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COOPERATIVA CONFORMADA

CON EXITO PASO A PASO


Por mosmalabel

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info
rme digital FONDOS Y RESERVAS DE LAS
COOPERATIVAS haga clic aqui
PASO 01
De acuerdo a Ley Especial de Asociaciones Cooperativas vigente (Decreto 1440)
Cinco personas pueden conformar una CooperativaArt. 16 de la LEAC (pero
si el proyecto es de cierta envergadura, los organismos de crdito,
especialmente los del Estado, exigen un nmero de doce (12) personas
como mnimo) que compartan una idea o proyecto productivo, o de servicio.
Previamente deben escoger tres (3) nombres, seleccionados por los promotores de
la Cooperativa, de los cuales SUNACOOP va a autorizarle uno y el cual servir para
identificar La Cooperativa en formacin, Articulo 14 de la Ley Especial de las
Asociciones Cooperatvas. De comn acuerdo entre las personas que van a integrar
la Cooperativa, llenan una planilla de solicitud de reserva de nombre (se
solicita en SUNACOOP taquilla UNICA) La firman y acompaan las
fotocopias de sus cdulas legibles y ampliadas en un 25%, uno de los solicitantes
debe liderizar la solicitud y la reserva vendr a su nombre. Cumplido este requisito
deben entregar estos recaudos en la misma oficina de SUNACOOP donde retiraron
la Planilla, le deben sacar una Fotocopia a la Planilla DE ESA SOLICITUD para que
se la firmen en SUNACOOP, como recibida y entre 6 a 10 das deben tener
respuesta del nombre autorizado
PASO 02
Las oficinas de SUNACOOP (Regularmente funcionan en el INCES) al darle
respuesta entre 6 a 10 das hbiles, le ser entregada la Constancia de
Denominacin (aprobacin del nombre) al Promotor de la Cooperativa,
indicndole cual nombre de los postulados ha sido aprobado, luego de recibir esa
Constancia, los solicitantes tienen 90 das calendario (sin prorroga) para
convocar a una reunin y constituir la Cooperativa de acuerdo a lo establecido en
los Artculos 9, 10, y 11 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC
por sus siglas) y cuyo contenido estatutario ser lo expresado en los Artculos 13
y 14 de la LEAC
PASO 03

Ya definidos los Estatutos y debatidos entre los Asociados y Asociadas fundadores


de acuerdo a los intereses particulares de la Cooperativa, si alguno de los asociados
tienen la suficiente habilidad para redactar el documento lo pueden hacer, de no
ser as debe solicitar el asesoramiento apropiado de un experto en Cooperativas
entre los profesionales de la Administracin, Contadura o un Abogado, (No
todos son expertos y son muchos los errores que se han cometido en la
redaccin de las actas Constitutivas) este documento debe ser firmado por
un Abogado o Abogada (Art.22 Ley del Registro Pblico y del
Notariado) deben cancelarle sus honorarios y el 10% correspondiente segn tarifa
Oficial al Colegio de Abogados, estos pagos no estn contemplados en el contenido
delArtculo 12 de Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. Lo exonerado a las
Cooperativas de acuerdo al Artculo 12 Esjudem, son los gastos de registro, es
decir lo que debe pagarse en el Registro Inmobiliario, Publico o Subalterno a traves
de SAREN en donde este domiciliada la Cooperativa.

