Projektmanagement

Fragen aus Studienbrief

1. Weshalb werden Aufgaben in Form von Projekten organisiert? Welche Vorteile
werden daraus erwartet?
- Zeitliche Befristung
- Neuartiges auerhalb der bestehenden Organisation umsetzen
- komplexe Aufgaben mit vielen Schnittstellen bewltigen
- ausreichend Ressourcen und Kompetenzen zur Bewltigung der Aufgabe

2. Definieren sie folgende Begriffe: Projekt, Projektmanagement,
Multiprojektmanagement!

Projekt: zeitlich befristetes Vorhaben, durch Einmaligkeit der Bedingungen in
Gesamtheit gekennzeichnet, klar abgrenzbare Ziele, zugewiesene Ressourcen,
vorauszusetzende Rahmenbedingungen, meist mit Projektorganisation neben
Primrorganisation

Projektmanagement: Planung, Organisation, Personalauswahl, P-Einsatz, Fhrung,
Kontrolle, zur Erreichung von Projektzielen, Trger = Projektleiter, Untersttzt durch
Controlling, QS, Risikomgmt.

Multiprojektmanagement: strategisches Projektmanagement, Mgmt. Vielzahl von
gleichzeitiger Projekte eines U. oder Organisation

3. Auf welchen Ebenen im Unternehmen spielt sich Projektmanagement ab?
- Management-Ebene: Management durch Projekte: Definition des Projektbedarfs,
Auswahl durchzufhrender Projekte, Einbindung externer wie interner
Anspruchsgruppen
- Management des Projekts: Projektauftrag in geeigneter Weise zerteilen
- Management von mehreren Projekten: projektbergreifende Koordination, Synergien
und Ressourceneffizienz

4. Was sind die Aufgaben des Multi-Projektmanagements?
- Auswahl, Priorisierung und Planung der zu realisierenden Projekte
- Identifizieren von Schnittstellen zwischen Einzelprojekten
- Schaffen von Kompatibilitt zwischen Einzelprojekten
- nutzenoptimale Priorisierung bei gegebenen Budget-, Ressourcen-, Kapazittsgrenzen
- kontinuierliches Controlling des Projektportfolios
- regelmiges und systematisches Bewerten aller laufenden Projekte
- Reagieren auf Vernderungen (Rahmenbedingungen, Einflsse...)
- Entscheidung ber Fortfhrung oder Abbruch von Projekten

5. Nennen und erlutern sie die Aufgaben und Ziele des Projektmanagements!
Ziele:
- Projektziel erreichen wirtsch. Strukturierte Organisation und Steuerung der
Projektarbeit
 - Koordination und Integration aller Aktivitten sowie Denken in
Zusammenhngen
- Starke Orientierung des Projektergebnisses am Kunden (intern/extern)
- Projektfrderliche Kommunikation (Projektmarketing)
- Frhe Einbindung aller Projektbeteiligten zur Verbesserung der Ergebnisse und
Verringerung von Widerstnden in Umsetzung
- Konsequente Bercksichtigung rechtlicher und wirtschaftlicher Aspekte
- Einheitliche und transparente Verfahren zur Projektzielbildung, -bewertung, -
Auswahl und Abwicklung
Aufgaben
- Zielbildung oder Zielklrung, Projektinitiierung
- Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektverlaufs
- Organisation und Fhrung
- Information und Kommunikation
- Qualitts- und Risikomanagement

6. Welche Fragen sollten sie als Projektleiter bereits zu Beginn des Projektes
(Projektinitiierung) klren?
- Projektauftrag klar (Ziele, nicht-Ziele, Rahmenbedingungen)
- Ressourcenverfgbarkeit
- Projekt-Setup
- Untersttzung des Projektes durch Management

7. Was sind die Hauptaufgaben des Projektmanagements?
- Planung, Organisation, Personalauswahl, P-Einsatz, Fhrung, Kontrolle, zur
Erreichung von Projektzielen

8. Wer hat Einfluss auf die Ziele von Projekten? Woher kommen die Ziele fr
Projekte?
- Ziele kommen von Auftraggeber
- Einfluss haben alle Projektbeteiligten (sowohl im Projekt als Stakeholder)

9. Welche Defizite sind aus dem Fehlen von klaren Projektzielen zu erwarten?
(S.17)
- Probleme nicht als solche identifizierbar
- Soll-/Ist Abweichungen nicht feststellbar
- Handlungs-/Lsungsalternativen nicht abgeleitet und bewertet werden
- Zielorientierte Entscheidungen nicht mglich
- Aktivitten und Verhalten nicht zielorientiert koordinieren
- Konfliktbewltigung erschwert, da Arbeitsbasis fehlt
- Motivation durch Zielvorgaben leidet, keine zielabhngigen Anreize

