KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Kegagalan Sistem Informasi

Kira-kira 75 persen dari keseluruhan implementasi sistem dapat dikatakan gagal.
Meskipun sistem informasi masih dalam proses pembuatan, namun sistem tersebut
telah banyak menghabiskan waktu dan uang, atau secara fungsional tidak cukup
menutupi manfaat yang diharapkan.
Dalam beberapa sistem, hampir semua laporan yang disampaikan kepada
manajemen tidak pernah dibaca. Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan
hanya dipenuhi dengan ilustrasi grafik yang tidak dapat dianalisis atau dijadikan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Sementara itu dalam sistem lain
yang telah diotomatisasi, tidak pernah disentuh karena datanya tidak dapat
dipercaya. Pemakai informasi secara terus menerus memperbaiki record secara
manual. Kemudian dalam sistem yang lain lagi, telah terjadi kesalahan karena
keterlambatan dalam memproses data, biaya operasional yang demikian besar
atau, masalah-masalah pemrosesan data yang bersifat kronis.
Keseluruhan situasi sebagaimana yang telah digambarkan diatas memunculkan
pertanyaan-pertanyaan yang harus dicari penyebab kegagalannya.

Masalah Pokok Sistem Informasi

Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan oleh
banyak faktor. Masalah ini bukan hanya karena faktor teknikal dari sistem informasi
tetapi juga sebab yang bersifat non teknikal yang kebanyakan berasal dari faktor-
faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:
1. Desain
Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur,
budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan
organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat
dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan
budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi
pada satu elemen akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian maka tugas-
tugas organisasi, partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh
ketika sistem informasi berubah, dengan demikian, berarti mendesain sebuah
sistem berarti mendesain kembali organisasi.
2. Data
Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi
yang tinggi. Informasi dalam bidang tertentu bahkan membingungkan, atau tidak
ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang dipersyaratkan
dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak
cocok.
3. Biaya
Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan
pengoperasiannya memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam
sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem
tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak dapat
dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem
informasi tersebut tetapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.
4. Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat
waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan
informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering
mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan tidak dapat
memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-line secara
operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.

Mengukur Kesuksesan Sistem

Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem.
Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan menurut Laudon adalah:
1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui
polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuisioner, atau memonitor parameter
seperti volume transaksi on-line.
2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuisioner atau
interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang
akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan,
dan jadwal operasi sangat menjadi penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah
sikap manajer terhadap bagaimana informasi yang diperlukan bisa memuaskan
serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan
terhadap performance pekerjaan mereka.
3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staf
dari sistem informasi.
4. Tujuan yang dicapai.
5. Imbal balik keuangan untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau
peningkatan sales dan profit.
Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah
diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu.

Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi

Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya
ketakutan-ketakutan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal
karena benturan diantara lingkungan atau keadaan internal.
Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa
dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang
sama akan menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsur yang lain dalam
organisasi merupakan menyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena fokus
penjelasan terdapat pada pola pengimplementasian yang berbeda.

Implementasi Konsep
Implementasi merujuk pada semua aktivitas organisasi yang ditujukan terhadap
adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus
memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok untuk kesuksesan
inovasinya. Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan
pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen.
Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan pada
strategi inovasi. Terdapat beberapa contoh organisasi dimana tidak terdapat
dukungan dari manajemen puncak untuk proyek inovatif semenjak dari awal, dan
pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari bawahan, partisipasi dari
pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat saja gagal.
Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang
menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan
terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang.
Studi tentang proses implementasi telah menguji hubungan antara desainer suatu
sistem informasi dan pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam
pengembangan sistem. Studi memfokuskan pada isu seperti:
Konflik antara orientasi teknis / mesin dari spesialisasi sistem informasi dan
pengguna yang berorientasi pada bisnis atau organisasi.
Dampak sistem informasi pada struktur organisasi, kelompok kerja dan perilaku.
Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen.
Tingkat partisipasi pengguna dalam proses desain dan pengembangan sistem.

Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi

Riset tentang implementasi sistem informasi telah menunjukkan bahwa tidak ada
satupun penjelasan untuk kesuksesan dan kegagalan sistem. Begitu pula tentang
rumus kesuksesan sistem informasi. Tidak ada satupun rumus agar suatu sistem
dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa implementasi secara
luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
1. Peran pengguna dalam proses implementasi.
2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi.
3. Tingkat kompleksitas dan risiko implementasi proyek.
4. Kualitas manajemen dalam proses imlementasi.
Keterlibatan dan pengaruh pengguna
Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunya beberapa hasil
yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem,
ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan
kebutuhan bisnis dam kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk
mengontrol hasil. Kedua, bagi pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi
positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses
perubahan itu sendiri.
Namun demikian, pengguna sering berpandangan sempit terhadap masalah yang
perlu pemecahan dan mungkin terlampau tinggi dalam melihat kesempatan dalam
meningkatkan proses bisnis atau cara-cara inovasi dalam menerapkan teknologi
informasi.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancangan sistem informasi
Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang
masalah dalam upaya penerapan sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem
informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan
prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara
pengguna dengan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan
loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi.
Dukungan manajemen
Jika sebuah proyek sistem informasi mendapat dukungan serta persetujuan dari
manajemen di semua level, sepertinya akan dipersepsikan positif baik oleh
pengguna maupun staf pelayanan teknis informasi. Dukungan manajemen juga
akan meyakinkan bahwa proyek sistem akan menerima cukup dana serta sumber
daya lain untuk meraih kesuksesan.
Tingkat kompleksitas dan risiko
Sistem sangat berbeda dalam hal ukuran, ruang lingkup, tingkat kompleksitas,
organisasional dan komponen-komponen teknisnya. Beberapa proyek
pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem
tersebut mengandung tingkat risiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para
peneliti telah mengidentifikasi tiga faktor kunci yang mempengaruhi tingkat risiko
proyek, yaitu:
1. Ukuran proyek
2. Struktur proyek
3. Pengalaman dengan teknologi
Manajemen dan proses implementasi
Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar
kemungkinannya akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut:
1. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
2. Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
3. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat
dari yang diperkirakan.
4. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.

Rangsangan dan Rekayasa Bisnis

Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidaklah mengejutkan jika muncul
tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang
secara mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa
kasus masalah yang berasal dari ketidakmampuan manajemen untuk
mengidentifikasi masalah kritis untuk dipecahkan melaui rekayasa, perusahaan
hanya berusaha membuat peningkatan menyeluruh dalam operasi yang
berlangsung terus menerus disamping mendesain kembali secara radikal proses
bisnisnya.
Dalam beberapa kasus, hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh
kurangnya implementasi dan perubahan praktik-praktik manajemen yang gagal dan
pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk berubah. Berkaitan dengan ketakutan
dan kecemasan diseluruh organisasi, mengatasi resistensi para manajer kunci,
mengubah fungsi-fungsi pekerjaan, pola karir, menimbulkan ancaman yang lebih
besar. Masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari
implementasi organisasi dan perubahan manajemen.

Implementasi Sistem Informasi: Apa yang Salah?

Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap
pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna:
Analisis
Waktu, uang, dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangatlah sedikit.
Penempatan staf pada tim proyek tidak tepat.
Staf pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin
disampaikan.
Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi dari sistem yang
mencukupi.
Pengguna menolak untuk menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek
mengumpulkan informasi yang mendukung kesuksesan.
 Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.

Desain
Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas
desain.
Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini.
Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing
direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
Spesifikasi fungsional tidak didokumentasian secara cukup.
Pemrograman
Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah
terlampau rendah.
Programmer di supply dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara
logis.
Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain
struktur atau teknik yang berorientasi pada objek.
Program tidak didokumentasikan secara cukup.
Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal.
Pengujian
Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing terlalu rendah.
Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisir.
Pengguna tidak terlibat di dalam testing secara cukup.
Tim implementasikan tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk
manajemen review.
Konversi
Waktu dan uang untuk aktivitas konversi tidak cukup.
Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai
konversi dimulai.
Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan, sistem dibuat operasional
sebelum segalanya siap.
Dokumentasi sistem dan penggunaan tidak cukup.
 Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup.

Mengelola Penerapan Sistem Informasi

Tidaklah semua aspek dalam proses implementasi dapat secara mudah dikontrol
atau direncanakan. Namun demikian, peluang untuk berhasilnya sebuah sistem
dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin
terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen
proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan untuk
masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa
pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode implementasi
dan untuk mengelola proses perubahan organisasi