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Gestin de proyectos con Microsoft Project

Project es una base de datos que facilita la gestin y el seguimiento de un


proyecto descompuesto en tareas.

Proporciona varias vistas relacionadas con los datos introducidos; por


ejemplo: Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gantt de seguimiento, uso

de tareas, uso de recursos (+ vistas) ->

Comenzaremos introduciendo tareas en el proyecto; as que, para ello,


abrimos la vista entrada de tarea. Aunque podemos introducir estos datos
en cualquier otra vista.

Indicamos a Project la duracin de cada una de las tareas; si no lo


hiciramos, Project les asignara 1 da. A la ltima tarea le ponemos la
duracin 0 das, con lo que la convertimos en un Hito.

Para organizar las tareas en fases, habr que ir sangrando las subtareas;
esto lo hacemos con el icono correspondiente (flecha verde a la derecha)
o con el atajo de teclado Alt + Shift + flecha a la derecha. Se puede
hacer el sangrado por bloques de tareas.

Las tareas que engloban a otras reciben el nombre de tareas de resumen;


en el Diagrama de Gantt aparecen como una barra negra de duracin
desde el inicio de la primera subtarea hasta el final de la ltima subtarea.

Definir las tareas correctas para conseguir un buen resultado es una


habilidad imprescindible para un director de proyecto. Las listas de tareas
que se crean en Project deben describir todo el trabajo necesario, y
solamente el trabajo necesario para completar el proyecto con xito.

Project puedetrabajar con tareas de duracin entre minutos y meses. La


llamada regla del 8/80 sugiere que la mejor gestin se realiza con
tareas de duracin comprendida entre 8 horas y 80.
Las dos tcnicas ms usadas para definir tareas y fases son:

Planificacin de arriba a abajo: Se definen previamente las fases


o productos globales del proyecto, antes de detallar las tareas
concretas necesarias para completar las fases. Esta tcnica va de lo
general a lo particular.
Planificacin de abajo a arriba: Define el mayor nmero posible
de tareas concretas antes de organizarlas en bloques lgicos,
llamados fases o tareas de resumen.

Lo ms normal es que el director de proyecto establezca las fases globales


(de arriba a abajo), para que despus los recursos que ejecutarn el
proyecto proporcionen las tareas concretas que compondrn cada fase (de
abajo a arriba).

En cualquier caso, estamos hablando de la tcnica EDT (Estructura de


descomposicin del trabajo).

Vinculaciones entre tareas

Para Project, el vnculo por defecto entre tareas es de fin a comienzo, de


modo que podemos llamar a la primera tarea predecesora, y a la segunda,
sucesora.

Cualquier tarea puede ser predecesora de una o ms sucesoras, del mismo


modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms predecesoras.

Aparecen los siguientes tipos de relaciones entre tareas:

Tipo de Significado Se muestra Ejemplo


relacin
Fin a Fecha de finalizacin de Una escena de una
comienzo (FC) la predecesora pelcula se tendr que
determina la fecha de filmar antes de poder
inicio de la sucesora. editar.
Comienzo a Fecha de inicio de la La iluminacin de una
comienzo predecesora determina escena comienza con
(CC) la fecha de inicio de la la filmacin de la
sucesora. misma.
Fin a fin (FF) Fecha de finalizacin de Las tareas que exijan
la predecesora un equipo
determina la fecha de determinado deben
finalizacin de la finalizar cuando
sucesora. finalice el alquiler del
equipo.
Comienzo a Fecha de inicio de la La fecha de edicin
fin (CF) predecesora determina de una pelcula
la fecha de finalizacin determina la
de la sucesora. finalizacin de la
filmacin.
Recursos

Project trabaja con tres tipos de recursos: De trabajo, de material y de


costo. Los primeros son las personas y el equipo que realiza el trabajo en el
proyecto.