10. Fr erfolgreiche Projekte gilt es die Zieldimensionen aus dem magischen
Vierecks beachten. Welche Dimensionen sind dies? Erlutern Sie deren
Bedeutung fr den Projekterfolg.
- Dimensionen: kurze Termine, niedrige Kosten, hohe Qualitt, hohe Akzeptanz
- Termine: nicht zu lange ziehen, sonst leider Motivation zur Vernderung
- Kosten: Ressourcen und Budgetprobleme
- Qualitt: Projektergebnis, das Problem nicht adquat lst
- Akzeptanz: Probleme in Realisierungsphase durch Widerstnde

11. Beim Management von Projekten haben verschiedene Faktoren Einfluss auf
den Erfolg. Nennen und erlutern Sie die 10 zentralen Erfolgsfaktoren der
Projektarbeit.
- Projektwrdige Aufgabenstellung
- Klarer Projektauftrag, messbare Ziele
- Sichere Untersttzung Machtpromotoren
- Kompetente Projektleiter und Teammitglieder
- Soviel Projektmanagement wie ntig, nicht wie mglich
- Zeitliche Freistellung notwendige Ressourcen
- Klare Rollenverteilung
- Gezielte Projektkommunikation
- Elektronische Hilfsmittel
- PM-Kultur

12. Was sollte im Rahmen eines Projektauftrages in jedem Fall geklrt worden
sein? Bennen Sie diese und erlutern Sie Ihre Antwort! (S.37)
- Zeitlicher Rahmen
- Klare Ergebnisse und Ziele (auch Nichtziele)
- Hauptaufgaben (Projektphasen)
- Projektressourcen und Kosten
- Auftraggeber und Projektleiter
- Projektteam

13. Welche Fehler knnten bei Vernderungsprojekten nach Doppler vermeiden
werden? (S.29)
- Kaltstart: keine vorausschauende Planung
- Fehlende Beteiligung der Betroffenen
- Zu viel auf einmal: Aktionismus
- Lsung ist Teil des Problems: Vorauswahl von Lsungen
- Abwiegeln oder Salamitaktik (Wahrheit auf Raten)
- Insellsungen: selten berlebensfhig
- Etikettenschwindel und Glaubwrdigkeitslcke

14. Benennen und erlutern Sie die neun Ttigkeits- oder Wissensbereiche fr das
operative Projektmanagement!
- Inhalts- und Umfangsmanagement
- Integrationsmanagement
- Terminmanagement
- Kostenmanagement
- Qualittsmanagement
- Personalmanagement
- Kommunikationsmanagement
- Risikomanagement
- Beschaffungsmanagement


15. Welche Fragen werden im Rahmen einer Projekt-Risikoanalyse beantwortet?
- Akzeptanzrisiken: Lsung von Betroffenen abgelehnt
- Qualittsrisiken: Ergebnis nicht erwartete Qualitt
- Forschungs- oder Technologierisiken: keine passende Technologie
- Ressourcenrisiken: Personalressourcen
- Finanzielle Risiken: Investitionsmittel- und Kostenrisiken
- Terminrisiken: nicht Einhaltung

16. Zeichen und erlutern Sie den Projektmanagementprozess und seine
Elemente.
Projektbeauftragung ist erfolgt
- Projektstart und Planung (Know-how Transfer, On-Boarding, Auftragsklrung,
Projektablauf planen)
- Projektsteuerung und Controlling (Projektstatus, Soll-/Ist, Korrektur)
- Parallel: Laufende Projektkoordination (Informationen und Arbeiten, Disposition
Ressourcen, Abstimmung Termine)
- Parallel: Laufendes Projektmarketing (Awareness und Akzeptanz bei
Management, Tue gutes und rede darber)
- Falls ntig: Bewltigung einer Projektkrise (kein Warten auf LA)
- Projektdokumentation und Abschluss (wichtig, keine Daueraufgaben,
Motivation fr neue Projekte)
Projektabnahme

17. Erlutern Sie den Objekt- und den Projektstrukturplan und erklren Sie den
Unterschied an einem Beispiel.
- Objektstrukturplan: gemeinsame Sichtweise der zu erstellenden Objekte (vom
Ganzen zum Detail verfeinert)
- Projektstrukturplan: Erfassung und Strukturierung der Aufgaben, Bndelung zu
Arbeitspaketen (AP), Grundlage fr Ablauf-, Termin-, Kosten-, Ressourcen-Pl.

