INFORME

IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIN, CONTROL Y STAFF

SABIK ENRIQUE BARRETO BARRETO

PRESENTADO A

LEIDI ALEXIA BARRIOS RIVAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

- FORMACIN EN AMBIENTES VIRTUALES DE APRENDIZAJE

2017

Contenido

1 FUNCION ORGANIZACIN

1.1. Funcin centralizada

1.2. Funcin descentralizada

1.3. Seleccin de hardware software

1.4. Estndares

1.4.1. Estndares de mtodos:

1.4.2. Estndares de desempeo:

2 FUNCIN DE CONTROL

2.1 propsito y funcin del control

2.2 Medicin de control:

2.3 Estndares

2.3.1 Estndares de desempeo:

2.3.2 Estndares de documentacin:

2.3.3 Tener en cuenta

3 RESPONSABILIDADES

3.1. Planes de revisin

3.2. Funciones de auditoria interna:

3.3. Requerimientos externos:

4 FUNCION STAFF

4.1. Contratacin del personal

4.2. Capacitacin del personal

4.3. Revisiones regulares del staff

5 RETIRO DEL PERSONAL

1. FUNCION ORGANIZACIN

Saber, Entender la importancia de la funcin de organizacin es indispensable para que sea

ejecutada en una empresa, La organizacin est definida por las funciones que sus

integrantes llevan a cabo donde toda empresa debe sujetarse a las funciones administrativa

las cuales son fundamental en la fijacin de las estructuras, procesos, funciones,

responsabilidades, mtodos y tcnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propsito

de incrementar la productividad y disminuir los esfuerzos donde cada una de las

actividades establecidas deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.

Existen razones que llevan a la alta direccin y al director centralizar o no las instalaciones

computacionales

1. Funcin centralizada

* Todas las funciones

* Coordinacin general

* Operacin de hardware y software e implementacin

* Desarrollo e implementacin de sistemas

1. Funcin descentralizada
* Todas las otras funciones como: desarrollo, implementacin y operacin.

* Desarrollo e implementacin de sistemas

* Desarrollo de sistemas

* Operaciones de hardware y software

La decisin de centralizar o descentralizar puede tener un impacto importante en la

integridad de los datos y la efectividad y eficiencia del sistema.

1. Seleccin de hardware software

La seleccin involucra la preparacin de un manual de especificaciones para realizar la

distribucin de a vendedores de hardware y software preparado para comunicar a los

vendedores las necesidades de instalacin

 1. Estndares

Para guiar y controlar las actividades en el rea de sistemas se deben tener estndares

Estndares de mtodos:

Establecen prcticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el rea de

informtica. Es una tcnica organizacional, que tienen cuatro propsitos:

Facilitar la comunicacin entre partes interdependientes como

analistas y programadores.

Reducir los efectos de la rotacin de personal.

Reducir los efectos del cambio tecnolgico.

Formar la base de estndares de desempeo proporcionando una base de medida comn.

Estndares de desempeo:
Como se mencion anteriormente, los estndares de desempeo describen el uso de

recursos que debera ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalacin.

En conclusin, la etapa de la organizacin tiene uno de los puntos de enlace para construir

los procesos de administracin, en donde se especifican las funciones y actividades con

base que sea conveniente especificar las relaciones de autoridades, Cuando la organizacin

est terminada solo resta actuar de manera que todo lo planteado lo llevamos a la prctica,

integrando, dirigiendo y controlando los procesos responsabilidades, y las obligaciones

entre las funciones y el recurso humano

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1. FUNCIN DE CONTROL

Es muy importante la funcin de control consiste en comparar el desempeo actual vs el

planeado el cual sirve como una base para ajustar acciones y asegurar que los hechos se

amolden a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las
metas y los planes, presentando donde existen desviaciones con los estndares y ayuda a

corregirlas.

1. propsito y funcin del control

Es fundamentalmente garantizar que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los

mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas

reales o potenciales. La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para

checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La funcin de control consta

de cuatro pasos bsicos

Iniciacin: Instalacin del pc ausencia de controles no se utiliza sistema de transferencia los

proyectos son priorizados.

Control: implementacin de controles control de proyectos, precios de transferencia.