PASO 04

Sugerencia muy importante, antes de presentar el Acta Constitutiva a la OFICINA


INMOBILIARIA DE REGISTRO O REGISTRO SUBALTERNO del Domicilio de la
Cooperativa, llvenla a la oficina de SUNACOOP, all hay abogados, que le puede
hacer correcciones a la misma si existieran errores, y as se evitan tener que estar
corrigiendo el Acta Constitutiva con nuevas actas extraordinarias, lo que ocasiona
ms gastos y prdida de tiempo, la OFICINA INMOBILIARIA DE REGISTRO O
REGISTRO SUBALTERNO revisa solamente lo bsico, no detalla y se pasan cosas
importantes como: disparidad entre cantidades del Capital, salto de ordinales,
nmeros de cedulas, concordancia de los certificados etc. etc. la revisin en
SUNACOOP es de LUNES a VIERNES, con el Acta Constitutiva revisada en
SUNACOOP (Visada por un Abogado y pasada por el Colegio de
Abogados) se debe llevar a la Oficina Inmobiliaria de Registro o Registro
Subalterno del Municipio donde tenga su domicilio la Cooperativa para su debida
protocolizacin, dicha Acta (Original y dos (2) Fotocopias) debe ser acompaada
con las fotocopias legibles de las Cdulas de los Asociados, los RIF personales de
cada uno y la Constancia Original de la Reserva de Denominacin (la que
les entrego SUNACOOP), deben sacarle varias copias, a la Constancia de la Reserva
del Nombre, las van a necesitar. El Registro les fijar una fecha en un lapso de 10
das para que firme los que quedaron autorizados en el Acta Constitutiva, en las
disposiciones transitorias Recomendacin: Deben ser dos asociados, por
Ejmp. El Presidente y el Tesorero, El Presidente y el Secretario o cualquier otra
combinacin aprobada en Asamblea.

PASO 05

Retirada el Acta Constitutiva del Archivo de la oficina Inmobiliaria o registro


subalterno, debe entrar en la Pagina WEB del
SENIAThttp://www.seniat Inscriba la Cooperativa
como Empresa Jurdica, imprima la planilla que
genera la pgina WEB del SENIAT y llevela
fsicamente con Fotocopias de las Cdulas y los RIF
personales de cada Asociado, a la Oficina
correspondiente delSENIAT de su localidad,
conjuntamente con una copia simple del Acta
Constitutiva(Las Cooperativas no estn
obligadas a Publicar su Acta Constitutiva) al
recibir el Registro de Informacin Fiscal (RIF) se
deben dirigir a la Oficina de SUNACOOP para
cumplir con el Articulo 11 de la Ley Especial de
Asociaciones Cooperativas (LEAC), esto es
indispensable ya que de esta forma la Cooperativa
queda registrada en SUNACOOP y le enviaran el
Numero de Expediente que le corresponda
como Cooperativa (entre 8 a 10 das) Nmero
que siempre ser solicitado por las Entidades
Crediticias u Organismos del Estado y que
igualmente se debe usar para cualquier gestin ante
La Superintendencia Nacional de Cooperativas
(SUNACOOP)
PASO 06

Deben comprar los Libros de la Cooperativa y solicitar su sellado en la Notara


Pblica de su domicilio, son seis (6) Libros Sociales y tres (3)
Contables Distribuidos as: uno (1) para Actas de Asambleas ordinarias y
extraordinarias, uno (1) para Asistencias a las Asambleas, uno (1) para el Registro
de Asociados (lleva un rayado especial) sugerencia no deben comprar el de
Accionistas que venden para las Empresas y tres (3) de Actas para las
Instancias de Administracin, Educacin, Control y Evaluacin. este servicio de
sellado de los Libros hay que pagarlo. Recomendacin para la Compra
de los Libros: LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEAS, si la Cooperativa es de 5
personas es suficiente con un Libro de 100 folios, si es una Cooperativa con un
movimiento de Mediano a Grande, se debe comprar el Libro de 200 a 400
foliosLIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS, igualmente si es 5 asociados es
suficiente de 100 folios, para Cooperativas ms grandes 200 a 300 folios. LIBRO
DE ACTAS DE LAS INSTANCIAS minimo de 100 folios los Contables deben
comprarlos as: LIBRO DIARIO dos (2) columnas si es de actividad baja 100 folios,
Cooperativa con actividad Mediana a Grande 200 folios LIBRO DE BALANCES E
INVENTARIOS tres (3) columnas, si la actividad es baja 100 folios, Cooperativas
con actividad Mediana a Grande 200 folios LIBRO MAYOR tres (3) columnas si la
actividad es baja 100 folios, Cooperativas Mediana a Grande 400 folios, es
conveniente el sellado de una sola vez, si es posible. En caso contrario sellar
primero ACTA DE ASAMBLEAS, ASISTENCIAS Y LOS TRES CONTABLES.

