BAB II

PEMBAHASAN

Pengertian Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan

penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan

untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya

bagi pelaksanaan kegiatan instansi serta dirujuk maksimal 15 kali dalam satu tahun.

Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi

pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif

dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan

secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam mengelola arsip inaktif organisasi

secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal

retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan

arsip inaktif.

Petunjuk penataan arsip inaktif dalam boks berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan

sebagai berikut:

1.Arsip harus ditata dalam aturan yang sama seperti pada waktu diberkaskan di unit

pencipta.
2.Seluruh arsip dalam setiap boks harus memiliki series arsip yang sama.

3.Seluruh arsip dalam bok harus memiliki periode retensi (jangka waktu simpan) yang

sama

4.Penataan fisik arsip dalam suatu bok arsip harus menyisakan ruang kira-kira satu inci

dalam setiap bok.

5.Arsip tidak boleh diletakkan pada bagian atas arsip yang lain dalam bok.

6.Berat setiap bok arsip tidak boleh melebihi 35 pound.

Penentuan nomor penempatan adalah kegiatan memberikan nomor lokasi atau

penempatan setiap nomor boks arsip sesuai yang terdaftar pada formulir pemindahan

arsip inaktif atau daftar pertelaan arsip inaktif yang dipindahkan. Setelah dilakukan

penataan fisik dan informasi arsip dalam folder dan penataan susunan arsip dalam boks

arsip secara keseluruhan, kemudian dilakukan penataan boks arsip pada rak arsip yang

tersedia di ruang penyimpanan arsip.

Komputerisasi penataan arsip inaktif adalah kegiatan mengelola data arsip inaktif

dengan menggunakan media komputer. Kompurisasi dapat dilakukan sebatas pada

metadata arsip inaktif atau secara menyeluruh baik metadata maupun dokumen

elektronik yang telah dialihmediakan dari media kertas atau media lain ke media

elektronik.

Ketentuan dan Cara Pemusnahan Arsip

Pada dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip

yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama

pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga

tidak dapat dikenali lagi.

Ketentuan pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan

dalam rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan

dalam peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum

pelaksanaan pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam

pengembangan keilmuan di bidang kearsipan, yang menjadi prinsip atau kaidah

kearsipan dalam melakukan pemusnahan arsip.

Pada prinsipnya pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip

sedangkan Unit Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi lebih

disukai oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang

dimusnahkan. Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan

Manajer Arsip dari pertanggungjawaban apabila terjadi kesalahan dalam memusnahkan

arsip.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi

alternatif yang paling sesuai dengan kondisi arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam

suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan arsip yang paling umum adalah di

antaranya membuang (tossing paper), pemarutan (shredding), pengabuan

(incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran kimia (chemical destruction),

dan menjadikan bubur kertas (pulping).

Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip,

pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan

pemusnahan arsip.

Penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman pada jadwal retensi arsip.

Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis

masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi

dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan Daftar Arsip Musnah. Daftar Arsip

Musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun

arsip, jumlah dan keterangan.Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip

yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun.

Panitia ini dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga.

Khususnya di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai

berikut:

1.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan

apabila menyangkut arsip keuangan;

2.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara

sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;

3.Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi

arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan,

tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita

Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk

memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.

Pemeliharaan Arsip Inaktif

Ada berbagai cara dalam pemeliharaan lingkungan arsip inaktif, diantaranya dilakukan

melalui upaya penentuan lokasi gedung dan ruang penyimpanan arsip yang memenuhi

standar fasilitas penyimpanan dan kaidah kearsipan yang ada. Lokasi penyimpanan

arsip inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor sesuai

kondisi dan kebutuhan instansi. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan

lingkungan penyimpanan arsip adalah cara penentuan ruang penyimpanan arsip, yang

meliputi pengaturan tata ruang, suhu kelembaban, pengaturan cahaya dan penerangan

serta penggunaan alat pengamanan lingkungan. Dengan pengaturan hal-hal tersebut

arsip dapat terjaga, tercegah dan terlindungi dari faktor penyebab kerusakan yang

diakibatkan oleh lingkungan.

Pemeliharaan Fisik Arsip dan Pengamanan Informasi

Diperlukan pemahaman terhadap faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip dan

langkah-langkah perlindungan untuk mencegah atau melakukan tindakan perawatan

terhadap kerusakan fisik arsip sehingga kegiatan pemeliharaan fisik arsip akan

terlaksana dengan baik. Disamping itu juga diperlukan upaya pengamanan informasi

arsip inaktif.

pengembaliannya ke tempat penyimpanan semula.