Contagio: mostrar la utilidad computador se da mayor estatus al administrador controles

flojos pocos estndares

Integracin: Planeacin y control orientada a recursos, informtica se convierte en un rea

funcional introduccin sistemas avanzados refinamiento de los controles

Si los auditores externos pueden determinar la etapa alcanzada por la instalacin pueden

prevenir los problemas de control

 1. Medicin de control:

Ejerce control sobre las actividades de la instalacin computacional a travs de los medios

normales: planes y presupuestos, medir el desempeo actual y Determinar variaciones.

1. Estndares
Estndares de desempeo:

Junto con el plan de proyecto forman la base de construccin de presupuestos para

proyectos de sistemas de informacin. describen el uso de recursos que debera ser

esperado al realizar diferentes actividades en la instalacin. Esto abarca cuatro reas

* Uso de equipo

* Anlisis de sistemas

* Programas

* Operaciones

Estndares de documentacin:

forman una parte importante para el xito o fracaso de los proyectos de sistemas de

informacin. Estos tienen cuatro propsitos:

* Comunicacin interna

* Control de calidad y control de proyectos

* Referencia histrica

* Referencia instruccional

Tener en cuenta

* Revisin de los puntos de chequeo

* Ayuda para el control del proyecto

* Post-Auditorias

* Controlando el uso de los servicios computacionales

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1. RESPONSABILIDADES
pueden ser asignadas a miembros del staff del Departamento de Servicios de Informacin.

Tener un grupo de Aseguramiento de la Calidad (Quality Asurence) que sea responsable de

las funciones de QA.

1. Planes de revisin

Ser necesario evaluar el estado de los siguientes puntos:

Logros de los objetivos del departamento de servicios de informacin

Adherencia de los servicios de informacin a los estndares y procedimientos de la

empresa.

Utilizacin de sistemas de control para el logro de los objetivos.

Reportes de aseguramiento de la calidad deben ser presentados los usuarios y al

administrador de departamento de servicios de informacin.

 1. Funciones de auditoria interna:

revisan los objetivos de control de sistemas de informacin para preparar reportes en donde

se encuentren y den recomendaciones aplicables a todas las reas de sistemas de

informacin.

1. Requerimientos externos:

Aspectos como las regulaciones gubernamentales deben ser considerados ya que pueden

afectar el uso y control de los sistemas computacionales, as como el uso de las

computadoras, programas y datos. Se deben identificar las reas afectadas ya que deben ser

consideradas en los planes polticas, estndares y procedimientos.

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1. FUNCION STAFF
Es indispensable la presencia de staff en una empresa ya que surge como consecuencia de

los avances de la tecnologa originando la necesidad de seleccionar y entrenar personal

calificado para desarrollar las actividades la calidad de la funcionalidad de staff afecta

directamente la calidad de produccin de organizacin

Existen dos razones para enfatizar las necesidades de staff en el futuro

* el personal bueno en computacin se ha encontrado en baja oferta

* Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalacin computacional.

1. Contratacin del personal

Para contratar a la persona correcta, la administracin y el aspirante al trabajo deben

entender claramente los requerimientos del puesto debe existir un documento formal de

especificacin para definir la naturaleza del trabajo, sus obligaciones y sus oportunidades

de avance.

1. Capacitacin del personal

La capitacin personal es clave para el desarrollo de la empresa proporcionando al

trabajador habilidades y conocimientos que lo hagan apto y diestro en la ejecucin de su

propio trabajo Estos procedimientos debern ser evaluados por miembros del Staff de

departamento de servicios de informacin, basados en estndares establecidos y

responsabilidades especificas la capacitacin debe ser continua ya que el auditor se

encuentra revisando debe poseer la capacidad tcnica para realizar el trabajo

1. Revisiones regulares del staff

* Determinar si un empleado asegura la promocin.

* Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.

* Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.

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1. RETIRO DEL PERSONAL

Cuando un empleado es despedido se deber seguir procedimientos que protejan la

informacin de la empresa estos procedimientos se encuentran basados en polticas

establecidas de acurdo a los estndares de la organizacin y que sean consistentes con la ley

El retiro puede ser a voluntad del empleado o de la organizacin. En cualquier caso, ciertos

procedimientos de control deben ser realizados:

Si el empleado es una persona clave, la administracin debe ser informada.

Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones de la salida.

Hacer una lista de modo que se permita:

Recolocar Llaves

Cancelar Passwords

Cambiar listas de distribucin

Regresar reportes, libros y documentacin

Regresar equipo
 Realizar entrevista de salida para: Determinar reas de

descontento

Recordatorio de direccin sobre informacin Identificar problemas potenciales.

Entrenar al nuevo empleado