Recurso de trabajo Ejemplo


Personas individuales identificadas Jose
por su nombre
Personas individuales identificadas Electricista
por su puesto o su funcin
Grupos de personas que poseen Albailes, electricistas, etc.
habilidades comunes (a la hora de
asignar estos recursos a una tarea
no es necesario precisar quin es el
individuo particular que la realizar)
Equipo (herramientas) Foco de 2000 W

Los recursos de equipo no deben ser necesariamente porttiles, as, un


estudio de edicin de vdeo se podr considerar tambin como equipo.

Abriremos la vista hoja de recursos e iremos introduciendo los de nuestro


proyecto de ICT.

Usaremos la vista Hoja de recursos para ir introduciendo los que van a


participar en nuestro proyecto de ICT.

Como vamos a contar con dos electricistas en el campo capacidad maxima


pondremos 200% ; eso equivale a dos trabajadores a jornada completa (8
horas , 5 dias a la semana). Los valores de capacidad maxima tambien
podemos introducirlos como numeros enteros o fraccionarios (.5,1,2).

Los recursos de equipo pueden trabajar 24 horas al da por ejemplo , una


camara de video.

Se podra necesitar establecer un recurso de equipo, cuando :

Diversos equipos o personas pueden necesitar una misma


herramienta para realizar distintas tareas al mismo tiempo.
Se desea planificar y hacer el seguimiento de los costes
asociados con una herramienta (Que no halla
sobreasignaciones). Ejemplo : Medidor de campo.
RECURSOS DE MATERIAL

Son articulos de consumo que se utilizan a medida que el proyecto avanza.


Se incluyen en project para poder hacer un seguimiento de la tasa de
consumo y de su coste asociado.
Por ejemplo: pondremos rollos de 100 metros como unidad de medida
para llevar el consumo de cinta de marcado de conducciones.

Para los recursos de material, la tasa estandar se referir a cada unidad


consumida; en nuestro caso, rollos de 100m.

RECURSOS DE COSTO

Estos recursos representan el coste financiero asociado a una tarea del


proyecto. Un ejemplo seran viajes o sesiones de formacion.

Como los recursos de material, no realizan ningn trabajo y por tanto, no


tienen efecto en la planificacion de una tarea.

Nuestro recursos de costo Viajes , lo asignaremos a una tarea y en ese


momento le pondremos precio

TARIFAS DE PAGO DE LOS RECURSOS

Casi todos los proyectos presentan algn aspecto financiero y estn


restringidos por limitaciones de coste. El seguimiento de los mismos permite
responder a las siguientes preguntas:

Cul es el coste total previsto para el proyecto?, basado en la


duracin de las tareas y las estimaciones de recursos
Se estn utilizando recursos caros para realizar un trabajo que
podria ser efectuado por recursos mas econmicos?.
Cunto dinero requerir en la tarea o un tipo de recurso especfico a
lo largo de la vida del proyecto?
Cmo se ha asignado un tipo particular de gasto?, por ejemplo, un
viaje, en el proyecto.
Se est gastando dinero a un ritmo que pueda mantenerse a lo largo
de la duracin estimada del proyecto?.

A veces es complicado obtener informacin sobre el coste de los recursos ; y


muchas organizaciones, solamente los altos directivos y los especialistas en
RRHH conocen los salarios de todos los recursos humanos que componen un
proyecto, y pueden tener clasificada esta informacin como confidencial. La
eficiencia del jefe deproyecto se ve comprometida en este caso , ya que
tendra que suponer algunos costes.

Ajustaremos el tiempo de trabajo a recursos individuales.

El calendario de recursos controla las horas laborables y no laborables de un


recursos concreto (project crea automticamente un calendario para cada
uno de los recursos de trabajo).

Existe la posibilidad de que la jornada de trabajo de algunos recursos no


coincidan exactamente con lo especificado en el Calendario estandar del
proyecto ; ya sea por jornadas de trabajo flexibles , das libres o de
vacaciones, etc .

En el men herramientas abrimos el cuadro de dilogo Cambiar calendario


laboral. Y en el cuadro combinado Para calendario seleccionamos peon
genrico.
Ahora fijaremos una jornada 4x10 (es decir, 10 horas laborables durante 4
dias a la semana) para