Kegiatan layanan arsip inaktif perlu mensosialisasikan ketentuan-ketentuan apa saja

yang berlaku dalam memberikan layanan arsip inaktif melalui pemberitahuan pada

papan pengumuman atau surat edaran yang ditandatangani pimpinan instansi.

Beberapa jenis layanan arsip inaktif yang sering dilakukan oleh Pusat Arsip antara lain:

layanan peminjaman arsip, layanan penggandaan, layanan pengiriman/penyampaian

dan layanan konsultasi.

Prosedur Layanan Arsip Inaktif

Prosedur layanan arsip inaktif yang baik harus memberikan petunjuk pelaksanaan

teknis dari tahap kegiatan satu ke tahap kegiatan lainnya. Kegiatan layanan arsip inaktif
yang perlu dituangkan dalam prosedur meliputi tahap permintaan, pencarian,

pencatatan peminjaman, monitoring dan pengembalian arsip inaktif ke tempat

penyimpanan semula.

Layanan arsip dilakukan atas dasar adanya kebutuhan informasi dari unit kerja yang

menyimpan arsip inaktif di Pusat Arsip. Kebutuhan unit kerja ini akan dipenuhi oleh

Pusat Arsip setelah ada permintaan secara kedinasan baik secara langsung, melalui

telepon, maupun melalui e-mail.

Pencarian arsip dilakukan setelah ada permintaan secara formal baik melalui

permintaan langsung, telepon maupun e-mail. Kegiatan ini dilakukan melalui

penelusuran arsip inaktif pada tempat penyimpanan arsip baik melalui sistem manual

maupun sistem komputerisasi.

Pencatatan dilakukan sebagai upaya pengendalian arsip inaktif yang dipinjam. Kegiatan

ini merupakan kegiatan administratif dalam aktivitas layanan arsip inaktif. Dengan

pencatatan ini arsip dapat diketahui bila keberadaannya tidak di tempat penyimpanan.

Pencatatan dilakukan untuk melengkapi formulir permintaan yang diajukan oleh unit

kerja.

Kegiatan monitoring dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang dipinjam telah

selesai sesuai waktu yang ditentukan atau masih berada di unit kerja yang meminjam

arsip inaktif tersebut. Apabila sudah perlu segera dikembalikan di tempat penyimpanan

semula

Tujuan Pengelolaan Dan Penataan Arsip Inaktif

 Tujuan akhir dalan pengelolaan dan penataan arsip inaktif adalah penyusutan arsip hal

ini sesuai dengan amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan

pasal 47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh

lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau

BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta

kepentingan masyarakat, bangsa dan Negara

PERAN PENYUSUTAN ARSIP DALAM MANAJEMEN KEARSIPAN

Definisi Penyusutan Arsip

Menurut Sedarmayanti ( 2001 : 202 ) bahwa tidak semua arsip memiliki nilai

guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus, melainkan

ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan.

Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa

penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan

arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki

nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1979 tentang

penyusutan arsip Bab I Pasal 2 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan

pengurangan arsip dengan cara:

1. 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan

lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah masing-masing.

 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke ANRI

Prosedur Penyusutan Arsip

Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip yaitu nilai

guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta ketentuan-ketentuan lain yang

berlaku. Dalam Surat Edaran Kepala ANRI No SE/02/1983 bagian pendahuluan khusus

disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat

menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam

tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilahkan arsip ke

dalam kategori:

a. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan.

b. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di

kemudian hari.

1. Proses dalam melakukan penyusutan arsip

Berikut beberapa proses yang harus dilakukan dalam penyusutan arsip :

a Identifikasi

Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan arsip berdasarkan isi informasi dan

kondisi fisik. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan berdasarkan prioritas pertama

dan prioritas kedua, yaitu nilai guna penelitian dan historis permanen tanpa

memperhatikan bentuk arsip.

 Kondisi fisik dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur, arsip dalam

kondisi buruk, rapuh atau rusak harus diperbaiki atau dibuat copy lebih dahulu, staple

dan penjepit harus dibuang, dokumen yang terlipat harus diluruskan.

b Pembuatan Daftar Penyusutan Arsip

c Pembuatan Berita Acara

Dokumen pengantar penyusutan arsip yang memuat unsur-unsur sebagai berikut :

Hari/tanggal/bulan/tahun

Nama yang menyerahkan

Jabatan yang menyerahkan

Nama jabatan yang menerima

Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan

Tanda tangan kedua belah pihak.

d Pelaksanaan Penyusutan

Dalam pelaksanaan penyusutan arsip ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan

Adanya wewenang/otoritas: ada berita acara yang menyertainya dan pernyataan

wewenang dari pimpinan organisasi/instansi.