LAS COOPERATIVAS AL IGUAL QUE CUALQUIER EMPRESA, TIENEN


LA OPCION DE SUSTITUIR LOS LIBROS EMPASTADOS DE USO
COMUN EN LAS CONTABILIDADES Y EN EL REGISTRO DE ACTAS DE
CUALQUIER TIPO, POR HOJAS FOLIADAS, ES DECIR NUMERADAS,
PARA UTILIZARLAS EN COMPUTADORAS, PUEDEN SER DE FORMA
CONTINUA O LAS DE PAPEL BOND 2O EN TAMAO CARTA Y OFICIO,
LAS MISMA DEBEN SER PRESENTADAS A LA NOTARIA DE SU
DOMICILIO Y ALLI LE ESTAMPARAN EL SELLO
CORRESPONDIENTE. Esta opcin es muy convenientePORQUE
PERMITE MINIMIZAR EL ERROR HUMANO EN LA TRANSCRIPCION
DE DATOS.

.Actas de Asambleas: Libro de suma


importancia, ya que este Libro va a reflejar todos
los acontecimientos de la Cooperativa desde su
Constitucin, debe ser llevado con la mayor
pulcritud evitando rayones, enmiendas etc. la
persona escogida para transcribir las Actas debe
dentro de lo posible escribir legiblemente (que se
entienda lo que escribe) si ocurre algn error de
transcripcin y se equivoca en alguna frase, el
error cometido se debe colocar entre parntesis ( )
e inmediatamente escribir al lado la palabra o frase
correcta, si el error se descubre despus de
finalizada el acta, en la prxima reunin ordinaria o
extraordinaria, se debe poner como un punto de
agenda y corregir lo que ha sido errneamente
transcripto. En el Libro de Actas de Asambleas,
solo debe firmar el Presidente o Presidenta y
el Secretario o Secretaria, mas nadie, los
Asociados asistentes firman en el Libro de
Asistencia de Asambleas.
2. Asistencia de Asambleas: Este Libro lleva un
rayado como el que se detalla a continuacin.
Nombre del Acta de Asamblea
(Ordinaria o Extraordinaria)
Lugar y Fecha
Nombre del
Cdula Firma
Asociado

En este Libro y en cada Asamblea que se realice sea


Ordinaria o Extraordinaria deben firmar los
Asociados Asistentes.
3. Registro de Asociados: El Secretario o
Secretaria, debe llevar este Libro, con los datos ms
importantes del Asociado podra ser por ejemplo un
rayado como el que se sugiere a continuacin
ASOCIA INGRE EGRE REINTEG FIR
DO SO SO ROS MA

4. Instancia de Administracin: En este Libro


se debe transcribir todas y cada una de las reuniones
de trabajo de la Instancia de Administracin, de
aqu se obtienen los datos para elaborar la Memoria
y Cuenta, que debe presentar la Instancia al final del
Ejercicio, es importante que esta Instancia se rena
por lo menos una (1) vez al mes para tratar todo lo
concerniente al manejo y direccin de la
Cooperativa.
5. Instancia de Educacin: Igualmente el
objetivo de este Libro es transcribir los planes,
proyectos educativos y actividades conexa con el
entrenamiento y adoctrinamiento del
Cooperativismo, la Instancia de Educacin se debe
reunir igualmente por lo menos una vez al mes.
6. Instancia de Control y Evaluacin:El
Contralor y su equipo de trabajo, deben ejercer una
supervisin para que las Instancias de la
Cooperativa, cumplan con su objetivo, apoyndolos
en su gestin para que los Asociados tenga
oportunas repuestas a sus planteamientos
enmarcados dentro de la Ley.
7. Libros Contables: Sern llevados de acuerdos a
las normas generalmente aceptadas de Contabilidad,
es Competencia del Tesorero o Coordinador de
Finanzas.
PASO 07