18. Erlutern Sie den Netzplan- und den Balkenplan und erklren Sie den
Unterschied an einem selbst erstellen Beispiel. (S.73)
- Balkenplan (Gantt-Diagramm): zeitliche Abfolge von Aktivitten grafisch in Form
von Balken auf Zeitachse, Aktivittslnge erkennbar, zeitliche Abhngigkeiten,
keine logischen Abhngigkeiten
- Netzplan: temporale und finale Verkettung von Aktionen, schnell nderbar, CPM,
PERT, Identifikation von kritischen Pfaden / Meilensteinen, logische
Abhngigkeiten erkennbar

19. In Unternehmen stehen oftmals mehr Projekte auf der Wunschliste, als
realisiert werden knnen. Welche Einflussgren bestimme die Projektauswahl /
das Projektportfolio? (S.38)
- Wirtschaftlichkeit
- Strategie
- Gesetzliche Auflagen
- Budgetrestriktionen
- Ressourcenrestriktionen
- Terminrestriktionen


20. Wie knnen Projekte in einer Aufbauorganisation eingebunden werden?
Zeichen und Erlutern Sie die Formen! Gehen Sie auf die Vor- und Nachteile ein!
Stabsorg. Matrixorg. Projektorientierte Reine Projektorg.
Teilbereiche
Projekt- Sehr gering mittel hoch Vollstndig
Ausrichtung
+/- + einfach - aufwendig - aufwendig - aufwendigste
+ + vollamtliche + alles vollamtlich Lsung
nebenamtlich Leitung + hohe + alles
- schmale - nebenamtl. Professionalis. vollamtlich
Wissensbasis Durchfhrung + Know-How + bereichsber-
- geringe + Durchgriff Transfers greifend
Professionalis. auf Mitglieder - keine interdisz. + breiter Know-
+ Bndelung KH-Bndelung How Transfer
Know-How
Anwendung Einfach Komplexe Neuartige Einzelanwendung
Vorhaben Vorhaben, Vorhaben, bei sehr hoher
hufige bereichsbez. Bedeutung
Projekte Probleme


21. Die Zusammenarbeit von Menschen in Projekten durchluft mehrere Phasen.
Welche sind dies und wodurch sind diese gekennzeichnet? Was kann der
Projektleiter in der jeweiligen Phase tun, um zu einer Verbesserung /
Weiterentwicklung beizutragen?
- Phase I : TEST
hflich, unpersnlich, gespannt, vorsichtig
- Phase II: NAHKAMPF
Konflikte, Konfrontation, auswegslos, Cliquen, mhsam
- Phase III: ORGANISATION
Feedback, Standpunkte, Umgangsformen, neue Verhaltenweisen
- Phase IV: VERSCHMELZUNG
Ideenreich, offen, flexibel, leistungsfhig, solidarisch

Untersttzung
- Keine Phase berspringen
- Hufige Sitzungen um Prozess abzukrzen
- Stil der Phase I prgt Projektverlauf
- Phase I: Vertrauen und Sicherheit geben
- Phase II: Struktur und Werte geben
- Phase III: Methoden und Moderation geben
- Phase IV: Schtzen nach Auen

22. Welche Risiko-Bewltigungsstrategien gibt es? (S.99)
- Vermeidung (Anpassung Ziele)
- Verminderung (Puffer etc.)
- bertragung (z.B. Dritte)
- Akzeptanz (wenn vertretbar)

23. Nenne Sie die fnf Schritte, die bis zum Projektauftrag durchlaufen werden
sollten (nach Hagen)! (S.35)
- Situations- und Kontextanalyse
- Projektzielsetzung
- Projektorganisation
- Aufwands- und Kostenschtzung
- Entscheidungsvorlage zum Projektauftrag


24. Erlutern Sie die Steuerung fr die drei Zieldimensionen Zeit, Kosten und
Leistung mittels Abweichungsanalyse, Abweichungstyp und Manahmen.

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25. Was sind die Bestandteile eines Projektauftrages? Nennen und erlutern Sie
diese! (S.37)
- Zeitlich: Anfang/Ende
- Ergebnis: Start/Ende
- Ziele/Nicht-Ziele
- Hauptaufgaben / Phasen
- Projektressourcen
- Auftraggeber / Projektleiter / Projektteam

26. Was ist die Aufgabe des Risikomanagement in Projekten? Erlutern Sie dies
umfassend. (S.95)
- Projektrisiken = potenzielle Bedrohung fr Projekterfolg
- Akzeptanz-, Qualitts-, Forschungs-/Technologie-, Ressourcen-, Termin-,
Finanzielle Risiken
- Identifizierung/Bewertung/Priorisierung,
Risikostrategie/Manahmen/Anpassung Projektplan, Risikocontrolling

27. Welche Aufgaben und Formen der Information, Dokumentation und
Kommunikation sind in Projekten anzutreffen? (S.102)
- Projektstatusberichte bei Erreichen von Meilensteinen
- Projektbersichten als Fortschreibung von Projektstatusberichten
- Ausnahmeberichte bei berschreiten vorgegebener Toleranzen
- Projektabschlussberichte