupador: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

OBJETIVO

ALCANCE

ACTIVIDAD

Cumple
con No
Devolver Plan de Trabajo
criterios
definidos?

Si

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 28 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Agrupador: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

OBJETIVO

ALCANCE

ACTIVIDAD

Corregir Plan de Trabajo

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 29 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Agrupador: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

OBJETIVO

ALCANCE

ACTIVIDAD

Registrar Plan de Trabajo en


el sistema

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 30 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Agrupador: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

OBJETIVO

ALCANCE

ACTIVIDAD

Generar informe

NO
FIN

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 31 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Proceso: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

Registrar en el sistema los planes de trabajo nuevos para las empresas afiliadas a ARL Sura, garantizando oportunidad y calidad en el ingreso de la informacin

Aplica para el registro de planes de trabajo nuevos elaborados por Asesores en Riesgos y aprobados por el PPR

RECURSOS
DESCRIPCIN RESPONSABLE TECNOLGICOS
(APLICACIONES)

- Asesor en Riesgos
Plan e trabajo aprobado por PPR Excel
- PPR

Una vez se recibe el Plan de Trabajo enviado por el Asesor en Riesgos o el PPR a
travs de correo electrnico, se verifica que est en el formato definifo y correctamente - Excel
Soporte CGR
diligenciado: - Correo electrnico
Indicar los criterios que debe cumplir para poder ser ingresado en el SGS

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 32 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Proceso: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

Registrar en el sistema los planes de trabajo nuevos para las empresas afiliadas a ARL Sura, garantizando oportunidad y calidad en el ingreso de la informacin

Aplica para el registro de planes de trabajo nuevos elaborados por Asesores en Riesgos y aprobados por el PPR

RECURSOS
DESCRIPCIN RESPONSABLE TECNOLGICOS
(APLICACIONES)

Si el Plan de Trabajo no cumple con los criterios definidos, se devuelve a travs de


- Excel
correo electrnico al Asesor en Riesgos indicndole el motivo de la devolucin y Soporte CGR
- Correo electrnico
solicitando el ajuste y/o correccin del mismo.

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 33 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Proceso: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

Registrar en el sistema los planes de trabajo nuevos para las empresas afiliadas a ARL Sura, garantizando oportunidad y calidad en el ingreso de la informacin

Aplica para el registro de planes de trabajo nuevos elaborados por Asesores en Riesgos y aprobados por el PPR

RECURSOS
DESCRIPCIN RESPONSABLE TECNOLGICOS
(APLICACIONES)

El Asesor en Riesgos realiza los ajustes y/o correcciones indicadas, gestiona su


aprobacin con el PPR y enva nuevamente para ingreso al sistema en un tiempo - Excel
Asesor en Riesgos
mximo de 2 das hbiles despus de haber recibido la devolucin del Plan de - Correo electrnico
Trabajo.

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 34 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Proceso: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

Registrar en el sistema los planes de trabajo nuevos para las empresas afiliadas a ARL Sura, garantizando oportunidad y calidad en el ingreso de la informacin

Aplica para el registro de planes de trabajo nuevos elaborados por Asesores en Riesgos y aprobados por el PPR

RECURSOS
DESCRIPCIN RESPONSABLE TECNOLGICOS
(APLICACIONES)

En un tiempo mximo de 5 das calendario, se ingresa la informacin diligenciada en


el formato Plan de Trabajo al sistema, y se notifica por correo electrnico al Asesor de Soporte CGR SGS
Riesgos y PPR

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 35 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Proceso: Gestin de Riesgo de los clientes

PROCEDIMIENTO

Ingreso de un plan de trabajo nuevo

Registrar en el sistema los planes de trabajo nuevos para las empresas afiliadas a ARL Sura, garantizando oportunidad y calidad en el ingreso de la informacin

Aplica para el registro de planes de trabajo nuevos elaborados por Asesores en Riesgos y aprobados por el PPR

RECURSOS
DESCRIPCIN RESPONSABLE TECNOLGICOS
(APLICACIONES)

Periodicamente (indicar frecuencia) se genera informes sobre el estado del ingreso de


planes de trabajo y se comparte por correo electrnico a las partes interesadas en
Consultora en Gestin de Riesgos (Directores Regionales, Gerencia Tcnica, Gerencia
Soporte CGR Excel
de Operaciones, Coordinadores de Operaciones y Coordinadores de Riesgos) y en
ARL (Gerencia Tcnica, Coordinadores de Procesos Tcnicos Regionales y Gerentes
de UEN)

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 36 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Versin: 1 Fecha: Junio 2016

calidad en el ingreso de la informacin

DOCUMENTOS
REGISTRO(S)
ASOCIADOS

Formato Plan de
Plan de trabajo
Trabajo

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 37 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Versin: 1 Fecha: Junio 2016

calidad en el ingreso de la informacin

DOCUMENTOS
REGISTRO(S)
ASOCIADOS

Polticas para
registro en el
sistema de
Planes de
trabajo

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 38 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Versin: 1 Fecha: Junio 2016

calidad en el ingreso de la informacin

DOCUMENTOS
REGISTRO(S)
ASOCIADOS

Polticas para
registro en el
Plan de trabajo
sistema de
corregido
Planes de
trabajo

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 39 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Versin: 1 Fecha: Junio 2016

calidad en el ingreso de la informacin

DOCUMENTOS
REGISTRO(S)
ASOCIADOS

Polticas para
registro en el
Plan de Trabajo
sistema de
en el sistema
Planes de
trabajo

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 40 de 41


Versin: (1)
AGRUPADOR: Validacin del Servicio
PROCESO: Auditoria y Evaluacin de la Calidad
Fecha: 2010/10/07

Versin: 1 Fecha: Junio 2016

calidad en el ingreso de la informacin

DOCUMENTOS
REGISTRO(S)
ASOCIADOS

Informe estado
de avance de
ingresos de
Planes de
Trabajo

EPS Sura Compaa Suramericana de Seguros S.A 41 de 41