Deben elaborar o preparar un Balance de Apertura, se los van a pedir, deben


solicitar una Constancia de no Afiliado al IVSS mientras no tenga actividad
econmica, incorporar asociados si tener actividad econmica puede ocasionarles
facturacin del IVSS. AL INSCRIBIRSE EN EL IVSS, LOS APORTES DEBEN SER
PAGADOS DEL Fondo de Proteccion Social Inscribir la Cooperativa en el
INCES hay que hacerlo en la pgina WEBhttp://www.inces/.gov.ve, y
presentar fsicamente los documentos que se generan (La planilla de
Inscripcin) conjuntamente con lo solicitados en dicha pgina a la Oficina del
INCES. Igualmente deben inscribirse en el Ministerio del
Trabajo http://www.mintra/. gov.ve para la obtencin del NIL(Numero
de Informacin Laboral) y obtener posteriormente la solvencia laboral, la
necesitan, la mayora de los entes gubernamentales entre sus requisitos la piden.
(Muy importante no cobran sin la Solvencia Laboral) Si van a participar en
Licitaciones o Contrataciones con el Estado (Gobernaciones, Alcaldas, PDVSA)
necesitan obligatoriamente inscribirse en el Registro Nacional de
Contrataciones (RNC) va Internet, ES TOTALMENTE GRATISno es difcil,
pero si no son muy expertos deben buscar asesoramiento.
PASO 08

Activar la Instancia de Educacin y buscar quien les dicte cursos de Cooperativismo


(Los pueden solicitar en SUNACOOP) para que sepan cules son los alcances de
esta nueva modalidad empresarial, recuerden que estn compitiendo con Empresas
de Capital, la mayora por lo menos con un buen plantel de profesionales pagados.
EL XITO DEPENDEN DE LA PREPARACION DE USTEDES MISMOS (si no la
tienen) HAY QUE ADQUIRIRLA Es importante mencionarles que aun cuando
una Cooperativa despus de ser debidamente registrada y no inicia operaciones de
manera regular, es decir no hay actividad econmica, la Instancia de
Educacin (Escuela Cooperativa) debe convocar a los asociados y asociadas, e
inicar su formacin, ya que esta actividad Socialforma parte del quehacer de las
Cooperativas aun sin tener actividad econmica, se deben programar Charlas,
Foros Internos(recomendado) Cursos y Talleres, que capaciten a los Asociados en
un mejor y mayor conocimiento del funcionamiento de las Cooperativas, ya que
esta resea de actividades sociales, forma parte del informe semestral de la
Instancia de Educacin que debe presentar a SUNACOOP.

Igualmente todas las gestiones que realice cualquier Instancia en la bsqueda de


Oportunidades para la Cooperativa, debe ser reseada en las actas de reuniones de
trabajo, con la finalidad de ser reflejada en su Memoria y Cuenta al final del ao.
PASO 09

Es necesario saber que las Cooperativas estn fiscalizadas por SUNACOOP y esta
Institucin exige una serie de documentos que ustedes deben consignar
semestralmente y que son de obligatoria observancia, de lo contrario se exponen a
las sanciones que establece la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas (LEAC)