Timely : tepat waktu sesuai dengan JRAnya.

Aman/rahasia : dilakukan secara aman.

Terdokumentasi : harus dicatat bahwa telah dilakukan penyusutan arsip di lingkungan

organisasi yang bersangkutan.

 Kesesuaian/ramah lingkungan : memilihi dengan tepat cara pemusnahan dan sesuai

dengan lingkungan sekitar. Misal pembakaran arsip tidak dianjurkan.

Cara melakukan penyusutan arsip :

a. Memindahkan arsip

Memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan mengandung arti bahwa

arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif harus tersimpan secara terpisah.

Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering

digunakan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan

kembali bila diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya seudah menurun

(arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali digunakan, dapat diselamatkan dengan

mudah, dengan cara memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan

sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak dituju adalah kedua

jenis arsip tersebut tidak bercampur baur menjadi satu sehingga dapat menyulitkan

temu kembali arsipnya.

Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu instansi itu luas atau

besar maka arsip aktifnya dapat disimpan di unit pengolah masing-masing. Tetapi bila

lingkup kerjanya sempit dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk

memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila arsipnya telah

mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat arsip sebagai pusat penyimpanan

arsip inaktif. Tetapi bila suatu organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume

arsipnya sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada suatu unit

yang ditugaskan untuk mengelolanya.

 Pengertian pemindahan arsip aktif ke inaktif dapat dilakukan dari filing cabinet

satu ke filing cabinet kedua. Filing cabinet satu berisi arsip aktif dan filing cabinet kedua

berisi arsip inaktif. Meskipun pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama

asalkan beda tempat penyimpanannya dapat disebut sebagai penyusutan arsip.

Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang

dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip

(dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut recors centre.

Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan

penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsip inaktif. Arsip inaktif dapat

dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya

penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit

kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan

kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting

lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruanganm, peralatan, tenaga, dan

waktu.

b. Memusnahkan arsip

Ada beberapa cara daam memusnahkan arsip yang sudah tidak memliki nilai

guna seprti dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.,

dan lain sebagainya.

Prosedur pemusnahan arsip adalah sbb:

 Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan

lagi atau bagi yang mempunyai JRA, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu

penyimpanan.

Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih atau masa

retensinya habis, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang

terkait. Misalnya arsip kepegawaian harus menyertakan ANRI dan BKN.

Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum

atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.

Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara.

Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia,

pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah.

c. Menyerahkan arsip

Dalam rangka penyerahan arsip statis ke ANRI/Lembaga Kearsipan Daerah

terlebih dahulu disusun Daftar Arsip yang akan diserahkan, setelah diadakan penilaian

terhadap DPA tersebut dan telah disetujui ANRI/LKD untuk diserahkan, dibuat berita

Acara penyerahan Arsip. Pelaksanaan penyerahan arsip statis, selain dilakukan

penandatanganan Berita Acara pejabat dari ANRI/LKD dan pejabat yang berwenang,

juga diserahkan Daftar Pertelaan Arsip beserta arsip yang diserahkan.

 Dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip ke ANRI, prosedur pelaksanaannya

adalah sbb:

Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai

bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk

penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelah melampaui jangka waktu

penyimpanannya.

Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan

pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di

tingkat daerah harus diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah/Lembaga Kearsipan

Daerah.
 PENUTUP

Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana

tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan

lembaga/organisasi menurun, demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik

maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam

proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses-proses

kegiatan lain yang harus segera diselesaikan.

Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan

arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung

jawaban sehingga arsip tidak lagi dipandang sebagai benda yang hanya

dibendel/diberkas, ditimbun tetapi arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan

perlu dilestarikan bagi masyarakat modern.

 DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009.

Kementerian Pendidikan Nasional, 2006,Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 37

tahun 2006 tentang Tata cara kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

ANRI, 2011, Peraturan Kepala ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan

Kearsipan di Perguruan Tinggi.

Politeknik Negeri Semarang, 2010, Pedoman Pengelolaan dan Penataan Arsip Dinamis Aktif

dan Inaktif

UGM, 2011,Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan Universitas Gajah

Mada,