Lo primero presentar el Acta Constitutiva dentro de los 15 das siguiente a su


registro (Art. 11 LEAC), conjuntamente con todas las Fotocopias de las cdulas de
los Asociados, el RIF y la Carta de Reserva de Nombre (debe ser una Fotocopia
porque el original lo dejaron en el Registro) con esto obtienen el N de Expediente
de SUNACOOP, Semestralmente deben consignar un Balance de Comprobacin,
con la conciliacin Bancaria del ltimo mes (JUNIO O DICIEMBRE) y sus
soportes Bancarios, si han tenido actividad econmica, las cuentas del Balance
deben estar codificadas de acuerdo al plan nico de cuentas de SUNACOOP, si no
lo tienen pueden solicitarlo a SUNACOOP. Cada seis (6) meses, deben presentar un
listado de los Asociados activos que estn trabajando en la Cooperativa, Atencin,
ademas de los cargos de directiva, deben mencionar los cargos de trabajo, es decir
lo que hace en la Cooperativa, un Asociado pueden ser el Presidente de la
Cooperativa, pero ejerce el trabajo de Chofer, pues ese cargo, el de chofer, se deben
colocar al lado del cargo que ejerce en la directiva, s la Tesorera, es Costurera o
Cocinera, ese es el cargo que debe ser colocado en la lista y as sucesivamente. Ese
listado debe llevar tambin el N de Cdula y la fecha de Ingreso a la
Cooperativa. Se debe preparar un Plan de Actividades y su Presupuesto
Proyectado para cada ao, Es conveniente que esta programacin se realice en
el ltimo trimestre del ao en curso y se deje aprobado El Plan de Actividades y
Presupuesto en Asamblea, para ejecutarlos de acuerdo al cronograma de
actividades aprobado para el siguiente ao.

Al finalizar el ejercicio fiscal (del 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada ao)


se debe realizar en los tres primeros meses posteriores al cierre del ejercicio,
una Asamblea Ordinaria, que debe estar contemplada en los Estatutos, para
aprobar o no, El Balance y sus Anexos, que adems de los mencionados estados
financieros, se incluya las memorias o reseas de las Actividades de cada una de las
Instancias, Nombrar los sustitutos de aquellos Directivos que hayan culminado su
periodo en el ejercicio de sus funciones como tal o en su defecto ratificarlos en su
cargos si es el caso, igualmente esta Asamblea puede dar ingreso a nuevos
asociados y tratar todos los asuntos que a juicio de la Asamblea, se deban
programar para el ao que se inicia.

PASO 10
COMPROMISOS DE LAS COOPERATIVAS CON SUNACOOP

ENE FEB MAR ABR MAY JUN Primer Semestre

1.- En el lapso de Enero a Marzo, se debe llevar a cabo la Asamblea Ordinaria,


donde se aprobar la gestin administrativa del ao fiscal que finaliz en el mes de
diciembre, conjuntamente con los estados financieros aprobados en asamblea
2 En el mes de Julio se debe entregar el informe de la Instancia de Educacin, el
balance de comprobacin del 1er semestre y la conciliacin bancaria del mes de
Junio con sus soportes si ha tenido actividad econmica, listado de asociados
activos con sus cargos y el trabajo que ejecutan en la Cooperativa y llevarlo a
SUNACOOP Nota: Todo Balance debe ir codificado de acuerdo al plan
nico de cuentas de SUNACOOP

JUL AGO SEP OCT NOV DIC Segundo Semestre

1.-En el mes de Enero se debe entregar el informe de la Instancia de Educacin, el


balance de comprobacin del 2do. Semestre y la conciliacin bancaria del mes
de Diciembre con sus soportes si ha tenido actividad econmica, listado de
asociados activos con sus cargos y el trabajo que ejecutan en la Cooperativa

2 Las memorias y cuentas de todas las instancias, el plan de actividades y el


presupuesto del prximo ao aprobado en Asamblea.

3 Cuando las Cooperativas permanecen SIN


ACTIVIDAD ECONOMICA, solo deben
presentarEL INFORME DE EDUCACION de
cada semestre (JUNIO Y DICIEMBRE)

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